Aprender

Aprender
Office 2010
con 100 ejercicios prácticos

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos

© MEDIAactive, 2012

Primera edición, 2012

© 2012 MARCOMBO, S.A.

Gran Via de les Corts Catalanes, 594

08007 Barcelona (España)

www.marcombo.com

Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».

ISBN por Marcombo: 978-84-267-1855-6

D.L.:

Printed in Spain

Presentación

APRENDER OFFICE 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Office 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura las funciones comunes de la suite, tanto en el ámbito profesional como en el particular.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Office 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Office 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Office.

OFFICE 2010

Office 2010 es la nueva versión de la famosísima suite de ofimática del mismo nombre. Entre las distintas aplicaciones que ofrece, hay cuatro que son, por su utilización, más conocidas y tratadas: Word, Excel, PowerPoint y Access. Word es un procesador de textos, Excel es un programa que crea y gestiona hojas de cálculo, PowerPoint es una aplicación que permite la creación y desarrollo de presentaciones multimediales y Access permite crear y gestionar bases de datos. Las cuatro aplicaciones son utilizadas tanto por usuarios particulares como por empresas por su fácil manejo, su efectividad y el amplio repertorio de útiles de que dispone.

Estas aplicaciones mantienen la interfaz, común al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. Si las novedades parecen pocas, las mejoras que ofrece la presente versión son innumerables. Entre ellas destaca la vista Microsoft Office BackstageTM, incluida en el nuevo menú Archivo. En un mismo espacio agrupa, además de una lista de propiedades del objeto seleccionado, y de una vista previa, los comandos de abrir, guardar, gestionar los archivos. Este es, entre otros, uno de los aspectos destacables de esta versión.

Cómo funcionan
los libros “Aprender…”

Índice

1 Conocer la interfaz de Office 2010

2 Barra de herramientas de acceso rápido

3 Conocer y modificar la Cinta de opciones

4 Comprender y usar la nueva vista Backstage

5 Trabajar con la Barra de estado

6 Crear documentos nuevos

7 Abrir y cerrar documentos

8 Almacenar documentos

9 Almacenar en versiones anteriores

10 Imprimir documentos

11 Crear documentos en PDF/XPS

12 Seleccionar elementos

13 Usar la Barra de herramientas mini

14 Cortar, copiar y pegar

15 Utilizar el Portapapeles

16 Usar el comando Buscar y reemplazar

17 Usar los comandos Deshacer y Rehacer

18 Corregir la ortografía de un documento

19 Inspeccionar documentos

20 Usar la función Compatibilidad

21 Proteger documentos con contraseña

22 Definir un documento marcándolo como final

23 Administrar distintas versiones

24 Microsoft Word: Insertar texto

25 Aplicar atributos al texto

26 Modificar la alineación y el interlineado

27 Usar sangrías

28 Utilizar estilos y formatos

29 Emplear efectos visuales

30 Crear tabulaciones

31 Crear viñetas y listas

32 Insertar una portada

33 Añadir una imagen

34 Usar WordArt

35 Insertar letras capitulares

36 Insertar números de página

37 Crear y añadir columnas

38 Añadir un título

39 Añadir capturas de pantalla

40 Insertar símbolos

41 Añadir un comentario

42 Insertar un cuadro de texto

43 Crear y formatear tablas

44 Añadir encabezados y pies de página

45 Microsoft Excel: Conocer las hojas de un libro

46 Insertar, editar y eliminar datos

47 Comprender Excel: columnas y filas

48 Añadir y eliminar hojas, columnas y celdas

49 Ocultar hojas, filas y columnas

50 Reconocer los tipos de datos

51 Insertar y editar fórmulas

52 Utilizar las opciones de autorrelleno

53 Aplicar la función de Autosuma

54 Crear y utilizar las listas

55 Ordenar datos

56 Usar autofiltros

57 Validar datos

58 Orientar y alinear el contenido de una celda

59 Crear y aplicar estilos de celda

60 Aplicar el formato condicional

61 Crear y editar un gráfico

62 Formatear un gráfico

63 Crear y personalizar minigráficos

64 Crear y editar tablas dinámicas

65 Crear gráficos dinámicos

66 PowerPoint: Insertar y duplicar diapositivas

67 Mover y eliminar diapositivas

68 Añadir texto y aplicar formato en diapositivas

69 Utilizar y formatear cuadros de texto

70 Definir interlineado y alinear texto

71 Modificar el fondo de las diapositivas

72 Aplicar texturas, imágenes y degradados

73 Crear y almacenar diseños personalizados

74 Añadir el número de diapositiva

75 Añadir objetos

76 Dibujar formas

77 Trazar líneas y flechas

78 Insertar una imagen

79 Insertar y editar vídeos

80 Añadir botones de acción e hipervínculos

81 Añadir sonidos a la presentación

82 Añadir transiciones entre diapositivas

83 Realizar pruebas de temporización

84 Crear presentaciones personalizadas

85 Access: Crear una base de datos en blanco

86 Conocer los objetos de una base de datos

87 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos

88 Definir campos desde la vista Diseño

89 Insertar campos numéricos y de tipo Sí/No

90 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos

91 Definir una tabla

92 Designar un campo como clave principal

93 Introducir datos en una tabla

94 Ordenar la información de un campo

95 Filtrar los registros de una tabla

96 Utilizar filtros por formulario

97 Crear una consulta con el asistente

98 Utilizar autoformularios

99 Crear un formulario con el asistente

100 Crear un informe con el asistente

001Conocer la interfaz de Office 2010

LA INTERFAZ DE OFFICE 2010 fue presentada como novedad en la versión precedente, de 2007, y está diseñada para que el usuario encuentre todas las herramientas de un modo sencillo. A lo largo de estos primeros ejercicios nos familiarizaremos con todos los elementos. Tras la instalación de la suite, el acceso a cualquiera de los programas de la suite de Microsoft Office 2010 se lleva a cabo desde el menú de Inicio de Windows, aunque puede crear accesos directos en el Escritorio a las aplicaciones que más utilice.

IMPORTANTE

Como novedad de la suite de Microsoft Office 2010 encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la presente versión, aparece una ventana desde la que es posible tanto minimizar directamente la ventana del programa como detener el proceso de apertura.

1.Desde el escritorio, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y, en la Barra de tareas, haga clic sobre el botón de Inicio.

2.El proceso de apertura del programa es el mismo para cualquiera de las distintas aplicaciones de Microsoft Office 2010. Así pues, realizaremos este ejercicio sobre el procesador de textos de la suite Word. Haga clic sobre la opción Todos los programas, pulse sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Office Word 2010.

3.Una vez abierto el programa, ubicaremos los distintos elementos de interfaz que son comunes en todas las aplicaciones de Office 2010. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, que muestra en forma de icono tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Más adelante mostraremos cómo personalizarla. El icono de la aplicación, situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa. Modificaremos el tamaño de la ventana de la aplicación. Pulse sobre este icono, que muestra una W de color azul, en el menú que se despliega, haga clic sobre el comando Restaurar.

Puede personalizar la Cinta de opciones desde el cuadro de opciones del programa. Despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Opciones. Dentro de este cuadro, seleccione la categoría Personalizar la Cinta.

4.La ventana reduce sus dimensiones. En el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido, se encuentra un grupo de tres botones que se encargan de ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: Minimizar, Maximizar o Restaurar y cerrar la ventana del programa. Haga clic en el botón del medio de este grupo para maximizarla.

5.Una vez restaurada la ventana, entraremos en la Vista Backstage. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.

6.Más adelante nos ocuparemos de esta vista. Regresemos al área de trabajo, ocultemos los comandos de la Cinta de opciones y restablezcámoslos. Haga clic sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, pulse sobre el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho y vuelva a pulsar dicho botón de punta de flecha para restablecer los comandos y herramientas.

7.Terminaremos este ejercicio cerrando la aplicación Word. Pulse sobre el botón de aspa de su Barra de título.

IMPORTANTE

En la parte superior izquierda se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se muestra un icono con la inicial del programa y su correspondiente color que sirve para Restaurar, Minimizar, Cerrar la aplicación.

