Jürgen Kurz, Marcel Miller

So geht Büro heute!

Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter

Gewidmet allen Menschen,
die (noch) zu wenig Zeit
für die wirklich wichtigen Dinge haben.

Jürgen Kurz, Marcel Miller

So geht Büro heute!

Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter

Inhalt

Eine kurze Geschichte von Büro-Kaizen®

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Auswertung

So geht Büro heute!

Die Büro-Kaizen®-Prinzipien

Warum eigentlich digital arbeiten?

Das Büro der Zukunft

Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt?

Was ist das Ziel: papierlos oder effizient?

Digitaler Minimalismus

Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches

Teil I:
Die fünf großen Handlungsfelder

1. E-Mail-Verarbeitung

1.1 Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?

1.2 Haben Sie immer wieder E-Mails im Posteingang, die Sie vor sich herschieben?

1.3 Kämpfen Sie damit, dass Empfänger langsam oder gar nicht reagieren?

1.4 Wollen Sie erfahren, wie Sie bei der E-Mail-Ablage Zeit sparen können?

1.5 Bringt Ihnen die Suchfunktion zu ungenaue Ergebnisse?

1.6 Tippen Sie regelmäßig vorkommende E-Mails immer wieder aufs Neue?

1.7 Bewegt sich der Inhalt Ihres Postfaches nah an einem festgelegten Limit, weil große E-Mails Ihren wertvollen Speicherplatz belegen?

1.8 Geben Sie Befehle immer mit der Maus ein, was entsprechend Zeit kostet?

1.9 Wollen Sie wissen, wie Sie E-Mails mit eigenen Notizen ergänzen können?

2. Terminplanung

2.1 Wüssten Sie gern, wie Sie Termine aus E-Mails erstellen?

2.2 Möchten Sie zu einem Termin Informationen so notieren, dass sie bei Bedarf immer zur Hand sind?

2.3 Wenn Sie Besprechungen mit Chefs oder Kollegen planen: Müssen Sie jedes Mal nachfragen, wann diese Zeit haben?

2.4 Verschicken Sie Einladungen zu Besprechungen als Text-E-Mails und sind frustriert, dass es so schwierig ist, einen gemeinsamen Termin zu finden?

2.5 Wollen Sie Personen außerhalb des Unternehmens einen Überblick über freie und belegte Termine verschaffen?

2.6 Fragen Sie sich, wie Sie die Übersicht über berufliche und private Termine behalten können, damit keine Überschneidungen bei der Planung passieren?

2.7 Wollen Sie an Termine kurz vorher erinnert werden?

2.8 Würden Sie gern wiederkehrende Termine (zum Beispiel Jour fixe) anlegen?

2.9 Wollen Sie den angezeigten Kalenderzeitraum frei wählen?

2.10 Fragen Sie sich, wie Outlook Sie beim Planen Ihrer Zeit unterstützen kann?

3. Aufgabenmanagement

3.1 Wüssten Sie gern, wie Sie aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe erstellen?

3.2 Haben Sie mehrere Listen mit Aufgaben?

3.3 Möchten Sie sich zu einer Aufgabe Notizen machen?

3.4 Liegen Ihnen Unterlagen, die Sie beim Erledigen der Aufgaben brauchen, in Papierform vor und Sie wüssten gern, wie Sie Elektronik und Papier verknüpfen?

3.5 Ihre Aufgabenliste ist chaotisch und Sie wissen nicht, was als Nächstes ansteht?

3.6 Kommt es vor, dass Sie das Erledigen größerer Aufgaben immer wieder vor sich herschieben?

3.7 Wird Ihre Aufgabenliste immer länger?

3.8 Bestimmte Aufgaben möchten Sie delegieren und Sie wüssten gern, wie das geht?

3.9 Wüssten Sie gern, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren können?

3.10 Gibt es Aufgaben, die wiederholt vorkommen (z. B. Abschluss eines Monats)?

4. Offene Vorgänge

4.1 Wünschen Sie Tipps für einen guten Start mit OneNote?

4.2 Möchten Sie wissen, wie eine klare Struktur für die Ablage von Informationen in OneNote aussieht?

4.3 Wollen Sie fünf wichtige Möglichkeiten kennenlernen, mit denen Sie Inhalte in OneNote einfügen können?

4.4 Sie möchten bestimmte Informationen wiederfinden und wünschen dafür Tipps?

4.5 Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Notizbücher davor bewahren, mit alten Informationen zu verstopfen?

4.6 Sie wollen mit mehreren Personen im selben Notizbuch arbeiten und wüssten gern, wie das geht?

4.7 Sie wollen das Potenzial von OneNote noch stärker ausnutzen?

5. Dateiablage

5.1 Sie möchten die Vorteile einer Ablage in OneDrive nutzen?

5.2 Sie wünschen eine klare Ablagestruktur?

5.3 Sie wollen Doppelablagen vermeiden?

Das Zusammenspiel auf einen Blick: Der digitale Büro-Kaizen®-Workflow

Teil II
Typische Arbeitssituationen

1. Besprechungen zielorientiert durchführen

Vereinfachen Sie das Einladen zu einer Besprechung

„Automatisieren“ Sie die inhaltliche Vorbereitung

Beginnen Sie das Meeting mit einem starken Start

Halten Sie die Ergebnisse per Sofort-Protokoll fest

Überführen Sie die Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll in die Outlook-Aufgabenlisten der Teilnehmer

Dokumentieren Sie die Sitzungspapiere in digitaler Form

2. Projekte erfolgreich managen

Legen Sie das Notizbuch an und binden Sie die Beteiligten ein

Legen Sie die Infos aus Projekt-Meetings ab

Verknüpfen Sie Projektinfos mit der Outlook-Aufgabenliste

Schauen Sie sich die Änderungen anderer Bearbeiter an

3. Ressourcen clever verwalten

Öffnen Sie den Ressourcen-Kalender

Sehen und buchen Sie Ressourcen

Vorteile der digitalen Ressourcenverwaltung

Welche nützlichen Erkenntnisse gibt es?

4. Von unterwegs aus arbeiten

Nutzen Sie OneNote auch auf Ihren Mobilgeräten

Profitieren Sie von den Möglichkeiten der Spracherkennung

Nutzen Sie OfficeLens

Greifen Sie auch von unterwegs auf OneDrive zu

Tipps zum Weiterlesen

Danke!

Impressum

Vorwort

Eine kurze Geschichte von Büro-Kaizen®

Wunsch, das Tagwerk gelassen zu meistern

Was mich antreibt, ist der Wunsch, dass Menschen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. Dazu gebe ich meinen Kunden gemeinsam mit einem starken Team schon seit vielen Jahren Mittel an die Hand, mit denen sie in der aktuellen Daten- und Aufgabenflut souverän bestehen und ihr Arbeitspensum gelassen meistern können.

Die Kaizenwelle ging um die Welt

Doch ein Blick zurück. Ende der 90er-Jahre trat die Kaizenwelle ihren Siegeszug um die Welt an. Sie veränderte unzählige Branchen und Firmen. Das Versprechen: 20 Prozent schneller, 20 Prozent besser und 20 Prozent billiger zu produzieren. Trotz anfänglicher Zweifel war mir schnell klar: Das ist auch in unseren Werken in den USA und in Deutschland machbar.

Von der Produktion in die Büros

Mich trieb als Kaufmann die Frage um, ob diese Zahlen auch im Büro möglich sind. Büro-Kaizen® ist entstanden und zeigte die gleichen Erfolge. Freie Schreibtische, immer aufgeräumte Büros und entspannte Mitarbeiter sorgten für Aufsehen – nicht nur bei unseren Besuchern. Kunden baten mich darum, auch in ihren Unternehmen Büro-Kaizen® einzuführen.

Das erste Buch und seine Folgen

Es wurden so viele, dass ich im Jahr 2007 mein erstes Buch veröffentlichte. Es trägt den Titel „Für immer aufgeräumt“ und wird bis heute gern gelesen. Die Idee war, den Lesern alle Informationen an die Hand zu geben, damit ich wieder mehr Zeit für meine eigentliche Arbeit hätte. Allerdings trat genau das Gegenteil ein. Viele Medien sowie zahlreiche – auch größere – Unternehmen und Organisationen sind auf Büro-Kaizen® aufmerksam geworden, da die praxiserprobten Prinzipien einfach funktionieren.

Neue Fragen, neues Buch

Mit den Jahren organisierten immer mehr Kaizen-Fans ihre Schreibtische. Die Bürowelt entwickelte sich inzwischen aber weiter. Die Probleme hießen nun Datenchaos und E-Mail-Flut. Wie lassen sich Papierwelt und Computer verbinden? Neue Lösungen mussten her. So entstand 2014 mein zweites Buch: „Für immer aufgeräumt – auch digital“.

