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ISBN 978-3-95982-071-4

© 2017 by Markt+Technik Verlag GmbH

Espenpark 1a

90559 Burgthann

Produktmanagement Christian Braun, Burkhardt Lühr

Herstellung Jutta Brunemann

Korrektorat Alexandra Müller

Covergestaltung David Haberkamp

Coverfoto fotomek – Fotolia.com

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Outlook kann viel mehr, als nur Ihre E-Mails zu verwalten

3. Den Überblick über die Aufgaben behalten

Übung: Ziele definieren

4. Darstellung optimieren

Lesebereich

Aufgabenbereich

5. Fingereingabe

6. So behalten Sie die Übersicht

7. Mit Unterbrechungen umgehen

8. Planen und Organisieren

Kategorien erfassen

Aufgaben erledigen

Aufgabe wieder als unerledigt kennzeichnen

Fälligkeitsdatum und Priorität bearbeiten

Workflow-Modell

E-Mails in Aufgaben umwandeln

Mails als Termin

Mails mit Nachverfolgung

Mails auf dem Handy

E-Mail-Knigge

E-Mails formatieren

Sinnvolle Betreffzeilen definieren

9. So halten Sie Ihre Mailbox schlank

Aufräumen-Funktion

Die Cc-Mail-Plage

10. So mailen Sie sicher

11. Nachrichten organisieren in Ordnern

Ordner anlegen

Nachrichten suchen

Die Outlook-Suchordner

12. Prioritäten vergeben und Aktivitäten planen

Aufgaben im Kalender festlegen

Warum wir gern Aufgaben aufschieben

Tricks gegen die Aufschieberitis

13. Wie Sie zu mehr Zeit kommen

Vermeiden Sie Zeitfresser

Freie Termine anzeigen

14. Es ist alles Ansichtssache

Ansicht erstellen mit Suche nach Wörtern im Betreff

Erledigte Aufgaben nicht anzeigen

Bearbeitbares Feld erstellen

15. Aufgaben delegieren

16. Mit Regeln arbeiten

Regel Newsletter

Regel Cc-Mails

Benachrichtigungen bei wichtigen Mails

17. Bedingte Formatierungen

Mails nur für mich farblich kennzeichnen

18. Abwesenheitsassistent

19. Tipps und Tricks für Outlook 2016

Nachrichtenoptionen

Bcc-Zeile

Übermittlung verzögern

Rechtschreibprüfung

Intelligente Suche

Interessante Programmoptionen

Die E-Mail-Formate

Mails mit Anhängen

E-Mails mit Links zu Dateien

Abstimmungsschaltflächen

Antworten auswerten

Clutter

SmartTags

Outlook-Signatur

Mails in einen Termin einfügen

QuickSteps

20. Öffentliche Nachricht

21. Kalender

Neuen Termin erstellen

Der Unterschied zwischen Terminen, Ereignissen und Aufgaben

Zeitzonen

Termine effizient festlegen, ändern und löschen

Termine suchen

22. Richtlinien

23. Praktische Tastenkombinationen

Glossar

Literatur

Stichwortverzeichnis

1. Einleitung

Der globale E-Mail-Verkehr wächst jährlich um 5 %. Schon jetzt verbringt ein Mitarbeiter im Schnitt jeden Tag etwa zwei Stunden mit dem Abarbeiten von E-Mails. Das ergibt zusammengerechnet einen ganzen Tag in der Woche.

Die Datenflut nimmt laufend zu. Vor ein paar Jahren war die Regel, dass sich die Datenmengen alle fünf Jahre verdoppeln. In den neuesten Studien dazu heißt es, dass Sie nun bereits alle zwei Jahre mit einer Verdoppelung der Daten in Ihrem Bereich rechnen müssen. Jede Sekunde wird mehr Inhalt ins Internet geladen, als ein einzelner Mensch in einem ganzen Jahr zur Kenntnis nehmen kann.

Zusätzlich stehen Geräte zur Verfügung, die Sie selbst unterwegs nutzen können. Der Griff zum Smartphone ist zum Reflex geworden. Nach einer Studie des Beratungsunternehmens Deloitte schauen 36 % der Mobilfunknutzer innerhalb von 15 Minuten nach dem Aufwachen auf ihr Mobiltelefon.

