Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие
Аля Загитова
Аня Михайлова

© Аля Загитова, 2020

© Аня Михайлова, 2020

ISBN 978-5-0051-9957-7

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

От авторов

С марта 2020 года из-за ограничений, связанных с пандемией коронавируса, онлайн-мероприятия стали для многих учреждений культуры единственным способом провести запланированные мероприятия и организовать новые.

В этом пособии вы найдете рекомендации, которые помогут подготовить, организовать и провести онлайн-семинар, конференцию или серию профессиональных встреч.

Составители пособия сосредоточились на содержательной и организационной частях онлайн-мероприятий, поэтому в пособии нет подробных технических инструкций. В разделе «Технические возможности» есть список платформ с краткими характеристиками и перечень минимально необходимого оборудования.

Благодарности

Благодарим Евгению Киселеву, руководителя отдела междисциплинарных проектов ГМИИ им. А. С. Пушкина, Дарью Чудную, руководителя отдела PR и маркетинга московского Музея космонавтики, и Ольгу Филимонову, заведующую отделом внемузейных проектов московского Музея космонавтики, за помощь в подготовке этого руководства и профессиональные советы.

Мы благодарим издательский сервис Ridero за информационную и организационную поддержку издания, а коллег – за помощь в подготовке этого пособия, полезные советы и бережную критику.

От идеи к событию

С чего начинается подготовка онлайн-мероприятия?

Банально, но с идеи.

Яркое профессиональное событие иногда может вырасти из идеи, которая на первый взгляд кажется несерьезной. Как конференция про «Философию зайца»¹.

Важно хорошо представлять целевую аудиторию мероприятия и замысел. Это поможет в продвижении мероприятия, поиске информационных партнеров и спонсоров, выборе тем и спикеров. Во время обсуждения возможных вариантов полезными могут оказаться вопросы:

– К кому вы обращаетесь (кто слушатели и участники вашего мероприятия)?

– Что вы хотите сказать?

– Какого результата хотите добиться?

Например, ваш музей готовит двухдневный онлайн-семинар для специалистов отделов общественных связей, рекламы и маркетинга. Вы обращаетесь к коллегам, специалистам, потенциальным партнерам для того, чтобы: а) представить результаты успешных проектов; б) рассказать о пошаговой подготовке стратегии продвижения проектов; в) показать возможные варианты сотрудничества культуры и бизнеса и т. п.

Бюджет подготовки и проведения мероприятия нужно планировать заранее и быть готовыми к оптимизации и/или корректировке. Если вы знаете, что расходы на организацию не предусмотрены, то критически оцените внутренние ресурсы (количество людей в команде организаторов, штатный дизайнер, smm-специалист, технические специалисты) и технические возможности музея.

Точно сформулированная идея и представление об аудитории дает возможность составить список потенциальных партнеров и спонсоров мероприятия, подготовить для них презентацию, если это необходимо, представить идею и обосновать целесообразность сотрудничества. Юридическое оформление официального партнерства может занять некоторое время, поэтому важно продумать сотрудничество заранее.

До того, как начать подготовку своего мероприятия, просмотрите, пожалуйста, календарь профессиональных мероприятий в своей области². Проверьте, не совпадают ли темы, предполагаемые даты и состав участников.

Список экспертов

Представим, что вы точно знаете, о чем ваше мероприятие, для кого и почему оно важно. Теперь можно переходить к следующему шагу – составлению предварительного списка приглашенных экспертов.

Есть два способа: открытый прием заявок на участие (open call) или приглашение спикеров и экспертов от имени музея.

Для открытого приема заявок вам понадобится продуманная форма сбора информации об эксперте, в которой помимо контактов, могут быть вопросы о профессиональном опыте, участии в других мероприятиях, подробное описание условий участия и рекомендации по оформлению тезисов, презентации и дополнительных материалов.

Критерии отбора заявок нужно заранее обсудить с членами оргкомитета мероприятия. Важно договориться о том, кто принимает окончательное решение о подтверждении или отклонении заявки, подготовить шаблоны писем спикерам, которые прислали заявки.

Если вы приглашаете спикеров от имени музея, то полезным будет сначала составить список всех возможных экспертов. Организаторы подходят к составлению такого списка по-разному. Кто-то приглашает только известных в профессиональном сообществе экспертов, кто-то ищет новые имена и зовет экспертов из смежных областей. Можно объединить два подхода и вместе с коллегами составить большой список разных специалистов, которые могли бы выступить на нужную тему. Это поможет придумать небанальную программу, представить профессиональному сообществу и слушателям новые имена.