002Barra de herramientas de acceso rápido

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO representó una novedad en la interfaz de Office 2007. En la versión de 2010 se ha mantenido ligeramente mejorada. La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de todas las aplicaciones de Office y está compuesta predeterminadamente por tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. La Barra de herramientas de acceso rápido tiene como objetivo facilitar el acceso a los comandos más utilizados por el usuario. Por esta razón, este elemento es personalizable en cuanto a los comandos mostrados.

IMPORTANTE

Todos los programas de Office 2010 permiten separar grupos de comandos relacionados en la Barra de herramientas de acceso rápido utilizando los “separadores”, ubicados dentro del cuadro de comandos con el nombre <Separador>.

1.En este ejercicio nos familiarizaremos con la Barra de herramientas de acceso rápido. Para empezar, abra de nuevo la aplicación de Office Word 2010 desde el menú de inicio de Windows.

2.Una vez cargada la aplicación, despliegue la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la barra.

3.Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la primera sección se muestra una lista de los comandos de uso más frecuente y, por tanto, susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Los comandos enmarcados con un signo de verificación son los que ya forman parte de la barra. El menú se completa con dos opciones más: Más comandos, con el que seleccionamos cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y Mostrar debajo de la cinta de opciones. Pulse sobre este último para comprobar su utilidad.

4.La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa por debajo de la Cinta de opciones. Desde esta nueva posición personalizaremos el contenido de la barra. Haga clic sobre la punta de flecha de la misma para desplegar el menú de opciones, desactive el comando Deshacer.

5.Así se ocultan los comandos de la barra. Despliegue el menú de opciones, pulse sobre la opción Más comandos y seleccione con doble clic el comando Deshacer para restablecerlo.

6.De este modo tan sencillo añadimos comandos a la Barra de acceso rápido. Repita la operación (desplegar la barra, entrar en la opción Más comandos y pulsar doble clic para seleccionarlo) y seleccione el comando Copiar formato.

7.Con el comando Copiar formato todavía seleccionado, aprenderemos a quitarlo de la barra desde este cuadro. Pulse sobre el botón Quitar y a continuación salga del cuadro Opciones de Word pulsando el botón Aceptar.

8.Para finalizar, reinserte la Barra de herramientas de acceso rápido en su lugar. Despliéguela pulsando sobre la punta de flecha y seleccione el comando Mostrar encima de la cinta de opciones.

IMPORTANTE

Puede restablecer el aspecto original de la Barra de herramientas de acceso rápido siempre que quiera. Despliegue el botón Restablecer del cuadro de opciones del programa, y aplique el comando Restablecer sólo la barra de herramientas de acceso rápido.

003Conocer y modificar la Cinta de opciones

LA CINTA DE OPCIONES FUE UNA NOVEDAD de la versión 2007 que sustituía las barras y menús, disponiendo los comandos y opciones dentro de pestañas y fichas, y dentro de éstos en grupos de herramientas. En la nueva versión de office se han mejorado algunos aspectos. La Cinta de opciones presenta novedades exclusivas en cuanto a su contenido en las distintas aplicaciones y se puede personalizar para que muestre aquellos comandos más útiles para el usuario.

IMPORTANTE

Todos los programas de la suite de Microsoft Office 2010 permiten modificar la Cinta de opciones, añadiéndole, por ejemplo, más pestañas y más comandos. Para ello, utilice los botones Nuevo grupo y Nueva pestaña de la categoría Personalizar Cinta del cuadro de opciones pertinente.

1.La Cinta de opciones ocupa la parte superior del área de trabajo de las aplicaciones de Office. Para desplazarse de una pestaña a otra, sólo tiene que pulsar sobre ellas. Compruébelo. Haga clic sobre la pestaña Insertar y fíjese en las demás pestañas de esta cinta.

2.Abra la aplicación de Microsoft Office 2010 denominada PowerPoint desde el menú Inicio y compare las pestañas de la barra de herramientas de una y otra aplicación para constatar sus diferencias.

3.Fíjese en que hay pestañas comunes y pestañas distintas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Revisar y Vista, a las no comunes: Transiciones, Animaciones, Presentación de diapositivas. Pulse sobre la pestaña Transiciones, observe los comandos y herramientas disponibles y despliegue la pestaña Animaciones pulsando sobre ella.

4.Si en algún momento quiere, puede ocultar la Cinta de opciones (no las pestañas) para tener más espacio disponible para trabajar. Tiene dos opciones para hacerlo: el icono que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la banda de pestañas o el doble clic sobre la pestaña activa. Haga doble clic sobre la pestaña Animaciones.

5.Para restablecer la Cinta de opciones, sólo tiene que pulsar sobre una pestaña y esta desplegará (visiblemente) sus comandos y herramientas. Aunque aparezca, en el momento que trabajemos sobre el documento, volverán a desaparecer. Compruébelo. Cambie a la pestaña Revisar para que aparezca la Cinta de opciones, y haga clic en el área de trabajo para que desaparezca.

6.Regrese la Cinta de opciones. Haga clic sobre el icono que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo.

7.Como ha sucedido con la Barra de acceso rápido, podemos personalizar la Cinta de opciones agregándole botones, comandos, acciones. Para ello, pulse con el botón derecho sobre el icono de punta de flecha y seleccione la opción Personalizar la cinta de opciones.

8.Se abre un cuadro Opciones donde podemos agregar o quitar pestañas, insertar o elidir comandos. Esto es útil cuando las necesidades de trabajo son específicas. Como en el ejercicio de la Barra de herramientas de acceso rápido, sólo tendríamos que seleccionar un comando del cuadro izquierdo y añadirlo a la Cinta de opciones. Salga del cuadro apretando al botón Cancelar.

IMPORTANTE

Puede ocultar la Cinta de opciones eligiendo la opción Minimizar la Cinta del menú contextual de cualquiera de las pestañas. Para que aparezca el menú contextual basta con hacer un clic con el botón derecho encima de las pestañas.

004Comprender y usar la nueva vista Backstage

LA VISTA BACKSTAGE DE MICROSOFT OFFICE no sólo es la gran novedad de esta versión, sustituyendo el menú de archivos y rein-ventando el Botón de Office de la versión precedente, es el centro de operaciones de las aplicaciones de la suite. Desde la preparación, la gestión y hasta la finalización de los documentos resulta sencilla e intuitiva con esta nueva vista. En este sencillo ejercicio, en el que seguiremos con la aplicación PowerPoint, aprenderemos a habituarnos a esta vista.

IMPORTANTE

Una opción para guardar los cambios sin tener que usar ningún comando relacionado es pulsar sobre el botón Salir. Si hemos modificado alguna cosa, el programa le preguntará si quiere conservar las modificaciones. En caso contrario, saldrá de la aplicación.

1.La pestaña Archivo cambia de color según la aplicación de Office a la que pertenece, según el color de la interfaz del programa. En Word es azul, en Excel, verde y en Access, fucsia. Haga clic sobre la pestaña Archivo.

2.Los cuatro primeros comandos permiten guardar, abrir y cerrar documentos. Haga clic sobre el comando Reciente, debajo del comando Información.

3.El comando Reciente muestra una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado. Esta lista se actualiza a medida que el usuario use distintos archivos. Si desea que un documento permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma: haga clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente para “clavarlo” en el panel.

4.La opción situada en la parte inferior del panel, que por defecto está desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos. Haga clic en la casilla de verificación de esta opción, denominada Obtener acceso rápidamente a este número de documentos recientes.

5.Desde el comando Nuevo es posible crear nuevos documentos en blanco, así como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Pulse sobre el comando Imprimir.

6.Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresión y la preparación previa de los documentos. Pulse ahora sobre el comando Guardar y enviar.

7.Encontramos todas las opciones de envío y almacenamiento especial de los documentos. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el número de opciones también suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. En el comando Ayuda hallará todo lo necesario para solventar sus problemas, ya sea desde la ayuda del programa o conectándose a Internet. En ese mismo comando hallará toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones, con el que ya hemos trabajado en alguna ocasión, y salir de la aplicación. Para concluir, haga clic sobre el comando Salir.

