Александр Яныхбаш
От идеи до аплодисментов. Полное руководство по проведению презентаций

© Александр Яныхбаш, 2024

© Издание, оформление

Издательство «Олимп–Бизнес», 2024

* * *

Вступительное слово Игоря Кириченко

Мы живем в такое время, когда все сферы бизнеса развиваются с немыслимой скоростью, а ИТ – в особенности. Чтобы компаниям сохранять лидерские позиции, нужно «бежать» как можно быстрее. А чтобы эту скорость поддерживать, нужно вкладываться в развитие сотрудников. Публичные выступления – неотъемлемая часть развития. Они помогают грамотно доносить идеи, делиться опытом с коллегами, развивать ИТ-сообщество за счет выступления на конференциях. Причем речь не только о красивой речи. Важно уметь управлять вниманием, работать со структурой своего спича и уверенно держаться на публике.

Обо всех этих нюансах в книге и рассказывает Александр. Уже несколько лет он помогает нашим сотрудникам готовиться к отраслевым конференциям, проведению курсов для студентов и многому другому. Коллеги проходят тренинги у лидера одной отрасли, чтобы стать лидерами в другой.

Игорь Кириченко, CEO Naumen[1]

Софии и Таисии

Ваши возможности необъятны.

Ваше воображение не имеет преград.

Папина любовь к вам безгранична.

НЕОраторское искусство: новая эпоха в презентациях

Мы живем в эпоху неораторского искусства. Классическое ораторское искусство ушло в прошлое. Многие приемы, которые использовались еще в античности, больше не работают в современных коммуникациях. Раньше на трибуну выходили изрекать истины, а умение изящно жонглировать риторическими приемами и произносить длинные речи было возведено в ранг культа.

С тех пор прошло много времени. Изменились не только контексты и задачи, но и способы получения информации и переработки ее аудиторией. Мы привыкли к клиповому восприятию: быстрая смена картинки, краткость и конкретика, фразы, бьющие точно в цель. Люди бизнеса высоко ценят личное время, поэтому длинные речи стали неуместными. Недаром уже более двадцати лет в мире проводятся соревнования по презентациям в формате elevator pitch (выступление за одну минуту) и «печа-куча» (20 слайдов, по 20 секунд на каждый. Если презентация спикера окажется скучной, современный зритель тут же переключится на смартфон. Мы тонем в информационном шуме, поэтому внимание аудитории приходится завоевывать.

Современному слушателю особенно важна визуальная поддержка получаемой информации. Очевидно, что графики или иллюстрации помогают лучше запоминать материал. Девяносто процентов визуальной информации, которую получает наш мозг, обрабатывается во много раз быстрее, чем текст. Посты в социальных сетях набирают большее количество просмотров, если текст сопровождается картинками. Этот тренд, отражающий особенности современного восприятия информации, нельзя игнорировать и при подготовке деловых выступлений.

Количество презентаций в наши дни зашкаливает. Митапы, конференции, вебинары… Все что-то продают, что-то продвигают. А потому, чтобы вас заметили, необходимо выделяться. Безусловно, знаменитые аристотелевские «пафос, логос, этос» не потеряли своего значения и сегодня. Владение риторическими приемами, поставленный голос и жестикуляция, всё это – преимущество спикера. Но современные презентации требуют и наличия принципиально нового компонента – интерактивности.

Присутствующие в зале теперь ждут от презентатора не только информации: «Вовлекай меня, – предупреждает зритель, – а не то я уткнусь в свой смартфон!»

Со студенческих лет я наблюдаю за тем, что обычно происходит в аудитории во время какого-нибудь доклада. Выступающий поднимается на кафедру с кипой бумаг и начинает читать вслух. Десять минут, двадцать… А слушатели живут своей собственной жизнью: одни переписывают конспекты, другие тихо болтают, а кто-то и вовсе дремлет на задних рядах. Докладчик готовился, подбирал материал, он ждет внимания и оценки своего труда! Но найденные им факты и сделанные выводы, увы, кроме него никому не нужны…

То же самое происходит за пределами университетских аудиторий, когда презентуется новый продукт, аналитический отчет, или руководитель хочет сподвигнуть сотрудников на новые достижения. Меняются только темы, а остальное как было, так и есть: чтение с экрана, монотонная речь, сухое изложение фактов… Докладчик – отдельно, аудитория – отдельно. Благие намерения нередко превращаются в скучные разговоры с самим собой.

Так и хочется воскликнуть: «Не забывайте, что вы не античные ораторы! Вы спикеры, рассказчики, презентаторы. Найдите внутри себя „тумблер“ и переключитесь уже на новую волну!»

Нехватка динамичности, интерактивности и умения вовлечь аудиторию приводит к тому, что идеи остаются неуслышанными – и презентация не приносит нужного результата в виде принятых решений или новых знаний. Ошибок, которые допускают выступающие, десятки, – поэтому, если вы проводите презентацию не «для галочки», необходимо как минимум научиться их избегать. А еще лучше – овладеть искусством выступать действительно захватывающе, вызывать у аудитории неподдельный интерес. Пришло время неораторского искусства.

Как эта книга поможет вам быть в тренде?

