Н. В. Шереметьева

Документационное обеспечение управления.
Рабочая тетрадь

Практикум

ebooks@prospekt.org

Информация о книге

УДК 651(075.8)

ББК 65.050.2я73

Ш49

Автор:
Шереметьева Н. В., старший преподаватель кафедры гражданско-правовых дисциплин Владивостокского государственного университета, помощник судьи Арбитражного суда Приморского края.

Рецензенты:
Пурге А. Р., кандидат юридических наук, доцент кафедры гражданско-правовых дисциплин Владивостокского государственного университета;
Архипов И. В., доктор юридических наук, профессор кафедры гражданского права Российского государственного университета правосудия.

Неотъемлемой частью юридической деятельности любой специализации (уголовно-правовой, гражданско-правовой, государственно-правовой) является работа юриста с документами. В соответствии с нормами российского процессуального законодательства к доказательствам, учитываемым при разрешении правовых конфликтов, относят документарные источники. При этом законодатель предъявляет требования к их содержанию и оформлению.

Во многом профессионализм и успешность юриста зависят от того, как он умеет работать с документами, их составлять, утверждать, регистрировать, соблюдать требования к внешнему оформлению, ставить вопрос о правомерности придания им юридической силы и использования при разрешении юридических конфликтов.

Законодательство приведено по состоянию на 1 сентября 2022 г.

Представленный практикум направлен на формирование именно таких навыков и умений в рамках профессиональных компетенций будущих специалистов в сфере юриспруденции разных профилей.

Текст публикуется в авторской редакции.

УДК 651(075.8)

ББК 65.050.2я73

© Шереметьева Н. В., 2022

© ООО «Проспект», 2022

ПРЕДИСЛОВИЕ

Неотъемлемой частью юридической деятельности любой специализации (уголовно-правовой, гражданско-правовой, государственно-правовой) является работа юриста с документами. В соответствии с нормами российского процессуального законодательства к доказательствам, учитываемым при разрешении правовых конфликтов, относят документарные источники. При этом законодатель предъявляет требования и к содержанию, и к их оформлению.

Трудовые функции будущего юриста по работе с документами достаточно разнообразны: начиная с этапа их составления и заканчивая утверждением, приданием им юридической силы и в отдельных случаях участием в их хранении. Например, в сфере гражданского права юрисконсульт составляет проекты учредительных документов, гражданско-правовых договоров; в трудовом праве может осуществлять действия в сфере кадрового делопроизводства (оформлять прием на работу, перевод, перемещение, увольнение, составление локальных актов и т.д.).

Специфика документационного обеспечения управления наблюдается в работе судебных и правоохранительных органов. Так, стремясь стать в будущем дознавателем или следователем, выпускник юридического факультета должен знать не только процессуальные особенности возбуждения, расследования уголовного дела, но и порядок оформления своих действий, в том числе с учетом требований делопроизводства. Например, сотрудники следственных органов в практической деятельности обладают навыками формирования уголовного дела по томам и передачи дел для утверждения обвинительного заключения в прокуратуру. Специалисты судебной системы мировых судей и районных (городских) судов осуществляют хранение гражданских и уголовных дел в соответствии с утвержденными инструкциями.

Самозанятый юрист, составляя письменные консультации, жалобы, обращения, исковые заявления по запросу клиентов (граждан и юридических лиц), учитывает требования к их созданию, оформлению, регистрации и направлению адресанту. Представители прокуратуры, других государственных и местных органов власти прежде чем принять заявление гражданина в работу оценивают на соблюдение адресатом всех необходимых реквизитов, соблюдая сроки и порядок рассмотрения поступившего обращения.

Следует отметить, что система документационного обеспечения управления, в том числе и юридического делопроизводства, достаточно динамично развивается. В настоящее время значительное влияние на ее дальнейшие развитие оказывают процессы цифровизации российского общества и государства. Так, активно внедряется электронное правосудие в юридические технологии урегулирования гражданско-правовых споров; постепенно кадровое производство трансформируется в электронный документооборот; заключение сделок осуществляется с помощью IT-технологий.

