Manual de Access 2010

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Primera edición, abril 2011

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ISBN por Marcombo: 978-84-267-1731-3

ISBN por Alfaomega:

ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3

D.L.:

Printed in Spain

Índice

Presentación

El entorno de trabajo

Introducción

Lección 1. La interfaz de Access 2010

Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido

Lección 3. La nueva vista de Access 2010. El Backstage

Lección 4. La Cinta de opciones

Lección 5. Abrir una base de datos de ejemplo

Las bases de datos

Introducción

Lección 6. Usar el Panel de navegación

Lección 7. Crear una nueva base de datos

Lección 8. Abrir una base de datos existente

Lección 9. Los objetos que conforman una base de datos

Lección 10. La copia de objetos entre bases de datos

Lección 11. Consultar las propiedades de una base de datos

Lección 12. Configuración e impresión de página

Las tablas

Introducción

Lección 13. Crear una nueva tabla desde la vista Hoja de datos

Lección 14. Definición de campos desde la vista Diseño

Lección 15. Inserción de campos numéricos

Lección 16. Agregar campos del tipo Sí/No

Lección 17. Asignación de propiedades a los campos

Lección 18. Inserción de campos desde la Vista Hoja de datos

Lección 19. Desplazamiento de campos dentro de una tabla

Lección 20. Definición de una tabla

Lección 21. Escoger un campo como clave principal

Lección 22. Introducción de datos en una tabla

Lección 23. Edición de los datos de un campo

Lección 24. Rellenar una tabla con identificadores de otra

Lección 25. Cortar, copiar y pegar los registros

Lección 26. Rediseño de una tabla

Lección 27. Deshacer y rehacer acciones

Búsqueda y gestión de tablas

Introducción

Lección 28. Búsqueda de un dato concreto en una tabla

Lección 29. Buscar, encontrar y reemplazar datos

Lección 30. Utilización del Asistente para búsquedas

Lección 31. Modificación de filas y campos

Lección 32. Eliminación de las filas de una tabla

Lección 33. Fijación y liberación de campos

Lección 34. Muestra y ocultación de campos

Organización y filtros

Introducción

Lección 35. Organizar la información de un campo

Lección 36. Filtración de los registros de una tabla

Lección 37. Usar filtros por formulario

Lección 38. Usar la función filtro avanzado/Ordenar

Consultas

Introducción

Lección 39. Creación de una consulta utilizando el asistente

Lección 40. Creación de una consulta en Vista Diseño

Lección 41. Utilización de criterios en las consultas

Lección 42. Utilización de comodines en las consultas

Lección 43. Utilización de operadores aritméticos

Lección 44. Creación de una consulta para eliminar registros

Lección 45. Creación de una consulta basada en varias tablas

Lección 46. Creación de una consulta con criterios variables

Lección 47. Creación de una tabla a partir de una consulta

Lección 48. Creación de consultas de referencias cruzadas

Lección 49. Eliminación de los campos de una consulta

Lección 50. Ordenación de una consulta

Lección 51. Modificación del formato de las consultas

Formularios

Introducción

Lección 52. Utilización de autoformularios

Lección 53. Creación de un formulario con el asistente

Lección 54. Cambio del diseño de un formulario

Lección 55. Inserción de datos en un formulario

Lección 56. Modificación de formularios

Lección 57. Creación de formularios sin el asistente

Lección 58. Inserción de campos en un formulario

Lección 59. Desplazamiento de campos en la vista Diseño

Lección 60. Editado de etiquetas

Lección 61. Cambiar el formato de las etiquetas y de los campos

Lección 62. Agregar un cuadro combinado

Lección 63. Agregar un cuadro de lista

Lección 64. Inserción de fecha y hora en el encabezado

Lección 65. Inserción de campos calculados

Lección 66. Agregar textos de ayuda en los campos

Lección 67. Uso de los botones de opción

Lección 68. Inserción de una imagen en un registro

Lección 69. Inserción de una imagen de fondo

Lección 70. Inserción de una imagen en un campo

Lección 71. Inserción de un cuadro de texto

Lección 72. Inserción de un botón en el formulario

Lección 73. Creación de un formulario dividido

Lección 74. Creación de un subformulario

Lección 75. Añadir un formulario a otro

Lección 76. Impresión de un formulario

Informes

Introducción

Lección 77. Creación de un informe con el asistente

Lección 78. Trabajar con la vista previa del informe

Lección 79. Creación de autoinformes e informes

Lección 80. Agregar campos a un informe

Lección 81. Agregarle un título al informe

Lección 82. Inserción del número de página y de la fecha

Lección 83. Desplazar los campos de los informes

Lección 84. Agrupación de registros

Lección 85. Ordenación de registros

Lección 86. Cambio entre vista Presentación y vista Informe

Lección 87. Cambio del formato del informe

Lección 88. Creación de etiquetas con el asistente

Lección 89. Creación de un subinforme

Lección 90. Impresión de un informe

Relación entre tablas

Introducción

Lección 91. Creación de relaciones entre tablas

Lección 92. Creación de un informe de relación

Lección 93. Indexación de campos

Lección 94. Muestra de formularios al abrir una base de datos

Mantenimiento y recursos

Introducción

Lección 95. Compactar y reparar una base de datos

Lección 96. Exportación de información

Lección 97. Exportar a PDF y XPS

Lección 98. Importación de datos

Lección 99. Vinculación de tablas

Lección 100. Protección de las bases de datos

Lección 101. Creación de copias de seguridad y ejecutables

Lección 102. Diseño de macros

Lección 103. Opciones de autocorrección

Lección 104. Cortar y pegar entre bases de datos

Lección 105. Ayuda en Access 2010

Presentación

Access 2010 es uno de los programas que componen la suite de Microsoft Office. Este es un programa orientado al uso y la gestión de bases de datos en entornos personales o de pequeñas empresas. La primera versión apareció en 1994 y, desde entonces, el programa ha conseguido muchísimas mejoras en el ámbito al que está dedicado. Desde la versión precedente, Access 2007, el programa ha padecido pocos cambios, pero sustanciosos.

Una de las novedades con que el usuario se encontrará es la nueva vista Backstage, común a todos los programas de la suite. Ubicada dentro de la pestaña Archivo, el usuario podrá administrar los archivos y los datos con los que trabajará, creándolos, guardándolos, insepccionándolos. Esta nueva vista es el reemplazo del botón Microsoft Office que apareció como novedad en la versión precedente. También se ha mejorado, mediante el menú Diseño, la posibilidad de cambiar la vista de los formularios, accediendo al grupo de opciones Temas. Podremos ver una previsualización del diseño que aplicamos a nuestros formularios. Otra mejoría reside en el uso de expresiones. Desde la anterior versión, el generador de expresiones ha evolucionado con la ayuda contextual. El editor de macros, mejorado y ubicado en el botón Macro, ha sido modificado y reestructurado para una sencilla y eficaz elaboración de las macros. La multitud de opciones para crear bases de datos, o agregarles componentes en Access 2010, facilitará mucho la labor del usuario.

En la primera parte de este manual nos adentraremos en el entorno de trabajo del programa. Conoceremos las herramientas de que dispone Access 2010 para su buen funcionamiento. Seguidamente, procuraremos entender el manejo de las bases de datos para aprender los conceptos básicos con los que trabajaremos. En los siguientes tres apartados nos familiarizaremos con las tablas, su uso, su gestión, la organización de las mismas y el filtrado de sus registros. Como elementos básicos para la creación de una base de datos, insistiremos en estas lecciones para después mostrar los distintos tipos de archivos que Access dispone.

Con las consultas, los formularios y los informes, aprenderemos a crear y editar datos, a personalizarlos, tanto su formato como su elaboración, y los prepararemos para su impresión y/o difusión. Combinaremos distintos documentos en uno solo. Asimismo, dedicaremos el último apartado de este manual a conocer las posibilidades que ofrece el programa para la importación y exportación de datos. Tanto entre programas de la misma suite de Microsoft, como con otros programas. Incidiremos en la protección de datos, la creación de copias de seguridad y, para finalizar, analizaremos las opciones que ofrece esta nueva versión de Access 2010 para solventar los problemas que puedan surgirnos.

Nuestro método de aprendizaje

El método de aprendizaje en que se basa esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.

A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.

En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea igualmente útil como curso completo de Access 2010 y como libro de consulta complementario sobre este programa de creación y gestión de bases de datos. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.

El entorno de trabajo

Introducción

Entendemos por base de datos al conjunto de datos que se almacenan sistemáticamente para su revisión, cotejo, ampliación o uso. En la suite de Microsoft Office 2010 nos encontramos con esta pequeña joya, una evolución lógica de su predecesor Access 2007. Entre los cambios que le diferencian de la versión inmediatamente precedente, está el denominado entorno de trabajo. A simple vista podemos captar las diferencias entre una versión y otra. Por ejemplo, entre los elementos comunes de la interfaz, como serían la Cinta de opciones, la barra de acceso directo, la barra de título. Estos elementos son comunes y conocidos, pero no su presentación actual, con sus innovaciones.

El número de pestañas de la Cinta de opciones varía entre los programas de la suite. Word, por ejemplo, tiene 8. Microsoft Access 2010 tiene 7.

Si bien es cierto que esencialmente una y otra versión son idénticas, los cambios son notables a nivel de interfaz. Tenemos, por ejemplo, la pestaña Inicio que nos conduce a la vista Backstage. Ésta es una evolución de lo que fue novedad en la versión anterior: el Botón de Office. En vez de una ventana con utilidades y recursos, se abre una pantalla completa con multitud de atajos y comandos que ayudan a acelerar la experiencia del usuario. Inauguraremos este manual con la descripción de los aspectos visuales básicos donde el programa tiene ubicadas las herramientas necesarias para que el usuario se familiarice con su manejo.

Conocer la existencia de las bases de datos de ejemplo en Access 2010 es una buena estrategia para todos aquellos que se inician con el trabajo con bases de datos.

A lo largo de las siguientes lecciones describiremos cómo entrar en el programa, qué es una barra de herramientas de acceso directo, cómo se usa y cómo podemos modificarla a nuestro antojo. Hablaremos de la utilidad de las Cinta de opciones, aprenderemos a movernos por la vista Backstage y terminaremos usando los archivos de ejemplo que ofrece el programa para aprender a usarlo.