Ähnlich sieht es am Ende des Tages aus. Innerhalb der letzten Viertelstunde vor dem Zubettgehen checkt jeder Dritte noch mal sein Handy. Pro Tag schaut ein Mensch im Schnitt ca. 25-mal auf sein mobiles Gerät – Internet-Junkies sogar bis zu 80-mal.

Neue Arbeitstechniken stehen zur Verfügung. Immer mehr Angestellte können wählen, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Es wird verlangt, immer erreichbar zu sein. Die Zahl der Burn-outs nimmt zu.

Wir müssen dringend Techniken lernen, die uns helfen, diese Flut an Informationen zu organisieren. Wir müssen uns fragen, was überhaupt sinnvoll ist. Muss man zum Beispiel sofort alles stehen und liegen lassen, wenn eine neue Nachricht eintrifft? Langsam erfolgt in diesem Bereich ein Umdenken. Die Devise lautet: »Work smarter not harder«.

Jeden Tag verschwenden Unternehmen Hunderte von Arbeitsstunden mit ergebnislosen Besprechungen. Meetings haben sich zum Zeitfresser Nummer eins entwickelt. So verbringen Top-Manager etwa zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, das mittlere Management rund 50 % und die unteren Führungskräfte immerhin noch ein Viertel ihrer Zeit.

Outlook ist ein geniales Werkzeug, das Sie dabei unterstützt, Ihre geschäftlichen und privaten Aufgaben zu meistern, und die verfügbare Zeit optimal zu nutzen. Damit meine ich keineswegs, dass Sie sich noch mehr Arbeit aufhalsen sollen. Ganz im Gegenteil. Ich finde es wichtig, dass wir wieder lernen, zu entschleunigen und uns Zeit für uns selbst zu gönnen. Diese freie Zeit ist enorm wichtig, um entspannen zu können und auf neue Ideen zu kommen.

In diesem Buch zeige ich Ihnen verschiedene Techniken und versorge Sie mit Ideen, wie Sie diese Herausforderungen angehen können.

Dieses Buch ist für Anwender gedacht, die bereits die ersten Schritte mit Outlook gewagt haben und nun mit vielen Tipps und Tricks die Vorzüge dieses Programms nutzen möchten.

2. Outlook kann viel mehr, als nur Ihre E-Mails zu verwalten

Vertrauen Sie Ihre Aufgaben und Ziele Outlook an. Es ist ein sehr befreiendes Gefühl, wenn man die Gedanken in Outlook abladen kann – besonders, wenn man weiß, dass unser Kurzzeitgedächtnis nicht sehr zuverlässig ist.

Drei Viertel der Anwender arbeiten nur mit dem E-Mail-Teil von Outlook, was sehr schade ist. Mit Outlook kann man wunderbar eine Schaltzentrale erstellen, die hilft, den Überblick zu bewahren.

Haben Sie gewusst: Pro Tag haben Sie ca. 50.000 Gedanken, die in Ihrem Hirn herumschwirren. Man unterscheidet zwischen bewusstem und unbewusstem Gedächtnis. Das bewusste Gedächtnis hat leider nur eine limitierte Kapazität. Ein normaler Mensch kann sich im Schnitt an vier Dinge bewusst erinnern. Das unbewusste Gedächtnis hat keine Limits und kennt leider auch keine Deadlines.

Bewusstes und unbewusstes Gedächtnis.

Vor Kurzem wurde ich wieder an die Grenzen des bewussten Gedächtnisses erinnert. Ich reiste mit dem Zug zu meinem Kunden. Ich musste das Ticket entwerten, eine Gratiszeitung mitnehmen und die Post einwerfen. Die Post trug ich den ganzen Tag mit mir herum. Ich hatte eine Schlagzeile in der Gratiszeitung gelesen, und schon wurde der Gedanke »Post einwerfen« verdrängt. In einem Artikel las ich, dass man sich in diesem Fall noch keine Sorgen machen muss, dement zu werden. Dass man hin und wieder etwas vergisst, ist ganz normal. Sorgen muss man sich erst machen, wenn man seine Schuhe sucht und diese dann am nächsten Tag im Kühlschrank findet.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Informationen niederzuschreiben. Die Outlook-Aufgaben eignen sich hervorragend als Sammelstelle. Erfassen Sie alles, woran Sie sich erinnern müssen, in den Aufgaben. Verschwenden Sie keine Energie damit, sich an Sachen im Kopf zu erinnern. Von Albert Einstein wird erzählt, dass er sich nicht einmal an seine eigene Telefonnummer erinnern konnte. Darauf angesprochen, erwiderte er: »Warum soll ich damit Energie verschwenden? Ich kann meine Telefonnummer jederzeit nachschauen.« Recht hat er! So bleibt der Kopf frei für wichtige Sachen. Wenn Sie Hirntraining machen wollen, lernen Sie lieber eine Sprache oder machen einen Computerkurs.

Wenn der Kopf frei ist, kommen Ihnen vielleicht ganz interessante Ideen, die Sie sonst nicht hätten. Sie können nicht kreativ sein, wenn jede Minute verplant ist. Verwenden Sie die gewonnene freie Zeit zum Beispiel für einen Traumtag. Gehen Sie in die Natur, und lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf. Sie werden erstaunt sein, welche Ideen Sie auf einmal haben werden.

Erfassen Sie auch Ihre privaten Ziele. Heutzutage erlauben es die meisten Firmen, Outlook auch für private Termine und Aufgaben zu verwenden. Überprüfen Sie das Nutzungsreglement Ihrer Firma, und stellen Sie fest, in welchem Rahmen die private Nutzung erlaubt ist.

Verwenden Sie nun etwa zehn Minuten, um Ihren Kopf zu leeren. Erfassen Sie alles, woran Sie denken müssen, in den Outlook-Aufgaben. Kümmern Sie sich momentan noch nicht um Kategorien, Fälligkeiten oder Prioritäten. Hier ein paar Ideen, falls Ihnen gerade nichts in den Sinn kommt:

•Telefonate, die Sie erledigen müssen.

•Besorgungen, wie zum Beispiel Katzenfutter oder Stereoanlage kaufen.

•Meetings vorbereiten.

•Dokumente erstellen (Angebote, Protokolle etc.).

•Nachfassen bzw. Statusberichte einholen.

•Wünsche und Ziele.

•Kurse, die Sie besuchen möchten.

•Administration (Spesen einfordern, Stunden erfassen, Rechnungen schreiben).

•Geräte reparieren lassen.

Legen wir los:

1.Aktivieren Sie die Aufgaben.

Aufgabenbereich aufrufen.

In diesem Buch verwenden wir intensiv die verschiedenen Ansichten. Je nach Aufgabe stehen optimierte Darstellungen zur Verfügung. Im Register Ansicht können Sie die Ansichten aufrufen.

Register »Ansicht«

2.Wechseln Sie in die Ansicht Einfache Liste. Sie finden die Ansicht in der Ansichten-Leiste. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Ansicht ändern.

Ansicht »Einfache Liste«.

Es gibt standardmäßig zwei Bereiche: Vorgangsliste und Aufgaben.

Aufgaben:

Dabei handelt es sich um Outlook-Aufgaben.

Vorgangsliste:

Zusätzlich zu den Outlook-Aufgaben sehen Sie Aktivitäten, die mit anderen Programmen (SharePoint, OneNote etc.) erstellt wurden.

3.Erfassen Sie die Aufgabe im Feld AUFGABENBETREFF und bestätigen Sie mit . Die Aufgabe wird unten in der Liste angezeigt. Die erfassten Aufgaben werden automatisch der Kategorie Keine Angabe zugeordnet. Kategorien lernen Sie später in diesem Buch kennen.

Eine Aufgabe erfassen.

Wir verfolgen hier das Ziel Fitness verbessern. Erfassen Sie dazu ein paar Aufgaben:

Fitnessaufgaben.

3. Den Überblick über die Aufgaben behalten

In diesem Kapitel zeige ich Ihnen, wie Sie mit Outlook Ihre täglichen Arbeiten organisieren können. Ich selbst nutze dieses System schon seit einigen Jahren und kann nicht mehr darauf verzichten. Wenn Sie dieses System übernehmen, dann werden Sie nichts mehr vergessen und Ihre Aufgaben viel effizienter erledigen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Geld, weil Sie Leerläufe und Fehler vermeiden, die sehr viel Aufwand erfordern, um korrigiert zu werden. Sie können beruhigt in die Ferien gehen, weil Sie die Gewissheit haben, alles im Griff zu haben. Sie werden in Outlook Ihre Ziele und Aufgaben bzw. Aktionen erfassen. Dadurch wissen Sie immer, wo Sie stehen.

Der Unterschied zwischen Zielen und Aktionen

Die Ziele und Tätigkeiten müssen natürlich zuerst einmal erfasst werden. In einem ersten Schritt definieren wir, was ein Ziel und was eine Aktion ist. Das wird sehr oft verwechselt. Das Ziel ist das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Aktionen sind die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Ein Ziel beinhaltet meistens mehrere Aktionen.

Dazu ein Beispiel: Im Badezimmer muss eine defekte Glühbirne ausgewechselt werden. Wenn Sie ohne Vorbereitung in den Laden stürmen und die erstbeste Birne kaufen, dann werden Sie zu Hause höchstwahrscheinlich feststellen, dass Sie die falsche gekauft haben. Sie müssen nochmals in den Laden, um den richtigen Leuchtkörper zu kaufen. Das kostet Zeit und Geld. Wenn Sie zuvor ein paar Überlegungen anstellen, kommen Sie besser an Ihr Ziel, wieder Licht im Badezimmer zu haben. Zuerst definieren Sie das Ziel: Sie möchten wieder Licht im Badezimmer haben, um nicht mehr im Dunkeln zu stehen. Anschließend überlegen wir uns, mit welchen Aktionen Sie dieses Ziel erreichen können:

1.Wahrscheinlich müssen Sie zuerst eine Leiter organisieren, damit Sie überhaupt den defekten Leuchtkörper erreichen können.

2.Anschließend entfernen Sie die Glühbirne, um herauszufinden, welchen Typ Sie kaufen müssen.

3.Sie gehen in den Laden und kaufen den korrekten Artikel.

4.Wenn Sie wieder zu Hause sind, setzen Sie die Birne ein. Damit haben Sie also Ihr Ziel erreicht.

Ziele und Aktionen.

Aktionen dürfen keine Abhängigkeiten haben. In unserem Beispiel muss »Leiter organisieren« die erste Aktion sein, weil Sie nur mit einer Leiter die Glühbirne erreichen können – es sei denn, Sie sind über zwei Meter groß.

Übung: Ziele definieren

Nehmen Sie sich nun einen Moment Zeit, um Ihre Jahresziele zu überdenken, und geben Sie diese in den Outlook-Aufgaben ein. Denken Sie daran, dass ein Ziel folgende Punkte erfüllen muss: Ein Ziel muss motivierend, messbar und machbar sein. Das Ergebnis des Ziels muss klar definiert werden. Was wollen Sie wirklich erreichen?

•Ein Ziel wird längerfristig realisiert.

•Normalerweise benötigen Sie diverse Ressourcen. Ich benötige zum Beispiel jemanden, der dieses Buch durchlesen wird und Fehler korrigiert. Ich brauche einen Verlag, der das Buch veröffentlicht.

•Ein Ziel wird in mehrere unterstützende Projekte, auch Etappenziele genannt, unterteilt. Beispiel: Kunden akquirieren. Dazu braucht es zuerst das Projekt »Werbebroschüre erstellen«. Anschließend das Projekt »Werbeveranstaltung organisieren« etc.

•Ziele haben eine Deadline. Falls nicht, setzen Sie sich selbst eine. Ein weiteres Phänomen ist, dass man immer so viel Zeit braucht, wie man hat (Parkinsonsches Gesetz), darum setzen Sie sich Grenzen.

Hier ein paar Beispiele von geschäftlichen Zielen:

•Den Umsatz um 15 % steigern.

•Zehn neue Kunden akquirieren.

•Eine Ausbildung in Angriff nehmen.

•Die Zusammenarbeit im Team verbessern.

•Einen Messestand bei einer relevanten Messe planen.

Persönliche Ziele:

•Dreimal in der Woche ins Fitnessstudio gehen.

•Sechs Monate auf eine Weltreise gehen.

•Das Badezimmer renovieren.

Ziele lassen sich nachweislich besser erreichen, wenn man sie aufschreibt und ihren Fortschritt schriftlich verfolgt. Und genau dazu können Sie Outlook verwenden.

Man hört in diesem Zusammenhang immer wieder von der Harvard-Studie, die sich damit beschäftigt, ob es etwas bringt, sich Ziele zu setzen. Kurz zusammengefasst, geht es um Folgendes: Diese Fakultät hat ihre Studenten in drei Gruppen unterteilt: Gruppe 1 hat sich keine Ziele gesetzt. Gruppe 2 formulierte Ziele, aber nur mündlich. Gruppe 3 legte ihre Ziele schriftlich fest. Die Studenten wurden in die Arbeitswelt entlassen.

Nach ein paar Jahren wurde überprüft, wie erfolgreich die Studenten beim Erreichen der Ziele waren. Man tat dies, indem man ihre Gehälter analysierte. Gruppe 2 verdiente schon einiges mehr als Gruppe 1. Mit Abstand am meisten, Sie ahnen es sicher, verdiente Gruppe 3. Die übertraf Gruppe 2 um ein Vielfaches.

Diese Harvard-Studie ist aber ein Mythos. Ich habe sie im Internet nicht gefunden. Stattdessen habe ich aber eine andere Studie gefunden, die zum gleichen Ergebnis kam. Gail Matthews von der Dominican University of California hat diese Studie durchgeführt: http://www.dominican.edu/academics/ahss/psych/faculty/fulltime/gailmatthews/researchsummary2.pdf. Es lohnt sich also auf jeden Fall, Ziele aufzuschreiben.

4. Darstellung optimieren

Damit Ihnen die Arbeit mit Outlook einfach von der Hand geht, lohnt es sich, die Oberfläche umzubauen.

Diese können Sie flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Im Menü Ansicht finden Sie die verschiedenen Einstellungen.

Startbildschirm.

Menü »Ansicht/Wichtige Optionen«.

Lesebereich

Entscheiden Sie zum Beispiel, ob Sie den Lesebereich verwenden möchten. In den neueren Outlook-Versionen wurde der Lesebereich stark verbessert. Viele Aufgaben, zum Beispiel das Annehmen einer Einladung zu einem Meeting, können Sie direkt erledigen.

Lesebereich.

Eine Besprechungseinladung direkt im Lesebereich akzeptieren.

Sie können im Lesebereich auch direkt auf eine Mail antworten.

Im Lesebereich gleich antworten.

Direkt antworten.

Manche Anwender stören sich daran, dass kein eigenständiges Fenster geöffnet wird, wenn man auf Antworten klickt.

Mit einer Option können Sie das ändern.

1.Verzweigen Sie in die Optionen, die Sie im Datei-Register finden.

2.Im Bereich E-Mail scrollen Sie runter zu Antworten und Weiterleitungen.

3.Aktivieren Sie die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen.

Antworten sollen in einem eigenständigen Fenster verfasst werden.

Startparameter /nopreview

Standardmäßig wird der Lesebereich in jedem Ordner angezeigt. Möchten Sie die Vorschau grundsätzlich deaktivieren, müssten Sie das für jeden Ordner einstellen.

Schneller geht es über den wenig bekannten Startparameter /nopreview.

1.Erstellen Sie eine Programmverknüpfung auf dem Desktop. Dazu müssen Sie die Outlook-Programmdatei finden. Dies geht zum Beispiel mit einem rechten Mausklick auf das Outlook-Symbol.

2.Wählen Sie anschließend Mehr/Dateipfad öffnen.

Dateipfad zu Outlook 2016 öffnen.

1.Klicken Sie zuerst mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol und wählen Sie anschließend die Option Senden an/Desktop (Verknüpfung erstellen).

Outlook 2016.

Menü »Senden an«.

2.Lassen Sie sich den Desktop anzeigen, und suchen Sie die soeben erstellte Verknüpfung zu Outlook 2016.

3.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol und aktivieren Sie die Eigenschaften.

4.Im Feld Ziel ergänzen Sie den Startparameter /nopreview.

Startparameter /nopreview.

Aufgabenbereich

Entscheiden Sie, ob Sie den Aufgabenbereich nutzen möchten. Ich persönlich finde ihn sehr praktisch. Hier notiere ich alles, woran ich mich erinnern muss.

