Inhalt IHK-Musterlösungen Veranstaltungsorganisation (Veranstaltungskaufleute)

A. VORWORT

B. Der Autor

C. Informationen zur Prüfung

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2010 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2011 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2011/12 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2012 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2012/13 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2013 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2013/14 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2014 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2014/15 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2015 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2015/16 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2016 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2016/17 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2017 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2017/18 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2018 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2018/19 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2019 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

IHK-Abschlussprüfung Winter 2019/20 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

A. VORWORT

Dieses Spezial-Skript gibt Antworten auf folgende Fragengebiete

 Welche Fragenarten kommen im offenen Teil der Abschlussprüfung für Veranstaltungskaufleute (IHK) auf mich zu und wie muss ich meine Antworten im ungebundenen Teil formulieren, um alle Punkte zu bekommen?

 Wie können Antworten inhaltlich und formal aufgebaut bzw. strukturiert werden?

 Auf welchen Kriterien basiert die konkrete Punkteverteilung durch den Prüfer?

Ein Aspekt ist in der Prüfungsvorbereitung äußerst unangenehm:

Man kann zwar die Original-IHK-Prüfungen beim Fachverlag bestellen, und das bezüglich der gebundenen Kästchen-Fragen sogar inklusive einer Auflistung der richtigen Lösungsantworten; doch leider sind keine Musterlösungswege dabei. Und das Allerwichtigste fehlt: Die Lösungsansätze für die ungebundenen Fragen im Prüfungsteil 1.1 (Veranstaltungsorganisation), die den Prüfern der regionalen IHK als Leitfaden für die Korrektur der in Aufsatzform beantworteten Prüfungsteile dienen.

Wie soll ich nun als Azubi wissen, welche Antworten die richtigen in den vergangenen Prüfungen waren?

Hier soll das vorliegende Spezial-Skript helfen. Wir haben für die aktuellen Prüfungen von Sommer 2010 bis Winter 2019/2020 die gestellten Aufgabensätze als Kurzzusammenfassung (Synopsis) zusammengestellt und veröffentlichen für jede einzelne Aufgabe einen Lösungsansatz, der zum orientierenden Vergleich mit den eigenen Antworten im Verlauf der Prüfungsvorbereitung dienen soll.

Das Special-Interest-Internetportal eventpruefung.de stellt ein einzigartiges Angebot mit umfangreichen und verifizierten Hintergrundinformationen sowie didaktisch optimierten Vorbereitungsmaterialien dar, mit denen sich Veranstaltungskaufleute und Eventmanager sorgfältig auf die IHK-Prüfungen vorbereiten können.

Weitere Informationen zu uns und unseren Lernkonzepten finden sich unter:

www.eventpruefung.de

Wir freuen uns über das Interesse und wünschen viel Erfolg beim Studium der Unterlagen!

Köln, im Herbst 2020, Marco Gödde

Herzlichen Dank an Miriam Herrmann für die unterstützende Mitwirkung bei der Erstellung dieses Buchs.

Weitere spezialisierte Schulung und Materialien zur IHK-Prüfungsvorbereitung

Klausurenkurs zur Prüfungsvorbereitung (inklusive IHK-Prüfungssimulation)

Trainingskurse/Repetitorien zur Vorbereitung auf die IHK-Abschlussprüfung

Gastvorträge, Vorlesungen, Workshops und didaktische Konzepte zu Event, Medien und Marketing

Weitere Informationen unter: www.eventpruefung.de

B. Der Autor

Marco Gödde ist Inhaber der Eventagentur entropie event.medien.entertainment in Köln und führte als Mitarbeiter des Mannesmann Konzerns verantwortlich die Eventmarketing-Maßnahmen der Publikumsmarke o.tel.o (u.a. Cebit-Gesamtinszenierung 2001).

Bereits im Jahre 2002 entwickelt er ein Curriculum für die berufsbegleitende Vorbereitung auf die IHK-Abschlussprüfung "Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau".

Er veröffentlicht seit 2004 die relevante Berufsschulliteratur für das IHK-Berufsbild Veranstaltungskaufmann, entweder im Eigenverlag oder für den renommierten westermann Schuluchverlag (hier das Standardwerk Fachqualifikation für Veranstaltungskaufleute und das erfolgreiche Prüfungsbuch Veranstaltungskaufmann).

Neben seinem Universitätsabschluss als Magister Artium in Politikwissenschaft und Geschichte hat er einen weiteren international anerkannten Universitäts-Abschluss als Master of Arts in Erwachsenenbildung (Adult Education) erreicht.

Die Wiege seiner beruflichen Laufbahn ist das Theater. Er leitet seit Mitte der1980iger Jahre das Kölner Musikkabarettprojekt Heiter bis Wolkig. Er schrieb, inszenierte oder produziert neben Produktionen für ARD, WDR, RTL etc. Familienmusicals wie z.B. "Kalle Blomquist - Das Musical" und "Der Regenbogenfisch - Das Musical". Er konzipierte und inszenierte u. a. die Live-Tourneen des Comedians Matze Knop (Richie Knop) und betreute als Bühnenregisseur Projekte z.B. mit Jürgen Becker und Hajo Schumacher.

Künstlerische Schwerpunkte setzt Marco Gödde in den Bereichen Regie / Inszenierung und kreative Konzeptentwicklung bei Business und Public Events. Heute wird Marco Gödde neben seiner Regie- und Produktionstätigkeit als spezialisierter Trainer und Fachdozent angefragt. Er engagierte sich ehrenamtlich in Prüfungsausschüssen für Veranstaltungskaufleute und Veranstaltungsfachwirte der IHK.

goedde@eventpruefung.de

1 Auflage © 2020 eventpruefung.de

Alle Rechte vorbehalten. Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung der Urheber. Im Besonderen ist jede Vervielfältigung sowie die gewerbsmäßige Nutzung ohne Genehmigung untersagt. Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne Einwilligung eingescannt oder in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

C. Informationen zur Prüfung

Allgemeines zu den ungebundenen Fragen (Offene Antwortform)

Im ersten Prüfungsteil Veranstaltungsorganisation (1.1) werden sogenannte ungebundene Fragen gestellt, die in kurzer Aufsatzform, stichwortartig oder tabellarisch beantwortet werden sollen.

Praxis- Tipp

Hier ist es, wie in den in den danach folgenden Prüfungsteilen verwendeten gebunden Fragen (Antwort in Kästchenform) erst einmal sehr wichtig, die Fälle und die dazu gehörigen Fragen genauestens, d. h. im Zweifel Wort für Wort zu lesen. Dazu muss man sich auch auf die Fragen einlassen. Bitte dabei unbedingt und immer versuchen, den Blickwinkel des Prüfers zu erfassen, aus dem die Frage gestellt ist.

Versuche dafür, in den Kopf des Prüfers zu kriechen.

Es lohnt sich, zwei verschieden farbige Textmarker mitzunehmen.

Mit Farbe 1 markiert man sich während oder nach dem ersten Lesen die wichtigsten Aussagen im Fall

Mit Farbe 2 markiert man den Fragesatz

Bitte trainieren, immer präzise auf den Fragesatz zu antworten, um nicht auf die falsche Fährte zu geraten. Und beim Beantworten immer kurz gegen zu kontrollieren, ob man auch immer noch die Frage beantwortet.

Gut ist es, eine strukturierte Antwort abzuliefern:

- bei Aufsatzform die Technik Einleitung / Hauptteil / Abschlusssatz

- bei Auflistungen vom Wichtigen zum Unwichtigen

- Bei Tabellen die Definitionszeile und evtl. -spalte logisch füllen und die Felder systematisch nutzen

Bei stichwortartigen Antworten bitte immer genügend Worte schreiben!

Es macht übrigens keinen Sinn, mit Schrot zu schießen, wenn man etwas nicht genau weiß. Nicht Masse sondern gezielte Klasse ist hier gefragt. Wenn vier Aspekte gefragt sind, dann bitte auch nur vier nennen – und zwar in einer wertigen Reihenfolge. Der IHK-Prüfer darf nur die ersten vier Aspekte werten – sollten acht genannt sein, davon unter den ersten vier zwei falsche und unter den letzten vier drei richtige sein, darf der Prüfer nur die beiden richtigen unter den ersten vier werten!

