Алексей Анатольевич Гладкий
Составление строительных смет на компьютере

Введение

Смета является исключительно важным документом, с которым работают самые разные специалисты: инженеры, прорабы, руководители предприятий, бухгалтеры, и др. Составление сметы в большинстве случаев представляет собой сложный и трудоемкий процесс, и занимается им обычно либо специально подготовленный специалист (сметчик), либо специализированная организация, которых в настоящее время имеется великое множество.

Само собой, услуги специалиста-сметчика либо специализированной организации должны соответствующим образом оплачиваться, причем нередко за составление сметы необходимо внести предоплату. Однако где гарантия того, что заказчик окажется полностью удовлетворен полученным результатом, и составленная смета не вызовет у него нареканий?

Конечно, если необходимо составить сложный сметный расчет (например, крупного строительства), то без услуг соответствующих специалистов обойтись очень сложно, а иногда – просто невозможно. Однако во многих случаях составление сметы целесообразнее выполнить своими силами, без привлечения сторонних специалистов, и сэкономить тем самым определенную сумму денежных средств.

Для тех, кто желает самостоятельно научиться составлять сметы, и предназначена эта книга. После ее прочтения процесс составления сметы уже не будет казаться вам сложной и наводящей тоску задачей, как это наверняка происходит сейчас. С помощью современных программных разработок, описание которых приводится в книге, составление сметы осуществляется достаточно быстро, и не представляет особой сложности даже для малоопытных специалистов.

Подразумевается, что данную книгу будут изучать читатели, имеющие как минимум начальное представление о том, что такое смета, для чего она нужна, на основании чего она составляется, где используется и т. д. Тем не менее, не будет лишним вспомнить основные теоретические положения, касающиеся работы со сметами. Об этом и рассказывается в первой главе книги.

Глава 1
Общие сведения о сметах

В настоящее время среди отечественных специалистов не наблюдается единства мнений насчет того, какое определение следует дать понятию «смета». Одни считают, что смета – это расценки на виды работ, другие – что это документированный план расходования денежных средств для финансирования строительства, третьи – что это расчет всех расходов по строительным работам, и т. д. Не отдавая предпочтение ни одному из этих определений, в этой книге мы будем руководствоваться следующим простым и понятным определением: смета – это денежная оценка стоимости строительно-монтажных и ремонтных работ.

Сущность и экономический смысл сметы

Возможно, у кого-то из читателей возникнет вопрос: а для чего вообще необходимо составление сметы? Не проще ли сразу взяться за строительство (ремонт) и оплачивать все расходы по мере их возникновения? Ответ на эти вопросы однозначен: составление сметы обязательно при проведении мало-мальски серьезных строительно-монтажных и ремонтных работ.

Во-первых, только после составления сметы будет понятно, сколько на строительство (ремонт) будет потрачено материалов, сколько времени потребуется на проведение работ, и сколько в конечном итоге все это будет стоить. Во-вторых, списание стоимости строительно-монтажных и ремонтных работ, а также материалов осуществляется в бухгалтерии на основании представленной и утвержденной руководством предприятия сметы. Вернее, списание производится на основании подписанного сторонами акта выполненных работ, который является первичным учетным документом, но правильность указанной в акте суммы подтверждается сметой, а также ведомостью на списание израсходованных материалов.

Грамотно составленная смета на выполнение строительно-монтажных и ремонтных работ позволит максимально достоверно оценить возможности организации-заказчика, разумно провести переговоры с представителями организации-подрядчика и подобрать наиболее приемлемый вариант организации работ.

По своему экономическому смыслу строительная смета напоминает обыкновенную накладную или спецификацию. Как известно, в накладной или спецификации содержится перечень товарно-материальных ценностей с указанием по каждой из них количества, цены и суммы, а в конце документа отображается итоговая сумма по документу с учетом налогов. В строительной смете содержится перечень работ, материалов, транспортных расходов, субподрядных работ, с указанием по каждой позиции количества (где это возможно), а также цены (расценки) и суммы; в конце документа также отображается итоговая сумма с учетом налогов. Получил товар по накладной, расписался в ней и поставил печать организации – значит, согласен с тем, что итоговую сумму по накладной следует оплатить. То же самое и в строительной смете: подписал смету на выполнение строительно-монтажных и (или) ремонтных работ – значит, согласен с тем, что итоговую сумму по смете следует оплатить.