Сегодня поводов для выступления в разы больше, чем, например, лет пятнадцать назад. Презентации становятся стандартом деловых коммуникаций. Любопытный факт: в ряде компаний даже собеседования при приеме на работу (причем не только на топовые позиции) проводятся в формате презентаций. Многократно выросло число конференций – как традиционных, так и монобрендовых, когда мероприятие проводится от лица и со спикерами одной корпорации.

Вслед за спросом на презентационные навыки растет и спрос на книги по указанной теме. В чем заключается их ценность? Во-первых, они хорошо помогают разобраться в предмете, узнать о тех или иных приемах и принципах, дают теоретическую базу. Во-вторых, именно профильная литература помогает многим сделать первый шаг к обучению на практике. Как тренер я знаю, что многим людям бывает необходимо набраться смелости перед тем, как посетить тренинг, на котором придется выступать публично. Поверьте, даже после прочтения пары статей, не говоря уж о книге, человек ощущает себя более подкованным – и более уверенным в себе.

Книги помогают и по завершении обучения. Нередко участникам тренингов и курсов хочется систематизировать полученную информацию, повторить материал или узнать больше, вникнув в нюансы. На занятиях время всегда летит, часть материала неизбежно остается «за кадром», – а книга дает возможность узнать второстепенные, но интересные детали.

Главная идея этой книги состоит в том, что презентации, отвечающие современным трендам, должны быть адаптивными и динамичными. Под адаптивностью презентации я понимаю такую особенность ее подготовки, благодаря которой и контент, и способы представления материала учитывают жанр предстоящего выступления. О жанрах и требованиях, которые они предъявляют к информации и спикеру, пойдет речь в главе 1.

Второе свойство современной деловой презентации – ее динамичность, то есть возможность взаимодействия с публикой, если это уместно в данных жанре и формате. Безусловно, «контактность» со зрителем не всегда необходима. К примеру, некоторые виды отчетов предполагают в большей мере монолог, нежели диалог, а иногда общению с аудиторией мешают объективные технические барьеры. Однако стоит признать: очень часто спикеры просто-напросто игнорируют важность вовлечения зрителей в процесс принятия решений или обсуждения представленной информации.

Термин «неораторское искусство» я использую не столько для противопоставления традиционному ораторскому подходу, сколько для акцентирования новых (нео-) принципов и приемов проведения презентаций. Публичное выступление – это работа с аудиторией. Она подразумевает умение не только логично излагать материал, но и вовлекать зрителей в процесс, чтобы поддерживать их внимание.

Как построена книга?

Работая с клиентом над будущей презентацией или выступлением, я провожу его по ряду обязательных этапов, которые сродни эволюционному пути развития. С каждой новой доработкой презентации будущий спикер словно поднимается на очередную ступеньку. Сначала мы генерируем идеи, но рассказ пока еще скомкан и сумбурен, нужные слова не найдены. Многие, правда, умудряются выйти к аудитории уже на этой «стадии эволюции», однако столь преждевременный выход обычно ничем хорошим не заканчивается. После генерации идей мы пробуем структурировать и зафиксировать материал, «собрать мысли в кучу», – это еще один виток становления. Затем репетиция, еще и еще одна – и вот уже спикер становится похож на человека, а не питекантропа! Разумеется, у разных людей процесс подготовки занимает разное время. Но полноценное создание презентации всегда проходит одни и те же этапы: идеи, структура, апробация, доработка идей, повторные репетиции… Наша задача – сделать «процесс эволюции» осознанным, облегчить и по возможности ускорить его.

Логика глав данной книги отражает «Путь презентатора», то есть стадии, которые проходит каждый профессиональный спикер в процессе подготовки: от основной идеи и плана презентации – до заключительных аплодисментов в зале.

В первой части книги рассматриваются базовые вопросы, без которых в принципе невозможно подготовиться к презентации. Вы узнаете о том, что необходимо продумать на самом начальном этапе, изучите процесс и методику подготовки, познакомитесь со структурой. Всё это позволит вам создать основу для убедительного, интересного и запоминающегося выступления.

Вторая часть посвящена проведению презентации или выступления. Она содержит приемы взаимодействия с аудиторией и управления вниманием, описанные по нарастающей: от простых к сложным.

Глава, описывающая приемы подачи и невербальной коммуникации спикера, сопровождается видеоуроками, выложенными на моем личном сайте. Дело в том, что словами довольно трудно описать, каким образом стоит или, наоборот, не стоит двигаться, а также как поддерживать зрительный контакт, находясь перед зрителем. Уверен, видео станет отличным дополнением к изложенным в тексте рекомендациям.

Одной из важных тем будет то, чего хочет аудитория. Я представлю вам новый ракурс, в буквальном смысле иную точку зрения на презентации – со стороны зала. Мы проведем самоанализ и вспомним себя в качестве зрителей: что нас интересует и что нам, зрителям, важно? Ответы на эти вопросы позволят понять, как эффективно взаимодействовать с аудиторией, и сделать наши будущие презентации убедительнее и увлекательнее. В этом и заключается мастерство неоратора, которому читателям предстоит научиться.

Отдельное внимание в книге уделено технологии сторителлинга, которая вынесена в самостоятельную главу. Сегодня сторителлинг – это инструмент, который активно используется в бизнес-коммуникациях и управлении организацией. Истории успешно работают в маркетинге, обучении и мотивации персонала и, конечно, в презентациях. Люди обожают слушать хороших рассказчиков! Однако эффективно донести важные идеи и вовлечь аудиторию получится только с помощью умелого рассказа. Из главы 6 вы узнаете, как выстраивается история и что заставляет публику слушать вас затаив дыхание.

Далее мы поговорим о визуальной составляющей деловых выступлений, а именно о слайдах. Однако поскольку книга посвящена преимущественно речевым приемам и техникам, я расскажу о принципах, помогающих сделать ваши слайды удобными для восприятия и способными поддержать вашу устную речь. Дизайну слайдов и вопросам выбора шрифтов, подбора цветов, оформления диаграмм и тому подобному здесь места, увы, не найдется.

Третья часть посвящена современным форматам и инструментам проведения презентаций. Вы узнаете о питчинге, особенностях проведения встреч, докладов или отчетов в онлайн-формате. Мы не обойдем стороной и технические аспекты, причем как hardware (работа с техникой, способы держать микрофон и т. п.), так и software (использование ИИ в помощь спикеру, полезные приложения для неораторов. В конце вас ждут полезные подборки и чек-листы для самопроверки.

Кому адресована эта книга?

В первую очередь книга написана для тех, кто берет на себя роль спикера. Независимо от того, где вам предстоит выступать – с крупными ли докладами на конференциях или на небольших встречах с клиентами в офисе. Вне зависимости от сферы вашей деятельности и опыта работы. Независимо от частоты презентаций – пять раз в неделю или всего лишь дважды в году. Эта книга для вас.

Она написана для фанатов best practice. Я проанализировал сотни успешных презентаций, проведенных перед разными аудиториями, для разных целей и в разных жанрах. Критерием успешности служили как объективные показатели эффективности в виде продаж или принятых решений, так и мой критический анализ «живых» мероприятий «здесь и сейчас». Я пришел к выводу, что выдающиеся спикеры часто используют определенный, вполне конкретный набор простых и эффективных приемов (просьба не путать с шаблонностью!. Именно их я описываю и систематизирую в книге. Также я даю ссылки на видеопримеры из реальных презентаций, которые сопровождаю своими подробными комментариями. Это позволит вам увидеть, как «работают» разные техники и к какому результату приводят.

Сегодня практически любая должность предполагает развитие презентационных навыков. Они необходимы:

• если вы владелец или менеджер продукта и совмещаете аналитические и сейлз-функции, – соответственно, без презентаций не проходит и недели;

• если вы менеджер по продажам или развитию бизнеса и проводите презентации для клиентов или партнеров – потенциальных или существующих;

• если вы маркетолог или бренд-менеджер и проводите как внешние презентации (например, выводя на рынок новый продукт), так и внутренние (например, донося информацию до менеджеров из других департаментов);

• если вы руководитель или тимлид и развиваете команду, проводите совещания с постановкой планов, мотивируете сотрудников и даже занимаетесь внутренним обучением коллег;

• если вы эксперт в какой-либо сфере и вас регулярно приглашают с докладами на митапы или отраслевые конференции;

• если вы начинающий предприниматель, «сбежавший» из офиса, или лидер стартап-команды, и перед вами встала необходимость презентовать свои проекты потенциальным партнерам и инвесторам;

• если вы первое лицо компании и занимаетесь продвижением бренда, выступаете на крупных мероприятиях;

• если вы HR-специалист или бизнес-тренер и проводите адаптационные, обучающие мероприятия или вебинары;

• если вы менеджер по рекламе, специалист по стратегическому развитию, бизнес-аналитик, консультант, разработчик, лектор, ведущий детских праздников, то есть ваша работа носит публичный характер.

Книга, которую вы держите в руках, поможет вам подготовиться к презентации и научит общаться с любой аудиторией. Вы всегда можете написать мне о своих находках и инсайтах в области публичных выступлений и презентаций, воспользовавшись социальными сетями: @yanyhbash или сайтом yanyhbash.ru.

Давайте вместе искать новые способы проводить захватывающие презентации!

Часть I
Подготовка

Глава 1
Жанры публичных выступлений и презентаций

Из этой главы вы узнаете:

• какими навыками должен обладать спикер, чтобы эффективно проводить презентации;

• о жанрах выступлений и презентаций;

• какие требования предъявляют жанры к материалу и поведению спикера.

Начну с признания: иногда я сам себе напоминаю фанатичного учителя, который был, пожалуй, у каждого из нас в школе. Это, к примеру, педагог по литературе, убежденный, что именно его предмет должны знать и любить все ученики. Или учитель физики, полагающий, будто нет дисциплины важнее физики. Или учитель – фанат английского… Ну, вы поняли. Так и я – тренер по публичным выступлениям и презентациям – считаю, что уметь выступать перед аудиторией необходимо любому сотруднику, вне зависимости от компании и индустрии, а также должности, которую он занимает. Презентации и выступления проводятся у нас довольно часто. Это заметная часть работы и даже шире – часть нашей жизни.

А еще, как учителя, которые постоянно повышают свою квалификацию, я тоже регулярно посещаю очные или онлайн-тренинги и мастер-классы своих коллег. Иногда даже выходит забавный диалог, когда я возвращаюсь после конференции, а жена спрашивает, что удалось посетить:

– Ходил на мастер-класс к Иванову, потом к Петрову, еще успел к Сидорову.

– То есть опять был на своих же темах у своих друзей?

Но должен снова признаться: иногда, участвуя в занятии, – да простят меня коллеги – я задаюсь вопросами: а в чем смысл данного упражнения? Зачем участникам эта практика? Допустим, мы полтора часа учились вращать по эллипсоидной траектории правой рукой от себя, потом к себе. Затем левой рукой от себя, потом к себе. Далее обеими руками от себя, потом к себе. Не уверен, настолько ли это важно Тамаре Никитичне из нашей группы, у которой через две недели доклад на отраслевом форуме. Или, например, мы целый час кричали как продавцы на восточном базаре, зазывающие покупателей в лавку. Поможет ли это Светлане защитить бюджет на совете директоров в следующий четверг?

Я всегда спрашивал сам себя: что стоит тренировать и чему нужно обучать бизнес-спикеров и ораторов? Что им действительно важно уметь, а чем можно пренебречь? Разумеется, поиск ответов на эти вопросы помогал мне создавать максимально эффективные и прикладные программы.

Задаваясь подобными вопросами, я в 2016 году начал свои первые исследования в области спикерства. Но чтобы рассказать о них, мне надо «перемотать пленку» еще на несколько лет назад.

До начала тренерской деятельности я профессионально занимался карьерным консультированием и профориентацией. В нашу компанию «ЦТР Гуманитарные технологии» обращались как подростки-старшеклассники, которым требовалась помощь в выборе будущей профессии и вуза, так и взрослые люди – те, кто уже прошел какой-то карьерный путь, но, например, решил сменить профиль или разочаровался в профессии и «выгорел». Как мы решали эти задачи?

Существует профессиографический метод, согласно которому каждая специальность имеет так называемый набор «профессионально-важных качеств» (ПВК. ПВК – это требования, которые деятельность предъявляет к человеку. Другими словами, это попытка найти ответ на вопросы: что нужно, чтобы быть эффективным в данной профессии? Какие умения и какие черты позволят ощущать себя на своем месте, испытывать комфорт и реализовать себя по максимуму?

Уверен, вы не раз видели пересечение трех окружностей – «Интересы», «Способности» и «Личность». Сочетание этих факторов и дает психологическую предрасположенность к той или иной профессиональной деятельности.

Факторы, влияющие на выбор профессии

Итак, на основании чего мы определяли склонности человека? В «ЦТР Гуманитарные технологии» под руководством профессора А. Г. Шмелева был разработан мощный инструмент – профессиональная батарея тестов, с помощью которой выявлялся профиль клиента и соотносился с описаниями профессий (профессиограммами), разработанными экспертами. По итогу тестирования клиент получал ранжированный список из нескольких наиболее подходящих ему профессий. Далее в работу включался психолог-консультант (привет, ИИ!), который в ходе сессии уточнял у клиента полученную информацию и мог скорректировать результат, выдаваемый компьютером. И только после тестирования и личного общения с самим клиентом мы могли мягко обосновать, почему ему рекомендуется обратить внимание на те или иные профессиональные сферы. Экологично, ни в коем случае не навязывая. Однако иногда нам приходилось обосновывать, почему, например, профессия А, о которой мечтает десятиклассник, пока от него – условно – дальше, чем профессия Б.

В некоторых случаях мы могли порекомендовать какие-либо тренинги или занятия, помогающие развить те или иные способности или личностные черты. Например, повысить уровень внимания, если клиент интересовался такой областью, где внимание входит в перечень ПВК (финансы, ИТ, работа с текстами. Или развивать навыки общения, если это важно. Так человек получал возможность стать «ближе» к интересующей его профессии или повысить в ней свою эффективность.

Карта презентационных компетенций: Первое исследование

Вернемся к миру презентаций. В какой-то момент я задался тем же вопросом, что и в области профессиографии: если посмотреть на спикерство и проведение презентаций как на «профессию», что нужно, чтобы преуспеть в данной деятельности? Что позволит оратору комфортно себя чувствовать и реализоваться по максимуму?

Замечу, что только сейчас «спикер как профессия» – уже не просто удачная метафора. Сегодня проведение презентаций – это компетенция, необходимая, например, сотрудникам корпораций. Спикеры внутри компаний представляют отчеты, встречаются с клиентами, выступают на конференциях, защищают бюджет департамента и т. д. Спикерство – конкретный инструмент для развития личного бренда, позволяющий получать прибыль, профессия в прямом смысле слова. Предприниматель или эксперт выступает на форуме или проводит вебинары, чтобы привлечь внимание к своему бренду и продать продукт.

Как же выглядит «профессиограмма» спикера? Если бы этой профессии учили в университетах, то какие дисциплины нужно было бы освоить, чтобы получить диплом? Так, в 2016 году я решил провести собственное профессиографическое исследование с применением метода экспертных оценок.

Для начала я пригласил отраслевых экспертов – бизнес-тренеров, их было восемь человек (норма – от семи до десяти. Все они не только владели методологией обучения взрослых, но и специализировались на ораторском мастерстве и презентациях.

Здесь следует сделать несколько оговорок.

Оговорка первая. Она связана с использованием термина «презентация» в бизнес-контексте. Предметом моего исследования была презентация как форма деловой коммуникации, то есть «выступление», а не «слайды». Даже презентация в переговорке, где сидят пять ключевых лиц департамента, – это тоже выступление, поскольку есть докладчик и аудитория, предмет встречи, лимиты и регламенты. Поэтому здесь и далее термины «выступление» и «презентация» будут использоваться как синонимы.

Каждому уважаемому эксперту я задавал вопрос: «Какие умения, навыки или качества позволяют людям проводить успешные и эффективные презентации?»

Оговорка вторая. Перед нами встают два резонных вопроса: «Каковы критерии успешности презентации?» и «Какого спикера считать эффективным?».

Успешна ли презентация, сорвавшая аплодисменты? Несомненно, да. Однако такое не всегда уместно: если это та самая встреча в переговорке с пятью руководителями, едва ли они поаплодируют после представленного квартального отчета. (Хотя согласен: хлопать будут, если вы представите какие-нибудь фантастические результаты или сведения, но это, скорее, редкость.)

Эффективна ли презентация, благодаря которой аудитория усвоила или поняла материал? Да. И если вы читаете лекцию студентам, то с помощью тестов или экзамена сможете определить, насколько аудитория усвоила информацию. Ну а если это потенциальные клиенты? Вряд ли после продающей презентации вы вручите им опросник со словами: «А теперь проверим, что вы запомнили о нашем продукте».

Можно ли считать презентацию эффективной, если приведенные в ней аргументы были убедительны? Конечно, да. Но перед нами не всегда стоит цель убеждать. Иногда наши выступления носят ознакомительный, объясняющий, а вовсе не убеждающий характер. Поэтому и данный критерий не универсален и ограничен. Кажется, что единого критерия и быть не может.

Для уточнения понятия «эффективность» я пригласил дополнительных респондентов. Они не были тренерами, но имели обширный опыт проведения презентаций. В результате мы сформировали нижеследующий набор характеристик. Итак, эффективная презентация:

• приводит к цели – аудитория действует или думает в том направлении, которое указал ей спикер;

• позволяет получить ожидаемую положительную обратную связь – аудитория во время и/или после презентации реагирует так, как того хочет спикер;

• обогащает зрителей новой и полезной информацией, то есть увеличивает объем их знаний;

• понятна аудитории – у зрителя возникает ощущение, что ему «всё ясно»;

• мотивирует/вдохновляет зрителей на изменения – рождает желание действовать;

• интересна и увлекательна, создает ощущение «это было интересно»;

• убедительна, а не голословна, то есть содержит аргументы, конкретику.

Пожалуй, первые два пункта из данного перечня наиболее близки к такой обобщенной версии ответа на наш вопрос: «Эффективной считается та презентация (выступление), которая вызывает запланированную спикером обратную реакцию публики».

Оговорка третья. Я провожу навыковый тренинг, обучаю приемам, техникам и алгоритмам, поэтому меня интересуют прежде всего не личностные черты, а умения или навыки. Во-первых, их сравнительно легко зафиксировать в поведении: «есть/нет». Во-вторых, умения можно натренировать за довольно короткий (в разумных пределах) срок, в отличие от личностных свойств. Поэтому, забегая вперед, скажу, что версии респондентов, содержащие «харизму», «позитивность» или «честность», приходилось сразу отбраковывать.

Итак, я попросил респондентов-экспертов в свободной форме ответить на вопрос о критериях эффективности презентации. После того как ответы были получены, а «брак» отфильтрован, мы провели «ментальный факторный анализ». Данный термин предложил Виталий Алтухов, помогавший мне с анализом данных; он также является одним из соавторов и разработчиков тех профессиональных тестов, которыми пользовалась наша компания в профориентационной сфере.

Схожие формулировки мы объединяли в группы. Таким образом, нам удалось выделить несколько групп и проследить «сквозную линию»: группы умений воспроизводили презентацию как процесс хронологически. Оказалось, что на каждой стадии спикеру необходимы разные умения, поскольку он решает разные подзадачи.

«Лонг-лист» спикерских умений, разбитых по группам

Сначала спикер готовит стратегию предстоящего выступления: анализирует аудиторию, формулирует цель. Далее переходит к тактической подготовке – составляет план и пишет тезисы, подбирает аргументы и продумывает возможные вопросы зрителей. После проработки речевого контента приходит время оформления материалов – здесь необходимо умение верстать слайды и визуализировать информацию. Ближе к концу подготовки спикер (не все, но многие) репетирует и «обкатывает» свой материал. Наконец, оратор встречается с аудиторией и проводит выступление, во время которого пользуется не только речью, но и телом, посылая аудитории невербальные сигналы.

Анализируя данные, мы заметили, что некоторые ответы экспертов регулярно повторяются. Это было сигналом, что наши респонденты считали определенные умения весьма значимыми для ораторов, а потому указывали их в обязательном порядке. Так мы составили шорт-лист умений, своего рода «гигиенический набор» спикерских компетенций:

1. Умение ставить цели презентации.

