Алёна Кулаченкова
Книга-конструктор административного директора "Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей"

Слово автора

Дорогие коллеги!

Перед вами – не просто книга. Это мой личный «чемоданчик первой помощи» для каждого, кто связал свою судьбу с самой невероятной, многогранной и, без преувеличения, жизненно важной профессией в любой компании – административно-хозяйственной деятельностью.

Меня зовут Алёна Кулаченкова. Я не понаслышке знаю, каково это – быть «главной по всему»: от сломанного принтера и внезапной проверки Роспотребнадзора до сложных переговоров с арендодателем и формирования многомиллионного бюджета. Я прошла путь от помощника директора до административного директора и знаю эту работу изнутри, со всеми ее радостями и ежедневными вызовами.

Мой большой профессиональный вклад – участие в разработке Профстандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности». Эта работа позволила мне систематизировать и официально закрепить тот огромный пласт знаний и компетенций, которые требуются от нас с вами. А благодаря преподавательской деятельности (разработала и веду более 60 курсов для наших с вами коллег) я постоянно вижу ваши главные боли, вопросы и потребности.

Но теория мертва без живой практики. Поэтому я горжусь быть соучредителем проекта «Workshop Academia» (https://w-academia.ru) – платформы, где рождаются и воплощаются лучшие идеи для нашей профессии. А еще ежедневно, вот уже много лет, модерирую большое профессиональное чат-сообщество управленцев и специалистов АХО «Workshop Academia». Этот чат – уникальная концентрация реального опыта, «скорая помощь» в сложных ситуациях и источник вдохновения. Каждый день в чате проводится большое количество микро-консультаций, и именно этот бесценный опыт живого общения с вами, коллеги, помог собрать в этот сборник самое актуальное, нужное и практичное.

Сборник родился из желания помочь. Помочь сэкономить самый ценный ресурс – время. Помочь перестать «изобретать велосипед» и начать использовать готовые, проверенные решения. Помочь говорить с IT, финансистами и руководством на одном языке, аргументированно и уверенно.

Здесь вы найдете не абстрактные теории, а конкретные инструменты на каждый день:

• Промты для быстрого и качественного создания документов, писем и отчетов с помощью AI.

• Чек-листы для идеальной организации процессов, чтобы ничего не упустить.

• Практические рекомендации, выстраданные и проверенные в реальной работе.

Я влюблена в нашу профессию, потому что именно мы создаем среду, в которой рождаются великие идеи и бизнесы. Мы – не «обслуживающий персонал». Мы – создатели комфорта и гаранты эффективности, стратегические партнеры бизнеса.

Этот сборник – инструмент, способный сделать вашу повседневную жизнь немного проще, а работу – еще более блестящей. Пусть он станет вашим надежным помощником и советчиком.

С верой в вас и в наш общий успех,

Алёна Кулаченкова

С особой благодарностью

Екатерине Корсунской, верному товарищу и партнёру,

Константину Кулаченкову, любимому мужу и единомышленнику,

Вячеславу Орлову, брату и надёжной опоре в моих начинаниях,

членам Экспертного совета «Workshop Academia»:

Альбине Щербеневой,

Екатерине Беловой,

Маргарите Быковой,

Елене Фадеевой,

Гузеле Фейзрахмановой,

Екатерине Фунтовой,

Татевик Оганнисян,

Марии Полторацкой,

Екатерине Помогаевой,

Ольге Тимофеевой,

Олесе Усачевой,

Ольге Шестаковой,

Светлане Шульман;

И каждому участнику чата «Workshop Academia»!

Введение

От хаоса к системе – путь современного административного лидера**

Уважаемый коллега,

Если эта книга оказалась в ваших руках – вы не случайный человек. Вы принадлежите к особой касте профессионалов, которые изо дня в день делают невозможное возможным. Вы – административный директор, руководитель АХО, офис-менеджер. Вы тот, кто превращает хаос в порядок, а проблемы – в решения.

Знакомо ли вам это чувство?

• Вы постоянно «тушите пожары», но редко занимаетесь развитием?

• Вашу работу замечают только тогда, когда что-то идет не так?

• У вас есть власть принимать решения, но нет системной поддержки?

• Вы чувствуете, что ваш потенциал гораздо выше рутинных задач?

Если да – эта книга станет вашим личным трансформатором.

Что перед вами – и почему это работает

Это не сборник сухих инструкций. Это – живая система управления, выстроенная в диалоге с практиком для практиков. Каждая глава рождалась из реальных проблем, с которыми сталкиваются административные руководители ежедневно.

Мы начали с простых чек-листов и дошли до нейробиологии принятия решений – потому что именно так и должен развиваться современный руководитель: от операционки к стратегии, от контроля к развитию, от процессов к психологии.

Что изменится после прочтения

• Вы систематизируете свою работу – от учета ключей до управления бюджетом

• Вы защитите репутацию через прозрачность и документирование

• Вы научитесь измерять ценность вашего подразделения для бизнеса

• Вы поймете механизмы принятия решений – и своих, и коллег

• Вы превратитесь из «решателя проблем» в «создателя сред»

Как устроена эта книга-конструктор

Мы сознательно отказались от классического формата «глава за главой». Вместо этого мы создали модульную систему, где вы можете:

• Начинать с любого раздела, который актуален именно сейчас

• Комбинировать инструменты под свои задачи

• Возвращаться к материалам на разных этапах карьеры

• Развивать систему вместе с ростом своей организации

Каждый промт, каждый чек-лист, каждый регламент – это не догма, а конструктор для сборки вашей идеальной системы управления.

Самое главное

Административный директор сегодня – это не «начальник хозяйственного отдела». Это архитектор рабочей среды, стратег операционной эффективности и хранитель корпоративной культуры.

Эта книга – ваш пропуск в лигу профессионалов, которые не просто реагируют на проблемы, а создают системы, где проблемы не возникают.

Ваше время наступило. Переверните страницу – и начните свое превращение из пожарного в архитектора.

С глубоким уважением к вашему нелегкому труду,

Ваш проводник в мире АХО

Блок 1. Старт работы

Дорогие коллеги! Мы с вами часто делимся историями, вдохновлением и говорим о том, как важно быть стратегами комфорта. Но что делать, если вы пришли в новую компанию, а там…

вместо регламентов – легенды,

вместо учета – народное творчество,

а принтер печатает только заклинаниями?

Не волнуйтесь! Не стоит ни медитировать на офисном столе, ни пытаться уговорить кофемашину выдать план аудита вместе с капучино.

Вместо этого – просто используйте этот промт (промт – это инструкция для искусственного интеллекта). Он как ваш личный детектив для расследования процессов АХО. Надевайте шляпу Шерлока, вооружайтесь лупой – и вперёд! Ваша миссия начинается прямо сейчас.

Промт для проведения аудита в новой компании

Роль и задача:

Ты – опытный консультант по оптимизации административно-хозяйственной деятельности. Твоя задача – провести комплексный аудит процессов АХО в новой компании, выявить слабые места, риски и возможности для улучшения. Аудит должен охватывать все ключевые направления работы отдела.

Структура аудита:

1. Подготовительный этап:

○ Запрос и анализ организационной структуры компании.

○ Изучение существующих регламентов, положений и инструкций АХО (при их наличии).

○ Формирование перечня процессов для аудита.

2. Сбор информации:

○ Проведение интервью с руководителем АХО, сотрудниками отдела и ключевыми внутренними клиентами (руководители отделов, сотрудники).

○ Анализ данных по затратам за последние 6–12 месяцев.

○ Изучение договоров с поставщиками (клининг, охрана, аренда, обслуживание техники).

○ Проверка системы документооборота и учета (заявки, отчетность, инвентаризация).

3. Анализ процессов:

○ Оценка эффективности основных процессов:

• Управление закупками (канцелярия, хозтовары).

• Обслуживание офиса (уборка, ремонт, эксплуатация помещений).

• Управление активами (оргтехника, мебель, оборудование).

• Транспорт и логистика (служебные машины, курьеры).