Следует отметить, что в настоящее время нередко встречаются ситуации, когда предприятие-подрядчик по истечении некоторого времени требует пересмотра составленной ранее и согласованной с заказчиком сметы на выполнение работ, особенно если сроки исполнения этих работ продолжительны (например, полгода или год). Подрядчик мотивирует это тем, что с течением времени дорожают материалы, работа, услуги сторонних организаций, привлекаемых для выполнения субподрядных работ, и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

Возможно, у читателя возникнет вопрос: а что это за субподрядные работы, для выполнения которых необходимо привлечение сторонних организаций? Отвечаем: к таким работам относятся работы, выполнение которых в силу определенной специфики не входит в компетенцию организации-подрядчика. К ним можно отнести, например, работы по установке металлических дверей, стеклопакетов, некоторые виды отделочных работ, и т. д.

Если смета на выполнение строительно-монтажных и (или) ремонтных работ составлена организацией-подрядчиком, то после утверждения ее организацией-заказчиком она становится неотъемлемой частью договора (об этом говорится в Гражданском Кодексе Российской Федерации, п.3, ст. 709). Смета может быть как твердой, так и приблизительной, причем если в договоре этот нюанс не оговаривается, то считается, что согласованная смета является твердой (об этом сказано в п.4 ст. 709 Гражданского Кодекса Российской Федерации). Отличие между твердой и приблизительной сметами заключается в том, что при утвержденной твердой смете организация-подрядчик не имеет права изменять стоимость материалов и работ, включенных в ее состав, и при утвержденной приблизительной смете – имеет такое право, своевременно уведомив об этом организацию заказчика. Причем если организация-заказчик отказывается от увеличения суммы расходов по приблизительной смете, то организация-подрядчик имеет право отказаться от выполнения договора.

Виды смет и методы их составления

При строительстве крупных объектов нередко бывает так, что сразу определить сметную стоимость всего объекта не представляется возможным: не секрет, что с течением времени растут цены на сырье, материалы, инструмент, оборудование, трудовые ресурсы, и т. д.; кроме этого, не стоит сбрасывать со счетов возможное возникновение форс-мажорных обстоятельств. Поэтому в ходе строительства, пока объемы работ, а следовательно – и размеры затрат еще окончательно не определены, целесообразно составлять локальные сметные расчеты. На основании локальных сметных расчетов впоследствии составляются объектные сметные расчеты, а те, в свою очередь, объединяются в сводные сметные расчеты, которые по мере необходимости могут уточняться и корректироваться. Сметные расчеты выполняются с использованием сметных норм, которые содержатся в специальных справочниках.

Локальные сметы предназначены для определения сметной стоимости строящегося (ремонтируемого) объекта. Локальная смета представляет собой первичный сметный документ на отдельные виды работ и затрат, причем ее можно составлять как на отдельный объект, так и на общеплощадочную работу. В основе локальной сметы заложены объемы, которые определены в составе рабочей документации или рабочих чертежей.

Объектная смета – это документ, который включает в себя данные в целом на строящийся (ремонтируемый) объект, взятые из локальных сметных расчетов и локальных смет.

Сводная смета стоимости объекта рассчитывается на основании объектных сметных расчетов и рассчитанных объектных смет по отдельным видам затрат.

Помимо разделения всех смет на локальные, объектные и сводные их можно разделить также и в зависимости от вида выполняемых работ, например: сметы на выполнение строительно-монтажных работ, сметы на выполнение ремонтных работ, сметы на выполнение отделочных работ, и т. д.

Что касается методов составления смет, то к одному из наиболее распространенных методов можно отнести ресурсный метод. При использовании этого метода расчет стоимости осуществляется с использованием текущих (прогнозных) цен и тарифов (расценок) элементов затрат, которые необходимы для выполнения работ. Расчет выполняется на основании следующих данных: потребность в материалах, которая выражена в натуральных измерителях, время эксплуатации строительных машин, трудовые затраты рабочих, расход используемых на технологические цели энергоносителей, и т. д. Эти ресурсы рассчитываются на основании проектных материалов, а также соответствующих нормативных источников (справочников).

Также для составления смет может использоваться базисно-индексный метод. Этот метод основывается на применении системы текущих и прогнозных индексов по отношению к стоимости, которая была определена в базисном уровне цен.

Нередко для составления смет используется ресурсно-индексный метод. Суть его заключается в том, что при выполнении расчетов используется сочетание ресурсного метода, который мы рассмотрели выше, с системой индексов на ресурсы, которая используется в строительстве.

Еще один популярный метод составления смет основывается на использовании данных о стоимости построенных ранее либо отраженных в проекте аналогичных объектах.

Справочники ГЭСН, используемые для составления смет

Как известно, смета на выполнение строительных работ на любом более-менее серьезном объекте включает в себя большое количество позиций: это и целый ряд работ (строительных, вспомогательных, отделочных и т. д.), и используемые материалы, и эксплуатация машин и оборудования, и заработная плата, и налоги, и т. д. Каждая позиция сметы имеет свою стоимость. И здесь возникает резонный вопрос: а на основании чего же рассчитывается стоимость тех либо иных сметных позиций?