2. Понимание потребностей и знание целевой аудитории.

3. Владение темой[2].

4. Умение работать со структурой, смысловыми частями, контентом.

5. Упоминание примеров из жизни, конкретика, аргументация.

6. Диалог с залом, контакт с аудиторией / вовлечение.

7. Удержание внимания / динамика и ритм (по смыслу родственно с п. 6).

8. Ответы на вопросы, умение реагировать на негатив.

9. Жестикуляция и движения.

10. Использование пауз, интонаций голоса; четкая дикция.

11. Зрительный контакт с залом.

Повторюсь: данные умения можно тренировать, а также наблюдать и оценивать степень их выраженности в поведении.

Таким образом, владение навыками из списка выше, по мнению экспертов, положительно влияет на эффективность проведения презентаций. И вроде бы вопрос с определением необходимых спикерских умений можно было считать закрытым, но тут ко мне обратился новый клиент. Это был «идеальный лид» – когда компания сама сообщает, какой продукт с твоей витрины ей нужен. Мы начали общаться, однако в процессе обсуждения деталей выяснилось, что клиенту нужен несколько иной тренинг, чем тот, на который он сам указал.

Дело в том, что в моей программе помимо модулей, посвященных структуре презентации и способам удержания внимания, были, например, блоки сторителлинга (как использовать мотивирующие истории) и владения голосом (развитие потока, интонаций и голосовой экспрессии. Однако сотрудники, которых планировалось обучать, проводили рутинные совещания и презентации внутри коллектива. В основном это были отчетные встречи, подразумевающие более сдержанный характер и расстановку иных акцентов в презентациях. Поэтому я убедил клиента несколько изменить программу: убрать блоки голоса и мотивирующих историй, но добавить модули аргументации и работы с возражениями и сложными вопросами.

Так у меня возник новый исследовательский интерес. Я понимал, что на рынке существует разрыв между клиентским запросом и тренинговым предложением. С одной стороны, для нашей тематики есть общеупотребительные названия:

• ораторское мастерство;

• искусство презентации;

• мастерство презентации;

• публичные выступления.

Это всё – синонимы. Соответственно, клиенты приходят за этими тренингами, и тренеры, говоря с заказчиками на одном языке, предлагают им такие названия. Но это слишком обобщенные названия, что меня и не устраивало.

Разнообразие видов презентаций

Презентации бывают разные. Есть большие и торжественные деловые мероприятия (например, выступления Стива Джобса, который задал стандарты для релиза продуктов. Есть выступления на конференциях, позволяющие поделиться с коллегами наработками или открытиями. Есть презентации в переговорках, когда 5–10 человек обсуждают те или иные аналитические сведения. И всё это мы называем одним словом – «презентация» (иногда «выступление». Однако каждая из названных мной разновидностей презентаций может сильно отличаться от другой. Прежде всего – целями и задачами, которые, в свою очередь, предъявляют разные требования к контенту: его сложности, детализации, аргументации. Затем – эмоциональным зарядом, «температурой» выступления. Разумеется, презентации будут отличаться и тем, может ли выступающий тесно взаимодействовать со зрителями или такой возможности у него нет.

Я решил составить список всех возможных разновидностей публичных выступлений и презентаций, с которыми мы сталкиваемся как на работе, так и в общественной жизни. Вот он:

1. Презентация продукта или услуги потенциальным клиентам/партнерам.

2. Презентация бизнес-плана руководству или стейкхолдеру.

3. Защита проекта (образовательного, инвестиционного).

4. Презентация идеи или концепции.

5. Доклад на научной конференции или симпозиуме.

6. Лекция (или вебинар, если онлайн) для студентов.

7. Вдохновляющая речь перед коллегами по итогам большого проекта.

8. Статус-митинг: представление коллегам текущего состояния проекта.

9. Инвест-питч: презентация инвестору бизнес-идеи или продукта один на один или публично на «Демо-дне».

10. Итоговое годовое собрание компании.

11. Выступление с кейсами или ноу-хау компании на отраслевом форуме.

12. Презентация результатов работы или достижений за период (месяц, квартал).

13. Тост на свадьбе, корпоративе или речь во время юбилея.

14. Стендап-комедия.

15. Аналитический отчет.

16. Презентация компании.

17. Выступление в суде.

18. Презентация перед собранием акционеров.

19. Презентация на собеседовании или при приеме на работу.

20. Презентация перед членами жюри конкурса.

21. Агитационное выступление перед общественностью или на митинге/дебатах.

22. Выступление на пресс-конференции.

23. Тренинг (навыковый или личностного роста).

Как группировать разновидности?

Теперь давайте разберемся, без чего презентация невозможна. Очевидно, что нужна аудитория – пусть даже три-четыре человека, это уже зрители. Разумеется, выступление невозможно без спикера, решающего определенные задачи. Если перед нами стоит задача убедить, проинформировать или обратить внимание аудитории на какую-либо проблему, то данная презентация – это средство, помогающее нам данные задачи выполнить. Основания для выделения разновидностей я предлагаю представить в виде двух разнонаправленных шкал. Разумеется, это не математическая модель, а лишь условная схема.

Первая шкала – «Аудитория».