De este modo nos prepararemos para adentrarnos en el mundo de las bases de datos en Access 2010.

Lección 1. La interfaz de Access 2010

Esta primera lección del curso servirá de práctica para situarnos en el entorno del programa y conocer los aspectos visuales básicos que iremos desarrollando a lo largo de las siguientes lecciones. La interfaz de Access 2010 se presentó como novedad en la versión 2007. A la ya conocida Cinta de opciones y al Panel de navegación se le ha sumado la Vista Backstage. Su diseño está pensado para que el usuario encuentre los comandos que necesite de manera rápida y eficaz. De este modo, tras esta primera lección, el usuario empezará a familiarizarse, tanto con el funcionamiento del programa como con la ubicación y el uso del mismo.

1 Empezamos esta práctica desde el Escritorio de Windows. Una vez terminada la descarga e instalada la suite, el programa Access 2010 se encontrará dentro de una carpeta denominada Microsoft Office, situada en el menú Inicio del sistema. Si busca dentro de la unidad de disco duro de su equipo, la aplicación Office Access 2010 se encuentra en el directorio Archivos de programa, en una carpeta denominada Microsoft Office, en la carpeta Office14. En esta carpeta encontramos los archivos ejecutables de toda la suite, Access 2010 entre ellos. Para iniciar esta lección, diríjase con el ratón a la parte inferior izquierda de la pantalla y pulse sobre el botón Inicio de la barra de tareas. (1)

2 En el menú Inicio se desplegarán una serie de utilidades. Desde los programas más usados hasta el acceso directo a carpetas esenciales como el Equipo o el Panel de control. Haga clic sobre la carpeta Todos los programas.

3 Se desplegará un menú donde podrá hallar una lista de acceso a todos los programas. Haga clic sobre el comando Microsoft Office.

4 De este modo se abrirá la carpeta que contiene toda la suite. Ahí se encuentran los programas como Word, Excel o Access 2010. Seleccione el programa que vamos a usar, Microsoft Access 2010. (2)

Si va a trabajar a menudo con el programa, es una buena opción crear un acceso directo en el Escritorio o en la Barra de tareas.

5 Hasta aquí hemos recorrido el primer trecho para abrir el programa y poder empezar a trabajar con él. Hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft Access. Como se ve, Access 2010 se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación y la apertura de una base de datos, la apertura de plantillas de ejemplo, incluidas en un nuevo comando: el menú Archivo situado en la Cinta de opciones. Ésta es una de las novedades incorporadas tras la recepción de los informes de errores por parte de los usuarios de la versión precedente a Access 2010. En la Cinta de opciones encontramos agrupadas en diferentes fichas los comandos necesarios para usar el programa. Haga clic sobre la pestaña Inicio, situada a la derecha de la pestaña Archivo.

6 Ahora tenemos abierto el programa (Access 2010) con un documento preparado para trabajar. Pero antes de entrar en él, describiremos las partes que ofrecen esta interfaz. En la parte superior de la ventana tenemos una barra denominada Barra de título. Sirve para anunciar el nombre del archivo que se está usando y la aplicación activa en este instante. Gracias a esa barra se puede minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana del programa. Para hacer la prueba y ver cómo funciona, pulse el botón Restaurar. (3)

El comando Restaurar incluido en la Barra de título de la aplicación sirve para reducir o aumentar el tamaño de la ventana según ésta se encuentra maximizada o minimizada.

7 Percibirá la disminución del tamaño de la ventana. A la vez, puede ver cómo ha cambiado el botón de los cuadros superpuestos por uno en que solo hay un cuadro. Es el botón Maximizar. Púlselo para restablecer el tamaño de la ventana. (4)

8 Debajo de la Barra de título está la Cinta de opciones. La Cinta de opciones es, como se ha indicado, el reemplazo de los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Hay unas fichas principales que albergan los comandos usados frecuentemente, la barra de herramientas de acceso rápido y una barra de herramientas que puede personalizar con los comandos preferidos. Una vez descritos estos elementos y vistas, haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones. (5)

Para pasar de una pestaña a otra sencillamente debe pulsar sobre ellas.

9 De este modo verá las herramientas incluidas dentro de dicha pestaña. (6) Como puede observar, las herramientas están divididas, a su vez, en grupos. Si, por lo que fuera, necesita habilitar más espacio en el documento, siempre puede minimizar la Cinta de opciones. Para ello, haga clic en la punta de flecha ubicada debajo de la Barra de título, a la izquierda del botón azul con un signo de interrogación en el interior. (7)

10 Para deshacer la acción anterior y terminar con la lección, haga clic de nuevo sobre la misma punta de la flecha, la cual ahora apunta hacia abajo. (8)

La finalidad de minimizar la Cinta de opciones es sencillamente disponer de más espacio en el área de trabajo del programa.

Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido

Al abrir el programa Access 2010 la barra de herramientas muestra tres comandos predeterminados. Dos de ellos aparecen desactivados. Se debe a que, como no se ha hecho ninguna acción, los comandos Deshacer y Rehacer no pueden ejecutarse. Sí, no obstante, el icono azul con forma de disco, que es un acceso rápido al guardado de la base de datos actual a pesar de no haberle, en este caso, insertado nada. Como se verá en esta lección, estos tres elementos no son los únicos que pueden tener cabida en la Barra de herramientas de acceso rápido.

1 Abierta la aplicación de Access 2010, haga clic sobre la pestaña con punta de flecha que señala hacia abajo en la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)

Personalice la Barra de herramientas de acceso rápido con aquellos comandos de gestión y edición que suele utilizar con mayor frecuencia.

2 Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Éste se parte en dos secciones. En la primera sección encontramos la lista de los comandos que el programa considera de uso más frecuente. Ello significa que, lógicamente, pueden ser susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Entre ellos, destacan los comandos (inactivos) Nuevo, Abrir, Correo electrónico, Impresión rápida, Vista preliminar, Revisión ortográfica, Modo, Actualizar todo y Sincronizar todo. Para integrarlos en la interfaz del programa solo tendríamos que hacer clic sobre su casilla de verificación. En la parte inferior del segmento encontramos dos opciones: Más comandos y Mostrar debajo de la cinta de opciones. En el primero de estos podemos seleccionar cualquiera de los comandos incluidos en la lista anterior para integrarlos en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para empezar con la lección, haga clic sobre la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. (2)

3 ¿Qué ha ocurrido? La Barra de herramientas de acceso rápido se ha transportado debajo de la Cinta de opciones, desplegándose como una barra que, de largo, ocupa toda esta cinta. Esto serviría, por ejemplo, si llenásemos la Barra de herramientas de acceso rápido con comandos, pues, como podemos ver, sigue conservando los tres comandos originales (Guardar, Deshacer, Rehacer), ni una más. Prosigamos ahora personalizando nuestra Barra de herramientas de acceso rápido. Despliegue otra vez la flecha para que aparezca el menú de opciones.

4 Para mostrar de qué es capaz y hasta qué punto podemos modificar los comandos aparecidos en esta barra, active la casilla de verificación de todas las herramientas.

5 Verá que todos los comandos que el programa entiende como lógicamente los más usados, o los que el usuario utilizará con mayor asiduidad, están ahora incluidos en esta barra. La barra sigue estando poco llena. (3) Despliegue otra vez el menú de opciones.

6 Proceda a la inclusión de más comandos haciendo clic sobre la opción Más comandos. (4)

Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones de Access desde el comando Opciones del menú Archivo.

7 Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access. Para insertar todavía más comandos en nuestra Barra de herramientas de acceso rápido solo tiene que hacer clic sobre cualquiera de los elementos incluidos en el primer recuadro y agregarlo al segundo. Por ejemplo, pulse sobre la opción Importar a una hoja de cálculo. (5)

8 A continuación, haga clic sobre el botón Agregar.

9 Verá que se ha incluido en el segundo cuadro. Haga clic sobre el botón Aceptar. (6)

Si desea eliminar elementos de la Barra de herramientas de acceso rápido, sencillamente selecciónelos en el cuadro de la derecha y pulse el botón Quitar.

10 El cuadro de diálogo se cierra y entramos, automáticamente, en la vista Backstage. Pulse otra vez sobre el comando Crear.

11 Verá que, de nuestra Barra de herramientas de acceso rápido, hay dos iconos iluminados: El icono Nuevo, que sirve para crear nuevas áreas de trabajo, y el icono Abrir. En este último podemos abrir bases de datos ya hechas, o descargadas. Para restablecer la Barra de herramientas de acceso rápido a su sitio, y con sus objetos predeterminados, haga clic sobre la punta de flecha para mostrar el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

12 Quite el signo verificación de los accesos directos que hemos añadido, dejando solo los iconos de Guardar, Deshacer y Rehacer.

13 Observe que, tras esta eliminación, se mantiene el comando que hemos seleccionado anteriormente, Importar una hoja de cálculo de Excel. Vamos a eliminarlo mediante el menú contextual del mismo. Haga clic con el botón derecho sobre este comando.

14 En el menú contextual que se despliega, haga clic sobre el comando Eliminar de la barra de herramientas.

15 Como puede ver, (7) ha desaparecido, pero la Barra de herramientas de acceso rápido sigue estando debajo de la Cinta de opciones. Para restituirla al lugar predeterminado, despliegue el menú de opciones pulsando sobre la punta de flecha.

También puede eliminar los comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido desde el mismo cuadro Opciones de Access.

16 Para terminar con esta lección, haga clic sobre el comando Mostrar encima de la cinta de opciones. (8)

Lección 3. La nueva vista de Access 2010. El Backstage

En esta lección visitaremos los aspectos esenciales de la nueva vista de Access 2010, la vista Backstage. En ella encontramos multitud de aplicaciones para agilizar el trabajo. Es una novedad en esta suite que viene a sustituir el botón de Office que, esencialmente, hacía este papel. La vista Backstage es, esencialmente, un centro de operaciones mejorado después de la experiencia del usuario.

