Ольга Кокарева
Можно ли идти на красный свет? Диалоги про налоги

Введение. О чем эта книга?

«Мой бухгалтер не берет трубку…»

С этой фразы иногда начинается сотрудничество с будущим клиентом.

Требование из налоговой, блокировка счета, нет базы данных и что делать с покупателями, которые хотят оплатить товар… Вот это все вводит в стресс и тормозит желание заниматься бизнесом вообще.

А желание – это драйв, это то, что движет к успеху в любом деле. Если есть страх перед неизвестными проблемами – мысленно начинаешь сам себя тормозить!

Я занимаюсь финансами уже более 25 лет.

Начинала простым бухгалтером, завершила карьеру в найме в должности финансового директора холдинга. В 2008 году ушла из найма в консалтинг и бухгалтерский аутсорсинг, и вообще, это был переломный для меня год.

Уже более 10 лет я провожу обучение начинающих бухгалтеров и веду семинары по управленческому учету и бюджетированию. За эти годы у меня отучилось более 500 учеников, и я вела более 300 клиентов. И за эти годы я точно поняла – финансовый успех или крах зависит от того, как Главный человек в компании относится к ее финансовой политике.

Существует три типа руководителя:

1. Считает это важным, пытается вникнуть сам, разбирается или учится этому в процессе.

2. Считает это немаловажным, находит специалиста или доверенное лицо (очень часто члена семьи), которому доверяет этот вопрос и полностью перекладывает на него.

3. Считает это важным, только когда возникают проблемы. Сам не учится, никого не слушает. К бухгалтеру относится как к способу отвязаться от налоговой.

Наверное, вы понимаете, что в итоге получается у каждого из них? И если вы первый или второй тип руководителя – то эта книга будет вашей настольной!

Мне нравится цитата из фильма «Список Шиндлера»: «Мой отец любил говорить, что в жизни нужны только три вещи: хороший доктор, прощающий священник и умный бухгалтер».

Бухгалтер – в широком смысле, конечно. Финансовый ассистент, финансовый директор, главный экономист. Да, собственно, тот человек, который непосредственно определяет финансы бизнеса.

Это книга о том, что нужно знать Главному человеку бизнеса или что он должен спросить у Бухгалтера.

Вопрос 1. С чего начать, или без чего нельзя?

Вопрос 2. Сколько платить налогов?

Вопрос 3. Покупатели готовы платить – как принять и не накосячить?

Вопрос 4. Куда уходят деньги?

Вопрос 5. Персонал. Какие риски?

Вопрос 6. Как проверить свою бухгалтерию или найти хорошего бухгалтера?

Вот на эти и многие другие вопросы вы получите ответы.

Я расскажу про ошибки, которые совершают в процессе постановки бизнеса, и дам алгоритмы работы. Будут чек-листы и схемы. Я пишу инструкции и регламенты своим клиентам – это облегчает им жизнь. Я уверена, что мои советы тоже облегчат жизнь вам. Ведь то, что понятно, – то просто.

Давайте начнем!!!

Глава 1. С чего начать, или Без чего нельзя?

1.1. Можно ли начать бизнес случайно?

Вас посетила мысль «начать свой бизнес»? Но можно ли начать что-то случайно? Иногда бывает судьба, удача выводит. Например, мой путь к бизнесу, кажется, был случайным, просто стечение обстоятельств!

Я уволилась с одной работы, но еще не устроилась на другую, находилась в поиске и раздумье. В это «межсезонье» ко мне обратились за консультацией.

В 2007 году мой приятель стал директором представительства в РФ одного немецкого завода. Вопрос был связан с таможенным оформлением и ввозом товара. Брокеры предложили схему снижения пошлин – занижение таможенной стоимости через компанию-брокера. Схема мне не понравилась, и я объяснила почему. Несмотря на то, что так делали многие – риск выявления разницы между закупочной и таможенной стоимостью был высокий.

Немцы усомнились. Брокер говорил одно – я другое. Вроде брокеры не последние на рынке, плохого не посоветуют… И, как настоящие бюргеры, они пошли к своим юристам, в российский филиал немецкого консалтинга.

Консультация стоила 5 000 евро за 2 часа! Даже сейчас – это немало, а тогда у генерального директора была зарплата в 2 000 евро. Они слово в слово повторили мою позицию – вот так. В итоге немецкие заказчики наняли меня в качестве налогового консультанта. А что? Тот же результат за меньшие деньги. Вроде случайно – но я стала работать на себя!

Но на самом деле такая якобы случайность – это результат много-думья или много-ученья. Ты хочешь что-то изменить, интуитивно читаешь или участвуешь в чем-то.

Подумайте сами, а где вы проводили время накануне перемен в вашей жизни? Чем занимались, что читали, с кем разговаривали, пока не начали заниматься своим бизнесом, любимым проектом?

«Самую большую ошибку люди делают, когда они не пытаются заработать тем, что им больше всего нравится», – Малькольм Форбс.

Но как из увлечения сделать действительно финансово успешный бизнес?

Успех сегодня – это победа в конкурентной борьбе. То есть быть лучшим в том, что вы делаете. И не просто быть, а постоянно становиться лучше. Лучше, чем кто? Лучше, чем вы сами.

Например, вы ландшафтный дизайнер. Все началось с того, что вы с любовью посадили первые цветы. Дальше почитали в интернете, как за ними ухаживать. И у вас стало красиво на даче, именно у вас. И вы прямо супермастер у себя в огороде. Но супер вы стали именно изучая эту тему на своем участке. Изучая, вы стали лучше, чем до этого. И уже можно масштабировать: продавать саженцы, продавать советы по уходу, проводить работы по уходу и т. д.

Вы можете помочь другим и заработать на этом, если вы сами стали в этом вопросе на 1–2–3 и т. д. уровня выше себя предыдущего.

Конкуренция сейчас безумная.

И начинать бизнес только потому, что «эта тема сейчас очень выгодная, на ней все зарабатывают и т. д.» – нет смысла. Конкуренцию не победить, слабо разбираясь в продукте. Должен быть основной продукт. У него могут быть много побочных (лид-магниты, трипваеры, допники, и т. д). Но флагман – один, то в чем вы – Мастер!

И все знают про него!

А вот когда вы все знаете о своем «продукте», тогда сможете и должны ответить на следующие вопросы:

1. Что нужно для создания продукта: ресурсы, персонал.

2. Себестоимость, сколько стоит произвести одну единицу продукта (товара, услуги).

3. Цена продукта. Умение обосновать эту цену покупателю.

4. Условия предоставления продукта: условия оплаты, поставки или сроки выполнения.

5. Есть ли у вас договор, в котором описаны эти условия.

Даже если вы просто продаете товар – то все равно вы производите продукт. Потому что из точки А в точку Б он попадает именно благодаря вашим усилиям. И это и есть создание продукта!

Мой основной продукт (флагман) – бухгалтерские услуги. И это не только про налоги.

Я точно знаю, что нужно для моих клиентов.

И это не только мои знания российского законодательства, но и решение организационных финансовых вопросов, финансовая техподдержка, советы по управлению бизнесом, множество небольших, но трудных для несведущего человека нюансов ведения бизнеса, которые экономят моим клиентам время и нервы. А это, в свою очередь, – возможность сосредоточиться на продукте, ну а налоги, отчеты, реквизиты, ЭЦП, требования, сверки и «ВотЭтоВсе» – можно на все 100 % доверить мне и не забивать этим голову. То, что действительно надо знать, – я расскажу!

1.2. Начинаем работать легально

Можно ли работать нелегально, не регистрировать бизнес?

Иногда я слышу такое: «друг работает уже давно, ничего не регистрирует, кассу не покупает, и все хорошо».

Или вот, например, еще похлеще. Недавно на консультации меня спросили: «У нас стоматологический кабинет – на сколько придется поднять цену, если мы будем платить налоги и зарегистрируем ООО?» Нет такого значка, чтобы показать размер моих глаз в этот момент! Может быть и такое…

Но только это не бизнес. Это скорее такой небольшой фриланс, что-то пришло на карту, что-то отдали налом. В общем, это в народе называют метким словом «кручусь». Но если вы реально хотите масштабировать бизнес – надо регистрировать ИП или ООО.

Ведение бизнеса без регистрации по нашему закону расценивается как незаконное предпринимательство, а это ст. 171 УК РФ. Не хочу пугать, но даже без статьи есть и другие причины для легализации (дальше расскажу подробнее).

И самый популярный вопрос дальше: «Что лучше: ООО или ИП?»

Плюсы и минусы обычно есть везде. Как же выбрать форму ведения бизнеса – ИП или ООО? Сейчас расскажу.

РЕГИСТРАЦИЯ

1. Для регистрации ИП нужно только заявление и госпошлина 800 руб. Но зарегистрироваться можно только по адресу постоянной регистрации физлица. То есть где прописан – там и будет ИП. Если нет постоянной прописки – значит, нужна временная!

Для ООО комплект документов сложнее и госпошлина выше – 4 000 руб. Но зарегистрировать ООО вы можете по любому адресу, только адрес придется купить или взять в аренду офис, а это тоже расходы.

2. Если вы планируете вести бизнес в одиночку, то ИП вам вполне подойдет, а вот если вы соображаете на двоих и более, то тогда только ООО или АО, чтобы у каждого участника была своя доля в бизнесе. ИП на всех не делится.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ

В этом вопросе есть существенное различие между ИП и ООО.

Вся чистая прибыль ИП остается в его распоряжении и может быть потрачена на его усмотрение.

А вот прибыль юрлица, ООО или АО, принадлежит компании и может быть потрачена собственниками бизнеса только после совместного решения о выплате дивидендов и уплате налога (13–15 %).

НАЛОГИ

И самый существенный момент – это налогообложение и отчетность ИП и ООО! У ИП отчетность и проще, и меньше.

Рис. 1. Выбираем ИП или ООО

А какую форму налогообложения – УСНО, или ОСНО, или Патент выбрать, я буду рассказывать дальше.

1.3. ЭЦП

«Я не буду делать ЭЦП – это опасно, и я не хочу рисковать» – сказала одна моя клиентка. Но можно ли сегодня вести бизнес без ЭЦП?

Я еще помню времена, когда отчетность сдавали «ногами». В то время даже ксерокс был не во всех компаниях. Мы шли в налоговую, покупали журнал с бланками отчетности, заполняли руками циферки, потом снимали копию и относили в налоговую. Один экземпляр – налоговому инспектору, один экземпляр – с отметкой бухгалтеру. Если вдруг ошибка – все приходилось переписывать!

Потом появились компы и принтеры (но еще не было интернета!). Образцы отчетов записывали на дискетку в налоговой (не все даже знают сейчас, что это такое). Потом заполняли на компе, распечатывали, подписывали у директора и приносили пачку документов в налоговую на бумаге и дискетке.

У каждого был свой инспектор, к которому была своя отдельная очередь. Таким же образом мы ходили в ПФР и еще три фонда. Короче, все это и называлось «сдать ногами»!

Сейчас эту головную боль в полном объеме заменила ЭЦП. И если вы не полностью изолированы от реальной жизни, то бояться ЭЦП – примерно то же самое, что бояться интернета или электронной почты.

Для начала пройдемся по терминам.

ЭЦП – это электронно-цифровая подпись. Если по-человечески – это файл-ключ, с помощью которого вы можете подписывать документы.

