Teil I

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IT-Betriebsabrechnung

IT-Kostenrechnung und Preisbildung

„Der BAB des Rechenzentrums“

Modell und Anwendung

Teil I

2. Auflage, 2015

Verlag epubli GmbH, Berlin, www.epubli.de

ISBN 978-3-7375-3685-1

C o p y r i g h t 2004-15 by
Jochen K. Michels, Dipl.Wi.-Ing.

Unternehmensberatung für DV
Konrad Adenauer Ring 74, D-41464 N e u s s
Tel.            +49 - (0)2131 – 8 08 88

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und : jochen.michels@jomi1.com

Website:       www.jomi1.com

IT-Finanzmanagement –

was wir darunter verstehen..

IT-FM ist die Gesamtheit aller Tätigkeiten im Zusammenhang mit der betriebswirtschaftlichen Steuerung der IT in Unternehmen, Institutionen und öffentlicher Hand.

Im privaten Bereich kommt das nicht vor.

Auch bei kleineren Unternehmen wird dies kaum wahrgenommen.

Erst wo sich für die IT eine spezielle Betriebswirtschaft lohnt, sprechen wir von IT-FM.

Disziplinen des IT-Finanzmanagement - Auszug

ABC Activity based costing

ABM Activity based management

Abrechnung der Netzsteuerung

Abrechnung der Produktionsteuerung

Abschreibungs-Strategien für die IT-Wirtschaft

Acctg., HGB,GoBS, GoS, AWV, IKS, FeRD usw.

Alterungs-Überwachung der Geräte

Anlagenbeschaffung, Ermittlung optimaler Zeitpunkt

Anlagen-Park, Asset-Management, Geräte-Verwaltung

Anlagen-Steuerung

Anlagen-Strategie und -Verwaltung

Aus- und Weiterbildung. Autorentätigkeit

BAB des RZ, IT-Betriebsabrech-nung

IT-Benchmarking

Berichtswesen für die Führungsebene

Beschaffungsstrategien, Sourcing

Bilanzbewertung von Datenbeständen

Bewertung von Informationssystemen

IT-Cloud-Pricing

IT-Controlling

Outsourcing- Aspekte und Bewertung

IT - „Firma in der Firma“

IT Finanzen im Prozessmanagement

IT-Kosten als Bestandteile in Geschäftsprozessen

Job accounting, Datengewinnung

Kapazitätsplanung, Marktbeobachtung

Kosten der Leistungsverrechnung

Kosten der Entscheidungsprozesse

Kosten der Planung

Kosten des IT-Benchmarking

Kosten- Nutzen und Risiko-Analysen

Kostenrechnung für die Betriebsmittel

Leistung und Produktivität von Netzen

Leistungsmessung für Entwicklungstätigkeiten

Marktpreis-Vergleiche

Marktpreis-Analysen

Management der Dienstgüte (Service Level)

