Aprender Office 365/2019 con 100 ejercicios prácticos

© 2020 Sonia Llena Hurtado

© 2020 MARCOMBO, S.L.

www.marcombo.com

Diseño de la cubierta: ArteMio

Director de colección: Pablo Martínez Izurzu

Directora de producción: Mª Rosa Castillo Hidalgo

Maquetación: ArteMio

Correctora: Laura Seoane Sánchez-Majano

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra.»

ISBN: 978-84-267-2864-7

Producción del ebook: booqlab.com

Presentación
APRENDER OFFICE 365/2019 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

Los 100 capítulos que componen este libro realizan un recorrido por la suite de ofimática más conocida y utilizada: Office. Es evidente que, por motivos de espacio, en las páginas de este libro no encontrará un estudio exhaustivo de todas y cada una de las características de las aplicaciones que forman la suite. Nuestro objetivo, en esta ocasión, es otro: darle a conocer Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook, que tenga una primera toma de contacto y pueda decidir en todo momento para qué se utiliza cada una de estas aplicaciones.

Una vez finalizado este libro, el lector habrá adquirido esta toma de contacto y conocerá las acciones básicas (y no tan básicas) que puede realizar con cada uno de los programas. Como indicamos más adelante, Office 365 es la oportunidad de contar siempre con las últimas actualizaciones de la suite, por lo que el usuario podrá trabajar, incluso sin saberlo, con las funcionalidades y características más recientes. Nos gustaría que, cuando termine todos los ejercicios del libro, quiera saber más acerca de, si no todas, aquellas aplicaciones de la suite que más le puedan interesar.

A QUIÉN VA DIRIGIDO

A todo aquel que desee obtener una visión general acerca de qué es Office, de cuáles son sus aplicaciones y de qué puede hacer con ellas.

También está dirigido a aquellos que, tanto a nivel profesional como, y sobre todo, personal, ya hayan utilizado Office en alguna de sus versiones anteriores y sienta interés por conocer la nueva propuesta de Microsoft en una de las versiones más optimizada hasta el momento: la versión 365 de suscripción y su correspondiente versión de compra, la 2019.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En la parte inferior de la primera página del libro encontrará el código de acceso que le permitirá descargar de forma gratuita los contenidos adicionales en www.marcombo.info.

Cómo leer los libros “Aprender...”

A la editorial Marcombo, por su confianza.

Índice

001 Office 365, 2019, online... Qué son y qué versión elegir

002 Iniciar sesión, descargar e instalar Office 365

003 Consultar la versión de Office instalada

004 Compartir Office 365 Hogar con otros usuarios

005 Instalar y utilizar Office 365 en otros dispositivos

006 Conocer la interfaz común de las aplicaciones de Office

007 Office y OneDrive o cómo guardar archivos en la nube

008 Visualizar y modificar documentos en OneDrive

009 Trabajar conjuntamente sobre un documento

010 Modificar documentos desde cualquier dispositivo

011 Dictar en Office

012 Word: Funciones básicas

013 Aplicar estilos

014 Crear tabulaciones

015 Insertar elementos visuales

016 Crear listas con viñetas y numeración

017 Usar WordArt y letras capitulares

018 Insertar hipervínculos

019 Insertar y digitalizar ecuaciones

020 Dibujar y escribir con la entrada de lápiz

021 Trabajar con columnas

022 Crear y formatear tablas

023 Añadir encabezados, pies y números de página

024 Notas al final y referencias cruzadas

025 Crear una tabla de contenido

026 Crear un índice

027 Ortografía y gramática

028 Traducir texto a otro idioma

029 Combinar correspondencia

030 Crear y ejecutar una macro

031 Excel: Conocer y gestionar las hojas de un libro

032 Gestionar filas, columnas y celdas

033 Conocer los distintos tipos de datos

034 Insertar, editar y eliminar datos

035 La función Autosuma

036 Las opciones de autorrelleno

037 Ordenar y filtrar

038 Calcular subtotales

039 Introducción al trabajo con referencias

040 Los operadores en Excel

041 Crear y utilizar rangos de celdas

042 Validar datos

043 Introducción a las funciones

044 Funciones de texto

045 Funciones lógicas

046 Representar datos con gráficos

047 Crear y personalizar minigráficos

048 Crear y editar tablas dinámicas

049 Crear gráficos dinámicos

050 Introducción a las macros

051 Conocer el editor de código Visual Basic

052 Access: Conocer los objetos de una base de datos

053 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos

054 Definir campos desde la vista Diseño

055 Trabajar con distintos tipos de campos

056 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos

057 Definir una tabla

058 Designar un campo como clave principal

059 Introducir datos en una tabla

060 Utilizar filtros por formulario

061 Aplicar un filtro avanzado

062 Introducción a las consultas

063 Crear una consulta en vista Diseño

064 Utilizar criterios, comodines y operadores en consultas

065 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

066 Utilizar autoformularios

067 Crear y editar formularios

068 Agregar elementos en un formulario

069 Crear un formulario dividido

070 Trabajar con informes

071 Crear relaciones entre tablas

072 Indexar campos

073 PowerPoint: Gestionar las diapositivas

074 El diseño de la estructura de la diapositiva

075 Trabajar con el Patrón de diapositivas

076 Crear y almacenar diseños personalizados

077 Cambiar la entrada manuscrita a formas o texto

078 Añadir objetos vinculados en las diapositivas

079 Insertar imágenes y vídeos

080 Grabar la pantalla

081 Convertir texto en un gráfico SmartArt

082 Añadir botones de acción e hipervínculos

083 Añadir sonidos a la presentación

084 Las notas del orador

085 Añadir transiciones entre diapositivas

086 Vista general de resumen para animar presentaciones

087 Realizar pruebas de temporización

088 Crear presentaciones personalizadas

089 Outlook: Agregar una cuenta de correo electrónico

090 Crear y enviar un mensaje de correo electrónico

091 Adjuntar elementos a un mensaje de correo

092 Marcar un seguimiento para el mensaje

093 Definir reglas

094 Crear y administrar contactos

095 Crear y gestionar grupos de contactos

096 Trabajar con el Calendario

097 Compartir eventos del Calendario

098 Crear y asignar tareas

099 Personalizar Outlook

100 Otras aplicaciones y servicios de Office 365/2019

001
Office 365, 2019, online... Qué son y qué versión elegir

MICROSOFT, EN SU AFÁN POR OFRECER SIEMPRE los mejores productos y los mejores servicios, apuesta por una gama de tres modalidades de la suite de ofimática Office. Sin embargo, tantas ofertas pueden llegar a resultar un problema para el usuario final: ¿qué modalidad se adapta mejor a mis necesidades? ¿Vale la pena pagar el precio que impone la compañía por la suite? Estas son solo algunas de las preguntas que pueden surgir en el momento de decidir qué versión o modalidad elegir.

En este capítulo introductorio, el único teórico en este libro, trataremos de describir las diferencias que existen entre Office 365, Office 2019 y Office online. ¡Empecemos!

1. Office 365 es un servicio de suscripción. ¿Y esto qué significa? Sencillamente que, en lugar de pagar una única cuota y descargar la suite en el escritorio, como hemos venido haciendo todos hasta el momento, la compañía ofrece al usuario la posibilidad de pagar una cuota fija de forma mensual o anual. Microsoft ha preparado diferentes planes para suscribirse a Office 365, tanto a nivel doméstico o personal (Office 365 Hogar) como profesional. Usted elige. [1]

2. Office 365 dispone de las principales aplicaciones de la suite: Word, PowerPoint, Excel y Outlook y, si usted instala la suite en PC, también Access y Publisher. Además, la suite proporciona otros servicios altamente recomendables, como OneDrive para almacenar archivos (1TB de espacio disponible) y trabajar en la nube, o Skype para realizar llamadas. [2]

Quizás se estará preguntando si el servicio de suscripción para Office 365 implica tener que trabajar constantemente conectado a Internet. La pregunta sería: ¿están todos estos programas “en la nube”? Y la respuesta es que no, que una vez realizada la suscripción, Microsoft le permite descargar la suite y usted la instalará de un modo rápido y sencillo (como veremos en el ejercicio siguiente) en su ordenador.

3. Otra de las características (o ventajas) que presenta la versión de suscripción de la suite es que usted no deberá preocuparse por buscar actualizaciones de las aplicaciones: la compañía lo hace por usted. Esto significa que siempre contará con la última y más segura versión de sus programas favoritos sin tener que pagar ni un euro más.

4. Si usted se decide por Office 365 en su modalidad personal, la denominada Hogar, sepa que tiene la posibilidad de compartir la suscripción con hasta seis miembros de su familia. Con ello, cada persona dispondrá de sus propios programas, su propia cuenta y sus propios espacios de almacenamiento. Formidable ¿no? Y no solo eso, también es posible instalar la suite en distintos dispositivos (PC, MAC, tabletas y teléfonos), para poder trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

5. No está nada mal ¿verdad? Veamos ahora las características de Office 2019. Podríamos decir que Office 2019, cuyo nombre completo y oficial es Office Hogar y Estudiantes 2019, es la versión clásica de la suite, en el sentido que el usuario realiza una compra única del producto. Con dicha compra, usted obtendrá algunas de las aplicaciones de Office (solo Word, Excel y PowerPoint) para instalar en un único equipo, el suyo. Sin embargo, no podrá contar con actualizaciones del producto, ni correcciones ni revisiones de seguridad: si dentro de unos años aparece una nueva versión de la suite, deberá adquirirla de nuevo, no podrá actualizarla. Tampoco dispondrá de 1TB como espacio de almacenamiento en la nube ni podrá compartir esta compra con los suyos.

6. Por último, y no por ello menos atractiva, Microsoft pone a disposición del usuario la versión online de la suite Office... ¡online y gratuita! Sí, sí, sin desembolsar ni un euro y solo con una cuenta gratuita de Microsoft, podrá trabajar online con tres de las aplicaciones más utilizadas: Word, Excel [3] y PowerPoint. Eso sí, aunque se trata de una versión nada despreciable, sobre todo por el hecho de que es gratuita, no podemos esperar encontrarnos con la versión íntegra de estas aplicaciones. Aun así, para aquellos que no necesiten trabajar con funciones muy avanzadas, sino para un uso básico de estas aplicaciones, la versión online de la suite puede resultar mas que suficiente.