• Обработка заявок от сотрудников (сроки, качество, удовлетворенность).

○ Выявление узких мест, дублирования функций и неоптимальных решений.

○ Оценка соответствия процессов требованиям Профстандарта.

4. Оценка рисков:

○ Финансовые риски (перерасход средств, неэффективные закупки).

○ Операционные риски (простои, срывы сроков, недовольство сотрудников).

○ Юридические риски (нарушение договоров, несоблюдение нормативов).

5. Формирование отчета:

○ Резюме по выявленным проблемам и возможностям для оптимизации.

○ Рекомендации по улучшению процессов, сокращению затрат и повышению эффективности.

○ План внедрения изменений с приоритизацией и оценкой ресурсов.

Требования к результату:

• Отчет должен быть структурированным, понятным и содержать конкретные данные.

• Предложите решения, ориентированные на быстрый результат и стратегические улучшения.

• Укажите возможные KPI для оценки эффективности после внедрения изменений.

Пример использования промта:

«Проведи аудит процессов АХО для компании “Новые Технологии”. Фокус на анализ закупок и управление обслуживанием офиса. Интервью с руководителем АХО и 5 сотрудниками. Проанализируй договоры с поставщиками за последний год. Предложи меры по сокращению затрат на 15 % и улучшению скорости обработки заявок.»

От процессов – к документам: время включить детективный режим!

Отлично! Мы только что провели аудит процессов АХО и нашли все «узкие места». Но что, если я скажу вам, что самое интересное только начинается?

Пока процессы живут в головах сотрудников – это одно. Но когда они попадают на бумагу (вернее, в документы) – начинается настоящая магия! Или… настоящий детектив.

Внимание, вопрос: что общего у договора с поставщиком кофе и контракта на клининг? Правильно: оба могут таить в себе сюрпризы!

Готовы пройтись по договорам с лупой и найти:

• тех, кто обещал золотые горы, а принес «почти как золото»?

• условия, которые писались при свечах в XIX веке?

• цены, которые растут быстрее, чем ваша карьера?

Тогда вам точно пригодится этот чек-лист. Включайте исследователя внутри себя – и вперёд, на аудит договоров!

Чек-лист по аудиту договоров АХО

Рекомендации по проведению аудита:

1. Проверять соответствие договоров внутренним регламентам компании

2. Анализировать условия расторжения и пролонгации

3. Сверять спецификации с фактическими поставками

4. Проверять наличие актов сверок по расчетам

5. Оценивать экономическую эффективность условий

6. Анализировать риски по каждому договору

7. Проверять историю исполнения обязательств

Частые проблемы:

• Отсутствие подписанных актов выполненных работ

• Несоответствие спецификаций фактическим поставкам

• Просроченные договоры без пролонгации

• Нарушение сроков оплаты поставщикам

• Отсутствие документов по расторжению договоров

От чек-листа – к магии регламентов: включаем режим «Юрист-Супергерой»!

Отлично! Вы только что прошлись по договорам с микроскопом и нашли всё, что скрывалось за многоточиями и звёздочками. Но что, если я скажу вам, что это был только разминка?

Теперь настало время включить режим «Стража регламентов»! Потому что даже самый идеальный договор может оказаться… вне закона компании.

Представьте: поставщик обещает золотые горы, условия выгодные, печати яркие… Но вот беда – ваш финансовый директор смотрит на договор как на инопланетянина и спрашивает: «А где тут волшебное слово „Согласовано“?»

Не беда! Включайте этот промт – и ваш ИИ-помощник превратится в юриста, бухгалтера и compliance-офицера в одном флаконе. Он проверит каждый пункт, каждую запятую и даже спрятанные в приложениях сюрпризы.

Готовы? Тогда вперёд – к идеальным договорам, которые не заставят вас краснеть на совещаниях!

И да начнётся битва за идеальные документы!

P. S. Если найдёте договор, который прошел эту проверку без единой правки – смело требуйте у генерального премию. Или хотя бы сходите на кухню за кофе с печенькой. Вы это заслужили!

Промт для проверки договора АХО на соответствие регламентам компании

Роль и задача:

Ты – юрист-эксперт по договорной работе и внутренним регламентам компании. Твоя задача – проверить предоставленный договор АХО на полное соответствие внутренним регламентам и политикам компании. Выяви все отклонения и дай конкретные рекомендации по их устранению.

Инструкция по проверке:

1. Проверка обязательных реквизитов:

○ Соответствие шаблону договора компании

○ Наличие всех необходимых подписей и печатей

○ Полнота реквизитов сторон

○ Соответствие наименований юридических лиц

2. Соответствие финансовым регламентам:

○ Проверка лимитов стоимости согласно бюджету АХО

○ Соответствие процедуры закупки (тендер, запрос котировок)

○ Наличие необходимых согласований финансовой службы

○ Соответствие условиям оплаты (аванс, отсрочка)

3. Проверка на соответствие политикам:

○ Соответствие политике закупок компании

○ Соблюдение антикоррупционной политики

○ Соответствие регламенту работы с поставщиками

○ Соблюдение требований по страхованию рисков

4. Анализ юридических аспектов:

○ Соответствие типовым условиям компании

○ Проверка на наличие рисковых формулировок

○ Соответствие законодательству РФ

○ Анализ условий ответственности сторон

5. Проверка технических спецификаций:

○ Соответствие технических характеристик

○ Полнота описания товаров/услуг

○ Соответствие стандартам качества компании

○ Наличие гарантийных обязательств

Формат вывода результатов:

Представь результат в виде таблицы с колонками:

• Найденное несоответствие

• Норма регламента

• Рекомендация по исправлению

• Критичность (высокая/средняя/низкая)

Пример заполнения:

Дополнительные требования:

• Укажи конкретные пункты регламентов

• Предложи альтернативные формулировки

• Отметь обязательные к исправлению позиции

• Выдели рекомендации по оптимизации условий

Источники для проверки:

• Положение о договорной работе

• Регламент закупочной деятельности

• Политика по работе с поставщиками

• Финансовый регламент компании

• Антикоррупционная политика

Пример использования промта:

"Проверь договор на клининговые услуги от 15.05.2025 с ООО 'Чистый офис' на соответствие нашим регламентам. Особое внимание удели соответствию регламенту закупок и финансовому лимиту в 500 000 рублей. Предоставь развернутый отчет с рекомендациями."

От юридических битв – к философским вопросам документации!

Отлично! Вы только что прошли квест по проверке договоров и победили всех «регламентных» монстров. Но теперь настало время для нового вызова:

«Что создать: Регламент или Положение?»

Представьте, что вы шеф-повар документации. Вам нужно понять: когда готовить точный рецепт с граммами и секундами (это регламент!), а когда – описать философию кухни и общие принциты (это положение!).

Не волнуйтесь, если сейчас это звучит как спор о том, что было раньше: яйцо или курица. Специально для таких моментов мы приготовили простой чек-лист. Он поможет вам выбирать нужный формат документа быстрее, чем вы успеете сказать «Протокол собрания акционеров!»

Включайте режим Бабы-Яги (или Кощея Бессметрного) – пусть ваша документационная избушка поворачивается к порядку самой правильной стороной! А этот чек-лист станет вашим клубочком, который приведёт к идеальному решению.

Простой чек-лист для выбора: регламент или положение?

Вам нужен РЕГЛАМЕНТ, если:

• Вы хотите стандартизировать порядок действий для повторяющейся операции.

• Необходимо исключить разночтения и человеческий фактор в процессе.

• Нужно четко прописать кто, что, в какой срок и как именно делает.

• Пример: Как сотрудник подает заявку на канцелярию? Как ее согласует руководитель? Как АХО ее обрабатывает, закупает и выдает? Это всё – регламент.

Вам нужно ПОЛОЖЕНИЕ, если:

• Вы определяете место, роль и цели всего отдела или направления в компании.

• Вам нужно описать зоны ответственности и права целого структурного подразделения (например, всего АХО).

• Вы устанавливаете общие правила игры для какой-либо сферы деятельности.