Es lohnt sich immer, schön zu schreiben und überlegt zu antworten!

Der korrigierende Prüfer freut sich über eine professionelle Leistung mehr als über chaotisches Geschmiere!

Dazu ruhig das bereitgestellte Papier zum Vorschreiben nutzen. Dabei allerdings den Zeitdruck beachten!

Gezielt Fachworte streuen, allerdings nur, wenn Du auch genau weißt, was sie bedeuten!

Strategien für die Beantwortung der ungebundenen Fragen:

Das IHK-100-Punkte-System

Der IHK-Notenschlüssel:

Und los geht’s…

Das Musterunternehmen

Die Prüfung wird grundsätzlich aus der Perspektive einer virtuellen Full-Service-Eventagentur abgefragt:

Name, Geschäftssitz: Juniversal-Event GmbH, Unter den Eichen 69, 10987 Berlin, Handelsregister: Amtsgericht Berlin HR A 93705, Telefon: 030/1234567, Telefax: 030/1234568, GF: Martha Hardt

Unternehmensgegenstand: Planung und Durchführung von Messen, Kongressen, Konzert- und Eventveranstaltungen sowie Künstlervermittlung

Mitarbeiter: 25 Festangestellte, 10 freie Mitarbeiter, 5 Auszubildende

Abteilungen: Geschäftsleitung, Sekretariat, Projektabteilungen, Rechnungswesen/Controlling, Personal/Verwaltung

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2010 (Veranstaltungsorganisation 1.1

Synopsis:

In der Original-IHK-Aufgabe geht es um die Juniversal-Event GmbH, die eine Ausschreibung eines international agierenden Haushaltsgerätherstellers für einen Unternehmensauftritt auf der Internationalen Funkausstellung in Berlin 2010 (IFA) erhalten hat. Der global agierende Kunde stellt u. a. die sogenannte weiße Ware her (d. h. Küchen- und Badezimmergeräte), hat mehr als 15.000 Mitarbeiter und einen Gesamtumsatz von fast drei Milliarden Euro.

Rahmeninformationen zur IFA:

Bei der jährlich stattfindenden Verbraucherausstellung IFA Berlin handelt es sich um eine Veranstaltung, die sowohl Endverbraucher (B2C) als auch Firmenkunden (B2B) anspricht. Sie lässt sich in die Ausstellungsbereiche Home Entertainment, Audio Entertainment, Home Appliance, My Media und Communication und Technology & Components einteilen. Die letzte von der FKM (Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen) geprüfte IFA Berlin verzeichnete 2008 eine Bestellsumme von über 3 Mrd. € bei 122.000 m² vermieteter Ausstellungsfläche mit 1.245 Ausstellern, davon 803 aus 63 Ländern.

Es wurden insgesamt 215.000 Teilnehmer gezählt, davon 104.000 Fachbesucher. Ein Eckstand kostete 158,50 € pro m². Wie in jedem Jahr findet die IFA Berlin Anfang September an sechs Tagen auf dem Messegelände Berlin statt.

Informationen zur Ausschreibung:

Das Gesamtbudget für den Auftritt des Kunden als Aussteller beträgt 500.000,00 €, davon sind 60.000,00 € verplant für die Standmiete, 20.000,00 € für die Standarchitektur, sowie 300.000,00 € für den Standbau bzw. die Standgestaltung.

Bei der Standplanung soll neben Firmenkundenbereichen auch eine Endverbraucheransprache verortet werden; darüber hinaus soll der Stand offen gestaltet sein.

Beteiligungsziele:

Im Fokus steht die Präsentation des aktuellen umweltfreundlichen Produktportfolios, vor allem derjenigen preisgekrönten Geräte, die jüngst den „Red Dot Award“ erhielten.

Stammkunden sollen dabei ebenso wie neue Kunden angesprochen und gewonnen werden, sowohl Fachhändler als auch Privatkunden. Die angestrebte Bestellsumme (das Ordervolumen) liegt bei 2,3 Millionen Euro.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen

1. Aufgabe (ca. 35 Minuten Bearbeitungszeit, 40 Punkte)

Die Juniversal Event GmbH nimmt an der Ausschreibung teil. Dafür werden weitere Informationen vom potentiellen Kunden benötigt.

Frage 1.1 (10 von 40 Punkten

Es sollen zehn Inhalte eines Briefings genannt werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 10 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Inhalte können genannt werden (zehn davon nennen):

- Unternehmensrelevante Daten, wie z. B. Marktstärke Wirtschaftsbereich, Mitarbeiterzahl, Unternehmensausrichtung, Zielgruppen, Corporate Identity / Corporate Design, Kommunikationsziele

- Messerelevante Daten, wie z. B. Budgethöhe, Messebeschreibung, Messebeteiligungsziele, bisherige Erfahrungen und Auftritte, Lage der Halle und des Standes

- Inhaltsrelevante Daten, wie z. B. Exponatauswahl, technische Bedingungen und Vorstellungen, Bühnenprogrammideen, Anregungen und Wünsche von Kundenseite

- Standrelevante Daten, wie z. B. Messestandelemente, Art und Aufteilung des Standes, Größe des Standes, Standfunktion, Personalausstattung

- Rahmenbedingungen, wie z. B. Unterbringung, Anreise, Logistik vor Ort

Frage 1.2 (6 von 40 Punkten)

Das Briefing liegt nun vor. Es sollen drei wichtige Aspekte für die Planung der Aufteilung des Messestandfläche aufgezeigt und begründet werden. Dabei sollte vor allem beachtet werden, dass man sowohl Endkunden als auch Firmenkunden erreichen möchte.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

Frage 1.3 (12 von 40 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.3

Nun soll ein knapp über 500 m² großer, quadratischer Eckstand inszeniert werden (22,5 x 22,5 m²). Dafür soll eine sinnvolle Flächenaufteilung in passende Funktionsbereiche konzipiert und visualisiert werden. Mindestens gefordert werden die folgenden Vorgaben:

- Fläche für Ausstellungsstücke (Induktions-Elektroherd, Geschirrspüler, Waschmaschinen, Trockner etc.)

- Veranstaltungsbereich

- Meetingräume

- Empfangscounter

- Lager

Es soll eine skizzenhafte Aufrisszeichnung mit Legendenangaben erstellt werden.

Bis zu 12 Punkte für die schlüssige Zeichnung (Details bewerten)

Lösungsansatz

Kriterien zur Bewertung:

- Mindestanforderungen berücksichtigt?

- Klare Trennung der Bereiche?

- Richtige Bezeichnungen?

- Standmaße realitätsnah?

Mögliche Zeichnung Messestand:

Frage 1.4 (4 von 40 Punkten)

Es soll erklärt werden, wie sich auf eine Präsentation beim Auftraggeber vor Ort vorbereitet wird.

Bis zu 4 Punkte für vier richtige Erläuterungen

Lösungsansatz

Um eine erfolgreiche Präsentation beim Auftraggeber erfolgreich durchzuführen, ist die Berücksichtigung der folgenden Aspekte hilfreich:

- Rechtzeitige Klärung der örtlichen Gegebenheiten

- Ausführliches Rückbriefing mit dem Kunden

- Zielorientiertes Vorbereitungsgespräch zur Konzeptpräsentation

- Gutes Vorbereiten und Trainieren des Vortrags

- Verwendung eigener, erprobter und funktionierender Technikkomponenten

- Erstellung und Ausdruck von Konzeptpräsentationen auf Papier

Frage 1.5 (8 von 40 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.5

Für die anstehende Konzeptpräsentation beim Kunden soll auch eine vorläufige Kostenkalkulation vorgenommen werden, genauer: eine Aufteilung des Gesamtbudgets in Höhe von 500.000,00 €. Allerdings soll diese Aufteilung nicht nach den Briefingvorgaben im obigen Sachverhalt vorgenommen werden, sondern anhand der folgenden Übersicht des Branchenverbandes AUMA:

39 % Standbau/-ausstattung/-gestaltung, 21 % Personal- und Reisekosten, 20 % Grundkosten, 12 % Standservice und Kommunikation, 5 % sonstige Kosten, 3 % Transport und Entsorgung.