Una vez descritas las principales características de las tres propuestas de Microsoft para Office, ahora le toca a usted decidir cuál es la que más le conviene según sus necesidades. Lo que sí resulta evidente es que la compañía apuesta por el servicio de suscripción, ya sea para dar un mejor servicio al usuario (las ventajas que ofrece respecto a la versión de compra del producto son evidentes) o para luchar contra la piratería.

002
Iniciar sesión, descargar e instalar Office 365

UNA VEZ HAYA DECIDIDO LA VERSIÓN DE OFFICE que más se adecua a sus necesidades y la haya adquirido, no espere más y pase al siguiente paso: la descarga e instalación del producto. Para ello, resulta imprescindible disponer de una cuenta Microsoft; esta cuenta es la puerta que le permitirá acceder a todo el contenido disponible en su plan de suscripción o de compra.

1. Para empezar, acceda a la siguiente dirección web: www.office.com.

2. En la página que se carga, deberá, en primer lugar, y tal como se indica, iniciar sesión con su cuenta Microsoft. Si todavía no dispone de una, tiene la opción de crearla fácilmente pulsando sobre el vínculo Crear una cuenta nueva. Si no, pulse en Iniciar sesión y escriba la información solicitada.

3. Una vez introducida esta información, se cargará una nueva página en la cual puede ver gráficamente todas las aplicaciones disponibles según el plan de Office adquirido. Junto a los iconos de estas aplicaciones, puede ver el vínculo Instalar Office. Pulse sobre él para proceder con la descarga del producto en su equipo. [1]

4. En unos segundos, el paquete de aplicaciones se habrá descargado y estará listo para ser instalado. Por defecto, Office se instala en la versión de 64 bits. Sin embargo, si el instalador percibe que ya existe una versión de la suite de 32 bits, procederá a instalar de nuevo la versión de 32 bits. Para ello, según el navegador con el que esté trabajando, deberá ejecutar, instalar o guardar el instalador. Siga adelante teniendo en cuenta esta particularidad.

5. De inmediato la instalación se pone en marcha. [2] El proceso puede durar unos minutos, no demasiados. Tenga paciencia y aguarde a que el proceso finalice.

6. Una vez finaliza la instalación, el mismo asistente así se lo indica con un cuadro y una pequeña animación que indica dónde puede encontrar las nuevas aplicaciones de Office en el equipo. Pulse Cerrar en este cuadro para dar por terminado, ahora sí, el proceso.

7. Llega el momento de comprobar que, efectivamente, ya disponemos de Office 365 instalado en nuestro equipo, listo para ser utilizado y sacarle el máximo rendimiento. Para ello, despliegue el menú de Inicio y desplácese por él; podrá ver que de él forman parte Word, Access, Excel, PowerPoint, Publisher, etc. [3]

8. Pulse sobre uno de los programas, el que prefiera, y compruebe cómo se abre sin problemas. [4] A lo largo de este libro trataremos algunas de las características de estos programas.

Tenga en cuenta que, para realizar los ejercicios de este libro, hemos descargado e instalado Office 365 Hogar sobre Windows 10. Por esta razón, si usted ha optado por otra de las modalidades ofrecidas por Microsoft o trabaja habitualmente con Mac, sepa que los procesos descritos pueden variar ligeramente.

En el siguiente capítulo veremos cómo puede comprobar qué versión de Office se encuentra instalada en su equipo y otras opciones del producto.

IMPORTANTE

Algunos productos de Office 365 Hogar cuentan con una clave de producto, proporcionada tras la adquisición del plan elegido. Si usted dispone de una clave de producto, deberá acceder a la página de configuración de su cuenta Microsoft (office.com/setup) tras haber iniciado sesión. Una vez canjeada la clave de producto, su Office queda vinculado a su cuenta, por lo que ya puede seguir normalmente los pasos descritos en este ejercicio.

IMPORTANTE

Si alguien ha compartido con usted una suscripción a Office 365, el proceso es prácticamente el mismo, aunque empezando desde una página distinta. Usted recibirá en su buzón de correo electrónico una invitación a compartir dicha suscripción, invitación que sencillamente deberá aceptar para poder empezar a disfrutar por completo de la suite de Microsoft.

003
Consultar la versión de Office instalada

SI POR ALGUNA RAZÓN NO RECUERDA, o no sabe, qué versión de Office se encuentra instalada en su equipo, no se preocupe: en este capítulo le mostraremos cómo acceder a esta información desde cualquiera de las aplicaciones que forman parte de la suite de Microsoft.

1. Para empezar, desde el menú de inicio de Windows, abra uno de los programas de Office, el que prefiera, puesto que los pasos que mostraremos en este ejercicio son válidos para todos ellos.

2. La versión 2019 o 365 de Office se abre mostrando la ventana principal, desde la cual se accede a los documentos de trabajo. En la parte inferior izquierda de esta ventana puede ver tres opciones: Cuenta, Comentarios y Opciones. Pulse sobre la primera de ellas. [1]

3. De este modo aparece la sección Información del producto, con todos los datos correspondientes a la versión de Office instalada en el equipo. [2] Si, además, ha iniciado sesión, podrá ver la cuenta de Microsoft a la cual se encuentra vinculada la suite o el programa en cuestión. Si todavía no lo ha hecho, inicie sesión pulsando sobre el vínculo situado en la parte superior derecha de esta ventana.

4. Una vez introducidos los datos y antes de aceptar el proceso, aparece una ventana en la cual se informa de que Windows recordará estos datos de inicio de sesión para utilizarlos en sitios web y aplicaciones donde se requieran para facilitar su uso. Pulse en Aceptar.

5. ¿Lo ve? Ahora aparece el nombre de su cuenta en distintos puntos de esta ventana. Desde aquí, también puede controlar las actualizaciones de Office. Como ya hemos mencionado en el primer capítulo del libro, una de las grandes ventajas que presenta el plan de suscripción de la suite es no tener que preocuparse por las actualizaciones del producto; estas se llevan a cabo de forma automática, lo que garantiza que los programas de la suite siempre se encuentren en su versión más reciente. Si aun así usted desea deshabilitar esta opción, sencillamente pulse sobre el comando Opciones de actualización y haga clic en Deshabilitar actualizaciones. [3]

6. Otra de las grandes ventajas que ofrece el plan de suscripción de Office es la posibilidad de tener acceso antes que nadie a las nuevas versiones de los programas de la suite. Para ello, sencillamente debe unirse al programa Office Insider desde esta misma ventana, pulsando el botón del mismo nombre. Además de este acceso anticipado a las nuevas características y actualizaciones de la suite, el programa Office Insider le permite enviar comentarios directamente a Office, ponerse en contacto con la comunidad e, incluso, participar en las novedades. Ahora la opinión del usuario cuenta de verdad. Sin duda, una excelente oportunidad de formar parte de Office.

7. Si lo que le interesa es conocer la versión de bits instalada para Office, pulse sobre el comando Acerca de [Nombre del programa]. En efecto, en la parte superior de la ventana que se abre podrá ver, resaltado en color azul, la versión del programa y de número de bits. [4] Además, también podrá consultar en esta ventana el número de compilación y el tipo de instalación. Una vez haya consultado cuanto necesite de la versión de sus programas de Office, pulse sobre el botón Aceptar y regrese a la sección Cuenta.

8. Como última información destacable en esta misma sección, encontramos las novedades del programa abierto. La consulta de esta información resulta muy recomendable si desea sacarle el máximo rendimiento a la suite y, en particular, a sus programas de uso habitual. Si pulsa sobre el comando Novedades, se abre la aplicación mostrando las actualizaciones más recientes de la misma en un panel denominado, precisamente, Novedades. No dude en acceder a esta información en todos los programas de Office para estar al tanto de las funciones más recientes incluidas.

Como ha podido comprobar, toda la información del producto que ha adquirido está a su alcance. Si lo desea, ya puede cerrar el programa con el que ha realizado esta práctica pulsando sobre el botón de aspa de color rojo situado en el extremo superior derecho de la ventana.

004
Compartir Office 365 Hogar con otros usuarios

LA SUSCRIPCIÓN A OFFICE 365 HOGAR no solo le permite a usted utilizar todos los programas y servicios que ofrece esta nueva versión de la suite, sino que los comparta con cinco miembros de su familia. Aquello que resulta más interesante es que las personas con las que comparta la suscripción podrán beneficiarse exactamente de los mismos productos y servicios que usted, sin ningún tipo de limitación ni coste adicional. Este servicio es exclusivo de la versión Hogar de Office 365: ni Office 365 Personal, ni Office 365 Universitarios ni cualquier otra categoría de la suite disponen de dicha característica.

1. Para compartir una suscripción de Office 365 Hogar con otro usuario, debe dirigirse a la sección Compartir de su cuenta de Microsoft. Por esta razón, empiece iniciando sesión en Office.com con la misma cuenta que utilizó en su momento para configurar la suscripción y, en la página de su cuenta, visualice la pestaña Compartir.

2. Si en esta página no puede ver la pestaña Compartir, puede ser por dos razones: la primera, que no sea el administrador de la cuenta de Office que está usando y segunda, que no tenga instalada la versión Hogar de Office 365, la única que puede ser compartida. Pulse la mencionada pestaña y, seguidamente, haga clic en la opción Empezar a compartir.

3. Se abrirá una nueva ventana denominada Compartir Office, desde la cual puede proceder de dos formas: enviando la invitación de la suscripción por correo electrónico o bien mediante un vínculo. Si opta por el primer método, sencillamente escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que va a recibir la invitación y pulse Invitar. Si, por el contrario, prefiere enviarla en forma de vínculo, pulse sobre el botón Copia y pegue el vínculo en un nuevo mensaje de texto, instantáneo o cualquier otro tipo de mensaje.

4. Al recibir tanto el correo electrónico como el vínculo con la invitación, los destinatarios deberán pulsar sobre dicho vínculo o el botón de confirmación, en el caso del correo electrónico, e iniciar sesión con una cuenta de Microsoft, momento en el cual se agregarán directamente a su suscripción de Office. Si todavía no disponen de una cuenta de Microsoft, podrán crear una de forma gratuita cuando acepten la invitación. ¡Así de sencillo!