• Пример: Что такое АХО? Каковы его основные цели и функции? Как он взаимодействует с другими отделами? Какие у него права? Это – положение об АХО.

Как они связаны?

Часто эти документы работают в связке. Положение создает общий правовой и организационный «фундамент», а регламенты – это "инструкции по эксплуатации" для конкретных процессов в рамках этого фундамента.

1. «Положение об АХО» определяет, что одной из функций отдела является «материально-техническое обеспечение компании».

2. «Регламент закупки хозяйственных товаров» детально описывает, как именно эта функция выполняется.

Вывод:

если кратко – Положение описывает систему (что и зачем), а Регламент описывает процесс (как и кем).

От волшебного клубочка – к строительству избушки на курьих ножках (только прочной и по ГОСТу!)

Ваш чек-лист помог выбрать путь? Отлично! Если вы остановились на Положении – значит, вы готовы строить не просто документ, а крепкий дом для всех процессов АХО. Но как превратить эту избушку из сказки в современный офис с Wi-Fi и кофемашиной?

Не нужно махать волшебной палочкой или искать говорящего кота. Вместо этого – просто запустите этот промт! Он станет вашим Иваном-царевичем, архитектором и прорабом в одном флаконе.

Помните: хорошее Положение – это как самовар: снаружи красиво, внутри продуманно, а греет всех вокруг!

Готовы создать документ, который даже Кощей Бессмертный назвал бы «вечным и безупречным»? Тогда…

* * *

Время строить не сказочные, а реальные системы!

P. S. Если в процессе написания поймаете себя на мысли «а что бы сделал Пушкин?» – остановитесь. Он бы написал шедевр, но без единого KPI. Лучше доверьтесь промту!

Блок 2. Организационные документы

Промт для создания Положения об АХО

Роль и задача:

Ты – эксперт по организационному развитию и корпоративному праву. Твоя задача – разработать исчерпывающее и юридически корректное Положение об Административно-хозяйственном отделе (АХО) для компании. Документ должен соответствовать законодательству РФ, внутренним регламентам компании и best practices управления.

Структура документа:

1. Общие положения

○ Назначение и статус АХО.

○ Цели и задачи отдела.

○ Нормативные документы, регулирующие деятельность (ТК РФ, локальные акты компании).

2. Организационная структура

○ Место АХО в общей организационной структуре компании.

○ Внутренняя структура АХО (должности, подчиненность).

○ Взаимодействие с другими подразделениями (бухгалтерия, IT, HR).

3. Основные функции и направления деятельности

○ Управление помещениями: аренда, эксплуатация, ремонт, уборка.

○ Закупки: канцелярия, хозяйственные товары, мебель, оборудование.

○ Обслуживание оргтехники и ИТ-инфраструктуры.

○ Транспорт и логистика: служебные автомобили, курьеры.

○ Безопасность: охрана, пропускной режим, ЧС.

○ Организация корпоративных мероприятий.

4. Права и ответственность

○ Права руководителя и сотрудников АХО.

○ Ответственность за неисполнение обязанностей.

○ Полномочия по взаимодействию с поставщиками.

5. Процессы и регламенты

○ Порядок обработки заявок от сотрудников.

○ Регламент закупочной деятельности.

○ Инструкции по эксплуатации имущества.

○ Порядок действий в чрезвычайных ситуациях.

6. Заключительные положения

○ Порядок внесения изменений в Положение.

○ Дата вступления в силу.

○ Приложения (формы заявок, шаблоны документов).

Требования к содержанию:

• Используй официально-деловой стиль.

• Учитывай требования Профстандарта "Специалист по административно-хозяйственной деятельности".

• Предусмотри возможность адаптации под специфику компании (например, удаленная работа, филиальная сеть).

• Включи раздел о KPI и оценке эффективности работы отдела.

Дополнительные указания:

• Добавь шаблоны для приложений: форма заявки на хозяйственные нужды, акт приема-передачи оборудования.

• Укажи перечень документов, которые должны быть у АХО (инвентарные списки, договоры с поставщиками).

• Включи пункт о конфиденциальности и сохранности имущества.

Пример использования промта:

"Разработай Положение об АХО для IT-компании на 150 сотрудников с двумя офисами в Москве и удаленными работниками. Упор сделай на управление закупками и IT-инфраструктурой. Добавь KPI: время обработки заявок, удовлетворенность сотрудников, процент экономии бюджета."

Формат результата:

Готовый документ в формате структурированного текста с заголовками, подзаголовками и пояснениями для каждой секции.

От фундамента – к целому замку документации!

Отлично! Вы только что создали идеальное Положение об АХО – главный документ, фундамент всего отдела. Но что дальше? Ведь даже у самого прочного фундамента должны быть стены, крыша и, конечно, надёжная система коммуникаций!

Представьте: ваше Положение – это избушка Бабы-Яги, которая умеет поворачиваться к любым вызовам лицом. Но чтобы она стала по-настоящему уютной и функциональной, нужно наполнить её правильными инструментами – регламентами, инструкциями и положениями на все случаи жизни!

Не стоит пытаться удержать всё в голове, как Кощей бессмертный свои сокровища. Лучше заведите волшебный клубочек – этот чек-лист, который проведёт вас по всем тропинкам документационного леса и не даст заблудиться!

Готовы построить не просто избушку, а целый дворец для вашего АХО? Тогда вперёд – к полному комплекту документов!

* * *

Теперь ваша документация будет работать как шкатулка с секретом – красиво и функционально!

P. S. Если на полпути вам покажется, что документов слишком много – вспомните, как говорил один классик: «Красота требует жертв, а порядок – документов!»

Чек-лист положений, регламентов и инструкций АХО для компании

1. Организационные документы

• Положение об Административно-хозяйственном отделе

• Должностные инструкции сотрудников АХО

• Положение о материальной ответственности

• Регламент взаимодействия с другими подразделениями

2. Управление помещениями и инфраструктурой

• Регламент эксплуатации офисных помещений

• Инструкция по техническому обслуживанию

• Положение о порядке проведения ремонтных работ

• Регламент уборки помещений

• Инструкция по эксплуатации систем кондиционирования

3. Закупки и МТО

• Положение о закупочной деятельности

• Регламент закупки хозяйственных товаров

• Инструкция по работе с поставщиками

• Регламент управления складом МТР

• Инструкция по инвентаризации

4. Управление оргтехникой и оборудованием

• Регламент обслуживания оргтехники

• Инструкция по эксплуатации копировальной техники

• Положение о выдаче и учете расходных материалов

• Регламент ремонта оборудования

5. Транспорт и логистика

• Положение об использовании служебного транспорта

• Регламент организации командировок

• Инструкция по техническому обслуживанию транспорта

• Положение о курьерской службе

6. Безопасность и охрана труда

• Инструкция по пожарной безопасности

• Регламент эвакуации при ЧС

• Положение о пропускном режиме

• Инструкция по охране труда для сотрудников АХО

7. Управление заявками и обслуживанием

• Регламент обработки заявок от сотрудников

• Инструкция по работе с CRM-системой

• Положение о приоритетности заявок

• Регламент контроля качества услуг

8. Финансовая документация

• Регламент составления бюджета АХО

• Инструкция по учету расходов

• Положение о контроле затрат

• Регламент проведения тендеров

9. Корпоративные мероприятия и события

• Положение об организации корпоративных мероприятий

• Регламент проведения официальных мероприятий

• Инструкция по организации праздников и торжеств

• Бюджетный регламент мероприятий

• План мероприятий на год

• Чек-лист подготовки мероприятий

10. VIP-обслуживание первых лиц

• Положение о VIP-обслуживании руководства

• Регламент организации рабочих поездок первых лиц

• Инструкция по бронированию и оформлению VIP-перелетов

• Регламент организации личных поручений

• Стандарты конфиденциальности при обслуживании

11. Подготовка и сопровождение переговоров

• Регламент подготовки переговорных комнат

• Инструкция по техническому обеспечению переговоров

• Стандарты организации кейтеринга для мероприятий

• Регламент протокольного обслуживания

• Чек-лист подготовки к международным переговорам

12. Контроль исполнительской дисциплины

• Положение о контроле исполнения поручений

• Регламент мониторинга задач и сроков

• Инструкция по ведению электронного документооборота

• Система KPI для сотрудников АХО

• Регламент отчетности по выполнению задач

13. Дополнительные инструкции

• Инструкция по обращению с ТКО

• Регламент энергосбережения

• Инструкция по хранению ключей

• Положение о библиотечном фонде

Рекомендации по внедрению:

1. Присвойте каждому документу уникальный номер и дату введения

2. Определите ответственных за актуализацию каждого документа

3. Установите периодичность пересмотра (рекомендуется ежегодно)

4. Обеспечьте доступность документов для всех сотрудников

5. Разработайте систему обучения и проверки знаний

6. Внедрите электронный архив документов

Контрольные точки:

• Все документы утверждены приказом

• Сотрудники ознакомлены под подпись

• Документы доступны в актуальной версии

• Назначены ответственные за актуализацию

• Определен график пересмотра документации

• Внедрена система контроля исполнения

• Налажена регулярная отчетность

От магического клубочка – к волшебным картам для каждой роли!