Самый известный вид ЭЦП – это подпись в онлайн-банке. Вряд ли кто-то сейчас носит платежки в банк, хотя было и такое. Сейчас мы работаем в онлайн-банке и подписываем платежки с помощью ЭЦП. Правда, подпись в банке имеет очень узкое применение. В каждом банке свой ключ, и пользоваться им можно только в конкретном банке.

Но для отчетности нужна другая ЭЦП. Ее выпускает налоговая и выдает в единственном экземпляре директору ООО или ИП.

Итак, можно ли сейчас вести бизнес без ЭЦП?

Почти нет.

Для ООО – это обязательно.

Для ИП – можно обойтись на начальном этапе, но чем крупнее бизнес, тем чаще будет вставать вопрос наличия ЭЦП.

Почему же надо сделать себе ЭЦП?

Во-первых, для сдачи отчетности. Большинство бухгалтеров сдают отчеты электронно. Сейчас такое количество отчетов надо сдавать, что не побегаешь по налоговым и фондам с бумажками. Для НДС-ников это вообще обязательно.

Во-вторых, следующее место, где используется ЭЦП, – это подключение онлайн-кассы и других платежных сервисов. В теории в 2025 году еще можно подключить это без ЭЦП, например, личным присутствием в налоговой или по нотариальной доверенности. И это ни в какое сравнение не идет с ЭЦП – ведь отправка заявления через кабинет налогоплательщика занимает в разы меньше времени!

В-третьих, ЭЦП может потребоваться при регистрации на таможне, при госзакупках, для РКН и в других госорганах. И это все та же самая ЭЦП.

В-четвертых, электронный документооборот – ЭДО – вообще без ЭЦП не работает. Но это требует отдельной главы, и я вам обязательно об этом расскажу чуть позже.

Как получить ЭЦП?

1. В налоговой лично (в Москве этим занимается 46-я налоговая).

2. В Сбербанке (при наличии счета в банке).

3. В удостоверяющем центре (платная услуга).

Процедура простая – лично с паспортом и СНИЛС приходите, и в выбранной точке вам все делают. Затем ЭЦП записывается на токен (такая защищенная флэшка), его надо купить заранее на любом маркетплейсе. ЭЦП не копируется (ну почти) – выпустить две подписи сразу нельзя.

Рис. 2. Флэшка-токен

Через 15 месяцев ее нужно продлить:

• в той же налоговой на тот же токен;

• через личный кабинет в СбербанкБизнес;

• в личном кабинете налогоплательщика;

• через удостоверяющий центр, но это снова платно!

Итак, ЭЦП сейчас нужна:

• для сдачи отчетности в налоговую и СФР;

• для ЭДО;

• для онлайн-касс (регистрации и снятия);

• для ФТС;

• для тендеров;

• для госуслуг.

Так что без ЭЦП могут работать только ИП, и то не все.

Есть ли риски? Если не отдавать никому свою подпись бесконтрольно – то нет. Из 100 моих клиентов без ЭЦП работают только 2! И то только потому, что они за границей – а получить ЭЦП можно только лично.

Все становится проще с ЭЦП, поверьте.

А что еще нужно для облегчения всех бизнес-процессов? Расскажу вам дальше.

1.4. Какие сервисы нужны?

Итак, что еще нужно, чтобы облегчить жизнь своему бизнесу? Своим новым клиентам я всегда задаю первый вопрос: У вас есть база 1С[1]?

Варианты ответов обычно:

• «Да, конечно»;

• «Наверное, у бухгалтера есть»;

• «Я в этом ничего не понимаю»;

• «Еще нету»;

• «А зачем мне 1С?..».

Каждый из этих ответов вытекает из степени вовлеченности руководителя в технические аспекты существования бизнеса и ведения бухгалтерской отчетности. Есть те, кто все любит контролировать, пытается разобраться и в этих вопросах. Есть те, кому проще делегировать этот функционал бухгалтеру и не вникать. Правда где-то посередине.

Бухгалтеры, которых я опрашивала, тоже выбирают разные программы.

Рис. 3. Выбор софта

Как-то ко мне пришел клиент, который решил сменить бухгалтера, а база 1С со всеми данными была как раз у предыдущего бухгалтера. Она была готова к смене и в общем-то лояльно отнеслась к передаче копии базы 1С. Мы договорились о сроках. Но, к сожалению, она заболела, и передача затянулась на месяцы, а бизнес ждал.

Другой клиент – ИП, переходящий с банковской бухгалтерии, решил сам завести себе базу 1С, но как только я попросила к ней доступ, ответил: «Я в этом ничего не понимаю».

А вообще кто должен платить за 1С? Ведь 1С – это рабочий инструмент бухгалтера, как комп и т. п. Да, сегодня без бухгалтерской программы вести учет невозможно.

Как правило, если бухгалтер наемный в штате, то за все платит работодатель, а функционал на себя берет главбух (в маленьких компаниях) или ИТ-отдел (при наличии).

Главное, что должен знать руководитель: где база данных и как к ней получить доступ оперативно.

Обратите внимание, что просто иметь базу 1С недостаточно. Важно, чтобы она работала не на локальном компе бухгалтера, а на удаленном сервере.

Работать из любого места – сегодня не роскошь, а наша реальность. Когда бизнес маленький – в 1С работает только бухгалтер, но часто со временем появляются обязанности и у других членов команды. И тогда возникает необходимость в дополнительных доступах к 1С. Это решается легко – если база 1С на облачном сервере.

Поэтому важно найти хорошего подрядчика, который обеспечит услуги удаленного сервера, так называемый дата-центр. Покупать и обслуживать свой сервер – дорого и нецелесообразно для малого и среднего бизнеса, поэтому в идеале такой подрядчик полностью закрывает технические вопросы по размещению баз данных, чтобы клиенту было комфортно и безопасно и он вообще не думал об этом.

Я предлагаю своим клиентам два варианта:

Первый: мы берем всю техническую часть на себя. Что сюда входит:

1. Заводим базу 1С.