Процесс составления строительных смет базируется на использовании системы государственных сметных нормативов и иных сметных нормативных документов. Что же представляют собой сметные нормативы?

В большинстве случаев понятию сметных нормативов дается следующее определение: сметные нормативы – это комплекс сметных норм, расценок и цен, которые объединены в отдельные тематические сборники. Эти сборники включают в себя основные правила и положения, содержащие необходимые требования, а также служат официальным обоснованием для определения сметной стоимости строительных работ, т. е. для составления строительной сметы. Сметная норма в общем случае представляет собой совокупность всех ресурсов (время эксплуатации машин и механизмов, трудовые затраты занятых на строительстве работников, потребность в материалах, и т. д.), необходимых для выполнения одной единицы работ. Для каждого вида работ применяется своя единица измерения; примеры единиц измерения работ – один кубический метр кладки кирпича, один квадратный метр окрашенной поверхности, один метр проложенной электропроводки, и т. д. Например, на один квадратный метр окрашенной поверхности сметной нормой предусмотрено строго определенное количество краски.

Основная задача сметных норм – это определение количества ресурсов, которых минимально достаточно для выполнения соответствующих работ, для последующего расчета стоимостных показателей.

Не стоит забывать, что законодательно утвержденные сметные нормы и расценки предусматривают выполнение строительных работ в стандартных условиях (погодных, природных, наличия пространства, и др.). Если же выполнение работ предполагается в условиях, которые отличаются от стандартных (например, выполнение высотных работ, работа в условиях стесненности, в условиях загазованности, в условиях Крайнего Севера, и т. п.), то к сметным нормам и расценкам следует применять специальные законодательно утвержденные коэффициенты (эти коэффициенты приведены в общих приложениях к сборникам расценок и нормативов). Отметим, что законодательно понятие «стандартные условия» не определено, но зато определены все «нестандартные» условия. Если выполнение работ не подпадает ни под одно из «нестандартных» условий, то следует считать, что работы будут производиться в обычных условиях, поэтому применение коэффициентов в данном случае недопустимо.

Сметные нормативы разрабатываются отдельно для каждого из следующих видов работ: строительные и специальные строительные работы, ремонтно-строительные работы, монтажные работы и пусконаладочные работы.

Все сметные нормативы, используемые в Российской Федерации, можно разделить на несколько видов, которые перечислены ниже.

♦ Государственные (федеральные) сметные нормативы и расценки, которые собраны в справочниках ГСН, ГЭСН и ФЕР. К этим нормативам относятся те, которые входят в состав действующих в настоящее время строительных норм и правил Российской Федерации. Эти нормативы официально вводятся в действие Государственными органами по делам строительства, используются во всех отраслях и обязательны к применению при строительстве либо ремонте объектов за счет бюджетных средств.

♦ Отраслевые и ведомственные сметные нормативы и расценки. Характерной особенностью этих нормативов является то, что они применяются при строительстве, которое ведется в рамках какой-либо специализированной отрасли. Отраслевые и ведомственные сметные нормативы и расценки вводятся в действие соответствующими министерствами, либо иными уполномоченными на то органами, либо корпорациями. Например, для железнодорожного строительства сметные нормативы могут утверждаться ОАО «Российские железные дороги», для энергетического строительства их может утверждать РАО «ЕЭС», и т. д.

♦ Территориальные сметные нормативы и расценки. Такие сметные нормативы вводятся в действие местными органами управления для строительства, которое осуществляется на подконтрольной этим органам власти территории. Территориальные сметные нормативы и расценки обязательны к применению для строительства объектов, которое осуществляется за счет средств местного бюджета. В то же время их можно применять для строительных либо ремонтных работ, выполняемых на территории местного органа управления, независимо от формы собственности организации, выполняющей данные работы, а также независимо от ведомственной принадлежности и источников финансирования этих работ. Следует отметить, что территориальные сметные нормативы и расценки не должны противоречить государственным (федеральным) сметным нормативам и расценкам.