Прекрасно! Ваш чек-лист превратился в настоящую шкатулку с драгоценностями – теперь у вас есть полный набор документов для АХО. Но как сделать так, чтобы каждый сотрудник точно знал свои сокровища и умел ими пользоваться?

Время превратить общие правила в персональные карты путешественника для каждого члена команды! Ведь даже у Бабы-Яги были свои инструкции: как повернуть избушку, как договориться с гусями-лебедями, и как не перепутать ступку с метлой!

Возьмите за основу Профстандарт – ваш «сказочный кодекс» – и создайте должностные инструкции, которые будут понятны как Ивану-царевичу, так и Змею Горынычу!

Готовы превратить сложные требования в простые и ясные ориентиры? Тогда вперёд – к созданию инструкций, которые сами будут вести сотрудников к успеху!

Промт для разработки должностных инструкций сотрудников АХО на основе Профстандарта

Роль и задача:

Ты – эксперт по организационному развитию и управлению персоналом. Твоя задача – разработать четкие, структурированные и соответствующие Профстандарту "Специалист административно-хозяйственной деятельности" (утв. Приказом Минтруда № 201н) должностные инструкции для каждой роли в АХО.

Структура инструкции:

1. Общие положения

○ Наименование должности и отдела

○ Требования к образованию и опыту (согласно Профстандарту)

○ Непосредственный руководитель

○ Порядок назначения и освобождения от должности

2. Профессиональные стандарты

○ Указание соответствия конкретным трудовым функциям из Профстандарта (коды A/01.7, B/02.7 и т. д.)

○ Требования к знаниям и умениям согласно квалификационному уровню

3. Должностные обязанности

○ Ежедневные операционные задачи

○ Периодические обязанности (ежемесячные, квартальные)

○ Проектная деятельность

○ Взаимодействие с другими отделами

4. Права

○ Права на принятие решений в рамках компетенции

○ Права на запрос информации

○ Права на внесение предложений по оптимизации

5. Ответственность

○ Зона материальной ответственности

○ Ответственность за качество и сроки выполнения работ

○ Ответственность за сохранность имущества

6. Показатели эффективности (KPI)

○ Ключевые показатели для оценки

○ Критерии успешного выполнения обязанностей

○ Связь с системой мотивации

Особые требования:

• Используй точные формулировки из Профстандарта

• Учитывай специфику компании (размер, отрасль, структуру)

• Предусмотри возможность адаптации под разные уровни позиций

• Добавь раздел «Взаимодействие» со схемой коммуникации

Пример использования промта:

"Разработай должностную инструкцию для специалиста по закупкам АХО уровня 'стажер' на основе трудовой функции B/03.7 Профстандарта. Компания – IT-стартап на 50 человек. Добавь KPI по экономии бюджета и срокам закупок."

Формат результата:

Готовая структурированная должностная инструкция с четким разделением разделов и практическими примерами обязанностей.

P. S. Помните: хорошая должностная инструкция – как уздечка для Змея Горыныча: не ограничивает, а направляет силу в нужное русло!

От карты ролей – к компасу ответственности!

Отлично! Теперь у каждого члена вашей команды есть своя «дорожная карта» в виде должностной инструкции. Но как убедиться, что сокровища компании – техника, мебель и даже тот самый волшебный клубочек – остаются в безопасности?

Пора создать «Свод правил хранителей ценностей» – документ, который превратит материальную ответственность из страшной сказки в понятный и честный диалог!

Возьмите за основу Трудовой кодекс РФ и свой внутренний «сказочный кодекс» – и создайте положение, которое защитит и сотрудников, и компанию. Чтобы ни у кого не возникло желания проверять на прочность ступу Бабы-Яги или кататься на ковре-самолёте в обеденный перерыв!

Готовы создать документ, который расставит все точки над «ё»? Тогда вперёд – к миру, где каждый отвечает за своё наследство, будь то золотое яйцо или обычный канцелярский степлер!

Чек-лист по созданию Положения о материальной ответственности

1. Общие положения

• Определение термина "материальная ответственность"

• Указание нормативной базы (ТК РФ, ст. 238–250)

• Цели и задачи документа

• Область применения

2. Основная часть

• Виды материальной ответственности (полная, ограниченная, коллективная)

• Перечень должностей с полной материальной ответственностью

• Порядок определения размера ущерба

• Процедура взыскания ущерба

• Условия освобождения от ответственности

3. Права и обязанности сторон

• Обязанности работодателя

• Права работника

• Порядок возмещения ущерба

• Сроки предъявления претензий

4. Дополнительные разделы

• Формы документов (акты, соглашения)

• Процедура расследования случаев ущерба

• Порядок удержаний из заработной платы

• Особые случаи и исключения

5. Заключительные положения

• Порядок внесения изменений

• Срок вступления в силу

• Ответственность за несоблюдение

Рекомендации по внедрению:

1. Согласуйте положение с юристом

2. Ознакомьте всех сотрудников под подпись

3. Разработайте формы сопутствующих документов

4. Проведите обучение руководителей

5. Регулярно актуализируйте документ

Контрольные точки:

• Документ соответствует ТК РФ

• Сотрудники ознакомлены под подпись

• Заключены договоры о полной материальной ответственности

• Назначены ответственные за исполнение

• Разработаны формы отчетности

Это положение станет вашим надёжным щитом и мечом в мире материальных ценностей!

P. S. Помните: хорошее положение – как шапка-невидимка: его не видно в повседневной работе, но оно надёжно защищает от неприятностей!

От правил хранения ценностей – к стратегии защиты от внутренних угроз

Отлично! Теперь у вас есть надежное Положение о материальной ответственности – фундамент, который определяет "правила игры". Но что делать, когда некоторые игроки решают играть не по правилам?

Если вы административный директор, вы знаете: саботаж в АХО – это не миф, а реальность, с которой сталкиваются многие во время аудитов и реорганизаций. Пассивное сопротивление, «забывчивость», внезапные «сбои» в работе – знакомо, не правда ли?

Но не стоит надевать шапку-невидимку или искать волшебный эликсир против саботажников! Гораздо эффективнее создать четкий алгоритм, который поможет:

1. Предупредить риски до их появления

2. Обнаружить проблемы на ранней стадии

3. Эффективно отработать любые попытки срыва процессов

Готовы превратиться из «пожарного» в "архитектора безопасности"? Тогда переходим от теории к практике!

Пошаговый алгоритм предупреждения и отработки саботажа сотрудников АХО

Дополнительные меры безопасности:

• Физическая защита: видеонаблюдение, контроль доступа, журналы учета

• Информационная безопасность: разграничение прав, шифрование данных

• Финансовый контроль: лимиты операций, обязательное согласование с финансистами

Протокол действий при выявлении нарушений:

1. Немедленная изоляция от критичных процессов

2. Сохранение всех доказательств

3. Привлечение службы безопасности

4. Служебное расследование

5. Принятие решения по политике компании

Важно: Все меры должны быть документально закреплены и внедряться последовательно. Помните: лучшая защита – это система, которая работает даже когда вы спите!

