Christoph Störkle

Praxishandbuch Büro

Methoden, Checklisten, Soft Skills

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Inhaltsverzeichnis

Titel

Praxishandbuch Büro - Methoden, Checklisten, Soft Skills

Vorwort

Literaturtipps

Inhaltsverzeichnis

1 Organisationsformen in Unternehmen

2 Business Kleidung

3 Schreibtischtypen

4 Methoden aus dem Zeitmanagement

5 Kreativitätstechniken

6 E-Mails

7 Körpersprache

8 Besprechungen

9 Präsentationen / Reden / Vorträge

10 Verhandlungen

11 Business Englisch

12 Fremde Arbeitskulturen

13 Umgang mit Beratern

14 Headhunter

15 Karriere

16 Führung

17 Das Mitarbeitergespräch

18 Mikropolitik / Karriereorientiertes Verhalten / Machiavellismus

Impressum neobooks

Praxishandbuch Büro - Methoden, Checklisten, Soft Skills

Vorwort

Mehr als 40% der gut 41 Mio. Erwerbstätigen in Deutschland sind heute im Büro tätig. Seien es nun Verwaltungsberufe, Bank-/, Versicherungs-/, Steuer- und Rechtsberufe, kaufmännische Berufe, technische Berufe oder das Management - ein Großteil der Aufgaben werden vom Schreibtisch aus erledigt. Dabei gibt es zumeist Überschneidungen zwischen den verschiedenen Büroberufen. Ob nun das richtige Schreiben von E-Mails, die Organisation von Besprechungen, das Vortragen einer Präsentation, die Nutzung von Kreativitätstechniken, die Anwendung des angemessenen Führungsstils und noch viel mehr - vieles ist im Büro universell anwendbar. Dieses Buch zeigt sowohl Berufseinsteigern als auch Berufserfahrenen, wie die meisten Alltagssituationen im Büro gemeistert werden können. Vermittelt werden dabei sowohl methodische als auch soziale Kompetenzen.

Bedanken möchte ich mich bei meiner Lektorin Doris Strahl und bei meiner Frau Michaela Störkle für ihre Unterstützung.

Literaturtipps

Praxishandbuch Assessment Center: Tipps, Aufgaben, Lösungen

ISBN-10: 384769586X

ISBN-13: 9783847695868

Assessment Center haben in den letzten Jahren eine immer größere Bedeutung für die Personalauswahl erfahren. Es handelt sich hierbei um umfangreiche Tests für Führungskräfte und solche, die es werden wollen. Die wenigsten Trainee- oder Führungspositionen werden noch ohne einen Durchlauf durch ein solches Verfahren besetzt.

Dieses Buch soll helfen, einen Überblick über die häufigsten möglichen Aufgaben zu bekommen. Der Fokus liegt auf den verschiedenen Aufgaben und deren Bewältigung, deshalb richtet sich dieses Buch vor allem an AC-Kandidaten, welche sich in kurzer Zeit möglichst effektiv auf einen Assessment Center vorbereiten wollen.

Keine Angst vor Aktien: Als Privatanleger intelligent in Wertpapiere investieren

ISBN-10: 3738011870

ISBN-13: 9783738011876

Aktien. Kaum eine andere Anlageform hat mit einem so schlechten Image zu kämpfen. Das zeigt auch die im internationalen Vergleich sehr niedrige Aktionärsquote in den deutschsprachigen Ländern: Nur jeder siebte Deutsche nennt Aktien sein eigen, in Österreich ist nicht einmal jeder zehnte Aktionär. In der Schweiz liegt die Quote noch am höchsten bei ca. 20%. Ganz anders sieht es dahingegen in anderen Industrienationen wie Japan aus, wo mehr als jeder vierte Aktien besitzt oder den USA mit einer Aktionärsquote von über 50%. Derweil können Aktien durchaus als das fairste aller Finanzprodukte angesehen werden. Man kauft sich einen Teil eines Unternehmens. Zwar ist mit Kursverlusten zu rechnen, aber bei soliden Unternehmen steigen die Aktien langfristig. Außerdem schützen Aktien als Wertanlage vor Inflation, die Transaktionsgebühren sind verhältnismäßig gering und oftmals werden auch Dividenden gezahlt. Mit sicheren Kapitalanlagen wie Tagesgeld, Festgeld und Lebens- oder Rentenversicherung wird in Niedrigzinsphasen, nach Einberechnung der Inflation, kaum noch Gewinn erwirtschaftet, wenn nicht sogar Verlust gemacht. Langfristig führt an einem gewissen Aktienanteil (bzw. Aktienfonds) am Gesamtvermögen, auch für risikoscheue Anleger, kein Weg vorbei, besonders als Baustein einer ergänzenden Altersvorsorge.

Dieses Buch möchte Anlegern die Furcht vor Aktien nehmen. Es soll nicht spekuliert, sondern mit möglichst geringem Risiko investieren werden. Nicht nur die Grundlagen der Börse werden vermittelt, sondern auch praktische Hilfsstellungen für die Themen „Depot“, „die gezielte Auswahl von Aktien und aktiven/passiven Fonds“, „Strategien“ und „Steuern“ gegeben. Des Weiteren werden auch andere Finanzprodukte wie Zinsanlagen (Sparbücher, Tagesgeldkonten, Anleihen, …) und Wertanlagen (Immobilien, Edelmetalle, Rohstoffe, …) erläutert.

www.immobilien-einblick.de

Jeder Mensch muss wohnen, ob nun der Bau / Kauf eines Eigenheims oder zur Miete. In jedem Fall gibt es immer wieder Fragen und Unklarheiten. Die Webseite www.immobilien-einblick.de hat sich das Ziel gesetzt, möglichst viele Fragen zum Thema Immobilien zu beantworten.

Inhaltsverzeichnis

1 Organisationsformen in Unternehmen

1.1 Funktionale Organisation

1.2 Gebietsorientierte Organisation

1.3 Kundenorientierte Organisation

1.4 Produktorientierte Organisation

1.5 Matrix Organisation

1.6 Arbeitsplatzorganisation (Ergonomie)

2 Business Kleidung

2.1 Anzug / Hosenanzug

2.2 Hemd

2.3 Sakko bzw. Jackett

2.4 Krawatte

2.5 Schuhe / Socken

2.6 Einladungen

2.7 Betriebsfeiern

3 Schreibtischtypen

3.1 Macher

3.2 Kreativer

3.3 Sorgfalts-Typ

3.4 Planer

4 Methoden aus dem Zeitmanagement

4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel

4.2 Der Fünf-Fragen-Plan für effiziente Dokumentenbearbeitung

4.3 Eisenhower-Prinzip

4.4 ALPEN-Methode

4.5 Kiesel-Prinzip

5 Kreativitätstechniken

5.1 Brainstorming

5.2 Brainwriting

5.3 Mind-Mapping

5.4 Ishikawa-Diagramm / Ursache-Wirkungs-Diagramm / Fischgrätenmodell

5.5 Morphologischer Kasten

5.6 Progressive Abstraktion

5.7 Nutzwertanalyse (auch Punktbewertungsverfahren oder Scoring-Modell)

5.8 Osborn-Checkliste

5.9 Synektik

6 E-Mails

6.1 E-Mail Checkliste

6.2 Abwesenheitsassistent

6.3 Alternativen zur E-Mail

7 Körpersprache

8 Besprechungen

8.1 Verhalten als Teilnehmer

8.2 Besprechungen vorbereiten und durchführen

8.3 Agenda bzw. Tagesordnung

8.4 Zeitliche Planung

8.5 Ort

8.6 Einladung

8.7 Bewirtung

8.8 Sonstiges

8.9 Protokoll

8.10 Ergebnisliste

8.11 Auftragsliste

8.12 Vorbereitung

8.13 Ablauf einer Besprechung

8.14 Konflikte / Störungen bei Besprechungen

8.15 Leitung der Diskussion übernehmen

8.16 Nachbereitung

9 Präsentationen / Reden / Vorträge

9.1 Grundlagen der Kommunikation

9.1.1 Gesprächsebenen / Vier-Ebenen-Modell / Vier-Seiten-Modell / Vier-Schnäbel-Modell / Quadratische Kommunikation / 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun

9.1.2 Fragen

9.1.3 Feedback

9.2 Vorbereitung einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.2.1 Die klassischen fünf Arbeitsschritte einer Rede

