Анна Поляхова
Настольная книга руководителя

Предисловие

"Я написал то, что мне хотелось прочитать. Люди этого не писали, пришлось самому."

Клайв Стейплз Льюис

Хочу поделиться с вами, почему я решила написать эту книгу. Путь к этому был долгим, но, как говорится, "путь в тысячу миль начинается с первого шага". И вот я делаю этот шаг.

Когда я работала руководителем, мне пришлось пройти множество тренингов и пообщаться с коучами, чтобы соответствовать своей должности. Однако все это не давало мне того, что я искала. На тренингах говорилось много умных слов, а коучи делали акцент на том, как я должна вести себя с командой и как организовать работу. Но чего-то не хватало, чтобы стать «супер-руководителем».

Спустя некоторое время я поняла, что мне было бы проще внедрять идеи в работу команды и верить в услышанное на тренингах, если бы информацию мне предоставлял человек, который сам прошел через те же трудности. На практике действительно так: чтобы быть успешным учителем, необходимо испытать на себе все методы, которые ты предлагаешь для эффективной работы.

В моем понимании работа руководителя – это не только выполнение административных задач. Я наблюдала, как под «плитой» этих задач порой теряются хорошие управленцы. Руководитель – это прежде всего творческая, амбициозная и смелая личность, генератор множества идей. Управленец должен уметь формировать команду, учитывая типы сотрудников, и ставить задачи не просто для галочки, а с целью их выполнения. Каждый руководитель обязан мотивировать персонал, понимая, что у каждого сотрудника есть свои личные источники мотивации. Развитие персонала – это не только обязанность управленца, но и ключ к эффективной работе команды. Кроме того, руководитель должен использовать все доступные методы и подходы для достижения поставленных целей.

Мой опыт – это победы моих команд, достижение целей и получение запланированных результатов. Я занималась не только развитием основных сотрудников, но и обучением новичков, которые затем работали под руководством других лидеров. На практике я сталкивалась с сотрудниками, которые не верили в достижение поставленных целей. Как руководители, вы не сможете избежать этого, поэтому важно уметь работать с такими людьми и менять их подход к выполнению задач.

Я также пережила период профессионального выгорания. Решить эту проблему мне помог мой руководитель, что дало мне дополнительные знания и понимание: каждому сотруднику нужна поддержка. Я работала с командой, которая не могла достичь результатов и удовлетворения от своей работы. Внедрив определенные правила и способы выполнения задач, мы совместными усилиями смогли изменить ситуацию.

Теперь я хочу поделиться своим опытом с вами. В этой книге описаны методики, конкретные ситуации и рекомендации о том, как действовать для того, чтобы команда работала эффективно и качественно. Все это я и мои коллеги использовали на практике, и могу сказать, что это работает. Главное – понимать, что всё описанное в книге будет эффективно только при системном подходе, а не при однократном применении.

Надеюсь, моя книга поможет вам, дорогой читатель!

Почему так?

Когда я посещаю организации, я не могу не обращать внимания на работу персонала, исходя из своего опыта и должности. Позвольте рассказать одну историю о магазине N.

Я хожу в этот магазин примерно три раза в неделю. В нем работают четыре продавца и руководитель. В зале всегда чисто, цены указаны верно, и мне не приходится ждать у кассы, пока продавец наберется смелости подойти и пробить товар. Сотрудники не обсуждают личные темы в зале, а рядом с магазином всегда порядок. В общем, приходишь и чувствуешь, что они действительно заинтересованы в тебе как в покупателе.

Однако недавно руководителя перевели в другой магазин, и на его место пришел новый человек. Остальные сотрудники остались прежними. И вот что я теперь наблюдаю: стою у кассы и жду, пока самый смелый продавец подойдет ко мне. Теперь я прекрасно осведомлена о политике компании, о том, за что им платят, какие планы им ставят и что нужно продать сегодня. Все это стало известно благодаря их неожиданной любви к общению на личные темы при покупателях.

Рядом с магазином стало грязно, и это их устраивает. Новому руководителю это тоже не кажется проблемой, и сотрудники ведут себя так же.