IMPORTANTE

El programa ofrece la posibilidad de visualizar cuatro documentos recientes de forma predeterminada en su vista Backstage. Podemos modificar el valor de este número utilizando la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes.

005Trabajar con la Barra de estado

LA BARRA DE ESTADO SE HALLA ubicada en la parte inferior del área de trabajo y desempeña dos funciones principales: mostrar información acerca del estado del documento y permitir la gestión de la visualización del mismo, mediante las distintas vistas y el zoom. En este ejercicio conocerá cómo gestionar la Barra de estado de las aplicaciones de Office. Para ello, tendremos la aplicación Word de la suite abierta en primer plano.

IMPORTANTE

El campo Porcentaje refleja el valor actual de zoom de visualización del documento. Puede modificar este valor utilizando el teclado (insertando los valores) o con el ratón.

1.La parte izquierda de la Barra de estado se encuentra ocupada por información propia de los documentos generados con la aplicación, como el número de páginas y de palabras o el idioma utilizado como corrector ortográfico. En la parte derecha de la barra se encuentran los comandos de zoom, comunes en todas las aplicaciones. Disminuya el nivel de zoom de 100 a 90 arrastrando el control deslizante hacia el signo -.

2.Los comandos situados a la izquierda de los destinados a la gestión del zoom en los documentos permiten cambiar entre las distintas vistas que ofrece un programa. Estas vistas son distintas para cada una de las aplicaciones, por lo que no realizaremos un estudio detallado de ellas. La personalización de la Barra de estado se lleva a cabo mediante el menú contextual de la misma y permite agregar y ocultar comandos y funciones. Para comprobar cuáles son estos comandos y funciones en el caso de Word, haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la barra para desplegar el menú contextual.

3.El menú contextual Personalizar barra de estado muestra la lista de comandos y funciones que pueden visualizarse en dicha barra cuando se ejecutan. Las que se encuentran marcadas con un signo de verificación son las activadas, aunque esto no significa que todas sean visibles a la vez. Las tres últimas opciones del menú pertenecen a los comandos situados en la parte derecha de la barra, es decir, a los accesos directos a las vistas del documento y al zoom. Seleccione la opción Control deslizante del zoom y desmárquela pulsando sobre este comando.

4.A continuación nos desharemos del menú contextual. Para ello, pulse con el ratón sobre el área de trabajo.

5.El control deslizante del zoom ha desaparecido de la Barra de estado. Así es como se puede personalizar este elemento de la interfaz de los programas de la suite. El proceso para recuperar el comando oculto es el mismo que acabamos de ver. Veamos. Haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la Barra de estado y, en el menú contextual que se despliega, active de nuevo la opción de verificación Control deslizante del zoom.

IMPORTANTE

En el caso de las firmas, sólo aparecerán cuando usted decida firmar sus documentos.

006Crear documentos nuevos

CON LAS MEJORAS APLICADAS a la suite de Microsoft Office, crear documentos es muy sencillo. Podemos crear documentos nuevos desde el menú contextual desplegado dentro de, por ejemplo, una carpeta. Podemos crear documentos nuevos desde el comando Nuevo, desde la vista Backstage de Microsoft Office. El catálogo de plantillas ha sido renovado en esta versión de la suite. En este ejercicio le mostraremos cómo crear nuevos documentos. Llevaremos a cabo este ejercicio desde la aplicación PowerPoint, aunque sepa que el procedimiento que seguiremos es aplicable a todos los programas de Office.

IMPORTANTE

La opción Presentación en blanco del comando Nuevo es, en realidad, una plantilla simple y genérica. Es la plantilla más sencilla para empezar a trabajar con el programa. Debido a su sencillez, se puede adaptar a cualquier tipo de documento.

1.Crearemos un nuevo documento en blanco. Haga clic sobre la pestaña Archivo, dentro de la vista Backstage de Microsoft Office sitúese en el comando Nuevo y sin modificar la opción Documento en blanco que aparecerá seleccionada por defecto, pulse el botón Crear.

2.Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene el nombre y se le añade un 2.

3.A continuación utilizaremos un documento existente como base para un documento nuevo. Le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Helio.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo y en el panel Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente.

4.Se abre un cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. Localice el archivo Helio.pptx, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo.

5.Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Helio.pptx). Haga clic sobre la ficha Vista, pulse sobre el comando Cambiar ventanas para ver qué ventanas hay abiertas y haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano.

6.Por último, creemos un documento a partir de una plantilla. Entre en la vista Backstage ubicándose en el comando Nuevo, en la sección Plantillas y temas disponibles, seleccione la opción Plantillas de ejemplo.

7.Para crear una nueva presentación basada en una de estas plantillas, seleccione en el panel de la vista Backstage la plantilla Álbum de fotos moderno y pulse el botón Crear para obtener el documento Presentación4.

IMPORTANTE

Cuando hablamos de libros, nos referimos a los archivos que trata Excel, cuando hablamos de documentos, nos referimos a los archivos de Word, cuando hablamos de Access, bases de datos, y cuando hablamos de PowerPoint, de presentaciones.

007Abrir y cerrar documentos

MICROSOFT OFFICE 2010 ofrece muchas vías de apertura y cierre de documentos. La apertura de documentos puede llevarse a cabo desde el comando apropiado de la nueva vista Backstage, el comando Abrir, las listas de archivos recientes ubicados en la vista. Por otra parte, podemos cerrar los documentos usando el comando Cerrar desde la vista Backstage. Alguna de las aplicaciones permite cerrar el programa con el botón con forma de aspa, otras aplicaciones sólo cierran del documento.

IMPORTANTE

Todas las aplicaciones de Office disponen de una combinación de teclas que permite abrir el cuadro de diálogo Abrir. Esta combinación de teclas es Ctrl + A.

1.En este ejercicio le mostraremos cómo abrir y cerrar documentos en Office. Empezaremos abriendo en el área de trabajo de PowerPoint una presentación en concreto, la que hemos utilizado como plantilla en la lección anterior, Helio.pptx. Haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage de Microsoft Office y pulse sobre el comando Abrir.

2.Se abre el cuadro de diálogo Abrir, común en todas las aplicaciones de la suite. Este cuadro se abre mostrando el contenido de la biblioteca de documentos de Windows, en la que deberá localizar el archivo que desea abrir. Seleccione el archivo Helio.pptx con un clic y pulse el botón Abrir.

3.Observe la Barra de título para cerciorarse de que el documento abierto es el correcto. Una vez abierto, ¿cómo cerramos el documento? En el caso de PowerPoint, el programa sólo cuenta con un botón de aspa. Otra opción es dirigirse a la vista Backstage para cerrar sólo el documento activo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.

4.Como no hemos realizado ninguna modificación sobre el documento, el programa lo cierra directamente. Cerraremos del mismo modo otro de los documentos de los que se encuentran abiertos en un segundo plano. Sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones, despliegue el comando Cambiar ventanas pulse sobre el documento denominado Presentación2 para situarlo en primer plano.

5.Haga clic una vez más sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.

6.Ahora imagine que desea volver a trabajar con alguno de los documentos utilizados. En estos casos, lo mejor y más rápido es dirigirse a la lista de archivos recientes de la aplicación. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Reciente.

7.Según los documentos con los que haya trabajado en el programa, esta lista será más o menos larga. Para abrir alguno de los archivos aquí reflejados, en este caso, la presentación Helio.pptx, haga clic sobre él.

8.El archivo vuelve a abrirse sin problemas. Termine este sencillo ejercicio desplegando una última vez la vista Backstage y pulsando sobre el comando Cerrar.

IMPORTANTE

Junto a la opción Obtener acceso rápido a este número de presentaciones recientes, situada en la parte inferior del panel de archivos recientes, contará con una lista reducida de los últimos documentos utilizados en el panel de la izquierda de la vista Backstage.