Achtung: Die Beträge sollen in eine vorgefertigte Tabelle eingetragen werden. Hier taucht allerdings noch zusätzlich zu den oben angegebenen Kostenbereichen der Faktor Agenturleistung auf.

Es soll also eine vorläufige Budgetierung unter Berücksichtigung den (nicht näher bezifferten) Agenturleistungen kalkuliert werden.

Je bis zu 1 Punkte für die richtige Berechnung der sieben Bereiche und des Gesamtergebnisses

Lösungsansatz

Es müssen zunächst Agenturleistungen inkl. Handlungskostenzuschlag und Gewinn festgelegt und errechnet werden, z.B. in Höhe von 30 % (also 150.000,00 €).

Der Restbetrag wird dann nach dem AUMA-Schlüssel verteilt (jeweils x % von 350.000,00 €).

Mögliche Lösung:

Auch andere korrekte Verteilungsberechnungen sind möglich, z.B. mit 20 % Handlungskostenzuschlag und Gewinn.

2. Aufgabe (ca. 15 Minuten Bearbeitungszeit, 16 Punkte)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 2

Es wird ein aufmerksamkeitsstarker Eckstand im Ausstellungssegment IFA Home Appliance angestrebt. Zwar sollen nun gemäß der Anmeldeunterlagen ausführliche Angaben gemacht werden, nur eine genaue Standpositionierung kann nicht erfolgen.

Frage 2.1 (2 von 16 Punkten)

Es soll begründet werden, warum Aussteller keine Wunschposition festlegen können.

Bis zu 2 Punkte für die schlüssige Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Messeveranstalter sind – historisch bedingt – dazu verpflichtet, wenn möglich alle Bewerber für Standflächen zuzulassen. So müssen erst eine angemessene Zeit lang alle Ausstellerbuchungen gesammelt werden, um dann den zur Verfügung stehenden Platz gerecht zu verteilen. Zwar gilt das Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, aber bzgl. Standposition und auch Standgröße dürfen keine Aussteller unangemessen bevorzugt werden. Es gilt das Gleichbehandlungsprinzip: Erst den Platz gerecht auf- bzw. verteilen, dann die Platznummer mitteilen.

Frage 2.2 (4 von 16 Punkten)

Es soll anhand von zwei Aspekten erklärt werden, warum eine verbindliche Standkonzeption erst erfolgen kann, wenn eine genaue Standposition zugewiesen wurde.

Je bis zu 2 Punkte für jede schlüssige Erklärung

Lösungsansatz, z.B.

(2 Aspekte auswählen und erklären)

Eine Feinplanung im Detail kann muss generell an den vorhandenen Platz angepasst werden.

Mögliche Aspekte, die eine genaue Standkonzeption beeinflussen, sind

- Lage: Besucherlaufrichtung, Wegeführung, Position potenzieller Wettbewerber, Nähe zu Anschlüssen, Hängepunkte

- Größe: Seitenlängen, Nachbarstände, Blickperspektiven

- Inhaltliche Vorgaben: Präsentationsbereiche, Ausstellungsstücke, Schwerpunktlegungen

- Messevorgaben: Sicherheitsregularien, Höhenbegrenzungen, Lautstärkeregelungen

Frage 2.3 (10 von 16 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 2.3

Acht Monate vor dem Messetermin sollen folgende Meilensteine in einem Projektablaufplan sortiert werden: „Begleitende Kommunikationsmaßnahmen einleiten, Auftrag an Messebaufirma, Mailing an Kunden/Einladungen, Hosts/Hostessen schulen, geordneter Abbau, Übergabe des Messestandes durch Messebauer, Hotels optionieren, Besucherbefragungen, Pressekonferenz, Abnahme des Standes durch Messegesellschaft, Standparty, Nachbereitung und Erfolgskontrolle, Auswahl der Messebaufirma, Anforderung von Kommunikationsleitungen/Strom/Wasser bei der Messegesellschaft, Standpersonal festlegen, Exponatauswahl.“

Formulartabelle:

Es soll in diese vorgefertigte Tabelle näherungsweise eine Zeitplanung eingetragen werden.

Bis zu 10 Punkte anteilig für die richtige Zuordnung

Lösungsansatz, z.B.

3. Aufgabe (ca. 8 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)

Frage 3.1 (6 von 9 Punkten)

Es sollen drei Vorschläge für vorbereitende Kommunikationsmaßnahmen gegenüber Fachbesuchern genannt und begründet werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die schlüssige von 3 Begründungen

Lösungsansatz, z.B.

(3 Vorschläge auswählen und begründen)

- Anzeigenschaltung in Fachmedien, um Fachpublikum anzusprechen

- Personalisierte Einladung mit Eintrittsgutschein, um eine Besuchsentscheidung zu erleichtern

- Lancieren von redaktioneller Berichterstattung, um imageorientierte Aufmerksamkeit zu erzeugen

- Einträge in Messemedien, um die Besucher zum Stand zu bekommen

- Webseitenpräsenz, um zu informieren

Frage 3.2 (3 von 9 Punkten)

Es sollen drei Vorschläge genannt werden für begleitende Kommunikationsmaßnahmen zur Endkundenansprache.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Kommunikationsmaßnahmen können genannt werden (drei davon nennen):

- Haltestellen-, Straßenbahn-, Taxi- und Außenwerbung

- Rundfunk-Spots

- Anzeigen in Publikumsblättern

- Gewinnspiele im Vorfeld

- Kombination mit bestehenden Kampagnen

- Social Media Kampagnen

- Kooperationswerbung mit Handel und Vertrieb

- Messeaufsteller, Pop-Up-Belegungen

4. Aufgabe (ca. 12 Minuten Bearbeitungszeit, 14 Punkte)

Frage 4.1 (8 von 14 Punkten)

Es sollen 4 Anforderungen an das Standpersonal erklärt werden.

Je 1 Punkt für die richtige von 4 Nennungen, je 1 Punkt für die schlüssige von 4 Erklärungen

Lösungsansatz, z.B.

(4 Anforderungen auswählen und erklären)

- Fremdsprachenkenntnisse: Nötig für die Kommunikation mit ausländischen Besuchern

- Fachwissen im Segment, Erfahrung: Gut für die Beratung

- zielgruppenadäquates Erscheinungsbild: Günstig für die Ausstrahlung

- freundliches offenes Wesen: Optimal für eine abschlussorientierte Gesprächsführung

Frage 4.2 (6 von 14 Punkten)

Es sollen drei mögliche personalbedingte Risiken genannt und Lösungsmöglichkeiten erläutert werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die schlüssige von 3 Erläuterungen

Lösungsansatz z.B.

(3 Risiken auswählen und Beschränkung erläutern)

5. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)

Frage 5 (14 von 14 Punkten)

Es sollen sechs Punkte für die Planung und Vorbereitung einer vorangehenden Pressekonferenz genannt und drei davon ausführlich begründet werden.

Je bis zu 1,5 Punkte für die richtige von 6 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

(6 Punkte nennen und 3 davon erläutern)

6. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 4 Punkte)

Frage 6.1 (2 von 4 Punkten)

Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmen für die Unfallverhütung genannt werden, wenn im Stand ein 30 cm hohes Podest eingebaut ist, das sich nicht erkennbar vom Untergrund ab.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung

Lösungsansatz

Signalband, Rampe/Treppe

Frage 6.2 (2 von 4 Punkten)

Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmen für die Absicherung ausgestellter hochwertiger Haushaltsgeräte genannt werden

Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung

Lösungsansatz

Diebstahlsicherung, geschultes Bedienpersonal, Abstandsmaßnahmen, Bewachungspersonal

7. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 8 Punkte)

Frage 7.1 (6 von 8 Punkten)

Es sollen drei Vorschläge für die Messeerfolgsmessung genannt und ihre Durchführung erläutert werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

- Besucherzählung und –dokumentation durch dafür abgestellte Mitarbeiter

- Besucherbefragung und Feedback-Dokumentation sowie –Auswertung durch Marktforschungsinstitut

- Dokumentierter Messe-Lead-Prozess mit Follow-Up-Szenario durch Standbesatzung und Vertriebsmannschaft

- Dokumentation der Kontakte und Vertragsabschlüsse sowie des Ordervolumens durch die Standleitung

- Analyse des Geräteverkaufs im Nachmesse-Zeitraum durch Vertriebsabteilung

Frage 7.2 (2 von 8 Punkten)

Es sollen zwei Möglichkeiten genannt werden, in welcher Form die Zielerreichung dem Auftraggeber dokumentiert werden kann.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 2 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

- Diagramme und aufstellende Abbildungen

- Zitierte Kundenaussagen

- Fotobericht, Videodokumentation

IHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

Synopsis:

Die Juniversal-Event GmbH gehört seit drei Jahren einem Branchenverband an. Dieser plant für den Nikolaustag im nächsten Jahr (6. Dezember 2011) die jährlich stattfindende Verbandsgala in Hamburg, bei der ausgesuchte Business-Event-Konzepte des Vorjahres ausgezeichnet werden, die von Mitgliedsunternehmen in die Realität umgesetzt wurden. Eingeladen werden sollen zu dieser ausgelassenen Feier in der Regel bis zu 300 Besucher aus der Agenturenszene, von Zulieferern und aus der Fachpresse.