♦ Фирменные и индивидуальные сметные нормативы и расценки. Необходимость наличия таких нормативов и расценок обусловлена тем, что в законодательно утвержденных справочниках могут отсутствовать необходимые для выполнения работ нормы и расценки, либо имеющиеся нормы и расценки не учитывают реальных условий деятельности организации-подрядчика. Например, в справочниках могут быть не отражены некоторые виды новейших технологий и работ, для законодательного утверждения которых и включения их в справочник требуется определенное время. Отметим, что фирменные индивидуальные сметные нормы и расценки в большинстве случаев базируются на государственных (федеральных), отраслевых либо территориальных нормативах и расценках, откорректированных с учетом специфики конкретной организации-подрядчика, а также иных сопутствующих факторов. В подобных случаях организация-подрядчик самостоятельно разрабатывает фирменные (индивидуальные) нормативы и расценки, которые согласовываются с организацией-заказчиком в составе проектной или нормативно-сметной документации. Если индивидуальные или фирменные сметные нормативы и расценки применяются для определения стоимости строительства, которое осуществляется за счет федерального или местного бюджета, рекомендуется их согласовать с государственным органом, курирующим вопросы строительства (как правило – Федеральное агентство по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству). Следует учитывать, что при использовании фирменных (индивидуальных) сметных норм и расценок не разрешается начисление на них повышающих коэффициентов, относящихся к нормам трудовых затрат, заработной плате занятых на строительстве рабочих, а также нормам времени и затратам на эксплуатацию машин и механизмов (с учетом трудовых затрат и заработной платы рабочих, занятых обслуживанием этих машин и механизмов).

Государственные (федеральные) сметные нормативы и расценки, отраслевые и ведомственные сметные нормативы и расценки, территориальные сметные нормативы и расценки, и фирменные (индивидуальные) сметные нормативы и расценки образуют в комплексе единую систему ценообразования и сметного нормирования в строительстве, применяемую на территории Российской Федерации.

Информация о законодательно утвержденных сметных нормативах и расценках собрана в справочнике Государственных элементных сметных норм (ГЭСН). Государственные элементные сметные нормы предназначены для определения количества и стоимости материально-технических и трудовых ресурсов, которые необходимы для выполнения работ, а также определения состава этих ресурсов.

В связи с тем, что экономическая ситуация в стране с течением времени может изменяться (имеются в виду такие факторы, как инфляция, деноминация, дефолт, и др.), справочники ГЭСН периодически изменяются и дорабатываются с учетом текущих реалий. Актуальные в данный момент справочники – это справочники ГЭСН 2001, т. е. вышедшие в 2001 году. Они отражают сложившийся к тому времени среднеотраслевой уровень строительного производства и технологий, перечень используемых при проведении работ машин и механизмов, уровень производительности труда, номенклатуру и стоимость используемых материальных ресурсов.

Сборники ГЭСН могут применяться подрядчиками и заказчиками строительных работ независимо от их подчиненности и ведомственной принадлежности. Однако следует учитывать, что эти сборники не распространяются на те виды работ, здания и конструкции, к которым предъявляются повышенные требования по качеству, прочности, капитальности, классу точности и иным параметрам. Такими объектами могут являться, например, объекты военно-промышленного комплекса, или объекты медицинского назначения, или объекты стратегического назначения, и др. Кроме этого, сборники ГЭСН не распространяются на работы, выполняемые в горной местности (считается, что работы выполняются в горной местности, если высота составляет более 3500 метров над уровнем моря). В подобных случаях следует разрабатывать либо индивидуальные элементные сметные нормы, либо применять специально предназначенные поправочные коэффициенты, которые учитывают особенности выполнения данного вида работ.

Сборник ГЭСН состоит из следующих основных элементов: техническая часть сборника, вводные указания к разделам сборника, таблицы сметных норм и приложения. Техническая часть сборника включает в себя указания о порядке применения сборника, коэффициенты к содержащимся в сборнике сметным нормам, учитывающие конкретные условия выполнения работ, и правила исчисления объемов работ.

Таблицы сборников ГЭСН включают в себя перечисленные ниже данные.

♦ Трудовые затраты рабочих, которые заняты на выполнении работ, выраженные в человеко-часах.

♦ Трудовые затраты машинистов, выраженные в человеко-часах.

♦ Средний разряд работы или бригады (звена) рабочих.

♦ Состав и время эксплуатации специальных машин и механизмов, выраженные в машино-часах.

♦ Список материалов, инструмента, конструкций, которые необходимы для выполнения данных работ, с указанием расхода по каждой позиции списка, выраженного в натуральных единицах измерения (штуках, литрах, комплектах, и т. д.).

Следует отметить, что состав необходимых для выполнения работ машин, механизмов, специальных приспособлений и т. п. приводится, как правило, без указания марок, а только с перечислением их общего названия и основных технических характеристик – например, «Автомобили бортовые грузоподъемностью до 5 т», или «Подъемники мачтовые строительные до 0,5 т». Уточняется список используемых машин и механизмов в проектной документации, но изменение норм машино-времени при этом не допускается.

Основные составные элементы сметы

Итак, из каких же элементов состоит стандартная смета на выполнение работ? Конечно, однозначного ответа на этот вопрос нет: ведь многое зависит от вида выполняемых работ, особенностей конкретного объекта, возможностей организации-подрядчика и целого ряда иных факторов. Поэтому, например, смета на выполнение работ по ремонту и отделке офисного знания будет существенно отличаться от сметы строительства гаража. Тем не менее, и в одной, и в другой смете будет несколько одинаковых позиций.