2. Размещаем ее в облаке (на удаленном сервере), чтобы можно было зайти в базу из любого места.

3. Предоставляем доступ клиенту по его желанию.

4. Делаем обновление релизов, ведь все время что-то меняется в законах, то новые реквизиты, то формы отчетов, то формы первичных документов и т. д.

5. Сохраняем резервные копии (back-up).

6. Подключаем с помощью ЭЦП к налоговой и другим госорганам.

7. Осуществляем техподдержку.

В этом случае клиент минимально вовлечен в технические процедуры, но может получить копию по первому требованию (так условлено по договору).

Второй вариант: клиент сам продвинут в ведении бухучета и берет все это на себя, а нам предоставляет доступ к программе для выполнения наших функций (и это мы тоже прописываем в договоре).

Как-то меня попросили провести внешний контроль работы бухгалтерии. У собственника появились вопросики к бухучету. Такой мини экспресс-анализ состояния учета надо было сделать. Так вот, доступ к базе он смог получить от бухгалтера только через 2 (!) недели. Бухгалтер, вероятно, намеренно затягивал процесс, подчищая свою работу, что в общем-то, может, и пошло в итоге компании на пользу. Но зато и собственник понял, что есть слабое место в безопасности его бизнеса.

Ведь база 1С – это не только инструмент бухгалтера, но еще и информация о компании, и коммерческая тайна, и персональные данные. Это безопасность бизнеса.

Есть еще важный технический момент в работе бухгалтерии. Чтобы подключиться к налоговой и всем остальным сервисам, одной ЭЦП и 1С недостаточно. Прямой связи с налогоплательщиками у налоговой нет. Нужен договор с оператором для отправки отчетов в налоговую. Точнее сказать, есть кабинет налогоплательщика, где можно проверить долги и отправить декларации ИП-шек, и то не все. А для юрлиц и ИП с сотрудниками нужен договор с одним из операторов: КалугаАстрал, КОНТУР, СБИС, ТАКСКОМ и т. д.

Мы работаем через КалугаАстрал – самый удобный и простой оператор. Отправка отчетности идет прямо из 1С, и не надо ставить дополнительное ПО на комп. Но лучше всего доверить выбор бухгалтеру, ему же работать. Поменять оператора можно, но лучше все-таки работать с одним и тем же. Это удобнее.

Итак, что вам понадобится для бизнеса:

1. ЭЦП.

2. Бухгалтерская база, например, 1С.

3. Облачный сервер.

4. Договор с оператором для сдачи отчетности.

Если отнестись к любым техническим средствам как к способу упростить или ускорить бизнес-процессы, потратить немного времени, разобраться и делегировать, – то все не так и сложно в дальнейшем.

1.5. Предварительная подготовка

Когда я работала в найме – я была просто финдиректором. Ну как, просто… В том смысле, что я отвечала только за финансы, и у компании была масса служб, которые обеспечивали мне условия работы. АХО (административно-хозяйственный отдел), транспорт, кадры, и т. д.

Но в своем бизнесе вы должны сами себе это обеспечить. В какой бы области вы ни были экспертом – вам придется погрузиться в смежные сферы. В предварительной подготовке – половина успеха!

Есть у меня одна история на эту тему. Он был прокурором, и довольно крутым в команде генпрокурора! Но когда генпрокурор «погорел на девочках», всей команде пришлось уйти.

Кто куда, а он – в адвокаты, как бы на другую сторону баррикад. Только вот тоска по власти, которая есть у прокурора, но нет у адвоката, очень мешала ему жить. Не было соли в работе. И работа вроде похожа, но и деньги не те, и круг общения другой. И чем больше было беготни по судам, тем больше хотелось чего-то масштабного и интересного. Свой «свечной заводик»!

А тут новая клиентка и новое дело подвернулись. У клиентки умер муж – очень большой бизнесмен, владелец завода и целой сети текстильных магазинов. Дочь от первого брака не поделила с новой женой наследство, и в своей сваре они медленно убивали бизнес. Даже станки спиливали и прятали друг от друга!

Адвокат делал свою юридическую работу, но точно видел: бизнес был крутой и тема перспективная. В общем, стал он потихоньку вкладывать свой капитал в завод и тянуть одеяло на себя. У наследников денег становилось все меньше, перспектив виделось еще меньше. Чувствовали они: надо продавать, пока за этот бизнес хоть что-то еще можно получить.

Так и стал адвокат – владельцем бизнеса. Не сам, конечно, через подставных лиц, но как говорится, конечный бенефициар. Сбылась мечта о свечном заводике. Но это не конец истории, а только начало!

Мечта о «свечном заводике» – это лишь идея о доходе, который как бы сам себе будет капать, и вроде бы не надо думать о хлебе насущном каждый день. Но именно покупка или создание бизнеса – это только начало работы нон-стоп.

Бывший прокурор ничего не знал о швейном производстве, разбираться в этом не стал и чисто интуитивно начал делать первые робкие, но в корне неверные шаги: он покупает на швейной выставке стандарты (нормативы) для изделий; он нанимает знакомых для организации склада; он отправляет жену на курсы бухгалтеров; он покупает новое оборудование у китайцев в рассрочку; он поручает заведующему производством работу с поставщиками; он продлевает контракты с покупателями на старых условиях…

В общем, совершил наш адвокат-прокурор немало ошибок. Бизнес в результате умер, и самому бенефициару пришлось уехать из страны, потому что бизнес требовал все время вливаний, деньги заканчивались, а он их получил не самым законным образом.

Что я хотела вам сказать этой историей: в самом начале важно продумать первые шаги. Найти хороших помощников в широком смысле этого слова. Иначе, совершая ошибку за ошибкой, вы просто сольете свой капитал, как тот адвокат-прокурор. «Обучение платное» – так сказать!

Итак, минимальное техническое обеспечение мы с вами уже обсудили, но быстро напомню, что нужно, чтобы открыть бизнес:

Рис. 4. Что нужно, чтобы открыть бизнес?

1. Получение ЭЦП.

2. Программа для ведения учета, создания отчетов и место хранения базы данных.

3. Сервис для отправки отчетов в налоговую.

Что еще нужно, чтобы все нормально работало?

4. Выбрать систему налогообложения.

Это тот момент, когда надо не полениться, разобраться и просчитать, что будет выгоднее именно для вашего бизнеса. Ошибка в выборе чревата расходами!

5. Банк-клиент.

Доступ к нему дают сразу при открытии счета в банке. Но доступ изначально один, только для руководителя. В идеале, можно сделать второй доступ для бухгалтера (без права подписи), чтобы оперативно выгружать выписки и загружать платежи на подпись.

Делегируйте работу с банком бухгалтеру. Оставьте руководителю только право подписи. Если этого не сделать – то руководитель делает все это сам, а часто это лишняя трата времени и замедление процессов. А время – это ваш главный ресурс.

6. Если ваши покупатели физические лица – нужна ККМ – контрольно-кассовая машина. Касса!

Сейчас вы обязаны выдать чек в момент покупки. Неважно, как платят покупатели-физлица: наличкой, картой, на счет, онлайн и т. д. Штрафы за это нарушение бешеные.

7. Если покупатели – юридические лица, то нужен будет ЭДО – электронный документооборот.

Компании сейчас массово переходят на него. Кто будет выставлять счета – тот и должен работать с ЭДО. Зачастую это обязательное требование покупателя. И вы не сможете диктовать свои условия таким покупателям, если не будете технически готовы.

8. Если у Вас торговля – проверьте требования к вашему товару: возможно, вам потребуется воспользоваться какой-либо системой контроля товаров: это может быть обязательная маркировка, или ЕГАИС, или прослеживаемость, или Меркурий.

9. Персонал. Как только вы возьмете первого человека на работу – возникает отчетность! Надо подключиться к СФР (Социальный фонд России, это объединение Пенсионного и Социального фондов).

Это мы разберем далее подробнее.

И самое ГЛАВНОЕ для меня – настроить и подключить все быстро и с минимальным участием клиента, потому что ему обычно некогда. Вы должны понимать, насколько ваша бухгалтерия технологически подкованна, или вы будете вынуждены сами разбираться с этим!

1.6. Какой вы тип руководителя?

«Хороший руководитель должен всегда знать, что происходит в компании. Нельзя оставаться изолированным в своем кабинете!»

Джек Траут

И вроде это очевидно, но что значит вот это вот «знать»?

Есть две проблемы у руководителя:

– не умею делегировать, тип руководителя: «Мне легче сделать самому»;

– делегирую все подряд и в какой-то момент уже ничего не контролирую, тип руководителя: «Работаю 7 часов в неделю, все работает само».

Ни тот, ни другой способ в итоге не делает бизнес «настоящим».

Возвращаясь к периоду моей работы в найме, я вспоминаю своего босса. Он был очень неординарным человеком! Он сам много учился и работал и всех подчиненных заставлял делать также. Кто-то не выдерживал и уходил. Но был костяк руководителей по типу «ежики кололись, плакали, но продолжали есть кактус».

Команда была максимально эффективная! Практически все потом открыли свой бизнес:

• Директор по персоналу руководит агентством, в котором на данный момент работает более 1 000 человек по всей стране.

• Финансовый директор – это я – руковожу бухгалтерским агентством.

• Директор ИТ – работает во фрилансе, и очередь на его услуги расписана на пару месяцев вперед.

• Коммерческие директора руководят немаленькими компаниями в отрасли.

Всех и не вспомнишь. Руководитель умел вовлекать людей в процесс так, чтобы росло все – и бизнес, и профессионализм людей! Но как только он стал требовать больше, чем давать, – люди начали расходиться. Потом он решил максимально дать самостоятельности новому составу и уйти из операционки. Итог: компания заканчивает свою работу.

Если все хочешь делать сам, то не можешь масштабировать свой бизнес, трудности роста, потому что в сутках 24 часа. Начните хотя бы с ассистента.

Я обычно все новые процессы делаю сначала сама. Например, так мы переходили на новые ЭЦП: сначала я выпустила подпись себе, потом написала инструкцию, научила персонал и клиентов. Далее каждый мой бухгалтер курирует перевыпуск ЭЦП по своим контрагентам.

Все новые отчеты я тоже сдаю сначала сама. Дальше каждый раз, когда я что-то делаю, я задаю себе вопрос: «Я могу это делегировать? Кому? Надо написать алгоритм».

Кстати, этому я не сразу научилась. Я с трудом принимала решение «отдать» функционал. Но любой фриланс становится бизнесом, когда вы взяли первого сотрудника!

Но когда делегируешь все подряд – теряешь контроль и появляется риск потери бизнеса. Если вы активно раздаете полномочия, то результаты зависят от тех, кому вы все делегировали. И тут опять же зависит от того, кого выбрали в свою команду. Если сотрудники несамостоятельные, не глубоко вникают, то без вас они просто будут косячить и вводить вас в убытки, о которых вы и не узнаете на своих «Бали». Если сотрудники слишком самостоятельные, то им очень захочется «сделать и себе бизнес» – и они будут использовать ваши ресурсы, чтобы выстроить свой бизнес без особого риска. По статистике, 50 % малого бизнеса создано бывшими топ-менеджерами аналогичного бизнеса.

В первом случае может быть банальное воровство товаров, материалов, вообще всего, что плохо лежит, во втором – воровство будет более масштабное: кража базы клиентов, технологий, инструментария и т. п.

Брать бездарей – это значит, хорошего качества не жди!

Брать способных и талантливых – это перспектива роста. Но работать с такими сотрудниками надо наравне. Люди должны чувствовать ваше плечо, они должны быть частью команды. И только ваша совместная работа сделает бизнес успешным.

Но самое главное, чтобы это все не превратилось в творческую мастерскую, а было именно бизнесом, нужна система ОЦЕНКИ РЕЗУЛЬТАТОВ.

Знаете, в чем разница между творческой мастерской и бизнесом?

Цель творческой мастерской – создать нечто полезное или красивое.

А цель бизнеса – чтобы это приносило прибыль!

Поэтому и оценка результатов вытекает из цели. И если вы все придумали и внедрили, и это приносит деньги, то подумайте о системе контроля и оценки. Это не хорошо/плохо, это конкретные цифры. Система контроля – это система отчетов!

Минимальный набор отчетов может быть такой:

1. Выручка. План/факт.

2. Наценка. План/факт.

3. Кто должен вам, в т. ч. доля просроченных долгов вам.

4. Кому должны вы, в т. ч. просроченные ваши долги.

5. Структура затрат, план/факт.

6. Запасы товаров и материалов (для торговли и производства). Контроль за остатками.

7. Расходы на персонал. Мотивация.

8. Налоги. % к выручке.

Чего-то у вас может не быть, а что-то, наоборот, вы захотите сверх этого списка. Это значит, что вы уже продвинутый руководитель. Большую часть отчетов можно делать вместе с бухгалтером. Я бы даже сказала, именно бухгалтер – ваш помощник в этом!

Рис. 5. Видение бизнеса

И главное – если вы не хотите в этом разбираться, значит, у вас будет два варианта развития:

Первый. Вы будете вслепую принимать все решения и надеяться, что в итоге будут прибыли, а не убытки. То есть каждый раз вы будете полагаться только на интуицию.

ИЛИ

Второй. Вы не будете принимать никаких решений, не надеясь на интуицию, а значит, ваш бизнес будет стоять на месте и не будет развиваться.

Проанализируйте и скажите, какие циферки из списка вы знаете про свой бизнес? Хотя бы примерно? И есть ли у вас надежный финансовый помощник, который поможет разобраться и даст все цифры?

1.7. Как найти своего бухгалтера?

Наверняка Вас посещала мысль: «Учет, налоги и финансы лучше всего делегировать…»

У меня есть клиентка, которая в прошлом была финансовым контролером, а сейчас галеристка. И успешная очень. Она разбирается в финансах, но не хочет заниматься этим каждый день. И поэтому мы сотрудничаем в вопросах учета.

Как же найти своего бухгалтера?

С одной стороны, бухгалтерия – это просто услуга для бизнеса.

С другой стороны, ошибка бухгалтера может стоить много денег, нервов или даже свободы.

«Хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже». И если вы не знаете, что значит эта шутка, значит, Бог миловал. Потому что это даже не ошибка бухгалтера, это – ошибка вашего выбора.

Продвигая свое бухгалтерское агентство, я много изучала маркетинг и продажи, и в процессе этого я поняла, что одно из условий успешного продвижения – это найти свою целевую аудиторию (ЦА).

Что это?

Сначала мне казалось, что это просто: это предприниматели, малый, средний бизнес. Ведь любому бизнесу нужен бухгалтер. Но не тут-то было!

Оказалось, что эта очевидная мысль не всегда посещает начинающий бизнес. Многие идут по принципу: «Главное начать, а там бухгалтера найдем». Многим «помогает» интернет и различные бесплатные сервисы, которые якобы все за бухгалтера сделают. Разбираются в процессе горе-бизнесмены зачастую только тогда, когда начинают приходить требования из налоговой или блокируют их счета.

Как построить бизнес, если не посчитать изначально расходы? А налоги – это серьезная часть расходов. Иногда они могут съесть всю доходность, может не хватить оборотки, потому что есть авансовые платежи, есть законодательные требования (типа ККМ, ЕГАИС, Меркурий, ЭДО и т. д.), невыполнение которых похоронит бизнес.

Не пытайтесь сейчас понять эти термины, об этом я расскажу позже. Но если вы изначально не хотите разбираться во всем в этом, значит, вам нужен человек, которому вы поверите и доверите свою безопасность.

Если я не разбираюсь в чем-то, я иду на курсы (например, изучаю необходимую программу) или ищу специалиста (например, дизайнера).

Если вы не хотите разбираться сами и одновременно не хотите потратиться на специалиста, значит вы – точно не моя ЦА. Я не конкурирую с банковской бесплатной бухгалтерией, т. к. она для бизнеса-одиночки! Я даже больше скажу, это бизнес «на коленке». Ведь никому не придет в голову открыть бизнес по ремонту авто: купить оборудование, вложить деньги в место, раскрутку мастерской, рекламу и не взять хорошего мастера? Машины кто будет чинить? Нет – такое в голову не придет.

Без понимания финансовой составляющей и налоговых законов – нет будущего у бизнеса. Все просто: или разбирайся сам (долго и дорого), или найди реального профи (точно быстрее и, скорее всего, дешевле).

Рис. 6. Профи в финансах – экономия ваших доходов

А вот как такого найти? Я без ложной скромности скажу, что я – гуру в поиске бухгалтеров, я знаю, как тестировать и подбирать персонал, и то у меня бывали проколы (о которых тоже расскажу). Но я разбираюсь в теме, я знаю, что надо спросить и какие ответы должны быть. А если вы ноль в бухгалтерии и налогах, то проверить мастерство будущего бухгалтера не сможете.

Разбираться в этих вопросах начинают, когда или уже поздно (не дай бог), или с течением длительного времени и общения с хорошим финансовым помощником.

А если нет ни времени, ни опыта? В большинстве случаев ищут среди друзей. Сарафанное радио в действии.

Хороший ли это метод? Да или нет? Мой ответ – это лотерея. Почему? Потому что должно совпадать несколько условий:

Во-первых, рекомендатель должен быть надежным. Например, он ваш надежный друг, тоже предприниматель и хорошо погружен в тему. Но помните, иногда бывает, что какой-то бухгалтер подходит одному бизнесу, но не подходит другому.

Во-вторых, рекомендованный бухгалтер должен быть свободен и готов с вами работать. Если он давно сидит без работы, то почему? Если он ведет 100 таких же ИП-шников, то как он будет успевать?

В-третьих, если вдруг совпало два предыдущих условия: и рекомендатель правильный, и бухгалтер готов к работе, то осталось договориться об условиях, что и за сколько он будет делать. Сможете сформулировать?

Мы как-то обсуждали договор с одним потенциальным клиентом, руководитель поручил это своему помощнику. Помощник хотел решить все проблемы фирмы одним договором, видимо, и пытался впихнуть туда функционал, который, по идее, должны были делать несколько человек в компании: делопроизводитель, кадровик, юрист, АХО и еще кто-то. В какой-то момент я даже пошутила, что мы можем и ремонт сделать в офисе, вопрос цены. Я-то найму бригаду строителей. Но, боюсь, это будет очень дорого.

Собственно, в итоге стоимость договора оказалась действительно не совсем комфортная, и мы вернулись в начало диалога.

Все включено – это не про бухгалтерию. Это не турецкий отель и уже устоявшиеся стандарты сервиса. Вам надо понять, что и за сколько будет делать ваш бухгалтер и что вы ждете от него!

1.8. Что должен делать бухгалтер?

Вопрос армянскому радио: «Что должен делать сотрудник за 3 000 руб.?»

Армянское радио отвечает: «Ничего, даже немножко вредить!»

Народный юмор

В рамках наших договоров мои бухгалтеры контактируют с разными сотрудниками клиента. Руководитель, конечно, чаще всего общается с главбухом, но есть вопросы, которые легко можно делегировать своим сотрудникам.

Один ассистент директора решила, что бухгалтер – это ассистент ассистента, и пошли запросы: А пришлите мне скан документа… А найдите счета, у кого мы в прошлый раз покупали… А где взять информацию… А пришлите в ватсап, мне некогда искать в почте… А проверьте, а позвоните… и т. д.

В итоге бухгалтер уже не делал свою работу, а только и выполнял поручения.

Но время бухгалтера стоит денег. И если дорогостоящий специалист используется для не свойственных ему функций – то в итоге будет следующее:

• Вы будете платить дорогую цену за дешевые функции.

• Или бухгалтер не будет делать свою работу.

Можно, конечно, поручить бухгалтеру что-то типа «регистрировать землю на Луне», почему бы и нет? Я могу включить в договор даже это, только цена будет такая, которая покроет зарплату космонавта.

Что же должен делать бухгалтер?

В первую очередь бухгалтера нанимают для расчета налогов и сдачи отчетности. И несмотря на то, что – это итог всей работы, об этом и думают в первую очередь. Зона ответственности за подготовку и своевременную сдачу отчетности – на бухгалтере. В идеале он же составляет налоговый план, но в любом случае сверки с налоговой и Социальным фондом – тоже на бухгалтере, как и ответы на требования из налоговой, и вообще все, что касается диалога с проверяющими.

Но по мере роста бизнеса появляются блоки, которые очень важно правильно организовать:

• Зарплата и кадры – важнейший блок и нужен всем. Базовая функция. Персонал – это двигатель бизнеса.

• Банк, выписки, платежки – учет начинается с этого у всех. Кто-то сам делает платежки и бухгалтеру выгружает только выписку. Кто-то поручает и платежки тоже. Кому как проще. При наличии внешнеэкономической деятельности – валютный контроль на бухгалтере обычно. Нюансов много, а штрафы кусачие.

• Кассовые операции и эквайринг. Блок очень важный для розницы. Организация кассовой дисциплины, возвраты, эквайринг и т. д. – все надо предусмотреть совместно с бухгалтером. Штрафы бешеные.

• Покупатели – этот блок нужен всем. Но в разном объеме. В одних бизнесах всю документацию для покупателей делает бухгалтер. В других бизнесах этим занимаются менеджеры. Это действительно рутинная работа, главное выполнять алгоритм. Нарушение в этом блоке – потенциальные проблемы с дебиторкой. При экспорте – дополнительные процедуры по валютному, таможенному контролю. Тут нужен бухгалтер с опытом, т. к. опять штрафы. Покупатели – главные в бизнесе, поэтому блок суперважный.

• Поставщики – этот блок нужен всем. Но в разном объеме. Очень важно правильно собрать документы. От этого зависят налоги. Бухгалтер в этом вопросе контролер. Он требует, потому что беспокоится о расходах и финансовых результатах. Игнорировать эти требования – это копить проблемы. Слаженная работа бухгалтера и менеджмента ведет к снижению расходов.

• Подотчетные лица. Все хотят выдать деньги под отчет, но собирать документы – отдельная работа. Нарушение процедуры – риск доначисления зарплатных налогов. Правильная организация – удобство и снижение налогов.

• Склад и товары, материалы. Важно только для торговли. В услугах не актуально, кроме тех, где нужны материалы. Например, салон красоты покупает краску, инструменты и т. д. Если учет покупателей и поставщиков налажен – то этот блок будет в порядке! Периодически надо проводить инвентаризации, отладить приемку, отгрузку, браки, недостачу. Это процессы, которые бухгалтер не делает, но может помочь настроить. Сложно, но реально, главное процедуры соблюдать. Бухгалтер – контролер. Есть нюансы в некоторых отраслях: маркировка, прослеживаемость, Меркурий и т. д. Чаще всего занимается бухгалтерия.

• Кредиты и займы. При наличии. Бухгалтер начислит % и будет следить за договорами и сроками. Это обычная рутина. Подготовка документов для получения кредита, участия в тендере – это совместная работа бухгалтера и менеджмента.