Markt Definitionen für den IT-Markt

Datenbank-Nutzung und Abrechnung

Peer-to-peer Erfahrungsaustausch

Vorwort

1      Bedeutung der IT in der Bilanz

1.1      Einkauf – Beschaffung - Kontierung

1.2      Kostenfluss in der IT-Abteilung und danach

2      Die Kostenstruktur der IT im Überblick

2.1      Die Stückkosten-Ermittlung

2.2      Preisbildung

3      „Der BAB des Rechenzentrums“

3.1      Hardware und Outsource-Dienste

3.2      Hardware-Wartung

3.3      Software-Investitionen

3.4      Software-Wartung

3.5      Diverse Kostenarten, Abschnitt I

3.6      Diverse Kostenarten, Abschnitt II

3.7      Diverse Kostenarten, Abschnitt III

3.8      Personal-Kosten, Abschnitt I, Gehälter

3.8.1      Abschnitt I, Rechenzentrums-Betriebspersonal

3.8.2      Abschnitt II, System-Personal und weitere

3.9      Personal-Kosten, Abschnitt III, weitere Kosten

3.10      Personal-Kosten, Abschnitt IV, Sonstiges

3.11      Zusammenfassung

3.12      Umlage und ihre Verteilung

3.13      Umverteilungsbuchungen

3.14      Mengengerüst, Divisionskalkulation.

3.15      Kapazitäten, Leistungseinheiten

3.16      Arbeits-Leistung

3.17      Vorhalte-Leistung

3.18      Speicher-Dimensionen

3.19      Speicher-Belegung

3.20      Archivierungs-Metrik

3.21      Drucken

3.22      Wide Area Network

3.23      Endgeräte

3.24      Support, Personal-Dienste, Anwendungsentwicklung

3.25      Kapazität, Arbeit und Arbeitsmengen

3.26      Kostenkalkulation und Erlösplanung

4      Zusatz-Berechnungen

4.1      Raum-Berechnung (Vortabelle zu Diverse Kosten)

4.2      Betriebssystem (Mainframe-Software, Teil I)

4.3      Basis-Software (Mainframe-Software, Teil II)

4.4      Drucker-Software (Mainframe-Software, Teil III)

4.5      Netz-Software (Mainframe-Software, Teil VI)

4.6      Platten- Software (Mainframe-Software, Teil V)

4.7      Dienst-Programme (Mainframe-Software, Teil VI)

4.8      MVS bzw. OS/390-Software – Liste II, Teil 1

4.9      OS/390-Software – Liste III

4.10      MVS-Software (weitere Beispiel-Liste )

4.11      System-Software im BS2000-Umfeld (Beispiel)

5      ANHANG I: Server-Leistungs-Wert (SLW und SLWR)

5.1      Rechner-Leistung und ihre Messung

5.2      Ein universeller Leistungs-Maßstab

Vorwort

Informations-Technik (IT) durchzieht das Unternehmen ähnlich wie das Nervensystem unseren Körper. An jedem Büro-Arbeitsplatz gibt es einen oder mehrere Computer, Bildschirme oder andere IT-Geräte. Auch die anderen Arbeitsplätze haben sehr häufig eine IT-Anbindung. Unterwegs nutzt man immer mehr mobile IT. Netze der verschiedensten Topologien verbinden diese Geräte untereinander und mit der zentralen Datenhaltung und Computing Power.

Daher lässt sich die IT (oder die EDV ) nicht mehr einfach in einer Abteilung zusammenfassen, wie es früher die Regel war.

Doch bleiben einige Funktionen an einer oder ganz wenigen Stellen konzentriert. Und selbst wenn diese physisch dezentral untergebracht sind, gehören sie zusammen. Sie sind nur zusammen funktionsfähig und müssen daher als ein Ganzes betrachtet werden. Wie auch das Nervensystem ohne sein Zentrum im Gehirn unvollständig und nicht arbeitsfähig ist.

Daher ist der früher im engeren Sinne zutreffende Begriff „Betriebs-Abrechnungs-Bogen - BAB des Rechenzentrums“ heute weiter zu verstehen, nämlich die ganze IT-Infrastruktur umfassend, das Rechenzentrum, die Serverfarm, das Speichernetz, die Desktops, Clients, PDAs und alles, was dazwischen die Verbindung schafft.

Entscheidend ist, dass die zentralen Ressourcen hier gebündelt sind, nämlich:

Speicherung der Daten

Archivierung der Daten-Stände zu verschiedenen Zeiten

Computing Power – Rechenkapazität

Infrastruktur zum unterbrechungsfreien Betrieb

Hochsicherheits-Anbindungen für Daten und Energie

Personal zum Betreiben und Managen dieser Ressourcen

Wir zeigen hier eine Auswahl der wichtigsten Erkenntnisse, Erfahrungen, Techniken und Resultate von über zwanzig Jahren projektorientierter Beratungsarbeit, Moderation von über 40 Arbeitskreisen „IT-Dienst-Abrechnung“ und mehreren Fachkonferenzen „FinDV“, vielen Marktpreis-Analysen und Benchmarking-Assignments.

Im betrieblichen Alltag benötigt der Produktionsfaktor Information(s-Technik) eine angemessene betriebswirtschaftliche und finanzielle Begleitung. Dazu soll dieses Werk einen Beitrag leisten.

1 Bedeutung der IT in der Bilanz

In einer normalen Bilanz oder Gewinn/Verlust-Rechnung ist der Posten Informationstechnik fast nie zu finden. Wie andere Kosten des Geschäftsbetriebes wird sie fast immer mit anderen Positionen zusammengefasst und erscheint irgendwo unter „Aufwand“ bis „Betriebsausstattung“.