Документ с таким списком можно оформить как таблицу, в которой есть краткая информация о каждом эксперте, ссылки на его проекты, социальные сети, записи выступлений, адрес электронной почты, телефон, пометка о предпочтительном способе связи. Такая таблица может оказаться полезной в случае форс-мажора: вы сэкономите время на поиске нужного специалиста, если тот, с кем вы уже договорились, не сможет выступить.

А еще…

У оргкомитета должно быть четкое представление о форме будущих выступлений: отчеты о проделанной работе, разборы практических примеров, мастер-классы, ответы на вопросы слушателей, дискуссия, диалог профессионалов с противоположными точками зрения? Нужны ли презентации? Если да, то какие?

Чем лучше вы представляете желаемое содержание выступлений, тем легче будет обсуждать участие с приглашенными специалистами. Количество спикеров и модераторов на вашем мероприятии зависит от выбранного формата.

Каким может быть формат онлайн-мероприятия?

Любым. Главное, чтобы он соответствовал вашим целям, задачам и возможностям.

Например:

– Серия однодневных онлайн-семинаров (как, например, «АДИТ ДОМА – 2020»).

– Несколько дней онлайн-работы: одна-две часовых сессии в течение дня (III Семинар «Музейный пиар»).

– Инклюзивный онлайн-фестиваль («В присутствии всех», IV Международный инклюзивный фестиваль в ГМИИ им. А. С. Пушкина).

– Двухдневная конференция («Актуальные направления деятельности музеев» в Государственном историческом музее).

– 14-часовой марафон прямых эфиров в рамках музейного телевидения (московский Музей космонавтики).

О чем нужно подумать заранее, чтобы было легче выбрать подходящий формат онлайн-мероприятия?

– Продолжительность мероприятия и перерывов. Участникам важно отдыхать, а техническим специалистам – успевать настраивать и проверять трансляцию.

– Время начала выступлений. Это важно, если вы хотите, чтобы к мероприятию присоединились коллеги из разных часовых поясов. Расписание выступлений спикеров тоже можно составлять, опираясь на информацию об их часовых поясах, и предлагать удобные временные промежутки.

– Продолжительность отдельных выступлений. В онлайн-формате спикерам сложнее удерживать внимание участников, а слушателям – долго сосредотачиваться на «говорящей голове». Поэтому выступление должно быть не очень длинным и сопровождаться сменой деятельности. Можно провести блиц-сессию вопросов и ответов в чате, попросить слушателей высказать мнение, поделиться отзывами в сервисах онлайн-голосования.

– Вовлечение слушателей и увеличение среднего времени нахождения на онлайн-мероприятии.

– Доступность: закрытое мероприятие по ссылке только для ограниченного списка приглашенных или мероприятие со свободным доступом по открытой ссылке.

– Стоимость участия, если мероприятие платное. Возможно, предусмотреть покупку не только участия, но и записи, дополнительных материалов.

– Желаемое или допустимое количество участников.

– Важные количественные и качественные показатели (посещаемость сайта музея, вовлеченность в соцсетях, количество участников мероприятия).

– Организация неформальной части мероприятия, онлайн-нетворкинга.

– Выбор платформы для проведения мероприятия, ее возможности и ограничения.

– Инфраструктура помещения, если организаторы/модераторы работают на площадке.

– Необходимость перевода и тифлокомментирования (иностранные языки, РЖЯ – русский жестовый язык).

– Дополнительные материалы, которые вы, возможно, предложите участникам и слушателям после окончания мероприятия.

Когда вы точно знаете, когда, как и с какими приглашенными специалистами пройдет ваше мероприятие, можно переходить к следующим шагам.

Составление программы

Если у вас готов список приглашенных экспертов, известны даты и время проведения мероприятия, можно составить подробную таблицу, в которой будут:

– поминутное расписание дня/дней онлайн-мероприятия с перерывами и запасом времени на организационные и технические заминки;

– название сессий/выступлений;

– имена и фамилии экспертов, модераторов;

– варианты замены спикеров;

– ссылки на онлайн-платформу для технических специалистов;

– ссылки на разные сессии;

Доступ к этой таблице должен быть у всех членов команды организаторов.

Разработка фирменного стиля мероприятия

Если у вас есть возможности и/или внутренние ресурсы для того, чтобы оформить мероприятие в фирменном стиле, обязательно сделайте это. Посмотрите, как это сделали коллеги из московского Музея космонавтики

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

О научной конференции «Философия зайца» https://www.gazeta.ru/science/2014/06/21_a_6079385.shtml (дата обращения 17.12.2020)

Вернуться

2

Такой календарь событий есть, например, на сайте АНО «Идеи для музеев». В нем мы публикуем информацию о российских и зарубежных профессиональных музейных очных и онлайн мероприятиях.

Вернуться