Die Ausrichtung wird im November 2010 verbandsintern als bezahlte Wettbewerbspräsentation (Pitch) an drei Mitgliedsagenturen ausgeschrieben. Als Projektmanagerin arbeiten Sie bei der Juniversal und sollen das Konzept für die Pitch-Präsentation zum 15. Januar 2011 vorbereiten. Hierbei treten noch zwei weitere Agenturen aus Köln und Hamburg an.

(Anmerkung des Autors: Realitätsnahe Vorlage für diesen IHK-Sachverhalt ist der damals noch existierende Verband FME – Forum Marketing Eventagenturen. Dieser richtete jährlich den EVA – Eventaward aus; hier wurden in verschiedenen Kategorien ausgewählte Eventmarketing-Konzeptionen von Mitgliedern prämiert. Tatsächlich wurde jedes Jahr ein interner Pitch ausgeschrieben und die jeweilige Gewinneragentur organsierte dann den entsprechenden Award.)

Das Kurzbriefing

Datum: 6.12.2011, ab 19 h

Teilnehmerzahl: ca. 300 Besucher

Ort: Hamburg, in angesagter Location

Programmwünsche: Moderatoren-Duo, Impulsvortrag durch Key-Note-Speaker, Preisverleihung in fünf Bereichen, Networking-Possibilities, kurze Künstlergigs, Cateringbuffet, fette Party am Schluss

Die ausgeschriebene Gala soll bereits zum zehnten Mal stattfinden.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, rechtliche Rahmenbedingungen, Nachbereitung von Veranstaltungen

1. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 18 Punkte)

Frage 1.1 (6 von 18 Punkten)

Im Rahmen des Rückbriefings sollen sechs Charaktermerkmale möglicher Gäste genannt werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen

Lösungsansatz

(Der Prüfer fragt hier eher allgemeine Zielgruppenmerkmale für diese Veranstaltung ab. Folgende Merkmale können genannt werden - sechs davon, ggf. strukturiert, nennen):

- Persönliche Merkmale: Lebensalter, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Religion

- Gesellschaftliche Merkmale: Milieu, Status, Bildungsstand

- Berufliche Merkmale: Branche, Funktion im Unternehmen, Eventbezug, Spezialisierung

Frage 1.2 (4 von 18 Punkten)

Es sollen zwei potenzielle Ziele für das Event aufgeschrieben werden, die der „SMART“-Formel entsprechen.

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 2 Formulierungen

Lösungsansatz

SMART-Formel = Ziele sollen zu Projektbeginn spezifisch, messbar, angemessen, realistisch bzw. relevant und terminiert formuliert werden, dann im Rahmen des Projektmanagements laufend überprüft und anschließend nachbereitet werden.

Eine mögliche Lösung:

Spezifische Zielformulierung: Neben möglichst allen Mitgliedsagenturen sollen auch Entscheider von großen Kundenunternehmen sowie die relevante Fachpresse teilnehmen.

Messbare Ziele: Es sollen über 300 Teilnehmer angemeldet sein, von denen auch über 280 tatsächlich anwesend sind; selbst um Mitternacht sollen noch über 200 Besucher mitfeiern.

Angemessenes (erreichbares) Ziel: Als Top-Act soll ein angesagter deutscher Popstar auftreten.

Realistisches/relevantes Ziel: Das vorgegebene Budget soll nicht überschritten werden.

Terminierung: Ein Projektplan mit Meilensteinen wird erstellt, laufend aktualisiert und eingehalten.

Frage 1.3 (3 von 18 Punkten)

Es sollen drei Ausprägungen angegeben werden, die internationale Gäste betreffen.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe

Lösungsansatz, z.B.

- Bestimmte kulturelle Verhaltensweisen

- Besonderheiten beim Catering (Berücksichtigung lokaler und ggf. religiös bedingter Essgewohnheiten)

- Evtl. Dolmetschen oder Simultanübersetzung von Programmpunkten

- Lange Anreise, Anforderungen an die Unterbringung, Organisation von Transfers, ggf. Berücksichtigung der potenziellen Zeitverschiebung

Frage 1.4 (5 von 18 Punkten)

Es sollen fünf Fragen gestellt werden, die nach dem jetzigen Stand des Briefings noch offen, aber dennoch wichtig für das Konzept sind.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Frage

Lösungsansatz, z.B.

- Welche kommunikativen Ziele stehen im Mittelpunkt?

- Gibt es bereits ein Motto, einen Claim oder ein Leitmotiv für die Veranstaltung?

- Sind bereits Locations in der Vorauswahl?

- Soll sich auch um die Anreise und Unterbringung der Gäste gekümmert werden?

- Ist die künstlerische und inhaltliche Ausgestaltung frei, welche konkreten Vorgaben gibt es?

- Wie hoch ist das Budget und welche Leistungen umfasst es im Detail?

- Gibt es aufgrund des jährlichen Zyklus bereits feste Dienstleister oder Partner, z.B. bei der Veranstaltungstechnik oder beim Catering?

- Welche Leistungen sollen die Agentur konkret übernehmen bzw. arrangieren?

- Ist die Agentur Generalunternehmer oder berechnen die Zulieferer direkt an den Auftraggeber (Verband)?

Anmerkung: Es empfiehlt sich, Wiederholungen zu vorherigen Antworten zu vermeiden.

2. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)

Es sollen sechs Bestandteile eines Konzeptes angegeben werden. Zusätzlich soll der Bestandteil herausgestellt und begründet werden, der dafür ausschlaggebend sein könnte, dass unser Konzept sich durchsetzt.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe, bis zu 4 Punkte für die schlüssige Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Ein Konzept, das als Grundlage für die Präsentation dient, kann folgendermaßen gegliedert

sein:

1. Deckblatt mit Inhaltsübersicht, eventuell auch Kurzvorstellung der Agentur

2. Ausgangslage

3. Zielgruppe

4. Aufgabe / (Kommunikations-)Ziel

5. Idee / Motto / Story / Leitmotiv

6. Strategie

7. Umsetzung / Programm (einzelne Maßnahmen)

8. Ablauf (inklusive Ablaufplan), ggf. Projektplan

9. Details (Location, Acts, Catering, Teilnehmermanagement)

10. ggf. Alternativen / Add-Ons

11. Budgetübersicht / Kalkulation

Bestimmender Bestandteil, z.B.:

Grobkalkulation: Hier ist ausschlaggebend, ob es der Agentur gelingt, mit ihrer Idee bereits in dieser frühen Budgetierungsphase im Kostenrahmen zu bleiben. Es sollte stets vermieden werden, die Kostengrenze z.B. aufgrund einer zu aufwendigen Inszenierungsidee zu überschreiten.

Story / Motto / Dramaturgie: Eine überzeugende Grundidee, die sich bestenfalls als roter Faden durch die Eventinszenierung zieht und sich in einem knackigen Motto oder in einem attraktiven Leitmotiv bündelt, ist eine gute Grundlage, um den Kunden zu überzeugen, unsere Konzeption auszuwählen.