• Учет основных средств, лизинг, транспорт, недвижимость. Если есть. Бухгалтер просто должен вовремя получить документы, дальше знает, что делать. Много налоговых нюансов, поэтому главное вовремя сообщить!

Поставьте галочки в тех пунктах, которые нужны именно вашему бизнесу. Ведь в правильно поставленном вопросе – половина ответа!

Что должен делать бухгалтер, более или менее понятно. А как все это должно работать эффективно, читаем далее.

Глава 2. Сколько платить налогов?

2.1. Сколько налогов вы готовы платить и сколько на самом деле надо?

Наверное, самое ужасное в бизнесе – это необходимость платить налоги! Это те расходы, которые непонятно на что идут и как влияют на бизнес. И поэтому любой предприниматель гораздо легче расстается с расходами на рекламу или логистику, чем на налоги!

Не буду здесь говорить про социальную ответственность бизнеса, об этом достаточно говорят по телевизору. Скажу только: если вы не готовы платить налоги – ваш бизнес не вырастет. Страх налогов – это достаточно серьезная фобия.

Одна моя знакомая страдала этой фобией. Каждый раз, когда подходил срок платить годовой налог, она прямо страдала: «Не пугай меня, сделай поменьше, мне уже страшно…»

Она была на системе налогообложения УСН Доходы-Расходы, и если расходы составляют более 93 % от доходов – то платится 1 % от доходов. Это очень мало, но даже это ее пугало!

Я не выдержала однажды и высказала ей: «Я вообще-то плачу 6 % от доходов и то не ною! А что говорить про врачей и учителей, которые платят 13 % подоходный налог?»

Она даже усмехнулась: «Да-да, у меня с сыном идейные разногласия на эту тему. Он-то как раз платит 13 % как госслужащий!»

Но несмотря на эти разногласия, все равно ей кажется, что налоги – это зло в любом случае.

Я же считаю, что к налогам надо относиться как к входному билету в бизнес! Он у всех разной стоимости, нужно просто найти оптимальный вариант для вашего дела.

А выбор есть.

Минимальный уровень – 1 % от доходов. Кстати, этот же уровень контролируют банки. Они рекомендуют платить не менее 1 % от выручки, чтобы не попасть под контроль Финмониторинга (об этом подробнее будет в следующих главах). А для некоторых бизнесов налоговая нагрузка доходит до 40 %. И они платят. Вопрос даже не в том – много это или мало, а в том, что нужно знать эту нагрузку и строить бизнес с учетом такого входного билета!

Например, ваша услуга стоит 1 000 руб., плюс налог 6 %. Ставьте цену 1 064 руб., сразу отложите 64 руб. на налог и получите свои 1 000 руб. Если же вы устанавливаете цену 1 000 руб., не думая про налог, то потом вам будет очень трудно оторвать кусочек от своего дохода.

Иногда высокий % налога получается из-за ошибок в документообороте, нежелания работать с документами правильно. В общем, все надо считать. Дальше я об этом еще расскажу.

Когда-то давно, где-то в 2008 году, ко мне обратился мой приятель за консультацией. Вопрос звучал примерно так: «Мне предложили руководить крупным комбинатом, это очень перспективно. Новый уровень. Расскажи самое важное, что я должен знать, чтобы не сесть в тюрьму?»

Из всех видов наказания – это самое страшное!

Мой ответ был таким: «Пройди простой тест. Для бизнеса тебе нужно делать закупку материалов, товаров. И у тебя будет такой выбор. В одну дверь к тебе придут представители большой компании в костюмах. У них будут все сертификаты на продукцию, правильно оформленные документы, подтверждение налоговой отчетности и т. п. Стоимость за 1 куб. метр леса – 15 000 руб. А в другую дверь зайдет лесовик в ушанке, документы «на коленке» – но стоимость за 1 куб. метр леса 5 000 руб. У кого ты купишь сырье для комбината?»

Я специально утрирую в таких случаях условия закупки, чтобы звучало немного абсурдно. Тогда я еще добавила: «Мне не нужен ответ, ответь себе. От этого будет многое зависеть».

В этом месте сделайте паузу и дайте ответ, какой вариант выберете вы: вариант первый или вариант второй?

Потом я этот вопрос задавала многим предпринимателям – и многих ставила в тупик! Бывали варианты ответов типа «Если я буду закупать в «белую» – это будет невыгодно, а мне сейчас и так сложно».

Повторю – если вы не готовы платить «входной билет» – то такой бизнес заранее обречен. Если сразу считать, что на налогах можно сэкономить – то вы заранее ставите свой бизнес в серую зону и заранее будете бояться роста!

На налогах можно экономить, но только зная законные способы.

Для начала нужно выбрать систему налогообложения. В следующем разделе я дам схемы, какие есть вообще варианты, и как выбрать.

2.2. Выбираем систему налогообложения

Форма ведения бизнеса

Как выбрать налоговую систему?

Налоги для индивидуальных предпринимателей (ИП)

Налоги для ООО

Если вы не подали заявление на УСНО в течение 30 дней с момента регистрации – автоматически попадаете на ОСНО.

Далее смена системы налогообложения – с начала следующего года.

Выбор формы налогообложения

Выбрать систему помогает налоговый калькулятор «Выбор подходящего режима налогообложения» https://www.nalog.ru/rn77/service/mp/.

Рис. 7. Схема выбора режима налогообложения

2.3. Если не платить налоги – последствия

Что мне за это будет?

Это самый популярный вопрос среди предпринимателей.

Представьте, что «уход от налогов» – это то же самое, что и переход улицы на красный свет. И тогда часто консультация идет по такому сценарию.

Клиент: Можно переходить улицу на красный свет?

Я: Нет.

К: А если никто не видит?

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

1С – самая популярная бухгалтерская программа

Вернуться