Auch wenn die jährlichen IT-Kosten bisweilen fünfzig, hundert oder mehr Millionen Euro betragen, werden sie oft im Vergleich zu anderen Bilanzpositionen nicht als Betrag von erwähnenswerter Grössenordnung angesehen – weder durch Wirtschaftsprüfer noch von den Finanzbeamten. Dass dies manchmal auf der Tatsache beruht, diese Kosten gar nicht als solche erfasst zu haben, soll hier noch nicht einmal kritisiert werden. Denn selbst wenn dies perfekt der Fall ist, hält sich oft das unscheinbare Dasein der IT in den meisten Bilanzen. Der Finanzvorstand eines DAX-Konzerns meinte auf den Vorschlag, diese Kosten um einige Hunderte Millionen Euro durch Cloudnutzung zu senken nur, dass andere Gesichtspunkte wichtiger seien. Wie hoch die IT-Kosten wirklich sind, findet man kaum überhaupt in einer Bilanz, oft mit dem Verweis auf fehlende gesetzliche Vorschriften. Über die viel geringeren Kosten von Vorstand und Aufsichtsrat wird dagegen seitenlang berichtet.

Aufgrund der Erfahrungen während der letzten Krisen und Baisse erscheint es jedoch angebracht, diesem Produktionsfaktor jetzt erneut mehr betriebswirtschaftliches Augenmerk zu widmen.

Verfolgen wir deshalb den Wertefluss der Erzeugung von Informationen auf seinem Weg durch den Betrieb.

1.1 Einkauf – Beschaffung - Kontierung

Dass der normale Einkäufer manchmal kontraproduktiv wirkt, wenn er nicht die Fallstricke in den Angeboten erkennt, sondern nur nach dem Preis auswählt, ist nicht neu. Toll Collect, Fiscus und andere Großprojekte haben dies vor Jahren und immer wieder auf höchster Ebene deutlich gemacht: es geht bei der Beschaffung nicht ohne profunden IT-Sachverstand.

Hat man gekauft, dann kommen früher oder später die Rechnungen. Man muss zugeben, manche Kostenbelege der IT sind nicht einfach zuzuordnen. Lautet der Text z. B.: „Wartung Primergy“ und die Rechnung kommt von SIEMENS, kann die Rechnungsprüfung/Buchhaltung auf den Gedanken kommen, es handele sich um Gebäude-Kosten ( den SIEMENS-Aufzug) oder Stromversorgung (den SIEMENS-Generator).

Oder wenn eine „Speichererweiterung“ den Lagerhallen zugeordnet wird, kann man auch dafür zunächst Verständnis haben.

Wenn es sich dabei aber um beachtliche und gar wiederkehrende Belastungen handelt, dann darf die Unternehmensleitung (vertreten durch den Finanzchef oder das Controlling) so etwas nicht hinnehmen. Die Kontierungsverantwortlichen müssen besser geschult werden. Da das Aufpfropfen von IT-Wissen mit seiner hohen Umschlagsrate auf jeden Rechnungsprüfer aber nicht sinnvoll ist, empfiehlt es sich oft, die Kontierung selbst in die IT-Abteilung zu verlagern.

Man muss dafür beim Rechnungseingang alles, was IT-verdächtig ist, aussondern und umleiten. Wie erkennt nun aber der Erst-Verantwortliche im Rechnungseingang, dass es sich um eine IT- und nicht etwa um eine Gebäuderechnung handeln könnte ?

Diese Frage kann nicht generell beantwortet werden. Man kann eine grobe Sortierung nach Lieferanten vornehmen. Bei einigen Herstellern wie Hewlett Packard, SUN, IBM, DELL, Fujitsu und so fort kann man es an der Firma festmachen. Das dürfte im Allgemeinen den grössten Teil des finanziellen Volumens umfassen.

Es verbleiben dann noch die Zweifels-Fälle, wie eben beispielsweise SIEMENS. Auch ein lokaler Elektro-Betrieb oder der Büro-Händler, der PC-Fachhändler, eine Schulungs-Agentur oder andere Dienstleister und Service-Betriebe bis zum Freiberufler, lassen aus der Rechnung nicht ohne weiteres die Zuordnung erkennen.