5. Como ya hemos indicado, puede realizar este proceso hasta un máximo de cinco veces. Resulta interesante saber que todas aquellas personas que cuenten con una suscripción compartida solo tendrán acceso a sus propios archivos; del mismo modo, usted no tendrá acceso a los archivos de aquellos con los que ha compartido su suscripción. Todos los documentos y la información sobre el uso de servicios continuarán siendo privados, como si estas personas hubieran adquirido su propia suscripción.

6. Aquellos que disfruten de una suscripción compartida obtendrán [1]:

• La versión más recientes de Office para instalar en ordenadores u otros dispositivos.

• 1 TB de almacenamiento propio y gratuito de OneDrive. Esto significa que no compartirán este espacio con usted ni con otras personas con quien también haya compartido su suscripción.

• 60 minutos de Skype mensuales para llamadas gratuitas a teléfonos móviles en ocho países y a fijos en 60.

• 50 GB de almacenamiento en el buzón de entrada de Outlook.com, el gestor de correo electrónico online de la suite Office.

7. Todas estas ventajas y características de Office 365 Hogar podrán ser utilizadas hasta que usted, como administrador de la suscripción, decida dejar de compartirla. Desde la página Compartir de su cuenta puede ver y administrar todas aquellas personas con las que ha compartido su suscripción. Para dejar de compartir una suscripción, sencillamente seleccione al suscriptor en la página Compartir y pulse sobre el vínculo Dejar de compartir con esta persona.

IMPORTANTE

Debe saber que la última versión de Office no se puede instalar ni en Chromebooks ni en equipos con las versiones Vista y XP de Windows. Por esta razón, es muy importante asegurarse de que, antes de empezar la instalación de la suite, el equipo de la persona con la que va a compartir su suscripción cumple los requisitos del sistema.

IMPORTANTE

Es importante tener en cuenta que solo aquellos usuarios que sean administradores de una suscripción podrán llevar a cabo este proceso. Es decir, si usted ya está disfrutando de un uso compartido de Office, no tendrá la posibilidad de compartir a su vez dicha suscripción. En este caso, en la página de su cuenta de Office no aparecerá la pestaña Compartir.

005
Instalar y utilizar Office 365 en otros dispositivos

SI USTED DISPONE DE UNA SUSCRIPCIÓN a Office 365 Hogar, o bien si alguien ha compartido una suscripción con usted, debe saber que puede instalar la última versión de Office en todos sus dispositivos e iniciar sesión en cinco a la vez. Estos dispositivos pueden ser PC o Mac, tabletas y móviles. Para ello, evidentemente solo necesitará su cuenta Microsoft.

1. En este capítulo le mostraremos cómo puede instalar y utilizar las aplicaciones móviles de Office 365 Hogar en varios dispositivos. Supongamos que usted ya dispone de la suite instalada en su ordenador principal y que ahora le iría muy bien disponer de ella en su smartphone. Para ello, según el dispositivo que tenga, deberá dirigirse a la tienda desde la cual suele realizar las descargas de sus aplicaciones y buscar office 365. [1] (Para realizar esta práctica hemos utilizado un iPhone, aunque puede llevar a cabo el proceso con un dispositivo Android siguiendo los pasos oportunos para su descarga.)

2. Como verá, las aplicaciones deben descargarse por separado: Word, PowerPoint, Excel y OneNote. En este caso, hemos descargado PowerPoint, pero le instamos a que usted proceda con su aplicación favorita o aquella que más utilice. Cuando disponga de ella en su dispositivo [2], ábrala.

3. En primer lugar, debe iniciar sesión con su cuenta Microsoft para poder disfrutar de toda la productividad de la aplicación en su móvil. Escriba el correo electrónico correspondiente a su cuenta y pulse en Siguiente [3]; en la siguiente pantalla, introduzca la contraseña y pulse en Iniciar sesión [4].

4. Si las credenciales introducidas son correctas, es decir, pertenecen a una cuenta Microsoft, la app le informa de que el proceso de inicio de sesión ha terminado y ya puede empezar a trabajar con ella. [5] Pulse sobre el vínculo existente en esta pantalla (en PowerPoint, el vínculo es Crear y editar documentos) para acceder al área de trabajo. [6]

5. Desde este momento ya puede disfrutar de las ventajas de trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar de sus aplicaciones de Office favoritas. Proceda a descargar el resto de aplicaciones disponibles para su dispositivo. [7]

IMPORTANTE

Es posible instalar las aplicaciones móviles de Office 365 en dispositivos Android, iPhone y iPad y teléfonos y tabletas Windows.

Por otro lado debe saber que no se pueden instalar las versiones de escritorio para Windows o Mac de Office 365 en un Chromebook y que, además, los dispositivos Blackberry, Nokia y otros solo admiten Office 365 para empresas o correo electrónico basado en Exchange.

006
Conocer la interfaz común de las aplicaciones de Office

LA INTERFAZ DE OFFICE 365 ESTÁ DISEÑADA para que el usuario encuentre todas las herramientas de un modo sencillo. Con respecto a su versión anterior, la 2016, los usuarios detectarán algunos cambios, sobre todo en el diseño de los distintos elementos que componen la interfaz de las aplicaciones. Los colores característicos de cada aplicación se manifiestan en gran parte de la interfaz.

1. En este ejercicio, veremos los elementos de la interfaz de las aplicaciones de Office comunes en toda la suite. Para ello, y como paso previo, le pedimos que abra cualquiera de dichas aplicaciones, la que usted prefiera (recuerde que encontrará todos los programas en el menú Inicio de Windows).

2. La primera ventana que aparece es la denominada Backstage, desde la cual se pueden llevar a cabo todas las acciones referentes a la gestión de archivos: crear, guardar, guardar como, exportar... En esta versión de la suite, la ventana Backstage ha cambiado ligeramente su aspecto. Haga clic sobre el elemento Documento en blanco [1] (Libro en blanco, Presentación en blanco...) para acceder a la interfaz del programa y crear, a la vez, un nuevo documento.

3. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, que muestra por defecto cinco comandos [2]: Autoguardado (novedad en esta versión de la suite y del cual hablaremos en un ejercicio posterior), Guardar, Deshacer, Repetir y Modo Mouse/táctil. Si despliega este comando podrá cambiar la distribución de los elementos de la interfaz según si trabaja con el ratón o sobre una pantalla táctil.

4. Para gestionar el tamaño de la ventana del programa puede utilizar los comandos situados en el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido. De izquierda a derecha, estos botones sirven para gestionar la Cinta de opciones, para minimizar la ventana, maximizarla o restaurarla y cerrarla. [3] Haga clic en el tercer botón de este grupo para minimizar la ventana de la aplicación y, tras comprobar el cambio, vuelva a pulsar para restaurarla de nuevo.

5. El elemento en el cual se encuentran la Barra de herramientas de acceso rápido y el grupo de botones que acabamos de comentar es la Barra de título, y muestra siempre el nombre del documento activo y el de la aplicación que se está ejecutando.

6. La Cinta de opciones, el elemento situado debajo de la Barra de título, contiene todos los comandos y las opciones ejecutables en los programas. Como novedad en la versión 365 de Office, la Cinta de opciones ha eliminado todas las pestañas (aunque en este libro seguiremos refiriéndonos a ellas de este modo): ahora los elementos activos de esta cinta se muestran subrayados. También los iconos han cambiado ligeramente, pasando a ser más modernos y minimalistas. [4] La Cinta de opciones puede contraerse. Para ello, pulse sobre el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho de este elemento y, tras comprobar que ahora se muestran sólo las pestañas [5,] haga clic sobre una de ellas para restablecer los comandos y herramientas.

7. También puede minimizar o desanclar la Cinta de opciones pulsando la combinación de teclas Ctrl + F1. Debe tener en cuenta que, cuando trabaje sobre el documento activo con la cinta desanclada, esta volverá a contraerse. Para volver a anclarla en la interfaz del programa, pulse sobre el icono que muestra un pincho en la parte derecha.

8. El último elemento común es la Barra de estado, situada en la parte inferior de la interfaz. En ella se presentan datos acerca de aspectos concretos del documento activo y permite cambiar el modo de visualizarlo, así como aplicar un zoom. [6]

9. La Cinta de opciones se puede personalizar en cuanto a las pestañas y los comandos que en ella deben aparecer. Para ello, deberá acceder al cuadro de opciones del programa. Despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Opciones. Dentro de este cuadro, seleccione la categoría Personalizar cinta de opciones y cambie las opciones que desee.

IMPORTANTE

El aspecto de la interfaz de Office es personalizable en cuanto al color. Para ello, deberá acceder a la sección Cuenta de la vista Backstage del programa. Aquí verá dos comandos: Fondo de Office y Tema de Office. Tanto en la versión 365 como en la 2019, se incluye un nuevo tema, denominado Negro, que proporciona mucha menos luminosidad, lo que nos permite tener cuidado con nuestra vista y, además, ahorrar batería en nuestros dispositivos.

007
Office y OneDrive o cómo guardar archivos en la nube

ONEDRIVE ES LA MEJOR FORMA de guardar todos los archivos de Office, acceder a ellos, compartirlos y editarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento. OneDrive es el almacenamiento en la nube de Microsoft, un servicio que ha facilitado el trabajo a miles de usuarios desde su aparición en escena y, sobre todo, desde su vinculación directa con Office. Si es usted usuario de Office, ya sea por suscripción como por compra absoluta, sepa que dispone de este servicio y, en este y en los siguientes ejercicios, aprenderá a sacarle el máximo partido.

1. Para realizar este ejercicio, le instamos a que cree un nuevo documento en alguna de las aplicaciones de Office: un documento, una presentación o una hoja de cálculo. Una vez disponga del documento en pantalla, procederemos a guardarlo como haríamos si nos interesara almacenarlo en el disco duro de su ordenador. Así, despliegue el menú Archivo y pulse sobre el comando Guardar como (en este caso, y dado que todavía no hemos guardado el archivo, también puede pulsar en Guardar o en el icono pertinente de la Barra de herramientas de acceso rápido).