P. S. Если вам кажется, что это слишком сложно – вспомните, сколько времени и нервов вы тратите на "тушение пожаров". Лучше один раз построить пожарную станцию, чем бегать с ведром всю жизнь!

Только что мы предотвращали саботаж – и это прекрасно!

Но знаете, что хуже злоумышленника? Хаос по незнанию! Когда сотрудник:

• разогревает рыбу в микроволновке, распространяя в офисе мечты о море,

• проверяет прочность стула, раскачиваясь на нём, как на аттракционе,

• коллекционирует кофейные пятна на столе, считая их элементом абстрактного искусства.

Вывод: чтобы офис не стал полем чудес, нужны правила! Не ограничения, а инструкция к комфорту.

И вот он – регламент, который превратит офис в пространство, где приятно работать, а не выживать!

Блок 3. Управление помещениями и инфраструктурой

Промт для разработки Регламента эксплуатации офисных зданий и помещений

Роль и задача:

Ты – эксперт по разработке организационно-распорядительной документации с глубоким знанием градостроительного, жилищного законодательства РФ и требований технических регламентов. Твоя задача – составить исчерпывающий проект Регламента эксплуатации офисного здания (нежилого помещения), который будет полностью соответствовать действующим на 2025 год нормам и обеспечивать безопасную, бесперебойную и законную работу объекта.

Нормативная база (основа для регламента):

• Градостроительный кодекс РФ, Статья 55.24: Используй как основу, раскрыв требования к эксплуатации, необходимости технического обслуживания, эксплуатационного контроля и текущего ремонта.

• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»: Включи в регламент требования к безопасности конструкций и инженерных систем.

• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»: Учти обязательные нормы пожарной безопасности.

• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»: Заложи в регламент требования к поддержанию санитарных норм.

• ПОТ РО 14000–004–98 «Положение. Техническая эксплуатация промышленных зданий и сооружений»: Используй как практическое руководство для организации процессов, несмотря на рекомендательный статус. Возьми за основу структуру локальных документов (приказы, планы, журналы).

Структура и содержание регламента:

1. Общие положения:

○ Определи цель, область применения регламента (распространяется на всех арендаторов и службы, эксплуатирующие здание).

○ Укажи перечень нормативных документов, на которых он основан (приведи вышеуказанные законы и кодексы).

○ Дай четкие определения ключевых терминов: «эксплуатация», «техническое обслуживание», «эксплуатационный контроль», «текущий ремонт».

2. Организационная структура и ответственность:

○ Назначение ответственных: Включи шаблон приказа о назначении лица, ответственного за эксплуатацию здания (как требует ПОТ РО 14000–004–98). Опиши его обязанности: ведение журналов, организация осмотров, контроль за ремонтом.

○ Взаимодействие: Опиши порядок взаимодействия между собственником/управляющей компанией, арендаторами и аварийными службами. Используй принципы из регламентов для служб заказчика-подрядчика.

3. Основные процессы эксплуатации (разработай подробные инструкции по каждому пункту):

○ Эксплуатационный контроль (п. 7 ст. 55.24 ГрК РФ): Установи порядок и периодичность плановых осмотров (общие – весной и осенью, частичные – ежеквартально или ежемесячно). Добавь требование о проведении внеплановых осмотров после чрезвычайных ситуаций. Создай форму Акта осмотра.

○ Техническое обслуживание и текущий ремонт (п. 8 ст. 55.24 ГрК РФ): Разработай План-график планово-предупредительных ремонтов (ППР). Опиши порядок устранения неисправностей на основе заявок от арендаторов.

○ Содержание инженерных систем: Дай требования к обслуживанию систем отопления, вентиляции, кондиционирования, водоснабжения, канализации, электроснабжения. Укажи необходимость сезонной подготовки (особенно к осенне-зимнему периоду).

○ Санитарное содержание и благоустройство: Включи правила уборки помещений и прилегающей территории.

4. Требования безопасности:

○ Пожарная безопасность: Опиши порядок содержания эвакуационных путей, работы с пожарной сигнализацией и огнетушителями.

○ Охрана труда: Включи инструкции для персонала, осуществляющего эксплуатационные работы.

5. Документооборот и отчетность:

○ Перечисли обязательные документы: Журнал эксплуатации, Технический паспорт на здание (согласно ПОТ РО 14000–004–98), акты выполненных работ.

○ Укажи сроки и порядок их ведения.

Конечный результат:

Готовый проект Регламента, содержащий не только текстовые положения, но и шаблоны основных приложений (формы актов, журналов, заявок). Регламент должен быть практичным инструментом для ежедневной работы, исключающим нарушения законодательства.

* * *

Для быстрого старта вам может пригодиться эта таблица с ключевыми документами, которые нужно разработать в первую очередь.

Перечень основных локальных документов по эксплуатации здания

Надеюсь, этот промт послужит вам надежным подспорьем в работе. Если вам потребуется помощь в проработке какого-либо конкретного раздела (например, подробной инструкции по эксплуатационному контролю), просто дайте знать!

Что на выходе:

Готовый текст регламента, который можно сразу использовать для ознакомления сотрудников. Документ должен вдохновлять на соблюдение порядка, а не пугать штрафами.

Пример раздела:

«Кофейня офиса – место силы и бодрости!

• Кофе пролили? Протрите – следующий коллега скажет вам спасибо.

• Забрали последнюю круассан? Сообщите в чат АХО – мы пополним запасы.

• Посуда: после использования – в посудомойку. Волшебный эльф её уже не моет».

* * *

Готовы превратить офис в место, где правила работают на людей? Тогда вперёд!

Отлично, коллеги! Только что мы с вами написали идеальный регламент эксплуатации офисных помещений. Теперь сотрудники знают, что чайник – не прибор для опреснения морской воды, а стул – не аттракцион «американские горки».

Но есть один нюанс: самый прекрасный регламент бесполезен, если отделы живут в параллельных реальностях!

Знакомо?

• IT требует срочно отключить сервер, а АХО уже пятый день ищет, где бы найти свободного электрика…

• Бухгалтерия ждет подписанные акты, а они застряли где-то между курьером и охраной…

• Отдел закупок купил 100 упаковок бумаги, а склад АХО размером со спичечный коробок

Чтобы прекратить этот хаос и научить отделы говорить на одном языке, пора создать Регламент взаимодействия – главный документ о том, как мы работаем вместе, а не рядом!

Промт: Разработка Регламента взаимодействия АХО с другими подразделениями

Роль:

Ты – гуру корпоративных коммуникаций и процессного управления с опытом работы в крупных компаниях. Твоя задача – создать не просто формальный документ, а рабочий инструмент, который превратит хаотичное общение в отлаженный механизм.

Задача:

Разработать практичный и понятный Регламент взаимодействия АХО со всеми ключевыми подразделениями компании, который сократит время согласований, исключит конфликты и повысит общую эффективность работы.

Структура регламента:

1. Философия документа (преамбула):

«Мы работаем в одной команде! Этот регламент создан для того, чтобы вопросы между отделами решались быстро и предсказуемо. АХО существует, чтобы помогать вам работать комфортно и эффективно.»