008Almacenar documentos

PARA REGISTRAR LOS AVANCES realizados es necesario guardar o almacenar el archivo tratado. Si bien los procesos para salvar los cambios son idénticos en todas las aplicaciones de la suite, ello no quiere decir que la extensión de los programas sea la misma. Siendo programas de ofimática diferentes, Word muestra la extensión .docx, Excel el formato .xlsx, Access tiene como extensión archivos .accdb y PowerPoint con formato .pptx. En este ejercicio le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010.

1.Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, basado en una de las plantillas de ejemplo tratada en un ejercicio anterior. Como todavía no la hemos almacenado, haga clic sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio.

Además del botón de acceso rápido, y de los pertinentes comandos de la vista Backstage, puede almacenar sus datos usando la combinación de teclas CTRL + G.

2.Si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos moderno, seleccione el nombre del archivo del cuadro de diálogo, escriba el término Fotos modernas y pulse sobre el botón Guardar.

3.Entre en la vista Backstage, pulse sobre el comando Guardar como para abrir el cuadro Guardar como, y en el campo Nombre de archivo modifique el término escribiendo Fotos modernas222.

4.A continuación debe almacenar este documento basado en otro. Pulse el botón Guardar, verá que el documento nuevo, Fotos modernas222.pptx, reemplaza al archivo origianl.

5.Borraremos la diapositiva número seis. Seleccione en el panel de diapositivas la número seis y pulse la tecla Suprimir.

6.Registre el cambio usando la tecla Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, seleccione la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.

7.De este modo veremos qué hemos hecho y qué ha ocurrido. A continuación, muestre la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes, haga clic sobre la presentación denominada Fotos modernas222.pptx.

8.Entre de nuevo en vista Backstage, seleccione el comando Compartir y de entre las opciones comunes Cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS, seleccione la opción Presentación de la opción Cambiar el tipo de archivo.

Gracias a la nueva versión de Office, la 2010, podemos crear archivos en esta versión y convertirlos en versiones anteriores. También podemos compatibilizar versiones anteriores con la presente, podemos, asimismo, convertir archivos en otros programas, o abrir, modificar y almacenar documentos de otras aplicaciones de la suite en el que estemos usando en ese momento.

9.Los tipos de archivo presentados se adaptan al formato generado por la aplicación trabajada. Una vez mostrado cómo almacenar los avances, cerraremos la aplicación. Haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.

IMPORTANTE

Observe que, por defecto, los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones creados en la versión 2010 se almacenan con formato XML. Es por eso que las extensiones de archivo propias de la versión 2007 de estos programas se agregase una X. Ejemplo: docx, pptx, xlsx.

009Almacenar en versiones anteriores

HAY OTRA POSIBILIDAD de guardado de archivos común a toda la suite de Office 2010. Este es el almacenamiento en versiones anteriores. Desde la versión de 2007 de la suite el usuario puede guardar sus archivos en versiones anteriores (la denominada 97-2003, por ejemplo), cuya extensión es .doc. Esto es importante para que los equipos con versiones anteriores de la suite puedan abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010. En esta lección aprenderemos a guardar un archivo creado con Office 2010 en una versión anterior a 2007.

IMPORTANTE

LSi trabaja con Acces deberá utilizar la opción en el comando Compartir denominada Guardar base de datos como. Si el programa que utiliza es Project, la opción a utilizar será Guardar proyecto como archivo.

1.Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Empezaremos accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Datos de series.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Abrir.

2.Accedemos así al cuadro de diálogo Abrir, en el que debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Datos de series.xlsx, pulse sobre el botón Abrir.

3.Con el libro abierto en el área de trabajo ya estamos preparados para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior. Haga clic sobre la pestaña Archivo.

4.Haga clic sobre el comando Guardar y enviar, en el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.

5.Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere, ya sea libro, documento o presentación. Pulse sobre la correspondiente opción en Excel y manteniendo todas las opciones, pulse sobre el botón Guardar.

6.Aparece un cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite. Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.

7.Compruebe que, en la vista Backstage se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y visualice los cambios en la barra de título.

8.Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual mediante el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

IMPORTANTE

Aunque Microsoft Office 2010 permite guardar los archivos en distintas versiones, no podrá nunca almacenar, desde esta versión, archivos en la versión de Office 1995 por las diferencias entre funciones y características que las hace extremadamente incompatibles.

010Imprimir documentos

UNA DE LAS NOVEDADES más interesantes de esta versión de Office 2010 es la vista Backstage. Es desde esta vista que ahora se gestiona la impresión y tratado final de los documentos. Desde la impresión rápida hasta la vista preliminar para ultimar los retoques finales del documento pasan por la nueva vista. En este ejercicio conocerá las ventajas de la vista Backstage con respecto a la preparación de un documento para su impresión.

IMPORTANTE

Dentro del comando Imprimir de la vista Backstage, en el apartado Impresora, hay un vínculo denominado Propiedades de impresora. Este vínculo abre un cuadro de diálogo homónimo, desde el que puede consultar y modificar.

1.Trabajaremos con un documento de Word denominado Arcoylira.docx que puede descargar de nuestra página web. Una vez abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Imprimir.

2.Este comando está formado por dos paneles: el de la vista previa y el de preparación e impresión. Como observará, la vista previa muestra una sola página a un nivel de zoom determinado para adaptarse al contenido de la página. Puede modificar el zoom mediante los botones - y + de la barra deslizante. Los comandos asignados a Configuración sirven para manejar el documento y definirlo antes de su impresión. Así pues, haga clic sobre el comando Imprimir todas las páginas, fíjese en las distintas opciones que ofrece y marque la opción Imprimir todas las páginas.

3.De este modo se imprimirá todo el documento. Fíjese en que más abajo hay un apartado donde podemos escribir el número de páginas que queremos imprimir. Del mismo modo, haga clic sobre el comando Imprimir a una cara y seleccione la opción Imprimir manualmente a doble cara.

4.Observe que el comando ha cambiado. Ahora, de imprimir nuestro documento, podríamos tener, en un mismo folio, las dos caras escritas. Prosigamos nuestra preparación del documento para su impresión desplegando el comando Orientación vertical y seleccione la opción Orientación horizontal.

5.En el apartado de vista preliminar vemos qué ha ocurrido. La distribución del texto y la hoja han cambiado. Ahora vemos la hoja horizontal. Despliegue el comando Márgenes personalizados y pulse sobre la opción Normal.

6.Todo ello puede ser tratado desde la opción Configurar página. En el momento que se aprieta sobre esta opción se abre el cuadro de diálogo Configurar página en el que hay tres pestañas (Márgenes, Papel, Diseño) que hacen las funciones de los comandos antedichos. Despliegue la opción Configurar página, en el cuadro de diálogo que aparece observe las distintas opciones de las distintas pestañas y cierre este cuadro pulsando el botón de aspa.

7.Para concluir con el ejercicio pulsaremos sobre el comando Imprimir para que se impriman las páginas tratadas del modo deseado. Recuerde que si no tiene debidamente instalada una impresora, no ocurrirá nada.

IMPORTANTE

El campo Página permite introducir de forma combinada intervalos de páginas consecutivas y no consecutivas. Es decir, puede imprimir una selección de páginas, o ciertas páginas, sin por ello tener que seguir un orden consecutivo. Un ejemplo: podemos imprimir las páginas consecutivas (del 1 al 20) o bien no consecutivas: 1, 3, 8, etc.

011Crear documentos en PDF/XPS

PDF Y XPS SON ARCHIVOS ajenos a la suite de Microsoft Office 2010 que, sin embargo, pueden ser destino de documentos de la suite de Office. Una de las ventajas de convertir documentos en PDF o XPS es que no pueden ser modificados si no es desde programas especiales; otra de las ventajas es que los documentos se convierten sin modificar un ápice sus características (tipo de letra, fuente, formato) y se puede visualizar sin contar con la suite instalada. En este ejercicio aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS.

IMPORTANTE

En la anterior versión de la aplicación de Office, la 2007, la opción PDF o XPS sólo estaba disponible si anteriormente instalaba un complemento de Microsoft para programas de la suite.

1.En este caso, trabajamos con el documento de Excel Datos de series.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office, en la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Guardar y enviar, haga clic sobre la opción Crear documento PDF/XPS.

2.El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS.