Mobiler und papierloser arbeiten

Die Veränderungen im Büroalltag gingen rasant weiter. Heute finden wir bei unseren Beratungen in Büros nur noch selten Papierstapel vor. Das mobile, papierlose bzw. papierarme Arbeiten hält Einzug und bietet viele Chancen: Vereinfachung, Flexibilität, Mobilität sind bestimmt die prominentesten davon. Es ist also Zeit geworden für das neue Buch, das Sie in den Händen halten: „So geht Büro heute!“. Es zeigt Ihnen, wie Sie den für sich passenden Arbeitsstil auswählen und erfolgreich umsetzen. Dabei ist es egal, ob Sie komplett papierlos oder einfach nur ein Stückchen digitaler werden möchten.

Co-Autor Marcel Miller

Besonders freut mich, dass ich dieses Buch gemeinsam mit meinem langjährigen Wegbegleiter Marcel Miller schreiben durfte. Er ist für mich der Meister digitalen Arbeitens. Seine Gabe ist es, aus der unüberschaubaren Vielfalt die sinnvollen Dinge herauszufiltern. „Digitaler Minimalismus“ ist sein Motto (siehe auch S. 28f.). Sein -Kanal „Büro-Kaizen digital“ hat inzwischen mehr als 13 Millionen Aufrufe (www.youtube.com/BüroKaizendigital).

Wertvolle Zeit gewinnen

Digitales Arbeiten macht Sie frei – räumlich und zeitlich. Zudem hilft es, wertvolle Zeit zu gewinnen. Davon sollten auch Sie profitieren. Unser Ziel ist es, dass Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben!

Jürgen Kurz

Hinweise

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Sollten Sie schon ein Buch von Jürgen Kurz gelesen haben, kennen Sie bereits das Herangehen. In diesem Fall können Sie gleich zum nächsten Kapitel springen. Ist dies Ihre erste Berührung mit der Welt von Büro-Kaizen®, finden Sie hier einige Hinweise, wie Sie am meisten aus dem Buch herausholen können.

Heraussuchen, was am besten passt

■ Alle beschriebenen Ideen haben wir im eigenen Alltag erprobt. Sie sind am eigenen Arbeitsplatz leicht umsetzbar und erleichtern die flüssige Zusammenarbeit mit anderen. Sie müssen dabei nicht alles Punkt für Punkt umsetzen. Im Gegenteil: Suchen Sie sich – wie bei einer Speisekarte im Restaurant – das heraus, was für Sie am besten passt.

Klein, aber nachhaltig wirksam

■ Der Ansatz von Kaizen ist es, durch kleine Verbesserungen immer wieder ein bisschen besser zu werden. Jeder einzelne Tipp kann Ihnen Nutzen stiften. Bleiben Sie nicht beim Lesen stehen, sondern setzen Sie die Anregungen tatsächlich um. Dann werden Sie mit Veränderungen belohnt werden, die zwar klein sein mögen, dafür aber nachhaltig wirksam sind.

Nicht warten, sondern loslegen

■ Warten Sie mit dem Umsetzen nicht, bis die Umstände perfekt sind. Denn das werden sie nie sein. Eine umgesetzte 80-Prozent-Lösung ist besser als eine 100-Prozent-Lösung, die noch auf ihre Realisierung wartet.

Tipp für Tipp

■ Haben Sie einen Tipp umgesetzt und sich an das neue Vorgehen gewöhnt, greifen Sie wieder zum Buch und wählen Sie den nächsten Tipp, der für Sie am vielversprechendsten ist.

Prinzipien sind wichtiger als Tools

■ Wichtiger als Apps sind uns die Prinzipien des Arbeitens (S. 18f.). Erst wenn sie klar sind, kann Hard- und Software als Arbeitsmittel sinnvoll eingesetzt werden. Tools können zudem die Komplexität erhöhen und ganz schön ablenken. Das muss (und sollte) nicht sein.

„Bordmittel“ nutzen

■ Es geht uns daher weniger um bestimmte Software, sondern eher um das Herangehen an die Arbeit (etwa beim Schaffen einer tragfähigen Struktur von online synchronisierten Notizbüchern). Vieles von dem, was wir beschreiben, lässt sich auch mit ähnlichen Programmen erledigen, also statt mit OneNote mit Evernote oder mit der Notizen-App von Apple. Sie können also schon mit Ihren „Bordmitteln“ arbeiten.

■ Manche Abläufe und Zusammenhänge lassen sich besser mit einem Video beschreiben. Daher finden Sie an den entsprechenden Stellen das Youtube-Symbol.

■ Die Beschreibung zu vieler technischer Details würde den Umfang des Buches sprengen. Zudem sind diese Details Änderungen unterworfen. Wir haben eine Website zum Buch eingerichtet (www.buero-kaizen.de/sgbh). Wo Sie am Rand das Downloadsymbol sehen, finden Sie Gratis-Downloads zum entsprechenden Thema.

Gut ist, was Ihnen gut tut

■ Ob in unseren Büchern, Seminaren, Vorträgen oder Umsetzungsberatungen: Unsere Einladung an Sie lautet, dass Sie experimentieren. Finden Sie Ihren eigenen Weg. Gut ist, was Ihnen gut tut.

Wenn Sie mehr zu unserem Verständnis von Büro-Kaizen® erfahren wollen oder Einblicke in unsere Beratungspraxis gewinnen möchten, finden Sie unter www.buero-kaizen.de weiterführende Informationen.

www.buero-kaizen.de

Effiziente Grüße senden

Ihr Marcel Miller
m.miller@buero-kaizen.de

Ihr Jürgen Kurz
j.kurz@buero-kaizen.de

Selbsttest

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Der folgende Selbsttest verschafft Ihnen einen ersten Eindruck darüber, wie weit Sie bereits im digitalen Zeitalter angekommen sind und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben. Neben jeder Frage sehen Sie, wo Sie Ansatzpunkte finden, um sich weiterzuentwickeln. Bitte notieren Sie Ihre Antwort.

E-Mails

■ Möchten Sie wissen, wie Sie sich das Verarbeiten von E-Mails erleichtern können?

Ja ⯈ S. 46

Nein

■ Wollen Sie erfahren, wie Sie bei der E-Mail-Ablage Zeit sparen können?

Ja ⯈ S. 54

Nein

■ Bewegt sich der Inhalt Ihres Postfaches nah an einem festgelegten Limit, weil große E-Mails Ihren wertvollen Speicherplatz belegen?

Ja ⯈ S. 60

Nein

■ Wollten Sie schon immer mal wissen, wie Sie E-Mails mit eigenen Notizen ergänzen können?

Ja ⯈ S. 63

Nein

Termine

■ Möchten Sie zu einem Termin Informationen so notieren, dass sie bei Bedarf immer zur Hand sind?

Ja ⯈ S. 68

Nein

■ Wollen Sie hin und wieder Personen außerhalb des Unternehmens einen Überblick über freie und bereits belegte Termine verschaffen?

Ja ⯈ S. 79

Nein

■ Fragen Sie sich, wie Sie die Übersicht über berufliche und private Termine behalten können, damit keine Überschneidungen bei der Planung passieren?

Ja ⯈ S. 80

Nein

■ Fragen Sie sich, wie Outlook Sie beim Planen Ihrer Zeit unterstützen kann?

Ja ⯈ S. 87

Nein

Aufgaben

■ Liegen Ihnen Unterlagen, die Sie brauchen, in Papierform vor und Sie wüssten gern, wie Sie Elektronik und Papier verknüpfen?

Ja ⯈ S. 98

Nein

■ Ihre Aufgabenliste ist chaotisch und Sie wissen nicht, was als Nächstes ansteht?

Ja ⯈ S. 102

Nein

■ Kommt es vor, dass Sie das Erledigen größerer Aufgaben immer wieder vor sich herschieben?

Ja ⯈ S. 104

Nein

■ Wüssten Sie gern, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren können?

Ja ⯈ S. 110

Nein

Offene Vorgänge

■ Wünschen Sie Tipps für für einen guten Start mit OneNote?

Ja ⯈ S. 116

Nein

■ Möchten Sie wissen, wie eine klare Struktur für die Ablage von Informationen in OneNote aussieht?

Ja ⯈ S. 119

Nein

■ Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Notizbücher davor bewahren, mit alten Informationen zu verstopfen?

Ja ⯈ S. 134

Nein

■ Sie wollen mit mehreren Personen im selben Notizbuch arbeiten und wüssten gern, wie das geht?

Ja ⯈ S. 136

Nein

Dateiablage

■ Würden Sie gern verstehen, was in OneNote abgelegt wird und was auf OneDrive?

Ja ⯈ S. 141

Nein

■ Sie möchten die Vorteile einer Ablage in OneDrive nutzen?