9.2.2 Emotional mitreißen

9.2.3 Rhetorisch überzeugen

9.2.4 Argumentation

9.2.5 Verständlichkeit

9.2.6 Aufmerksamkeit

9.2.7 Informationen

9.2.8 Visualisierung

9.2.9 Teilnehmer motivieren / aktivieren

9.3 Aufbau einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.3.1 Einleitung, Hauptteil, Schluss (1-2-3-Formel)

9.3.2 Die Lehre von den vier Redeteilen

9.3.3 AIDA-Formel

9.3.4 Antike Redegliederung

9.3.5 Fünf-Punkte-Formel / Fünf-Finger- oder Fünf-Satz-Formel

9.3.6 Integrierte Problemlösungsformel

9.3.7 Pro-und-Kontra-Formel / Plus-Minus-Formel

9.3.8 Vier-B-Formel

9.3.9 Programmatische Struktur

9.3.10 Analytische Struktur

9.3.11 Proleptische Struktur

9.3.12 Statement-Struktur

9.4 Der Vortrag

9.4.1 Allgemeine Tipps

9.4.2 Thema

9.4.3 Auftreten

9.4.4 Vermeiden

9.5 Einwände / Widerstand / Störungen / Angriffe

9.6 Vorbereitung einer Präsentation

9.6.1 Einladung

9.6.2 Zeiteinteilung Präsentation

9.6.3 Präsentationsaufbau

9.7 Medien und Techniken

9.8 Interaktionsstrategie

9.9 Veranstaltungsort

10 Verhandlungen

10.1 Vorbereitung einer Verhandlung

10.2 Durchführung

10.3 Vier Haupthindernisse zur Entwicklung von Entscheidungsmöglichkeiten

11 Business Englisch

11.1 Die häufigsten englischen Begriffe im Büro

11.2 Anrede im Englischen

11.3 Typische Formulierungen in der schriftlichen Korrespondenz

11.4 Verabschiedung im Englischen

11.5 Small Talk

12 Fremde Arbeitskulturen

12.1 Auslandsaufenthalte

12.2 USA

12.3 China

13 Umgang mit Beratern

14 Headhunter

15 Karriere

15.1 Allgemeines

15.2 Aufstieg

15.3 Umgang mit dem Vorgesetzten

16 Führung

16.1 Führungsstile

16.2 Führungstechniken

16.3 Führungsinstrumente (auch Führungswerkzeuge)

16.4 Verhalten als Führungskraft

16.5 Motivation

16.6 Team-/ Gruppenbildung

17 Das Mitarbeitergespräch

17.1 Anlässe und Themen von Mitarbeitergesprächen

17.2 Vorbereitung als Mitarbeiter

17.3 Mitarbeitergespräch als Führungskraft

17.4 Mögliches Verhalten des Mitarbeiters bei einem Mitarbeitergespräch

17.5 Gehaltsverhandlungen

17.6 Vermeiden als Führungskraft

17.7 Kundengespräch

18 Mikropolitik / Karriereorientiertes Verhalten / Machiavellismus

18.1 Netzwerke (bzw. Networking, Seilschaften, Vitamin B)

18.2 Politische Taktiken (Mikropolitik und Machiavellismus)

18.3 Konflikte im Büro

1 Organisationsformen in Unternehmen

„Alles im Leben ist Organisation.“

Wilhelm von Humboldt; deutscher Gelehrter und Staatsmann

In Unternehmen sind heute die unterschiedlichsten Organisationsformen vorzufinden. Das folgende Kapitel zeigt, welche Organisationsformen zumeist umgesetzt werden und wieso.

1.1 Funktionale Organisation

Die funktionale Organisation (auch Einlinienorganisation oder Trennaufbauorganisation) basiert auf einem Verrichtungsprinzip. Die Aufgabenverteilung ist relativ überschaubar und homogen und ist daher besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Vorteile:

- Begrenzter Bedarf an fachlich spezialisierten Führungskräften

- Bündelung des Wissens

- Effekt der Spezialisierung wird ausgenutzt

- Eindeutige und klar abgrenzbare Aufgabenbereiche, Kommunikationsbeziehungen und Hierarchie

- Wenig Aufwand

Nachteile:

- Beitrag zum Gesamtergebnis der einzelnen Bereiche / Mitarbeiter teilweise schwer ersichtlich

- Erschwerte Koordination und Kommunikation zwischen den Bereichen

- Fehlende Generalisierung

- Führungsaufgaben werden weitgehend von der Unternehmensspitze übernommen

- Gefahr der Überlastung bzw. Leerzeiten

- Mangelnde Gesamtsicht und fehlendes Verständnis für andere Bereiche (Ressortegoismus)

- Mögliche Informationsfilterung

1.2 Gebietsorientierte Organisation

Die Organisationsstruktur orientiert sich an (Absatz-)Gebieten (Städte, Länder, Kontinente, …). Dabei ist wichtig, dass die Gebiete eindeutig abgrenzbar sind. Vor allem Unternehmen mit einer großen Anzahl von Standardprodukten können diese Organisationsstruktur einsetzen.

Vorteile:

- Die Bearbeitung des Markts kann individuell angepasst werden

- Relativ einfach und eindeutig

- Spezifische Ausrichtung auf das Gebiet möglich

Nachteile:

- Die langfristige Strategie leidet unter Umständen

- Möglichkeit einer unterschiedlichen Marktpolitik

- Schwierige Koordination zwischen den Bereichen

1.3 Kundenorientierte Organisation

Ausgehend von den Kunden, werden hier die verschiedenen Bereiche zusammengefasst. Diese Organisationsform ist lediglich anwendbar bei einer überschaubaren Anzahl von Kunden.

Vorteile:

- Auf spezifische Kundenanforderungen kann gezielt eingegangen werden

- Enge Kundenbeziehungen

- Spezialisierung auf Kunden

Nachteile:

- Hohe Kosten

- Mögliche Kompetenzprobleme unter den Mitarbeitern

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

1.4 Produktorientierte Organisation

Die Orientierung der Organisation basiert auf den Produkten bzw. Produktgruppen. Sie wird meist von Unternehmen eingesetzt, deren Produkte stark unterschiedlich sind.

Vorteile:

- Flexible Marktanpassungen möglich

- Hohe Motivation der Bereiche

- Klare Zuordnung von Leistungsbeiträgen

- Starke Marketingorientierung bzw. Marktorientierung

- Zugang zu neuen Märkten

Nachteile:

- Aufwendig

- Internes Konkurrenzdenken

- Mögliche Kompetenzkonflikte

- Nur begrenzte Zusammenarbeit

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

1.5 Matrix Organisation

Ist ein Unternehmen nach mehreren Kriterien strukturiert (Kunden, Gebiete, Produkte, Projekte, …), kommt eine Matrix Organisation zum Einsatz.

Vorteile:

- Innovationsförderung

- Keine einseitigen Entscheidungen

- Schnelligkeit und Flexibilität

- Spezialisierung

- Starke Marktorientierung

Nachteile:

- Häufige Kompromisslösungen

- Hoher Kommunikationsbedarf

- Kompetenzüberschneidungen

- Mehrfache Unterstellung der einzelnen Mitarbeiter

- Schwierige Koordination

- Tendenz zur Bürokratie

- Viele Führungskräfte notwendig

1.6 Arbeitsplatzorganisation (Ergonomie)

Mithilfe von Ergonomie sollen die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter verbessert werden. Dabei gilt es ein optimales Arbeitsergebnis zu erreichen, welches für den Mitarbeiter nicht ermüdend bzw. gesundheitsschädlich ist.

Checkliste Bildschirmarbeitsplatz

• Die Raumtemperatur sollte 21-22°C betragen.

• Kann der Lichteinfall gedämpft werden?

• Abstand der Augen vom Bildschirm etwa 50cm?

• Liegt die oberste Bildschirmzeile auf Augenhöhe oder etwas darunter?

• Steht der Bildschirm frontal zur Tastatur und parallel zur Tischkante?

• Möglichst viel Bewegung / Positionsänderungen. Beispielsweise: Telefonieren im Stehen, Nutzung der Treppe anstelle des Aufzugs, Drucken auf weit entfernten Drucker, …

• Ausreichende Bewegungsfreiheit? Die unverstellte Fläche um den Arbeitsplatz sollte min. 1,5m2 betragen. Die Beinfreiheit sollte 65cm hoch, 85cm breit und 70cm tief sein.

• Ist der Stuhl auf die Köpergröße eingestellt? Ober- und Unterarme sollten einen 90°-Winkel zum Tisch bilden. Ober- und Unterschenkel einen 90°-Winkel zum Boden.