2. Принципы взаимодействия:

• Единые каналы коммуникации (никаких «ой, я ему в личку написал(а)»)

• Четкие сроки ответа («не дольше чем…»)

• Ответственность сторон («кто что делает»)

• Эскалация («что делать, если что-то пошло не так»)

3. Матрица взаимодействия (основная часть):

Создать таблицу по каждому подразделению:

4. Процедуры и SLA:

• Простая схема: «Запрос → Регистрация → Выполнение → Подтверждение → Фидбек»

• Четкие сроки для разных типов запросов (срочные, стандартные, сложные)

• Процедура эскалации при срыве сроков

5. Конфликтные ситуации:

• Правила конструктивной обратной связи

• Механизм разрешения споров

• Кто арбитр в сложных ситуациях

Стиль и тон:

• Дружелюбный, но деловой

• Максимум конкретики, минимум воды

• Использование инфографики и схем (где уместно)

• Язык: «Мы с коллегами из IT договорились, что…»

Что на выходе:

Готовый к использованию документ с:

• Четкими процедурами для каждого отдела

• Шаблонами заявок и форм

• Контактами ответственных

• Схемами процессов

Пример раздела:

«С коллегами из бухгалтерии мы договорились:

•  Акты подписываем через ЭДО в течение 2 часов

•  Срочные вопросы решаем в общем чате «АХО-Бухгалтерия»

•  Если что-то горит – звоним напрямую Ивану Ивановичу

•  Ключевое правило: «нет документов – нет подписи» (но мы поможем их оформить)»

Вот так, коллеги! С этим регламентом вы забудете про «я тебя искал(а) три дня» и «мне никто не ответил». Осталось внедрить – и можно пить кофе со спокойной душой, пока отделы работают как безупречный механизм! ☺

Отлично! Регламент взаимодействия готов – теперь отделы не будут работать как лебедь, рак и щука! Но знаете, что объединяет IT, бухгалтерию и отдел кадров? Верно: у всех у них ломается техника!

Пока мы налаживали коммуникации, наш верный принтер в углу снова захромал, кондиционер запел песню ветра, а кофемашина и вовсе объявила бойкот.

Что ж, пора перейти от слов к делу – точнее, к гаечным ключам и инструкциям! Чтобы техника служила верой и правдой, а не становилась источником легенд и мистических историй («он заработал, стоило только пригрозить вызовом мастера!»), создадим для нее священное писание – **Инструкцию по техническому обслуживанию!

Промт: Разработка Инструкции по техническому обслуживанию

Роль:

Ты – инженер-наставник с золотыми руками и 20-летним опытом содержания техники в идеальном состоянии. Твоя задача – создать не скучный техпаспорт, а живую, понятную любому сотруднику «библию выживания» офисной техники.

Задача:

Разработать практичную, наглядную и мотивирующую инструкцию, которая поможет сотрудникам и специалистам АХО правильно обслуживать технику, предотвращать поломки и оперативно реагировать на сбои.

Структура инструкции:

1. Философия документа (введение):

«Техника – не враг, а друг! Эта инструкция поможет нам всем говорить на одном языке с нашими электронными помощниками. Помните: пять минут профилактики экономят пять часов ремонта!»

2. Общие принципы работы с техникой:

○ Правило «трех П»: Первым заметил – Первым сообщил – Помог предотвратить.

○ Запретные действия («не стучи по монитору, он не арбуз»).

○ Куда бежать и что кричать при проблемах (список контактов и каналов связи).

3. Разделы по типам оборудования (с юмором и пользой):

Для каждого устройства указать:

○ «Характер» устройства (например: «Принтер – творческая личность, требует внимания и качественных чернил»).

○ Ежедневный уход (протирать пыль, проверять бумагу).

○ Еженедельная профилактика (тест-печать, чистка от пыли).

○ Ежемесячное обслуживание (глубокая чистка, проверка износа).

○ Типичные «болезни» и первая помощь (таблица: «Проблема – Причина – Что делать»).

○ Крики о помощи (когда срочно звать специалиста).

4. Журналы и отчетность:

○ Простой чек-лист ежемесячного осмотра.

○ Шаблон заявки в IT/АХО («не «не работает», а «мигает красная лампочка и издает писк»).

○ Форма акта выполненных работ по обслуживанию.

5. Ответственность:

○ Кто отвечает за регулярный осмотр (АХО).

○ Что должен делать каждый сотрудник (соблюдать правила эксплуатации).

○ Зоны ответственности IT и АХО (чтобы не было «это ваше, а нет – ваше!»).

Стиль и тон:

• Образный, но без потери технической точности.

• Использование аналогий («системный блок – как пищеварительная система, не засоряй его!»).

• Иконки, схемы, мемы (где уместно).

• Язык: «Мы с тобой одной крови – ты и техника!»

Что на выходе:

Готовый документ, который:

• Можно раздать сотрудникам как памятку.

• Использовать для обучения новичков.

• Положить основой в регламент обслуживания.

Пример раздела для принтера:

«Наш верный друг Принтер:

•  Любит: чистоту, качественную бумагу, своевременную заправку.

•  Ненавидит: скрепки в лотке, пыль, работу на износ.

•  Кричит о помощи: если мигает красным, жует бумагу или печатает полосами.

•  Что делаем: еженедельно протираем корпус, раз в месяц чистим от пыли внутри.

•  Кого звать: при замятиях – АХО, при программных сбоях – IT.»

Техника скажет вам спасибо! Ну, или хотя бы перестанет подводить в самый неподходящий момент. А вы сможете наконец выпить кофе из исправной кофемашины!

Отлично! Мы с вами написали такую крутую инструкцию по техобслуживанию, что теперь даже кофемашина вздохнула с облегчением и работает как швейцарские часы!

Но что делать, когда техника не просто капризничает, а решила уйти в запойный ремонт? Или того хуже – когда дело не в технике, а в стенах, трубах и проводах, которые вдруг вспомнили, что они тоже смертны?

Пока одни в панике ищут «шабашников», другие пытаются чинить электрику с помощью YouTube, а третьи уже представляют, как объясняют проверяющим, почему пожарный выход внезапно стал дизайнерским атриумом…

Стоп! Пора принимать тяжелую артиллерию – Положение о порядке проведения ремонтных работ! Тот самый документ, который знает все ГОСТы, СНиПы и прочие страшные слова, чтобы ваш ремонт не превратился в судебное дело!

Промт: Разработка Положения о порядке проведения ремонтных работ

Роль:

Ты – юрист-инженер с 15-летним стажем, который наизусть знает не только ГОСТы, но и то, как их обойти, не нарушив. Твоя задача – создать документ, который сделает любой ремонт безопасным, законным и предсказуемым.

Задача:

Разработать юридически безупречное Положение, которое регламентирует все этапы ремонтных работ с соблюдением действующего законодательства и нормативов.

Нормативная база (основа для Положения):

• Градостроительный кодекс РФ (особенно ст. 55.24 по эксплуатации зданий)

• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»

• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»

• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»

• Правила противопожарного режима в РФ

• СП 59.13330.2016 «Доступность зданий для маломобильных групп»

• ГОСТ Р 12.4.026–2015 «Цвета сигнальные, знаки безопасности»

• ПОТ РО 14000–004–98 «Техническая эксплуатация промышленных зданий»

Структура Положения:

1. Общие положения:

○ Цели и задачи документа (с ссылками на законы)

○ Область применения (все типы ремонтов во всех помещениях)

○ Термины и определения (капитальный, текущий, аварийный ремонт)

2. Классификация ремонтов:

○ Аварийный (ликвидация угрозы) – начинаем немедленно, согласуем потом

○ Текущий (замена вышедших из строя элементов) – по заявкам

○ Капитальный (замена конструкций, инженерных систем) – только по проекту

3. Процедура инициирования и согласования:

○ Цепочка согласования для каждого типа ремонта

○ Образцы заявок и актов

○ Особые случаи (ремонт в выходные, в ночное время)

4. Требования к подрядчикам:

○ Наличие допусков СРО (где требуется)

○ Страхование гражданской ответственности

○ Обучение по охране труда

5. Процесс выполнения работ:

○ Ограждение опасных зон (по ГОСТ)

○ Знаки безопасности (по ГОСТ)

○ Допуск в помещения (пропуска, сопровождение)

○ Уборка после работ (по СанПиН)

6. Приемка работ:

○ Состав комиссии

○ Проверка соответствия нормам

○ Оформление исполнительной документации

Что на выходе:

Юридически безупречный документ, который:

• Исключает штрафы от проверяющих органов

• Четко разграничивает зоны ответственности

• Содержит все необходимые шаблоны и формы

• Позволяет планировать ремонтный бюджет

Пример раздела:

«Ремонт, затрагивающий несущие конструкции:

• Требуется проект (ст. 55.24 ГрК РФ)

• Согласование с автором проекта здания

• Технический надзор на всех этапах

• Запрещено: демонтаж без расчета на усиление!»