Следовательно, будущие юристы, изучения основы документационного обеспечения управления, должны иметь представление о перспективных направлениях развития юридического делопроизводства и учитывать их при осуществлении своей профессиональной деятельности.

На необходимость освоения выпускниками юридических факультетов навыков работы с документами указывает и действующий ФГОС ВО — бакалавриат по направлению подготовки 40.03.01 Юриспруденция, утвержденный приказом Минобрнауки России от 13.08.2020 № 1011.

Общепрофессиональная компетенция — «юридическое письмо» (ОПК-6) подчеркивает, что будущий юрист должен быть способен участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов и иных юридических документов, а универсальная компетенция — «коммуникация» (УК-4) — способен осуществлять деловую коммуникацию в устной и письменной формах на государственном языке Российской Федерации и иностранном(ых) языке(ах).

Во многом профессионализм и успешность юриста зависит от того, как он умеет работать с документами, их составлять, утверждать, регистрировать, соблюдать требования к внешнему оформлению, ставить вопрос о правомерности придания им юридической силы и использования при разрешении юридических конфликтов.

Представленное учебное издание направлено на формирование именно таких навыков и умений в рамках профессиональных компетенций будущих специалистов в сфере юриспруденции разных профилей. Задания для семинарских и практических занятий включают анализ как бумажного документооборота, так и перспективного электронного юридического делопроизводства, практически во всех цивилистических и публичных отраслях российского законодательства.

ВВЕДЕНИЕ

Данный практикум разработан для обучающих по юридическим направлениям и специальностям с целью формирования у них профессиональных компетенций в сфере организации документационного обеспечения управления и приобретения базовых навыков делопроизводства в различных сферах юридической деятельности. Разработано автором на основе действующего законодательства с учетом внедрения цифровизации в деятельность судебных и правоохранительных органов, коммерческих и некоммерческих организаций.

Задания носят аналитико-практический характер и направлены на формирование профессиональных компетенций в части:

— оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с действующим ГОСТом;

— осуществления обработки входящих, внутренних и исходящих документов, контроля за их исполнением;

— оформления документов для передачи в архив организации;

— применения полученных знаний при разрешении различных юридических ситуаций, в том числе оценке их юридической силы и значимости при разрешении юридических конфликтов в ситуации уклонения от соблюдения требований к их оформлению.

Рекомендуется к использованию на семинарских и практических занятиях, в процессе организации самостоятельной работы студентов по дисциплине «Документационное обеспечение управления» по направлению подготовки — бакалавриат 40.03.01 Юриспруденция (независимо от профиля, специализации).

Тема 1.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

Методические рекомендации

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе. Создание документа обычно является функцией руководителей, а его оформление, как правило, поручается секретарю или работникам службы делопроизводства. Таким образом, все работники сферы управления занимаются оформлением документов. Успех в бизнесе зависит от многих факторов, в том числе и от умения правильно составить и оформить документ. Без правильной постановки делопроизводства на предприятии невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в нем, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Следовательно, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает документационное обеспечение управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Возрастающая интенсивность информационных потоков и повышение требований оперативности регулирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления документооборотом в организациях любого уровня. В современном обществе решение возникающих проблем организации делопроизводства возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей. Делопроизводство в любой организации немыслимо без компьютерной технологии. Любой сотрудник этой сферы деятельности должен владеть необходимым программным инструментарием для обработки документов на компьютере. От знаний основ делопроизводства и умений составления и оформления управленческой документации будет во многом зависеть его карьера и успех в деловом мире.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

ДОУ включает следующие основные процессы:

1) фиксацию управляющих воздействий или данных о состоянии дел организации на официальных носителях, т.е. «документирование» или «производство документов»;

2) своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или «документооборот»;

3) оперативное и долговременное хранение документов, т.е. «делопроизводство» и «архивное хранение».

Осуществление юридической деятельности также связано с документами, в том числе с их составлением, введением в действие и исполнением. От того на сколько грамотно разработан и оформлен документ зависит профессиональный успех юриста, возможность его применения при разрешении юридических вопросов и урегулирования правовых конфликтов.