2 Business Kleidung

„Das Benehmen eines Menschen sollte wie seine Kleidung sein, nicht steif und

peinlich akkurat, sondern frei genug, um sich zu bewegen und sich zu bestätigen.“

Francis Bacon; englischer Philosoph, Staatsmann und Wissenschaftler

Im Geschäftsleben hat sich eine gewisse Knigge etabliert. Dieses Kapitel zeigt auf, wie man auftritt, ohne in größere Fettnäpfchen zu treten.

2.1 Anzug / Hosenanzug

Die Hosenlänge für eine Anzughose sollte etwa 0,5-1cm über dem oberen Rand des hinteren Schuhabsatzes sein.

Farben

Schwarz: Vermittelt Kompetenz aber auch eine gewisse Distanz und Strenge.

Dunkelblau: Relativ lebendig aber nicht unbedingt kreativ. Wird gerne mit Zuverlässigkeit / Korrektheit assoziiert.

Grau: Erweckt den Eindruck von Seriosität. Grau ist auch recht unauffällig (Kann man als Vorteil aber auch als Nachteil sehen). Für Bewerbungsgespräche ganz gut geeignet.

Braun: Wird gerne mit Freundlichkeit / Sympathie in Verbindung gesetzt. Die Regeln von früher wie „No brown in town“ oder „No brown after six“ gelten nur bedingt und auch eher für die Schuhe.

2.2 Hemd

Wenn man einen Anzug bzw. Hosenanzug trägt, sollte das Hemd bzw. Bluse immer lange Ärmel haben. Die Ärmel des Hemds bzw. Bluse sind dabei immer etwas länger als die des Anzugs bzw. Hosenanzugs. Kurzärmelige Hemden bzw. Blusen gelten als Freizeitkleidung.

2.3 Sakko bzw. Jackett

Ein Jackett wird nie ganz geschlossen (Es entstehen sonst Querfalten):

2-Knopf-Jackett: Der obere Knopf wird geschlossen.

3-Knopf-Jackett: Geschlossen wird der mittlere Knopf oder die beiden oberen Knöpfe.

4-Knopf-Jackett: Die beiden mittleren oder die drei oberen Knöpfe werden geschlossen.

2.4 Krawatte

Es gibt etwa knappe 200 Krawattenknoten. Die wohl am verbeitesten sind der Windsorknoten, Pratt-Knoten, Manhattan-Knoten bzw. Grantchester-Knoten und der Four-in-Hand. Man sollte nicht der Versuchung erliegen, nur einfache Krawattenknoten zu verwenden. Diese sehen meist auch relativ unordentlich aus.

Farblich sollte die Krawatte auf den Anzug abgestimmt sein. Die ideale Länge zeigt das folgende Bild:

2.5 Schuhe / Socken

Die üblichen Schuhmodelle im Geschäftsleben sind Brogue, Derby und Oxford. Entsprechendes Sprühwachs und andere Pflegemittel sollten verwendet werden.

Auf braune Schuhe sollte lieber verzichtet werden.

Vor allem sitzend kann es vorkommen, dass das Bein teilweise enthüllt wird. Dieses gilt es zu vermeiden. Am besten mit sogenannten schwarzen Business-Socken, welche länger als normale Socken sind.

2.6 Einladungen

Welcher Dresscode ist bei Einladungen angebracht?

Smart casual: Legeres Business-Outfit bzw. gehobene Freizeitkleidung, dezente Farben. Männer: Anzug mit Hemd, geschlossene Schuhe, Krawatte möglich aber nicht verlangt. Frauen: Hosenanzug bzw. Kostüm mit Top oder Bluse.

Creative casual: Kleidungsstil in kreativen Branchen. Männer: Sakko mit T-Shirt bzw. Poloshirt. Dazu Jeans mit geschlossenen Schuhen. Frauen: Top mit Rock oder langer Hose mit hohen Schuhen.

Casual Friday: Diese Gepflogenheit kommt aus den USA und bedeutet, dass man freitags - kurz vor dem Wochenende - schon legerere Kleidung anziehen kann.

Smart business: Sehr förmlicher Kleidungsstil. Vorzugsweise dreiteiliger Anzug mit Weste.

Black Tie: Hier wird ein Smoking bzw. Abendkleid verlangt.

2.7 Betriebsfeiern

Folgend eine kleine Knigge für Betriebsfeiern wie Weihnachtsfeier, Sommerfest, Verabschiedungen, ….

• Das größte Fettnäpfchen wäre, nicht hinzugehen.

• Eine Firmenfeier nicht mit einem privaten Fest verwechseln!

• Vorher die Kleiderordnung erfragen

• Small Talk üben.

• Am Anfang den Chef bzw. die Hauptperson begrüßen (den Gastgeber)

• Wenn, dann nur wenig Alkohol trinken. Max. 2 alkoholische Getränke. Es sollte der Eindruck eines mäßigen Alkoholgenusses vermittelt werden. Wer aber nie Alkohol genießt, gilt schnell als freudloser Abstinenzler.

• Auf Gesprächsthemen achten. Gar nicht erst dran denken: Gespräche mit dem Chef über die eigenen Karriereaussichten.

• Der Chef bietet mir das „Du“ an. Wie verhalte ich mich? Erst mal ist dies natürlich erfreulich. Auf jeden Fall sollte man aber den nächsten Tag abwarten. Duzt der Chef immer noch? Falls ja, kann man auch das „Du“ verwenden.

• Am Ende sich beim Chef bzw. der Hauptperson für die Feier bedanken

3 Schreibtischtypen

„Es werden mehr Menschen durch Übung tüchtig als durch Naturanlage.“

Demokrit; griechischer Philosoph

Jeder Mensch hat bestimmte Stärken und Schwächen, die ihn ausmachen. Diese Stärken und Schwächen spiegeln sich auch in der Arbeitsweise wieder. Vier verschiedene Schreibtischtypen werden folgend beschreiben (Macher, Kreativer, Sorgfalts-Typ und Planer; aus „Gut organisiert im Büro“ von Hannelore Fritz). Dabei ist zu beachten, dass niemand zu 100% einem bestimmten Typ entspricht, sondern nur bestimmte Tendenzen aufweist. Mithilfe des Wissen über die Schreibtischtypen - ob nun auf sich selber bezogen oder auf Mitarbeiter - kann viel Mehrwert entstehen.

Nachfolgend erhält jeder Eintrag pro Block einen Wert von 1 - 4. Jede Zahl nur einmal verwenden! Gesamt 100 Punkte.

K (Kreativer) = 2 + 2 + 4 + 4 + 4 + 1 + 4 + 3 + 4 + 3 = 31

M (Macher) = 1 + 1 + 2 + 2 + 2 + 4 + 1 + 1 + 2 + 4 = 20

P (Planer) = 4 + 3 + 3 + 1 + 3 + 3 + 2 + 4 + 1 + 2 = 26

S (Sorgfaltstyp) = 3 + 4 + 3 + 1 + 1 + 2 + 3 + 2 + 3 + 1 = 23

Summe: 100

Die beispielhafte Person ist wohl recht kreativ. Hat aber auch starke Tendenzen zur Planung.

3.1 Macher

Macher sind meist Alphatiere, die Aufgaben schnell erledigen möchten. Solche Menschen nehmen sich oft viel vor und sind hektisch, was auch eine gewisse Schludrigkeit erzeugt.

Bezeichnende Adjektive: Aggressiv, anspruchsvoll, direkt, entschlossen, hartnäckig, herausfordernd, konkurrierend, ruhelos, stur, willensstark.

Vorteile:

• Anderen in Gedanken und Ideen oft voraus

• Bringt Dinge auf den Punkt

• Ergebnisorientiert / fokussiert

• Gute Analysefähigkeit

• Hohe Erwartungen an sich und andere

• Pünktlich wenn ihm etwas wichtig ist

• Schnelle und produktive Arbeitsweise

• Setzt klare Ziele

• Weiß was er will

Nachteile:

• Aufgabenumfang wird oft falsch eingeschätzt

• Leistungsschwache werden von ihm abgestraft

• Nimmt sich mehr vor, als er erledigen kann

• Oft unzugänglich gegenüber Gegenargumenten

• Tendenz zur Hektik und Chaos

• Übt Druck auf andere aus

• Verliert die Konzentration, wenn es unbedeutend erscheint

• Zu hohe Erwartungen an sich und andere

• Zu risikofreudig

Empfehlungen:

• Mehr auf andere eingehen / vertrauen

• Mehr Planung

• Mehr Zeit nehmen

• Nicht von sich auf andere schließen

• Öfters mal entspannen

• Prioritäten setzen

• Verständnisvoller werden

3.2 Kreativer

Kreative Persönlichkeiten können oft nicht „Nein“ sagen, sind interessiert, kommunikativ und leistungsbereit. Spontanität und eine optimistische Grundeinstellungen sind bezeichnende Eigenschaften. Der Arbeitsplatz ist meist chaotisch und mehrere Aufgaben werden gleichzeitig angefangen.