2. En la sección Guardar como aparecen una serie de opciones, la primera de las cuales es OneDrive: Personal. Pulse sobre ella. [1]

3. A la derecha se mostraría, si lo hubiera, el contenido actual de su espacio en OneDrive. Escriba un nombre para su nuevo archivo y pulse el botón Guardar. [2]

4. El archivo se guarda automáticamente en la nube y el programa regresa al documento para que, si es necesario, pueda seguir trabajando con él. Además, observe lo que ha ocurrido en la Barra de herramientas de acceso rápido: se ha activado de forma automática la nueva función destacada de esta versión de Office: el Autoguardado. [3] Si usted lo desea, todos aquellos cambios que realice sobre este documento se guardarán automáticamente en la nube, en la misma ubicación que ha indicado anteriormente. Cómodo y sencillo, ¿verdad? Fíjese en que el icono Guardar de esta misma barra ha cambiado ligeramente su aspecto: ahora muestra también el símbolo de sincronización. Ahora bien, puede desactivar esta opción en cualquier momento, pulsando para ello sobre el botón deslizante de la opción.

5. En el ejercicio siguiente veremos cómo acceder a OneDrive y cómo visualizar el documento que hemos guardado en la nube. Sepa que dispone de 1 TB de espacio de almacenamiento sólo para usted y totalmente gratuito, mucho más que en versiones anteriores de la suite. Si aun así necesita más, puede ampliarlo mediante alguno de los planes disponibles. (Acceda a la sección OneDrive del sitio web de Office para consultar toda la información referente a los planes y precios). [4]

IMPORTANTE

Aunque el almacenamiento en la nube con OneDrive no representa ninguna novedad en esta versión de la suite, sí lo es la función de autoguardado incluida en la interfaz de todos los programas de Office.

IMPORTANTE

En el caso en que no hubiera iniciado sesión en Office previamente, en el momento de seleccionar OneDrive como destino para su almacenamiento, el programa le solicitaría los datos de inicio de sesión para poder llevar a cabo el proceso. En dicho caso, pulse el botón Iniciar sesión y siga los pasos indicados.

008
Visualizar y modificar documentos en OneDrive

EL ALMACENAMIENTO DE CUALQUIER documento de Office en OneDrive nos permite actualmente poder trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar, compartir nuestros archivos con otras personas y editarlos conjuntamente. El trabajo en equipo nunca ha sido tan sencillo. Todo aquello que se realice sobre un documento en la nube se cargará automáticamente la siguiente vez que disponga de una conexión a Internet.

1. En este ejercicio le mostraremos cómo acceder a OneDrive y cómo visualizar el documento cargado en el ejercicio anterior (que, por el momento, está en blanco). Abra su navegador web y acceda a www.onedrive.com.

2. Si usted está trabajando con algún programa de Office y ha iniciado sesión, al entrar en OneDrive se carga automáticamente todo cuanto haya guardado en este espacio: carpetas, archivos, fotos... Puede ver su nombre de usuario y la imagen vinculada a su cuenta de Office en la parte superior derecha de OneDrive. [1] Si por el contrario todavía no ha iniciado sesión, se le solicitará que lo haga para poder llevar a cabo la sincronización de archivos. En la parte inferior izquierda de la ventana puede controlar el espacio de almacenamiento ocupado del total disponible, que, como recordará, es de 1 TB. [2] Localice el documento que ha guardado en el ejercicio anterior y selecciónelo con un clic. [3]

3. De inmediato, el documento (en blanco) se abre en la aplicación web correspondiente (vea su nombre en la Barra de título). [4] Como dijimos en la primera lección de este libro, las aplicaciones web de Office sólo están disponibles, por el momento, para Word, Excel y PowerPoint, además de OneNote. Una vez abierto el documento, podemos visualizarlo y modificarlo en un entorno básico. Para comprobar que, efectivamente, los cambios se reflejarán también en la versión de escritorio del programa, escriba, por ejemplo, un título en este documento en blanco (o haga cualquier otra sencilla modificación). [5]

4. El comando Abrir en [programa] que puede ver en la Cinta de opciones permite, como su nombre indica, abrir el documento en la aplicación de escritorio o, si usted estuviera trabajando desde otro dispositivo, en el correspondiente programa. También quizás se pregunte qué es el marcador vertical de color azul que aparece junto al cursor de edición. Este marcador tiene que ver directamente con la colaboración con otras personas sobre un documento, y hablaremos de ello en un ejercicio posterior. Si desea regresar a la ventana principal de OneDrive, donde se almacenan todos los archivos y carpetas, pulse sobre el vínculo OneDrive situado en la barra superior de esta ventana. A continuación, regrese a su aplicación de escritorio para comprobar cómo, efectivamente, el cambio realizado se refleja también en el documento original. [6]

5. Para terminar, llevaremos a cabo el proceso contrario, es decir, escriba algo más en el documento o realice algún otro pequeño cambio.

6. Si ha mantenido la función de autoguardado activa, este cambio se guardará automáticamente. Compruébelo accediendo de nuevo a onedrive.com. [7]

IMPORTANTE

Puede ordenar el contenido de su OneDrive con el comando Ordenar situado en la parte superior derecha de la ventana, en la barra de herramientas. Desde aquí, también puede elegir cómo desea visualizar los archivos y las carpetas almacenadas.

IMPORTANTE

Desde la parte izquierda de la barra de herramientas de OneDrive puede, por un lado, crear nuevos documentos y por otro, cargar o subir otros que tenga almacenados en su ordenador de escritorio o dispositivo. Si desea crear nuevos documentos de Office utilice el comando Nuevo. Puede generar documentos de Word, libros y encuestas de Excel, presentaciones de PowerPoint y notas de OneNote.

009
Trabajar conjuntamente sobre un documento

TRABAJAR EN LA NUBE CON ONEDRIVE y archivos de Office 365 o 2019 solo puede presentar ventajas y facilidades. Si ya hemos comentado anteriormente que utilizar el espacio en la nube para almacenar documentos nos permite trabajar con ellos en cualquier lugar y en cualquier momento, en este ejercicio veremos que también es posible compartir su edición con otras personas. ¿Se imagina una colaboración en tiempo real, en la que solo aquellas personas a las que usted haya invitado pueden editar al mismo tiempo y con comentarios un mismo documento? Se acabó el envío de archivos adjuntos para su edición por correo electrónico y el uso de memorias USB. OneDrive y Office 365 son los mejores aliados.

1. Para poder llevar a cabo este ejercicio, seguiremos trabajando con el documento generado en lecciones anteriores, que, como recordará, se encuentra guardado en OneDrive. Aunque podríamos empezar el ejercicio directamente en la nube, con el archivo abierto en la correspondiente aplicación web, iniciaremos el proceso desde nuestra aplicación de escritorio. De este modo podremos mostrarle la facilidad con que puede compartir sus documentos con otras personas con el fin de que puedan editarlos. Una vez disponga del archivo abierto, haga clic sobre el botón Compartir, situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. [1]

2. Antes de continuar, compruebe que la opción de autoguardado se mantiene activada, tal y como hicimos en un ejercicio anterior. De este modo nos aseguramos de que todos los cambios que realicemos en este documento se guardarán de forma automática en la nube. Al pulsar el botón Compartir se abre en la parte derecha de la ventana el panel del mismo nombre. En el campo Invitar a personas, usted deberá escribir o elegir de su libreta de direcciones la dirección de correo electrónico de la o las personas que desea que colaboren en el documento. [2]

3. Una vez introducida la dirección del destinatario, aparece un nuevo campo en la parte inferior en el cual usted puede indicar los permisos que tendrá este usuario sobre el archivo: edición o solo visualización. En este caso, y dado que lo que nos interesa es una colaboración compartida sobre el documento, mantenga la opción Puede editar, escriba si lo desea un breve texto para el destinatario y, cuando termine, haga clic en Compartir. [3]

4. El programa le informa de que se está realizando el envío por correo electrónico. El destinatario recibirá en su bandeja de entrada la invitación y deberá aceptarla para poder empezar a editar el documento. [4] El nombre del usuario también pasará a formar parte del panel Compartir. En estos momentos, ambos pueden empezar la edición conjunta del documento. Resulta interesante e importante destacar que no es preciso que los usuarios que colaboren con usted en la edición de documentos trabajen con Office 365 o 2019. En caso de que no dispongan todavía de la última versión de las aplicaciones, podrán trabajar directamente sobre el archivo guardado en OneDrive. ¿Cómo podemos saber si la persona con la que hemos compartido el documento ha aceptado la invitación y está preparada para empezar la colaboración? Observando la Barra de título de nuestro programa de Office, en el cual, junto a nuestro nombre o el de la cuenta Office con que utilizamos la suite, aparece un círculo con una letra, según el nombre del destinatario. [5]

5. Realice algún cambio, el que usted desee y espere a que la otra persona realice alguno más para ver cómo se perciben sobre nuestro documento. [6] En el documento se muestra un marcador que, al situar el puntero del ratón encima, nos permite ver qué colaborador ha realizado cada cambio. De igual manera, los otros usuarios, tanto si trabajan en sus aplicaciones de escritorio como en OneDrive directamente, también verán estos marcadores.

6. Además de esta edición simultánea, también puede resultar muy útil insertar comentarios a aquellos cambios realizados para justificarlos. Para activar los comentarios, haga clic sobre el comando Comentarios, situado a la derecha del comando Compartir, y elija la opción Nuevo comentario. [7]

7. Vinculado al punto del documento en el cual se encuentra el cursor de edición, que será al que hará referencia el comentario, aparece el cuadro flotante en el cual usted puede escribir aquello que considere oportuno. [8] Una vez escrito, pulse la tecla Retorno.

8. El comentario aparecerá también en el documento de todas aquellas personas que estén colaborando en él y podrán, a su vez, responder. Si responden o añaden nuevos comentarios, usted también lo verá reflejado en su documento. [9]

9. Los comentarios son, pues, una función que complementa la colaboración en tiempo real con documentos de Office guardados en OneDrive. ¿Qué hacer cuando ya no sea precisa esta colaboración entre varios usuarios, cuando el documento ya esté terminado o ya no sea necesaria la edición conjunta? Muy sencillo: en el panel Compartir, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el colaborador; se abre un menú contextual con dos opciones: la primera elimina el usuario del panel y este ya no podrá seguir compartiendo el documento con usted y la segunda, cambia el permiso a solo lectura o visualización. Proceda como usted prefiera y dé así por terminado este ejercicio.