Elemente der Aufgabenleiste.

Es ist herrlich, diese Tätigkeiten bei Outlook abladen zu können. So können Sie loslassen und haben den Kopf frei für Wichtigeres.

Aufgabe oder Termin erfassen

Eine Aufgabe erfassen Sie, wenn Sie wissen, dass Sie etwas tun müssen, aber sich noch nicht im Klaren darüber sind, wann Sie sich mit diesem Thema beschäftigen können. Ist der Zeitpunkt bereits klar, dann erfassen Sie einen Termin.

Bei meiner bevorzugten Darstellung ist der Lesebereich ausgeblendet und die Aufgabenleiste eingeblendet.

Eingeblendete Aufgabenleiste.

5. Fingereingabe

Die Tablets sind da. Gerade habe ich mir ein Microsoft Surface angeschafft und bin begeistert. Es wurde zu meinem ständigen Begleiter. Bei Sitzungen kann ich sofort handschriftliche Notizen mit OneNote erfassen. Unterwegs zum Kunden lese ich darauf Bücher oder beantworte meine Mails.

Damit sich das Tablet gut mit der Hand bedienen lässt, empfehle ich Ihnen, die Fingereingabe zu aktivieren.

Wechseln zwischen Finger- und Mauseingabe.

Der ganze Bildschirm wird größer dargestellt, und eine Leiste mit praktischen Symbolen wird angezeigt. In der Schnellstartleiste befindet sich bereits das entsprechende Symbol.

Leiste für die Fingerbedienung.

Fingermodus ein- und ausschalten

Der Fingermodus wird mit dem Symbol Touch-/Mausmodus bei allen Microsoft-Office-Programmen ein- oder ausgeschaltet.

6. So behalten Sie die Übersicht

Sie können sich Ihre Mails auch nach Unterhaltungen anzeigen lassen. In diesem Fall orientiert sich das Programm an der Betreffzeile der Mail.

Egal, in welchem Ordner sich eine Mail befindet, sie werden alle an einem Ort aufgelistet.

1.Aktivieren Sie die Option Als Unterhaltungen anzeigen im Register Ansicht.

Option »Als Unterhaltungen anzeigen«.

2.Entscheiden Sie, ob Sie die Funktion nur in Diesem Ordner oder überall bzw. in Allen Postfächern einschalten möchten.

Wo soll die Unterhaltung angezeigt werden?

Die Mails zu dieser Unterhaltung werden aufgelistet. Auch Mails, die in einen Ordner verschoben wurden, werden angezeigt.

Standardmäßig öffnet Outlook den Posteingang. Weiter hinten in diesem Buch werden Sie lernen, sich nicht von den Mails terrorisieren zu lassen. Viel praktischer ist es, wenn Sie sofort den Kalender mit Ihren Aufgaben sehen.

Mails in der Ansicht »Unterhaltung«.

In der nächsten Übung erfahren Sie, wie Sie das Startverhalten von Outlook ändern können. Zusätzlich optimieren Sie die Darstellung, sodass Sie Ihre Ziele und Aktivitäten übersichtlich sehen.

1.Aktivieren Sie den Kalender, und wechseln Sie in Ihre bevorzugte Ansicht (Tages-, Wochen- oder Monatsansicht).

Aufgabenleiste einblenden und sortieren.

2.Stellen Sie sicher, dass die Aufgabenleiste eingeschaltet ist. Falls nicht, aktivieren Sie diese über das Menü Ansicht.

3.Starten Sie das Menü Datei, anschließend die Optionen, und wechseln Sie in den Bereich Erweitert.

4.Richten Sie den Kalender als Startordner ein, indem Sie auf Suche klicken.

5.Wählen Sie den Kalender.

Outlook-Startverhalten ändern.

6.Beenden und starten Sie Outlook. Sie werden feststellen, dass der Kalender mit den Aufgaben angezeigt wird.

7. Mit Unterbrechungen umgehen

Einer der größten Zeitfresser sind die ständigen Unterbrechungen. Dauernd kommen Hinweise, dass neue Mails, SMS oder Telefonate eingegangen sind. Ein Kollege steht unerwartet in Ihrem Büro. Ganz neu wird man sogar elektronisch angesprochen oder angechattet, wie das auf Neudeutsch heißt. Das hindert den Arbeitsfluss. Schützen Sie sich vor Unterbrechungen, so gut es geht.