Можно выделить основные задачи современного документационного обеспечения управления:

1) обеспечение правового режима документирования и организации работы с документами, в том числе с электронными, на единой нормативно-правовой и методической основе;

2) обеспечение эффективности деятельности организаций на основе полного и достоверного документирования, передовых методов организации работы с документами и всестороннего использования документальных фондов;

3) реализация законных прав физических и юридических лиц на свободный доступ к открытым документальным фондам организаций;

4) совершенствование документационного обеспечения управления на основе современных информационных технологий;

5) обеспечение условий информационной безопасности организаций в процессе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Студентам при изучении данной темы, выполнении практических заданий и подготовки к семинарскому занятию следует обратить внимание на процесс цифровизации документационного обеспечения управления, активное внедрение в Российской Федерации электронного правосудия, электронного документооборота, в том числе в деятельность правоохранительных органов, государственной и муниципальной службы.

Ситуационные задачи

Задача 1.

Директор организации поручил начальнику отдела документационного обеспечения и юристу разработать индивидуальные стандарты делопроизводства для данного юридического лица. При этом он указал, что действующие ГОСТ имеют только рекомендательный характер и не обязательны к применению субъектами малого и среднего предпринимательства.

Оцените обоснованность высказывания директора в отношении ГОСТ. Вправе ли организация разрабатывать индивидуальные стандарты ведения делопроизводства.

Задача 2.

Секретарь директора юридической фирмы предложила распечатывать ответы письменных консультаций на бумаге любого формата, в том числе А3, А6, обосновав свою инициативой со ссылкой на ГОСТ Р 6.30-2003. Оцените с точки зрения российского законодательства и правил делопроизводства предложение секретаря директора юридической фирмы.

Задача 3.

Анализ деятельности российских судов показывает, что наиболее активно электронное правосудие продвигается в деятельности арбитражных судов. Какова сущность и перспективы электронного правосудия? Откройте сайт Арбитражного суда Приморского края и определите основные элементы электронного правосудия в системе арбитражных судов.

Прочитайте статью: Афанасьев С.Ф. Правосудие и судебное решение по WhatsApp: допустимая цивилистическая процессуальная реальность? // Арбитражный и гражданский процесс. 2021. № 2. С. 41—44.

Выскажите свою точку зрения о возможности применения WhatsApp при осуществлении правосудия в Российской Федерации. Определите, как положительные, так и отрицательные стороны, возможные риски внедрения информационно-коммуникационных технологий в судебное делопроизводство.

Задача 4.

В коммерческой организации с целью экономии финансовых средств в период пандемии коронавируса директор фирмы предложил упразднить службу ДОУ, оставив в штате только одного секретаря. При этом директор указал, что внедрение документооборота, правил делопроизводства, системы управления документами не являются обязательными мероприятиями для субъектов предпринимательства.

Оцените эффективность решения, принятого директором. Определите, в каких юридических лицах, органах власти в обязательном порядке должны быть созданы службы ДОУ и реализованы требования к организации делопроизводства.

Задача 5.

В связи с переходом на электронный документооборот директор организации издал приказ об упразднении службы ДОУ, закрепив функции управления документами за службой информационно-коммуникационной поддержки. Оцените эффективность принятого решения директором.

Каким образом влияет переход к электронному документообороту на процесс документационного обеспечения управления?

Возможен ли полный отказ от ведения документооборота в бумажном формате?

На решение каких задач направлена цифровизации документационного обеспечения управления?

Литература

Нормативно-правовые акты

1. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 14.07.2022) // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036.

2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 14.07.2022) // СЗ РФ. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3448.

3. О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы: Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 // Официальный интернет-портал правовой информации. http://www.pravo.gov.ru.

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

5. Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации» (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 № 32-П) (ред. от 24.12.2021).

6. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.10.2019 № 224 (ред. от 26.01.2022) «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в кассационных судах общей юрисдикции» // БАСС. 2019. № 11.