Das beste Verfahren, um diese in den Griff zu bekommen, liegt darin, dass bereits bei der Bestellung die zu belastenden Kostenstelle angegeben werden muss. Dann kann die Rechnungsprüfung aufgrund dieser Angabe richtig kontieren. Natürlich müssen die Besteller - manchmal dezentral in den Fachabteilungen untergebracht - wissen, dass sie IT-Geräte, Software, Beratungsprojekte auf die IT-Kostenstelle(n) zu ordern haben. Wenn die IT-Abteilung bestellt, ist es ohnehin klar. Das gehört zur ureigenen Verantwortung der Kostenstellenleiter, dafür sind sie im Zweifel zu schulen.

Ansonsten hilft nichts anderes, als dass der IT-Chef sich von Zeit zu Zeit mit dem Controller gemeinsam die bezahlten oder anstehenden Rechnungen anschaut. Bei kleineren Beträgen wird man sich die Mühe nicht machen, aber wenn es um grosse Einzelrechnungen oder viele ähnliche Beträge (typisch: PC- oder Drucker-Wartung) geht, lohnt sich eine solche Aktion durchaus. Der Lerneffekt wird beiden Seiten helfen, die IT-Kosten des Unternehmens in einem klareren Licht zu sehen.

1.2 Kostenfluss in der IT-Abteilung und danach

Sind die Kosten einmal in der „grossen“ Kostenstelle IT gelandet, hoffentlich zeitnah, nicht erst nach Monaten, dann folgt die IT-Betriebsabrechnung wie wir sie im Hauptteil des Buches erörtern.

Nach Kostenstellen und/oder –Plätzen werden sie den einzelnen Leistungen zugeordnet, teils umgeformt und in andere wieder rückgeführt (zum Beispiel bei IT-Infrastruktur-Leistungen für die Anwendungsentwickler) und fliessen schliesslich in die Zwischen- oder auch End-Produkte ein, seien es nun echte Produkte oder eher Dienste.

Hier besteht heute noch eine weit offene Diskussion: man ist sich nicht einig, ob Leistungen wie Rechnen, Speichern, Übertragen als Endprodukte (Dienste) anzusehen sind, oder ob dies erst für komplette Geschäftsprozesse, IT-Abläufe oder Vorgänge zutrifft.

Zweifellos ist diese Frage der Abgrenzung auch vom umgesetzten Volumen abhängig. Kostet die Gesamt-IT des Unternehmens im Jahr keine 10 Millionen, so kann man eher eine pauschale Vorgehensweise begründen. Sind es aber hundert oder viele hundert Millionen Euro, so muss man auf einer mehrstufingen IT-Betriebsabrechnung mit Zwischenprodukten (Diensten) nach dem hier dargestellten Muster bestehen. Hier verweisen wir auf das im gleichen Verlag erschienene Buch „IT-Finanzmanagement“.

Es ist unzweifelhaft, dass am Ende immer eine Produkt- oder Dienst-Palette stehen muss, die der Kunde

versteht,

steuern kann und

bezahlen will.

Diese Produkte sind so vielfältig wie die IT-Dienste und die Kundenwünsche selbst.

2 Die Kostenstruktur der IT im Überblick

Die Informations-Technik (IT) ist kurz gesagt ein Zusammenspiel von

Rechnen (Computer)

Speichern (Platten, SSD, Optische)

Transport (Leitungen, LAN, WLAN)

Darstellung, Darbietung (Endgeräte)

der Informationen im Unternehmen. Was sich, auf vier Grundfunktionen heruntergebrochen, so einfach ausnimmt, kann aber hohe Komplexität erreichen, wenn vielfältige Informationen in grossen Mengen und sehr schnell an viele Endbenutzer gebracht und zusammengetragen werden müssen.

Dann weitet sich die einfache Darstellung erheblich aus und erreicht manchmal hunderte Millionen bis einige Milliarden Euro an Jahreskosten, so dass die vereinfachte Darstellung sich ausdifferenziert und entsprechend gemanagt werden muss.

In der folgenden Tabelle ist die Infrastruktur der IT für das Unternehmen auf einem übersichtlichen Format dargestellt. Es ist ein Beispiel aus einem mittelgrossen Unternehmen, angepasst für die allgemeinen Aussagen in diesem Buch. In der Senkrechten finden sich sechs wesentliche Kostenstellen und in der Horizontalen ein gutes Dutzend Kostenarten, in die man alle praktisch vorkommenden Kosten eingruppieren kann.

Selbstverständlich reicht dieses einfache Schema nicht aus, um eine grosse IT-Infrastruktur kostenrechnerisch abzubilden oder zu steuern.