Programm: Ein hochwertiger, stimmiger und den Kommunikationszielen entsprechender Programmablauf motiviert den Kunden dazu, uns den Zuschlag zu geben.

Locationauswahl: Das Anbieten eines exklusiven, passenden und attraktiven Veranstaltungsorts kann als gute positive Antwortgrundlage dienen.

3. Aufgabe (ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit, 36 Punkte)

Frage 3.1 (15 von 36 Punkten)

Folgende Visualisierung des Projektablaufs wird vorgegeben:

Es sollen hierzu 15 wichtige Arbeitsschritte chronologisch aufgelistet werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 15 Eintragungen

Lösungsansatz, z.B.

Bis 15. Januar 2011 (Wettbewerbspräsentation)

- Briefing und Rebriefing

- Konzeption inkl. Kalkulation

- Programmplanung

- Konzeption inkl. Ressourcenrecherche (Lösungen, Kosten, Dienstleister und Lieferanten)

- Booklet und Handout erstellen und vorbereiten

- Präsentation inkl. erster Projekt- und Ablaufpläne

- Erstellung Angebot

- Option von Ressourcen/Lieferanten/Dienstleistern

Ende Januar bis Ende Februar 2011 (Phase nach Vertragsschluss, Feinkonzeption)

- Auftragsvergabe (Bestellung), Einsparpotentiale verhandeln, Auftragsbestätigung, Vertragsunterzeichnung

- Feinkalkulation

- Detailplanung inkl. sich konkretisierender Raum- und Ablaufplanung

- Vertragsabsprachen mit Locations, Künstlern, Referenten, Zulieferern

- Vorab-Begehung der Location

- Optionen absagen oder bestätigen

- Projektteam zusammenstellen, Projektplan erstellen

- Rück- und Absprachen mit dem Kunden

Bis Ende Juli 2011 (Planungsphase)

- Organisation/Produktion/Umsetzung inkl. Beauftragung der Lieferanten

- Fortlaufender Soll-Ist-Vergleich

- Einladungsszenario

- Erarbeitung des Beteiligten-Briefings (Produktionsriders)

Bis Anfang November 2011 (Organisationsphase)

- Regieplan erarbeiten

- Fortgeführte Absprachen mit Kunden und Dienstleistern

- Künstler- und Moderatorenbriefing

- Erstellen von audiovisuellen Elementen bzw. Einspielern

- Erstellen von Veranstaltungsmaterialien (Bühnenbild, Dekoration, Informationsunterlagen/Handouts)

Bis 1. Dezember (Vorbereitungsphase)

- Gesamtablaufbesprechung

- Vorbereitung Produktionsbesprechung, Kundenabnahme und Ablaufregie

- Proben

- Logistikvorbereitung

- Ggf. Aufbaubeginn

Frage 3.2 (9 von 36 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.2

Der Kunde sich nun für die X-Hall entschieden.

Datenblatt X-Hall

Es sollen fünf Punkte angegeben werden, die bei einer Vorab-Begehung vor Ort abgestimmt werden müssen, davon sollen zwei ausführlich begründet werden.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 5 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für jede richtige von 2 Begründungen

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Punkte können angegeben werden (5 auswählen und 2 begründen):

- Abgleich von Lage und Qualität der vorhandenen technischen Ausstattung mit den Technical Ridern der gebuchten Dienstleister und Künstler

- Verortung Backstage inkl. Lagerflächen von Kisten und logistischem Material

- Stromausstattung: Lage und Absicherungshöhe der Stromanschlüsse und Sicherungen

- Veranstaltungstechnik: Bühnenlage und -größe, Hallenakustik, Lichtausstattung sowie Bestuhlungsvarianten und Möbelausstattung, Sichtbehinderungen

- Anlieferungsbedingungen, Ladewege, Etagen, Treppen und Wege

Ausgewählte ausführliche Begründung, z.B.:

- Ein Abgleich von Lage und Qualität der vorhandenen technischen Ausstattung mit den Technical Ridern der gebuchten Dienstleister und Künstler ist nötig, um die Machbarkeit der Programmplanung zu analysieren und um herauszufinden, ob alles so umgesetzt werden kann, wie es geplant ist. Problemlösungen können gesucht und gefunden werden.

- Ein genaues Ausloten der Anlieferungsbedingungen und konkretes Begehen und Planen von Ladewegen speziell unter der Berücksichtigung von Schwellen, Stufen bzw. Treppen und engen Durchgängen ist hilfreich, um einen schnellen und reibungslosen Auf- und Abbau zu garantieren.

Frage 3.3 (12 von 36 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.3

Folgender Grundriss der X-Hall liegt Ihnen vor:

Auf der Basis dieses Plans wurde unter Einbringung der Kundenwünsche folgender Bestuhlungsplan entworfen:

Der vorliegende Bestuhlungsplan soll überprüft und vier Fehler erläutert werden.

Je bis zu 3 Punkte für die richtige von 4 Erläuterungen

Lösungsansatz, z.B.

(4 aussuchen und erläutern)

- Möbel und Stehtische blockieren den Fluchtweg, Verstoß gegen Sicherheitsbestimmungen und Versammlungsstättenverordnung.

- Der Abstand der Tische zur Bühne könnte etwas höher sein sein, um den Abstand zum Publikum energetisch zu optimieren.

- Die Anzahl der Stehtische ist zu hoch und nimmt zu viel Platz weg.

- Die Anordnung des Catering-Buffets führt zu Zugangsproblemen zum Getränkeausschank, ein freier Zugangsweg sollte geschaffen werden.

- Die Tanzfläche ist klein, eng und liegt nicht nah genug an der Bühne, das motiviert nicht zur Nutzung derselben.

- Eine Gruppe ist durch die Stehtische von den anderen abgegrenzt und zu weit weg, um eine gute Sicht auf die Bühne zu haben.

- Die Stehtische reduzieren und mit den unteren Bankett-Tischen tauschen, ggf. ein bis zwei Bankett-Tische hinzufügen.

4. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 4

Es stellt sich heraus, dass Sie auch als Projektleiterin vor Ort agieren dürfen. Der Aufbau ist am Tag des Events mittags abgeschlossen. Bei Ihrer anschließenden Begehung achten Sie auf das Einhalten von Sicherheitsbestimmungen und sehen sich zudem die Ausstattung der Künstlergarderoben an.

Frage 4.1 (4 von 10 Punkten)

Es sollen vier grundlegende Sicherheitsbestimmungen genannt werden, zu deren Einhaltung Sie verpflichtet sind.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 4 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

- Das höchst zulässige Fassungsvermögen (berechnet anhand von Kriterien wie Veranstaltungsfläche, Bestuhlungsart und Anzahl und Breite der Rettungswege) darf nicht überschritten werden

- Zwischen den Bankett-Tischen muss ein Abstand von mindestens 1,50 m eingehalten werden.

- Alle Fluchtwege und -türen müssen breit genug, unverbaut und begehbar sein.

- Brandschutzbestimmungen müssen eingehalten werden, Stoffe und Vorhänge müssen z.B. nach Brandschutzklasse B1 schwer entflammbar sein

- Ein Räumungskonzept muss vorliegen

Frage 4.2 (6 von 10 Punkten)

Es sollen sechs nötige Ausstattungselemente der Künstlergarderobe angegeben werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

- Funktionale und bequeme Sitzgelegenheiten, Tische, Stühle, Lounge- und Couchmöbel

- Toilette und Dusche

- Abschließbarer Schrank

- Garderobe

- Beheizung

- Tages- oder Grundlicht

- Großer Spiegel, Schminkspiegel mit Beleuchtung

- Kühlschrank und Cateringfläche

- Großzügige Kofferablage

- Bügelbrett und Bügeleisen

- Künstlerische Dekorationselemente

- Zeitschriftenablage

- Computertisch inkl. Stromanschluss und W-Lan

- Handtücher und Seifen

5. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 26 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 5

Für den Programablauf werden zwei internationale Künstler engagiert:

- Der katalonische Pianisten José Martinez soll ein zeitlich und inhaltlich klar umgrenztes Programm darbieten für 1.450,00 € Auszahlungsbetrag

- Der britische Walking Act Johnny Walker mit einer Vertragsgage von 950,00 €

Frage 5.1 (6 von 26 Punkten)

Es soll angegeben und begründet werden, welche Vertragsart lt. BGB jeweils vorliegt.

Je bis zu 3 Punkte für die richtige von 2 Zuordnungen und Begründungen

Lösungsansatz

- Mit José Martinez wurde ein Werkvertrag abgeschlossen, da ein Ergebnis definiert wurde und somit ein Leistungserfolg abgesprochen ist.

- Bei Peter Walker liegt ein (selbstständiger) Dienstvertrag vor, da eine Tätigkeit geschuldet wird.

Frage 5.2 (6 von 26 Punkten)

Es soll die abzuführende Ausländersteuer inkl. Solidaritätszuschlag je Künstler ermittelt werden.

Je bis zu 3 Punkte für die richtige von 2 Ermittlungen

Lösungsansatz

José Martinez:

Auszahlungsbetrag vereinbart in Höhe von 1.450,00 € (= Ausländernetto), d.h. 18,80 % darauf aufschlagen: 1.450,00 € x 18,8% = 272,60 €

Johnny Walker:

Vertragsgage vereinbart in Höhe von 950,00 € (= Ausländerbrutto), d.h. 15,825 % davon abziehen: 950,00 € x 15,825% = 150,34 €

Frage 5.3 (6 von 26 Punkten)

Es soll fallbezogen die Höhe Künstlersozialabgabe ermittelt werden (2011 lag der Satz bei 3,9% der Berechnungsgrundlage).

Bis zu 6 Punkte für die richtige Ermittlung

Lösungsansatz

Berechnung der KSA von der jeweiligen Vertragsgage (Ausländerbrutto):

1. Ermittlung von Ausländerbruttobetrag bei José Martinez:

1.450,00 € + 272,60 € =1.722,60 €

2. Ermittlung Ausländerbruttobetrag für beide Künstler:

1.722,60 € + 950,00 € = 2.672,60 € (Bemessungsgrundlage)

2. Ermittlung KSA (3,9 % von Bemessungsgrundlage):

2.672,60 € x 3,9% = 104,23 €

Frage 5.4 (4 von 26 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 5.4

Leider wurde das Event aus Agentursicht recht knapp kalkuliert: 41.000,00 € Gesamtkosten zzgl. 15% Agenturhonorar von 6.150,00 €. Künstlerbezogene Nebenkosten in Höhe von insgesamt 1.095,63 € wurden dabei nicht berücksichtigt (alle Werte netto).

Es soll ermittelt werden, um wie viel Prozent das kalkulierte Agenturhonorar sinkt.

Bis zu 4 Punkte für die richtige Ermittlung

Lösungsweg

6.150,00 € = 15 %

1.095,63 € = x %

1.095,63 € x 15 = 2,67 %

6.150,00 €

Das Honorar der Agentur verringert sich um 2,67 %.

Frage 5.5 (4 von 26 Punkten)

Es sollen vier Maßnahmen zur Qualitätskontrolle der Veranstaltung genannt werden.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 4 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

- Presseauswertung

- Social Media Auswertung

- Feedback der Beteiligten Dienstleister, Kundenfeedback

- Rückmeldung der Teilnehmer durch marktforschungsbasierten Fragebogen

- Manöverkritik

- Überprüfung der SMART-Ziele

- Evaluation des Projektmanagements

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2011 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

Synopsis:

Dieses Mal geht es um das alkoholfreie Traditionsgetränk „Alptraumlimonade“ aus Österreich. Dort ist dieses bereits seit 1950 vertriebene Erfrischungsgetränk bei jedermann bekannt; in Deutschland soll es jedoch erst ab Anfang 2012 auf den Markt kommen - verfügbar ist es hier bisher nur vereinzelt als Direktimport im spezialisierten Handel.

Die Markteinführung

Der österreichische Produzent hat Berlin als Testmarkt bestimmt, bevor die bundesweite Markteinführung startet. In der Bundeshauptstadt tanzt der Bär nicht nur im Wappen des Stadtstaates; der Berliner Bär tanzt auch als Kulturelite und trendsetzende Subkultur in den angesagtesten Clubs und Kneipen der Republik. In Berlin sollen recht kurzfristig knapp 500 Szene-Lokale beliefert werden; außerdem soll die Produktmarke in Getränkemärkten, im Einzelhandel sowie in Supermärkten umfassend präsent zu sein.

Die Kick-Off-Veranstaltung

Im November 2011 soll die Alptraumlimonade einem ausgewählten Berliner Fachpublikum schmackhaft gemacht werden. Die Juniversal-Event GmbH soll dieses Event planen, durchführen und nachbereiten. Folgende Briefingangaben bekommt die Eventagentur genannt:

Budget: 35.000,00 €

Teilnehmerzahl: ca. 200 Personen

Location: Typische Berliner Eventgastronomie

Programmvorgaben: Die drei Markenbotschafter stellen gemeinsam mit der Geschäftsführung das Produkt vor.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen

1. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 6 Punkte)

Die Juniversal Event GmbH ist seit 2009 Mitglied im der Qualitätsgemeinschaft „Initiative Service Qualität Deutschland“. Es soll mittels drei Aspekten erläutert werden, warum der österreichische Produzent sich für die Juniversal-Event GmbH als zertifizierte Eventagentur entschieden hat.

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 3 Erläuterungen

Lösungsansatz

3 Aspekte erläutern, z.B.:

2. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)

Frage 2.1 (6 von 10 Punkten)

Die Veranstaltung findet statt als „eine begleitende Marketingkommunikationsmaßnahme des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Erschließen neuer Absatzmärkte“.

Es soll nun erklärt werden, welche Maßnahme der integrierten Kommunikation vorliegt; zudem soll eine Abgrenzung zu weiteren Kommunikationsinstrumenten vorgenommen werden.

Bis zu 6 Punkte für die richtige Erklärung und Abgrenzung

Lösungsansatz

(Anmerkung des Autors: In diesem Fall sind zwei Antworten begründet möglich. In der Original-IHK-Musterlösung wird eine Einordung in die Verkaufsförderung präferiert; genauso gut lässt sich die Veranstaltung aber auch als Eventmarketingmaßnahme klassifizieren.)

Maßnahme einordnen und abgrenzen, z.B.:

Das Event ist eine Maßnahme der Verkaufsförderung.

Zur Verkaufsförderung, auch Promotion oder Sales Promotion bzw. Handelsmarketing genannt, zählen ergänzende, zeitlich punktuell eingesetzte Instrumente, die den Absatz stimulieren sollen, häufig direkt am Point of Sale (POS, Verkaufspunkt). Die Verkaufsförderung umfasst Maßnahmen und Methoden zur Unterstützung des Verkäufers, zur Förderung des Hinein- und Hinausverkaufs im Handel und zur sofortigen Auslösung des Kaufentscheids am Verkaufsort. Sie wendet sich nicht immer direkt an den Endverbraucher, sondern informiert und motiviert auch den Verkaufs- und Handelsbereich. Im vorliegenden Fall handelt es sich im Besonderen um eine Handelspromotionsmaßnahme (Trade Promotion bzw. Sales Promotion), u.a. wird hier der Groß- bzw. der Einzelhandel informiert, geschult, unterstützt und motiviert durch eine - hoffentlich mitreißende - Produktpräsentation.

Abgrenzung: Es handelt sich im Kern nicht um klassische Werbung, Sponsoring, einen Messeauftritt oder Onlinemarketing. Schnittstellen gibt es sicherlich zu Methoden und Wirkmechanismen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und des Dialogmarketings. Allerdings kann die Veranstaltung auch als Marketing Event im Rahmen des Eventmarketing-Engagements des Unternehmens betrachtet werden.

(Oder:)

Das Event ist ein Marketing Event im Rahmen des Eventmarketing (externes Vertriebs-Kick-Off).