7. Инструкция по делопроизводству в Конституционном Суде Российской Федерации (утв. приказом Председателя Конституционного Суда РФ от 23.12.2021 № 35).

8. Положение об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации (утв. Генпрокуратурой России 01.03.2018).

9. Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа: приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 (ред. от 20.02.2018) (вместе с «Порядком подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа») // БАСС. 2017. № 2.

10. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов: Приказ ФССП России от 10.12.2010 № 682 (ред. от 29.04.2020) // Бюллетень Федеральной службы судебных приставов. 2014. № 6.

11. Об утверждении Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа // Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ. 2017. № 168.

Учебная литература

1. Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника: учебное пособие для среднего профессионального образования. 2-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2020. 103 с.

2. Вармунд В. В. Документационное обеспечение управления. М.: Юстиция, 2018. 272 с.

3. Гладий Е. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. М.: РИОР: ИНФРА-М, 2020. 249 с.

4. Дулгерова О. М. Значение документационного обеспечения в решении задач по совершенствованию управления // Пожарная безопасность: проблемы и перспективы. 2013. № 1(4). С. 189-192.

5. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 6-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М, 2020. 257 с.

6. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие / И. Н. Кузнецов. 8-е изд., перераб. и доп. М.: ИТК «Дашков и К», 2019. 406 с.

7. Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина. М.: Юрайт, 2019. 233 с.

Судебная практика

1. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» // Российская газета. 2017. № 297.

Дополнительная литература

1. Абуладзе Д. Г., Выпряжкина И. Б., Маслова В. М. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум. М.: Юрайт, 2016. 300 с.

2. Афанасьев С. Ф. Правосудие и судебное решение по WhatsApp: допустимая цивилистическая процессуальная реальность? // Арбитражный и гражданский процесс. 2021. № 2. С. 41–44.

3. Борисова В. Ф. Электронные платформы правосудия по гражданским делам: состояние, риски, перспективы // Арбитражный и гражданский процесс. 2021. № 4. С. 13—17.

4. Борисова Л.В. Об основных направлениях становления и развития электронного правосудия в современной России // Право и цифровая экономика. 2020. № 2. С. 32—35.

5. Двоеносова Г. А. Управление корпоративной системой электронного документооборота как ИТ–услуга // Делопроизводство. 2020. № 2. С. 71–76.

6. Звонарева А. Ю. Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел Российской Федерации: проблемы и перспективы развития // Труды Академии управления МВД России. 2020. № 1.

7. Куняев Н. Н., Кондрашова Т. В., Терентьева Е. В., Фабричнов А. Г. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: учебник. М.: Логос, 2015. 408 с.

8. Латышева Н. А. Концепция электронного правосудия и новое понимание документационного обеспечения судопроизводства // Администратор суда. 2022. № 1. С. 11–15.

9. Фоков А. П. Электронное правосудие в условиях цифровой экономики в России и зарубежных странах: новации и перспективы развития законодательства // Мировой судья. 2021. № 12. С. 2—6.

10. Янковая В. Ф. Понятия «электронный документ» и «архивный электронный документ» // Делопроизводство. 2019. № 3. С. 10–16.

11. Янковая В. Ф. Система управления документами в соответствии со стандартами ИСО // Делопроизводство. 2022. № 2. С. 34–42.

Вопросы к семинарским занятиям для обсуждения

1. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства как функции управления. Понятие идеального делопроизводства.

2. История становления и развития делопроизводства в России.

3. Состав и процесс управления документационного обеспечения управления.

4. Основы правового регулирования делопроизводства и документационного обеспечения в России. ГОСТы в сфере делопроизводства и архивного дела.

5. Инструкция по документационному обеспечению управления как основной правовой акт организации делопроизводства на службе, предприятии, организации.

6. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

7. Требования к организации делопроизводства в судебной системе, правоохранительных органах, на государственной и муниципальной службе.

8. Влияние цифровизации общества и государства на организацию делопроизводства и документационного обеспечения в Российской Федерации.

9. Электронный документооборот как основа организации делопроизводства в судебной системе, государственной службе и правоохранительных органах.