Бывает, что мы проводим презентации перед большими группами людей, а бывает – перед малыми. Резонно встает вопрос: а где проходит «водораздел»? Напомню, нам не важна математическая точность, поскольку это описательная модель. К сожалению, социальные психологи до сих пор не могут ответить, какое количество человек составляет малую группу, а какое – большую. Тем не менее предлагаю условиться: аудитории от тридцати человек мы будем считать крупными, а всё, что до тридцати, – малыми.

На что влияет размер аудитории? Прежде всего – на «контактность» выступления, то есть возможность и/или простоту персонального общения со зрителями. Согласитесь, в конференц-зале или на стадионе гораздо труднее установить плотный зрительный контакт или вовлечь слушателя в диалог и обмен мнениями. С другой стороны, презентация, проходящая в среднестатистической переговорке перед десятком коллег, – гораздо «контактнее».

Кроме того, размер аудитории часто влияет на уровень энергетики спикера. В понятие «энергетика» я включаю голосовую экспрессию, активность перемещений и движений оратора. Так, например, в уже много раз помянутой офисной переговорке, где собрались 5–10 ключевых лиц или руководителей, будет не просто неудобно, но главное – неуместно напористо жестикулировать, расхаживая и заполняя голосом всю комнату, и т. п. Пожалуй, такое органично смотрелось бы на торжественной церемонии, стадионном выступлении или агитационном мероприятии в поддержку политической партии на городской площади.

Вторая шкала – «Задача оратора».

Хочу отметить, что здесь речь идет именно о задаче, а не о цели. Цель – это то, чего спикер достигает. Существует мнение, которое разделяют многие эксперты в области бизнес-презентаций и выступлений, что в глобально-философском смысле обобщенной целью едва ли не любого выступления может быть продажа. Продажа не только конкретного продукта или услуги, когда аудитория в прямом смысле что-либо приобретает, но и «продажа» идеи. Например, спикер подчеркивает в своем выступлении важность какой-либо проблемы или необходимость изменения взгляда на нее. А кроме того, это может быть «продажа» информации, когда под «продать» понимается «убедить» применять полученные знания. Если цель подразумевает направление «к себе» (к спикеру), то задача – это движение «от себя», действие, направленное к аудитории.

Задача – термин более инструментальный. Если посмотреть на презентацию как на инструмент, то возникает вопрос: чего спикер хочет добиться или что должен сделать с его помощью? С одной стороны, он может своим выступлением, докладом или отчетом информировать, то есть повышать осведомленность аудитории относительно какого-либо вопроса. Информационную задачу спикера мы разместим на одном полюсе шкалы. Замечу, что, говоря об информировании, легко увидеть разницу «до и после»: до начала выступления (лекции, аналитического обзора) аудитория еще о чем-то не знает, а по его окончании зрители получают новые знания. Значит, задача выполнена.

На другом полюсе шкалы находится мотивирующая задача. Вообще, сам по себе термин «мотивация» имеет в себе что-то пафосное. Однако здесь я хочу оттолкнуться от значения латинского корня -mot-: «движение», «деятельность», «порыв», «вдохновение» и даже «танец». Таким образом, задача спикера уже заключается не только в том, чтобы повысить информированность слушателей, а в том, чтобы воздействовать на намерения, приводящие аудиторию в движение. Это движение проявляется в изменении ее поступков, взглядов, образа мыслей и т. д. До начала презентации/выступления аудитория находилась в состоянии А, а после – пришла в состояние Б.

Приведу простой пример продающей презентации. Компания А до начала общения с менеджером по продажам компании Б пользовалась продуктом X. После встречи, в ходе которой менеджер рассказал о выгодах нового продукта Y и обосновал их, а также ответил на вопросы собравшихся, клиент решает использовать продукт Y. Здесь мы видим и смену взглядов, и действие.

На что влияет то или иное положение на шкале «Задача оратора»? Во-первых, на требования к контенту. Если по своему содержанию наша презентация ближе к полюсу «Информирование», это подразумевает, что оратор значительное внимание должен уделить деталям и аргументам, которые прозвучат в поддержку идей. Важным, если не критичным, будет умение спикера выдерживать структуру и логику изложения, потому что зачастую информационные выступления – это долгие по времени мероприятия. Значит, нужно помочь аудитории «не заблудиться» в материале и не потерять нить.

Во-вторых, в зависимости от полюса меняется и «градус» выступления. Хотя, конечно, энергетика – это зачастую индивидуальная характеристика личности самого спикера, забывать о «правилах игры» также не стоит. Информационные разновидности презентаций традиционно более спокойные и сдержанные. Мотивационные (продающие) предполагают более активное поведение спикера: больше эмоциональных образов, особое внимание к голосу и уверенности, исходящей от «мотиватора».

Попарное сочетание полюсов разных условных шкал даст нам четыре области – группы, – которые я называю жанрами. Давайте опишем их особенности и требования к спикеру.

Две шкалы и четыре квадранта с названиями жанров

Жанр «Констатация»

Как правило, презентации этого жанра проводятся для небольшой аудитории. Предположим, что в уже знакомой нам переговорке собрались ключевые лица, чтобы в ближайший час или два рассмотреть и проанализировать какие-либо вопросы. Один или несколько сотрудников выступают с отчетами, которые могут отражать:

• состояние рынка;

• тенденции в отрасли;

• анализ конкурентов;

• текущие показатели в бизнес-проекте;

• результаты работы отдела за квартал/месяц/неделю.