Auch Ankündigungen neuer Mails unterbrechen Sie bei der Arbeit. Ich empfehle Ihnen, diese Mitteilungen auszuschalten. Sonst schlägt der Sägezahneffekt zu. Dieser stellt dar, wie sich Unterbrechungen auswirken. Man arbeitet an einer Aufgabe und wird unterbrochen durch eine Mail, einen Telefonanruf oder einen Kollegen, der ins Büro kommt. Man kümmert sich nun um diese vermeintlich dringende Angelegenheit. Nach einer Weile kehrt man zurück zur ursprünglichen Arbeit. Nun muss man sich zuerst überlegen, wo man war und was der nächste Schritt ist. Das braucht Zeit, und die Zahl der möglichen Fehlerquellen erhöht sich. Schon kommt die nächste Unterbrechung, und das Ganze geht wieder von vorne los.

Sägezahneffekt.

Ich habe zu diesem Thema einen sehr guten Beitrag in der »ZEIT« gefunden. Jürgen von Rutenberg schrieb dort den Artikel »Der Fluch der Unterbrechung«, der auf einer Studie von Gloria Mark von der University of California basiert. Hier ein kleiner Auszug aus diesem interessanten Bericht:

»Elf Minuten. So lange kann sich den einschlägigen Studien zufolge der durchschnittliche Büroarbeiter mit einem Thema beschäftigen, bevor er unterbrochen wird. Elf Minuten, das mag erst mal gar nicht so dramatisch klingen. Doch je näher man hinsieht, desto verrückter erscheint unsere ganz normale Arbeitswelt. Am genauesten hingesehen hat die Computerwissenschaftlerin Gloria Mark von der University of California. Zusammen mit einigen ihrer Doktoranden begab sie sich 2004 in eine kalifornische Hi-Tech-Firma und ermittelte dort per Stoppuhr die Arbeitsabläufe von sieben Managern, acht Programmierern und neun Analysten. Über mehrere Tage hinweg wurden, Sekunde für Sekunde, insgesamt 700 Arbeitsstunden erfasst. Mit dieser Methode steht Mark in der Tradition von Frederick Taylor und Henry Ford, die Anfang des vorigen Jahrhunderts mit der Stoppuhr durch die Fabrikhallen zogen, auf der Suche nach Produktivitätsreserven. […] Nach jeder Unterbrechung, so fand sie heraus, wendet sich der Büroarbeiter im Durchschnitt mindestens zwei anderen Aufgaben zu, bevor er zur ursprünglichen Tätigkeit zurückkehrt – etwa 25 Minuten später. Nach so vielen Ablenkungen dauert es natürlich, bis er sich wieder in die alte Aufgabe hineingedacht hat. Der Schreibtisch ist mittlerweile von neuen Papierschichten überlagert, die Fenster auf dem Monitor müssen neu zurechtgezogen werden. […] Bis der moderne Held der Arbeit wieder die Konzentration erreicht hat, die er vor der Unterbrechung hatte, vergehen rund acht Minuten. Bleiben noch drei Minuten effektive Arbeitszeit bis zur nächsten Unterbrechung. Und das Spiel beginnt von vorn: einen Schritt vor, vier Schritte zurück, jeweils mit hoher Geschwindigkeit, unter vollem Einsatz. Denn wohlgemerkt handelte es sich bei der untersuchten Organisation nicht um einen Kindergarten oder Chaotenhaufen, sondern um eine durchorganisierte Firma, bei der es unter Hochdruck jederzeit um sehr viel Geld ging.«1

Ideal ist es, ca. 40 Minuten ohne Unterbrechungen am Stück zu arbeiten. Informationsjunkies können mal versuchen, für zehn Minuten ihre Mails und Facebook zu ignorieren.

Wie bereits erwähnt, unterbinden Sie am besten auch die Meldungen, die Ihnen mitteilen, dass eine neue Nachricht bei Ihnen angekommen ist. Ich empfehle Ihnen, diese Benachrichtigungen auszuschalten.