В большинстве случаев стандартная смета на выполнение строительных работ будет включать в себя перечисленные ниже элементы.

♦ Общая информация о смете. Эта информация располагается на первом (или титульном) листе сметы и обычно включает в себя данные об организации-подрядчике и об организации-заказчике, номер и дату сметы, ее название (например, «Смета ремонта офиса»), а также данные об утверждении сметы.

♦ Раздел сметы. Вся информация в смете группируется по тематическим разделам – это делает смету наглядной и удобной для восприятия. Примеры разделов сметы: «Трудовые ресурсы», «Материальные ресурсы», «Строительные машины», «Отделочные работы», «Ремонтные работы», и т. д.

♦ Перечень материалов, необходимых для выполнения работ. Для каждой позиции списка отображается ее порядковый номер в рамках раздела, шифр ресурса в соответствии с соответствующим сборником ГЭСН, наименование материала, его единица измерения, требуемое количество материала в установленных для него единицах измерения, цена за единицу измерения и стоимость материала.

♦ Перечень работ, выполняемых в рамках данной сметы. Для каждой работы отображается ее номер в рамках раздела, шифр, наименование работы, ее единица измерения, количество работы в установленных для нее единицах измерения, трудовые затраты рабочих и машинистов (отдельно) в человеко-часах, средний разряд работы или бригады рабочих, тарифный коэффициент, заработная плата рабочих и машинистов (отдельно) на единицу работы, и сумма заработной платы рабочих и машинистов (отдельно) на общий объем данной работы.

♦ Перечень машин, механизмов и приспособлений, используемых при выполнении работ в рамках данной сметы. Для каждой позиции списка показывается ее порядковый номер в рамках раздела, шифр, наименование машины (механизма, приспособления), единица измерения эксплуатации машины (например, машино-час), количество единиц эксплуатации, необходимое для выполнения работ, цена единицы эксплуатации и стоимость позиции.

♦ Итоговая сумма по смете, с отдельным указанием фонда оплаты труда, стоимости израсходованных материалов и стоимости эксплуатации машин (механизмов, приспособлений).

♦ Дополнительные надбавки, скидки, коэффициенты, суммы накладных расходов и сметной прибыли, и т. п. показатели, величина которых рассчитывается как определенный процент от итоговой суммы сметы.

♦ Сумма налога на добавленную стоимость, которая рассчитывается от итоговой суммы сметы с учетом дополнительных показателей (надбавок, скидок, коэффициентов и т. д.).

♦ Общая сумма сметы (строка «Всего») с учетом дополнительных показателей (надбавок, скидок, коэффициентов и т. д.) и налога на добавленную стоимость.

♦ ФИО и подпись составителя сметы (сметчика) и лица, проверившего правильность составления сметы.

Перечисленных элементов сметы обычно достаточно для представления общей картины строительных работ и определения их стоимости.

Глава 2
Составление смет в программе «Моя смета»

Программа «Моя смета», описанию которой посвящена данная глава, представляет собой небольшой удобный программный продукт, предназначенный для автоматизации процесса составления смет. Эта программа является условно-бесплатной; ее демо-версию можно скачать по адресу www.kutcheff.com. К скачиванию предлагается инсталляционный файл объемом примерно 2,3 Мб.

К несомненным достоинствам программы можно отнести то, что она является простой и интуитивно понятной в использовании, обладает удобным эргономичным интерфейсом (такие интерфейсы принято называть «дружественными») и ориентирована на русскоязычных пользователей.

Программа «Моя смета» работает в любой операционной системе семейства Windows, начиная с Windows 95. Для установки программы необходимо наличие свободных 5 Мб места на жестком диске компьютера.

В незарегистрированной версии программы существует несколько ограничений. В частности, заблокирован вывод на печать документов и отчетов, работа с Дизайнеров форм, а также недоступны функции экспорта документов в файлы форматов Word и Excel. После оплаты лицензии все эти ограничения снимаются.

Функциональные возможности программы

Функциональные возможности, заложенные в программе «Моя смета», позволяют решать перечисленные ниже задачи.

♦ Формирование и вывод на печать различных смет и расчетов стоимости работ.

♦ Тонкая настройка программы применительно к потребностям конкретного пользователя.

♦ Ведение каталога выполняемых работ и используемых материалов.

♦ Ведение справочников бригад, заказчиков, коэффициентов на смету, коэффициентов на работу, а также справочника валют.

♦ Выполнение экспорта документов и отчетов в файлы форматов Word и Excel.