10. Электронное правосудие как направление реформирования российского судопроизводства и реализации принципа процессуальной экономии.

Тесты

Вариант 1

1. В Древнем государстве преимущественно писали на:

а) пергаменте;

б) папирусе;

в) бумаге.

2. Центрами ведения и хранения документов в IX–XV вв. были:

а) храмы;

б) гостиные дворы;

в) архивы.

3. Современные средства документирования

а) простые средства (ручки, карандаши);

б) механические и электромеханические;

в) средства автоматизации.

4. Основа нормативно-правовой базы делопроизводства:

а) ГОСТы;

б) классификаторы;

в) бухгалтерская отчетность.

5. Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством:

а) юридическая сила;

б) информативность;

в) подлинность.

6. Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки:

а) копия;

б) дубликат;

в) выписка.

7. Документ — это…

а) письменная информация;

б) источник информации;

в) информация с реквизитами на материальном носителе.

8. Наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления является:

а) ОКПДТР;

б) ГОСТ;

в) ГСДОУ.

9. Наличие классификаторов приводит к:

а) созданию условий для применения копировальной техники;

б) сокращению количества применяемых форм;

в) обеспечению учета и систематизации.

10. Сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления:

а) доклад;

б) справка;

в) сообщение.

Вариант 2

1. В 1720 г. система делопроизводства в России получила название:

а) коллежской;

б) министерской;

в) приказной.

2. Орудия, используемые человеком для создания документов:

а) средства документирования;

б) средства информатизации;

в) технические средства управления.

3. Нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов:

а) классификаторы;

б) инструкции;

в) стандарты.

4. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в:

а) ГОСТ;

б) ВНИИДАД;

в) ОКУД.

5. Общая функции документа:

а) информационная;

б) коммуникативная;

в) культурная.

6. Основное свойство документа:

а) юридическая сила;

б) оригинальность;

в) справочный характер.

7. Первый или единственный экземпляр официального документа:

а) подлинник;

б) оригинал;

в) беловик.

8. Повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника:

а) дубликат документа;

б) оригинал документа;

в) копия документа.

9. К сфере делопроизводства относятся общероссийские классификаторы:

а) управленческой документации;

б) управленческой унификации;

в) управленческой стандартизации.

10. ГСДОУ:

а) Государственная Система Документационного Обеспечения Управления;

б) Генеральная Система Документального Обеспечения Управления;

в) Государственный Стандарт Документационного Обеспечения Управления.

Тема 2.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Методические рекомендации

Документ состоит из обязательных составляющих элементов — реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных информационных сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации создается формуляр-образец. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

При изучении данной темы обучающийся должен обратить внимание на изменение государственных стандартов, определяющих перечень и коды реквизитов.

В настоящее время общий вид и состав реквизитов документа определен в «ГОСТе Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Произошли изменения в составе реквизитов. Исключены реквизиты: ОГРН, ИНН/КПП, код организации. Они фигурируют теперь только в реквизите «Справочные данные об организации».

Появились 4 новых реквизита:

– наименование структурного подразделения — автора документа,

– наименование должности лица — автора документа,

– гриф ограничения к доступу,

– отметка об электронной подписи.

Место составления (издания) документа теперь указывается на всех документах, кроме писем, служебных и докладных записок. В реквизите «Адресат» инициалы теперь ставятся всегда после фамилии. Сокращение «ул.» в адресе всегда теперь ставится после наименования улицы.

Нормативно закреплено указание электронного адреса в случаях, когда письмо отсылается по факсу или электронной почте.

Гриф согласования теперь может проставляться в нескольких
местах:

– на первом листе документа в левом верхнем углу;

– на последнем листе документа под текстом;

– на листе согласования.

Отметка об исполнителе в действующем ГОСТ включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона. Также на усмотрение организации она может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. В ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно было только фамилии, инициалов и телефона. Имя и отчество не нужно было писать полностью. Теперь, при необходимости, обратиться к исполнителю документа будет гораздо проще.