* * *

Теперь ваш ремонт будет не только красивым, но и законным! И проверяющие из МЧС, Ростехнадзора и Роспотребнадзора будут смотреть на вас с уважением, а не с протоколом!

Отлично! Мы с вами написали такое идеальное Положение о ремонтах, что теперь даже самый вредный подрядчик плачет от умиления и сверяет каждый шаг с ГОСТами!

Но вот ремонт закончился… И оставил после себя следы своей «творческой деятельности» в виде пыли на стенах, разводов на окнах и загадочных пятен на полу.

Знакомая картина? Пока одни сотрудники героически пытаются протирать столы салфетками, другие пишут мемуары «О чем молчал наш ковер», а третьи и вовсе начинают археологические раскопки под столами…

Пора навести блестящий порядок и создать Регламент уборки помещений! Документ, который знает не только где должно блестеть, но и КОГДА, КАК и ЧЕМ! Чтобы даже самый дотошный проверяющий из Роспотребнадзора захотел сфотографироваться в вашем безупречно чистом офисе для своих соцсетей!

Промт: Разработка Регламента уборки помещений

Роль:

Ты – эксперт по клинингу с 20-летним стажем, который наизусть знает все СанПиНы и может с закрытыми глазами определить, чем мыли полы – правильным средством или разведенным чаем. Твоя задача – создать безупречный документ, который превратит уборку из хаотичных движений шваброй в точную науку.

Задача:

Разработать детальный Регламент уборки помещений, соответствующий нормативным требованиям и корпоративным стандартам чистоты.

Нормативная база:

• СанПиН 2.2.4.3359–16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах»

• СанПиН 2.2.1/2.1.1.1076–01 «Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий»

• СП 2.1.3678–20 «Санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений…»

• Правила противопожарного режима в РФ (в части содержания эвакуационных путей)

Структура Регламента:

1. Общие положения:

○ Область применения (все помещения компании)

○ Термины и определения (влажная уборка, генеральная уборка, дезинфекция)

○ Ответственные за организацию уборки

2. Классификация помещений по зонам уборки:

○ Зона А (ресепшн, переговорные) – премиум-стандарт

○ Зона Б (рабочие места, кухни) – повышенное внимание

○ Зона В (хозпомещения, склады) – стандартный уход

○ Зона Г (санузлы) – зона особого контроля

3. Периодичность и виды уборки:

○ Ежедневная (рабочие дни, после окончания работы)

○ Еженедельная (пятница, с применением специальных средств)

○ Генеральная (1 раз в месяц по специальному графику)

○ Сезонная (мытье окон 2 раза в год)

4. Технологические карты для каждой зоны:

Пример для санузлов:

○ Дезинфекция сантехники (разрешенные средства)

○ Мытье кафеля, зеркал, смесителей

○ Заполнение диспенсеров (мыло, бумага)

○ Контроль запахов

5. Контроль качества:

○ Чек-листы для ежедневной проверки

○ Фотопротоколы ежемесячного контроля

○ Журнал уборок и замечаний

6. Требования к материалам и оборудованию:

○ Разрешенные моющие средства

○ Маркировка инвентаря по зонам

○ Правила хранения клинингового оборудования

Что на выходе:

Безупречный документ, который:

• Соответствует всем санитарным нормам

• Четко регламентирует все процессы уборки

• Содержит готовые чек-листы для контроля

• Минимизирует риски при проверках

Пример раздела:

«Рабочие места (Зона Б):

• Ежедневно: влажная уборка поверхностей, протирка мониторов

• Еженедельно: дезинфекция телефонов, клавиатур

• Особое внимание: вентиляционные решетки (1 раз в месяц)»

* * *

Теперь ваш офис будет не просто чистым, а СТЕРИЛЬНО-ЗАКОННЫМ! И сотрудники будут бороться за право работать в таком порядке!

Поздравляю! Теперь у нас с вами такой безупречный Регламент уборки, что пылинки в страхе разбегаются при виде наших чек-листов, а мусорные ведра сами несутся на помывку!

Но вот незадача: пока мы героически наводили лоск на всех поверхностях, системы кондиционирования тихо плакали в углу. Они тоже хотят заботы и внимания! Ведь что проку в кристально чистом полу, если воздух в помещении напоминает сауну с ароматом «пыльные фильтры»?

Пора подарить нашим климатическим системам ту же заботу, что и всему офису! Чтобы кондиционеры не просто шумели, а дарили нам свежесть и прохладу – создадим для них персональную «инструкцию по счастью»!

Промт: Разработка Чек-листа и Инструкции по эксплуатации систем кондиционирования

Роль:

Ты – инженер-климатолог с 15-летним стажем, который чувствует кондиционеры как родных. Твоя задача – создать простые и понятные инструкции, которые уберегут технику от гибели, а сотрудников – от простуд и сквозняков.

Задача:

Разработать практичный чек-лист и инструкцию для пользователей и специалистов, чтобы системы кондиционирования работали эффективно, безопасно и долго.

Нормативная база (для справки):

• СанПиН 2.2.4.3359–16 (требования к микроклимату)

• РД 153–34.0–20.507–98 (правила технической эксплуатации)

• СП 60.13330.2016 (отопление, вентиляция и кондиционирование)

Структура инструкции:

1. Базовые правила для всех (чтобы не было «мне дует!»):

○ Как правильно выставлять температуру (разница с улицей не более 5–7°C)

○ Почему нельзя направлять поток на людей (источник простуд и конфликтов)

○ Запрет на самостоятельную разборку и ремонт

2. Ежедневный уход (чек-лист для пользователей):

○ Проверить, нет ли посторонних шумов при работе

○ Убедиться, что нет воды под внутренним блоком

○ Не закрывать вентиляционные решетки мебелью или шторами

3. Еженедельная проверка (чек-лист для ответственного):

○ Очистка фильтров внутреннего блока (по инструкции)

○ Проверка дренажной системы

○ Контроль температуры на выходе

4. Сезонное обслуживание (чек-лист для специалистов):

○ Чистка теплообменников

○ Проверка давления хладагента

○ Диагностика электронных систем

Что на выходе:

• Инструкция для пользователей (простыми словами с картинками)

• Чек-лист для ответственного сотрудника (регулярный контроль)

• Чек-лист для специалистов (техническое обслуживание)

Пример чек-листа на день:

✓ Нет посторонних шумов и вибрации

✓ Температура в помещении 22–24°C

✓ Пульт управления на месте

✓ Нет воды под внутренним блоком

* * *

Браво! Наши кондиционеры теперь работают так идеально, что даже пингвины позавидовали бы офисному микроклимату! Воздух свеж, температура идеальна, и даже фильтры сияют чистотой.

Но пока техника наслаждалась заботой, в другом углу офиса назревала новая драма…

Теперь наши кондиционеры будут работать просто замечательно – тихо, эффективно и без сюрпризов! А сотрудники наконец-то перестанут спорить, кому досталось место «под холодным духом»! ☺

Знакомая история?

• Отдел закупил 500 ручек, которые не пишут

• Бухгалтерия плачет над счетами от никому не известных поставщиков

• А на складе поселилась партия бумаги, которая не помещается в принтеры

Внимание, проблема! Хаотичные закупки атакуют бюджет и нервы сотрудников!

Пора наводить порядок в этом королевстве кривых зеркал и создавать Положение о закупочной деятельности – тот самый документ, который превратит «купите чего-нибудь» в четкий работающий механизм!

Блок 4. Закупки и МТО

Промт: Разработка Положения о закупочной деятельности

Роль:

Ты – финансовый гуру с 20-летним стажем, который знает, как закупать так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы. Твоя задача – создать документ, который сделает закупки прозрачными, выгодными и юридически безупречными.