3.Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. Despliegue el campo Tipo de este cuadro y pulse sobre la opción PDF.

4.Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. Pulse sobre el botón Opciones, pulse el botón Aceptar para no modificar nada y haga clic sobre el botón Publicar.

5.Ahora ya sabe cómo crear un PDF a partir de un documento de Office 2010. Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título y teniendo delante el documento Datos de series.xlsx entre en la vista Backstage y pulse sobre el comando Guardar y enviar.

6.Como ahora queremos publicar un archivo XPS seleccione el comando Crear documento PDF/XPS, haga clic en Crear documento PDF/XPS y seleccione el tipo de documento XPS.

7.Para concluir este ejercicio, pulse sobre el botón Publicar y una vez haya observado el resultado, cierre el documento XPS con el botón de aspa.

8.Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en el cuadro de propiedades de la base de datos.

IMPORTANTE

Aunque no tenga instalado el programa Adobe Reader para visualizar documentos en PDF o XPS, la versión de Windows 7 o su versión anterior (Windows Vista) dispondrá de un Visor de XPS con el que podrá visualizar los documentos creados en formato XPS.

012Seleccionar elementos

EL PASO PREVIO A CUALQUIER función de edición que se desee realizar en un documento de Office 2010 es, evidentemente, la selección. Podemos usar el ratón o el teclado, o una combinación de ambos. Si el elemento a seleccionar es un objeto, una imagen, una forma, un cuadro de texto, una etiqueta, una tabla, etc., la forma más sencilla de hacerlo es utilizando el ratón. En este ejercicio dedicado a la edición de elementos nos dedicaremos a la selección de los mismos.

IMPORTANTE

Puede deshacer cualquier selección usando un clic en cualquier zona libre del documento.

1.Empezaremos el ejercicio sobre un fragmento de texto del documento Word Arcoylira.docx. Para ello, es preciso que lo tenga abierto en el área de trabajo. Una vez abierto el documento en el área de trabajo, haga doble clic sobre el nombre propio Octavio para seleccionarlo por completo y a continuación pulse sobre cualquier parte del área de trabajo.

2.De este modo tan sencillo podemos seleccionar una palabra entera y deseleccionarla. Para seleccionar, por ejemplo, una línea entera de un documento, sólo tiene que marcarlo con el ratón. Por ejemplo: Haga clic sobre la primera letra del primer párrafo de texto y sin soltar el clic, seleccione toda la línea.

3.Otro método para seleccionar texto, pero esta vez no consecutivo es mantener la pulsación de la tecla Ctrl combinada con el uso del ratón sobre términos concretos (por ejemplo), de tal modo que podemos conseguir seleccionar texto no consecutivo. Haga la prueba. Seleccione con el botón Ctrl y el ratón las palabras Octavio, arco, lira y poe del título.

4.Para seleccionar elementos es imprescindible aprender a desplazarse por el documento. Sepa que además de la barra de desplazamiento vertical puede utilizar combinaciones de teclas, como son la tecla Fin para ir al final de la línea, o la combinación Ctrl + Fin para aparecer en el final del documento, o Ctrl + Inicio para regresar al principio. Haga la comprobación repitiendo estas tres combinaciones de teclas.

5.En la pestaña Inicio hay un apartado denominado Edición en el que hallamos un comando denominado Seleccionar.

6.Haga clic sobre la palabra Octavio, despliegue el comando Seleccionar y aplique la opción Seleccionar texto con formato similar.

7.Este es un modo de seleccionar partes de un documento que tengan el mismo formato/estilo. Observe que se ha seleccionado el nombre del autor y los signos de paréntesis. Hay otras opciones de selección de texto, que también pueden ser atajados con combinación de teclas. Podemos seleccionar todo el texto con la pulsación reiterada del botón F8, pero también podemos hacerlo desplegando el comando Seleccionar. Despliéguelo y para concluir el ejercicio, pulse la opción Seleccionar todo.

IMPORTANTE

Puede seleccionar un párrafo entero con la aplicación de Word haciendo doble clic a la izquierda del párrafo, sobre el margen izquierdo del documento. Si efectúa un triple clic seleccionará todo el documento.

013Usar la Barra de herramientas mini

AL SELECCIONAR CUALQUIER tipo de texto en cualquier documento, el programa muestra una barra de herramientas en forma de panel semitransparente. Se trata de la barra de herramientas mini. Ha sido diseñada para facilitar la aplicación de formato al texto seleccionado. Las características de formato que se pueden aplicar o modificar desde esta barra son el tipo, el estilo, el tamaño y el color de la fuente, la alineación, los niveles de sangría y las viñetas. La Barra de herramientas mini es un elemento de interfaz común en todas las aplicaciones de Office 2010. En este ejercicio le mostraremos las ventajas que presenta el uso de la barra de herramientas mini para aplicar o cambiar el formato de un texto seleccionado.

IMPORTANTE

La vista en directo, o vista previa en directo, es posible comprobar las modificaciones del formato antes de aplicarlos definitivamente. Ésta es una evolución lógica presentada en esta versión de la vista previa activa, presentada como novedad en la versión de 2007.

1.Con el documento Arcoylira.docx abierto en el área de trabajo nos dedicaremos, como se ha dicho, a investigar y tratar el uso de la Barra de herramientas mini. Así pues, empecemos. Seleccione la primera palabra del cuarto párrafo, esto es: Objeto y sitúese con el ratón sobre la barra de herramientas mini semitransparente.

2.Observe que ésta aparece. Fíjese en los comandos que ofrece. Para empezar, subraye la palabra con el comando Subrayado (comando con forma de S subrayada), despliegue la pestaña Color de fuente representado por una A subrayada en rojo.

3.De este modo tan sencillo podemos no solo seleccionar palabras y modificar su apariencia, sino que además podemos cambiar el color temático de las mismas. Una vez hecho el paso anterior observamos que se despliega una paleta de colores. Seleccione el color rojo oscuro.

4.La paleta desaparece y el color queda modificado. La barra de herramientas mini no sólo trabaja con palabras, puede ocuparse de párrafos enteros e, incluso, de todo el documento. No obstante lo mencionado, seleccione la primera línea del tercer párrafo, sitúese sobre la Barra de herramientas mini y pulse sobre el comando Agrandar fuente.

5.Así como es posible modificar el tamaño de la fuente mediante el despliegue el control numérico, también podemos subir o bajar el tamaño, de número en número, de uno en uno, con los comandos Agrandar fuente y Encoger fuente. Aplique esta última opción, despliegue la pestaña Fuentes del tema y seleccione la opción Bodoni MT.

6.Para terminar, restableceremos el tipo de letra y le mostraremos cómo desactivar (o activar) la Barra de herramientas mini. Primero pulse sobre la fuente Arial, entre en la vista Backstage y seleccione el comando Opciones.

7.En el cuadro Opciones de Word desplegado puede quitar la Barra de herramientas mini quitando el signo de verificación pertinente. Hágalo, pulse Aceptar y pruebe a seleccionar una palabra para comprobar que ya no aparece la dicha barra.

IMPORTANTE

La Barra de herramientas mini aparece siempre por encima del texto seleccionado, mostrando los comandos básicos que también encontrará en el grupo de herramientas Fuente y Párrafo de la aplicación.

014Cortar, copiar y pegar

ESTOS TRES COMANDOS: Cortar, Copiar y Pegar, están presentes en todas las aplicaciones de la suite desde sus inicios, y sirven para la edición de documentos. En la versión de 2010 de la suite, Cortar, Copiar y Pegar son comandos que se encuentran en el grupo de herramientas Portapapeles de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. No obstante esto, podemos aplicarlas mediante combinaciones de teclas. En este ejercicio manejaremos las funciones de corte, copia y pegado y las opciones de pegado.

IMPORTANTE

Puede aplicar los comandos Cortar, copiar y pegar con una combinación de teclas exclusiva para cada una de las funciones. Por ejemplo, para el comando Cortar, aplicaremos la combinación Ctrl + X, para el comando Copiar, la combinación Ctrl + C y para el comando Pegar usaremos la combinación Ctrl + V.