1 Ubicada en la Cinta de opciones, la vista Backstage está en la nueva pestaña (incorporada, como se ha dicho, en la versión de 2010 de la suite de Microsoft) Archivo. Como verá, se destaca de las demás pestañas de la Cinta de opciones porque resalta en fucsia. Si utilizase cualquiera de los otros programas de la suite, vería que el color es distinto dependiendo de la opción elegida. En Word, el color de la pestaña Archivo es azul y en Excel es verde. Haga clic sobre Archivo. (1)

2 La vista Backstage muestra el contenido del comando Información. Como puede ver, este comando contiene, entre otras opciones, la característica principal de informarnos sobre acciones que podemos hacer. Asimismo, en la derecha de la pantalla se muestra una imagen miniaturizada del documento (en el caso de que hayamos trabajado en él, si no, aparecerá una hoja en blanco), el nombre y la ubicación donde se guardará. Para familiarizarse con esta vista, haga clic en el comando Reciente. (2)

El número de archivos recientes que puede mostrar el comando Reciente puede ser personalizado desde el cuadro de opciones de Access.

3 Como puede ver, se nos muestra una nueva ventana donde aparecerán los documentos tratados con anterioridad. Si es la primera vez que usa Access 2010 o ha borrado todos los archivos relacionados con Access, no saldrá ningún documento para abrir. En este caso, el programa le indicará que pulse el comando Abrir. Púlselo

4 Esta opción debería, si es nuevo el programa y no lo ha usado antes, ser una búsqueda infructuosa. Por tanto, cierre el cuadro de diálogo Abrir haciendo clic en la pestaña Cancelar.

5 Fíjese en que si ya ha trabajado antes con el programa, debajo de la opción Cerrar base de datos hay una serie de bases de datos que son las que hemos usado recientemente. En total, y como número predeterminado por el programa, estos se almacenarán, mostrándose, en un máximo de cuatro. Pulse otra vez sobre el comando Reciente.

6 En la sección central, fíjese en la parte inferior. Aquí se ubican los datos recientes y, como hemos advertido en el punto anterior, estos están establecidos en 4. Podemos, asimismo, cambiarlo. Haga clic en la punta de flecha que señala hacia arriba para subirlo hasta 7. (3)

Si lo prefiere, puede insertar directamente en el campo oportuno el número de elementos recientes.

7 ¿Qué ha ocurrido? En la sección izquierda se ha aumentado el número de bases de datos utilizadas. De no ser así porque no tenemos ninguna base de datos tratada, los comandos, a partir del de Información, se desplazarán de igual modo hacia abajo. Restablezca el número 4. (4)

8 Como puede ver, en la sección central Bases de datos recientes, encontramos que las bases de datos tienen una chincheta en la parte que queda más a la derecha. Esto sirve para anclar los archivos en esta base y queden, por defecto, siempre visibles en el comando Reciente, y en el comando. Ahora, haga clic sobre el comando Nuevo, ubicado en la parte izquierda del panel.

9 La vista se modificará y quedará partida en tres áreas distintas: en la izquierda podemos observar una serie de comandos muy útiles como son Guardar, Guardar objeto como, Imprimir, Opciones, Salir. En el centro, se nos muestran las plantillas disponibles. Por defecto, aparece la opción Base de datos en blanco seleccionada. En la tercera sección aparece una pequeña previsualización, el nombre del archivo seleccionado, dónde se ubicará y, de no ser así (en el caso de no tener ningún archivo abierto), tendremos, en esta misma parte la vista del icono Crear. Pulse sobre la opción Base de datos web en blanco. (5)

Al pulsar sobre una de las plantillas disponibles en el comando Nuevo se obtiene una vista previa de la misma en la parte derecha de este panel.

10 Verá que en la tercera sección, la cabecera del documento previsualizado es Base de datos web en blanco. Haga clic en el comando Opciones, ubicado en la parte izquierda de la pantalla.

11 Aparece una ventana con múltiples comandos y opciones. (6) En este caso, aparece la seleccionada la categoría Barra de herramientas de acceso rápido, por ser la última con que se ha trabajado. Vea que podemos elegir distintas categorías: Complementos, Personalizar la cinta de opciones, Revisión, Diseñadores de objetos, etc. Salga de esta ventana pulsando sobre Cancelar.

12 A continuación, haga clic sobre el comando Ayuda. (7)

13 Aquí encontramos una serie de ítems representados en iconos donde podemos interactuar del modo en que recibamos la ayuda necesaria: Ayuda de Microsoft Office, Introducción, Póngase en contacto con nosotros … Para usar cualquiera de estas ventajas, tenemos que estar conectados a Internet. Para concluir con esta lección, cerraremos el programa Access 2010. Pulse sobre el comando Salir situado debajo del comando Opciones. (8)

Si se considera un usuario nuevo de Access 2010, no dude en consultar la ayuda incluida en el programa y a solicitar, cuando sea necesario, respuestas a sus posibles preguntas.

Lección 4. La Cinta de opciones

Si bien en la lección anterior tratábamos como unidad independiente la vista Backstage, este es el momento para decir que esta es una de las múltiples pestañas que ofrece el programa para acceder de un modo intuitivo a los comandos que necesitemos. Así pues, la Cinta de opciones es un sistema ideado y configurado de tal modo que cualquier usuario pueda encontrar por sí mismo los primeros pasos para idear una base de datos, o componer un texto, en el caso de Word. En esta lección daremos un paseo por las distintas pestañas y utilidades de la Cinta de opciones.

1 Para empezar con esta visita guiada por los entresijos de la Cinta de opciones, es preciso que, partiendo del ejercicio anterior, abra de nuevo el programa Access 2010, ubicado dentro de la suite de Microsoft Office 2010. Una vez hecho esto, reincidiremos en que la Cinta de opciones es el elemento que ocupa el espacio ubicado encima del área de trabajo, y está situada debajo de la barra de título y la barra de herramientas de acceso rápido. Fíjese en que al abrir el programa se muestra, predefinida, la pestaña Inicio, anteriormente trabajada y que conocemos con el nombre de vista Backstage. Empiece esta lección haciendo doble clic sobre el icono Base de datos en blanco. (1)

En lugar de hacer doble clic sobre la plantilla de base de datos que desea abrir, también puede seleccionar dicha plantilla y pulsar el botón Crear.

2 De este modo hemos conseguido que la mayoría de las herramientas sitas en las pestañas de la Cinta de opciones se hayan iluminado. Así podremos trabajar con ellas de un modo más tranquilo. Pues bien, predeterminadamente se carga la pestaña Campos. Cada una de las pestañas contiene dentro grupos de herramientas lógicamente ordenados en apartados. En este caso, fíjese en que los grupos de herramientas son Vistas, Agregar y Eliminar, Propiedades, Formato y Validación de campo. Pulse sobre la pestaña Inicio.

3 Aquí verá que tenemos comandos comunes a otros programas de la suite, como son el formato de texto, la búsqueda y el Portapapeles. El el grupo Formato de texto, despliegue el campo que contiene el nombre de la fuente.

4 Se despliega una lista de fuentes indizada por orden alfabético. Haga clic ahora sobre la pestaña Crear. (2)

5 Bajo esta pestaña se describen las tareas propias del programa Access 2010, desde la inserción de plantillas, hasta la creación de informes pasando por las tablas. Haga clic sobre el comando Tabla.

6 Observamos que en el Panel de navegación (elemento que trataremos en lecciones posteriores) se ha insertado una nueva tabla y, por defecto, el programa ha vuelto a llevarnos a la pestaña Campos. Haga clic sobre la pestaña Datos externos. (3)

7 Aquí encontraremos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos con otros documentos o programas. De ello, sin embargo, se tratará en las lecciones finales de este manual. Pulse ahora sobre la pestaña Herramientas de base de datos. (4)

Al seleccionar un elemento en la base de datos abierta, como en el caso de las tablas, el programa carga las denominadas fichas contextuales, las cuales contienen comandos y opciones relacionados directa y exclusivamente con dicho elemento seleccionado. Las fichas contextuales se muestran resaltadas de un color distinto al resto de pestañas.

8 Subordinadas a la pestaña Herramientas de base de datos, encontramos multitud de herramientas para relacionar las tablas, mover los datos, analizarlas. Podemos, asimismo, ocultar la Cinta de opciones haciendo un solo clic sobre la pestaña con forma de punta de flecha ubicada junto al icono de interrogación o de ayuda. Haga clic sobre dicho comando.

9 Para restablecer el cambio, solo tiene que volver a pulsar sobre la punta de flecha que, esta vez, señala hacia abajo. (5) Otra de las ventajas que ofrece esta pestaña, además de habilitarnos espacio extra al ocultar la Cinta de opciones, es que, pulsando con el botón derecho sobre esta flecha, encontramos múltiples funciones. Haga clic con el botón derecho sobre la flecha.

En la pestaña Datos externos encontramos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos

10 Entre las distintas opciones desplegadas, como son la inclusión de esta pestaña en la Barra de herramientas de acceso rápido, la personalización de dicha barra, o, incluso, minimizar la cinta, hay una que usaremos seguidamente. Haga clic sobre Personalizar la Cinta de opciones. (6)

La pestaña Herramientas de bases de datos contiene comandos para relacionar y analizar las tablas o mover datos.

11 Como observamos, se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access, mostrando el contenido de la categoría seleccionada. El uso de las opciones de esta categoría es igual que la que vimoa para personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido. Sin realizar ningún cambios, cierre el cuadro de opciones pulsando el botón Cancelar. (7)

Puede personalizar la Cinta de opciones del mismo modo que hemos hecho con la Barra de herramientas de acceso rápido; seleccionando un grupo de herramientas o un comando en la parte izquierda y pulsando el botón Agregar.

12 Regresaremos a la vista Backstage. Pulse sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.

13 Termine el ejercicio haciendo clic sobre el comando Cerrar base de datos. (8)

Lección 5. Abrir una base de datos de ejemplo

Un modo de acercarse a Access 2010 y empezar a usarlo es servirse de las plantillas de ejemplo que el programa lleva incorporadas. De este modo, el usuario puede familiarizarse con los procedimientos básicos para gestionar una base de datos modelo. En esta lección nos centraremos en cómo abrir una. A diferencia de versiones precedentes, el usuario puede encontrar las plantillas de un modo sencillo e intuitivo. Solo tiene que usar el comando Nuevo del menú Archivo. En esta versión, el programa es capaz de ejecutar varias instancias de Access en una sola vez. Es decir, el usuario puede manejar varias instancias de Access al mismo tiempo, cada una de ellas en una base de datos distinta. Sin embargo, en este tema guiaremos al usuario para que abra una única base de datos de ejemplo para empezar a trabajar con el programa.