♦ Ведение учета в разрезе бригад и заказчиков.

♦ Ведение учета оплат и расходов по смете.

♦ Формирование и вывод на печать разнообразных отчетных форм: журнал смет, отчет по оплатам и расходам, реестр по заказчикам, реестр по бригадам.

♦ Формирование и вывод на печать прайс-листа.

♦ Работа с Дизайнером формы сметы, что позволяет выполнять построение форм с учетом конкретной ситуации.

♦ Резервное копирование и восстановление базы данных с целью защиты информации от возможных потерь в случае аппаратных или программных сбоев.

♦ Загрузка/выгрузка используемых справочников при работе на нескольких компьютерах.

Помимо перечисленных, возможности программы предусматривают выполнение и иных операций, в зависимости от потребностей конкретного пользователя.

Описание пользовательского интерфейса

Пользовательский интерфейс программы «Моя смета» представлен на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Программа «Моя смета»

В верхней части интерфейса находится главное меню программы. Команды меню Действия предназначены для выполнения следующих действий над текущим объектом (сметой или справочником):

♦ создание нового объекта;

♦ открытие текущего объекта (иначе говоря, переход в режим просмотра и редактирования);

♦ копирование текущего объекта;

♦ удаление текущего объекта.

Кроме этого, в меню Действия находится также команда Закрыть, предназначенная для выхода из программы (эта команда выполняется также нажатием клавиши Esc).

C помощью команд, находящихся в меню Отчеты, осуществляется построение следующих отчетов: Журнал смет, Реестр по бригадам, Реестр по заказчикам и Оплата и расходы.

Команды меню Справочники предназначены для перехода в режим работы с каталогами и справочниками программы (справочник бригад, каталог материалов, каталог работ, справочник валют, и т. д.).

Меню Сервис включает в себя команды, предназначенные для перехода к сервисным функциям программы: в режим настройки программы и параметров печати сметы, в режим работы с базой данных и в режим обмена данными.

В левой части интерфейса содержится перечень разделов задач программы. Для перехода в требуемый раздел достаточно щелкнуть мышью на соответствующей позиции списка. При этом в центральной части интерфейса отобразится содержимое раздела. Например, на рис. 1.1 выбран раздел Справочники; чтобы перейти в режим работы с требуемым справочником, нужно выбрать его мышью в списке.

В правой части интерфейса отображается список наиболее часто выполняемых задач. Его удобно использовать для быстрого перехода к той или иной задаче (например, создание сметы, или формирование журнала смет, и др.). При необходимости список часто выполняемых задач можно отключить; управление его отображением осуществляется с помощью команды главного меню Сервис►Частые задачи.

Настройка программы «Моя смета»

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Всю настройку можно разделить на две части: настройка программы и настройка параметров печати сметы.

Режим настройки программы

Для перехода в режим настройки программы следует выполнить команду главного меню Сервис►Настройка (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.2. Отметим, что это окно выводится на экран автоматически при первом запуске программы после ее установки.

Рис. 1.2. Настройка программы

На рисунке видно, что данное окно состоит из нескольких вкладок. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Организация (см. рис. 1.2) осуществляется ввод информации об организации, от имени которой будет вестись работа в программе. Эти данные используются при выводе документов на печать. В соответствующих полях с клавиатуры вводится название организации, ее адрес, телефон, электронный адрес и адрес сайта. Все поля данной вкладки являются необязательными для заполнения.

На вкладке Сметы осуществляется установка необходимых параметров ввода сметы. Иначе говоря, при воде сметы нужно будет заполнять выбранные на данной вкладке параметры. Выбор параметров осуществляется путем установки требуемых флажков из следующего перечня:

♦ Вести учет расходов по смете;

♦ Вести учет оплат по смете;

♦ Вводить коэффициенты по смете;

♦ Вводить коэффициенты на работу;

♦ Вводить премиальные счетчика.

По умолчанию на данной вкладке установлены все флажки, кроме флажка Вводить премиальные счетчика.

На вкладке Задачи осуществляется выбор задач, которые пользователь будет решать с помощью программы «Моя смета». Требуемые задачи выбираются с помощью флажков Учет по бригадам, Курсы валют и Обмен данных. Например, если предполагается ведение учета только в национальной денежной единице без использования других валют, то можно снять флажок Курсы валют – в этом случае справочник Курсы валют будет недоступен. При снятом флажке Обмен данных в меню Сервис станет недоступным подменю Обмен данных, команды которого предназначены для загрузки и выгрузки справочников. Если снят флажок Учет по бригадам, то будет недоступным справочник Бригады (в меню Справочники исчезнет соответствующая команда).

По умолчанию на вкладке Задачи установлены все флажки.