Bezeichnende Adjektive: Begeistert, freundlich, fröhlich, gesellig, gesprächig, gewinnend, inspirierend, kontaktfreudig, nett, verspielt.

Vorteile:

• Aufgeschlossen

• Begrüßt Veränderungen

• Hilfsbereit

• Kontaktfreudig

• Lässt sich leicht begeistern

• Optimistische Grundeinstellung

• Parallele Erledigung von Aufgaben

• Spontanität

Nachteile:

• Geringe Analysefähigkeit

• Kann nicht abschalten

• Oft naiv optimistisch

• Setzt sich schwer zu erreichende Ziele

• Unordentlich

• Unpünktlich

• Verzettelt sich oft

Empfehlungen:

• Auf Pünktlichkeit achten

• Aufgaben nacheinander abarbeiten

• Aufgaben priorisieren

• Checklisten erstellen

• Ordnung schaffen

• Realistischere Ziele setzen

• Tages- oder Wochenpläne erstellen

3.3 Sorgfalts-Typ

Die Arbeitsweise ist langsam aber gründlich. Die Konzentration liegt auf einer Aufgabe welche priorisiert wurde und er ist schwer aus der Ruhe zu bringen.

Bezeichnende Adjektive: Aufmerksam, ausgleichend, beständig, einsichtig, entspannt, gutmütig, loyal, mitfühlend, rücksichtsvoll, verbindlich.

Vorteile:

• Es werden Ziele gesetzt und Aufgaben priorisiert

• Gründlich

• Gut organisiert

• Hohe fachliche Kompetenz

• Pünktlich

• Zuverlässig

Nachteile:

• Bei mehreren Aufgaben schnell überfordert

• Hält sich zulange mit Details auf

• Kann nicht gut mit Druck umgehen

• Mangelnde Spontanität / Flexibilität

Empfehlung:

• Auf Ergebnisorientierung mehr Wert legen

• Mit Aufgaben früher beginnen

• Neue Arbeitstechniken und -methoden versuchen

• Prozesse optimieren

• Ziele und Aufgaben mit anderen absprechen

3.4 Planer

Die Vorbereitung ist meist sehr lang, aber ein System steckt dahinter. Planer verbringen oft zu viel Zeit mit Details und wehren sich gegen Veränderungen. Für die Abarbeitung von Aufgaben wird häufig mehr Zeit benötigt.

Bezeichnende Adjektive: Akkurat, beherrscht, diplomatisch, einsichtig, gewissenhaft, gründlich, logisch, reserviert, taktvoll, vorsichtig.

Vorteile:

• Genauigkeit

• Gewissenhaft

• Großes Wissen

• Guten Überblick

• Hochkonzentriert

• Kann sich Details hineinarbeiten

• Termintreu

• Zuverlässig

Nachteile:

• Benötigt viel Zeit für Planung und Vorbereitung

• Braucht lange um auf den Punkt zu kommen

• Detailverliebt

• Geringe Risikobereitschaft

• Langsamkeit

• Schlechter Umgang mit Störfaktoren

• Spontanität

• Stur

Empfehlungen:

• Absprechen, wie detailliert etwas erledigt werden muss

• Neue Dinge ausprobieren

• Planungszeiten verkürzen

• Risikofreudiger werden

• Vorschriften lockerer sehen

• Weniger Perfektion

• Zeitlimits setzen

4 Methoden aus dem Zeitmanagement

„Der kommt am weitesten, der anfangs selbst nicht weiß,

wie weit er kommen werde, dafür aber jeden Umstand,

den ihm die Zeit gewährt, nach festen Maßregeln gebraucht.“

Johann Gottfried von Herder; deutscher Dichter, Theologe und Philosoph

Zeitmanagement beschreibt Methoden, mit denen Aufgaben effizienter abgearbeitet werden können. Die bekanntesten Methoden werden folgend vorgestellt.

4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel

Besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% Aufwand erreicht werden. Die restlichen 20% der Ergebnisse benötigen 80% Aufwand.

4.2 Der Fünf-Fragen-Plan für effiziente Dokumentenbearbeitung

1. Wer braucht dieses Dokument?

• Niemand: Ab in den Papierkorb

• Andere: Entsprechend weiterleiten

• Ich selber: Weiter zu Punkt 2

2. Ist ein bestimmter Termin vorgegeben?

• Ja: Entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen

• Nein: Selber einen Termin setzen und entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen

3. Ist eine Aktion notwendig?

• Nein: Weiter mit Punkt 4

• Ja: Abarbeiten und dann Dokument vernichten bzw. archivieren (Weiter mit Punkt 4)

4. Muss das Dokument archiviert werden bzw. gibt es ein Aufbewahrungsinteresse?

• Nein: Ab in den Papierkorb

• Ja: Archivieren, am besten mit Fristvermerk (Weiter mit Punkt 5)

5. Wie soll das Dokument archiviert werden?

• Gibt es eine bestimmte Person, die Dokumente archiviert? Entsprechend weiterleiten.

• Genügt es, die Quelle des Dokuments zu notieren, um es eventuell wiederbeschaffen zu können?

• Ist der Aufwand zur Archivierung größer als der Verlust der Informationen?

4.3 Eisenhower-Prinzip

Abarbeitung mithilfe der „Eisenhower-Regel“ bzw. des „Eisenhower-Prinzips“ (Namensgebende ist der US-Präsident Dwight D. Eisenhower). Dieses Prinzip ist aus der ABC-Analyse entstanden.

Kategorie A: Diese Aufgaben sollte man selbst und schnellstmöglich erledigen.

Kategorie B: Einen Zeitpunkt für die Bearbeitung festlegen. Wird so dann zu Kategorie A.

Kategorie C: Nach Möglichkeit delegieren. Möglichst wenig Zeit darauf verwenden.

Kategorie D: Direkt aussortieren bzw. nicht beachten. Vielleicht delegieren.

4.4 ALPEN-Methode

Aufgabe zusammenstellen (Plan / Struktur erstellen, Wichtiges zuerst)

Länge der Tätigkeit schätzen (konzentriertes Arbeiten, Störungen unterbinden)

Pufferzeiten reservieren (Nur etwa 60% der Zeit verplanen -> 20% Zeitfresser, 20% spontane / kreative / soziale Aktivitäten)

Entscheidungen treffen (Priorisierung/Kürzungen/Delegieren der Aufgaben)

Notizen ins Zeitplanbuch / Nachbereitung

4.5 Kiesel-Prinzip

Hierbei symbolisieren Kieselsteine die verschiedenen Aufgaben - je nach Dringlichkeit. Große Steine sind die wichtigen Aufgaben, kleine Kieselsteine sind die weniger wichtigen Aufgaben. Zuerst werden die wichtigen Aufgaben abgearbeitet. Die weniger wichtigen Aufgaben passen dann wie bei einem Gefäß, das mit großen und kleinen Steinen aufgefüllt werden soll, zwischen die Hohlräume.

5 Kreativitätstechniken

„Kreativität: Der natürliche Feind der Langeweile. Nichts fürchtet sie mehr.“

Peter Rudl; deutscher Aphoristiker

Mit Kenntnissen über die einzelnen Kreativitätstechniken können Aufgaben oftmals schnell und strukturiert abgearbeitet werden. Folgend eine Übersicht der wichtigsten Kreativitätstechniken:

5.1 Brainstorming

Die wahrscheinlich bekannteste Kreativitätstechnik. Von idealerweise 5-8 Teilnehmern werden sämtliche Ideen ohne Kritik aufgeschrieben (Kein Ideen-Killing). Brainstorming wird vor allem für erste Ideen und mögliche Problemlösungen angewendet. Möglichst viele Möglichkeiten sollten gefunden werden. Quantität ist wichtiger als Qualität.