Eventmarketing - auch Livekommunikation genannt - bezeichnet Maßnahmen, bei denen mithilfe von Marketing Events (Business Events) Produkte, Dienstleistungen oder Unternehmen am Markt platziert und die Kaufbereitschaft der Kunden geweckt werden sollen. Oder bildlich ausgedrückt: Eventmarketing ist die Summe der Marketing Events, die zur Absatzförderung durchgeführt werden. Eventmarketing ist also der Dachbegriff für veranstaltungsbezogene Tätigkeiten zur strategischen und operativen Anlage sowie zur Durchführung von Marketing-Events. Ein Marketing-Event ist dabei die Bezeichnung für eine bestimmte Veranstaltung, zum Beispiel - wie im vorliegenden Fall - eine Produktpräsentation mit Incentive-Charakter.

Abgrenzung: Es handelt sich im Kern nicht um klassische Werbung, Sponsoring, einen Messeauftritt oder Onlinemarketing. Schnittstellen gibt es sicherlich zu Methoden und Wirkmechanismen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und des Dialogmarketings. Allerdings kann die Veranstaltung auch als Verkaufsförderungsmaßnahme im Rahmen des Handelsmarketing-Engagements des Unternehmens betrachtet werden.

Frage 2.2 (4 von 10 Punkten)

Es soll erklärt werden, worauf man unter Zugrundelegung des integrierten Kommunikationsansatzes im Besonderen achtgeben sollte.

Bis zu 4 Punkte für die richtige Erklärung

Lösungsansatz, z.B.

Als integrierte Kommunikation bezeichnet man gemeinhin die strategische und konkrete Abstimmung von Kommunikationsmaßnahmen aufeinander: die richtige Dosis zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Form für, die richtige Zielgruppe. Integrierte Kommunikation bedeutet konkret, die Kommunikationsmaßnahmen aufeinander abzustimmen, das heißt miteinander zu vernetzen, miteinander zu verzahnen und im Sinne der wechselseitigen Befruchtung zu gestalten, um ganzheitlich agierend eine höhere kommunikative Wirkung zu erzeugen.

Für unser Event bedeutet dies, die Veranstaltung räumlich, zeitlich, formal und inhaltlich mit anderen Maßnahmen in den anderen Kommunikationskanälen zu verbinden bzw. zu vernetzen. Typischerweise spielen dabei folgende Bereiche eine fruchtbare Rolle:

- Einbindung des Corporate Designs

- Einbettung in die klassische Werbung, das Onlinemarketing und die Öffentlichkeitsarbeit (PR)

- Einbeziehung der aktuellen Claims, Kampagnen und Kommunikationsschwerpunkte

3. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 12 Punkte)

Frage 3.1 (6 von 12 Punkten)

Im Rahmen des Rebriefings werden weitere offene Themen angesprochen. Zunächst sollen Teilzielgruppen für das Event definiert werden.

Bis zu 6 Punkte für drei oder sechs richtige Nennungen

(Anmerkung des Autors: Wie so oft in den offenen Teilen der IHK-Prüfungen soll hier lediglich eine Konkretisierung der bereits im Sachverhalt genannten Zielgruppen vorgenommen werden.)

Lösungsansatz, z.B.

- Wirte bzw. Eigentümer von lokalen, relevanten gastronomischen Betrieben

- Mitarbeiter von Event- und Promotionagenturen

- Vertreter der Getränkegroßhändler

- Vertreter des Einzelhandels

- Entscheider aus Politik und Wirtschaft

- Journalisten der Fach- und Publikumspresse

- Influencer, Blogger, Personen des öffentlichen Lebens

Frage 3.2 (6 von 12 Punkten)

Ein Montag im November 2011 wird als Termin präferiert. Es soll begründet werden, warum dieser Wochentag sich anbietet.

Bis zu 6 Punkte für die richtige Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Der Montag ist in der Gastronomie häufig ein Ruhetag, so dass erstens zügig und kostengünstig ein freies Lokal als Veranstaltungsort gefunden werden kann und zweitens die Vertreter der Zielgruppe auch entsprechend Zeit haben dürften. Selbst bei geöffneten Lokalen (in Berlin durchaus üblich) ist der Montag in der Regel ein vergleichsweise umsatzschwacher Wochentag, so dass die Entscheider ihr eigenes Unternehmen auch mal verlassen können sollten.

4. Aufgabe (ca. 15 Minuten Bearbeitungszeit, 16 Punkte)

Frage 4.1 (6 von 16 Punkten)

Das Einladungsszenario soll sicherstellen, dass auch wirklich 200-wertige Besucher teilnehmen. Es sollen neben dem Corporate Design sechs Mindestinformationen eines Einladungsschreibens genannt werden.

Je bis zu 1 Punkt für jede von 6 richtigen Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

(6 von den genannten Inhalten auswählen)

- Veranstaltungsdaten: Anlass, Datum, Uhrzeit, Dauer, Location, Adresse, Ablaufinformationen

- Rückmeldedaten: Fristen, Ansprechpartner, Kontaktinformationen, Anfahrtsbeschreibung

- Formulardaten mit Angaben zum Teilnehmer inkl. Stellung im Unternehmen

- Grafische Gestaltungselemente: Fotos, Logos, Layout

Frage 4.2 (4 von 16 Punkten)

Nun soll nachvollziehbar ermittelt werden, wie viele Zielgruppenvertreter bei einer Ausfallquote von ca. 30% eingeladen werden müssen, um 200 Teilnehmer zu generieren.

Bis zu 4 Punkte für die richtige nachvollziehbare Berechnung

Lösungsansatz

(Anmerkung des Autors: Bitte Rechenweg angeben und Antwortsatz bilden.)

Einzuladende Besucher (x) = 100 %, 200 Besucher = 70 %.

200 / 70 x 100 = 285,71

Es müssen mindestens 286 PAX geladen werden, damit bei einer Ausfallquote von ca. 30 % mindestens 200 Teilnehmer kommen werden.

Frage 4.3 (6 von 16 Punkten)

Es sollen zwei konkrete Maßnahmen beschrieben werden, wie auch bei einem nicht ausreichenden Rücklauf die angestrebte Teilnehmerzahl von 200 zusagenden Kontakten erreicht werden kann.

Je bis zu 3 Punkte für jede richtige Beschreibung

Lösungsansatz, z.B.

(2 Maßnahmen beschreiben)

- Eine höhere Zahl von möglichen Teilnehmern ansprechen

- Vorzeitige aktive Ansprache durch die Markenbotschafter

- Langfristiger Versand eines Terminblockers

- Persönliche telefonische Akquise (Nachtelefonieren)

Eine weitere Einladungswelle auslösen

5. Aufgabe (ca. 15 Minuten Bearbeitungszeit, 16 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 5

Als Location wurde ein Restaurant ausgewählt, welches in dem angesagten Stadtbezirk Friedrichshain-Kreuzberg liegt. Der Gastraum könnte wie folgt gestaltet werden:

Frage 5.1 (4 von 16 Punkten)

Es sollen zwei Kriterien beschrieben werden, warum eine Machbarkeitsstudie vom Technik-Verantwortlichen anhand der Grundrisse und Konzeptionsvorschläge gemacht werden sollte.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 2 richtigen Beschreibungen

Lösungsansatz, z.B.

- Es sollte im Rahmen einer technischen Machbarkeitsstudie vor allem fundiert geprüft werden, ob alle Sicherheitsbestimmungen der relevanten Verordnungen erfüllt sind bzw. werden können; hier sind vor allem die jeweils gültige Versammlungsstättenverordnung sowie die geltenden berufsgenossenschaftlichen Vorschriften zu nennen, im Speziellen die DGUV 17 (früher: BGV C1). Aspekte wie Fassungsvermögen, Fluchtwege, Brandschutzvorschriften, Sanitäranlagen und Bestuhlungspläne spielen dabei eine wichtige Rolle.

- In einer Machbarkeitsstudie spielt es in der Regel auch eine wichtige Rolle, zu überprüfen, ob die in den Konzepten und Aufrisszeichnungen gemachten Pläne auch mit der Wirklichkeit übereinstimmen bzw. in der Wirklichkeit problemlos umsetzbar sind.

Frage 5.2 (6 von 16 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 5.2

Die folgenden zwei unterschiedlichen Aufrisszeichnungen liegen vor:

Variante 1:

Variante 2:

Es soll anhand von zwei Argumenten für eine der beiden Möglichkeiten votiert werden.