Я вижу все это и понимаю, что теперь они не заинтересованы во мне как в покупателе. Если рядом откроется подобный магазин, я с удовольствием начну ходить туда, потому что мне уже не интересно, что им нужно продать именно сегодня. А ведь в магазине поменяли только руководителя.

Как управленец, вы должны осознавать, что ваше отношение к компании, выполнение обязанностей и стремление к развитию – это личный пример для вашей команды. Личный пример является основой взаимодействия между вами и вашими сотрудниками, а также между самими членами команды. Показывая своим примером, как нужно работать, вы демонстрируете, какие действия приведут к успеху.

Однако личный пример – это не единственный важный фактор для успешной работы команды. Вы можете демонстрировать лучшие качества, но если при этом игнорируете ошибки сотрудников, это может негативно сказаться на работе команды.

Если вы осознанно игнорируете ошибки в работе своей команды, важно разобраться, почему вы так поступаете, и срочно изменить ситуацию. Задайте себе несколько вопросов:

1. Когда я впервые проигнорировал(а) ошибку сотрудника?

2. Почему я это сделал(а)?

3. Что я чувствую, когда мои сотрудники некачественно выполняют свои обязанности?

4. Почему я не реагирую, когда вижу, что сотрудники нарушают правила компании?

5. Что произойдет, если я продолжу бездействовать и не исправлю ситуацию?

6. Какую мотивацию мне нужно найти, чтобы изменить свой подход к работе?

Если вы неосознанно игнорируете ошибки, возможно, вы испытываете выгорание. В таком случае стоит рассмотреть участие в тренингах или сессиях. Если ваша компания проводит внутренние тренинги, обязательно посетите один из них. Если нет – запишитесь на тренинг у сторонней организации. Это поможет вам не только в работе, но и улучшит ваше эмоциональное и физическое состояние.

Также полезны коучинг-сессии, которые помогут разобраться в вашем состоянии и определить дальнейшие шаги. Если в вашей компании есть психолог, не стесняйтесь обратиться к нему. Существуют также бюджетные варианты – онлайн-тренинги и специализированная литература.

Важно начать действовать немедленно, как только вы осознаете, что ваши действия приводят к негативным результатам. Помните, что ваше отношение к работе и выполнению обязанностей напрямую влияет на работу вашей команды.

Управленец – это стержень команды! Если вы считаете что-то неважным, ваша команда будет думать так же.

Ты пример для команды!

В этой главе мы продолжим обсуждать, как работа руководителя, выполнение им обязанностей и соблюдение правил компании влияют на работу его команды.

Как часто вы сталкиваетесь с тем, что ваши сотрудники не соблюдают установленные компанией правила? А как часто вы сами придерживаетесь этих правил?

Иногда можно заметить такую картину: руководитель приходит на работу после начала рабочего дня, но при этом требует от сотрудников быть на своих местах вовремя. Или, например, существует регламент по сдаче ежемесячных отчетов, и руководитель требует соблюдения сроков, но сам их не придерживается. Внеплановые перерывы, уход с работы раньше времени, разговоры на личные темы в разгар рабочего процесса – все это также может быть проблемой.

Одной из основных проблем руководителя является требование от своей команды того, что он сам не выполняет. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники приходили на работу вовремя, то сами никогда не опаздывайте. Если хотите, чтобы команда выполняла поставленные задачи в срок, соблюдайте эти сроки сами. Правила могут различаться в зависимости от сферы деятельности компании и ее корпоративной культуры, но неизменным остается то, что руководитель должен своим примером показывать команде важность соблюдения этих правил.

Вы не добьетесь от сотрудников соблюдения регламента и инструкций, пока сами не начнете работать в соответствии с ними. Если вы узнали себя в этом описании, срочно пересмотрите свой подход к обязанностям.

Соблюдение инструкций с вашей стороны поможет добиться аналогичного поведения от вашей команды. Если сотрудники увидят, что их лидер придерживается правил компании, они тоже будут следовать этим правилам без лишних вопросов. Ваш авторитет вырастет, и вам будет легче работать с командой, в которой сотрудники видят в вас не только руководителя, но и пример для подражания, к которому стоит стремиться.

Давайте рассмотрим эту тему более подробно.

В вашей компании существует система оповещений о всех новых изменениях. Однако, как руководитель, вы не всегда обращаете на них внимание, что может привести к недостаточной осведомленности. Это не только может нанести ущерб компании, но и негативно сказаться на вашем отношении с вышестоящим руководством и даже на вашей зарплате. Более того, вы подаете своей команде сигнал, что правила можно игнорировать, хотя при этом ожидаете от них строгого соблюдения этих же правил.

Какие последствия вас могут ждать? Ваш авторитет в глазах команды будет подорван. Сотрудники перестанут прислушиваться к вам, ведь вы требуете одного, а сами делаете противоположное. В результате ваша команда также может начать игнорировать правила компании, что приведет к хаосу, который потом придется восстанавливать. Если вы ничего не измените, компания может предложить вам уволиться.

С чего же начать изменения в отношении вашей команды к правилам компании?

Начните с изучения должностной инструкции сотрудниками. Не просто раздайте ее и попросите ознакомиться, а проверьте знания сотрудников на практике. Проведите тестирование или опрос, чтобы убедиться, что все знают и понимают каждый пункт своей инструкции.

Когда вы даете задание изучить какой-либо материал, обсудите с командой, какие преимущества они получат и как качество их работы улучшится благодаря этим знаниям. Учтите, что изучение теории – это только половина дела; важно также уметь применять знания на практике. Контроль за практическим применением знаний должен осуществляться вами. Если вы заметите, что сотрудник неправильно использует свои знания или не применяет их вовсе, необходимо немедленно исправить ситуацию.

Не забывайте: если остальные члены команды увидят ваше снисходительное отношение к ошибкам одного сотрудника, они могут начать действовать аналогично. Исправить такую ситуацию в будущем будет гораздо сложнее. Поэтому всегда будьте внимательны к работе и действиям своей команды. Кроме того, руководитель должен хорошо знать материал, по которому требует от сотрудников знания, и уметь применять эти знания на практике.

Иногда нам хочется проигнорировать правила – это может произойти из-за усталости или отсутствия мотивации. Немногие могут безоговорочно соблюдать все правила компании на протяжении всего времени сотрудничества. Но прежде чем нарушить или проигнорировать правило, задумайтесь: сколько проблем это может принести вам в будущем? Сколько времени и ресурсов вам придется потратить на решение возникшей проблемы? Помните: у каждого действия есть последствия. Иногда для того чтобы не нарушать правила, достаточно сравнить время и усилия, потраченные на соблюдение регламента, с теми, которые потребуются для решения проблемы, возникшей в результате нарушения.

Важно:

• Соблюдаете правила вы – соблюдает их и ваша команда!

• Вы – пример для своей команды!

• Требуйте от своей команды то, что сами готовы сделать!

Мотивации. Что это? Какие бывают? И как их применять?

Итак, что такое мотивация?

Мотивация – это способ заинтересовать сотрудника в выполнении определённых действий. Иногда специалисты по развитию персонала утверждают, что мотивация – это форма манипуляции, создающая иллюзию поощрения. Каждый имеет право на своё мнение, но суть остаётся неизменной: каждому сотруднику нужен стимул и поддержка для того, чтобы быть заинтересованным в выполнении задач и достижении целей.

Теперь давайте рассмотрим различные виды мотивации.

Материальная мотивация.

Это самый распространённый вид мотивации. К нему относятся такие поощрения, как премии, бонусы, путёвки и другие материальные вознаграждения. Управленцу важно следить за тем, чтобы сотрудники знали о существующих поощрениях и вознаграждениях компании. Большинство людей заинтересованы в увеличении своего дохода, и единственное сопротивление, с которым может столкнуться руководитель, – это неверие сотрудников в возможность выполнения поставленных задач. Например, если компания вводит дополнительное премирование за выполнение определённых показателей, но сотрудники сомневаются в своих силах, материальная мотивация не приведёт к желаемым результатам. О том, как решить эту проблему, я расскажу в следующих главах: «Руководитель и команда» и «Как поставить задачу». Я не рекомендую управленцам внедрять такую мотивацию самостоятельно, поскольку существуют и другие виды мотивации, о которых я расскажу далее.

Нематериальная мотивация.

Несмотря на распространённое мнение о том, что материальная мотивация является основным стимулом для сотрудников, практика показывает, что этого недостаточно для эффективной работы команды. Вы могли заметить, что в последнее время многие компании переименовали некоторые должности и названия отделов. Это один из способов нематериальной мотивации. Сделать любую должность престижной – одна из задач компании. Согласитесь, «уборщик» и «сотрудник клининга» или «клининг-менеджер» воспринимаются по-разному. Несколько лет назад многие организации изменили названия ряда должностей: продавцы стали менеджерами по продажам, администраторы – директорами или управляющими и так далее.

Нематериальная мотивация включает в себя различные обучающие мероприятия, такие как тренинги и семинары. Многие соискатели выделяют компании, которые предлагают обучение и развитие за их счет, среди других.

Какие нематериальные методы мотивации можете использовать вы, как руководитель?

1. Создание рейтинга для команды.

Вы можете составить рейтинг направлений, которые требуют улучшения. Не перегружайте его множеством пунктов – это может запутать вашу команду и снизить эффективность. Включите несколько направлений, которые могут повлиять на зарплату сотрудников, а также аспекты, касающиеся развития команды (например, достижение 100% по внутреннему тестированию). Укажите условия, при которых результаты будут засчитаны. Я применяла такой подход, и даже скептически настроенные сотрудники стали активными участниками.

2. Похвала за успехи.

В конце каждого месяца можно вешать плакат с лучшими сотрудниками и кратким описанием их достижений. Для стажеров я использовала названия вроде «Лучший ученик», а для опытных сотрудников – «Гуру KPI» или «Лучший фотограф». Креативный подход делает такие похвалы более запоминающимися.

3. Комфортные условия работы.

Следите за исправностью оборудования и обеспечьте сотрудников всем необходимым для выполнения задач. Если команда видит вашу заинтересованность в их условиях труда, это станет хорошей мотивацией.

4. Дополнительные выходные.

Если у вас есть возможность предоставить сотрудникам дополнительный выходной, это будет отличным стимулом.

5. Рассылка с успехами сотрудников.

Создайте рассылку с фотографиями и именами лучших работников. Я договаривалась об этом на собраниях, и результат всех порадовал. Один из управляющих даже делал видео в стиле приключенческого фильма – команда была в восторге!

6. Открытое общение.

Открытое общение с руководителем также является важным аспектом нематериальной мотивации. Сотрудники чувствуют свою значимость и влияние, что для многих является важным фактором. Метод «открытых дверей» способствует желанию сотрудников делать личный вклад в общие цели.

7. Создание комфортной атмосферы.

Если сотрудникам интересно приходить на работу, они будут выполнять свои обязанности с энтузиазмом. Организуйте корпоративы, выездные мероприятия и поздравления с праздниками.

8. Инициатива сотрудников.

Позвольте сотрудникам проявлять инициативу в выполнении задач, если это не противоречит нормам компании. Нестандартный подход может сделать работу более интересной.

9. Развитие сотрудников.

Давайте задания, которые позволят сотрудникам получать новые знания и навыки.

10. Интересные задачи.

Ставьте задачи в виде игры, чтобы избежать монотонности и сделать работу более увлекательной.

Как видите, существует множество способов нематериальной мотивации. Чтобы внедрить тот или иной метод, важно работать с командой и понимать, что именно будет эффективно для каждого сотрудника. Рекомендую разработать план работы в этом направлении, включающий все необходимые мотивационные инструменты.

Таким образом, мотивация сотрудников включает как материальные, так и нематериальные аспекты, и для достижения наилучших результатов важно использовать оба подхода.

Мотивируйте и вдохновляйте свою команду!

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.