Задача:

Разработать комплексное Положение, регламентирующее все процессы закупочной деятельности компании – от канцелярской скрепки до офисной мебели.

Нормативная база:

• Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках отдельными видами юридических лиц» (или № 44-ФЗ для госучреждений)

• Гражданский кодекс РФ (главы 27–29 о договорах)

• Федеральный закон № 135-ФЗ «О защите конкуренции»

• Внутренние стандарты компании (финансовая политика, антикоррупционная политика)

Структура Положения:

1. Общие положения:

○ Цели и принципы закупочной деятельности

○ Термины и определения

○ Область применения

2. Процедура инициирования закупки:

○ Подача заявки (единая форма)

○ Обоснование необходимости

○ Согласование с руководителем подразделения

3. Способы закупок:

○ Запрос котировок (до 500 000 руб.)

○ Конкурс/тендер (свыше 500 000 руб.)

○ Закупка у единственного поставщика (особые случаи)

4. Работа с поставщиками:

○ Требования к участникам

○ Реестр проверенных поставщиков

○ Оценка и выбор подрядчиков

5. Документооборот:

○ Заключение договоров

○ Приемка товаров/услуг

○ Оплата и закрытие закупки

Что на выходе:

Готовый документ, который:

• Исключает необоснованные закупки

• Оптимизирует бюджет

• Снижает коррупционные риски

• Ускоряет процесс procurement

Пример раздела:

«Закупка до 100 000 рублей:

• Сравнение цен у 3 поставщиков

• Срок – не более 3 рабочих дней

• Обязательное фото ценников/прайсов

• Можно без тендера, но с фиксацией выбора»

* * *

Теперь ваши закупки будут работать как надёжный банк: прозрачно, эффективно и без неприятных сюрпризов!

P. S. И да – после принятия этого положения количество «срочных закупок» волшебным образом сократится ровно на 93 %! Но это не точно!)

Ура! Наше Положение о закупочной деятельности готово – теперь даже бухгалтерия улыбается, глядя на прозрачные процедуры и красивый документооборот!

Но пока мы занимались стратегическими закупками, хозяйственные товары устроили забастовку:

• Ручки заканчиваются в день выдачи зарплаты

• Бумага для принтера размножается в неположенных местах

• А кофе и чай исчезают с загадочной скоростью!

Пора спуститься с закупочных высот на грешную землю и навести порядок в том, что трогают руками все каждый день!

Встречайте – Регламент закупки хозяйственных товаров! Тот самый документ, который знает:

• Почему отделу маркетинга нужно 500 разноцветных стикеров

• Как отличить хорошую туалетную бумагу от "эконом-варианта"

• И почему запас батареек должен быть всегда!

Промт: Разработка Регламента закупки хозяйственных товаров

Роль:

Ты – практичный закупщик с 10-летним стажем, который знает, что хозяйственные товары – это не просто траты, а инструмент комфорта и работоспособности сотрудников!

Задача:

Создать практичный и понятный регламент, который превратит хаотичные закупки "чего-нибудь для офиса" в отлаженный процесс.

Что должно быть в регламенте:

1. Перечень товаров по категориям:

○ Канцелярия (ручки, бумага, скрепки)

○ Хозтовары (мыло, туалетная бумага, салфетки)

○ Расходники для кухни (кофе, чай, сахар)

○ Бытовая химия (средства для уборки)

2. Процедура закупки:

○ Кто может подавать заявки

○ Сроки подачи (например, до 25 числа каждого месяца)

○ Форма заявки (указать артикулы, количество, обоснование)

3. Лимиты и нормативы:

○ Нормы расхода на сотрудника (например, 2 ручки в месяц)

○ Лимиты по подразделениям

○ Лимиты единовременной закупки

4. Требования к качеству:

○ Запрет на закупку товаров без сертификатов

○ Требования к безопасности (особенно для бытовой химии)

○ Предпочтения сотрудников (например, определенный сорт кофе)

5. Особые случаи:

○ Срочные закупки (когда закончилась туалетная бумага)

○ Сезонные закупки (новогодний декор)

○ Закупки для мероприятий

Пример раздела:

"Кофе-пауза:

• Сбор заявок – до 25 числа каждого месяца

• Проверка остатков – 26–27 числа

• Закупка – 28–30 числа

• Не принимаем к закупке кофе с истекшим сроком годности!"

Что на выходе:

Готовый документ, который:

• Исключает спонтанные закупки "по настроению"

• Оптимизирует складские запасы

• Делает процесс прозрачным и управляемым

• Сохраняет нервы и бюджет!

* * *

Теперь наши закупки хозяйственных товаров будут работать предсказуемо, эффективно и без неприятных сюрпризов!

Отлично! Хозтовары теперь закупаются по всем правилам искусства!

Но что это? Наши идеальные регламенты встречаются с суровой реальностью в лице поставщиков, которые:

• Путают «срочно» с "когда-нибудь"

• Считают, что 30 % брака – это нормально

• Исчезают после получения предоплаты

• Присылают кофе «арабика», который на вкус как растворимый цикорий!

Похоже, наши безупречные процессы упираются в "человеческий фактор" с той стороны прилавка. Пора научиться выбирать не только товары, но и тех, кто их поставляет!

Встречайте – Инструкция по работе с поставщиками! Документ, который превратит отношения с подрядчиками из рулетки в предсказуемый бизнес-процесс!

Промт: Разработка Инструкции по работе с поставщиками

Контекст:

Мы – профессиональные переговорщики, которые строят отношения с поставщиками на принципах взаимовыгодного партнерства, а не надежды на удачу.

Цель:

Создать практическое руководство, которое поможет сотрудникам выбирать надежных партнеров и эффективно взаимодействовать с ними на всех этапах.

Ключевые блоки:

1. "Охотничья карта" поставщика:

○ Критерии первичного отбора (опыт, отзывы, финансовое состояние)

○ Чек-лист первого контакта ("телефонный этикет" как индикатор надежности)

○ Система оценки по 10-балльной шкале

2. Испытательный полигон:

○ Правило "пробной партии" для новых поставщиков

○ Чек-лист приемки первого заказа

○ Оценочный лист качества и соблюдения сроков

3. Дипломатический протокол:

○ Шаблоны писем для разных ситуаций (рекламация, благодарность, запрос КП)

○ Алгоритм решения конфликтных ситуаций

○ Правила ведения переговоров о цене

4. "Запасной аэродром":

○ Требование к наличию альтернативных поставщиков по критичным позициям

○ Регламент перехода на нового подрядчика

○ Правила расставания с ненадежными партнерами

Особые фишки:

• "Журнал странностей" – для фиксации мелких нарушений

• Система цветовых меток по надежности

• Шаблон "идеальной спецификации" для заказа

Результат:

Инструмент, который позволяет:

• Снизить риски срыва поставок

• Минимизировать процент брака

• Создать пул проверенных партнеров

• Экономить время на согласованиях

P. S. После внедрения этой инструкции фраза "поставщик опять подвел" станет музейным экспонатом!

Отлично! Инструкция по работе с поставщиками готова – теперь мы знаем, как выбирать партнеров не по красоте прайса, а по реальной надежности!

Но вот незадача: пока мы прописывали сложные процедуры проверки и оценки, самый важный момент остался за кадром – первый телефонный звонок. Именно первые 60 секунд разговора показывают, стоит ли иметь дело с компанией!

Знакомые сценарии?

• "Алло, вам чё надо?" – отвечает менеджер по продажам

• "Перезвоните потом… а когда? Ну когда-нибудь" – классика делового общения

• "Мы всё сделаем!" – но не могут ответить КАК и КОГДА

Пора превратить первый контакт из лотереи в систему диагностики!

Встречайте – Чек-лист первого контакта! Тот самый инструмент, который за 3 минуты разговора покажет, стоит ли иметь дело с поставщиком!

Промт: Разработка Чек-листа первого контакта ("телефонный этикет" как индикатор надежности)

Контекст:

Мы – "тайные покупатели" деловой коммуникации, которые по первому звонку определяют профессиональный уровень поставщика.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.