5.2 Brainwriting

Brainwriting ähnelt dem Brainstorming, nur kann hier zuerst jeder für sich seine Ideen zu Papier bringen. Vorteil ist, dass einzelne Ideen nicht untergehen und dass die Teilnehmer anonym und gleichberechtigt sind. Ein kleiner Tipp: Die aufgeschriebenen Ideen sollten gemischt werden. So bleibt jeder Teilnehmer bei der Sache und schaltet nicht ab, wenn seine Ideen vorgetragen worden sind. Die bekannteste Brainwriting-Technik ist wohl die „Methode 635“.

Methode 635

Eine Gruppe von 6 Personen (ohne Moderator) generiert 3 Ideen in 5 Minuten (ein Durchlauf). Jeder schreibt auf ein vorbereitetes Formular und reicht es an den Nächsten weiter. Mehrere Durchläufe können durchgeführt werden. In einer gemeinsamen Auswertung werden die Ideen bereinigt, priorisiert und einer Nutzwertanalyse unterzogen.

5.3 Mind-Mapping

Komplexe Informationen lassen sich in ein Art Baumdiagramm anschaulich visualisieren. Als Nebeneffekt werden neue Ideen generiert.

5.4 Ishikawa-Diagramm / Ursache-Wirkungs-Diagramm / Fischgrätenmodell

Mit dem Ishikawa-Diagramm können Ursachen grafisch dargestellt werden. Besonders bei Problemsuche sehr gut geeignet.

5.5 Morphologischer Kasten

Mithilfe des morphologischen Kastens kann ein komplexes Grundproblem in seine Bestandteile (auch Parameter genannt) zerlegt werden. Die unterschiedlichen Bestandteile sind meist durch verschiedene Ausprägungen gekennzeichnet. Wichtig ist, dass die Parameter lösungsrelevant, für alle Ausprägungen gültig und voneinander logisch unabhängig sind (Am besten nicht mehr als 7 Stück). Deren Darstellung in einer Matrix ist dann der morphologische Kasten. Mit den verschiedenen Kombinationen können auch potenzielle Produktideen abgeleitet werden.

Bei diesem Beispiel gibt es 192 Möglichkeiten (4 x 4 x 3 x 4). Innerhalb der Gruppe wird dann diskutiert, welche Kombinationen überhaupt in der Praxis möglich sind (Machbarkeit aufgrund von technischen und wirtschaftlichen Gründen). Der Nutzen der einzelnen Möglichkeiten wird dann mithilfe der Nutzwertanalyse bewertet.

5.6 Progressive Abstraktion

Die progressive Abstraktion wird vor allem für die Problem-Erkennung eingesetzt.

1. Problemanalyse / Problemdefinition

2. Spontane Lösungen werden erfasst (z.B. durch Brainstorming)

3. Kritische Betrachtung der Lösungen. Sind die Ursachen tieferliegend?

4. Das Problem wird von einer anderen Ebene betrachtet. Worauf kommt es eigentlich an? Wofür ist das eigentlich gut? Was ist das Wesentliche?

5. Spontane Lösungen zum abstrahierten Problem werden erfasst (z.B. durch Brainstorming). Wie könnte das noch gehen?

6. Kritische Betrachtung der Lösungen

7. Wurde keine Lösung gefunden, erneute Abstraktion. Das wird wiederholt, bis das generelle Problem komplett verstanden ist.

5.7 Nutzwertanalyse (auch Punktbewertungsverfahren oder Scoring-Modell)

Mit der Nutzwertanalyse kann mithilfe einer Matrix eine Entscheidung getroffen werden.

Beispiel „Neue Verkaufsstelle“:

-> Standort 1 käme wohl am ehesten in Frage.

Das Ergebnis gibt nur eine bestimmte Richtung von den Einschätzungen der Teilnehmer an. Endlose Diskussionen und Gesichtsverluste der einzelnen Teilnehmer werden so vermieden.

Systemisches Konsensieren

Das systemische Konsensieren funktioniert ähnlich wie die Nutzwertanalyse. Bei Abstimmungen werden die Widerstandsstimmen (1 = kein Widerstand / 10 = total dagegen, oder auch andersherum) gezählt. Die entsprechende Entscheidung wird nach dem geringsten Widerstand getroffen.

Beispiel: Wohin soll die Gruppe heute Abend zum Essen gehen?

-> Der Italiener hat den geringsten Widerstand. Deshalb wird die Gruppe wohl heute Abend Pizza essen gehen.

5.8 Osborn-Checkliste

Mithilfe der Osborn-Checkliste sollen mögliche Verbesserungen oder Innovationen entwickelt werden. Den Ausgangspunkt bildet eine bestehende Lösung oder Konzept. Dabei wird ein Fragekatalog abgearbeitet:

1. Alternative Verwendungen?

2. Adaptieren? Was kann man kopieren?

3. Substituieren? Was kann man ersetzen (Material, Farbe, Richtung, …)?

4. Magnifizieren? Was kann vergrößert werden (höher, länger, dicker, multiplizieren, zusammenfügen, verdoppeln, mehr Zeit, häufiger, heller, …)?

5. Minifizieren? Was kann man weglassen (kleiner, tiefer, kürzer, aufteilen, …)?

6. Rearrangieren? Was lässt sich vertauschen? Andere Reihenfolge?

7. Umkehren? Verkehrung in das Gegenteil möglich? Rollen vertauschen?

8. Modifizieren? Hinzufügen von Bedeutung, Form, Bewegung, Klang, Geruch, …?

9. Kombinieren? Was lässt sich kombinieren?

SCAMPER

Ähnlich funktioniert SCAMPER:

S = Substitute (Ersetzen)

C = Combine (Kombinieren)

A = Adapt (Abändern)

M = Modify (Modifizieren)

P = Put (Weitere Verwendungen finden)

E = Eliminate (Entfernen)

R = Reverse (Auf den Kopf stellen)

5.9 Synektik

Die Synektik ist etwas komplizierter als das Brainstorming. Dabei werden folgende Phasen durchlaufen:

1. Problemanalyse / Problemdefinition

2. Spontane Lösungen werden erfasst (z.B. durch Brainstorming)

3. Basierend auf den spontanen Lösungen wird das Problem neu formuliert

4. Bildung von direkten Analogien, z.B. zu Natur, Schule, Politik, …

5. Bildung von persönlichen Analogien. So identifiziert man sich persönlich mit dem Problem.

6. Bildung von symbolischen Analogien

7. Bildung einer zweiten direkten Analogie zu den symbolischen Analogien

8. Analyse der zweiten direkten Analogie (Merkmale, Funktionen, Hilfsmittel, …)

9. Force-Fit: Die letzten Analogien werden mit Schritt 3 (neu definiertes Problem) in Verbindung gebracht.

10. Entwicklung von (konkreten) Auswahlmöglichkeiten, Lösungsansätzen, Nutzenbewertungen, …

6 E-Mails

„Kürzlich mailte mir einer ganz erstaunt: „Ach, Sie gibt es wirklich?““

Wolfgang J. Reus; deutscher Journalist, Satiriker, Aphoristiker und Lyriker

Wer kennt sie nicht, die E-Mail Flut im Arbeitsalltag? Wer früher zwei bis drei Brief pro Tag bekam, bekommt heute 200 bis 300 E-Mails. Das folgende Kapitel soll helfen, das Medium E-Mail sinnvoll zu nutzen und auch Alternativen aufzuzeigen.

6.1 E-Mail Checkliste

Empfänger

Wenn man nicht möchte, dass die Adressaten in den ersten beiden Feldern (AN und CC) erfahren, dass die Nachricht noch an weitere Personen geht, setzt man diese in die BCC-Zeile (Blind Carbon Copy, Blindkopie).

Betreff

• So einfach und aussagekräftig wie möglich! Auch Nicht-Spezialisten müssen sofort erkennen können, um was es geht. Also möglichst keine Abkürzungen und technische Fachwörter.

• Keine endlosen Präfix-Ketten! Beispielsweise: Re: AW, Re(2), AW, AW, …

• Nicht mehr als 50 Zeichen

• Schlüsselworte nach vorne

• Möglichst personalisiert (Name, Firma, Ortsname, …). So fällt man in der heutigen E-Mail Flut etwas mehr auf. Beispielsweise: „Der aktuelle Projektverlauf, Frau Maier“ oder „Angebot für Firma XY“. Das Ganze aber nur, wenn es auch passend ist!