1.En este sencillo ejercicio retomaremos el archivo antes tratado, es decir, el denominado Arcoylira.docx. Una vez que lo tengamos abierto y restablecida su Barra de herramientas mini, podemos empezar. Seleccione el título El arco y la lira sosteniendo un clic con el ratón de izquierda a derecha, y en la pestaña Inicio, seleccione la opción Copiar.

2.Repare en que el comando Portapapeles se activa. Esto quiere decir que lo anteriormente copiado queda almacenado en esta ubicación para posteriormente ser usado. De sus múltiples funciones hablaremos en un ejercicio específico posterior. A continuación pegaremos el título. Sitúese después el punto final del segundo párrafo, pulse una vez la tecla Retorno para habilitar espacio y pulse sobre el comando Pegar.

3.Observe que se ha trasladado aquello copiado, pero con el mismo tamaño de fuente y tipo de letra que el texto escrito. Asimismo, aparece un cuadro Ctrl que permite desplegar las Opciones de pegado. Sitúese encima para que aparezcan los comandos (novedad de Office 2010), fíjese en ellos y salga de esta ventana pulsando la tecla Escape.

4.Seleccione la segunda copia pegada con el ratón, se encenderá el comando Cortar del grupo de herramientas Portapapeles, pulse sobre dicho comando y observe que desaparecerá lo seleccionado.

5.A continuación, pegaremos lo cortado en un nuevo documento. Para ello, entre en la vista Backstage, pulse el comando Nuevo y seleccione la opción Crear.

6.Una vez creado y abierto el nuevo documento en blanco, nos ocuparemos en rellenarlo. Pulse la combinación de teclas correspondiente a pegar, es decir, Ctrl + V y compruebe el resultado.

7.Por último, le mostraremos cómo copiar otros elementos, de otros programas de la suite de Office 2010, y registrarlos en el documento recién creado. Para ello, partiendo de que no hemos cerrado todavía el archivo de Excel Datos de series.xlsx, o de que lo tenemos abierto en segundo plano, recupérelo, seleccione la primera línea del documento y pulse el comando de teclas Ctrl +C.

8.Regrese al Documento1.docx donde hemos pegado el título del otro documento y habilitando espacio con la tecla Retorno, pulse sobre el icono Pegar para insertar lo guardado y finalizar el ejercicio.

IMPORTANTE

Puede cortar, copiar y pegar cualquier elemento insertado en un documento de la aplicación Office. Sólo debe tenerse en cuenta el modo de seleccionar cada elemento y las correspondientes opciones de pegado.

015Utilizar el Portapapeles

CON EL PORTAPAPELES de Microsoft Office 2010 puede copiar texto desde un mensaje de correo electrónico, datos de un libro, una hoja de cálculo, un gráfico de una presentación y pegarlos en un documento de Word. El Portapapeles de Microsoft Office permite, pues, copiar elementos de un documento de Office a otros programas, o pegarlos a otro documento de Office, sea cual sea la aplicación con la que se haya creado. En este ejercicio trabajaremos con el Portapapeles de Office.

IMPORTANTE

Puede almacenar el objeto del comando Cortar, temporalmente, en el Portapapeles de Office. Una vez cerrado el documento, aquello cortado desaparecerá del Portapapeles.

1.En este ejercicio necesitaremos tener abiertos dos documentos. Primero de todo abra el documento con diapositivas denominado Helio.pptx en primer plano y abra el documento Arcoylira.docx en segundo plano.

2.El portapapeles, como habrá observado, se sitúa en la parte izquierda del área de trabajo a modo de panel. Haga clic en la primera diapositiva, seleccione la imagen del globo y seleccione el comando Copiar del Portapapeles.

3.Para visualizar el Portapapeles, tenemos que extraerlo de su lugar. Para ello, pulse sobre la punta de flecha y verá que se establece una ventana en la izquierda denominada Portapapeles.

4.En la ventana abierta vemos que hay una réplica de la imagen copiada. A continuación recuperaremos el documento de Word Arcoylira.docx. Para hacerlo, pulse el comando de teclas Alt + Tab y pulse el botón con punta de flecha del Portapapeles para que aparezca.

5.Si no ha cerrado el portapapeles de Office, éste se mantiene abierto también en Word mostrando los elementos copiados hasta el momento, hecho que demuestra, entre otras cosas, que los programas de la suite están interconectados. Seleccione el primer párrafo del documento de Word con el ratón, pulse el comando Cortar y observe que la acción se registra en el Portapapeles.

6.El texto copiado aparece en la parte superior del Portapapeles, precedido por el icono de Word, así como la imagen registrada tiene el icono de PowerPoint. Cree un nuevo documento de Word entrando en la vista Backstage, pulsando sobre el comando Nuevo y, por último, haciendo clic sobre el comando Crear.

7.Observe que sigue abierto el Portapapeles en este documento en blanco. Pues bien, pulse el comando Pegar todo para insertar la imagen y el texto.

8.El párrafo se inserta con su formato original, lo mismo que la imagen. Una vez mostradas las ventajas del Portapapeles, terminaremos el ejercicio restableciendo los cambios. Borre todo lo que conserva el Portapapeles pulsando sobre el comando Borrar todo.

9.Para concluir con este ejercicio, cierre sin guardar los cambios con el botón en forma de aspa y cierre del documento Arcoylira.docx sin guardar los cambios para que se restablezca el párrafo recortado.

IMPORTANTE

Cuando abre el Portapapeles, el sistema ubica, por defecto, el icono en el área de notificación, en la parte derecha de la Barra de tareas. La aparición de este icono puede desactivarse desde el menú de opciones del Portapapeles.

016Usar el comando Buscar y reemplazar

OTROS COMANDOS IMPORTANTES y comunes de Office son los denominados Buscar y Reemplazar. Ambos son complementarios uno de otro, pues, como su nombre indican, uno sirve para localizar palabras, signos, elementos en un documento y el otro sirve para reemplazarlas por otras. Es una herramienta de edición cuya denominación puede variar un poco entre los distintos programas de la suite. En Word se denomina Buscar, en Excel Buscar y seleccionar y en PowerPoint Buscar y Reemplazar. En este ejercicio le mostraremos cómo funcionan los tradicionales comandos Buscar y Reemplazar de Office.

IMPORTANTE

El Panel de navegación es una novedad en la versión 2010 de la aplicación de Office. Desde este Panel de navegación de los comandos Buscar y Reemplazar, puede obtener una perspectiva general en forma de esquema del punto del documento en que se encuentran los elementos buscados y orientarse en los documentos largos.

1.Como se ha dicho en la introducción, el uso de este comando es prácticamente igual en todas las aplicaciones de la suite. Partiremos, pues, del documento de Word denominado Arcoylira.docx. Pulse sobre el comando Reemplazar, ubicado en el grupo de herramientas Edición, en la pestaña Inicio.

2.De este modo se abre el cuadro Buscar y reemplazar. Repare en que tiene tres pestañas. En la primera, denominada Buscar, hay un espacio habilitado para que inserte el término que quiere encontrar, en la pestaña Reemplazar (la activada con el paso anterior), además de añadir espacio para Buscar, aparece un espacio Reemplazar con. Aquí podemos reemplazar aquello buscado por otro término, otro símbolo, etc. Cerciórese de lo dicho pulsando sobre la pestaña Buscar.

3.Dentro de esta pestaña, como se ha dicho, hay habilitado un espacio para escribir. Escriba el término flujo, pulse la tecla Retorno y una vez hallado el término, pulse el botón Buscar siguiente.

4.Observe que la siguiente palabra encontrada es reflujo. Esto quiere decir que el programa, por defecto, busca el término exacto, independientemente del sentido. Si lo que nos interesa es una palabra en concreto, con sus mayúsculas y minúsculas, por ejemplo, o el término exacto, sin nada más, despliegue el comando Más.

5.Se despliegan múltiples opciones de búsqueda. Seleccione la opción Sólo palabras completas, pulse sobre el comando Buscar siguiente y acepte el cuadro emergente.