На вкладке Каталог содержатся флажки Материалы и Работы. Как известно, основные составляющие сметы – это список используемых материалов и перечень выполняемых работ. Информацию о материалах и работах пользователь вводит в соответствующие каталоги, откуда впоследствии при составлении сметы выбираются требуемые позиции. Установка данных флажков включает режим использования этих каталогов, а снятие флажка блокирует работу с соответствующим каталогом. Отметим, что снять можно только какой-то один флажок; одновременное снятие сразу двух флажков не допускается, поскольку в данном случае теряется смысл составления смет. По умолчанию установлены оба флажка.

Все изменения, выполненные в окне настройки параметров программы, вступают в силу только после нажатия кнопки Закрыть, которая расположена в левом нижнем углу окна и доступна на всех вкладках. Чтобы выйти из режима настройки без сохранения выполненных изменений, нужно нажать кнопку с крестиком, которая находится в правом верхнем углу окна.

Настройка параметров печати сметы

Возможности программы предусматривают вывод сметы на печать в разных вариантах. Например, в смете можно отдельной строкой указывать НДС, либо выводить итог в дополнительной валюте, и т. д. Подходящий вариант устанавливается в режиме настройки параметров печати сметы, для перехода в который следует выполнить команду главного меню Сервис►Параметры печати сметы. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Настройка параметров печати сметы

В данном окне на вкладке Основные (см. рис. 1.3) в поле Валюта из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют, выбирается валюта сметы. При необходимости справочник валют можно отредактировать, не выходя из режима настройки параметров печати сметы – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от раскрывающегося списка, и в открывшемся окне справочника валют ввести требуемые данные (порядок работы со справочником валют будет рассмотрен ниже, в соответствующем разделе). Кстати, в справочнике валют, открываемом по кнопке выбора, также можно выбрать валюту формирования сметы – для этого нужно выделить требуемую валюту курсором и нажать кнопку Выбрать, которая расположена в левом нижнем углу справочника валют, либо клавишу Enter.

Если установлен флажок Указывать НДС, то в смету будет включена информация о налоге на добавленную стоимость. При установленном данном флажке справа открывается поле, в котором с клавиатуры вводится ставка налога в процентах (на рис. 1.3 в данном поле введено значение 18).

Если установлен флажок Выводить это окно перед печатью сметы, то окно настройки параметров печати сметы будет автоматически выводиться на экран перед каждой печатью сметы (т. е. после активизации соответствующей команды). Это позволит оперативно внести изменения в настройки печати сметы при наличии такой необходимости. По умолчанию флажок Выводить это окно перед печатью сметы снят.

На вкладке Дополнительно содержится два флажка: Выводить сумму прописью в рублях и Выводить в итоге дополнительную валюту. Если установлен первый флажок, то в смете будет выведена сумма прописью в рублях; при установке второго флажка итоговая сумма будет пересчитана еще и в дополнительную валюту (в данном случае открывается поле Валюта, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать требуемую валюту). По умолчанию оба флажка сняты.

Все изменения, выполненные в окне настройки параметров печати сметы, вступают в силу после нажатия кнопки Записать, которая находится в левом нижнем углу окна и доступна на обеих вкладках. С помощью кнопки Отмена, расположенной справа от кнопки Записать, осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Заполнение справочников и каталогов программы

После того, как выполнена настройка программы, можно приступать к заполнению ее справочников и каталогов. Отметим, что заполнять справочники и каталоги можно и по мере эксплуатации программы, но рекомендуется хотя бы основные данные ввести заранее.

Каталог материалов

Каталог материалов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех используемых материалах. Чтобы войти в этот каталог, нужно выполнить команду главного меню Справочники►Каталог, и в открывшемся окне перейти на вкладку Материалы (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Каталог материалов

На данной вкладке представлен перечень введенных ранее материалов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается наименование материала, его единица измерения, цена за единицу и раздел. Отметим, что при первом открытии каталога в нем не будет содержаться ни одной позиции.

В программе реализована возможность быстрого поиска нужного материала, что бывает особенно актуально при работе с большими объемами данных. Смысл этого механизма заключается в том, что пользователь просто набирает с клавиатуры название требуемого материала, и список автоматически фильтруется в соответствии с вводимым значением. При этом введенный текст будет отображаться в поле Поиск. Для удаления ошибочно введенных символов следует воспользоваться клавишей BackSpace.

При необходимости можно отфильтровать содержащиеся в списке данные по тому или иному разделу, к которому они относятся (список разделов для материалов формируется отдельно; об этом будет рассказано ниже). Условие фильтра выбирается из раскрывающегося списка в поле Раздел. Для возврата к полному списку материалов в данном поле следует установить значение Все разделы.