Соответственно, в жанр «Констатация» попадают отчеты за период, статус-митинги по проектам между отделами, аналитические обзоры и прочие собрания. Причем сюда же входят как внутренние встречи с коллегами, так и отчеты перед клиентами. Например, в рекламной индустрии аккаунт-менеджеры регулярно встречаются с заказчиками, чтобы фиксировать ход рекламной кампании и демонстрировать метрики. Задача данной презентации по-прежнему заключается в фиксации информации as is.

Задача сотрудника, проводящего презентацию в этом жанре, – предоставить коллегам или руководителям объективную и проработанную картину действительности. Такие спикеры напоминают мне ученых, которые обязаны оставаться беспристрастными и независимыми, даже если обнаруженные эмпирические данные не подтверждают желаемые гипотезы. Также и спикер-констататор должен презентовать даже «неудобные» или обнажающие ошибки сведения. Именно детальная и обоснованная картина, отраженная в его презентации, помогает коллегам или руководству принимать решения и управлять компанией.

Управлять бизнесом надо так же, как и самолетом, – опираясь на точные данные. Сидя за штурвалом, можно, конечно, и визуально ориентироваться на местности, однако существует авионика и приборы, которые позволяют точно определять местоположение судна, вертикальную скорость, угол тангажа и прочее, понимание чего необходимо для принятия важных решений.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРЕДСТАВЛЯЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ

Поскольку презентации данного жанра подразумевают наличие многих деталей, то спикер должен уметь грамотно работать с контентом, а именно:

• группировать материал и структурировать его;

• владеть чувством общего/частного, чтобы в ходе повествования дозировать степень детализации или своевременно напоминать аудитории, на каком уровне в представлении материала она находится: на верхнем уровне обобщения или на уровне нюансов;

• аргументированно отстаивать свою точку зрения – это в высшей степени важно, поскольку сведения, которые представляет сотрудник, часто содержат выводы (особенно если на встречу отводится немного времени), поэтому нужно быть готовым обосновать их по просьбе аудитории;

• работать с поступающей обратной связью, в том числе с критическими комментариями и вопросами, поскольку в ходе отчетных презентаций нередко звучат вопросы из зала или возникают споры.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ И ПОДАЧЕ

Пожалуй, жанр «Констатация» в наименьшей степени предполагает активное поведение выступающего. Ведь зачастую такие презентации проводятся не просто в небольшом помещении, где неуместно «зажигать», а вообще проходят за столом или онлайн. Да, конечно, владение голосом для расстановки акцентов и жестикуляция для управления вниманием аудитории важны. Однако, откровенно говоря, что касается отчетных презентаций, это навыки не первой необходимости. В конце главы я ознакомлю вас с результатами другого моего исследования, в котором математически обоснованы топ-3 спикерских навыка для каждого жанра.

Жанр «Просвещение»

Выступления в этом жанре родственны презентациям-констатациям, поскольку задача оратора здесь также заключается в повышении уровня осведомленности аудитории – с той лишь разницей, что, как правило, количество зрителей больше.

В моем воображении возникает в первую очередь лекционный зал в университете. Лектор, он же спикер, представляет зрителям материал, о котором еще пять минут назад никто и понятия не имел. Однако повышать осведомленность в каком-либо вопросе можно не только у студентов, но и у более опытной и профессиональной аудитории. Десятки посещенных в студенческие и аспирантские годы конференций показали мне, что ученые могут «просвещать» таких же ученых, когда они обсуждают свои исследования и делятся открытиями.

Таким образом, в этот жанр входят: образовательные мероприятия вне зависимости от очного или онлайн-формата (лекции, вебинары, семинары); научные, а также отраслевые конференции. Хотя здесь стоит сделать очередную оговорку: увы, большая редкость, когда целью выступления на отраслевом форуме становится обмен кейсами или развитие профсообщества, а не реклама своих продуктов под соусом «сплошной пользы». Рекламно-просветительские доклады будут находиться на стыке жанров, и это вполне естественно, но в данной главе мы пока разберем образцы жанров в чистом виде.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРЕДСТАВЛЯЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ

Во-первых, повышенное внимание к структуре и логике повествования. Если материал излагается сумбурно, а лектор то и дело теряет нить, в знаниях студентов образуются большие пробелы.

Во-вторых, если выступление длится дольше двадцати минут, внимание аудитории начнет постепенно снижаться. Соответственно, спикер должен уметь удерживать внимание и вовлекать зрителей (о приемах вовлечения читайте в главе 5).

В-третьих, важно уметь отвечать на вопросы аудитории, которая порой бывает скептически настроена по отношению к материалу или самому оратору, выступающему с докладом.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Сноски

1

Naumen – российская ИТ-компания; создает платформы, продукты и облачные сервисы для бизнеса и госсектора. В линейке более 30 продуктов для автоматизации, увеличения эффективности внутренних процессов компаний и их работы с клиентами.

Вернуться

2

Я склонен считать это не навыком, а априорным свойством спикера. – Здесь и далее примеч. авт.

Вернуться