Ja ⯈ S. 142

Nein

■ Sie wünschen eine klare Ablagestruktur?

Ja ⯈ S. 144

Nein

■ Sie wollen Doppelablagen vermeiden?

Ja ⯈ S. 146

Nein

Besprechungen

■ Möchten Sie das Einladen zu einer Besprechung vereinfachen?

Ja ⯈ S. 159

Nein

■ Wollen Sie wissen, wie Sie die inhaltliche Vorbereitung „automatisieren“ können?

Ja ⯈ S. 160

Nein

■ Sie möchten wissen, wie Sie die Ergebnisse per Sofort-Protokoll festhalten können?

Ja ⯈ S. 162

Nein

■ Sie wollen die Sitzungspapiere in digitaler Form dokumentieren?

Ja ⯈ S. 165

Nein

Projekte

■ Wünschen Sie Tipps zum Anlegen eines OneNote-Notizbuches und zum Einbinden der Beteiligten?

Ja ⯈ S. 167

Nein

■ Wollen Sie wissen, wo Sie die Infos aus Projekt-Meetings ablegen?

Ja ⯈ S. 170

Nein

■ Möchten Sie verstehen, wie Sie Projektinfos mit der Outlook-Aufgabenliste verknüpfen?

Ja ⯈ S. 170

Nein

■ Sie wollen sich die Änderungen anderer Bearbeiter anschauen?

Ja ⯈ S. 173

Nein

Ressourcenverwaltung

■ Wünschen Sie Hintergrundinformationen zum digitalen Verwalten von Ressourcen?

Ja ⯈ S. 175

Nein

■ Wollen Sie wissen, wie Sie bestehende Ressourcen-Kalender öffnen?

Ja ⯈ S. 176

Nein

■ Möchten Sie die Belegung von digital verwalteten Ressourcen einsehen?

Ja ⯈ S. 178

Nein

■ Wünschen Sie Tipps, damit die digitale Ressourcenverwaltung von Anfang an reibungslos funktioniert?

Ja ⯈ S. 180

Nein

Mobil Arbeiten

■ Fragen Sie sich, wie Sie OneNote auch auf Ihren Mobilgeräten nutzen können?

Ja ⯈ S. 183

Nein

■ Haben Sie den Wunsch, die Möglichkeiten der Spracherkennung erstmals bzw. besser zu nutzen?

Ja ⯈ S. 185

Nein

■ Möchten Sie wissen, wie Sie Dokumente, Flipchart-Notizen, Whiteboards oder auch Visitenkarten einfach digitalisieren können?

Ja ⯈ S. 186

Nein

■ Wollen Sie auch von unterwegs auf Dateien und Ordner in OneDrive zugreifen?

Ja ⯈ S. 187

Nein

Übrigens, weitere Hilfen zur Selbsteinschätzung finden Sie in Gestalt von Checklisten unter: www.buero-kaizen.de/sgbh

Auswertung

Hinweise auf Potenziale

Dieser Selbsttest gibt Ihnen erste Hinweise auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Erkenntnispotenziale befinden: Überall, wo Sie „Ja“ angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie.

Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?

37-mal

Sie haben sich verzählt :-)

28- bis 36-mal

Glückwunsch! Sie haben das meiste Potenzial! Befassen Sie sich mit den Ideen in diesem Buch und setzen Sie die Ratschläge mit wachen Sinnen um. Sie werden darüber erstaunt sein, welche guten Veränderungen in Ihrem Arbeitsleben möglich sind.

19- bis 27-mal

Glückwunsch! Wie bei vielen Menschen und in vielen Büros gibt es auch bei Ihnen bestimmte Themen, mit denen Sie sich eingehender befassen sollten. Sie werden dabei sehen, dass es noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, die Sie nutzen können. Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, einen deutlichen Zuwachs an Effizienz und Arbeitsfreude zu erleben.

10- bis 18-mal

Glückwunsch! Sie wissen bereits einiges darüber, wie Sie die digitalen Möglichkeiten für ein erfolgreiches Arbeiten nutzen. Wenn Sie dieses Buch aufmerksam durcharbeiten, werden Sie zahlreiche Anregungen erhalten, die Sie spürbar voranbringen.

0- bis 9-mal

Glückwunsch! Sie sind offenbar bereits im digitalen Zeitalter angekommen und wissen schon sehr viel darüber, wie man heutzutage erfolgreich arbeitet. Vermutlich werden aber selbst Sie einige Tipps finden, die Ihnen das Arbeiten noch weiter vereinfachen.

Einstieg

So geht Büro heute!

Wir leben mittlerweile in einer Zeit, in der Unterlagen in Papierform langsam verschwinden und dafür die Zahl der eingehenden digitalen Dokumente immer weiter anwächst: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Frachtpapiere werden inzwischen weitgehend digital verschickt. Während früher über Digitalisierung bloß geredet wurde, schreitet sie heute rasch voran. Nur kommen viele nicht hinterher.

Alle sind betroffen

E-Mails, Unterlagen, Anfragen – all das prasselt täglich auf uns ein und will gut organisiert sein. Dabei ist es inzwischen egal, ob jemand als Sachbearbeiter oder als Chefin arbeitet – alle stehen heute vor der Aufgabe, mit der wachsenden Fülle von eingehenden Dokumenten sowie Nachrichten, Terminen und Aufgaben möglichst souverän umzugehen. Das kann stressen – vor allem, wenn Wege für diesen souveränen Umgang fehlen.

Vier Fragen

Schauen Sie sich bitte mal vier Fragen an und überlegen Sie, was sie gemeinsam haben:

■ Lasse ich meine offenen Aufgaben in meinem Posteingang?

■ Wie verwalte ich meine Projekte in meinem Posteingang?

■ Wie steuere ich Termine mit meiner Aufgabenliste?

■ Wo lege ich Kundendaten auf dem persönlichen Laufwerk ab?

Die Antwort

Gemeinsam ist ihnen die Antwort. Sie sollte nämlich „Nein“ bzw. „Gar nicht“ lauten. Aufgaben und Projekte werden nicht über den Posteingang gesteuert und Kundendaten haben im persönlichen Laufwerk bzw. Ordner nichts zu suchen. Und eine Aufgabenliste ist nicht dafür da, Termine zu steuern, sondern der Kalender.

Das Zusammenspiel verstehen

Auch wenn das eigentlich einleuchtet, ist das vielen Menschen nicht klar. Das erleben wir in unseren Umsetzungsberatungen und Workshops immer wieder. Die gute Nachricht: Das erfolgreiche Arbeiten im digitalen Zeitalter kann erlernt werden.

Fünf Handlungsfelder

Sie werden in den Kapiteln dieses Buches verstehen lernen, wie die fünf relevanten Felder perfekt zusammenspielen:

Software ist nicht der Engpass

Der Engpass besteht dabei nicht in fehlenden Tools. Auf den Computern in vielen Firmen ist die Software für ein effektives, digitales und mobiles Arbeiten bereits vorhanden. Doch wissen viele nicht, wie sie damit sinnvoll umgehen sollen. Denn die Fülle an Funktionen und Einstellungen kann schnell überfordernd wirken. In diesem Buch werden Sie praxisnah sehen, welche Funktionen wirklich wichtig sind und wie Sie diese intelligent nutzen, um entspannter und wirksamer zu arbeiten.

Stets den Überblick behalten

In einer Zeit wachsender beruflicher Anforderungen werden diejenigen erfolgreich bleiben, die die digitalen Möglichkeiten sinnvoll gebrauchen und alles andere beiseite lassen. Wer das tut, wird stets den Überblick behalten. Das gilt auch dann, wenn man beim Kunden oder Lieferanten oder sonstwo unterwegs ist oder wenn es eigentlich mal wieder zu viel wird.

Gedanken zur Einstimmung

Bevor wir Ihnen zeigen, wie Büroarbeit heute dank der Digitalisierung leichter von der Hand gehen kann, laden wir Sie dazu ein, sich kurz mit folgenden Fragen und Themen einzustimmen:

■ Die Büro-Kaizen®-Prinzipien

■ Warum eigentlich digital arbeiten?

■ Das Büro der Zukunft

■ Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt?

■ Was ist das Ziel: papierlos oder effizient?

■ Digitaler Minimalismus

■ Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches

Die Büro-Kaizen®-Prinzipien

Einfach, aber wirksam

Die Ideen, die wir in diesem Buch beschreiben, orientieren sich an den Büro-Kaizen®-Prinzipien, die wir im Laufe der Jahre entwickelt haben. Diese Prinzipien sind zwar einfach, entfalten aber eine große Wirksamkeit. Wir laden Sie dazu ein, diese Prinzipien kennenzulernen und sich beim Umsetzen der Anregungen ebenfalls an diesen Prinzipien zu orientieren.

Starten Sie dort, wo Sie stehen

1. Büro-Kaizen® akzeptiert die Ausgangssituation. Starten Sie dort, wo Sie stehen – Verbesserungen sind immer möglich. Sind Sie gut organisiert, freuen Sie sich und verbessern Sie weiter. Sollten Sie schlecht organisiert sein, dann freuen Sie sich ebenfalls, denn Sie haben noch sehr viel Potenzial für Verbesserungen.

2. Büro-Kaizen® fragt nach der Bedeutung einer Aufgabe für den Erfolg. Es ist immer mehr Arbeit da als Zeit. Kümmern Sie sich vorrangig um die Aufgaben mit dem größten Potenzial? Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung!

3. Büro-Kaizen® akzeptiert Vielfalt. Sie entscheiden selbst, was für Sie funktioniert: Es gibt nicht nur ein richtiges Vorgehen. Die Arbeitsplätze müssen nicht gleich sein. Gut ist, was Ihnen gut tut. Persönliche Vorlieben sind völlig in Ordnung, so lange sie andere nicht negativ beeinflussen.

4. Büro-Kaizen® nutzt Spielregeln. Das Genie beherrscht nicht das Chaos, sondern nur sein Chaos. Die Freiheit des Einzelnen endet dort, wo das Gesamte in Gefahr gerät. Klare Spielregeln erleichtern die Zusammenarbeit.

5. Büro-Kaizen® macht Betroffene zu Beteiligten. Lösungen, die alle angehen, werden mit den betroffenen Mitarbeitern erarbeitet. So erreicht man ein Mittragen aller.

6. Büro-Kaizen® ist nachhaltig. Werden Lösungen gemeinsam festgelegt, haben sie eine viel größere Chance auf eine dauerhafte Umsetzung.

7. Büro-Kaizen® nutzt allen Beteiligten. Mit Kaizen gelingt es, schneller, besser und gleichzeitig entspannter zu arbeiten. Das nutzt den Mitarbeitern, Unternehmen, Kunden, Kollegen und sogar den Familien, da sich Stress reduziert, der sich sonst negativ im Privatleben auswirken würde.

8. Büro-Kaizen® strebt nicht nach Perfektion. Machen Sie kleine Schritte. Jede Lösung ist besser als keine Lösung. Fünf Ideen zu 80 Prozent umgesetzt, nutzen mehr als eine zu 100 Prozent umgesetzte Idee (Pareto-Prinzip).

9. Büro-Kaizen® vermeidet das Ausufern. Selbstbegrenzende Systeme und damit verbundene Grenzen wirken befreiend.

10. Büro-Kaizen® vereinfacht Prozesse und Schnittstellen. Lassen Sie alles weg, was für das geplante Ergebnis unnötig ist. Das vereinfacht, vergünstigt und beschleunigt Prozesse.

11. Büro-Kaizen® minimiert Verschwendung. Wo die Ursachen für Verschwendung wie Suchzeiten, Wegezeiten, Wartezeiten, Fehlerquellen oder Doppelarbeit beseitigt werden, läuft die Arbeit anschließend gleichzeitig schneller, besser und günstiger.

12. Büro-Kaizen® gibt allen Dingen eine Heimat. Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Wo Sie Klarheit schaffen, werden Ablage-, Aufräum- und Suchzeiten kürzer oder fallen häufig sogar ganz weg.

13. Büro-Kaizen® orientiert sich an Prinzipien. Die hier genannten Prinzipien sind universell. Sie geben Ihnen Orientierung und Sicherheit und bewähren sich gerade in stürmischen Zeiten. Die Prinzipien lassen sich in vielen Bereichen anwenden. So gilt das Prinzip, allen Dingen eine Heimat zu geben, auch im Privatbereich. Oder suchen Sie nicht gelegentlich Ihren Autoschlüssel …

14. Büro-Kaizen® strebt nach kontinuierlicher Verbesserung – bleiben Sie dran: Nichts ist so gut, dass es nicht weiter verbessert werden kann. Es wird normal, von Zeit zu Zeit seine Arbeitsweise zu hinterfragen. Dahinter steht keine Kritik am aktuellen Vorgehen, sondern die Erkenntnis, dass es immer wieder neue Lösungen gibt und sich die Aufgabenstellungen im Unternehmen ändern.

Unter www.buero-kaizen.de/sgbh finden Sie eine etwas ausführlichere Darstellung der Büro-Kaizen®-Prinzipien.

Warum eigentlich digital arbeiten?

Über Jahrhunderte hinweg haben sich Menschen in unserer Kultur daran gewöhnt, mit Papier zu arbeiten. Der Umgang mit Papier hat in der Tat einige Vorteile:

Vorteile von Papierdokumenten

Papier ist …

■ überall nutzbar: Anders als elektronische Geräte braucht Papier weder Strom noch Internetzugang noch Updates noch Zeit zum Hochfahren.

■ einfach bedienbar: Man muss sich nicht erst in die Funktionsweise verschiedener Programme hineindenken.

■ akzeptiert: Manche Dokumente akzeptieren Behörden nur in Papierform. Dazu können notarielle Beglaubigungen, bestimmte Verträge sowie Urkunden gehören.

Wir können Papier anfassen und mancher fühlt sich unsicher, wenn etwas plötzlich nicht mehr greifbar sein soll. Viele haben Angst, dass ihnen Daten verloren gehen, wenn sie alles nur noch digital haben.

Nachteile von Papierdokumenten

Doch ist es nicht genauso wahrscheinlich, dass Sie Ihren Kalender verlieren oder Sie einen wichtigen Brief nicht mehr finden? Es gibt weitere Nachteile des papierbasierten Arbeitens:

■ Kein Backup: Da es nicht möglich ist, auf einfache Weise Sicherheitskopien zu erstellen, liegen viele Akten nur einmal vor.

■ Gefährdung: Wird eine Akte falsch einsortiert, gestohlen oder gar zerstört, etwa durch Feuer, dann ist sie meist für immer verloren.

Nachteile von digitalen Dokumenten

Auch beim digitalen Arbeiten gibt es nicht nur Vorteile:

■ Aufwand zum Schutz der Daten: Die Technik muss vor Systemausfällen und Cyberangriffen gesichert werden.

■ Begrenzte Lebensdauer: Die Speichermedien sind mit bestimmten Standards verknüpft. Dies betrifft sowohl das Datenformat als auch die äußere Gestalt. So werden heute Bandlaufwerke und Disketten (s. Foto) so gut wie nicht mehr genutzt. Auch ist die physische Lebensdauer eines Datenträgers begrenzt. Daher muss der relevante Bestand digitaler Daten regelmäßig auf neue Datenträger übertragen werden.

Die Nachteile digitalen Arbeitens sollten nicht ignoriert werden. Aber es lassen sich Wege finden, damit umzugehen.

Vorteile von digitalen Dokumenten

Das digitale Arbeiten bricht sich Bahn, weil es eine ganze Reihe von Vorteilen gibt:

■ Zeitersparnis: Das Ablegen, Zugreifen und Kopieren von Informationen geht viel schneller.

■ Komfortzuwachs: Das Durchsuchen digitaler Datenmengen ist deutlich komfortabler im Vergleich zum Durchsuchen von Akten in Papierform. Es kostet weniger Zeit und man muss auch nicht persönlich vor Ort beim Datenspeicher sein.

■ Sicherheit: Es können schnell und kostengünstig Sicherheitskopien erstellt werden.

■ Platzersparnis: Eine Festplatte, die den Inhalt Tausender Aktenordner speichert, benötigt viel weniger Platz als die vergleichbaren Daten in Papierform. Das spart Bürofläche.

■ Einfachheit: Digitale Dokumente lassen sich schnell und unproblematisch weiterleiten – auch an viele Empfänger.

■ Mobilität: Es müssen keine Akten mehr umhergetragen werden; die Informationen aus ganzen Aktenschränken sind per Laptop auch von unterwegs aus zugänglich.

■ Zuwachs an Freiheit: Das Arbeiten ist überall möglich, nicht mehr nur am Schreibtisch im Büro.

■ Vermeidung von Medienbrüchen: Viele Dokumente werden heute fast nur noch digital erstellt. Bei elektronischer Archivierung ist ein Ausdrucken, also ein Medienbruch, unnötig.

Das komplett papierlose Büro wird es wohl in absehbarer Zeit nicht geben. Aber wir können die Vorteile des papierarmen Arbeitens nutzen. Genau dazu laden wir Sie ein.

Das Büro der Zukunft

Das Büro ist dort, wo wir sind

Was unser Unternehmen tempus angeht, haben wir die Vorteile des papierarmen Arbeitens für uns erkannt und unsere Abläufe nach und nach umgestellt – wobei es am Ende noch immer einige Bereiche geben wird, in denen Papiere genutzt werden. Unsere Erfahrung: Durch die Digitalisierung verändert sich der Stellenwert des Büros. Heute ist das Büro dort, wo wir sind. Wir haben das Büro mit unserem Laptop und dem Smartphone schließlich immer dabei.

Der Arbeitsplatz als „Heimat“

Der Arbeitsplatz in einem Bürogebäude bleibt als „Heimat“ zwar wichtig. Bei tempus ist das Büro der Ort, wo wir uns treffen und abstimmen. Ansonsten kann jeder arbeiten, wo er möchte. Das kann im Büro sein, aber auch in einem Coworking-Space einer anderen Stadt. Denn es gibt Mitarbeiter, die hoch talentiert sind und die man nur dann in seine Organisation einbinden kann, wenn man ihre Rahmenbedingungen berücksichtigt.

Früher und heute

Wir würden nie sagen: „Nur wer digital arbeitet, ist erfolgreich.“ Doch wer digital arbeitet, der gewinnt schon allein durch die räumliche Unabhängigkeit viele Vorteile. So haben wir beispielsweise ein Teammitglied, das seit Jahren von Leipzig aus für uns tätig ist. Früher haben wir lange telefoniert und unzählige, lange E-Mails geschrieben. Der Materialaustausch war aufwendig und nach Treffen war kiloweise Papier zu schleppen. Heute organisieren wir unsere Zusammenarbeit sehr effizient mit einem gemeinsamen OneNote-Notizbuch.

Arbeiten mit Blick auf das Meer

Ein anderes Beispiel: Ich, Jürgen Kurz, bin hin und wieder bei meiner Verwandtschaft in Kroatien. Das beeinträchtigt mein Arbeiten in keiner Weise, im Gegenteil. Oft kommen mir am frühen Morgen beim Blick aufs Meer die besten Ideen. Durch das Anwenden der in diesem Buch beschriebenen Prinzipien und Funktionen bin ich mit meinem Team so eng verbunden, als würde ich in Heidenheim im Büro sitzen. Ich gehe davon aus, dass ich bei Projektarbeiten in Kroatien in etwa vier Mal so effizient bin wie im Büro in Deutschland.

Roter Faden für mehr Freiraum

Einige Unternehmen arbeiten daran, sogar ein Arbeiten ohne Laptop und Handy zu ermöglichen – und trotzdem mit Zugang zu allen Daten und mit allen Kommunikations- und Planungsmöglichkeiten. Das ist noch Zukunftsmusik. Doch schon heute ist vieles möglich. Mit diesem Buch geben wir Ihnen einen roten Faden an die Hand, an dem Sie sich orientieren können, um einen großen Schritt in Richtung Freiraum zu gehen.

Unter www.buero-kaizen.de/sgbh bekommen Sie unser eBook „Zukunft der Arbeit – sind Sie und Ihr Team fit für das Büro von morgen?“.

Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt?

Kein „Ganz oder gar nicht“

Die Digitalisierung ist kein Thema, bei dem es nur ein „Ganz oder gar nicht“ gibt. Der Umstieg muss daher nicht radikal erfolgen. Der Abschied vom Papier kann Stück für Stück geschehen.

Einzelne Schritte gehen

Gehen Sie diejenigen Schritte, die Sie gehen können und auch wirklich bewältigen. Überfordern Sie sich nicht. Beispiel:

■ Wenn Sie Ihren Umgang mit der Terminplanung digitalisieren möchten, nutzen Sie die Hinweise aus diesem Buch, um das neue Vorgehen zu erlernen und einzuüben.

■ Wenn es dagegen zuerst Ihr Aufgabenmanagement sein soll, dann können Sie Ihre Aufgabenliste digitalisieren und einstweilen weiter mit einem Papierkalender arbeiten.

Papierarm arbeiten, papierlos ablegen

Egal, wo Sie stehen: Sie können digitaler arbeiten – in Ihrem eigenen Tempo und in dem Maß, das Sie sich wünschen. Gute Orientierung bietet dabei unser Leitsatz „Papierarm arbeiten, papierlos ablegen“.

Erfahrungen von Jürgen Kurz

Während mein Wegbegleiter Marcel Miller schon seit Jahren papierarm arbeitet, habe ich, Jürgen Kurz, die Umstellung erst im Jahr 2016 erfolgreich vollzogen. Dabei habe ich einige Erfahrungen gemacht, die ich gerne an Sie weitergebe:

Mit einem Projekt starten

■ Stellen Sie Schritt für Schritt um: Starten Sie mit einem Projekt. Bei mir war das die Vorbereitung der Geschäftsleitungsrunde. Die vorhandene Papierablage bestand anfangs parallel. Ich habe meine digitale Lösung getestet und optimiert. Mit der Zeit musste ich immer weniger auf meine Papierunterlagen zurückgreifen. Erst dann, als alles rund lief, habe ich meine Papierunterlagen entsorgt. Arbeiten auch Sie so lange parallel, bis Sie sich sicher und wohl fühlen und das neue Projekt möglichst papierarm führen. Wenn das erste Projekt gut läuft, überlegen Sie, was Sie als Nächstes umstellen möchten. So bleiben Sie immer Herr der Lage – ohne Chaos!

■ Stellen Sie nur die Bereiche um, die Sie umstellen möchten: Sie profitieren von der Digitalisierung, egal ob Sie nur einzelne Bereiche umstellen oder das papierlose Büro anstreben.

Bisherige Organisaton einfach übernehmen

■ Sie müssen nicht umdenken, sondern übernehmen Ihr System: Die Kombination von Outlook und OneNote ist so nah an Ihrer Papieranwendung, dass Sie Ihre bisherige Organisation einfach übernehmen können. Als ich mit OneNote begonnen habe, habe ich das Prinzip meiner Papierablage 1:1 übertragen. Zu Beginn der Umstellung habe ich meine Papierablage weitergeführt. Erst als ich vollkommen zufrieden war, habe ich mich vom Papier verabschiedet. Ich habe mich anfangs oft gefragt: Wie würde ich das in Papier lösen? Damit kam ich immer zur richtigen Lösung.

■ Sie entscheiden über das Tempo: Ich habe mir neun Monate Zeit gelassen. Die Umstellung lief nebenher, schließlich habe ich mehrere Unternehmen zu führen.

■ Freuen Sie sich auf die Ergebnisse: Jede Minute, die Sie in Ihre Umstellung investieren, macht sich zehnfach bezahlt.

Wenn ich im Büro bin, dann sieht heute mein Arbeitsplatz in etwa so aus (nein, ich habe nicht extra aufgeräumt):

Der Arbeitsplatz von Jürgen Kurz heute

Was ist das Ziel: papierlos oder effizient?

Es geht um Effizienz!

Oft wird das Schlagwort vom „papierlosen Arbeiten“ gebraucht. Sie haben im vorherigen Abschnitt gesehen, dass es passender ist, vom papierarmen Arbeiten zu sprechen. Doch selbst diese Differenzierung kann das Denken in die Irre führen. Denn das Ziel ist es ja gar nicht, papierlos oder papierarm zu arbeiten – sondern effizient! Wenn Sie ein Aufgabenfeld sehr effizient auf herkömmliche Weise erledigen können, dann wäre es nicht sinnvoll, hier viel Zeit in eine Umstellung auf digitalisierte Prozesse zu investieren. Die Organisation muss zur persönlichen Arbeitsweise passen und effizient sein. Das ist es, was zählt.

Mobilität geht nur digital

In vielen Fällen geht es aber inzwischen gar nicht mehr anders, als digital zu arbeiten. Räumliche und zeitliche Flexibilität sowie Mobilität sind Eigenschaften, die nur papierarm bzw. digital möglich sind. Ein Beispiel: Ich, Jürgen Kurz, saß letztens im Flugzeug mit einem Partner. Er wollte über ein ungeplantes Thema reden und sagte: Zu schade, dass ich die Unterlagen nicht dabei habe. Ich sagte: „Moment“. In 30 Sekunden hatte ich die Rundmail mit den Unterlagen gefunden und geöffnet. So ähnlich geht es mir in Gesprächen inzwischen oft.

Digital ist nicht gleich effizient

Digitales Arbeiten kann aber nicht einfach mit effizientem Arbeiten gleichgesetzt werden – auch das wäre ein Denkfehler. In den Jahren 2013, 2018 sowie 2022 haben wir als tempus GmbH gemeinsam mit der AKAD Hochschule (Stuttgart) die größte Online-Befragung im deutschsprachigen Raum zur Arbeitseffizienz im Büro durchgeführt („Arbeitswelten im Wandel“). Wir untersuchten darin die Auswirkung etablierter Kommunikationsmittel und -wege auf die Effizienz des Arbeitens. Die Studienergebnisse zeigen zum Beispiel, dass E-Mails eine große Bedeutung für die alltägliche Kommunikation haben. Aber es zeigten sich zugleich negative Effekte:

Negative Effekte von E-Mails

■ So schätzen die Teilnehmer, dass durch E-Mails durchschnittlich 29,9 Prozent ihrer Arbeitszeit verschwendet werden.

■ Fast jeder Dritte (30,4 Prozent) stimmt der Aussage zu: „Wenn ich meine E-Mals abrufe, fühle ich mich gestresst.“

■ Mehr als die Hälfte der Teilnehmer fühlte sich bei der Befragung 2018 durch die ständige Erreichbarkeit durch E-Mails eher belastet, da sie ständig von ihrer Arbeit abgelenkt werde.

■ 69 Prozent lesen E-Mails auch außerhalb der Arbeitszeit.

■ 32 Prozent der Menschen bearbeiten ihre E-Mails auch sonntags. Mit 44 Prozent knapp die Hälfte auch samstags.

■ 80 Prozent bearbeiten E-Mails im Wohnzimmer, 40 Prozent im Bett, 23 Prozent sogar während der Autofahrt.

Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge

Unsere Studie zeigt: Menschen können immer weniger abschalten, „off“ sein. Bei allen Vorzügen der digitalen Welt: Effizient zu sein und von überall aus arbeiten zu können, kann nicht das einzige Ziel sein. Das Ziel lautet daher letztlich weder papierlos noch effizient, sondern dass Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

Den Überblick behalten und entspannen

Dieses Buch dient auch dazu, genau diese Probleme in den Blick zu nehmen, denn Effizienzverluste müssen ja gar nicht sein. Und wer Instrumente wie Outlook und OneNote gut zu nutzen weiß, für den sind sie keine Stressfaktoren mehr – im Gegenteil: Wenn man stets den Überblick behält und keine Angst mehr haben muss, etwas zu übersehen, tritt Entspannung ein.

Unter www.buero-kaizen.de/sgbh finden Sie die Ergebnisse der Studie „Arbeitswelten im Wandel“.

Digitaler Minimalismus

Neue Technik, alte Probleme

In vielen Unternehmen gehören Laptops, Tablets und Smartphones mittlerweile zur Standardausrüstung der Mitarbeiter. Was wir jedoch oft beobachten, wenn wir bei Kunden vor Ort sind: Die Probleme, über die Mitarbeiter bereits zu analogen Zeiten geklagt haben, sind geblieben. Sie haben sich einfach nur von der Papierwelt in die virtuelle Welt verlagert. Bei vielen haben sie sich sogar verschärft.

Zu viele parallele Lösungen

Warum ist das so? Weil die Mitarbeiter eine Vielzahl an mobilen Lösungen parallel verwenden und sich damit überfordern:

■ Termine werden in verschiedenen Kalendern gemanagt.

■ Aufgabenlisten werden in unterschiedlichen Apps geführt.

■ Kommuniziert wird über mehrere Messenger, oft sogar gleichzeitig.

Verlust der Orientierung

Klar, dass das irgendwann dazu führt, dass Termine vergessen und Deadlines verpasst werden, dass Nachrichten ohne Antwort bleiben und der Überblick verloren geht, wo welche Informationen abgelegt sind. Wer zehn unterschiedliche Geräte und zwanzig unterschiedliche Apps für denselben Zweck benutzt, verliert irgendwann die Orientierung.

Ein typisches Muster

Dahinter steht ein Muster, das häufig zu beobachten ist:

Zuerst kommt die Euphorie über die vielen Möglichkeiten.

Dann läuft es einige Zeit und man merkt, dass es nach und nach chaotisch wird, weil die Struktur und die Abgrenzung der Systeme nicht klar ist. Hier stehen gerade noch viele – vielleicht auch Sie.

Dann kommt die Reduktion auf das Wesentliche.

Der frühere Gerätepark von Marcel Miller

Auch mir, Marcel Miller, ging es so. Mich hatte die Faszination der digitalen Welt voll erfasst. Es gab eine Zeit, in der ich vier (!) Notebooks parallel im Einsatz hatte (eins am Arbeitsplatz, eins für den Beamer bei Workshops, ein weiteres mit meinen persönlichen Daten für unterwegs sowie schließlich ein privat genutztes Gerät). Dazu kamen dann noch ein Tablet, ein Smart phone sowie eine Smartwatch. Es war ganz schön viel Arbeit, überall Updates zu machen, um mit den Betriebssystemen und den Apps stets auf dem neuesten Stand zu sein.

So kann digitaler Minimalismus in der Praxis aussehen. Ganz konsequent gelebt, wäre auch das Tablet überflüssig.

Die Dinge so einfach wie möglich halten

Dann erinnerte ich mich daran, dass wir bei tempus versuchen – ganz im Sinne der Büro-Kaizen®-Philosophie –, die Dinge so einfach wie möglich zu halten. Ich begann nachzudenken. Was würde es zum Beispiel bedeuten, das Büro-Kaizen®-Prinzip „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ in der digitalen Welt anzuwenden? Die Antwort lautet: Keep IT simple!

Drei Folgerungen

Auf unseren Zusammenhang bezogen bedeutet das, dass:

■ die Menge der elektronischen Endgeräte minimiert wird,

■ die Zahl der verwendeten Software-Programme so gering wie möglich gehalten wird,

■ die Kommunikationskanäle gebündelt werden.

Die Menge der elektronischen Endgeräte minimieren

Abschied vom Tablet

Heute sieht meine technische Ausstattung anders aus. So habe ich mich bewusst vom Tablet (iPad) getrennt. Der Nutzen im Vergleich mit dem Notebook und dem iPhone war zu gering. Ein Tablet ist für mich ein Smartphone mit größerem Bildschirm. Wenn ich einen größeren Bildschirm benötige, kann ich gleich das Notebook nehmen. Dort sind dann auch alle Programme verfügbar, die ich brauche.

Nur ein Notebook

Die Zahl der Notebooks habe ich ebenfalls reduziert. Es reicht aus, ein einziges, dafür aber hochwertiges Gerät zu verwenden – dafür dann mit großer Arbeitsgeschwindigkeit, viel Speicherplatz und hoher Akkulaufzeit. Das reduziert den Aufwand beim Installieren von Updates, beim Lösen von technischen Problemen sowie beim Laden.

Das Notebook am Arbeitsplatz

Am Arbeitsplatz wird das Notebook über ein Dock an das Netzwerk sowie an einen großen Bildschirm angeschlossen. Dort können dann OneNote und Outlook parallel nebeneinander laufen. Oder ich kann an einer Präsentation arbeiten und im Fenster daneben Informationen recherchieren. Die Erfahrung zeigt: Das Vorgehen bewährt sich und man bedruckt zudem viel weniger Papier.

Statt an einem großen Bildschirm können Sie das Notebook auch an zwei nebeneinander stehenden Monitoren anschließen.

Abschied von der Smartwatch

Auch eine Smartwatch ist im Grunde nur eine schöne Spielerei, die am Ende ein hohes Ablenkungspotenzial birgt – einmal ganz davon abgesehen, dass sie nur eine kurze Akkulaufzeit hat und über dieselben Funktionen verfügt wie das Smartphone.

Weiter wichtig: das Smartphone

Anders als das Tablet und die Smartwatch bleibt ein gutes Smartphone ein Must-have. Zusammen mit dem Notebook genügt es vollkommen, um sich mobil zu organisieren. Ein Smartphone ist ja ein Multitalent.

Aufgaben für das Smartphone

Ich nutze das Smartphone regelmäßig für Aufgaben wie:

■ Erstellen von Fotos, etwa von Notizen auf einem Flipchart

■ Scannen von Dokumenten

■ im Blick behalten von Terminen und Aufgaben

■ Abspielen von Podcasts

■ Finden von Fußwegen in Städten (Navigationssystem)

Oft nutze ich das Smartphone auch, um auf OneNote-Notizen zuzugreifen und Mails zu bearbeiten (mit der Diktierfunktion geht dass in vielen Fällen schneller als per Notebook).

Drei Erfahrungen

Es gibt beim Umgang mit dem Smartphone und Notebooks drei Erfahrungen, die vielleicht auch für Sie wertvoll sind:

■ Legen Sie sich eine gute Datenflatrate zu. Dann können Sie das Gerät dank schnellem LTE als mobilen Hotspot nutzen und das Notebook unabhängig von W-LAN synchronisieren.

■ Deponieren Sie Ladegeräte an verschiedenen Stellen – im Büro, am Arbeitsplatz zuhause, in der Aktentasche, im Auto, im Koffer. So kommen Sie erst gar nicht in die Verlegenheit, es einmal zu vergessen.

■ Machen Sie regelmäßig Backups. Sollte das Gerät einmal verloren gehen, können Sie den Datenbestand (Apps, Einstellungen etc.) mit einem Backup schnell wieder herstellen. Bzw. wenn alle Daten in Microsoft 365 gespeichert sind, sind diese automatisch auch außerhalb des Notebooks gesichert.

Die Abschaffung der überflüssigen Geräte war bei uns der erste Schritt zur Reduzierung von Komplexität und damit zum digitalen Minimalismus.

Die Zahl der Apps so gering wie möglich halten

Möglichst wenig Programme

Digitaler Minimalismus auf Ebene der Software bedeutet, sich auf möglichst wenige Programme zu beschränken. Führen wir uns vor Augen, für welche Zwecke wir Software brauchen, dann zeigt sich, dass es gar nicht so schwer ist, sich auf einige wenige Anwendungen zu beschränken. Denn um die Funktionen abzudecken, die jeder im Selbstmanagement braucht, sind im Grunde nur folgende drei Hauptsysteme nötig.

Drei Hauptsysteme für das Selbstmanagement

Wenn Sie mit Software von Microsoft arbeiten, sind dies:

■ Outlook: zum Bearbeiten von Mails und fürs Management von Terminen und Aufgaben

■ OneNote: für die Ablage von Informationen zu offenen Vorgängen (laufende Projekte, kommende Termine)

■ OneDrive: als Ablageort für Dateien

Mehrere Vorteile

Wenn Sie mit diesen Programmen arbeiten, bringt dies gleich mehrere Vorteile mit sich:

■ Die Daten lassen sich synchronisieren. Sie sind somit sowohl auf dem Notebook als auch auf dem Smartphone verfügbar.

■ Es fällt so gut wie kein Papier mehr in der analogen Ablage an. Organisationsmittel wie Ringordner, Mappen, Classei-Box und Hängeregister brauchen Sie nicht mehr.

■ Das Büro bleibt frei von Papierstapeln. Kein Suchen mehr, keine Unordnung auf dem Schreibtisch, die Sie nur von der Arbeit ablenkt.

Desktop aufräumen

Ein weiterer Schritt zum digitalen Minimalismus besteht darin, den Desktop aufzuräumen – vor allem dann, wenn er in etwa so aussieht wie dieser hier:

So könnte ein minimalistischer Desktop aussehen:

Beispiel für einen minimalistischen Desktop

Halten Sie den Desktop auch dauerhaft frei von Ordnern und Dokumenten. Das reduziert Ablenkungen und schärft den Blick für das Wesentliche.

Auch beim Smartphone: nur wenige Apps

Auch beim Smartphone lautet die Empfehlung, dass Sie sich auf möglichst wenige Apps beschränken: Telefon, Outlook, Kalender, To Do, OneDrive und OneNote – diese Apps reichen bereits aus, um mobil zu arbeiten. Alles weitere ist „Kür“.

Ordnen Sie die häufig genutzten Apps so an, dass sie mit einem Antipp zu öffnen sind. Die anderen Apps legen Sie in Ordner. So ist alles zugänglich, ohne auf mehreren Seiten suchen zu müssen.

Unsere aktuellen Tipps zu nützlichen Apps finden Sie auf unserer Website unter: www.buero-kaizen.de/sgbh

Die Kommunikationskanäle bündeln

Viele Kanäle

In den vergangenen Jahren ist die Kommunikationsdichte drastisch gestiegen. Heute erreichen uns Nachrichten über ganz verschiedene Kanäle:

■ digital per E-Mail, Messenger wie WhatsApp oder Slack sowie soziale Medien wie Facebook, XING oder LinkedIn

■ analog per Posteingangskörbchen

■ und schließlich mündlich (Face to Face oder per Telefon).

Möglichst auf einen Kanal reduzieren

Jeder zusätzliche Kanal benötigt aber Zeit und Aufmerksamkeit. Versuchen Sie daher, die Zahl Ihrer digitalen Kommunikationskanäle möglichst auf einen einzigen zu reduzieren. Dann entfällt das Einloggen in die unterschiedlichen Netzwerke und Sie finden alle Nachrichten an einem Ort – zum Beispiel im E-Mail-Programm. Wenn Sie später auf Ihre Korrespondenz zurückgreifen wollen, müssen Sie nicht überlegen, in welchem Netzwerk sie geführt wurde.

5-Schritte-Regel

Ist Ihnen das Reduzieren auf einen einzigen Kanal nicht möglich, sollten Sie sich umso mehr die 5-Schritte-Regel zu Herzen nehmen, die Sie im Kapitel zum Umgang mit E-Mails kennenlernen werden (S. 43ff.). Hier nur so viel: Verarbeiten Sie alle eingehenden Nachrichten mithilfe der fünf Schritte Löschen, Weiterleiten, Ablegen bzw. Archivieren, Erledigen oder Terminieren. Versuchen Sie, jede Nachricht nur einmal anzufassen, ganz nach unserem Leitsatz „Verarbeiten statt sichten“.

Signale abschalten

Und noch ein Tipp im Sinne des digitalen Minimalismus: Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktionen und Signale auf Ihrem Computer und auf dem Smartphone ab. Dann werden Sie bei Ihrer Arbeit nicht mehr unterbrochen und abgelenkt. Es hat sich bewährt, eingehende Nachrichten zunächst zu ignorieren und stattdessen feste Zeitblöcke einzuplanen, in denen Sie die aufgelaufenen E-Mails bearbeiten.

Unter www.buero-kaizen.de/sgbh bekommen Sie ein eBook „Digitaler Minimalismus“ mit weiteren Anregungen.

Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches

Im Kapitel zu den Büro-Kaizen®-Prinzipien haben Sie den Leitsatz „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ kennengelernt.

Anwendung des Prinzips

Dieses Prinzip gilt auch beim digitalen Arbeiten:

■ Es gibt einen Ort für den Posteingang: Outlook.

■ Es gibt einen Ort für die Termine: Ihren Kalender in Outlook.

■ Es gibt einen Ort für die Steuerung offener Vorgänge: Ihre Aufgabenliste in Outlook.

■ Es gibt einen Ort für die Ablage von Informationen, die zu Ihren offenen Vorgängen gehören: OneNote

■ Es gibt einen Ort für die Ablage Ihrer persönlichen Dokumente: OneDrive

Software von Microsoft

Sie haben es schon bemerkt: Die Software, anhand derer wir das Vorgehen beschreiben, besteht aus Standardprogrammen von Microsoft, die in vielen Büros verbreitet sind. Das machen wir nicht, weil wir so große Fans dieses Unternehmens aus Redmond/USA sind, sondern weil wir an dem anknüpfen wollen, was viele Leser aus dem Alltag bereits kennen, aber noch nicht richtig ausschöpfen. Das beschriebene Vorgehen ist auch mit ähnlichen Programmen möglich.

Aufbau des Buches

Orte des digitalen Arbeitens

In diesem Buch schauen wir uns die eben genannten Orte des digitalen Arbeitens und deren Zusammenspiel genauer an:

■ den Posteingang in Outlook,

■ den Kalender in Outlook,

■ die Aufgabenliste in Outlook,

■ die Organisation von Informationen in OneNote sowie

■ die Ablage von Dokumenten in OneDrive.

Das Buch hat zwei Teile:

Teil I

■ In Teil I geht es um die fünf großen Handlungsfelder, die beim digitalen Selbstmanagement eine Rolle spielen:

E-Mail-Verarbeitung

Terminplanung

Aufgabenmanagement

Offene Vorgänge

Dateiablage

Teil II

■ Anhand typischer Arbeitssituationen sehen Sie anschließend in Teil II, wie die Verzahnung dieser fünf Handlungsfelder Ihre Arbeit erleichtern kann.

Worum es in diesem Buch nicht geht

Grenzen des Buches

Sie wissen nun, was Sie von diesem Buch erwarten können. Doch sollen Sie auch wissen, wo die Grenzen liegen.

Wird das Arbeiten digitaler, dann kommen auch Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes auf:

Datensicherheit

■ Es ist klar, dass regelmäßige – am besten automatisierte – Backups Pflicht sind, um etwaige Datenverluste zu vermeiden. Das gilt für alle eingesetzten Geräte, also für Notebooks und Mobiltelefone sowie für Tablets, falls Sie diese nutzen.

Datenschutz

■ Klar ist auch, dass der Zugriff auf die Daten per Computer sowie Mobilgerät nur durch berechtigte Personen erfolgen darf und entsprechende Vorkehrungen zu treffen sind, um missbräuchliche Nutzungen zu verhindern.

Doch diese Aufgaben bilden ein Thema für sich und verdienen ein eigenes Buch, verfasst von entsprechenden Experten – nicht aber von Fachleuten für Büro-Effizienz. Daher werden Sie hier keine Ausführungen dazu finden, wie Backups eingerichtet und gepflegt sowie unberechtigte Zugriffe verhindert werden.