010
Modificar documentos desde cualquier dispositivo con OneDrive

YA HEMOS PODIDO COMPROBAR QUE trabajar en la nube con OneDrive y Office mejora, y mucho, la productividad. Si en el ejercicio anterior hemos tenido la oportunidad de ver cómo trabajar conjuntamente en un documento gracias al uso de OneDrive, en esta ocasión iremos un poco más allá y veremos cómo podemos seguir trabajando en nuestros archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y todo ello, gracias a la instalación de OneDrive en nuestros smartphones o tabletas y el uso tanto de las aplicaciones web de Office como de las móviles (si lo necesita, recupere el ejercicio Instalar y utilizar Office 365 en otros dispositivos). Si se trata de sacar el máximo rendimiento a nuestro tiempo, no lo perdamos más y ¡empecemos!

1. En esta ocasión, le pediremos que descargue OneDrive desde la aplicación de compras (Apple Store o Google Play) de su dispositivo móvil. OneDrive es totalmente gratuito. [1] Una vez disponga de él, pulse sobre su icono para entrar.

2. Si es la primera vez que accede a OneDrive, deberá iniciar sesión en la aplicación con los datos de su cuenta de Office. [2] Si, por alguna razón, cosa poco probable, no dispone todavía de una cuenta de Office, no se preocupe puesto que puede suscribirse de forma independiente a OneDrive siguiendo el vínculo oportuno de esta primera pantalla. [3] Proceda introduciendo esta información en los campos disponibles y pulse en el icono de flecha para entrar en su espacio de almacenamiento.

3. Efectivamente, se carga el escritorio con todos sus archivos, entre los cuales, aquel con el que hemos estado trabajando en los ejercicios anteriores. [4] Veamos cómo podemos editar el documento desde su dispositivo móvil. Pulse sobre él.

4. Si usted dispone de las aplicaciones de Office instaladas en este dispositivo, el archivo se abrirá con la que le corresponda. Pero si no dispone de ellas, no se preocupe: OneDrive las abrirá con la correspondiente aplicación online gratuita. En cualquier caso, y solo por el momento, el documento se abre en modo de lectura. Pruebe a realizar así algún cambio y verá que no es posible. Para poder trabajar sobre el documento, pulse sobre el icono del programa correspondiente, situado en la parte superior de la pantalla. [5]

5. Ahora sí, puede hacer todo cuanto necesite en este documento. Toque el icono que muestra una letra A y un lápiz [6] para mostrar los comandos y las funciones principales de la aplicación abierta. [7] Le instamos a que realice algún cambio.

6. Resulta muy interesante saber que sea cual sea el lugar desde el cual modifique un documento almacenado en la nube, dicha modificación siempre será la versión más reciente. De este modo es totalmente seguro que todos los usuarios que colaboran con usted trabajan con la última y misma versión del archivo. Otra característica interesante de trabajar con OneDrive en su dispositivo móvil es que estos dispositivos siempre recuerdan el último punto editado. Esto significa que, cuando abra el documento, este se dirigirá automáticamente a la última modificación. Puede realizar esta comprobación accediendo ahora desde su ordenador al documento modificado.

7. Una función muy interesante de la app OneDrive es la posibilidad de digitalizar documentos y guardarlos directamente en la nube de forma totalmente segura. Para hacerlo, simplemente utilice el botón del escritorio de su aplicación, situado en la parte inferior central de esta pantalla. [8]

IMPORTANTE

No nos cansaremos de recordarle que, gracias a su suscripción a Office 365, dispone de 1 Tb de espacio de almacenamiento en la nube. Quizás no sepa calcular a cuánto equivale esta gran cantidad de espacio. Pues ni más ni menos que a unas 300.000 fotos o a un millón de documentos aproximadamente. ¿Qué le parece? Ya puede empezar a trabajar, pues el espacio disponible en la nube no será en ningún caso una excusa para no hacerlo.

IMPORTANTE

Si de algo puede presumir OneDrive es de ser la ubicación más segura para sus archivos. Con toda tranquilidad, usted puede elegir su espacio personal de almacenamiento en la nube para guardar todo aquello que necesite, puesto que OneDrive está cifrado con SSL. No se preocupe si pierde o se daña alguno de sus dispositivos, puesto que sus archivos, fotos y vídeos seguirán estando seguros en OneDrive.

011
Dictar en Office

SI ES USTED SUSCRIPTOR DE OFFICE 365 o usuario de Office online, debe saber que dispone de una de las funciones que se presentan como novedad en esta versión de la suite de Microsoft: el dictado. Ahora puede dejar de escribir y pasar a dictar todo cuanto necesite insertar en un documento. Así de sencillo. Sin embargo, previamente, deberá comprobar que disponga de un micrófono que funcione correctamente y que este se encuentre bien configurado.

1. En este ejercicio le mostraremos lo fácil que resulta introducir texto en un programa de Office sin necesidad de escribirlo desde el teclado, simplemente hablando. Para empezar, recupere el documento con el que hemos estado trabajando en los últimos ejercicios [1] (si no dispone de él, no se preocupe, puesto que puede crear un documento en blanco y realizar la práctica sobre él).

2. La función Dictar funciona con tecnología Microsoft Speech services. Encontrará este comando en el extremo derecho de la Cinta de opciones, en la pestaña Inicio. Si no la ve, podría ser que la versión de Office con la que está trabajando no cuente con esta funcionalidad (recuerde que solo Office 365 por suscripción y Office online disponen de ella). Ahora es el momento de comprobar que el micrófono de su equipo o dispositivo funciona correctamente, elemento este imprescindible para realizar un buen dictado por voz. Para ello, acceda a la configuración de los elementos de sonido y siga los pasos correspondientes para el ajuste de su micrófono. [2]

3. Una vez realizada esta comprobación, existe otro paso previo al uso de la función del dictado: la selección del idioma de reconocimiento. En el momento de la redacción de este libro, el dictado solo funciona por completo y correctamente en chino, inglés (de Estados Unidos y Canadá) y español (de España y México). Los responsables de la compañía aseguran que están trabajando para proporcionar otros idiomas de trabajo, como el alemán, el portugués, el francés o el italiano. Para seleccionar su idioma, despliegue el comando Dictar de la Cinta de opciones y pulse sobre la opción que necesite. [3]

4. Ahora sí, ya está todo preparado para empezar el dictado. Despliegue el comando Dictar en la Cinta de opciones y haga clic sobre la opción del mismo nombre; verá que el icono que representa este comando muestra ahora un punto de color rojo, que indica que el dictado ha empezado. [4]

5. Hable, pronuncie con un ritmo pausado la frase que desea insertar en su documento, y verá como esta se escribe al mismo tiempo a partir del punto en que se encontraba el cursor de edición. [5]

6. Cuando necesite insertar un signo de puntuación, sencillamente diga el nombre de dicho signo: punto, coma, signo de interrogación, signo de exclamación, comillas de apertura... Incluso si desea agregar un nuevo párrafo al texto dictado puede hacerlo diciendo simplemente Nueva línea. [6]

7. Cuando termine el dictado, pulse de nuevo sobre el comando Dictar para desactivarlo. Si durante unos segundos usted no dice nada, la función de dictado se desactiva automáticamente.

IMPORTANTE

El dictado es uno de los servicios inteligentes de Office. ¿En qué consisten estos servicios inteligentes? Ofrecen funciones avanzadas de la nube en las aplicaciones de Office para ayudar al usuario a ahorrar tiempo y producir mejores resultados.

Por esta razón, y solamente con el afán de mejorar este servicio, debe saber que los archivos de dictado se envían automáticamente a Microsoft. De esta forma, la compañía puede mejorar también los servicios de reconocimiento de voz.

IMPORTANTE

En Windows 10, pulse son el botón derecho del ratón sobre el icono de sonido en la Barra de tareas para acceder al cuadro de configuración. En él, entre en Grabación, seleccione el micrófono o dispositivo de grabación que desee utilizar y pulse en Configurar. Si ya dispone de un micrófono instalado, desde esta misma sección puede realizar las pruebas.

012
Word: Funciones básicas

MICROSOFT WORD ES, SIN DUDA ALGUNA, el procesador de textos por excelencia, el más utilizado y reconocido entre los usuarios. Si usted dispone de una suscripción a Office 365, cuenta también con esta excelente aplicación. ¿Para qué puede utilizar Word? Para crear documentos de texto con todo tipo de elementos, desde imágenes hasta vídeos, sonidos e iconos, tablas, vínculos e hipervínculos, tanto con fines personales como profesionales. Podría incluso crear un libro o un documento de un número de páginas considerable con una tabla de contenidos, cabeceras y pies de página, bibliografía... En su versión más reciente, Word presenta una serie de interesantes novedades, que iremos viendo poco a poco en los ejercicios dedicados a este gran procesador de textos.

1. En este bloque dedicado a Word 365 empezaremos mostrándole algunas de las funciones más básicas del programa. Sin embargo, nuestro objetivo es que conozca también algunas de las funcionalidades del programa que van un poco más allá de este uso más básico y, sobre todo, dar a conocer las novedades presentadas en esta versión. Aun así tenga en cuenta que, por una cuestión de espacio, no nos ha sido posible tratar todas y cada una de las opciones disponibles. Si necesita más, encontrará obras completas dedicadas a Microsoft Word en esta misma colección. Para llevar a cabo este ejercicio práctico, le recomendamos que abra el archivo titulado documento1.docx, incluido en la carpeta de material complementario, que puede descargar de forma gratuita con el código que encontrará en las primeras páginas de este libro. Cuando disponga de él, ábralo en Word 365.

2. Como puede ver, se trata de un sencillo texto de una sola página formado por diferentes párrafos (puede identificarlos porque entre ellos se aprecia una distancia mayor a la del interlineado, es decir, a la del espacio entre líneas). [1] Empezaremos insertando un título en el documento. Para ello, necesitamos crear una nueva línea. Haga clic al inicio de la primera línea del documento y pulse la tecla Retorno de su teclado.