1.Verzweigen Sie dazu in das Menü Datei/Optionen/E-Mail.

2.Schalten Sie alle Optionen im Nachrichteneingang aus.

Benachrichtigungen neuer Mails ausschalten.

Es ist besser, die Mails zu bestimmten Zeiten zu checken. Je nach Tätigkeit und Geschäft muss das mehr oder weniger oft sein. Vielleicht müssen Sie Ihr Umfeld ein bisschen erziehen. Mit der Zeit spricht sich dann herum, dass Sie nicht gleich bei jeder Mail alles stehen und liegen lassen. Besprechen Sie das Thema in Ihrem Team.

Welche Antwortzeiten sind notwendig oder sinnvoll? Es gibt Situationen, in denen Sie ganz dringend auf eine Nachricht warten. Mit einer Regel können Sie sich gezielt benachrichtigen lassen. Regeln werden später in diesem Buch erklärt.

Übrigens: Multitasking funktioniert nicht. Eine Arbeit dauert nur länger, und die Qualität sinkt. Auch Frauen können es nicht. Eines nach dem anderen ist immer noch das Beste.

Setzen Sie Prioritäten. Man sollte sich täglich zwei Aufgaben oder Ziele vornehmen, die man am Stück ohne Unterbrechung durchzieht. Bauen Sie Belohnungen in Ihren Tag ein. Zum Beispiel: Wenn ich das Budget abgegeben habe, gehe ich früher nach Hause und habe Zeit für mein Hobby.

Vor Kurzem besuchte mal wieder eine viel beschäftigte Dame einen meiner Excel-Kurse. Pausenlos leuchtete die Mitteilung, dass neue Nachrichten eingetroffen seien. Auch läutete immer mal wieder das Telefon, und sie musste den Schulungsraum verlassen. Sie könne das Telefon nicht ausschalten, sie sei zu wichtig, sagte sie. Dabei sagte sie jeweils nur, sie sei im Kurs und rufe später zurück.

Durch ihre Tätigkeiten war die Dame so abgelenkt, dass sie nur schwer dem Kurs folgen konnte. Ganz zu schweigen davon, dass sie auch die anderen Kursteilnehmer ablenkte und irritierte.

Am Abend war sie entsprechend frustriert, weil sie ihr Kursziel nur teilweise erreicht hatte. Ich frage mich, ob es nicht besser gewesen wäre, wenn sie die Telefonate einfach auf den Anrufbeantworter geleitet und in den Pausen zurückgerufen und die Mails zu einem späteren Zeitpunkt abgearbeitet hätte. So hätte sie wenigstens voll und ganz vom Kurs profitieren können.

Ein weiteres krasses Beispiel war eine Kursteilnehmerin, die in einer großen Firma sehr bekannt war. Jeder Person, die den Kursraum betrat, musste sie erzählen, wie beschäftigt sie sei. Sie habe kaum Zeit für ihre tägliche Arbeit. Und ihr Chef sei hilflos ohne sie. Man hatte das Gefühl, die Dame arbeite Tag und Nacht.

Ich dachte darüber nach, wie viel Zeit nur mit ihren Ausführungen darüber verloren ging, wie viel sie zu tun habe. Ich konnte mir vorstellen, dass sie das auch den Tag durch gern jedem erzählte.

Natürlich konnte sie auch mit all meinen Tipps nichts anfangen. Bei ihr war alles anders und speziell. Ich hatte das Gefühl, sie wollte gar nichts lernen, sie wollte vor allem Anerkennung für ihre Tätigkeit.

Es ist mir immer suspekt, wenn ein Mensch so viel beschäftigt wirkt. Eine Studie belegt, dass Workaholics gar nicht so viel arbeiten, wie man meint. Viele tun nur so viel beschäftigt, sind aber in Wahrheit völlig ineffizient. Die stillen Schaffer, die ohne viel Aufhebens ihre Arbeit erledigen, sind mir viel sympathischer. Die Leistung dieser Personen wird sehr oft nicht geschätzt. Leider bekommen die vermeintlichen Workaholics fälschlicherweise weit mehr Anerkennung.

1 Jürgen von Rutenberg, Der Fluch der Unterbrechung, in: »DIE ZEIT« Nr. 46/2006 vom 09.11.2006.

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