Каждый материал в обязательном порядке должен быть отнесен к определенному разделу. Информация о разделах материалов хранится в соответствующем справочнике, для перехода в который нужно выполнить команду Справочники►Разделы материалов. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Справочник разделов материалов

В данном окне содержится список введенных ранее разделов материалов. Для добавления нового раздела нужно нажать кнопку Добавить, расположенную над списком, либо выполнить команду Действия►Добавить; чтобы отредактировать введенный ранее раздел, следует нажать кнопку Редакт. или выполнить команду Действия►Редакт. При выполнении любого из перечисленных действий на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Редактирование раздела

В данном окне следует с клавиатуры ввести название раздела и нажать кнопку Записать – в результате в список разделов (см. рис. 1.5) будет добавлена новая позиция.

Для удаления раздела из списка нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить либо выполнить команду Действия►Удалить (для этого также можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Отметим, что удалять можно только те разделы, которые не задействованы в программе, т. е. к которым не отнесен ни один материал. При попытке удаления задействованного раздела программа выдаст информационное сообщение о невозможности выполнения данной операции.

Чтобы добавить в каталог материалов (см. рис. 1.4) новый материал, нужно нажать кнопку Добавить, которая находится над списком материалов; для перехода в режим редактирования информации о введенном ранее материале предназначена кнопка Редакт. При необходимости можно быстро ввести в каталог новый материал на основании введенного ранее материала: для этого нужно выделить в списке курсором материал-источник и нажать кнопку Копир. Эту возможность удобно использовать, когда у вводимого материала большинство параметров совпадают с введенным ранее материалом: например, нужно ввести данные о гвоздях разных размеров (20, 25, 30, 35, 40, 45 и т. д.), у которых единица измерения, цена и раздел совпадают, а в названии нужно отредактировать только размер.

Добавление в каталог нового материала и редактирование введенного ранее осуществляется в окне, изображенном на рис. 1.7.

Рис. 1.7. Редактирование материала

В данном окне в поле Название с клавиатуры вводится произвольное наименование материала. В состав наименования можно включать те либо иные характеристики материала (размер, толщина, состав, и т. п.) – это впоследствии позволит быстро идентифицировать его в интерфейсах списка и выбора.

В поле Раздел из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике разделов материалов (см. рис. 1.5), выбирается название раздела, к которому будет отнесен данный материал. При необходимости справочник разделов можно отредактировать, не выходя из режима ввода и редактирования материала – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от раскрывающегося списка, и в открывшемся окне справочника разделов ввести требуемые данные (порядок работы со справочником разделов рассмотрен выше). Кстати, в справочнике разделов, открываемом по кнопке выбора, также можно выбрать раздел, к которому будет отнесен материал – для этого нужно выделить требуемую позицию курсором и нажать кнопку Выбрать, которая расположена в левом нижнем углу справочника разделов, либо клавишу Enter.

В поле Ед. изм. с клавиатуры вводится название единицы измерения данного материала. В поле Стоимость с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается цена материала за единицу, введенную в поле Ед. изм.

Завершается процесс ввода и редактирования материала нажатием кнопки Добавить (при добавлении) или Изменить (при редактировании), которая находится в левом нижнем углу окна. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Каталог работ

В каталоге работ осуществляется ввод, редактирование и хранение информации обо всех выполняемых работах. Для перехода в режим работы с данным каталогом следует выполнить команду Справочники►Каталог, и в открывшемся окне перейти на вкладку Работы (рис. 1.8).

Рис. 1.8. Каталог выполняемых работ

В каталоге содержится список введенных ранее работ. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается название работы, кратко отражающая ее суть, единица измерения, цена за единицу (иначе говоря, расценка) и раздел. При первом открытии каталога в нем не будет содержаться ни одной позиции.

Возможности программы предусматривают быстрый поиск нужной работы, что бывает особенно полезно при работе с большим количеством работ. Суть операции поиска заключается в том, что пользователь просто набирает с клавиатуры название требуемой работы, и список автоматически фильтруется в соответствии с вводимым значением. При этом введенный текст будет отображаться в поле Поиск. Для удаления ошибочно введенных символов следует воспользоваться клавишей BackSpace.

При необходимости можно отфильтровать содержащиеся в списке работы по тому или иному разделу, к которому они относятся. Условие фильтра выбирается из раскрывающегося списка в поле Раздел. Для возврата к полному списку работ в данном поле следует установить значение Все разделы.

Каждая работа обязательно должна быть отнесена к определенному разделу. Информация о разделах работ хранится в соответствующем справочнике, для перехода в который нужно выполнить команду Справочники►Разделы работ. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Разделы работ

В данном справочнике содержится список введенных ранее разделов работ. Для добавления нового раздела нужно нажать кнопку Добавить

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.