Mögliche Wirkungen des Buches

Vor dem Durcharbeiten

Vor dem Durcharbeiten des Buches treffen auf Ihre Situation vermutlich einige der folgenden Aussagen zu. Markieren Sie gerne, welche der folgenden Sätze Ihre Arbeit derzeit passend beschreiben:

■ Ich bearbeite Mails und Dateien vor allem am Schreibtisch. Bin ich unterwegs, etwa anlässlich eines Kunden- oder Messebesuches, habe ich keinen Zugriff auf die Daten meines Unternehmens.

■ Benötige ich während einer Reise Zugriff auf Unterlagen, finde ich diese auf der Festplatte meines mitgeführten Notebooks oder in ausgedruckter Form.

■ Nach der Rückkehr stapeln sich unbearbeitete E-Mails in meinem Posteingang.

■ Der Dateibestand des Laptops muss mit dem Datenbestand im Büro abgeglichen werden.

■ Die Durchlaufzeiten sind unnötig lang.

■ Für die einzelnen Handlungsfelder gibt es keine Spielregeln. Jede meiner Kolleginnen und jeder meiner Kollegen handelt so, wie sie und er es sich angewöhnt hat – ob das nun sinnvoll und effizient ist oder nicht.

Das Buch zeigt Ihnen, wie Ihr neuer digitaler Workflow aussehen kann. Sie sind eingeladen, nach dem Durcharbeiten des Buches und dem Umsetzen der Anregungen auf diese Seite zurückzukehren.

Nach dem Durcharbeiten

Im Idealfall werden Sie festellen, dass sich Ihre Situation verändert hat:

■ Egal, wo ich mich befinde: Ich habe Zugriff auf aktuelle Daten und kann diese bearbeiten sowie neue Dateien in den zugehörigen Ordnern ablegen.

■ Es ist klar, welche Datei an welcher Stelle abgelegt und gefunden wird – auch Teammitglieder finden sich sofort zurecht, weil die Struktur so einleuchtend ist.

■ Auch Mails werden von unterwegs bearbeitet und belasten mich nicht mehr nach der Rückkehr an den Schreibtisch.

■ Ich bin jederzeit auf dem aktuellen Stand und Herr der Lage.

■ Die Durchlaufzeiten haben sich verringert.

■ Egal, welche Voraussetzungen ich mitbrachte: Ich weiß nun, wie ich mich weiter in Richtung eines digital gestützten Arbeitens entwickeln kann.

■ Die einzelnen Handlungsfelder habe ich mit Blick auf die heutigen Möglichkeiten eines effizienten und mobilen Arbeitens systematisch durchdacht.

■ Es gibt arbeitsplatzübergreifende Spielregeln. Jeder erledigt seine Arbeit so, dass sie effizient bewältigt wird.

Wenn Sie das Buch durchgearbeitet haben, dann gehören Sie zu denen, die nun wissen:

1

E-Mail-Verarbeitung

Das Versenden von E-Mails ist ja eigentlich eine klasse Sache:

■ Informationen können dem Empfänger zugestellt werden, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.

■ Sie erreichen den Adressaten, auch wenn er abwesend ist.

■ Sie können Dateien übermitteln, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden.

■ Ohne Aufwand können Sie einer Gruppe Infos senden.

E-Mails als Zeit- und Motivationsräuber

Soweit die Theorie. In der Praxis ist der Umgang mit Outlook für viele zum Stressfaktor geworden. Unsere Studie (S. 27) zeigt: Mittlerweile finden sich genau so viele Menschen, die denken, dass E-Mails ihren Alltag erleichtern, wie solche, die denken, dass E-Mails für ihren Alltag in Summe Mehrarbeit bedeuten. Es ist freilich nicht das Medium E-Mail problematisch. Entscheidend ist die Frage, wie wir die Möglichkeiten nutzen.

Fleiß allein reicht nicht

Ich, Marcel Miller, muss da an den Leiter eines mittelständischen Betriebes denken. Er hatte mich für ein Outlook-Coaching gebucht. Der Mann hatte zum Zeitpunkt des Coachings etwa 10.000 ungelesene E-Mails und wollte erfahren, wie er noch effizienter mit Outlook umgehen kann. Er arbeitete mit voller Kraft an seinen Mails (auch am Wochenende), die er nach der Bearbeitung in einem von etwa 500 E-Mail-Ordnern ablegte. Trotz seines beeindruckenden Fleißes war an den meisten Tagen die Zahl der ungelesenen Mails am Abend größer als am Morgen.

Ein leerer Posteingang ist möglich!

Die gute Nachricht lautet: Das muss nicht sein. Ein leerer Posteingang und ein E-Mail-Archiv ohne Ordner, in dem Sie in Sekundenschnelle gewünschte Mails finden, sind möglich! In diesem Kapitel finden Sie praxiserprobte Tipps, die zeigen, wie es besser geht. Entdecken Sie, wie einfach es ist, den Ärgernissen mit E-Mails ein Ende zu bereiten und von den Chancen zu profitieren, die Outlook bietet. Mit jedem Tipp, den Sie umsetzen, wird sich Erleichterung einstellen. Sie haben unser Wort!

1.1 Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?

Neue E-Mails können stören

Eingehende E-Mail-Nachrichten nehmen einen der größten Posten ein, wenn es um Störungen am Arbeitsplatz geht. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen gerade an einer dringenden Kalkulationstabelle für einen Kunden und

■ plötzlich ertönt ein kurzes Tonsignal,

■ Ihr Mauszeiger verändert sich für einen Augenblick,

■ am unteren rechten Bildschirmrand poppt die Meldung einer neuen E-Mail auf und

■ in der Taskleiste erhält Outlook ein Symbol mit einem ungeöffneten Briefumschlag.

Jede Viertelstunde eine Unterbrechung

Klar, dass dies zum Öffnen der neuen E-Mail verführt. Wenn man jetzt im Schnitt mit 30 E-Mails pro Tag rechnet, wird man ca. jede Viertelstunde von einer neu eingehenden E-Mail unterbrochen.

Nicht sofort lesen und bearbeiten

Standardmäßig sind in Outlook die Benachrichtigungen für neue E-Mails aktiviert. Wir empfehlen Ihnen, die Benachrichtigungen für neue E-Mails zu deaktivieren. Denn E-Mails müssen nicht sofort, nach dem man sie erhalten hat, gelesen und bearbeitet werden. Die Möglichkeit der asynchronen Kommunikation ist ja gerade eine Stärke von E-Mails.

Benachrichtigungen deaktivieren

Klicken Sie in Outlook oben links auf den Reiter „Datei“. Wählen Sie nun in der Menüleiste unten den Button „Optionen“ aus.

Folgendes Fenster öffnet sich:

Wählen Sie hier nun links den Menüpunkt „E-Mail“ aus. Entfernen Sie alle vier Haken im Bereich „Nachrichteneingang“.

Die Abläufe zeigen wir Ihnen auch per Video. Sie finden es auf: www.buero-kaizen.de/sgbh

1.2 Haben Sie immer wieder E-Mails im Posteingang, die Sie vor sich herschieben?

Einfach im Posteingang lassen …

Kennen Sie das: Sie lesen Ihre neuen E-Mails. Nach kurzem Überfliegen des Inhaltes der ersten neuen Nachricht merken Sie, dass darin eine Aufgabe enthalten ist, die Sie aber jetzt nicht bearbeiten können. Was also mit der E-Mail tun? Am besten einfach im Posteingang lassen, dann kann man sie schon nicht vergessen. Wer ganz gewissenhaft ist, markiert die E-Mail auch noch als ungelesen.

Was ist gerade passiert? Sie haben eine E-Mail

■ geöffnet,

■ gelesen,

■ festgestellt, dass Sie sie später verarbeiten müssen,

■ die E-Mail dann wieder als ungelesen markiert

■ und im Posteingang belassen.

Die Nachricht taucht erneut auf

Wenn Sie nun das nächste Mal Ihre E-Mails im Posteingang lesen, taucht diese Nachricht erneut auf. Im schlimmsten Fall verfahren Sie damit genauso noch einmal.

Es kostet unnötig Zeit

Das Ergebnis: Die E-Mail bleibt so lange im Posteingang liegen und wird so oft wieder überflogen, bis Sie sie endlich verarbeiten können. Allerdings ist jedes weitere Öffnen und Lesen der E-Mail unnötig und es kostet jedes Mal Zeit, bis Sie sich in den Sachverhalt eingelesen haben. Zudem besteht die Gefahr, dass Ihr Posteingang im Laufe der Zeit mehr und mehr verstopft.

Eine bewährte