3. Compruebe que el cursor de edición continúa al inicio de la misma línea; para situarla en la línea en blanco que acaba de crear, pulse la tecla de dirección hacia arriba de su teclado o bien haga clic al inicio de dicha línea.

4. Ahora sí, el cursor de edición está en el punto que nos interesa. Ya puede empezar a escribir. Inserte el término Upcycling. [2]

5. ¿Cómo destacamos este nuevo texto como título? Podemos aumentar su tamaño, aplicarle negritas e, incluso, modificar su color. Para realizar cualquiera de estas acciones, es preciso seleccionar el texto previamente. Para ello, haga doble clic sobre la palabra que acaba de insertar.

6. Todos los cambios relacionados con el formato se llevan a cabo desde la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, o bien desde la Barra de herramientas mini que aparece al seleccionar un elemento de texto. Para aumentar su tamaño, despliegue el comando Tamaño de fuente situado junto al que muestra el tipo de letra actual y elija un valor mayor [3]; pulse sobre el comando Negrita, que muestra una letra N, para aplicar este estilo al texto y asígnele también un nuevo color desde la paleta de colores del comando Color de fuente, que muestra una letra A subrayada. [4]

7. También podríamos cambiar la alineación del texto, que puede ser a la izquierda, derecha, centrada o justificada. En este caso, pulse sobre el comando Centrar, situado en segundo lugar en la segunda fila de comandos del grupo de herramientas Párrafo, en la misma pestaña Inicio. [5]

8. Vayamos ahora a realizar algún cambio sobre el resto del texto. Por ejemplo, podemos aplicarle una alineación justificada y aumentar ligeramente el interlineado. Para ello, si deseamos seleccionar todo el texto para poder aplicar el mismo formato de una sola vez, haga clic al inicio de la primera línea y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia abajo, hasta situarse al final de la última frase. A continuación, pulse sobre el comando Justificar, el cuarto del grupo de elementos para la alineación.

9. El comando que permite aplicar o modificar un interlineado el texto es el que se encuentra justo a la derecha del que acaba de utilizar. Si pulsa la punta de flecha situada en dicho comando podrá ver las distintas posibilidades de interlineado predefinidas. [6]

10. Si ahora se desplaza al final del documento con la tecla AvPág del teclado, por ejemplo, verá que se ha creado automáticamente una nueva página. Podríamos seguir modificando el formato de este sencillo texto pero, por razones obvias de espacio, dejaremos aquí este ejercicio. Le instamos a que continúe practicando y probando por su cuenta hasta que el texto tenga el aspecto que más le guste.

013
Aplicar estilos

LOS ESTILOS EN WORD SON CONJUNTOS de atributos de formato como, por ejemplo, fuente, tamaño de letra, sangría, etc., que reciben un nombre y se almacenan como un único elemento. Al asignar un estilo a un texto, todo este conjunto de atributos que lo conforman se aplica de forma automática.

1. En este ejercicio seguimos trabajando con el documento1.docx utilizado en el ejercicio anterior. Sin entonces aplicamos diferentes características de formato al texto, en esta ocasión aplicaremos a un párrafo un estilo. Para empezar, haga clic dos veces a la izquierda del primer párrafo del documento para seleccionarlo.

2. Ya sabe que un clic delante de una línea selecciona dicha línea completa, dos clics seleccionan todo el párrafo y tres clics, todo el texto. El grupo de herramientas Estilos de la Cinta de opciones muestra el estilo aplicado al fragmento seleccionado, que, como puede ver, se trata del predeterminado en Word denominado Normal. Pulse sobre el iniciador de panel de este grupo de herramientas. [1]

3. Se abre de este modo el panel Estilos, que contiene todos los estilos predeterminados del programa. Efectivamente, el texto seleccionado cuenta con el estilo Normal aplicado. Sitúe el puntero del ratón sobre dicho estilo y compruebe las características de formato que lo forman. [2]

4. A continuación, vamos a aplicar otro de los estilos predeterminados para, después, modificar algunas de sus características y personalizarlo. Sitúe el puntero sobre el estilo denominado Referencia intensa y, tras consultar las características de formato que contiene, haga clic sobre él para aplicarlo al texto seleccionado.

5. El estilo se ha aplicado. Como ve, ha cambiado el color, se han asignado atributos, como versalitas, al texto y se ha modificado el interlineado. Como hemos indicado anteriormente, vamos a cambiar algún aspecto de este estilo y lo guardaremos como un estilo personalizado. Para ello, sitúe el puntero del ratón sobre dicho estilo en el panel Estilos, haga clic en la punta de flecha que aparece y, en el menú que se despliega, pulse sobre la opción Modificar. [3]

6. Cambiaremos solo un par de características del formato de este estilo, aunque usted puede completar el ejercicio con alguna modificación más. En el cuadro Modificar estilo, despliegue el campo que muestra el color azul y elija de la lista de colores el negro (puede ir comprobando los cambios en el campo de vista previa de este cuadro).

7. Compruebe que no todas las opciones de formato están disponibles; esto es debido a las propiedades del estilo seleccionado. Por ejemplo, no es posible asignar sangrías porque este estilo no las contempla. Desactive la negrita pulsando sobre el icono que muestra una N y, tras marcar la opción Agregar a la galería de estilos, pulse el botón Aceptar. [4]

8. El párrafo seleccionado muestra ahora el conjunto de características del estilo modificado. Observe también que el estilo Referencia intensa aparece ahora en el grupo de herramientas Estilos de la Cinta de opciones. Antes de terminar, le mostraremos cómo crear un nuevo estilo. Para ello, haga clic sobre el primer icono situado en la parte inferior del panel Estilos, correspondiente al comando Nuevo estilo.

9. En el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, asigne un nombre en el campo Nombre, despliegue el campo Tipo de estilo y elija Vinculado (párrafo y carácter).

10. De este modo, el programa tomará como base el estilo que acabamos de aplicar al párrafo. En este caso, sencillamente asignaremos una sangría y un atributo al texto, aunque si lo desea puede realizar algún cambio más. Pulse una vez sobre el icono Sangría, el última de la fila de iconos situados sobre la vista previa.

11. Después, despliegue el botón Formato, haga clic en Fuente, marque la opción Versalitas y pulse en Aceptar.

12. Por último, marque la opción Actualizar automáticamente y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de propiedades.

13. ¿Cómo asignamos el nuevo estilo al texto? Seleccione de nuevo el primer párrafo del documento y, desde la Cinta de opciones o desde el panel Estilos, haga clic sobre el estilo que acaba de crear. ¡Así de sencillo! [5]

014
Crear tabulaciones

DEFINIMOS TABULACIONES COMO LAS POSICIONES en la regla horizontal que se usan para alinear y ubicar el texto en una posición determinada de la página. Las tabulaciones se dividen en cuatro tipos según su alineación: izquierda, derecha, centrada y decimal. Su utilidad estriba en la capacidad de alinear en la misma posición elementos de filas distintas.

1. Para poder practicar con las tabulaciones, vamos a llevar a cabo previamente una pequeña modificación en nuestro documento1.docx. Copiaremos un nuevo fragmento de texto procedente de otro documento, titulado documento2.docx y que forma parte del material complementario de este libro. Cuando disponga de él, ábralo en Word, seleccione todo su contenido haciendo dos clics a la izquierda del párrafo existente y pulse la combinación de teclas Ctrl + C. Seguidamente, regrese al documento 1, sitúese al final del texto y pulse la combinación de teclas Ctrl + V. [1]

2. Vamos a aplicar a este nuevo párrafo una serie de tabulaciones que nos permitirán separar el nombre de cada empresa de su página web y alinear todos los textos a una misma distancia. Primero estableceremos las características de la tabulación. Para ello, sitúe el cursor de edición al inicio de la primera línea, inicie el cuadro del grupo de herramientas Párrafo[2] y pulse el botón Tabulaciones. [3]

3. Se abre así el cuadro Tabulaciones. En el campo Posición introduzca la cifra 2 y pulse el botón Establecer. [4]

4. De este modo hemos fijado la posición de la tabulación. El siguiente paso consiste en fijar también la alineación. Por defecto, se encuentra establecida a la izquierda, opción que mantendremos en esta ocasión. Seleccione la opción 2 en la sección Relleno y, tras pulsar sobre el botón Establecer, haga clic sobre el botón Aceptar.

5. De esta forma, el espacio de la tabulación quedará relleno de puntos. Establecidos los parámetros de tabulación, veamos cómo se aplican al texto. Sitúe el cursor justo antes de la dirección web, en la primera línea, pulse la tecla Tab y compruebe que el texto se ha desplazado 2 centímetros, alineándose a la izquierda y rellenando el nuevo espacio con una línea de puntos. [5]

6. Vamos a aplicar esta misma tabulación al resto de líneas del documento. Para ello, inserte una tabulación delante de la dirección web que aparece en cada línea. [6]

7. Una vez asignada la tabulación, podemos modificarla tanto accediendo de nuevo al cuadro de tabulaciones como utilizando las marcas que han aparecido en la regla horizontal de la ventana de Word. ¿Cómo mostramos la regla horizontal? Acceda a la pestaña Vista de la Cinta de opciones y marque la opción Regla del grupo de herramientas Mostrar.

8. Efectivamente, en la regla horizontal puede ver una pequeña marca sobre el número 2, que indica la tabulación existente. Haga clic sobre dicha marca y, sin soltar el botón del ratón, arrástrela a la izquierda o a la derecha, según desee aumentar o disminuir el espacio. [7]

IMPORTANTE

Las tabulaciones pueden modificarse manualmente desde la regla horizontal o desde el cuadro de diálogo Tabulaciones, al que se accede desde el cuadro Párrafo.

IMPORTANTE

Por defecto, la tecla Tabulador mueve el cursor 1,25 cm a lo largo del ancho de la página. Si lo desea, puede modificar este valor predeterminado desde el cuadro Tabulaciones.