Je bis zu 3 Punkte für jede von 2 schlüssigen Argumenten

Lösungsansatz, z.B.

(Anmerkung des Autors: Es können für beide Varianten gute Argumente gefunden werden.)

Argumentation Variante 1:

- Das Buffet ist hier logistisch betrachtet besser zu bestücken und liegt zentraler, Buffetstaus sind hier nicht zu erwarten – bei Variante 2 ist das Buffet logistisch betrachtet schlechter zu bestücken und liegt nicht zentral, Buffetstaus sind hier zu erwarten

- Die Bühne ist zwar einigermaßen gut gelegen, es fehlt aber durch die Lage des Buffets evtl. Platz für alle Besucher im Hauptraum

- Der abgetrennte bestuhlte Raum lädt zur Geselligkeit ein

Argumentation Variante 2:

- Die Bühne kann durch die andere Lage des Buffets im Vergleich zu Variante 1 optimaler eingesehen werden, hier finden auch alle Besucher im Raum mit der Bühne Platz

- Die Stehtische schaffen mehr Platz für die Besucher und ermöglichen eine zwanglosere Atmosphäre

- Die unteren Tische befinden sich nicht wie in Variante 1 in einem abgetrennten Raum (dort ist das eventdramaturgisch problematisch)

- Das Buffet ist abgetrennt vom Programm verortet

Frage 5.3 (4 von 16 Punkten)

Es soll erklärt werden, was ein Maßstab von „1:150“ aussagt.

Bis zu 4 Punkte für eine richtige Erklärung

Lösungsansatz

1 cm im Bauplan bedeuten 1,5 m in der Wirklichkeit.

Frage 5.4 (2 von 16 Punkten)

Es soll begründet werden, warum der Hinweis „Alle Maße sind vor Ort zu prüfen“ so wichtig ist.

Bis zu 2 Punkte für die richtige Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Grundrisspläne müssen nicht immer den vorhandenen Gegebenheiten 1 zu 1 entsprechen. Es kann vorkommen, dass in der Location neuere oder nicht bzw. anders verzeichnete Einbauten vorhanden sind.

6. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 6

Folgender vorläufiger Abendablaufplan liegt vor:

Sinnvolle Änderungen sollen erläutert und begründet werden.

Bis zu 10 Punkte für die richtige Erläuterung mit schlüssiger Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Zu Beginn sollte nach der Begrüßung erst ein knackiger Vortrag des Marketingleiters gehalten werden, um die Inhalte zu vermitteln. Danach bedient die Eröffnung des Buffets die verpflegungsorientierten, aber auch kommunikativen Bedürfnisse der Besucher (Networking). Nach dem Buffet können die Marketingbotschafter vorgestellt werden. Der Künstlerauftritt würde dann das Gesamtprogramm abrunden – es darf gefeiert werden.

7. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 12 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 7

Den Künstlerauftritt bestreitet eine äußerst attraktiv aussehende Tiroler Harfenspielerin, begleitet von zwei gut gebauten Musikern, die u.a. die typisch alpenländische Zither bedienen - das Ganze als Neuinterpretation moderner Popmusik.

Die Künstlerin hat einen Vertrag mit der Juniversal-Event GmbH. Mit dem Künstlermanagement wird eine alles abdeckende Auszahlungsgage in Höhe von 5.000,00 € ausgemacht. Der Flug von Österreich nach Berlin für 350,00€ wird jedoch von dem Veranstalter bezahlt. Veranstalter ist der Limonadenproduzent (auftraggebender Kunde), die Agentur macht diesem ein Angebot und stellt später ihre Eigenleistungen sowie die angefallenen Fremdkosten in Rechnung.

Frage 7.1 (8 von 12 Punkten)

Es sollen die aus den zusätzlichen Angaben zu Aufgabe 7 ableitbaren Kosten nachvollziehbar ermittelt werden, die dem Auftraggeber durch die Agentur angeboten und später in Rechnung gestellt werden. Dabei berücksichtigt werden sollen alle direkt für den Auftritt anfallenden Steuern und Abgaben.

Bis zu 8 Punkte für die richtige und nachvollziehbare Ermittlung

(WICHTIG - Anmerkung des Autors: Hier soll zunächst die Ausländersteuer und dann die Künstlersozialabgabe berechnet werden. Weitere Beträge – im Besonderen der bei einer solchen Angebotskalkulation übliche Handlungskostenzuschlag, ein Gewinnaufschlag sowie die Umsatzsteuer spielen keine Rolle, da nur nach der aus den aus den Angaben ableitbaren Kostenaufstellung gefragt wird.)

Lösungsansatz, z.B.

Es wurde ein Ausländernettobetrag als Auszahlungsgage vereinbart.

1. Ermittlung des Ausländerbruttobetrags (als Bemessungsgrundlage für die Künstlersozialabgabe): 5.000,00 € + 18,8% = 5.940,00 €

2. Ermittlung der Künstlersozialabgabe für 2011: 5.940,00 € x 3,9% = 231,66 €

Zu veranschlagende Gesamtkosten lt. Angaben: 5.940,00 € + 231,66 € = 6.171,66 €

Frage 7.2 (4 von 12 Punkten)

Es soll begründet erläutert werden, welche weiteren Gebühren für die Musikdarbietungen (Künstlerauftritt sowie Hintergrundmusik) anfallen und zu welchem Zeitpunkt eine entsprechende Anmeldung erforderlich ist.

Jeweils bis zu 2 Punkte für die richtige Erläuterung mit schlüssiger Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Die Nutzung urheberrechtlich geschützter Musikwerke muss rechtzeitig vor dem Event bei der GEMA angemeldet und lizensiert werden (GEMA = Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte – vertritt die Interessen von Komponisten, Textdichtern, Bearbeitern und Musikverlagen sowie von deren Rechtsnachfolgern).

Neben dem Tarif für aufgeführte Livemusik muss für die bei der Hintergrundmusik genutzte Tonträgerabspielung zusätzlich ein GVL-Aufschlag gezahlt werden, der auch von der Gema vereinnahmt und dann an die GVL weitergeleitet wird (GVL = Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten – vertritt die Interessen der angeschlossenen Interpreten und Tonträgerhersteller).

8. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 4 Punkte)

Es sollen zwei Maßnahmen angegeben werden, die durch geltende Nichtraucherschutzgesetze bei Veranstaltungen (auch geschlossenen Veranstaltungen in gastronomisch genutzten Gebäuden) zu berücksichtigen sind.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 2 richtigen Angaben

Lösungsansatz, z.B.

(2 Maßnahmen auswählen)

- Es muss grundsätzlich eine Gesundheitsgefährdung von Personal und Gästen vermieden werden – generelles und ausgewiesenes Rauchverbot in Innenräumen.

- Ggf. Ausweisung baulich abgetrennter und gekennzeichnete Raucherbereiche

- Unter Umständen Einrichtung eines Außenbereichs für Raucher

9. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 6 Punkte)

Es sollen drei funktionierende Give-Aways zur Ausgabe auf der Kick-Off Veranstaltung vorgeschlagen werden.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 6 sinnvollen Vorschlägen

Lösungsansatz, z.B.

(3 Vorschläge auswählen)

- Produktproben, z.B. Mini-Limonadeflaschen

- Werbeartikel für den Einsatz im eigenen Laden (Untersetzer, Becher, Servietten)

- Österreichtypische Kleinprodukte mit Erinnerungswert (z.B. Alpenpanoramapostkarten, Mozartkugeln)

- Informationsbroschüren

10. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 8 Punkte)

Im Rahmen einer Evaluation sollen jeweils zwei Maßnahmen für eine kurz- und mittelfristige Erfolgsmessung erläutert werden.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 4 richtigen Erläuterungen

Lösungsansatz, z.B.

Kurzfristige Erfolgsmessung:

- Anzahl und Struktur der Besucher

- Feedback der Besucher

- Feedback des Kunden

- Manöverkritik

Mittelfristige Erfolgsmessung:

- Auswertung des Bestellvolumens bei gewonnen Neukunden, Abgleich mit den Teilnehmerdaten

- Anzahl vereinbarter Vertreterbesuche

- Absatzzahlen im Berliner Markt im Folgezeitraum

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