Anrede und Grußformel

Auch hier gilt es, möglichst persönlich zu schreiben und die üblichen Floskeln ("Sehr geehrter …") zu vermeiden:

- Personalpronomen SIE: Guten Morgen / Guten Tag / Einen wunderschönen guten Tag / Grüß Sie / Sehr geehrte; liebe Frau XY / …

- Personalpronomen DU: Hallo / Servus / Grüß dich / Mahlzeit / Grüß Gott / …

Einleitung

• Mit etwas Positivem beginnen

• Nicht mit „ich“ beginnen

• Zügig auf die neue Information kommen. Keine Wiederholung von Altbekanntem.

• Altmodische Schreibweisen wie „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“ vermeiden

Hauptteil

• Einfache, kurze und prägnant Sätze -> Zehn bis zwölf Wörter pro Satz / nur einen Gedanken pro Satz / wenig Nebensätze

• Sätze aktiv formulieren. Das erweckt den Eindruck, dass es schon „läuft“. Also anstatt „Das fehlende Teil wird Ihnen zugeschickt“, lieber „Das fehlende Teil erhalten Sie in den nächsten Tagen“ schreiben

• Positive Begriffe verwenden. Beispielsweise „Herzlich“, „Schön“, „Gern“, „Freundlich“, …

• E-Mail auf dem Wissenstand des Empfängers versenden

• Absätze einbauen

Mit der TMP-Methode können Fakten analysiert und verständlich wiedergegeben werden (Besonders bei technischen Angelegenheiten):

T = Was ist das technische Problem? Wie kann geholfen werden?

M = Welches Bedürfnis hat der Mensch (Beziehungsebene)?

P = In welchem Zusammenhang befindet sich das Problem? So kann die Priorität ermittelt werden.

Schluss

• Die bisherigen Aussagen nochmals zusammenfassen

• Handlungsempfehlung / Handlungsaufforderung

• Mit etwas Positivem abschließen

Standardsätze für den Schluss:

- Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Hilfe benötigen

- Sollte noch etwas sein, können Sie sich gerne wieder bei mir melden

- Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte

- Über eine Rückmeldung würde ich mich sehr freuen

- Zögern Sie nicht, mich wieder zu kontaktieren, wenn Sie weitere Hilfe benötigen

Verabschiedung

Wie bei der Anrede gilt es auch bei der Verabschiedung, möglichst individuell zu sein (Kein „Mit freundlichen Grüßen“).

Beispiele:

• Besten Dank und freundliche Grüße

• Besten Gruß / Beste Grüße

• Einen guten Start in die Woche

• Einen guten Start ins Wochenende

• Einen schönen Feierabend und freundliche Grüße

• Es grüßt Sie bis zum nächsten Mal

• Es grüßt Sie herzlich

• Freundliche Grüße

• Für heute herzliche Grüße!

• Grüße aus dem sonnigen Friedrichshafen

• Herbstliche Grüße aus Stuttgart

• Herzliche Grüße

• Herzliche Grüße, bitte auch an Herrn Müller

• In diesem Sinne beste Grüße

• Mit bestem Gruß / Mit besten Grüßen

• Mit bester Empfehlung

• Mit vielen Grüßen

• Noch eine gute Woche und beste Grüße

• Noch einen erfolgreichen Tag wünscht Ihnen

• Schönen Gruß / Schöne Grüße

• Viele Grüße vom 3. Stock / Werk I / …

• Viele herzliche Grüße!

Nach der DIN 5008 wird die Grußformel immer mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt.

Sonstiges

• Rechtschreibung überprüfen!

• E-Mail zusätzlich auf Englisch?

• Immer mit Signatur!

• Macht es Sinn, die Zufriedenheit abzufragen (Ein paar Stunden später, am nächsten Tag, nächste Woche)?

6.2 Abwesenheitsassistent

Damit während Urlaub oder Krankheit keine wichtigen Nachrichten ins Leere laufen, gibt es sogenannte Abwesenheitsassistenten. Dabei kann eine Standardantwort generiert werden, die jeder E-Mail Sender automatisch erhält. Unter Microsoft Outlook 2010 beispielsweise: Datei > Information > Automatische Antworten

Und so könnte eine Nachricht auf Englisch und auf Deutsch aussehen:

Thank you for your e-mail.

I am currently out of office and will be back on June 11th 20xx.

Your e-mail will not be forwarded.

I will answer your e-mail as soon as possible.

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin momentan nicht im Büro und werde am 11.06.20xx zurück sein.

Ihre E-Mail wird nicht weiter geleitet.

Ihre E-Mail werde ich sobald wie möglich beantworten.

Best regards / Beste Grüße

Christoph Störkle

6.3 Alternativen zur E-Mail

Immer mehr Arbeitnehmer leiden unter Flut von E-Mails. Täglich werden etwa 150 Milliarden E-Mails verschickt. Ein durchschnittlicher Angestellter ist etwa 20 Stunden pro Woche damit beschäftigt, seine E-Mails abzuarbeiten, von denen aber leider nur ein Bruchteil relevant ist. Viele Unternehmen gehen schon dazu über, E-Mail freie Zeiten einzurichten. Deshalb hier einige Alternativen zur klassischen E-Mail:

• Persönlich hingehen bzw. Anruf: Aufgaben, die persönlich kommuniziert werden, werden oft auch schneller abgearbeitet. Solche soziale Interaktionen sind meistens vorteilhafter.

• Instant-Messaging-Dienste (Chat-Programme): Angelegenheiten werden gleich geklärt ohne langes hin und her wie bei der E-Mail. Bei vielen dieser Programme kann auch eine Videokonferenz geschaltet oder der Desktop freigegeben werden. Bekannte Programme sind: Google Talk, Microsoft Lync, Skype, WhatsApp, Yahoo Messenger, ….

• Soziale Netzwerke in Firmen: Funktionieren ähnlich wie die „bekannten“ sozialen Netzwerk. Nur sind diese auf die Anforderungen von Firmen ausgelegt. Beispiele: BlueKiwi, Chatter, Jam, Jive, Yammer, ….

• Cloud oder ein Dokumentenverwaltungssystem: Anstatt E-Mails mit Dateianhängen zu verschicken, werden benötigte Dokumente in einer Cloud (Dropbox, Fabasoft, Google Drive, iCloud, Microsoft OneDrive, …) oder in einem Dokumentenverwaltungssystem (DocuShare, FileNet, Open-Xchange, SharePoint, …) hinterlegt.

• App Ortungsdienste: Hilft den Anwendern bei der Koordinierung.

• Terminfindung oder einfache Online-Umfragen: Diverse Anbieter ermöglichen online die Organisation von Terminen und Umfragen an. Beispielsweise: Doodle, Kulibri, Moreganize, Planiteasy, Terminkoordinator, ….

7 Körpersprache

„Was jemand denkt, merkt man weniger an seinen Ansichten als an seinem Verhalten.“

Isaac Bashevis Singer; polnisch-US-amerikanischer jiddischer Schriftsteller

Das folgende Kapitel beschreibt typische Köpersignale von Menschen. Diese zu verstehen kann nicht nur beruflich, sondern häufig auch privat von Vorteil sein. Die beschriebenen Signale beziehen sich vor allem auf Personen aus dem westlichen Kulturkreis. Fast kein Köpersignal scheint für alle Kulturen auf der Welt gleich zu sein. Es darf auch nicht vergessen werden, dass jeder Mensch individuell ist und es deshalb keine allgemein gültigen Aussagen geben kann! Deshalb müssen die körpersprachlichen Signale immer im Zusammenhang mit der Situation gesehen werden.

Körpersprache als deutliches Zeichen

• Die „normale“ Körpersprache des anderen ändert sich plötzlich

• Es sollte min. drei Hinweise der Köpersprache geben, ob die Einschätzung zu einem bestimmten Verhalten passt

Körpersprache als ungenaue Wissenschaft

• Ist die Haltung des Gegenübers einfach nur bequem für ihn? Juckt es ihn gerade?

• Verschlossene Menschen gestikulieren üblicherweise sehr wenig.

• Individualität und kulturelle Unterschiede der Menschen sind zu beachten.

Übersicht der (mutmaßlichen) Bedeutung von Köpersignalen

Kopf / Gesicht

• Hand-im-Gesicht-Gesten: Bei negativen Gedanken (Lüge, Unsicherheit, Besorgnis, Stress, …) ist die Frequenz solcher Gesten meist erhöht

• Kopf nach oben: Hochnäsigkeit / Überheblichkeit / Siegesgewissheit

• Kopf gerade: An sich neutral. Bei einer frontalen Ausrichtung auf den Gegenüber könnte damit auch Kampfbereitschaft signalisiert werden.

• Kopf nach unten: Unsicherheit / Schüchternheit / hat aufgegeben / fügt sich seinem Schicksal

• Kopf leicht schräg: Unterwürfigkeit / Vertrautheit / Interesse / mögliche Unsicherheit

• Kopf nach hinten: Beharrt auf seine Position / Skepsis

• Kopf wird abgestützt: Nachdenklichkeit / Erschöpfung / Langeweile

• Kratzen am Kopf: Nachdenken / Unsicherheit

• Über den Hinterkopf streichen: Verlegenheit / Unbehagen / Ärger

• Mit den Haaren spielen: Unsicherheit / Schüchternheit

• Stirnfalten / Stirn runzelt: Kritisch sein / Nachdenken / Ablehnung / Ratlosigkeit

Augen

• Blickrichtung: Die Blickrichtung zeigt an, wohin die Aufmerksamkeit gerichtet ist / wo man hin will (z.B. Tür).

• Augen werden mit den Händen verdeckt: Mir gefällt das nicht / Müdigkeit / hohe Belastung

• Hochgezogene Augenbrauen: Ablehnung / Skepsis / Ratlosigkeit / aber auch Interesse

• Auffälliges und häufiges Zwinkern mit den Augen (Blinzelfrequenz) / häufiges Schließen der Augen / schnellerer Lidschlag: Mögliches Lügen / Unsicherheit / Besorgnis / Erregung / Nervosität / Betroffenheit / Befangenheit / u. U. nervöse Störung

• Zusammenziehen der Augenbrauen: Informationen werden verarbeitet / Konzentration

• Auf den Boden schauen: Zurückgezogen / Unsicherheit / Ablehnung / Ratlosigkeit / Nachgeben / Verlegenheit

• Blickkontakt vermeiden: Arrogant / Überheblichkeit / kein Interesse am Gespräch / Unsicherheit / Verlegenheit / Zweifel

• Zusammengekniffene Augen: Aggression / Angriffslust / Zweifel / Konzentration / Entschlossenheit / Eigensinn / Kleinlichkeit / überkritische Haltung / Abwehr / Unlust

• Offener / Aufgerissener Blick: Interesse / Überraschung / Erstaunen / Furcht / Sympathie

• Gerader Blick: Offenheit / Gewissensreinheit / Vertrauen

• Schräger Blick: Abschätzende Zurückhaltung

• Häufiges Abnehmen der Brille: Ablehnung / Angriff / Nervosität

• Blick über die Brille: Hat die Wirkung des „strengen Lehrers“ und deshalb eher unsympathisch

Ohren werden angefasst

• Zupfen an den Ohren: Verlegenheit / Unbehagen / Ärger / nicht einverstanden

• Verdecken der Ohren: Mögliches Lügen / will es nicht hören / Argwohn / Zweifel / glaubt an Übertreibungen

Nase

• Griff zur Nase: Mögliches Lügen / Unsicherheit / Ablehnung / Ratlosigkeit / Nachdenklichkeit / kritische Haltung / Verlegenheit

Wangen

• Streicheln der Wangen: Um sich zu beruhigen bei Nervosität / Irritation / Besorgnis

• Aufblasen der Backen: Ebenfalls eine Beruhigungsgeste

Mund

• Lächeln: Sympathie / Freude

• Gequältes Lächeln: Ironisch / schadenfroh / ängstlich

• Falsches Lächeln (die Augenpartie bewegt sich kaum): Innerer Zwiespalt / Sarkasmus / unecht / zynisch / arrogant

• Leicht geöffneter Mund: Wahrnehmungsbereitschaft

• Offener Mund: Erstaunen / Blockade

• Nach Luft schnappen: Empörung

• Mund wird nach Gesagtem bedeckt: Mögliches Lügen / das Gesagt möchte zurückgenommen werden

• Hand während dem Reden vor dem Mund: Ablehnung / Ratlosigkeit / Argwohn / Zweifel / Übertreibungen

• Finger zum Mund: Verlegen / Unsicherheit

• Etwas in den Mund nehmen (Stift, Finger, …): Entschluss wird gefasst

• Zusammengepresster Mund: Zurückhaltung / Reserviertheit / Verkniffenheit

• Mund geschlossen und Lippen vorgeschoben: Demonstration von Durchsetzungsfähigkeit / möglicher Beginn einer Konfrontation

• Weit geöffneter Mund und hängendes Kinn: Keine Konzentration mehr

• Zähne werden gezeigt: Angriffslust

• Zunge wird nach vorne geschoben: Gedanklich wird etwas weggeschoben

Sprechweise

• Lautstarke Stimme: Vitalität / Selbstbewusstsein / Kontaktfreude / aber auch Unbeherrschtheit / Geltungsdrang

• Leise, flüsternde Stimme: Schwäche / mangelndes Selbstbewusstsein / aber auch Sachlichkeit / Bescheidenheit

• Schnelles Sprechtempo: Impulsivität / Temperament / aber auch ungezügelt / nervös

• Langsames Sprechtempo: Antriebsschwach / aber auch Sachlichkeit, Besonnenheit, Ausgeglichenheit

• Wechselndes Sprechtempo: Innere Unausgeglichenheit

• Ausgeprägte Pausengestaltung: Disziplin / Selbstbewusstsein

• Starke Akzentuierung (betonen): Lebhaftigkeit / Gefühlsstärke

• Schwache Akzentuierung (betonen): Uninteressiertheit / mangelnde geistige Flexibilität

Lippen

• Schnute: Prüfung der Angelegenheit / Wegschieben der Entscheidung / Protest

• Lecken beider Lippen: Der Sachverhalt gefällt / Genuss der Situation / Vorfreude

• Lecken der Unterlippe: Nachdenken / Beruhigungsgeste

• Entspannte Lippen: Lockerheit / Souveränität

• Gespannte Lippen und zurückgezogen: Ängstlicher Rückzug / Wütend / Zornig

• Unterlippe nach vorne: Ablehnung

• Beißen auf Unterlippe: Situation wird abgelehnt / wütend / fehlende Verhaltensalternativen

• Lippen fest zusammengepresst: Nicht zur Aufnahme fähig oder bereit / köpersprachlich wird zu gemacht / Festhalten an der Entscheidung / Ablehnung / wütend / Überforderung

• Lippen zurückgezogen: Stress / Nervosität

Kinn

• Kinn streicheln / reiben: Ablehnung / Ratlosigkeit / Nachdenklichkeit / Zufriedenheit

• Kinn nach vorn: Energisches Durchsetzen

• Kinn nach hinten: Passives Genießen

Hals

• Griff oder Kratzen am Hals / Umklammern des Nackens mit der Hand: Ablehnung / Ratlosigkeit / Unsicherheit / Zweifel / Unbehagen / Nervosität / Abbau von Stress

• Der Finger zerrt zwischen Hals und Kragen: Fühlt sich beengt

Oberkörper

• Oberkörper geht nach vorn: Interesse / Sympathie / Wunsch zu unterbrechen

• Oberkörper geht nach hinten: Kritische oder ablehnende Haltung / Desinteresse / wurde überzeugt und hat sich von seinen eigenen Ideen verabschiedet

• Körperachse pendelt (Von einem Fuß auf den anderen): Unsicherheit

Schulter

• Schulter wird zugedreht: Kein Interesse bzw. Vertrauen

• Leichtes Schulterzucken: Nicht ganz ehrlich

• Schulterzucken: Unwissenheit / entschuldigend -> Wenn gleichmäßig und hoch, ist es ehrlich

• Schulterzucken mit Handinnenflächen nach außen: Hilflos / wenig souverän / passive Hilflosigkeit

• Hochgezogene Schultern (Schützen der Halsschlagadern): Weiß nicht weiter

• Hochgezogene Schultern bleiben länger oben (Kein abwechselndes hoch und runter): Sehr unsicher

• Schultern in Richtung Ohren hochgezogen: Schwäche / Unsicherheit / negative Gefühle

Arme

• Offene Arme: Wenig bedrohlich

• Verschränkte Arme: Ablehnung / Ratlosigkeit / Verschlossenheit / Aggression (besonders wenn die Fäuste geballt sind) / Unsicherheit / negative Einstellung

• Hand- und Armbewegungen von unten nach oben: Interesse / Begeisterung

• Hand- und Armbewegungen von oben nach unten: Ablehnung / Verwerfen / Wegdrücken / eher pessimistisch