При подготовке к семинарскому занятию по данной теме обучающемуся следует обратить внимание на оформление условно — постоянных реквизитов документа, в том числе использование государственной символики на документах юридического характера, например, на судебных решениях; порядок оформления и применения печати, согласования и подписания документов, также студентам необходимо проработать вопрос о влиянии реквизитов на юридическую силу документа.

Обучающимся следует также обратить внимание на порядок оформления условно-переменных реквизитов документов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

При подготовке к семинару необходимо проработать возможность составления, утверждения и направления организацией документа только в электронном формате, определить основания и случаи, когда документы юридического характера обязательно должны иметь бумажный вариант оформления.

Таким образом, основная цель семинарского занятия по указанной теме — изучение правил оформления реквизитов документов организации, составления, утверждения и использования бланков документов.

Ситуационные задачи

Задача 1.

Перепишите в рабочую тетрадь в столбик реквизиты, расположенные в произвольном порядке:

Герб РФ;

О переносе выходных дней в 2023 году;

г. Москва;

Правительство Российской Федерации;

В целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней Правительство Российской Федерации постановляет:

Перенести в 2023 году следующие выходные дни:

с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля;

с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая.

Постановление;

от 23 июня 2022 года;

Председатель Правительства Российской Федерации Мишустин М.В.;

№ 756.

Проставьте коды реквизитов.

Исправьте ошибки, допущенные при оформлении реквизитов.

Составьте и оформите постановление с угловым и продольным расположением реквизитов.

Задача 2.

Вам как секретарю юридической фирмы директор поручил разработать и оформить на формате А4 следующие виды бланков организации: общий бланк организации, бланк письма и бланк конкретного вида документа — приказа. (Организационно-правовую форму, название организации и город студент определяет самостоятельно.) Составьте указанные бланки, опишите алгоритм размещения реквизитов на листе бумаги.

Задача 3.

Разработав бланки юридической фирмы, секретарь представил их на утверждение директору компании. Руководитель проанализировал представленный материал, положительно оценил и утвердил кивком головы. Каким образом вводят в действие бланки организаций? Достаточно ли устного согласования их с руководителем?

Задача 4.

Составьте письмо-приглашение от имени председателя Общественного Совета УМВД России по Приморскому краю принять участие в его заседании по вопросу планирования и проведения просветительских и профилактических мероприятий, посвященных Международному дню коррупции.

В письме укажите следующую информацию: заседание Общественного совета УМВД России по Приморскому краю состоится в здании УМВД России по Приморскому краю, дата проведения — 1 декабря 2022 года; начало заседания — 15.00 часов. Повестка: обсуждение и утверждение плана мероприятий, проводимых в рамках Международного дня коррупции. Также отразите в письме, что предложения в план мероприятий принимаются до 25 ноября 2022 года на электронную почту Общественного Совета УМВД России по Приморскому краю.

Недостающую информацию и реквизиты документа определите самостоятельно.

Задача 5.

Департамент по координации правоохранительной деятельности, исполнения административного законодательства и обеспечения деятельности мировых судей Приморского края при разработке бланков для документоборота в системе мировых судй края в качестве обязательных реквизитов указал одновременное изображение на бумажном и электронном носителе двух гербов: Российской Федерации и Приморского края как субъекта Российской Федерации. Данное требование также было предъявлено и к оформлению решений мировых судей, указав, что отстутствие хотя изображения одного герба влечет за собой отмену принятого судебного решения.

Задача 6.

Вы являетесь юристом договорного отдела крупной компании по добыче морского краба. При подписании контракта Ваш российский партнер настаивал, чтобы на всех документах в качестве обязательных реквизитов присутствовала не только подпись руководителя, но и печать общества с ограниченной ответственностью. На что Вы как юрист пояснили: законодательством Российской Федерации предусмотрена возможность функционирования отдельных организационно-правовых форм коммерческих организаций без печати. Обоснуйте свою точку зрения со ссылкой на нормы действующего законодательства РФ. Является ли печать организации обязательным (неотъемлемым) реквизитом гражданско-правовых договоров? Какие требования предъявляются к печати общества с ограниченной ответственностью?