6.Ahora sólo encontrará las palabras que estén escritas así, es decir, del mismo modo y que no formen parte de otras palabras. Pues bien, pulse siguiente para localizar la palabra flujo, pulse sobre la pestaña Reemplazar y escriba en el apartado Reemplazar con el término Flujo con mayúscula inicial.

7.De este modo, cuando le demos a Reemplazar, el programa cambiará una palabra por la otra. Si hubiera más palabras idénticas a reemplazar, sólo tendría que aplicar el comando Reemplazar todos para, de un plumazo, remplazar la palabra todas las veces. Pulse el comando Reemplazar, acepte el cuadro emergente que indica que ya no quedan más palabras por modificar y cierre el cuadro Buscar y reemplazar pulsando sobre el botón con forma de aspa.

IMPORTANTE

No se preocupe por el punto en que comenzó a rastrear el documento. Una vez finalizado el documento, la aplicación lanza un cuadro de diálogo que nos informa de ello y nos advierte de que podemos continuar con la búsqueda desde el inicio.

017Usar los comandos Deshacer y Rehacer

OTRAS FUNCIONES COMUNES en todas las aplicaciones de Office, y que suponen una de las grandes y más atractivas ventajas de trabajar con textos en ofimática son las funciones Deshacer y Rehacer. Casi cualquier acción realizada sobre un documento es reversible, y ello es positivo a la hora de reparar o no estropear el material tratado. Ubicados en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos se activarán cuando llevemos a cabo alguna acción sobre el documento. En este ejercicio trataremos las ventajas de utilizar los comandos Deshacer y Rehacer en Office 2010.

IMPORTANTE

Puede utilizar como atajos para aplicar el comando Deshacer y Rehacer la combinación de teclas Ctrl + Z (para Deshacer), y Ctrl + Y (para el comando Rehacer).

1.En este ejercicio trabajaremos con varios documentos ya tratados. Para empezar, comenzaremos con el documento de Word Arcoylira.docx. Supongamos que viene del ejercicio anterior, no ha guardado ni cerrado el documento, es decir, la palabra flujo sigue estando en mayúscula. Observe entonces que en la Barra de herramientas de acceso rápido se ha activado el comando Deshacer Reemplazar. Sólo se activa cuando ha habido una modificación (empezamos a tratar el documento, lo modificamos, etc). Pulse sobre este comando.

2.Observe que la palabra flujo ha vuelto a estar escrita en minúsculas. Permanece seleccionada y, de pronto, se ha activado el comando Rehacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para comprobar que este comando restablecerá el efecto del comando Deshacer, pulse sobre dicho comando.

3.Una vez usado ese comando, como no hay otra acción que recuperar, el icono se torna gris. Restablezca el cambio usando el comando Deshacer y traiga a primer plano el archivo de Excel denominado Datos de series.xlsx.

4.Nuestro objetivo es mostrarle que podemos modificar otros aspectos del documento y deshacer ciertas acciones. Para ello, seleccione el primer registro del campo título y pulse sobre el comando Negrita representado por una N mayúscula.

5.Para enmendar el cambio, sólo tiene que fijarse en la Barra de herramientas de acceso rápido. El programa permite multitud de retrocesos, importante herramienta cuando estamos trabajando y, por descuido, eliminamos ciertos elementos importantes. Pulse sobre el comando Deshacer para devolver el tipo de letra normal al primer registro.

6.Utilice la Barra de desplazamiento vertical para situarse en el último registro, seleccione todos los campos de este último registro y pulse la tecla Suprimir.

7.Como ve, han desaparecido todos los registros. Como hemos ido viendo, puede recuperar la información eliminada de un archivo Excel siempre y cuando no cierre la aplicación ni registre los cambios. Pues bien, para terminar esta lección solamente tenemos que recuperar la información eliminada y restablecer los cambios. Para ello desplace el ratón hacia el botón Deshacer, activado, en la Barra de herramientas de acceso rápido, y pulse sobre este comando.

018Corregir la ortografía de un documento

COMO SU NOMBRE INDICA, en este ejercicio trataremos los procesos que podemos utilizar para la corrección ortográfica y gramatical de nuestros documentos. Office 2010 incorpora aplicaciones con la función Ortografía, incluida en el grupo de herramientas Revisión de la pestaña Revisar. Los programas de la suite utilizan un diccionario predeterminado basado en el idioma en el que se instalan, pero el programa dispone de otros diccionarios que pueden adaptarse a la lengua en que se trabaje. En este ejercicio aprenderemos a usar las funciones comunes de edición de Office 2010 dedicadas a la corrección ortográfica de documentos.

IMPORTANTE

En la versión 2010 de la aplicación, el atajo en el teclado que sirve para activar la corrección ortográfica, es la tecla F7.

1.Llevaremos a cabo esta práctica sobre un documento de Word 2010 nuevo, denominado Para corregir.docx, y que puede descargar desde nuestra página web. Una vez abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Revisar de la Cinta de opciones.

2.En las tres aplicaciones más utilizadas de Office, es decir, en las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint es común que dentro de esta pestaña, en la primera sección haya un apartado dedicado a la revisión. Empecemos el ejercicio de corrección. Pulse el icono Ortografía y gramática.

3.Inmediatamente después se abrirá un cuadro de diálogo Ortografía y gramática: Español. Esto puede variar dependiendo del idioma en que haya instalado el programa, y el diccionario que esté usando. En este cuadro el programa se ocupa de revisar los errores gramaticales y ortográficos. La primera errata detectada es una palabra sin tilde. Observe que aparece en rojo el error, en la ventana superior, y en la inferior, bajo el término sugerencias, las posibles correcciones. En este caso, pulse sobre el botón Cambiar para otorgarle tilde a últimos.

4.El programa se ocupa de corregir el error y sigue adelante en su búsqueda. Lo siguiente que encontramos es un apellido ruso. La sugerencia no tiene nada que ver. Podemos hacer dos cosas, o bien es un nombre anecdótico y no vamos a tratarlo nunca más, y por tanto podemos no corregirlo y usar la opción Omitir (si sólo aparece una vez) u Omitir todas (si aparece muchas veces), pero en este caso seleccione la opción Agregar al diccionario.

5.La siguiente alerta vuelve a ser rusa, y no tiene sugerencias. En este caso puede decidir que el revisor no detecte esta palabra como error, omitiéndola. Pulse dos veces el botón Omitir todas.

6.Esto último lo hemos hecho porque la siguiente palabra era también rusa. Lo siguiente que aparece mal es un error de concordancia. El autor ha escrito en plural cuando debería haber escrito el determinante en singular. Si no sabe qué quiere decir, pulse el botón Explicar…

7.Emerge una ventana que da cuenta del error, explicando qué falla. Cierre la ventana con el botón de aspa, aplique la opción Cambiar y para terminar este ejercicio cierre el cuadro.

IMPORTANTE

Por defecto, la opción Revisar gramática se encuentra activada en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática. La revisión del documento se llevará a cabo tanto ortográfica como gramaticalmente. Para omitir esta revisión gramatical, sólo tiene que desactivar esta opción.

019Inspeccionar documentos

INSPECCIONAR UN DOCUMENTO quiere decir eliminar cierta información personal incluida en, por ejemplo, las propiedades de los archivos, información que no se desea compartir con otras personas. Este proceso, incluido en la versión anterior como novedad, se ha mantenido en la versión actual, la de Office 2010. En este ejercicio aprenderemos a inspeccionar nuestros documentos y a suprimir cierta información que podría considerarse confidencial.

IMPORTANTE

Si encuentra contenido oculto después de la inspección, y lo elimina, es posible que no pueda recuperarlo de ningún modo. Por eso es importante trabajar sobre copias de los documentos originales.

1.Este ejercicio será abordado desde un documento ya usado de Excel, denominado Datos de series.xls. Una vez abierto en el área de trabajo, entraremos en la vista Backstage para empezar con este ejercicio. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y dentro de la vista localice el comando Guardar como y pulse sobre dicho comando.

2.Aparecerá un cuadro Guardar como. Inserte un 2 al final del nombre, pulse el botón Guardar para almacenar el archivo y una vez hecho esto, entre en la vista Backstage.