1 Abriremos una plantilla de ejemplo sobre la que empezaremos a conocer los objetos de una base de datos. En primer lugar, pulse sobre la pestaña Archivo.

2 Como vimos en la lección anterior, aquí nos encontramos con una de las novedades más importantes y fácilmente apreciables del programa: la Vista Backstage. En el apartado Plantillas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo. (1)

3 Una vez hecho el paso anterior veremos que se actualiza el contenido del panel para mostrar las bases de datos de ejemplo disponibles. De este modo, el usuario podrá visionar un panorama variado de las distintas plantillas predeterminadas, o preparadas para su contemplación y uso. Como el objetivo de esta lección es abrir una base de datos partiendo desde cero, es decir, imaginando que no se tiene plantillas propias, usaremos una de las que nos ofrece esta versión del programa. Haga clic en la plantilla denominada Neptuno. (2)

Para visualizar todas las plantillas disponibles, pulse en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical.

4 Las bases de datos creadas en Access tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las plantillas se encuentran almacenadas con la extensión .accdt. Cuando creamos o abrimos una plantilla de ejemplo, el programa la reconoce como una base de datos propia y así lo muestra en el campo Nombre de archivo del panel de la derecha. Esto, que no deja de ser una curiosidad importante, será tratado en otras lecciones. Para abrir una nueva base de datos, haga clic sobre el botón Crear.

5 En la pantalla de inicio tenemos la base de datos de ejemplo. Para mostrar el contenido del archivo, es necesario habilitarlo. El programa mismo lo indica. Así pues, aparecerá una barra de mensajes de color amarillo con el siguiente lema: Advertencia de seguridad. Haga clic sobre el botón Habilitar contenido de esta barra. (3)

Las bases de datos de ejemplo requieren el inicio de sesión para su consulta.

6 Hecho esto, aparecerá un cuadro de diálogo de inicio de sesión que nos permitirá, mediante un nombre ficticio, acceder a la base de datos. Para concluir esta lección solo quedará iniciar la sesión, pero antes advertiremos de un detalle que trataremos en otras lecciones y que, a simple vista, no se ve o no se tiene en cuenta. Si el usuario se fija, en la izquierda hay una pestaña con dos puntas de flecha apuntando a la derecha. El Panel de navegación –del que hablaremos en la siguiente lección- está habilitado, aunque permanezca oculto. No cambie el nombre que aparece seleccionado y pulse el botón Iniciar sesión. (4)

Las bases de datos

Introducción

Microsoft Access 2010 presenta una serie de ventajas y novedades con respecto a las anteriores versiones del programa que deben ser explicadas paso a paso. Los programas de la suite de Microsoft suelen ser intuitivos y de sencilla ejecución, tienen, además, muchas prestaciones para agilizarle el trabajo al usuario. Sin embargo, aquel que no ha utilizado antes estos programas, o que nunca ha usado una base de datos, o ha olvidado cómo funciona, hallará en este apartado una primera aproximación al programa en sí.

Es realmente importante que, antes de empezar a trabajar con el siempre peculiar mundo de las bases de datos, conozca y distinga los conceptos de los distintos elementos que las forman.

En este apartado, titulado Las bases de datos, nos adentraremos en el entorno del programa Access 2010. Una vez definido el entorno de trabajo, esta será una primera aproximación en la que aprenderemos, entre otras cosas, a familiarizarnos con los aspectos básicos de las tablas que compondrán las bases de datos. Para ello, empezaremos con una lección sobre el Panel de navegación, novedad ya en la versión de 2007 del programa, pero utilísima para el trabajo con las tablas. Asimismo, el lector encontrará las instrucciones para empezar a crear tablas, abrir documentos ya trabajados (ya sea por nosotros o no), aprenderá a familiarizarse con el programa y funciones tan básicas y a la vez esenciales como copiar objetos entre las bases de datos, consultar las propiedades del documento tratado. Por último, se ilustrarán los tres métodos que ofrece Access 2010 para imprimir una base de datos: la impresión rápida, las opciones de la impresora y el tratamiento de previsualización del programa para imprimir el documento.

Las funciones básicas de cortar, copiar y pegar son comunes a cualquiera de las aplicaciones de Office y pueden llevarse a cabo tanto desde la Cinta de opciones como mediante las pertinentes combinaciones de teclas.

La impresión de las bases de datos se lleva a cabo mediante los comandos del nuevo menú Archivo.

Lección 6. Usar el Panel de navegación

El Panel de navegación apareció como novedad en la suite Office 2007. Sustituyó a la ventana Base de datos y a los paneles de control de versiones precedentes. Así pues, estas aplicaciones y ventanas no están disponibles ahora del modo tradicional. En el Panel de navegación, el usuario podrá personalizar las categorías y grupos de objetos. Podrá ocultarlos, ocultar los grupos y, como advertimos en la lección anterior, podrá ocultar el mismo Panel de navegación. En esta lección el usuario se iniciará en la utilización básica del Panel. Por ello, ésta es una primera aproximación.

1 El Panel de navegación aparecerá siempre de forma predeterminada a no ser que lo desactivemos. Como el objetivo de esta lección es familiarizarse con él, lo primero que aprenderemos a hacer es a desactivarlo. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo.

2 El objetivo de este clic es acceder al cuadro de opciones de Access para aprender a habilitar o deshabilitar el Panel de navegación. Haga clic en el comando Opciones. (1)

3 De este modo se abrirá el cuadro Opciones de Access. (2) Aquí se nos mostrarán las opciones de la última categoría con la que hemos trabajado. En el panel de la izquierda, haga clic en la categoría Base de datos actual.

El cuadro Opciones de Access se encuentra organizado por categorías.

4 En esta categoría se encuentra el apartado Navegación, el cual nos interesa en este caso. Fíjese en que la opción Mostrar panel de navegación está activada por defecto. (3) Solo basta hacer clic para desactivarla. Si hacemos clic, cuando volvamos a abrir la base de datos ya no aparecerá este panel. Si, por el contrario, estuviera desactivada y se hiciera clic para activarla, ocurriría lo mismo: al abrir de nuevo la base de datos, aparecería el panel. Haga clic en el botón Opciones de navegación. (4)

5 En este cuadro de diálogo podemos modificar las opciones de agrupación y de presentación en el panel, así como establecer el modo en que se abrirán los objetos. No cambie nada. Solo hemos entrado en este cuadro para visualizarlo y familiarizarnos con él. Pulse Cancelar para cerrar el cuadro.

6 Como apunte adicional, es interesante conocer la posibilidad de acceder a este cuadro seleccionando esa opción en el menú contextual del mismo Panel de navegación, así como establecer la manera en que se abrirán los objetos. Cierre también el cuadro Opciones de Access pulsando, como antes, el botón Cancelar.

7 Véase que podemos ocultar y/o mostrar el Panel de navegación haciendo clic en el botón que tiene dos puntas de flecha apuntando a la derecha, en la parte superior del panel, y cuya leyenda, escrita abajo, indica Panel de navegación. En este panel se nos muestran agrupados por categorías todos los objetos incluidos en la base de datos con la que estamos trabajando. Esas categorías contienen grupos que, a su vez, incluyen uno o varios objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Haga clic en la punta de la flecha del primer objeto, denominado Clientes y pedidos. (5)

Recuerde que estamos trabajando con la base de datos de ejemplo Neptuno, abierta en una lección anterior.

8 En su interior se muestran distintas tablas que configuran esta categoría. No olvide que estamos trabajando sobre una base de datos de ejemplo. Haga clic en el botón de punta de flecha redondo, situado a la derecha del título Northwind Traders. (6)

9 El programa nos mostrará una lista con la clasificación de los objetos y los filtros que podemos aplicar, según la categoría seleccionada. Encontramos acciones que podemos llevar a cabo como investigar la fecha de creación, la de modificación, podemos ver las tablas y vistas relacionadas, las consultas, los formularios, las macros, etc. En este caso nos interesa que haga clic en la opción los tipos de objeto que integran esta base de datos. Para ello, haga clic en la opción Tipos de objeto.

10 Con la acción anterior llegamos al panel donde se nos muestran los objetos que conforman una base de datos de Access. Para restablecer las acciones y ocultar el Panel de navegación, haga clic en el botón de doble punta de flecha situado en la cabecera.

Lección 7. Crear una nueva base de datos

Aunque de ello se hablará en lecciones posteriores, es importante que el usuario conozca y comprenda el nuevo formato de los archivos de Access 2010, pues estos no se pueden abrir con versiones anteriores a 2007. El nombre de la extensión de los archivos es .accdb y entre otras muchas ventajas, el usuario podrá crear (en lecciones más avanzadas se explicará con detalle) bases de datos web. Pero para llegar hasta aquí, antes tenemos que introducirnos en la creación y elaboración de bases de datos nuevas. De eso trata esta lección.

1 Para crear una base de datos en blanco, lo primero que haremos, partiendo de la lección anterior, será cerrar la base de datos actual. No es necesario guardarla porque era una base de datos de ejemplo para ilustrar el uso y manejo del Panel de navegación. Además, en la lección anterior hemos procurado no tocar ni guardar ningún cambio realizado. En esta lección nos centraremos en la creación de un archivo nuevo. Una base de datos nueva en la que poder trabajar desde cero. Para cerrar la base de datos, haga clic sobre la pestaña Archivo.

2 Así entramos en la famosa vista Backstage. Aquí encontramos multitud de comandos y, de entre todos, elegiremos el que cierra la base de datos. Para ello, haga clic en Cerrar base de datos. (1)

3 Como puede ver, la base de datos se ha cerrado, pero el programa continúa abierto. El menú archivo ha cambiado otra vez y tenemos a la vista el contenido del comando Nuevo. Usaremos este comando para empezar con la lección, creando una nueva base de datos. Seleccione la opción Base de datos en blanco (2) dentro de la sección titulada Plantillas disponibles, asegurándose que ha elegido Base de datos en blanco y no Base de datos web en blanco.

Desde el menú Archivo puede gestionar la apertura, el cierre y el almacenamiento de las bases de datos.

4 Es importante la distinción anterior porque, aunque a primera vista no se note la diferencia entre ambas salvo por un icono ubicado sobre la Tabla del Panel de navegación, una prepara los elementos trabajados para la red y la otra, en principio, para uso propio. Así pues, cerciórese de que ha abierto una Base de datos en blanco. Una vez seleccionado el icono, haga clic en el botón Crear situado la derecha de la pantalla.

5 Fíjese en que la nueva base de datos creada tiene por nombre Database1 si es la primera vez que prueba a crear una base de datos en blanco. Sin embargo, a medida que vaya creando bases de datos, y si no las ha eliminado, el nombre que por defecto tendrán variará en el número. Así pues, si abriese tres ventanas nuevas, se nombrarían Database1, Database2, Database3 respectivamente. Fíjese que se nos muestra el primer objeto con el que suele trabajar para confeccionar la tabla. Compruebe ahora que se ha cargado en la Cinta de opciones la ficha contextual Herramientas de tabla que, a su vez, muestra dos subfichas: Campos y Tabla. Conviene fijarse en todo lo que hay en estas subfichas porque nos servirán para posteriores lecciones. En el Panel de navegación se muestra seleccionada la opción Todos los objetos de Access. Como es la primera base de datos que creamos no hay más que una tabla vacía reflejada en este objeto. Ubicados, pues, lo primero que hay que hacer es guardar la nueva base de datos en nuestro equipo. Haga clic en la pestaña Archivo.

6 Si bien es cierto que hay otros modos para guardar las tablas, de los que daremos cuenta a su debido tiempo, seguir los pasos para familiarizarse con la vista Backstage de la pestaña Archivo es importante porque esta nueva herramienta tiene, como se ha visto, ventajas sustanciosas. A continuación, haga clic sobre el comando Guardar base de datos como.

7 De este modo nos aseguramos de guardar toda la base de datos. Es por ello que al pulsar dicho comando nos saldrá una ventana indicando que, para guardarse, debe cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos. Haga clic en el botón Sí de dicho cuadro de diálogo.

8 Lo que ha ocurrido es que el programa ha cerrado automáticamente el único objeto existente en la nueva base de datos, es decir, la tabla vacía. A continuación se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos seleccionar la ubicación en la que guardaremos el archivo y le asignaremos (si queremos) nombre. Como se ha advertido en la introducción, las lecciones que componen este libro son acumulativas. Por lo tanto, la base de datos que se creará a partir de la biblioteca de documentos del equipo, será la misma. Siguiendo al pie de la letra estas lecciones, el usuario acabará confeccionando una filmoteca de series personalizada. Podrá consultar datos de los actores protagonistas, si ha visionado la serie o no, la información básica. Trabajaremos paso a paso a lo largo de las siguientes lecciones para conseguirlo. Para ello, en el campo Nombre de archivo escriba el término Filmoteca de series. (3)

Antes de almacenar una base de datos por primera vez, es necesario cerrar todos los objetos incluidos en ella.

9 Esta será, pues, nuestra base de datos: una filmoteca de series, personalizada. Para que el título quede registrado y podamos empezar con el grueso de las lecciones, haga clic en Guardar. (4)

Lección 8. Abrir una base de datos existente

Como se ha dicho anteriormente, el usuario no puede abrir dos bases de datos al mismo tiempo. Cuando, teniendo abierta una base de datos, se abre otra, automáticamente, la primera se cierra. Sí podemos ejecutar varias instancias a la vez. Para abrir una base de datos preexistente el usuario puede seguir distintos procesos. Desde la lista de archivos recientes reflejada en el menú Archivo, el comando Reciente si ya ha sido abierta anteriormente, hasta accediendo al cuadro de diálogo Abrir. Una base de datos existente es el archivo ya creado, trabajado o ideado, que uno puede abrir para ver, modificar o trabajar con él.

1 En esta lección abordaremos el concepto de trabajar una base de datos creada previamente, y que se encuentre almacenada en nuestro equipo. Para ello, abriremos la base de datos Neptuno. Al ser una base de datos predeterminada y ya creada será más sencillo ver cuál es el producto final que acabaremos elaborando. Para empezar, usaremos la lista de archivos recientes que confecciona el programa durante su uso. Haga clic en el menú Archivo.

2 Se despliega el menú Archivo, En el Panel de comandos, en la izquierda, hallará la lista de archivos de bases de datos. Estos son, como puede comprobar, los últimos documentos abiertos en Access. Fíjese que entre ellos hay la base de datos Neptuno. Haga clic encima del nombre.

3 Inmediatamente percibirá que la base de datos de ejemplo que acaba de seleccionar se abre en el área de trabajo, sustituyendo a la que se encontraba abierta. Para cerciorarse, repare en la Barra de título. Verá qué documento tiene en el área de trabajo. Para seguir con esta lección, recuperaremos la base de datos creada en el ejercicio anterior desde el cuadro de diálogo Abrir. Antes de ello, pulse el botón de aspa de la cabecera de la base de datos actual.

4 Haga clic en la pestaña Archivo. (1)

5 En la vista Backstage buscaremos el comando que nos permita abrir un archivo ya utilizado (ya sea escrito, revisado, o simplemente abierto). Pulse sobre el comando Reciente. (2)

6 Verá que el menú se actualiza para mostrar las bases de datos recientes. En la parte inferior de este panel puede comprobar que el número de archivos recientes mostrados en el panel de comandos está establecido en cuatro, valor que puede cambiar si lo desea. Nuestro objetivo sigue siendo abrir la base de datos que antes hemos utilizado: una base de datos preexistente. Haga clic en el comando Abrir.

7 De este modo verá que aparece el cuadro de diálogo Abrir. Es una ventana que se superpone al área de trabajo. Veremos que se abre mostrando, por defecto, el contenido de la biblioteca de documentos del equipo. Si es así, pulse sobre el archivo Filmoteca de series (3) y haga clic en el botón Abrir.

Recuerde que creamos la base de datos Filmoteca de series en la lección anterior.

8 De este modo ha abierto el documento elegido en Access 2010. (4) La base de datos se abre. Observe que aparece una pestaña que indica la posibilidad de Habilitar el contenido. Para finalizar la lección y terminar con estos pasos, habilite el contenido. Pulse sobre la pestaña Habilitar el contenido. (5)

Lección 9. Los objetos que conforman una base de datos

Para poder manejar la base de datos con holgura, el usuario deberá familiarizarse con los objetos que Access 2010 tiene disponibles para trabajar con los datos insertados en las tablas. Como es un programa muy completo, contamos con objetos como las Tablas, las Consultas, los Formularios, los Informes, las Macros, los Módulos. Sin lecciones teóricas como la presente, no habría más que práctica sin explicación. Con lecciones donde solo se ordene pasos no sabríamos, por ejemplo, que las consultas son maneras de buscar y hallar informaciones concretas de los datos guardados en las tablas. Una macro es una acción o conjunto de acciones que se graban con el fin de automatizar tareas. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Todo esto se irá conociendo poco a poco.

1 Para conocer los objetos de la base de datos es importante tener una base de datos ya hecha. En esta lección nos aproximaremos a las herramientas básicas que ayudan a confeccionar y trabajar con las bases de datos. Es por eso que, si no tiene ninguna, puede descargar la base de datos de nuestra página web y almacenarla en su equipo. El nombre es: Quesos.accdb. De este modo podrá trabajar sobre ella y practicar las veces que haga falta siguiendo las instrucciones que iremos bosquejando. Una vez descargada, pulse el botón Archivo y haga clic en el comando Abrir.

2 En el cuadro de diálogo Abrir, localice el archivo Quesos y haga doble clic sobre él.

3 Cuando haya hecho el paso anterior, verá que aparece una tabla en el Panel de navegación que se llama Quesos1. Haga doble clic sobre el nombre de la tabla. (1)

4 Acto seguido aparecerá la base de datos Quesos1 en el área de trabajo. Verá, además, que en la Cinta de opciones aparece la ficha contextual Herramientas de tabla. (2) ¿Por qué se llama tabla? Porqué está organizada en columnas y filas en las que se distribuyen los registros. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones.

Desde el cuadro de diálogo Abrir también puede abrir una base de datos seleccionándola y pulsando el botón Abrir.

5 Los informes sirven para presentar los datos organizados y clasificados mediante los criterios establecidos para, así, ser impresos. En el grupo de herramientas denominada Informes, haga clic sobre la herramienta Informe.

6 El informe aparece en una ficha con su formato predefinido y la ficha contextual. Como el paso anterior era meramente ilustrativo, es decir, tenía como fin mostrar la información presentada como informe, haga clic en el aspa de la Barra de título.

7 Si hubiera modificado el documento anterior de algún modo, pulse No guardar en la ventana emergente.

8 El formulario es otro de los elementos que compone la base de datos. Este se encuentra dentro de la pestaña Crear de la cinta de Opciones. Haga clic en dicha pestaña Crear.

9 Un formulario es, en resumen, la hoja en la que se muestran diferentes campos dispuestos para introducir la información solicitada. Con el punto anterior hemos dado un paso más para crear un nuevo formulario. De este modo, se habilitará un grupo de herramientas denominado Formularios. Pulse el comando Asistente para formularios. (3)

En una lección posterior se mostrará con todo detalle el proceso que se debe seguir para crear formularios, así como cualquiera de los demás objetos que forman una base de datos.

10 Los Formularios pueden incluir material gráfico, sonidos, botones de comando. Todo depende del grado de necesidad que el usuario tenga con respecto a su propia base de datos. Y las consultas son, esencialmente, maneras de buscar y hallar información concreta dentro del amalgama de datos almacenados en las bases que pueden proceder de una o varias tablas. Para finalizar la lección, cierre el asistente. Haga clic en el botón Cancelar. (4)

Lección 10. La copia de objetos entre bases de datos

En esta lección, el usuario aprenderá a obtener duplicados de objetos manteniendo intacto el original. Con este procedimiento, el usuario será capaz de copiar toda la información de un objeto a otro de distinto tipo. Copiar, por ejemplo, el contenido de una tabla y guardarlo como un informe, o, simplemente aprender a copiar objetos para obtener duplicados que añadir en otros documentos. Así pues, retomaremos el programa desde donde nos quedamos en la lección anterior.

RECUERDE

Para rectificar un paso, volver atrás, corregir un desliz, siempre podemos usar el comando Ctrl + Z. De ello se hablará más adelante.

1 En la siguiente lección partiremos del cuadro de diálogo ubicado en la vista Backstage (la pestaña Archivo) para crear una copia de la tabla Quesos. Como partimos de la lección anterior, verá que, en el momento de guardar el documento con un nombre, éste es el mismo. Eso tendremos que cambiarlo en el punto siguiente para crear un informe. De momento, en el menú Archivo, haga clic en el comando Guardar objeto como. (1)

2 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. Para disponer del documento elaborado y trabajar en él sin que lo perdamos por error, o por cualquier problema ajeno, el programa añade un 1 al final del nombre, además del nombre que indica que es copia. Es decir, la copia del documento se titulará por defecto Copia de Quesos1 al final del nombre. Despliegue el apartado Como, haga clic sobre la opción Tabla.

3 En el momento que hemos cambiado la opción predeterminada por Tabla, haga clic en Aceptar. (2)

En el cuadro de diálogo Guardar como puede asignar el nombre que desee a la copia de la base de datos.

4 Antes de avanzar, es necesario tener precaución con los elementos que trabajamos. Muchas veces ocurre que, sin querer, equivocamos el ejercicio, la prueba, el dato, y tenemos que retroceder. Para cerciorarse de cuál es la tabla que tiene abierta o activa en estos momentos, haga clic en la pestaña Inicio.

5 Verá que la tabla activa es Copia de Quesos1. Sin embargo, comprobará fácilmente que hay dos tablas en esta base de datos. Con el fin de mostrar los documentos en fichas de las dos tablas, en el Panel de navegación haga doble clic sobre la tabla Quesos1.

6 Acto seguido cambiaremos el nombre de la tabla para poder trabajar en ella. Para hacerlo, tenemos que cerrar el documento. Para hacerlo, haga clic en la pestaña de la tabla Copia de Quesos1.

7 Seguidamente, pulse el botón con forma de aspa de la pestaña.

8 De este modo cerraremos el documento. Una vez hecho el paso anterior, nuestro objetivo es abrir el menú contextual. Para ello, haga clic en el botón derecho del ratón sobre la tabla Copia de Quesos1 en el Panel de navegación.

9 En el menú contextual, elija con un clic el comando Cambiar nombre. (3)

El menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre un objeto en el Panel de navegación cuenta con los principales comandos de edición de dichos objetos.

10 Fíjese en que la tabla se muestra en modo de edición en el Panel de navegación. Esto quiere decir que podemos modificarlo. Para ello, escriba, por ejemplo, la palabra Probatura (4) y, para aceptarlo, pulse la tecla Retorno.

11 Fíjese que la copia de la tabla de Quesos1 ahora se llama Probatura. Pues bien, a partir de aquí crearemos una copia de este objeto. Antes, sin embargo, lo convertiremos en un informe. Haga doble clic sobre la tabla Probatura.

12 Como puede ver, ésta se ha abierto. Ahora pulse la pestaña Archivo.

13 Una vez dentro de la vista Backstage Haga clic sobre el comando Guardar objeto como.

14 Siguiendo el mismo procedimiento de antes, en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la opción Informe en el campo Como y pulse sobre el botón Aceptar.

Lección 11. Consultar las propiedades de una base de datos

En esta lección trataremos las propiedades de una base de datos. Estas permiten añadir o modificar la información de una base de datos para así poder facilitar su identificación, agilizando su búsqueda. Podemos buscar añadir informaciones como autoría (quién hizo la tabla), el título, la organización, la categoría, las palabras clave, etc. Consultar no significa modificar, pues no todo lo que se vea en las propiedades de una base de datos puede ser modificado. Algunas cosas no se pueden editar porque reflejan las acciones perpetradas en el fichero.

RECUERDE

También puede acceder a las propiedades de una base de datos mediante el comando propiedades de su menú contextual.

1 Para llevar a cabo esta lección seguiremos con la base de datos Quesos. Nuestra propuesta en este tema es el de ilustrar el camino para acceder a las propiedades de las bases de datos y cómo podemos modificar alguna de ellas. Como se ha dicho anteriormente, no todas pueden ser modificadas porque algunas están fijadas a lo que estemos haciendo. Para empezar, pues, debemos despejar el área de trabajo del programa. Esto quiere decir que partiremos desde el área de trabajo vacía. Como se ha dicho, nuestro objetivo es abrir la base de datos Quesos. Para ello, haga clic en la pestaña fucsia que lleva por nombre Archivo.

2 En el menú Archivo, observe que hay un comando denominado Información. Éste es, en esencia, un menú de acceso directo al cuadro de propiedades de la base de datos que tenemos activa. Pulse sobre el vínculo Ver y editar propiedades de base de datos.

3 Esto hará que aparezca una ventana de propiedades cuyo título será Propiedades de Quesos. Fíjese en que, por defecto, de las pestañas General, Resumen, Estadísticas, Contenidos y Personalizar, el programa nos muestra el contenido de la denominada Resumen. En esta ficha podremos introducir la información que deseemos sobre la base de datos. En el segundo apartado, es decir, debajo del título Quesos, haga clic en en el campo Asunto.

4 Escriba en el campo Asunto, por ejemplo, el término denominaciones de los quesos. (1)

5 De este modo sabremos que el asunto de la tabla –a la que hemos acudido anteriormente y, por tanto, sabemos de qué trata- es la denominación o catalogación de los quesos. Pulse ahora la pestaña Estadísticas. (2)

Puede acabar de completar la información que desee acerca de la base de datos actual.

6 En la ficha que acabamos de mostrar encontramos información tan esencial como, por ejemplo, el día en que fue creado (día, número de día, mes, año, horas y minutos para ser más exacto), cuándo fue modificado, cuándo fue el último acceso, etc. Haga clic ahora en la pestaña Contenido.

7 Abrimos una ficha que muestra los diferentes objetos creados en la base de datos. Lo que la misma pestaña denomina Contenido del documento (cuántas tablas hay, cuántos informes, etc). Haga clic en la pestaña Personalizar. (5)

8 Entramos en una ficha que nos permite añadir propiedades personalizadas que completen la información sobre la base de datos, como, por ejemplo, la autoría de la creación, redacción o comprobación de la base, a qué departamento pertenece, por ejemplo, o cuál es su fecha de finalización o de registro, etc. Fíjese en el listado del campo Nombre y haga clic sobre la opción Cliente.

9 Una vez seleccionado el campo (ya sea Cliente, ya sea Departamento, Comprobado por, etc), se nos mostrará el tipo textual o numérico, el valor que le queremos añadir, si deseamos vincular el contenido. Para el caso que nos ocupa, mantendremos la opción Texto en el campo Tipo. Especificaremos el valor de la propiedad. En el campo Valor escriba el término Ventas. (3)

Desde la ficha Personalizar puede configurar a su gusto ciertas propiedades de la base de datos.

10 Pulse el botón Agregar.

11 De este modo, tendremos una nueva propiedad agregada en el cuadro. Antes de finalizar la lección, pulse sobre la pestaña General. (4)

12 Compruebe que esta pestaña muestra una visualización general de las propiedades del documento. La ventana se divide en cuatro partes. En la primera vemos un icono del documento de Access 2010 y el título, en la segunda se nos indica el tipo de archivo que es, la ubicación, el tamaño. En la tercera hallamos el nombre, cuándo fue creado y modificado y cuándo fue el último acceso (como en la pestaña Estadísticas) y, por último, el apartado Atributos. Aquí podemos ver si es un archivo que solo puede leerse y no modificarse, si puede modificarse, si es un archivo de sistema u oculto. Esto es útil en ocasiones en que no queremos que, por ejemplo, modifiquen nada del texto. Finalizaremos la lección y el repaso a las consultas de las propiedades de las bases de datos haciendo clic en Aceptar.

Lección 12. Configuración e impresión de página

En esta lección aprenderemos a preparar un documento, en este caso el documento de nuestra base de datos Quesos para su impresión. Como se verá en esta lección, para la impresión de un documento de Office 2010, y más concretamente del programa que nos ocupa, el programa nos ofrece tres opciones: Impresión rápida, Imprimir y Vista preliminar. Es decir, la impresión, la preparación para la impresión y la revisión última para decidir si se imprime.

1 Haga doble clic sobre el informe Copia de Probatura en el Panel de navegación. (1)

2 Si se fija, acaba de abrir el documento. Ahora haga clic sobre la pestaña Archivo.

3 Verá que de este modo se abre la vista Backstage. Entre todos los comandos y opciones, haga clic en el comando Imprimir. (2)

Si lo desea, puede agregar el comando Imprimir a la Barra de herramientas de acceso rápido. Si no recuerda como hacerlo, recupere las primeras lecciones de este manual.

4 Hemos llegado al inicio de esta lección. En este punto, el programa nos ofrecerá tres opciones a elegir. La Impresión rápida, Imprimir, Vista preliminar. (3) Como su nombre indica, el comando Impresión rápida permite al usuario tener en papel el documento; con el comando Imprimir se nos desplegarán unos ítems para elegir entre la cantidad de copias, la calidad de la impresión y otras opciones; con el comando Vista preliminar, el usuario accederá a una visualización previa del documento. Verá, asimismo, cómo está en esos instantes para imprimir. Con ello puede retocar o cambiar antes de ejecutar la impresión. Veamos alguno de sus componentes. Haga clic en Vista preliminar. (4)

5 Una vez ejecutado el paso previo, veremos que la Cinta de opciones ha cambiado para dar paso a una única pestaña (además de la de Archivo) que se llama Vista preliminar. (5) Como se puede ver, dentro de la pestaña hallamos multitud de comandos y herramientas para modificar el diseño de la página, convertir el formato e, igualmente, hay un apartado con el icono de la impresora y la palabra Imprimir para acceder a las opciones de la impresora. Haga clic en el centro del informe para probar el zoom. (6)

La vista preliminar es una buena opción antes de imprimir definitivamente un documento.