015
Insertar elementos visuales

WORD PERMITE INSERTAR, ADAPTAR Y EDITAR elementos visuales en nuestros documentos de texto con el fin de mejorarlos. El usuario puede insertar imágenes, vídeos, formas, iconos y gráficos 3D animados; estos dos últimos elementos son una novedad exclusiva en la versión 365 del procesador de textos de Microsoft.

1. Seguimos trabajando con nuestro documento1.docx para mostrarle cómo ilustrarlo con algunos elementos visuales. Como podrá comprobar, todos los procesos que describiremos tienen su punto de partida en la pestaña Insertar, por lo que haga clic sobre dicha pestaña.

2. Empezaremos con la inserción de una imagen en nuestro documento y veremos cómo adaptarla en el entorno del texto en que se encuentre. Haga clic al final de la primera línea del segundo párrafo para situar allí en cursor de edición.

3. En el grupo de herramientas Ilustraciones se concentran todos los elementos visuales que se pueden insertar en el documento. Como puede ver, existen dos opciones para agregar imágenes. La opción Imágenes toma como origen de la imagen que sea desea insertar una carpeta o ubicación de su ordenador, mientras que la opción Imágenes en línea presenta, como su nombre indica, colecciones de imágenes presentes en Internet. En esta ocasión, pulse sobre esta segunda opción.

4. Observe que el catálogo de imágenes disponibles se encuentran ordenadas por temas. [1] Si lo desea, eche un vistazo al contenido de estas categorías, puesto que las imágenes son realmente espectaculares. Para seguir con el ejercicio, realizaremos una búsqueda. En el cuadro de búsqueda de la parte superior de este cuadro, escriba la palabra upcycling y pulse Retorno para acceder a los resultados; elija una de las imágenes disponibles, selecciónela y haga clic en Insertar para agregarla al documento actual.

5. La imagen, con sus dimensiones originales, se inserta en el punto en que se encontraba el cursor de edición. [2] Vea cómo, a su vez, la Cinta de opciones pasa a mostrar nuevas opciones contenidas en la ficha contextual Formato. Las fichas contextuales dependen del elemento seleccionado en el documento y, en este caso, muestra comandos y funciones relativas a la edición de la imagen seleccionada. Antes de disminuir su tamaño, ajustaremos la imagen con respecto al texto que la rodea. Para ello, haga clic sobre el icono situado en la parte superior del borde derecho y, de las opciones de ajuste disponibles, pulse sobre la tercera de la primera fila de la sección Con ajuste de texto. [3] Después, disminuya el tamaño de la imagen arrastrando los tiradores situados en sus cuatro vértices.

6. Veamos ahora una de las novedades que presenta Word de forma exclusiva para la versión 365: la inserción de iconos. Sitúe el cursor de edición delante del título del documento y despliegue el comando Iconos del grupo de herramientas Ilustraciones.

7. Word dispone también de un amplio catálogo de iconos organizados por categorías. Navegue atentamente por el cuadro Insertar icono y, cuando localice un elemento que le guste, haga doble clic sobre él para insertarlo en el documento. [4]

8. Además de los iconos, también es posible insertar formas variadas, como flechas, llamadas, formas geométricas... Despliegue el comando Formas del grupo de herramientas Ilustraciones para comprobar los diseños que el programa pone a su disposición.

9. Otra de las novedades que presenta Word con referencia a la inserción de elementos visuales es el uso de modelado tridimensional que, incluso, puede ser animado. Veamos qué modelos de este tipo están disponibles en el programa y cómo se insertan en el documento. Sin embargo, antes, y para disponer de más espacio libre, sitúese al final del texto pulsando la combinación de teclas Ctrl + Fin.

10. A continuación, haga clic en el comando Modelos 3D del grupo de herramientas Ilustraciones para abrir el catálogo de elementos en línea disponibles.

11. Los elementos que además de ser tridimensionales son animados muestran el icono de una persona corriendo. Haga clic, por ejemplo, sobre la colección Todos los modelos animados [5] y elija el que más le guste.

12. El modelo se inserta en el documento. [6] Tanto en los elementos animados como en los estáticos, usted puede utilizar el icono que aparece en el centro del modelo para girarlo y visualizarlo desde todas las perspectivas. Extraordinario, ¿verdad?

016
Crear listas con viñetas y numeración

ENTENDEMOS POR VIÑETAS LOS SÍMBOLOS que se insertan delante de cada elemento de una lista. La utilidad de la aplicación de viñetas y numeración radica en la presentación y configuración de listas de información en los documentos. Las viñetas se aplican cuando los elementos de la lista no siguen un orden establecido, mientras que la numeración, como su propio nombre indica, enumera los distintos elementos de una lista y se usa en listas ordenadas.

1. Seguimos trabajando con nuestro documento, sobre el cual, en un ejercicio anterior, practicamos con las tabulaciones. Para empezar, seleccione todo el contenido de la lista.

2. A continuación, en la pestaña Inicio, pulse sobre el comando Viñetas, el primero del grupo de herramientas Párrafo [1].

3. Al inicio de cada elemento de la lista se ha insertado la viñeta elegida, que hace de cada entrada algo más definido e identificable. [2] Con la lista todavía seleccionada, despliegue el comando Viñetas y haga clic sobre la opción Definir nueva viñeta.

4. En el cuadro Definir nueva viñeta, puede elegir entre utilizar como viñeta un símbolo o una imagen y, además, modificar el formato del elemento elegido. En este caso, seleccione la opción Imagen.

5. Se abre el cuadro Insertar imágenes, que nos permite seleccionar distintas ubicaciones desde las cuales elegir la imagen que deseamos utilizar: desde un archivo propio, desde la web tras una búsqueda de imágenes en Bing o desde su espacio en la nube OneDrive. Elija el proceso que prefiera, seleccione una imagen, pulse el botón Insertar y Aceptar en el cuadro Definir nueva viñeta [3], que como podrá comprobar ya muestra la imagen elegida. [4]

6. También podemos utilizar símbolos como viñetas. Para ello, será necesario pulsar el botón Símbolo en el cuadro Definir nueva viñeta y seleccionar el símbolo deseado. Tenga en cuenta que una vez elegido el símbolo puede modificar su aspecto en cuanto al tamaño, el color y otros atributos. Para ello, deberá pulsar el botón Fuente del mismo cuadro.

7. Si, en lugar de utilizar viñetas, prefiere que su lista sea numerada, Word permite crear listas numéricas. El proceso es idéntico al de la creación de viñetas. Con el texto seleccionado, pulse el botón Numeración para insertar los números a la lista.

8. Si desea modificar el formato de los números de lista, despliegue el comando Numeración, pulse la opción Definir nuevo formato de número, seleccione el botón Fuente y cambie el formato a su gusto.

9. Si ahora decidiera añadir un nuevo elemento a la lista, este mostraría el siguiente número. Para comprobarlo, sitúese al final de la cuarta línea de la lista y pulse la tecla Retorno.

10. Efectivamente, el nuevo elemento sería el número 5. [5] Pero imagine que necesita que este nuevo elemento vuelva a empezar la numeración desde el principio, es decir, que sea el número 1. Veamos cómo lo hacemos. Con el cursor en el elemento deseado, despliegue el comando Numeración y elija esta vez la opción Establecer valor de numeración. [6]

11. En el cuadro del mismo nombre, mantenga la opción Iniciar nueva lista y cambie el valor existente en el campo Establecer valor en por el número por 1 [7]; pulse en Aceptar y compruebe el resultado.

12. Efectivamente, la numeración vuelve a empezar. [8] Otra opción interesante cuando trabajamos con listas es el uso de las listas multinivel, es decir, distintos niveles de sangrías que permiten anidar listas dentro de otras listas. Con el cursor de edición en el último elemento de nuestra lista de ejemplo, pulse sobre el comando Lista multinivel, situado a la derecha del comando Numeración, y elija la opción Cambiar nivel de lista; en el submenú que se despliega, elija la segunda de las opciones [9] y compruebe el resultado.

13. Si lo que desea es, simplemente, crear un nuevo nivel en la lista sin cambiar el tipo de elemento que lo encabeza, puede pulsar la tecla Tabulador y el elemento se desplazará hacia la derecha.

14. Sepa que también puede modificar el formato de los elementos de la lista multinivel. Para ello, despliegue el comando Lista multinivel y elija el comando Definir nueva lista multinivel.

15. En el cuadro de diálogo que se abre puede cambiar cualquier aspecto de estos elementos. Realice los cambios que crea oportunos.

017
Usar WordArt y letras capitulares

WORDART ES UNA HERRAMIENTA O COMANDO DESTINADO A INSERTAR TEXTO decorativo, con objeto de mejorar el aspecto de los documentos. Esta sencilla y práctica herramienta sirve para crear títulos llamativos y originales. Por su parte, la letra capitular es la letra de gran tamaño que se sitúa al inicio de un párrafo para marcar que ese es, justamente, el principio y la primera letra. Sirve para dar un destacado principio a un documento, capítulo, etc.

1. Para empezar, seleccione el título de nuestro documento y céntrelo en la página (si no recuerda cómo hacerlo, recupere el ejercicio Word: Funciones básicas).

2. Con el título seleccionado, pulse en la pestaña Insertar y haga clic sobre el comando Word-Art, ubicado dentro del grupo de herramientas Texto. [1]

3. Se despliega el panel con distintos diseños WordArt. Seleccione el que más le guste haciendo clic sobre él.

4. El texto seleccionado adquiere el estilo elegido en el panel y queda incluido ahora en un cuadro de texto, como si fuera una imagen. Juegue con las opciones de ajuste de texto desde la etiqueta inteligente de este cuadro para que el primer párrafo del documento quede separado claramente del título [2].

5. En la ficha contextual Herramientas de dibujo, dentro de la pestaña Formato, es posible establecer las propiedades del texto WordArt. A modo de ejemplo de transformación, despliegue el comando Efectos de texto, representado por un icono con una A de borde resplandeciente, en el grupo de herramientas Estilos de WordArt.

6. Se despliega así un panel con los distintos efectos disponibles. Seleccione la opción Transformar y haga clic sobre el efecto que desee. [3]

7. La utilización de la vista previa en directo permite ver cómo evoluciona la inserción de los distintos estilos de WordArt que puede insertar antes de aplicarlos definitivamente. Ahora, seleccione el comando Relleno de texto, identificado por una A sobre una línea de color negro, y elija uno de los colores de la paleta mostrada.

8. A continuación, despliegue el comando Contorno de texto, seleccione la opción Grosor y elija el valor que desee para confirmar una opción estética. [4]

9. Le instamos a que siga modificando a su antojo las características del texto WordArt usando otros de los comandos disponibles (Sombra, Reflexión o Iluminado).

10. En la segunda parte de este ejercicio, aprenderá a insertar una letra capital al inicio de un párrafo y a modificar sus características. Para ello, antes devolveremos al primer párrafo de nuestro documento su aspecto inicial, es decir, le aplicaremos el mismo formato que al resto del documento. Para ello, utilizaremos la función Copiar formato, que, como verá, resulta muy fácil y rápida. Seleccione el segundo párrafo en su totalidad y, en la Barra de herramientas mini, pulse sobre el comando Copiar formato, que muestra una brocha; a continuación, seleccione el primer párrafo por completo y... ¡voilà! dicho párrafo cambia su formato.

11. Una vez hemos preparado el texto como nos interesa, sitúe el cursor al inicio del primer párrafo, pulse sobre la pestaña Insertar, despliegue el comando Letra capital y, de las tres opciones de inserción disponibles, elija la denominada En texto. [5]

12. Observe que la primera letra del párrafo en que se encontraba el cursor aumenta de tamaño, y, siguiendo incorporada en el texto, está seleccionada como un objeto independiente. En el margen de la letra haga clic con el botón derecho del ratón y pulse la opción Letra capital.

13. El cuadro Letra capital permite modificar la posición de la letra capital respecto al texto, el estilo, la fuente, las líneas. El campo Líneas que ocupa define las líneas de texto que debe ocupar la letra capital en altura, y cuántas más letras ocupe, mayor será el tamaño. Deje establecido el valor 3, y en el campo Distancia desde el texto, que indica el espacio entre texto y letra capital, introduzca el valor 0.2 cm, pulsando a continuación el botón Aceptar.

14. La letra capitular ha cambiado según los criterios establecidos. Sepa que también podemos aplicar efectos a la letra capital, bordes y otras características de formato, como haría con cualquier otro texto, es decir, desde el grupo de herramientas Fuente de la pestaña Inicio.

018
Insertar hipervínculos

UN HIPERVÍNCULO ES UN ENLACE QUE CONECTA DIRECTAMENTE con otro lugar de un mismo documento, con otro archivo o con un sitio web. Si el destino del hipervínculo es otro documento, no es necesario que este sea un documento de texto creado con Word, sino que puede ser otro tipo de archivo. De ser así, dicho archivo de destino se abrirá automáticamente con su aplicación de origen (si es que el usuario dispone de ella, evidentemente). Del mismo modo, los vínculos a un sitio web implican la apertura del navegador web predeterminado en el equipo.

1. En este ejercicio vincularemos diferentes partes del texto de nuestro documento a varios destinos: una página web a partir de una dirección existente, un sitio web a partir de un texto seleccionado y un punto concreto del documento. Para empezar, seleccione una de las direcciones web de la lista situada en la parte final de nuestro documento de trabajo.

2. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el texto seleccionado, pulse sobre el comando Vínculo y elija la opción Insertar vínculo. [1]

3. Se abre el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. En el campo Texto, puede ver el fragmento de texto seleccionado y sobre el cual se asignará el hipervínculo, mientras que en el campo Dirección, en la parte inferior del cuadro, puede ver, en este caso, el mismo texto, por tratarse de una dirección web. Pulse en Aceptar para crear directamente el hipervínculo. [2]

4. El texto vinculado se muestra ahora en color azul y subrayado. Para comprobar que realmente funciona, debemos utilizar la combinación de teclado y ratón. De hecho, al situar el puntero del ratón sobre el vínculo el programa nos indica el procedimiento para seguir el vínculo. [3] Así, pulse la tecla Control y, sin soltarla, pulse sobre el hipervínculo.

5. Efectivamente, se abre su navegador web predeterminado mostrando la página de la dirección de destino. Regrese a Word para seguir con el ejercicio.

6. Vamos a continuar creando un nuevo hipervínculo a partir de una palabra, no de una dirección web. Para ello, sitúese al inicio del documento y seleccione la palabra upcycling que aparece en primer lugar en el primer párrafo.

7. En esta ocasión, sitúese en la pestaña Insertar de la Cinta de opciones y pulse sobre el comando Vínculo.

8. Se abre de nuevo el cuadro Insertar hipervínculo. Como puede comprobar, ahora el campo Dirección se encuentra vacío. Escriba en él la siguiente dirección: https://es.wikipedia.org/wiki/Suprarreciclaje y acepte el proceso. Compruebe que el vínculo funciona correctamente haciendo clic sobre él mientras mantiene pulsada la tecla Control. [4]

9. Como última práctica con los hipervínculos le mostraremos cómo crear un vínculo que nos dirija a otra parte del documento actual. En concreto, haremos que al pulsar sobre una palabra esta nos lleve a la lista situada al final del documento. Para ello, será necesario generar un nuevo elemento, denominado marcador. Vamos allá. Seleccione la lista del final del documento, pulse en la pestaña Insertar y haga clic en el comando Marcador del grupo de herramientas Vínculos. [5]

10. Se abre el cuadro Marcador, en el cual debemos asignar un nombre descriptivo al marcador. Escriba en el campo Nombre la palabra lista y pulse, en este orden, los botones Agregar [6], Ir a y Cerrar.

11. Aunque aparentemente no se percibe ningún cambio en el texto seleccionado, el marcador ha sido creado con éxito. Ahora, sencillamente debemos crear el hipervínculo que nos dirigirá a este marcador. Para ello, seleccione la palabra conversiones situada en la primera línea del tercer párrafo; a continuación elija uno de los dos procedimientos utilizados en este ejercicio para acceder al cuadro Insertar hipervínculo.

12. En el panel Vincular a de este cuadro, seleccione la opción Lugar de este documento.

13. El panel central se actualiza para mostrar las ubicaciones de destino posibles, entre las cuales se encuentra el marcador lista que acabamos de crear. Selecciónelo con un clic y pulse el botón Aceptar [7].

14. Ya solo nos queda comprobar si funciona correctamente. Siga el hipervínculo como hemos hecho en pasos anteriores [8] y compruebe cómo se dirige a la lista indicada.

019
Insertar y digitalizar ecuaciones

WORD 365, ASÍ COMO EXCEL Y POWERPOINT, disponen de una fantástica funcionalidad mediante la cual es posible digitalizar en pantalla ecuaciones o fórmulas escritas a mano, tanto con un lápiz digital como con el ratón o incluso con el dedo, en el caso de trabajar con una tableta u otro dispositivo móvil. Respecto al trabajo con ecuaciones, la última versión de Word presenta una novedad: la inserción de ecuaciones de formato lineal. El formato lineal es una representación de un elemento matemático en una línea de documentos. Word admite dos formatos lineales para las matemáticas: Matemáticas Unicode y Matemáticas de LaTeX.

1. En este ejercicio aprenderá a digitalizar ecuaciones y conocerá qué posibilidades ofrece dicha funcionalidad. Empecemos. Cree un nuevo documento; para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Nuevo en la vista Backstage.

2. Seguidamente, pulse sobre la pestaña Insertar y despliegue el comando Ecuación pulsando sobre la punta de flecha situada en su icono, en la parte derecha de la Cinta de opciones. [1]

3. Se despliega así un listado de ecuaciones predeterminadas que, al seleccionarlas, se insertan de forma digitalizada en el punto del documento señalado. Al agregar una ecuación de este tipo, se carga la ficha contextual Diseño, desde la cual es posible modificar la ecuación, añadiendo nuevos elementos o cambiando los existentes. [2]

4. Sin embargo, ¿qué ocurre cuándo la ecuación o la fórmula que deseamos insertar no se encuentra en esta lista? En dicho caso, haga clic sobre la opción Entrada de lápiz de ecuación del comando Ecuación. [3]

5. Se abre una ventana en la cual usted podrá escribir sus fórmulas o expresiones matemáticas a mano alzada, ya sea con el ratón o con un lápiz digital. Pruébelo. Escriba en el espacio de color amarillo la siguiente expresión:

6. Su habilidad con el manejo del ratón o del lápiz digital facilitará más o menos al programa la identificación de cada una de las partes de la ecuación o expresión matemática. [4] En la parte inferior del cuadro puede ver los comandos que le permitirán borrar aquello que está escribiendo, seleccionarlo o corregirlo y eliminar todo el contenido del cuadro. Le instamos a que practique por su cuenta con estos comandos y con la introducción de nuevas fórmulas.

7. Una vez esté satisfecho con aquello que ha escrito y si la digitalización se ha realizado tal y como esperaba, puede pulsar el botón Insertar de este mismo cuadro para insertar la expresión en el documento. Hágalo y compruebe como, efectivamente, la fórmula se agrega en el punto en que se encontraba el cursor de edición. [5]

8. Si lo desea puede almacenar en el programa la ecuación para poder utilizarla en otras ocasiones. Para ello, pulse en la punta de flecha situada en el extremo derecho de la ecuación insertada y elija la opción Guardar como nueva ecuación.

9. En el cuadro de diálogo que se abre, asigne un nombre a la ecuación y pulse el botón Guardar.

10. Como hemos indicado al inicio de este ejercicio, la versión actual de Word permite escribir o insertar ecuaciones en formato lineal. Para comprobarlo, en la pestaña Insertar, despliegue de nuevo el comando Ecuaciones y elija esta vez la opción Insertar nueva ecuación. [6]

11. Aparece en el centro de la página un cuadro en el cual usted deberá escribir su ecuación, en este caso, en formato lineal. Mantenga la opción Unicode en el grupo de herramientas Conversiones de la ficha contextual Diseño y escriba desde su teclado la misma ecuación que hemos digitalizado en pasos anteriores. [7] Cuando lo necesite, utilice los símbolos disponibles en el grupo de herramientas Símbolos (por ejemplo, el símbolo de raíz cuadrada). [8]

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