Задача 7.

В юридической фирме ООО «Титов и партнеры» письменные консультации по наиболее сложным вопросам проходят согласование у начальников отделов и опытных юристов. Проверьте правильность выстраивания на документе реквизита его согласования и подписания несколькими должностными лицами в данной организации. Ответ обоснуйте.

Заместитель начальника юридического отдела
по работе с гражданско-правовыми спорами

Личная подпись

В.А. Краснокутская

Юрисконсульт 1-го класса

Личная подпись

С.П. Князева

Помощник юриста

Личная подпись

Н.А. Гузеева

Начальник юридического
отдела по работе с гражданско-правовыми спорами

Личная подпись

М.В. Краснов

Вопросы к семинарским занятиям для обсуждения

1. Понятие «бланк документа», его назначение и его виды (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа). Какие документы составляются на общем бланке, бланке письма и бланке конкретного вида документа?

2. Укажите требования к разработке, оформлению и утверждению бланков документов.

3. Понятие, виды и значение реквизитов документов.

4. Состав реквизитов документов. Варианты расположения реквизитов на бланках организаций.

5. Реквизиты, используемые для оформления бланков.

6. Реквизиты, используемые для оформления документов.

7. Правила оформления условно-постоянных реквизитов.

8. Правила оформления условно-переменных реквизитов.

9. Правила оформления реквизитов на компьютере.

10. Придание юридической силы документу. Влияет ли схема расположения реквизитов на юридическую силу документов?

Литература

Нормативно-правовые акты

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): федер. закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 25.02.2022) // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301.

2. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 14.07.2022) // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036.

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 14.07.2022) // СЗ РФ. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3448.

4. Об обществах с ограниченной ответственностью: федер. закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 02.07.2021, с изм. 25.02.2022) // Российская газета. 1998. № 30.

5. О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы: Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 // Официальный интернет-портал правовой информации. http://www.pravo.gov.ru.

6. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

7. Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 № 32-П) (ред. от 24.12.2021).

8. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.10.2019 № 224 (ред. от 26.01.2022) «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в кассационных судах общей юрисдикции» // БАСС. 2019. № 11.

9. Инструкция по делопроизводству в Конституционном Суде Российской Федерации (утв. приказом Председателя Конституционного Суда РФ от 23.12.2021 № 35).

10. Положение об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации (утв. Генпрокуратурой России 01.03.2018).

11. Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа: приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 (ред. от 20.02.2018) (вместе с «Порядком подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа») // БАСС. 2017. № 2.

12. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов: Приказ ФССП России от 10.12.2010 № 682 (ред. от 29.04.2020) // Бюллетень Федеральной службы судебных приставов. 2014. № 6.

13. Об утверждении Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа // Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ. 2017. № 168.

Учебная литература

1. Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника: учебное пособие для среднего профессионального образования. 2-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2020. 103 с.

2. Вармунд В. В. Документационное обеспечение управления. М.: Юстиция, 2018. 272 с.

3. Гладий Е. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. М.: РИОР: ИНФРА-М, 2020. 249 с.

4. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 6-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М, 2020. 257 с.

5. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие / И. Н. Кузнецов. 8-е изд., перераб. и доп. М.: ИТК «Дашков и К», 2019. 406 с.

6. Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л.А. Доронина. М.: Юрайт, 2019. 233 с.

Дополнительная литература

1. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум. М.: Юрайт, 2016. 300 с.

2. Иритикова В. Оформляем акты по правилам ГОСТ // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2020. № 10. С. 31–48.

Тесты

Вариант 1

1. Элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении:

а) реквизит;

б) бланк;

в) номер.

2. Формуляр — модель построения документа, устанавливающая:

а) размер полей;

б) требования к минимальному объему листов в документе;

в) требования к максимальному объему строк на листе документа.

3. Реквизит, включающий в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату:

а) резолюция;

б) заголовок к тексту;

в) гриф утверждения.

4. Данный реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций:

а) код организации;

б) идентификационный номер налогоплательщика;

в) основной государственный регистрационный номер.

5. Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ: