Karlheinz Weber

Christine Frühwirth

Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA®

Karlheinz Weber, Christine Frühwirth

Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA®

ISBN:978-3-96012-053-7 (E-Book)

Lektorat:Anja Achilles

Korrektorat: Marina Pittsik

Coverdesign: Philip Esch

Coverfoto: © colevineyard, # 186812303 – istockphoto.com

Satz & Layout:Johann-Christian Hanke

1. Auflage 2021

© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2021

URL: www.espresso-tutorials.de

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Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelseite

Copyright/Impressum

Vorwort

1 Praxisbeispiel, das Sie durch das Buch begleiten wird

2 Das sollten Sie über SAP S/4HANA wissen

2.1 Überblick SAP S/4HANA

2.2 SAP-Module und -Organisationseinheiten

2.3 Embedded Analytics in SAP S/4HANA

3 Überblick Hauptbuchhaltung und Nebenbücher

3.1 Buchungen auf Sachkonten

3.2 Analysemöglichkeiten und Berichte in der Hauptbuchhaltung

4 Stammdaten in der Finanzbuchhaltung

4.1 Kontenplan und Sachkonto

4.2 Konzept des zentralen Geschäftspartners

4.3 Anlage eines Geschäftspartners in SAP S/4HANA

4.4 Anlagenstamm

4.5 Banken und Bankkonten

4.6 Materialstamm

5 Kreditorenbuchhaltung in der Praxis – Prozesse ohne Integration zur Materialwirtschaft

5.1 Eingang von Lieferantenrechnungen und -gutschriften

5.2 Eingangsrechnung für Handelswaren (Buchung auf Bestandskonto)

5.3 Eingangsrechnung in Fremdwährung (USD)

5.4 Beleg merken und vorerfassen

5.5 Eingangsrechung für Aufwand kontiert auf Kostenstelle

5.6 Belegstorno und Belegänderung

5.7 Buchen mit Vorlage

5.8 Dauerbuchung

5.9 Kreditorenposten bearbeiten

5.10 Kreditorengutschrift

6 Kreditorenkonto ausgleichen

6.1 Kreditorenkonto manuell ausgleichen

6.2 Rücknahme Ausgleich

6.3 Kreditorenkonto maschinell ausgleichen

7 Ausgangszahlungen verbuchen

7.1 Überblick Ausgangszahlung

7.2 Manuelle Ausgangszahlung

7.3 Automatischer Zahllauf

8 Anlagenzugang durch Kauf

8.1 Überblick Anlagenzugang durch Kauf

8.2 Anlagenzugang integriert mit Kreditor

8.3 Anlagenzugang nicht integriert über Verrechnungskonto

9 Rechnungseingang bzw. Zahlung mit Skonto

9.1 Skonto im Bruttoverfahren

9.2 Skonto im Nettoverfahren

10 Anzahlung

10.1 Anzahlungsanforderung

10.2 Anzahlung

10.3 Schlussrechnung

10.4 Anzahlungsverrechnung

11 Beschaffungsprozess mit Integration zwischen Materialwirtschaft (MM) und Finanzbuchhaltung (FI)

11.1 Bestellung Lagermaterial

11.2 Wareneingang zur Bestellung

11.3 Rechnungsprüfung mit Bestellbezug

11.4 Kontierte Bestellung auf Kostenstelle und Anlage

11.5 Rechnungsprüfung ohne Bestellbezug

11.6 Kreditorenrechnungen importieren

12 Periodenabschluss Kreditoren

12.1 Überblick Periodenabschluss Kreditoren

12.2 Fremdwährungsbewertung

12.3 Umgliederung Verbindlichkeiten

12.4 Saldenbestätigung Kreditoren

13 Analysen in der Kreditorenbuchhaltung

13.1 Übersicht der Keditorenbuchhaltung

13.2 Kreditorensalden und Kreditorenposten

13.3 Aufwand und Kostenanalyse

14 Periodenabschluss Hauptbuch

14.1 Überblick Periodenabschluss Hauptbuch

14.2 Buchungsperioden verwalten

14.3 Bilanz/Gewinn- und Verlustrechnung

15 Fazit

A Anhang

Fiori Launchpad

B Die Autoren

C Disclaimer

Willkommen bei Espresso Tutorials!

Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.

Kennen Sie schon unser Forum? Hier erhalten Sie stets aktuelle Informationen zu Entwicklungen der SAP-Software, Hilfe zu Ihren Fragen und die Gelegenheit, mit anderen Anwendern zu diskutieren: http://www.fico-forum.de.

Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

 Karlheinz Weber: Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA®

 Sebastian Brunner, Philipp Reichardt, Martin Munzel:Schnelleinstieg in SAP S/4HANA®

 Michael Eckel, Nergiz Köksal: Die neue Anlagenbuchhaltung in SAP S/4HANA®

 Silke Breest: Kreditmanagement mit SAP S/4HANA®

 Prof. Dr. Peter Preuss, Martin Schmidt:Konzernreporting mit SAP S/4HANA® Finance for Group Reporting

Vorwort

In SAP S/4HANA wachsen Finanzwesen und Controlling sowie damit einhergehend die Haupt- und Nebenbuchhaltungen (wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung) im Universal Journal zusammen. Darüber hinaus steht dem Anwender mit SAP Fiori eine komplett neue Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Die vielen positiven Rückmeldungen zum Buch »Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA« haben uns veranlasst, das Thema anhand von weiterführenden Praxishandbüchern zu einzelnen Teilgebieten des Finanzwesens zu vertiefen.

Sie sind im Rechnungswesen als Manager, Kreditorenbuchhalter, Key-User oder Berater beschäftigt, verfügen zumindest über Grundkenntnisse in SAP S/4HANA und sind daran interessiert, wie die Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA funktioniert? Dann ist dieses Buch genau das richtige für Sie.

Hierin werden wir Ihnen die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA in der Sprache des Buchhalters näherbringen. Sie werden den Beschaffungsprozess »Purchase to Pay« und die damit verbundenen Teilprozesse von der Bestellung bis zur Ausgangszahlung primär aus Sicht des Kreditorenbuchhalters Schritt für Schritt kennenlernen, aber auch die Integration zur Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft und zum Einkauf. Hierfür nutzen wir das bereits aus dem ersten Buch bekannte durchgängige und gut nachvollziehbare Praxisbeispiel der fiktiven deutschen Firma »Fair Trade Coffee GmbH«.

Auch für dieses Buch gilt natürlich: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Daher werden wir Ihnen das Thema, wann immer es möglich ist, anhand von Grafiken und anschaulichen Screenshots aus dem SAP-System auch visuell näherbringen.

Viele Tipps und Tricks sowie Hinweise auf vermeidbare Fallstricke ergänzen das Buch.

Das sollten Sie mitbringen

Wie gehen davon aus, dass Sie allgemein bestens mit der Buchhaltung vertraut sind, sodass wir Ihnen in diesem Buch deren Grundsätze nicht erst beibringen müssen. Auch sollten Sie bereits über Grundkenntnisse in SAP S/4HANA verfügen.

Danksagung

Herzlichen Dank an alle, die zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Besonders bedanken wollen wir uns bei Anja Achilles für das professionelle Lektorat, bei Tanja Jahns für den perfekten Satz und bei beiden für die gute Zusammenarbeit.

Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.

Beispiel

Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.

Achtung

Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.

Hinweis zum Urheberrecht

Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

1 Praxisbeispiel, das Sie durch das Buch begleiten wird

Zunächst stellen wir Ihnen das leicht nachvollziehbare Praxisbeispiel aus dem Alltag eines Unternehmens vor, anhand dessen wir Sie aus der Sicht eines Kreditorenbuchhalters durch den Beschaffungsprozess »Purchase to Pay« (von der Bestellung bis zur Zahlung) sowie durch weitere Prozesse der Kreditorenbuchhaltung führen werden.

Die Fair Trade Coffee GmbH ist eine neu gegründete deutsche Firma, deren Fokus auf dem fairen Handel von Kaffee liegt. Parallel zu ihrem deutschen Hauptstandort betreibt sie eine Tochterfirma in den USA (siehe Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Fair Trade Coffee GmbH

Neben dem Verkaufsprozess »Lead to Cash« spielt in jedem Unternehmen der Beschaffungsprozess »Source to Pay« bzw. »Purchase to Pay« eine zentrale Rolle. Viele Teilprozesse, die zur Beschaffung gehören, sind in der Kreditorenbuchhaltung zu berücksichtigen (siehe Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2: Fair Trade Coffee GmbH – Teilprozesse in der Beschaffung

Als Handelsfirma wählt unser Beispielunternehmen die den Fair-Trade-Bedingungen entsprechenden Kaffeelieferanten aus, schließt mit ihnen die gewünschten Verträge und bestellt die benötigten Mengen. Später wird die gelieferte Menge eingelagert und die erhaltene Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung verbucht sowie innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt. Darüber hinaus müssen Anlagen und andere Güter bzw. Dienstleistungen gekauft und bezahlt werden. Für all diese Vorgänge sind Stammdaten anzulegen und für die meisten Teilprozesse auch entsprechende Buchungen im Finanzwesen vorzunehmen.

Am Perioden- bzw. Jahresende sind schließlich die Abschlussarbeiten für die Kreditorenbuchhaltung durchzuführen.

Damit Sie das Praxisbeispiel der fiktiven Firma »Fair Trade Coffee GmbH« in allen Schritten gut nachvollziehen können, haben wir in jedem Kapitel bzw. Abschnitt die angesprochenen Geschäftsfälle mit den damit verbundenen Stammdaten und Buchungen in Form von 16 »Szenarien« dargestellt:

 Szenario 1: Buchung Stammkapital auf Sachkonto

 Szenario 2: Anlage Sachkonten

 Szenario 3: Anlage Geschäftspartner

 Szenario 4: Anlage Anlagenstamm

 Szenario 5: Anlage Hausbank und -konto

 Szenario 6: Anzeige Materialstamm

 Szenario 7: Eingangsrechnungen ohne Integration

 Szenario 8: Kreditorenkonto ausgleichen

 Szenario 9: Ausgangszahlung

 Szenario 10: Anlagenzugang durch Kauf

 Szenario 11: Rechnung und Zahlung mit Skonto

 Szenario 12: Anzahlung

 Szenario 13: Beschaffungsprozess mit Integration

 Szenario 14: Periodenabschluss Kreditoren

 Szenario 15: Analysen in der Kreditorenbuchhaltung

 Szenario 16: Periodenabschluss Hauptbuchhaltung

Für alle in den Szenarien näher beschriebenen Stammdaten und Buchungen ist der jeweilige Abschnitt angegeben. So wird beispielsweise die Verbuchung der Stammeinlage aus Szenario 1 in Abschnitt 3.1 näher beschrieben, während Sie die Anlage des Sachkontos für die Commerzbank aus Szenario 2 in Abschnitt 4.1.1 finden.

Nutzen Sie die Szenario-Übersichten

Die Szenario-Übersichten sind so angelegt, dass Sie schnell von den dargestellten Geschäftsfällen eines Szenarios in den zugehörigen Abschnitt oder von ebendiesem Abschnitt in die für das Szenario ausgewiesenen Stammdaten und Buchungen springen können. Machen Sie sich dies zunutze, denn es wird Ihnen helfen, den Praxisbezug herzustellen.

2 Das sollten Sie über SAP S/4HANA wissen

In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über SAP S/4HANA mit den wesentlichen Neuerungen gegenüber der alten Business Suite. Anschließend gehen wir auf die SAP-Module und -Organisationseinheiten sowie auf die neuen Möglichkeiten von Embedded Analytics ein.

2.1 Überblick SAP S/4HANA

SAP S/4HANA ist die neueste Business Suite der Softwarefirma SAP. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen SAP ERP bzw. SAP R/3 sind aus Sicht des Rechnungswesens – und insbesondere der Kreditorenbuchhaltung – die folgenden Unterschiede bzw. Neuerungen hervorzuheben (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Überblick SAP S/4HANA

SAP-HANA-Datenbank

SAP S/4HANA verwendet die selbst entwickelte In-Memory-Datenbank SAP HANA, bei der die Daten des gesamten Unternehmens im Hauptspeicher gehalten werden.

Für die Anwender bedeutet dies ein wesentlich effizienteres Arbeiten. So ist beispielsweise eine umfangreiche Offene-Posten-Liste, deren Verarbeitung bisher eine Minute dauerte, unter HANA in wenigen Sekunden erstellt.

Universal Journal

Mit der Einführung von SAP S/4HANA entfallen für die Buchhaltung alle aggregierten Tabellen. Sämtliche Informationen des externen (Hauptbuch wie auch die Nebenbücher) und internen Rechnungswesens werden in einer gemeinsamen Tabelle gespeichert.

Diese neue »Supertabelle« für Belege des Rechnungswesens wird Universal Journal genannt. Der technische Tabellenname für Interessierte ist ACDOCA (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Beispiel für das Universal Journal

In dieser Tabelle sind die Informationen der Hauptbuchhaltung, der Kreditorenbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Kostenrechnung gemeinsam gespeichert. Bildlich ausgedrückt teilen sich die Buchhaltung und die Kostenrechnung gemeinsam mit dem Haupt- und Nebenbuch dasselbe Großraumbüro.

SAP-technisch bedeutet dies, dass nun jede Kostenart ein FI-Konto ist, dieses FI-Konto das Kennzeichen »primäre« oder »sekundäre Kostenarten« trägt und jede interne CO-Buchung zusätzlich einen FI-Beleg erzeugt.

Buchung in FI mit Eingabe der Kostenstelle

Bucht die Buchhaltung 500 EUR auf das Aufwandskonto »Miete« mit dem Kennzeichen »Primäre Kostenart« und gibt in der Buchungsmaske die Kostenstelle KST-1 ein, so wird neben dem FI-Beleg 4711 noch ein künstlicher CO-Beleg A123 erzeugt. Alle wesentlichen Informationen für die Buchhaltung und Kostenrechnung sind jedoch im gleichen Datensatz der Tabelle des Universal Journal gespeichert.

Buchung in FI mit Eingabe des Kreditors

Wenn die Buchhaltung 500 EUR auf einen Kreditor bucht, wird nicht nur dieser, sondern auch das dahinterliegende Hauptbuchkonto fortgeschrieben, sodass eine Auswertung sowohl nach Kreditor als auch nach Hauptbuchkonto möglich ist. Zusätzlich kann in der Belegzeile des Kreditors das Aufwandskonto als Gegenkonto und umgekehrt in der Belegzeile des Aufwandskontos der Kreditor als Gegenkonto abgeleitet und gespeichert werden.

Abstimmungen zwischen externem Rechnungswesen (FI) und internem Rechnungswesen (CO) sowie zwischen Haupt- und Nebenbuch entfallen, da es mit dem Universal Journal nur noch »eine einzige Quelle der Wahrheit« gibt.

Zentraler Geschäftspartner

Wenn ein Geschäftspartner sowohl Kreditor als auch Debitor ist, werden nicht ein Kreditoren- und ein Debitorenstammsatz, sondern ein zentraler Geschäftspartner (siehe Abschnitt 4.2) angelegt und diesem dann verschiedenen Rollen wie Lieferant, Kreditor, Kunde, Debitor oder Spediteur zugeordnet.

Benutzeroberfläche SAP Fiori

Seit SAP S/4HANA existiert eine neue, benutzerfreundliche und flexible Oberfläche für den Anwender. Diese wird als SAP Fiori bezeichnet und kann über Personal Computer, Tablet oder Smartphone aufgerufen werden.

Alle Anwendungen werden als Fiori-Apps bezeichnet.

Für diejenigen Leser, die mit dem Fiori Launchpad noch nicht vertraut sind, haben wir ein eigenes Kapitel zu diesem Thema ergänzt, das Sie im Anhang dieses Buches finden. Dort erfahren Sie, wie Sie sich am Fiori Launchpad anmelden und welche Navigationsmöglichkeiten Ihnen dort zur Verfügung stehen sowie welche Einstellungen Sie vornehmen können.

Embedded Business Warehouse und Embedded Analytics

Mit SAP S/4HANA hat die SAP das bisherige ERP-System mit dem Business Warehouse zu einem gemeinsamen System verbunden. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Embedded BW. Die zahlreichen neuen Reportingmöglichkeiten werden unter dem Begriff Embedded Anaytics zusammengefasst. Details hierzu erfahren Sie in Abschnitt 2.3.

2.2 SAP-Module und -Organisationseinheiten
2.2.1 SAP-Module

Für den Kreditorenbuchhalter sind primär die SAP-Module Finanzwesen (FI), Controlling (CO) und Materialwirtschaft (MM) relevant. Für das Modul bzw. den Begriff Finanzwesen werden häufig auch die Synonyme Finanzbuchhaltung, Buchhaltung oder externes Rechnungswesen verwendet.

Innerhalb des Moduls FI hat es der Kreditorenbuchhalter neben der Kreditorenbuchhaltung in der Regel auch mit der Haupt-, Anlagen- und Bankbuchhaltung zu tun. Die Kürzel und Bezeichnungen dieser Komponenten haben wir in Tabelle 2.1 zusammengefasst.

SAP-Kürzel | Modul | Modul (engl.)
FI-GL | Hauptbuchhaltung | General Ledger
FI-AP | Kreditorenbuchhaltung | Accounts Payable
FI-AA | Anlagenbuchhaltung | Asset Accounting
FI-BL | Bankbuchhaltung | Bank Ledger
… | weitere

Tabelle 2.1: Komponenten des Moduls »Finanzwesen«

Die Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung sind Nebenbücher der Hauptbuchhaltung und werden mit dieser über Abstimmkonten verbunden.

Alle Komponenten der Buchhaltung sind untereinander sowie mit den beiden anderen Modulen verknüpft (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3: Module und deren Integration

Verzahnung zwischen den SAP-Modulen und -Komponenten

Über die Materialwirtschaft (MM) werden vom Kreditor 1 zwei Notebooks für je 500 EUR + 19% Mehrwertsteuer gekauft. In der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden die Notebooks mit je 500 EUR und in der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) wird der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer in Höhe von 1.190 EUR unter dem Kreditor 1 ausgewiesen.

Nehmen wir an, wir haben zusätzlich eine steuerfreie Mietrechnung von 700 EUR vom Kreditor 2 erhalten. Jetzt sehen wir in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) auf dem Abstimmkonto »Anlagen« den Gesamtbetrag von 1.000 EUR für die beiden Anlagen zu je 500 EUR und auf dem Abstimmkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen einen Betrag von 2.190 EUR.

Zusätzlich kann die Miete von 1.000 EUR im Controlling (CO) auf der entsprechenden Kostenstelle ausgewertet werden.

2.2.2 SAP-Organisationseinheiten

Die SAP-Organisationseinheiten spiegeln die Aufbauorganisation des Unternehmens wider. Für jedes SAP-Modul gibt es unterschiedliche Organisationseinheiten. Durch deren Zuordnung untereinander entsteht eine hierarchische und integrierte Organisationsstruktur.

Die wichtigsten SAP-Organisationseinheiten für den Kreditorenbuchhalter sind der Buchungskreis, der Kostenrechnungskreis und das Werk. In SAP sollten Sie für jede selbstständig bilanzierende Einheit einen Buchungskreis, für jeden Standort ein Werk und für den gesamten Konzern idealerweise einen Kostenrechnungskreis anlegen. Die einzelnen Elemente stehen zueinander in einer 1:n-Beziehung.

An dieser Stelle wollen wir erstmals die Brücke zu unserem durchgängigen Praxisbeispiel schlagen. Unser »Fair Trade Coffee«-Konzern besteht aus einer deutschen und einer amerikanischen Firma. Die deutsche Firma hat einen Standort in Berlin und einen in Hamburg, der einzige Standort der amerikanischen Firma ist New York.

In SAP haben wir dies mit der in Abbildung 2.4 dargestellten SAP-Organisationstruktur umgesetzt.

Abbildung 2.4: SAP Organisationseinheiten

Zunächst haben wir für Zwecke des Controllings für den gesamten Konzern den Kostenrechnungskreis A000 angelegt. Da wir eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung wünschen, haben wir für die »Fair Trade Coffee GmbH« in Deutschland den Buchungskreis 1012 und für die »Fair Trade Coffee Ltd«. in den Vereinigten Staaten den Buchungskreis 1710 definiert sowie beide dem Kostenrechnungskreis A000 zugeordnet. Anschließend haben wir die Werke 1012 für Berlin, 1013 für Hamburg und 1710 für New York erstellt und dem jeweiligen Buchungskreis zugeordnet.

Abgleich der SAP-Organisationseinheiten mit Ihrer Aufbauorganisation

Sie benötigen zunächst die passenden SAP-Organisationseinheiten; erst dann können Sie Stammdaten anlegen und Belege richtig buchen.

Wenn Sie mehr über das Thema SAP-Module und SAP-Organisationseinheiten erfahren wollen, möchten wir Sie auf das Buch »Schnelleinstieg in SAP S/4HANA« (Brunner/Reichhardt/Munzel, Espresso Tutorials, 2021) verweisen.

2.3 Embedded Analytics in SAP S/4HANA

Da Embedded Analytics in SAP S/4HANA vollkommen neue und vielfältige Analysemöglichkeiten bietet, möchten wir Sie bereits am Beginn dieses Buches mit dem Thema vertraut machen.

In einem herkömmlichen ERP-System werden die gebuchten Werte meist täglich, bevorzugt in der Nacht, ins Business-Warehouse(BW)-System übertragen, um anschließend dort ausgewertet zu werden. In SAP S/4HANA können die Buchungen und Analysen im selben System erfolgen.

Abbildung 2.5 zeigt einen Vergleich zwischen dem herkömmlichen und dem neuen Ansatz:

Abbildung 2.5: Transaktion und Analyse in SAP ERP (links) bzw. in SAP S/4HANA (rechts)

Mit »Embedded Analytics« in SAP S/4HANA ist gemeint, dass SAP verschiedene alte und neue Berichtswerkzeuge anbietet, die alle in demselben System verfügbar sind (siehe Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: Embedded Analytics

Die neue Logik ist so aufgebaut, dass zwischen der physischen Datenbankebene und den unterschiedlichen Berichtswerkzeugen ein virtuelles Datenmodell liegt, das aus sogenannten CDS-Views oder virtuellen BW-Infoprovidern bestehen kann. »Virtuell« bedeutet, dass die Daten kein weiteres Mal gespeichert werden.

Sowohl die alten Standardberichte als auch neue analytische Fiori-Apps und moderne BW-Berichtswerkzeuge wie SAP Analysis for Microsoft Excel oder Lumira greifen über das virtuelle Datenmodell auf dieselben Daten des Universal Journals zu.

2.3.1 Analytische Fiori-Apps

Hier möchten wir Ihnen nur einige der zahlreichen analytischen Apps aus dem Bereich der Kreditorenbuchhaltung vorstellen, die der Standardrolle Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung zugeordnet sind (siehe Abbildung 2.7.

Abbildung 2.7: Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung

Standardrolle »Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung«

Lassen Sie sich die zur Kreditorenbuchhaltung gehörige Fiori-Standardrolle »Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung« zuweisen. Sie werden von den vielfältigen Möglichkeiten dieser Apps überrascht sein.

Die auf den Kacheln (so wird die Darstellung der Fiori-Apps im Launchpad bezeichnet) abgebildeten Zahlen stammen nicht von unserer »Fair Trade Coffee GmbH«, sondern von einer anderen Beispielfirma. Mithilfe dieser in den Apps ausgewiesenen Kennzahlen (Englisch: Key Performance Indikator, kurz KPI) kann jeder Manager sofort kritische Situation erkennen.

Die App Übersicht der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht dem Manager einen grafischen Überblick über die verschiedenen Bereiche und Aspekte der Kreditbuchhaltung. Im Abschnitt 13.1 stellen wir Ihnen diese App näher vor.

Die App Überfällige Verbindlichkeiten zeigt den Betrag der Verbindlichkeiten, die schon hätten bezahlt werden müssen, getrennt nach kritisch und unkritisch. Da der aktuelle (im gezeigten Beispiel vor 20 Minuten ermittelte) Wert der kritischen offenen Verbindlichkeiten bereits über 400 Mio. EUR liegt, lässt dies die Alarmglocken beim Management läuten. Klickt der Manager auf die App, werden ihm Details zu dieser Kennzahl in grafischer oder tabellarischer Form angeboten, und er kann die überfälligen offenen Posten nach Land, Kreditor oder anderen Kriterien analysieren.

In der App Automatische und Manuelle Zahlungen erkennt der Manager, dass 221 Mio EUR bezahlt wurden, und in der rot und damit als kritisch dargestellten Kennzahl der App Inanspruchnahme von Skonti , dass aufgrund der knappen finanziellen Möglichkeiten nur 26% des möglichen Skontos ausgenutzt wurde.

Auf jede dieser Apps kann der Manager mittels Doppelklick weitere Anwendungen aufrufen und hat so die Möglichkeit, die dargestellten Kennzahlen näher zu analysieren.

Eigenes SAP-Smart-Business-Cockpit

Apps, mit denen sich KPIs darstellen lassen, werden mit SAP Smart Business erzeugt. Lassen Sie sich von der IT auf Basis der Standard-KPI-Kacheln Ihr eigenes buchhaltungsspezifisches SAP-Smart-Business-Cockpit erstellen.

2.3.2 SAP Analysis for Microsoft Excel

Mithilfe von SAP Analysis for Microsoft Excel können Sie SAP-Berichte direkt aus Excel heraus aufrufen und können so SAP und Excel in idealer Weise kombinieren. Die Berichte werden in diesem Zusammenhang auch als Queries bezeichnet. Sie können sowohl SAP-Standardberichte verwenden als auch Berichte selbst bzw. von Ihrer IT-Abteilung erstellen lassen.

Nachdem Analysis for Microsoft Excel auf Ihrem PC installiert wurde, steht Ihnen die gleichlautende Ikone als Windows-Anwendung zur Verfügung. Durch einen Doppelklick starten Sie das Programm Microsoft Excel und stellen fest, dass die Excel-Oberfläche um die Schaltfläche Analysis erweitert wurde (siehe Abbildung 2.8). Anschließend klicken Sie auf Insert Data Source und dann auf Select Data Source for Analysis .

Im SAP-Anmeldebildschirm wählen Sie das SAP-S/4HANA-System (wird im Bild nicht gezeigt) aus, an dem Sie sich mit Ihrem User und Ihrem Passwort anmelden. Hatten Sie zuvor schon einmal BW-Queries aufgerufen, werden Ihnen die zuletzt aufgerufenen angezeigt. In diesem Beispiel sind das die Query GuV - Istdaten aus der Hauptbuchhaltung oder die Queries Kreditorenlaufzeit bzw. Altersstrukturanalyse und Altersraster aus der Kreditorenbuchhaltung.

Abbildung 2.8: Einfügen von Datenquelle und Systemanmeldung

Wählen Sie jetzt die Query GuV - Istdaten aus und geben Sie die gewünschten Selektionskriterien wie Geschäftsjahr, Buchungsperiode, Buchungskreis und Sachkontenhierarchie ein. Daraufhin wird der Bericht genau an der Position des Cursors in Excel eingefügt (siehe Abbildung 2.9).

Abbildung 2.9: Quer-Einstiegsbild mit Navigationsmöglichkeit

Der große Vorteil von Analysis und Excel ist, dass Sie beliebige Felder im Analysis-Fenster als Aufrissmerkmale in die Zeilen oder Spalten ziehen bzw. von dort wieder entfernen können. In dem hier gezeigten Beispiel haben wir mittels Drag-and-drop das Buchungsdatum in die Spalten und die Belegnummer in die Zeilen gezogen und die Menge wurde entfernt. Zudem wurden links die Passiva über das +-Zeichen bis zum bebuchten Konto 21100 – Verbindlichkeiten Inland aufgerissen. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 2.10: Am 29.05.2020 wurden die Einlage des Stammkapitals und am 02.06.2020 die beiden Eingangsrechnungen auf das Konto 21100 gebucht.

Abbildung 2.10: Query nach geändertem Aufriss

Fehlende Erfahrung mit SAP Analysis for Excel

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Beschreibung für Ihre ersten eigenen Versuche mit SAP Analysis for Excel finden Sie im Buch »Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA« (Karlheinz Weber, Espresso Tutorials, 2019).

Für die Kreditorenbuchhaltung hat die SAP erst verhältnismäßig wenige Queries ausgeliefert. Suchen Sie beispielsweise nach »Kreditorenlaufzeit«, um sich diese Auswertung anzeigen zu lassen und als Basis für selbst erstellte Queries zu verwenden.

Erproben Sie selbst die Möglichkeiten von Analysis

Lernen Sie die vielfältigen Funktionen von Analysis kennen, und verwenden Sie diese in Kombination mit Excel.

3 Überblick Hauptbuchhaltung und Nebenbücher

Nach einem Überblick über die Komponente Hauptbuchhaltung (FI-GL) und die damit verknüpften Nebenbücher zeigen wir Ihnen anhand der »Fair Trade Coffee GmbH« unseren ersten einfachen Geschäftsprozess: die Verbuchung der Einzahlung des Stammkapitals auf das Bankkonto unserer Beispielfirma.

Das Kernmodul der Finanzbuchhaltung stellt die Hauptbuchhaltung dar, deren zentrale Aufgabe darin besteht, die laufenden Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und am Jahresende die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung sind Nebenbuchhaltungen zur Hauptbuchhaltung und werden über Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbucht.

Die Buchhaltungsmodule sind aber nicht nur untereinander (siehe dazu auch Abschnitt 2.2.1), sondern auch mit anderen Modulen wie beispielsweise mit der Logistik, dem Vertrieb sowie mit dem Controlling integriert.

Abbildung 3.1: Komponenten FI und deren Integration

In Abbildung 3.1 stellen wir Ihnen diese Integration anhand von vier Prozessen (vereinfacht ohne Steuer) dar:

Kauf von zwei Notebooks:

 Ausweis im Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) mit 500 EUR und 600 EUR sowie

 im Hauptbuch (FI-GL) unter Aktiva auf dem Konto Anlagen mit 1.100 EUR.

Kauf von Waren zu 1.000 EUR sowie Kauf von Dienstleistungen zu 1.500 EUR über die Materialwirtschaft (MM):

 Darstellung im Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) auf den Kreditoren mit 1.000 EUR und 1.500 EUR sowie

 im Hauptbuch (FI-GL) unter Passiva auf dem Konto Verbindlichkeiten mit 2.500 EUR.

 Der Kauf von Waren wird in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) mit 1.000 EUR auf der Aktivseite unter Vorräte, der Kauf der Dienstleistung hingegen wird in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand und im Controlling (CO) als Kosten mit 1.500 EUR ausgewiesen.

Die Banksalden von 2.000 EUR und 3.000 EUR in der Bankbuchhaltung (FI-BL) werden in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) je Bankkonto unter den Aktiva in der Bilanz dargestellt.

Fakturierung von Waren zu 2.000 EUR und 2.500 EUR über den Vertrieb (SD):

 Darstellung in der Debitorenbuchhaltung (FI-AP) mit 2.000 EUR und 2.500 EUR und in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) unter Forderungen mit 4.500 EUR sowie

 den gleichen Betrag von 4.500 EUR als Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung und als Erlös im Controlling (CO).

3.1 Buchungen auf Sachkonten

Zu den wichtigsten Aufgaben des Buchhalters zählt eine lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge (= Buchungen) anhand von Belegen. Der Beleg ist sowohl die Basis jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung (manueller Beleg) als auch das Ergebnis der erfolgten Buchung in SAP S/4HANA (gebuchter EDV-Beleg).

Jeder in SAP gebuchte Beleg kann durch eine eindeutige Belegnummer (je Buchungskreis und Jahr) identifiziert werden. Die Belegnummer wird normalerweise vom System durch die Zuweisung der nächsten freien Nummer innerhalb eines Belegnummernkreises vergeben.

Im Allgemeinen besteht ein Buchhaltungsbeleg aus dem Belegkopf und den dazugehörigen Belegpositionen (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Originalbeleg und SAP-Beleg

Der Belegkopf umfasst all jene Informationen, die für den ganzen Beleg gültig sind.

Um die diversen Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung unterscheiden zu können, werden in SAP S/4HANA verschiedene Belegarten verwendet. Zudem steuert die Belegart auf Belegkopfebene, welche Kontenarten (S für Sachkonten, K für Kreditoren, D für Debitoren bzw. A für Anlagen) bebucht werden können. Über die Zuordnung eines Belegnummernkreises wird zusätzlich auch die Vergabe der Belegnummer gesteuert. Die von der SAP im Standard ausgelieferten Belegarten können firmenspezifisch angepasst werden. Die gebräuchlichsten Belegarten sind in Tabelle 3.1 dargestellt. Solche, die primär für den Kreditorenbuchhalter Relevanz haben, sind in Fettdruck hervorgehoben.

Belegart | Bezeichnung
AA | Anlagenbuchhaltung
DG | Debitorengutschrift
DR | Debitorenrechnung
DZ | Debitorenzahlung
KG | Kreditorengutschrift
KN | Kreditorenrechnung netto
KR | Kreditorenrechnung
KZ | Kreditorenzahlung
RE | Rechnung (MM)
RN | Rechnung netto (MM)
RV | Fakturenübernahme (SD)
SA | Sachkontenbeleg
WA | Warenausgang (MM)
WE | Wareneingang (MM)
ZP | Zahlungsbuchung
… | Weitere

Tabelle 3.1: Belegarten in SAP

Eigene Belegarten für Buchungen aus anderen Modulen

Verwenden Sie beispielsweise für Rechnungen, die im Modul Finanzwesen (FI) gebucht werden, die Belegarten KR oder KN und in der Materialwirtschaft (MM) die Belegarten RE oder RN.

Auf der Belegpositionsebene steuert der Buchungsschlüssel, ob Sie ein Sachkonto, einen Kreditor, einen Debitor oder eine Anlage im Soll bzw. im Haben bebuchen wollen.

Tabelle 3.2 zeigt die wichtigsten Buchungsschlüssel:

Buchungsschlüssel | Bezeichnung
01 | Debitor (Soll)
11 | Debitor (Haben)
21 | Kreditor (Soll)
31 | Kreditor (Haben)
40 | Hauptbuch (Soll)
50 | Hauptbuch (Haben)
70 | Anlage (Soll)
75 | Anlage (Haben)

Tabelle 3.2: Buchungsschlüssel in SAP

Die primär für den Kreditorenbuchhalter relevanten Buchungsschlüssel haben wir wieder hervorgehoben. Bei den neuen Fiori-Apps sind diese Buchungsschlüssel bereits fest mit der Anwendung verknüpft und müssen nicht mehr eingegeben werden.

Die geforderte chronologische Darstellung aller Geschäftsvorfälle erreichen Sie über verschiedene Datumsfelder:

 Das Belegdatum ist der Tag, an dem der Originalbeleg erstellt wurde. Dieses Datum wird in der Regel vom Belegersteller auf dem Originalbeleg vermerkt. So ist beispielsweise auf Eingangsrechnungen neben der Rechnungsnummer meist das Rechnungsdatum (= Belegdatum) ausgewiesen.

 Das Buchungsdatum weist den Tag aus, dem der Beleg in der Buchhaltung wirtschaftlich zuzuordnen ist. Auf Basis des Buchungsdatums wird automatisch die Buchungsperiode abgeleitet. Die SAP-Hauptbuchhaltung kennt nicht nur zwölf Buchungsperioden für die zwölf Monate, sondern auch bis zu vier Sonderperioden: Jahresabschlussbuchungen per 31.12. können in eine Sonderperiode (13 bis 16) gebucht werden. Für den Kreditorenbuchhalter sind die Sonderperioden allerdings meist nicht relevant.

 Das Erfassungsdatum stellt den Tag der Eingabe im System dar. Es ist nicht manuell eintragbar, sondern wird vom System automatisch bei jeder Buchung vergeben.

 Zusätzlich kann auf Buchungskreisebene ein für die Steuermeldung relevantes Steuermeldedatum aktiviert werden.

Daneben existieren noch mehrere andere Datumsfelder auf Belegpositionsebene, beispielsweise das Valutadatum für das Cash-Management oder das Bezugsdatum für die Anlagenbuchhaltung.

Rechnungsdatum = Belegdatum = Buchungsdatum

Wir empfehlen Ihnen, bei der Verbuchung von Rechnungen das Rechnungsdatum als Belegdatum UND Buchungsdatum zu verwenden. So ist der Beleg stets der richtigen Buchungsperiode zugeordnet. Sollte die Buchungsperiode aufgrund des späten Eintreffens einer Rechnung bereits geschlossen sein, dann müssen Sie ein Buchungsdatum der offenen Periode wählen.

Einfache Sachkontenbuchung auf Bilanzkonten

Die wichtigste Aufgabe jedes Buchhalters ist die Verbuchung der im Unternehmen stattfindenden Geschäftsvorfälle.

Damit kommen wir zum ersten der angekündigten Buchungsbeispiele. In »Szenario 1« unserer Firma »Fair Trade Coffee GmbH« wird nach der Firmengründung das Stammkapital eingezahlt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die dafür notwendige Buchung durchführen.

Abbildung 3.3: »Szenario 1« – Buchung im Hauptbuch

Für die Erfassung einer Buchung im Hauptbuch rufen Sie die App »Hauptbuchbelege buchen« auf (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4: App »Hauptbuchbelege buchen«

Um die Eingabe auf Positionsebene zu erleichtern, stehen unterschiedliche Erfassungsvarianten zur Verfügung (siehe Abbildung 3.5).

Abbildung 3.5: Auswahl Erfassungsvariante

In unserem Fall verwenden wir die Erfassungsvariante Standard 2. Bei dieser stehen Ihnen die wichtigsten Eingabefelder auf Positionsebene zur Verfügung, weshalb sie auch von vielen Buchhaltern häufig genutzt wird. Wenn Sie keine passende Erfassungsvariante auswählen, werden Ihnen zu viele nicht benötigte Eingabefelder angeboten.

Anlage von eigenen Erfassungsvarianten

Überlegen Sie sich, welche Eingabefelder Sie und Ihre Kollegen beim Buchen oft benötigen, und lassen Sie sich von der IT eine oder mehrere kundenspezifische Erfassungsvarianten anlegen. Damit können Sie sich die Arbeit sehr erleichtern.

In Abbildung 3.6 sehen Sie die wichtigsten Felder für die Buchung der Einlage des Stammkapitals in der Eingabemaske hervorgehoben.

Abbildung 3.6: Buchung der Kapitaleinlage

Im Belegkopf erfassen Sie zunächst das Buchungsbelegdatum und das Buchungsdatum . Die Periode (Buchungsperiode) wird automatisch vom Buchungsdatum abgeleitet und muss nur dann manuell gepflegt werden, wenn Jahresabschlussbuchungen in die Sonderperioden 13 bis 16 gebucht werden sollen. Die Belegart , der Buchungskreis , die Währung und die Ledger-Gruppe sind in der Regel ebenfalls bereits vorbelegt.

Die Ledger-Gruppe 0L ist mit dem Ledger »0L« verknüpft, welches als führendes Ledger und führende Rechnungslegungsvorschrift definiert ist. Üblicherweise lassen Sie das Feld Ledger-Gruppe leer; dadurch wird der Beleg in alle Standard-Ledger gebucht. Für den Fall, dass Sie eine Buchung nur in einem Ledger vornehmen wollen, müssen Sie im entsprechenden Feld die zugehörige Ledger-Gruppe erfassen.

Abschließend können Sie noch einen Belegkopftext erfassen.

Ledger: Bedeutung und Verwendung

Der Begriff Ledger kommt aus dem Angloamerikanischen und bedeutet »Buch«. Erstellt Ihr Unternehmen die Bilanz nur nach einer Rechnungslegungsvorschrift, so ist für Sie immer nur das Ledger »0L« relevant. Erstellen Sie die Bilanz zusätzlich nach einer zweiten Rechnungslegungsvorschrift, brauchen Sie ein zweites Ledger und Sie müssen sich entscheiden, welche Rechnungslegungsvorschrift und welches Ledger führend sein soll. In unserem Beispiel verwenden wir das Ledger »0L« für »IFRS (international GAAP)« und »2L« für »HGB (Local GAAP)«.

Kontierungsrichtlinien

Erstellen Sie eine Kontierungsrichtlinie, in der Sie nicht nur vorgeben, welcher Sachverhalt mit welchem Sachkonto gebucht wird, sondern legen Sie auch fest, welche Felder mit welchen Informationen gefüllt werden sollen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, die Rechnungsnummer in das Feld Referenz und die nähere Darstellung des Sachverhalts in den Positionstext zu schreiben.

Zudem sollten Sie vorab bestimmen, ob die Angabe »Kapitalerhöhung« genügt oder ob eine ausführlichere Variante wie »Kapitalerhöhung gemäß Beschluss Aufsichtsrat vom 02.05.2020« einzugeben ist. Eine genauere Beschreibung ist meist nur mit einem geringen Mehraufwand verbunden, bietet aber den Vorteil, die gebuchten Geschäftsvorfälle genauer zu dokumentieren und Ihnen eine spätere Suche und Analyse zu erleichtern.

Nachdem Sie die Daten im Belegkopf erfasst haben, ergänzen Sie jene für die Belegpositionen. In unserem ersten einfachen Beispiel wollen wir die Einzahlung des Stammkapitals auf dem Bankkonto verbuchen. Dazu erfassen wir für die erste Position das Sachkonto der Commerzbank und den Betrag unter Soll sowie für die zweite Position als Gegenkonto das Sachkonto für das Stammkapital und den Betrag unter Haben . Sie können jede Belegposition auch aufklappen und weitere Informationen wie beispielsweise einen erläuternden Text ergänzen. Sobald Sie die Buchung vollständig erfasst haben, können Sie den Buchungsbeleg über den Button Buchen sofort buchen.

Verwendung der Hilfefunktion

Wenn Sie mit der Bedienung einer App nicht so vertraut sind, können Sie jederzeit die Hilfefunktion aufrufen. Dazu drücken Sie rechts oben auf das Fragezeichen (siehe Abbildung 3.7). Im gezeigten Beispiel werden u.a. die Felder Buchungsbelegart und Transaktionswährung erklärt.

Abbildung 3.7: Hilfefunktion zur App »Hauptbuchbelege buchen«

Wenn Sie nicht sicher sind, wie die Buchung anhand Ihrer Eingaben aussehen wird, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu simulieren (Button Simulation in Abbildung 3.6) und die einzelnen Belegpositionen genau zu überprüfen (siehe Abbildung 3.8). Hier können Sie über das linke Symbol die gewünschten Felder einblenden oder über das rechte Symbol die Buchung in Excel herunterladen. Für den Fall, dass die Buchung fehlerhaft ist, etwa weil Sie sich bei der Eingabe der Kontonummer oder des Betrags vertippt haben, können Sie die Buchung noch anpassen. Ist die simulierte Buchung in Ordnung, klicken Sie auf den Buchen-Button .

Abbildung 3.8: Simulation der Buchung

Unten links im Bildschirm erscheint die Meldung »Beleg xx erfolgreich gebucht«, und der gebuchte Beleg wird mit Klick auf diese Meldung angezeigt (siehe Abbildung 3.9).

Abbildung 3.9: Anzeige des gebuchten Belegs

Jeder Buchhalter hat einmal die Darstellung von Buchungen in Form von T-Konten gelernt. SAP S/4HANA bietet Ihnen drei verschiedene Optionen, einen gebuchten Beleg in dieser Form anzuzeigen, und zwar über:

 den Button T-Konto-Sicht (siehe Abbildung 3.10),

 die Fiori-App »Buchungsbelege anzeigen in T-Konto-Sicht« oder

 die Fiori-App »Buchungsbelege verwalten«.

Abbildung 3.10: Anzeige Stammeinlage in T-Konto-Sicht

3.2 Analysemöglichkeiten und Berichte in der Hauptbuchhaltung

Nachdem wir die Buchung der Stammeinlage für unsere »Fair Trade Coffee GmbH« durchgeführt haben, wollen wir diese nun näher analysieren. In SAP S/4HANA stehen Ihnen für Analysen und Berichte im Hauptbuch verschiedene Apps zur Verfügung (siehe Abbildung 3.11):

Abbildung 3.11: Apps für Analysen im Hauptbuch

In den nächsten beiden Abschnitten werden wir Ihnen für Analysen auf Beleg- und Sachkontenebene die Apps Buchungsbelege verwalten , Buchungsbeleganalyse , Einzelpostenerfassung anzeigen , Sachkontensalden und die Summen- und Saldenliste näher beschreiben.

Die Analysemöglichkeiten sind über eine »App-to-App-« bzw. »Bericht-zu-Bericht-Schnittstelle« untereinander verknüpft. Das bedeutet, dass Sie aus der Anzeige des Berichtsergebnisses durch Doppelklick auf eine Kennzahl direkt eine andere App zur weiteren Analyse aufrufen. Möchten Sie beispielsweise in der angezeigten Bilanz die Kapitalerhöhung näher analysieren, können Sie aus der Bilanz/GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) in die Salden- und von dort in die Einzelpostenanzeige verzweigen. Wenn Sie anschließend auf die Belegnummer klicken, gelangen Sie direkt zum Beleg (siehe Abbildung 3.12).

Abbildung 3.12: Analysemöglichkeiten im Hauptbuch

3.2.1 Analyse auf Belegebene
App »Buchungsbelege verwalten«

Nachdem Sie die App »Buchungsbelege verwalten« (siehe Abbildung 3.13) aufgerufen haben, erfassen Sie zunächst die gewünschten Selektionskriterien. Der Buchungskreis und das Geschäftsjahr werden automatisch aus den Benutzereinstellungen übernommen. In unserem Beispiel schränken wir die Auswahl nicht weiter ein und drücken den Start-Button . Daraufhin werden unterhalb die den Selektionskriterien entsprechenden Belege aufgelistet. Über das -Symbol haben wir die Möglichkeit, weitere Felder für die Anzeige zu selektieren bzw. anstelle der Standard- eine bereits vordefinierte kundenspezifische Anzeigevariante auszuwählen, in unserem Fall diejenige mit Kopftext . Des Weiteren lässt sich der von uns gebuchte Beleg durch einen Klick auf die Belegnummer bearbeiten. Möchten Sie einen oder mehrere Belege stornieren, markieren Sie diese und drücken den Button Stornieren .

Abbildung 3.13: Buchungsbelege verwalten

App »Buchungsbeleganalyse«

Mit der App »Buchungsbeleganalyse« wird eine Auswertung (Query) aufgerufen, die auf einem Template des Tools SAP Design Studio aufbaut (siehe Abbildung 3.14). Hier ergänzen Sie zunächst die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien und drücken dann die Taste OK.

Abbildung 3.14: Selektionsbild »Buchungsbeleganalyse«

In Abbildung 3.15 sehen Sie in der Einstiegssicht der App die gebuchten Beträge je Sachkonto.

Abbildung 3.15: Buchungsbeleganalyse nach Konto

Der Vorteil dieser mehrdimensionalen Recherche liegt in den verschiedenen Navigationsmöglichkeiten. Unter Dimensionen finden Sie eine große Auswahl an Feldern, die Sie in die Zeilen oder Spalten ziehen können.

App »Einzelpostenerfassung anzeigen«

Nach Aufruf der App »Einzelpostenerfassung anzeigen« (siehe Abbildung 3.16) geben Sie zunächst die Selektionskriterien ein. Achten Sie darauf, im Feld Status nicht nur die offenen, sondern sämtliche Posten auszuwählen und den richtigen Zeitraum in das Feld Buchungsdatum einzugeben. Dann klicken Sie auf den Start-Button . Um die Anzeige bis zur Belegebene aufzureißen, klicken Sie zunächst auf das Symbol links vom Buchungskreis und anschließend nochmals auf das gleiche Symbol links vom gewünschten Sachkonto . Daraufhin werden Ihnen alle auf diesem Konto gebuchten Belege angezeigt .

Abbildung 3.16: Anzeige der Einzelposten im Hauptbuch

3.2.2 Analyse auf Sachkontenebene

Für die Analyse eines Sachkontos bietet Ihnen SAP S/4HANA die App »Sachkontensalden« (siehe Abbildung 3.17).

Abbildung 3.17: App »Sachkontensalden«

Mit Eingabe der Selektionskriterien und Klick auf den Button Start werden Ihnen die gebuchten Beträge pro Monat getrennt nach Soll, Haben, Saldo und Kumulierter Saldo ausgegeben. In unserem Beispiel wird für 05.2020 ein gebuchter Sollsaldo von 60.000 EUR angezeigt. Durch einen Klick auf diesen Betrag sehen Sie die dahinterliegenden Einzelposten.

Über die App »Summen- und Saldenliste«, die ähnlich funktioniert wie die App »Buchungsbeleganalyse«, erzeugen Sie eine Saldenliste. Nach entsprechender Selektion und Anpassung der Dimensionen in den Zeilen und Spalten entspricht das Ergebnis Abbildung 3.18.

Abbildung 3.18: Summen- und Saldenliste

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