3.Situados por defecto en la pestaña Información, procederemos a trabajar desde aquí. Lo primero que haremos es entrar dentro de la opción Comprobar si hay problemas para, como dice la información adscrita, poder mejorar el envío y recepción de documentos, sin que tengan problemas. Pulse sobre la punta de flecha de esta opción para visualizar su contenido y haga clic sobre la opción Inspeccionar documento.

4.Se abre una ventana Inspector de documento en la que hay ciertas opciones verificadas (en este caso todas) y que no difiere mucho de la ventana Inspector de documento que veríamos si trabajamos con Word, por ejemplo, salvo por pequeñas variaciones como el campo verificado Filas y columnas ocultas, Hojas de cálculo ocultas, etc. Realizaremos la inspección del documento de todas las opciones presentadas, aunque tenga en cuenta que, si lo prefiere, puede eliminar la selección de estas opciones para que el inspector pase por alto algunos datos. Recuerde que para ello sólo tiene que desmarcar las pestañas verificadas. Pulse sobre el botón Inspeccionar.

5.Acto seguido el programa ejecuta la orden y, como en el caso ilustrado, aparece una serie de opciones, molestas, detectadas. En concreto una que refiere lo siguiente: Propiedades del documento e información personal. Se encontró la siguiente información del documento. El nombre del autor y las propiedades del documento. El programa ofrece la posibilidad de eliminar esta información. Pulse el botón Quitar todo.

6.Los datos señalados desaparecen al instante. Fíjese en el signo de verificación que ha sustituido el signo de exclamación anterior. Si lo precisa, vuelva a repita el proceso de inspección con el comando Volver a inspeccionar. Hágalo.

7.Una vez comprobado que todo está bien inspeccionado y la información personal ha desaparecido, pulse sobre el botón Cerrar del cuadro de diálogo Inspector de documento.

IMPORTANTE

Fíjese que en la parte inferior del documento se muestra a modo de advertencia un texto informativo en el que se indica que no podrán recuperarse todos los datos eliminados con el comando Deshacer.

020Usar la función Compatibilidad

OFFICE 2010 CUENTA CON UNA función común en todas las aplicaciones de la suite, que permite comprobar la compatibilidad de cualquier documento creado en una versión anterior a la más reciente. La ventaja que ofrece conocer esta función es que el programa convierte el documento anterior a la versión más actual para que pueda trabajar sin problemas, garantizando que ni las novedades ni las funciones mejoradas de la versión actual se encuentren disponibles. En este ejercicio le mostremos qué ocurre al abrir un documento creado en una versión anterior a la de 2010, este versión.

IMPORTANTE

En el momento de abrir un documento creado en una versión anterior de Office 2010, puede optar por trabajar con ella en modo compatibilidad, o bien convirtiendo el documento como si hubiera sido creado en la presente versión del programa.

1.Para poder seguir los pasos de este ejercicio es preciso que tenga abierto en el área de trabajo el documento Datos de series.xls. Este es un archivo que hemos creado y convertido, y que al abrirlo con la aplicación de Office 2010, muestra entre corchetes el término Modo de compatibilidad. Esto significa que se trata de un documento creado en una versión anterior a la actual. Empecemos. Pulse sobre la pestaña Archivo y en la vista Backstage seleccione el comando Información.

2.Fíjese que en la primera opción ofrecida en es la de Modo de compatibilidad, Convertir, cosa que ocurre porque trabajamos con una versión anterior. En este caso comprobaremos primero si existen características no compatibles con versiones anteriores. Pulse sobre la opción Comprobar si hay problemas y elija la opción Comprobar compatibilidad.

3.Una vez comprobado, el programa muestra una ventana Microsoft Excel Comprobador de compatibilidad en el que se nos informará de si es o no compatible el archivo para actualizarlo. Pues bien, fíjese que en este caso es, efectivamente, compatible. Haga clic sobre el botón Aceptar.

4.Regrese ahora a la vista Backstage, cerciórese de que está dentro del comando Información y compruebe si hay distintas versiones del archivo pulsando sobre el comando Administrar versiones y haciendo clic sobre la opción Recupera libros no guardados.

5.La ventana emergente que se abrirá muestra los archivos no guardados compatibles con la versión tratada. Cierre la ventana emergente pulsando el botón Cancelar, entre en la vista Backstage y pulse el comando Información.

6.A continuación, una vez cerciorados de que este documento es compatible con la versión actual de Office, vamos a convertirlo. Para ello, es necesario que pulse sobre el comando Convertir, y en la ventana emergente, escriba a continuación del nombre el término compatibles, para que quede el nombre del texto así: Datos de series compatibles.

7.Acepte ahora la ventana Microsoft Excel en que se explica que puede cerrar y volver a abrir el libro y una vez hecho esto, observe que el nombre del documento ha cambiado, y ha desaparecido, por fin, el término [Modo de compatibilidad].

IMPORTANTE

Cuando abre un documento creado en una versión anterior a la de 2010, el programa activa la aplicación Modo de compatibilidad e indica de qué versión procede, reflejándose en la Barra de título del programa con el que esté trabajando.

021Proteger documentos con contraseña

OFFICE 2010 PERMITE AL USUARIO proteger sus documentos con contraseña. De este modo, el usuario puede trabajar con tranquilidad, es decir, sin temor a que otros usuarios puedan manipular el contenido de sus documentos, o simplemente, no puedan visualizarlos. Esto se consigue, como se verá, con la opción Proteger del comando Información, ubicado en la vista Backstage. En este ejercicio le mostraremos cómo proteger un documento de Office 2010 con contraseña.

IMPORTANTE

La opción Proteger libro tiene el mismo efecto que la opción Proteger presentación o Proteger documento. Son los distintos nombres que puede recibir esta herramienta dependiendo de la aplicación que utilice para ello.

1.Para efectuar este ejercicio recuperaremos el archivo utilizado en el ejercicio anterior, denominado Datos de series compatibles.xlsx, y con éste como modelo aprenderemos la base para proteger nuestros documentos. El procedimiento no es distinto entre las distintas aplicaciones. Empecemos. Teniendo abierto en primer plano el documento Datos de series compatibles.xlsx, entre en la vista Backstage utilizando la pestaña Archivo.

2.Observe que por defecto se abre el comando Información (de no ser así, pulse sobre él para activarlo), y que la primera opción es, en este caso, Proteger libro. Si tratásemos con un PowerPoint, pondría Proteger presentación. Pues bien, pulse sobre dicho comando para desplegar las distintas opciones, y seleccione la denominada Cifrar con contraseña.

3.Aparece un cuadro de diálogo Cifrar documento, en el que debe insertar la contraseña que usted desee. Como indica la advertencia, la contraseña no podrá ser recuperada si, por casualidad, la olvida, por tanto, es importante que la recuerde. En este caso escriba la serie de dígitos: 1234, y pulse el botón Aceptar.

4.Deberá repetir la acción anterior para que la contraseña quede fijada. Es importante que repita la combinación numérica sin alterar el orden, y sin añadirle o quitarle nada para que pueda establecerse la contraseña. Repita el paso anterior.

5.En la ficha Información del documento cifrado se indica ahora que la presentación abierta en primer plano se encuentra protegida y que se precisa la introducción de una contraseña para acceder a ella. Cierre el documento pulsando sobre el comando Cerrar y en el cuadro de diálogo que indica si queremos guardar los cambios, pulse sobre Guardar.

6.De este modo tan sencillo se cierra el documento con el cambio ya asignado. Ahora sólo nos queda reabrir el documento de Excel para comprobar que los cambios han sido satisfactorios. Entre en la vista Backstage y en la pestaña Reciente, seleccione el documento Datos de series compatibles con un doble clic.

7.Por último, aparece un cuadro de diálogo Contraseña en el que debe introducir la combinación 1234 y aceptar el cuadro. De este modo podrá ver el contenido del documento. Escriba la combinación y pulse el botón Aceptar.

IMPORTANTE

Puede eliminar la contraseña siempre que quiera si, primero, sabe la contraseña, segundo, si regresa al comando Información de la vista Backstage y selecciona de nuevo el comando Cifrar con contraseña.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.