6 Ahora haga clic en la pestaña Horizontal ubicada en el apartado Diseño de página.

7 De este modo, vemos que si ahora imprimiésemos el documento, este quedaría registrado de forma horizontal, en vez de vertical. En el grupo de herramientas Tamaño de página, haga clic en el comando Márgenes. (7)

Desde la vista Backstage también es posible cambiar gráficamente los márgenes de la página que se desea imprimir.

8 Se abrirá una ventana donde podrá ver cuáles son los márgenes predeterminados para este documento. Se nos muestran tres opciones: Normal, Ancho y Estrecho. Los tres tienen sus medidas preestablecidas. Sin embargo, como verá, estas medidas pueden cambiarse. Haga clic en Ancho.

9 El documento ha cambiado de forma. Los márgenes nuevos han reubicado el texto y las tablas. Dentro del apartado Diseño de página, haga clic en el comando Configurar página.

10 El cuadro de diálogo que aparece da cuenta de las características numéricas de la página (qué márgenes tiene, cómo está orientada la página, etc.) porque muestra activa la ficha Opciones de impresión. (8) Desde aquí podemos mover los márgenes según nuestro antojo. Para ello, solo tenemos que manipular los números. En esta misma localización podemos decidir si imprimimos solo los datos. Pulse el botón Aceptar.

11 Una vez regresamos a la Vista preliminar, pulse el comando Imprimir.

12 De este modo decidimos terminar con los retoques de la vista preliminar. Accederá a un cuadro de configuración de la impresión. Sin modificar ninguna de las opciones, haga clic en Aceptar. (9)

13 Dependiendo de si tiene habilitada o no la impresora, el documento se imprimirá o no. Es decir, en el paso previo hay que tener en cuenta si deseamos imprimir el documento o no. De ser una respuesta afirmativa, no solo aceptaríamos, también tendríamos que fijarnos en que en la ventana anterior se nos muestre en el campo Impresora el nombre de ésta. Si despliega este campo podrá comprobar las distintas impresoras (de tener varias configuradas) disponibles e, incluoso, el envío por fax. Independientemente de si hemos imprimido o no el documento, acabaremos la lección cerrando la Vista preliminar. Para ello, pulse el comando Cerrar vista preliminar, situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones de la pestaña Vista preliminar. (10)

Para que la impresora con la que desea imprimir aparezca en el listado del campo Impresora, en el cuadro de diálogo Imprimir, resulta del todo imprescindible que dicho dispositivo se encuentre correctamente configurado en el equipo.

Las tablas

Introducción

En este apartado se tratará la configuración, creación y definición de una tabla. Una tabla es una aplicación cuya función esencial es la de poder almacenar una serie de datos para su conservación o su cotejo. Como definición pragmática podemos hablar de que una tabla es una ejemplificación, mediante celdas y columnas, de la inclusión y almacenamiento de datos con orden lógico. Es por eso que las tablas se componen de columnas y celdas que organizan los datos rigiéndose por una serie de directrices predeterminadas por el creador de la tabla: campos numéricos, de texto, de sí y no, de archivos adjuntos, etc.

Las tablas no son el único elemento en el que podemos insertar y crear nuestras bases de datos, pero sí son el elemento principal.

En este apartado, titulado Las Tablas, nos adentraremos en la creación de las primeras bases de datos. Daremos, por así decirlo, los primeros pasos para aprender a configurarlas, a modificarlas, a entender cómo se rellenan y qué mecanismos las empujan a presentarse del modo siguiente. Aprenderemos, pues, a introducir datos, a desplazar los datos dentro de una tabla, a remendar acciones erróneas, a rehacer acciones eliminadas …

Las tablas, por tanto, son el elemento indispensable para la creación de una base de datos, amén de la base misma para la creación de otro tipo de archivos o cotejos como serán los estudiados en apartados posteriores: las consultas, los formularios y los informes.

Las tablas se abren dejando una pestaña sobre el área de trabajo. De este modo, podemos alternar nuestras tareas entre tabla y tabla sin tener que preocuparnos por abrir y cerrar ventanas.

Además de todo lo dicho anteriormente, en este apartado aprenderemos a manejarnos con holgura a través de las diferentes vistas que ofrece el programa para la configuración de sus elementos de trabajo: la Vista Diseño y la Vista Hoja de datos.

Lección 13. Crear una nueva tabla desde la vista Hoja de datos

La creación de una tabla es esencial para las bases de datos porque son el único elemento imprescindible. En esta lección empieza el grueso del manual, pues centraremos la atención, o empezaremos a centrarla, en la creación de una base de datos que llamaremos Filmoteca de series. Pero antes de poder configurar una base de datos para almacenar y administrar, por ejemplo, los datos de las series o los libros que tenemos, tendremos que empezar a crear las tablas. En esta lección explicaremos cómo se construyen desde cero. Nosotros crearemos dos tablas: Títulos y Actores.

RECUERDE

Puede usar la combinación de teclas Ctrl+G para guardar el documento. Si es la primera vez que lo ejecuta, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

1 Para la confección de nuestra base de datos titulada Filmoteca de series, primero tenemos que crear los elementos de que consta una base de datos. Crearemos, pues, dos tablas dentro del documento Filmoteca de series. Para empezar con la lección, haga clic en la pestaña Archivo.

2 Ahora nos encontramos en la vista Backstage. Crearemos una nueva tabla. Haga clic sobre la opción Nuevo.

3 Como ya hemos visto, se abrirá un arsenal de plantillas disponibles. Resaltada como lógica o habitual, destaca Base de datos en blanco. Cambie el nombre de archivo por Filmoteca de series. (1)

4 Haga clic en Crear.

5 Si ha seguido las lecciones hasta aquí, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se indica que la base de datos con este título ya está creada. En ese caso, solo tendría que pulsar el botón Sí para volverla a hacer. Si no ha seguido todos los pasos, hasta aquí hemos ilustrado la creación de una base de datos nueva y ya titulada. Ahora tenemos un archivo al que le faltan las tablas para poder crear nuestra filmoteca personal. En este caso la filmoteca de series. Para ello, busque en la Cinta de opciones la pestaña Crear y haga clic sobre ella.

6 Se abre un grupo de opciones que puede utilizar. En este caso, pretendemos crear una tabla. Así pues, pulse sobre el comando Tabla. (2)

Puede abrir un documento ya creado desde la vista Backstage haciendo clic sobre el comando Abrir y haciendo doble clic sobre el documento seleccionado.

7 En el área de trabajo se desplegará una tabla con el nombre Tabla1. Procederemos a cambiar el nombre de los campos y a insertarle, en principio, unos cuantos más para que la tabla quede completa. Para empezar, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Id.

8 De este modo se abre un menú contextual donde el usuario podrá elegir la anchura del campo, el orden, si quiere inmovilizar o liberar los campos o insertar otros campos, eliminarlos y, por fin, cambiar el nombre del campo. Haga clic en la opción Cambiar nombre de campo.

9 Lo que ha pasado es que el programa nos permite cambiar el nombre de la pestaña. Escriba el texto Título serie. (3)

10 Para que el cambio se efectúe puede, o bien pulsar la tecla Retorno, o bien situarse con el ratón debajo de la pestaña. De este modo, el cuadro se volverá amarillo y la palabra quedará fija. Bien, procedamos de este último modo: haga clic sobre el campo situado debajo de la pestaña escrita.

11 Necesitamos habilitar más espacios para completar nuestra tabla. Para ello, vuelva a hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña antes trabajada.

12 Vuelve a desplegarse un menú contextual. En esta ocasión elija Insertar campo. (4)

13 Como verá, el campo se coloca en primera instancia, corriendo el anteriormente tratado a la derecha. Nuestro objetivo es escribir en la pestaña una leyenda que sustituya el término “categoría”. En este caso, pondremos: Actor. Bien, para llegar hasta aquí, haga clic con el botón derecho del ratón encima de la pestaña campo1.

14 Haga clic sobre la opción Cambiar nombre de campo.

15 Escriba, sustituyendo la palabra campo1, la palabra Actor. (5)

Un campo y una columna son sinónimos. Un campo es el nombre que se le otorgará a una columna. En este caso: Actor es el nombre del campo de la columna Actor.

16 Repetiremos el proceso de creación de campo para así tener un lugar donde ubicar la categoría por la que se rigen las series. De este modo, cuando tengamos configurada toda la base de datos, podremos seleccionar si queremos establecer la prioridad o la ordenación por categoría, por el nombre del actor, o por el título de serie. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña, pulse en Cambiar nombre y escriba: Categoría. (6)

17 Pulse la tecla Retorno para fijar este último cambio.

18 Ahora tenemos una tabla algo más completa. Pulse sobre el icono Guardar. (7)

19 Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Escriba el término Tabla de grabaciones. (8)

En la Vista hoja de datos los archivos se muestran en su versión de columnas y celdas.

20 Para guardar la tabla y cerrar este ejercicio en el que hemos visto cómo crear tablas desde la vista Hoja de datos, haga clic en Aceptar.

Lección 14. Definición de campos desde la vista Diseño

En esta lección aprenderemos a modificar una tabla existente desde la vista Diseño. Dentro de la vista Diseño, el usuario de Access 2010 encontrará múltiples útiles para configurar su base de datos. Desde la creación del nombre de los campos, la clasificación y su descripción, hasta la definición del tamaño, del formato y de la longitud. En esta lección nos centraremos en la definición de los campos, pero es conveniente ir conociendo estos elementos que se desarrollarán en las siguientes lecciones.

RECUERDE

En la parte derecha de la Barra de estado, ubicada en la parte inferior de la pantalla, encontramos cuatro iconos. Son accesos directos a las vistas Hoja de datos, Tabla dinámica, Vista Gráfico dinámico y Vista Diseño.