• Weite Armbewegungen: Extrovertiert / aufgeschlossen

Hände

• Offene Hände: Ehrlichkeit

• Versteckte Hände: Unehrlichkeit

• Hände nicht sichtbar: Gleichgültigkeit / etwas zu verbergen / wenig vertrauenswürdig

• Hände verschreckt: Unsicherheit / Enttäuschung / Feindseligkeit / Frustration -> Je höher (zum Gesicht) die Hände, desto stärker

• Hände sind zusammengepresst und fest am Köper anliegend: Unsicherheit / Frustration

• Hände hinter dem Kopf: Selbstsicherheit / Überlegenheit

• Zusammengedrückte Hände, die in Richtung des Gegenübers weisen: Wollen überzeugen / freundlich eine Sache untermauern

• Hände zu einem Dach geformt: Selbstbewusstsein / Selbstsicherheit / Abwehr gegen Einwände / + Kopf nach hinten -> Eindruck von Arroganz. Bei dieser Geste sind die vorrangegangen Gesten (positive oder negative) besonders wichtig

• Hände locker auf dem Rücken: Gefühlte Überlegenheit / furchtlos / selbstsicher / Unsicherheit / keine Meinungsänderung

• Handinnenflächen zeigen: Offen für alles

• Handfläche nach unten: Autorität

• Hände reiben: Bedürfnis nach Zuwendung / Vorfreude (Je schneller das Reiben, desto größer die Vorfreude) / Zufriedenheit / Erwartungen / Selbstgefälligkeit, aber auch Zweifel / Stress

• Griff ans Handgelenk: Enttäuschung

• Hand am Oberarm: Wut / Aggression

• Hände spielen mit Schmuckstücken oder Gegenständen: Unehrlichkeit / Ablehnung / Ratlosigkeit

• Hand/Hände in der Hosentasche: Gleichgültigkeit / Desinteresse

• Hände gegen die Hüften gestemmt: Überlegenheit / Bereitschaft / Aggressivität

• Hand zur Faust geballt: Aggressionsgeste

• Faust wird im Wechsel geöffnet und geschlossen: Ansporn / Motivation zu Leistung

• Bildung einer Pistole: Aggression

• Faust mit der anderen Hand umklammert: Aggression

• Ineinander verschränkte Hände: Barriere

• Hände zum Gebet verschränkt: Unsicherheit / Hoffnung auf äußerliche Problemlösung

• Spielende Hände: Zeichen von Erregung / Nervosität / Befangenheit / Angst / Verwirrung

• Fester Händedruck: Selbstsicherheit

• Lascher Händedruck: Unsicherheit

Finger

• Zeigen mit dem Finger: Herausforderung

• Trommeln mit den Fingern: Nervosität / Ungeduld

• Finger zum Igel aufgestellt: Abwehrhaltung

• Daumen: Signalisiert Macht / Kraft / Überlegenheit / Aggression / Selbstzufriedenheit

• Daumen in der Hosentasche versteckt: Unsicherheit

• Zeigefinger: Signalisiert Willens- und Handlungsbereitschaft

• Mittelfinger: Signalisiert Selbstwertgefühl / Stolz

• Ringfinger: Signalisiert Gefühle

• Kleiner Finger: Beziehung oder Empfindungen zu einer Situation / Gesellschaftsfinger

Beine (Evolutionsbedingt das „ehrlichste“ Körperteil)

• Breiter Stand: Autorität / Drohung / Selbstsicherheit

• Enger Stand: Unsicherheit

• Wechselndes Standbein: Unsicherheit

• Treten von einem Bein auf das andere: Ablehnung / Ratlosigkeit

• Füße tappen: Ungeduld

• Fußspitze angehoben: Mit dem Gesagten nicht einverstanden / positive Gefühle

• Verschränkte Beine / Knöchel: Negative Einstellung / Defensive. Aber verschränkte Beine nie isoliert betrachten! Vor allem bei Frauen ist diese Sitzhaltung üblich.

• Richtung der Fußspitze: Die Richtung der Fußspitze zeigt an, wo die Person eigentlich hin möchte (zur Tür, zur attraktiven Kollegin, …)

Sitzhaltung

• Zum Gesprächspartner gebeugt: Interesse / Sympathie

• Zum Gesprächspartner weggelehnt: Andere Meinung / Desinteresse / Unwohlsein

• Beine nach vorne ausgestreckt: Wohlbefinden

• Füße nach hinten: Bereit in Aktion zu treten / Ablehnung

• Beine übereinanderschlagen zum Gesprächspartner: Zustimmung / Sympathie

• Beine übereinanderschlagen vom Gesprächspartner weg: Ablehnung / Unwillen

• Übergeschlagene Beine (Männer): Gewisse Verschlossenheit

• Füße dicht aneinandergestellt: Schuldhafte Ängstlichkeit / Einzelgänger / überkorrekte Grundeinstellung

• Beine breit auseinander: Unbekümmertheit / Rücksichtslosigkeit

• Füße wippen: (Vor-)Freude / Ungeduld / Arroganz / Sicherheit / Aggressivität

• Füße um die Stuhlbeine: Unsicher / Suche nach Halt

• Armlehnen werden mit beiden Händen festgehalten: Aggressivität / Unsicherheit / gefühlte Hilflosigkeit

• Sitzt auf der vordersten Stuhlkante: „Auf dem Sprung“ / unruhig / unwohl / Mangel an Selbstvertrauen und Sicherheit / Angst / auch Misstrauen / keine Zeit und auch nicht mehr aufnahmefähig

• Rutschen auf dem Stuhl: Nervosität / Anspannung

• Aufrechte Haltung: Aufmerksamkeit

8 Besprechungen

„Besprechungen mit vielen Teilnehmern lösen selten

ein Problem, sondern verschwenden viel wertvolle Zeit.“

Cyril Northcote Parkinson; britischer Historiker, Soziologe und Publizist

Besprechungen (bzw. Meetings) gehören heute für so ziemlich jeden Angestellten zur Routine. Leider werden die meisten Besprechungen von den Teilnehmern als unnütz und Zeitverschwendung betrachtet. Folgendes Kapitel soll Tipps und Anregungen liefern, wie Besprechungen sinnvoll genutzt werden können.

8.1 Verhalten als Teilnehmer

1. Sich auf Besprechungen vorbereiten und auch die Agenda lesen. Zu welchen Themen kann man etwas beitragen bzw. zu welchen könnte man etwas gefragt werden?

2. Pünktlich sein!

3. Eine positive Einstellung mitbringen

4. Um im Gedächtnis zu bleiben, sollte man zu Beginn und am Ende etwas beitragen

5. Möglichst kurze und präzise Formulierungen. Möglichst bildhaft.

6. Wer (klug) fragt, der führt. So kann ein positiver - da aktiver - Eindruck hinterlassen werden.

7. Besprechungen sind meist Plattformen, um sich (karriereorientiert) in ein gutes Licht zu rücken. Deshalb ist es nicht verkehrt, auch mal über die eigene Leistung und über Erfolge zu sprechen.

8. Nach Möglichkeit sollten Notizen gemacht werden. So kann Interesse demonstriert werden.

8.2 Besprechungen vorbereiten und durchführen

Bei der Besprechungsorganisation kann zwischen Moderator und Besprechungsleiter unterschieden werden. Der Besprechungsleiter ist auch fachlich mit den Besprechungsthemen vertraut. Der Moderator ist meist fachlich nicht tief im Besprechungsthema bewandert. Seine Aufgabe ist vielmehr, die Besprechung zielorientiert zu lenken.

Bevor eine Besprechungen einberufen wird, sollte man sich folgende W-Fragen zum Grund der Besprechung stellen:

• Warum überhaupt?

• Welche Zielsetzung und bis wann?

Besprechungsziele sollten so definiert werden, dass diese auch am Ende der Besprechung erreicht werden können.

Mögliche Zieldefinitionen:

- SMART: Spezifisch, Messbar, Aktivierend, Realistisch, Terminiert

- PURE: Positive, Understood (verstanden / klar), Relevant, Ethical (moralisch vertretbar)

- CLEAR: Challenging (herausfordernd), Legal, Enviromentally sound (umweltverträglich), Agreed (akzeptiert), Recorded (protokolliert)

• Wie lautet das Thema?

• Wer soll teilnehmen?

Was können die einzelnen Teilnehmer beitragen?

Wer muss über die Besprechung zusätzlich informiert werden?

So groß wie nötig, so klein wie möglich! Je mehr Teilnehmer, desto größer das Risiko, auf keinen Nenner zu kommen (optimal sind 4-7 Personen). Je höher die Teilnehmer