1 Para trabajar desde la vista Diseño tendremos que modificar, como su mismo nombre indica, la vista que nos ofrece la base de datos en que estamos trabajando. Esta es, viniendo de la lección anterior, la tabla Colección de grabaciones. Nuestro objetivo primero, entonces, será dirigirnos a las herramientas de modificación de la vista, que se encuentran indexadas dentro de la ficha Campos. Haga clic en la ficha Campos. (1)

Los nombres de los campos no pueden llevar signos de puntuación, sí, en cambio, espacios.

2 Verá que se abren una serie de ítems dispuestos para ser utilizados. Despliegue el comando Ver (2) situado en la parte izquierda de la ficha, en el grupo Vistas.

3 Surge así una pestaña con dos opciones: Vista Hoja de datos y Vista Diseño. A nosotros nos interesa esta segunda opción. Haga clic sobre la opción Vista Diseño.

4 Al ejecutar el punto anterior, se abre en la tabla una ventana que se distribuye en tres columnas distintas: Nombre del campo, Tipo de datos, Descripción. Es en este punto donde empieza la definición de la tabla en la Vista Diseño a la vez que empezaremos a rellenar los primeros nombres de los campos. Para cambiar el nombre del campo, pulse sobre la celda ubicada debajo de Nombre del campo.

5 En el campo aparece un recuadro amarillo y se habilita una línea vertical que parpadea. Esto quiere decir que está habilitado para escribir en él. Escriba en este primer campo la palabra Título.

6 Una vez realizado el paso anterior, y para entrar en el apartado Tipo de datos, pulse la tecla Retorno.

7 Bajo el apartado Tipo de datos se nos mostrará un amplio abanico de posibilidades: ¿qué tipo de datos almacenará el campo titulado, en este caso, Título? Nosotros queremos crear una futura lista alfabética para establecer un orden lógico. Por tanto, buscaremos este dato. Para cambiar el valor de Autonumeración a Texto, que es el que nosotros deseamos, pulse sobre la pestaña.

8 Se despliega ahora una serie de campos para elegir. No se preocupe porque iremos hablando de ellos a lo largo del manual. Haga clic sobre la opción Texto. (3)

9 Ahora que hemos definido el nombre del campo y el tipo de dato que incluirá o admitirá esta propiedad, nos centraremos en el otro apartado, titulado Descripción. Para pasar a esta columna, pulse la tecla Tabulador.

10 Como su nombre indica, bajo el lema de Descripción el usuario puede indicar qué incluirá en este campo. Escriba el texto Título de la serie. (4)

Puede situarse sobre una celda haciendo clic con el ratón sobre el espacio en blanco. Si hay algo escrito y quiere reescribirlo, selecciónelo con el ratón y escriba encima.

11 Pulse la tecla Retorno.

12 Para crear un nuevo campo, pulse dentro de la primera celda vacía de la columna Nombre del campo.

13 Inserte el término Cadena.(5)

14 Hemos agregado un nuevo campo a la tabla en el que reflejaremos cuál es la cadena que emite la serie que busquemos. Antes de seguir, guarde los cambios. Haga clic sobre el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

15 Para cerciorarnos del cambio realizado en esta lección, de cómo hemos definido un campo desde la vista Diseño, tenemos que ir a la vista Hoja de datos. Es en esa vista donde uno puede ver los cambios realizados. Pues bien, pulse sobre el icono Ver. (6)

RECUERDE

Los nombres de los campos no pueden contener signos de puntuación, pero sí espacios.

16 Haga clic en la predeterminada Vista Hoja de datos y compruebe que en la Barra de estado, la barra ubicada en la parte inferior del área de trabajo, en la izquierda, se lee el término Título de la serie.

Lección 15. Inserción de campos numéricos

La inserción de campos numéricos es, en realidad, una manera de organizar las bases de datos en forma de números. Hay muchas formas de almacenar el contenido de un campo. Access, de hecho, tiene en su haber más de media docena de elementos o tipos de datos que se almacenarán: desde el texto hasta los hipervínculos, pasando por los números, la fecha y hora, la moneda, la autonumeración y otros métodos. Empezaremos esta lección desde la vista Hoja de datos.

RECUERDE

Los campos numéricos admiten, única y exclusivamente, la inserción de datos-número. Si intenta escribir letras el programa no le dejará avanzar.

1 Como se ha dicho en la introducción, partiremos desde la Vista Hoja de Datos, pero nosotros queremos llegar a la Vista Diseño. Es, como hemos visto en la lección anterior, el apartado donde podemos insertar los nuevos campos (tanto los nombres como los tipos de objeto y su descripción) y nuestro objetivo es aprender a insertar uno del tipo numérico. Así pues, haga clic en el botón Ver.

2 No es imprescindible hacerlo de este modo, pero empezaremos por la Vista Diseño porque, entre otras ventajas, esta nos muestra todas las propiedades y la información del contenido en los campos de un modo más visual y completo. Desplegado el menú de vistas, pulse sobre la opción Vista Diseño.

3 Así aparece una serie de informaciones sobre los campos. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo.

4 Seguiremos con nuestro proyecto de una base de datos para las series que tenemos. Escriba: Año de estreno. (1)

5 Para cambiar de columna, pulse la tecla Retorno.

6 Fíjese que en la columna siguiente aparece, por defecto, el tipo de dato Texto. Nosotros queremos cambiarlo porque queremos apuntar el año en que se estrenó la serie. Por lo tanto, tenemos que hallar una variante numérica en Tipos de datos. Haga clic sobre la correspondiente pestaña.

7 Como ve, se ha desplegado una lista con una serie de datos (Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, etc.). Haga clic sobre la opción Número. (2)

8 Fíjese en que el Panel de propiedades se ha actualizado para mostrar ahora las características predeterminadas para este tipo de datos. En el Panel General de las propiedades de un campo, haga clic sobre el campo Tamaño del campo.

9 Haga clic sobre la punta de flecha que señala hacia abajo.

10 Se despliegan unas opciones que puede cambiar a su antojo. Probemos haciendo clic sobre Entero. (3)

Las pestañas de la Cinta de opciones guardan grupos de herramientas y comandos.

11 ¿Por qué? Porque siempre vamos a usar las cuatro cifras (el año de publicación) para nuestra base de datos. Es posible que en otros casos requiera otro tipo de datos, como decimales, etc. En ese caso, solo tendría que modificar la pestaña y en vez de escoger el dato Entero, debería escoger Decimal. Haga clic en el comando Guardar (el icono azul situado en la izquierda de la Barra de herramientas de acceso directo).

12 Pulse el botón Ver de la ficha Campos y haga clic sobre la opción Vista Hoja de datos. (4)

Lección 16. Agregar campos del tipo Sí/No

Así como en la lección anterior necesitábamos insertar en nuestra base de datos un campo numérico, supongamos que, en el momento en que está elaborando su propia tabla, o está siguiendo este ejercicio, se nos presenta una duda que solo podemos resolver con este tipo de campos. Imaginemos, por ejemplo, que de todas las series escogidas y que más adelante añadiremos, algunas las hemos visto y otras no, o algunas las tenemos y otras las hemos prestado. Los campos Sí/No sirven para organizar las bases de datos de manera positiva o negativa. Para ello, el programa pone al servicio del usuario una casilla de verificación que permanecerá activada si decidimos activar el Sí y desactivada si activamos el No.

RECUERDE

Los campos Sí/No exigen una aplicación afirmativa o negativa. No podrá escribir nada en las celdas que se subordinen salvo aplicar las opciones de verificación.

1 Empezaremos esta lección en la Vista Hoja de datos. Como hemos visto en la lección anterior, para insertar campos de tipo Texto tenemos que dirigirnos a la otra vista. De este modo, como ya se ha advertido, podremos insertar diversos campos y ver su composición (el tamaño, el formato, etc) para, si lo deseamos, cambiarla. Haga clic en el comando Ver del grupo de herramientas Vistas.

2 En el menú de vistas que se despliega, haga clic en Vista Diseño. (1)

3 Acto seguido, el programa cambiará su formato de presentación para que en el área de trabajo tengamos activa la vista donde podremos trabajar fácilmente. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo.

4 En la introducción aludíamos a una de las múltiples posibilidades que tiene este tipo de campo. Optando por lo sencillo, hablaremos de la disponibilidad de la serie, si la tenemos o no. Escriba la palabra: Disponible.

5 Para desplazarse a la siguiente columna, pulse la tecla Tabulador.

6 Ahora estamos en la columna Tipos de datos. Vemos que, por defecto, el programa asigna la propiedad textual. Pero nosotros tenemos que cambiarla. Haga clic sobre la punta de flecha.

7 Elija Sí/No. (2)

En los campos Sí/No prima la opción: o positivo o negativo. Úselos para crear tablas de elección entre opciones.

8 En el Panel general de propiedades, haga clic sobre el campo Formato.

9 Pulse sobre el botón de la flecha que aparece para desplegar una serie de opciones.

10 Aparecerán los valores Verdadero/Falso, Sí/No y Activado/Desactivado. Según el contenido del campo, puede elegir cualquiera de las posibilidades ofrecidas. En este caso, pulse sobre la opción Sí/No.

11 Después de la anterior acción, ha ocultado otra vez la lista de opciones. De nuevo en la vista Hoja de Datos, podremos comprobar cómo se visualizan los campos del tipo Sí/No en la tabla. Pulse otra vez sobre el comando Ver.

12 Pulse sobre la opción Vista Hoja de Datos.

13 Para guardar los cambios obrados en la tabla, y porque por defecto el programa se encarga de guardar los movimientos registrados cuando salimos de una vista para entrar en la otra, aparecerá un cuadro de diálogo preguntándonos si queremos guardar la tabla. Haga clic en Sí.

14 Ahora tendremos guardados los cambios introducidos en la tabla. De este modo hemos creado un nuevo campo. Antes de terminar con esta lección, compruebe que en el campo Disponible se ha insertado una casilla de verificación. Por defecto, aparece desactivada. (3) Esto se puede cambiar, pero de ello hablaremos en otra lección. Guardada la tabla, es hora de guardar todo el documento. Así pues, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar. (4)

Las casillas de verificación son elementos donde no se puede escribir, solo pulsar sobre ellas para activarlas o desactivarlas. Un ejemplo de casillas de verificación es la opción de categoría Sí/No.

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