IT Директор
Microsoft Copilot prompts для офисных сотрудников: Практическое руководство по созданию эффективных запосов в Word, Excel, Outlook, Edge и Teams

Это вторая книга из серии про Copilot

Юридический дисклеймер и уведомление о юрисдикции

В данной книге упоминаются международные компании, программные продукты, технологические платформы, исследовательские организации и государства, действующие в различных правовых и регуляторных юрисдикциях.

Некоторые компании, продукты, сервисы или технологии, упомянутые в книге, могут подпадать под ограничения, санкции, лицензионные требования или иные регуляторные меры в соответствии с законодательством Российской Федерации или других стран.

Упоминание любых компаний, продуктов, услуг, государств или технологий в книге не является рекламой, продвижением, рекомендацией к использованию или побуждением к приобретению в какой-либо конкретной юрисдикции.

Ответственность за:

проверку правового статуса упомянутых продуктов и сервисов в своей стране,

соблюдение применимого законодательства, санкционных режимов и лицензионных требований,

получение необходимых разрешений или консультаций,

лежит исключительно на читателе.

Автор и издатель не оказывают юридических консультаций и не гарантируют, что какие-либо из упомянутых технологий, сервисов или платформ являются доступными, разрешёнными или неограниченными к использованию на территории Российской Федерации либо в иных странах на момент прочтения книги.

Все товарные знаки, наименования продуктов и компаний являются собственностью их правообладателей и используются в книге исключительно в образовательных, информационных и аналитических целях.

Государства и юрисдикции, упомянутые в книге

В книге прямо или косвенно упоминаются следующие государства и юрисдикции (в контексте исследований, кейсов, примеров или источников):

Соединённые Штаты Америки, Соединённое Королевство Великобритании и Северной Ирландии, Российская Федерация, Китайская Народная Республика, Государства – члены Европейского союза

Упоминание государств используется исключительно для описания географического, исследовательского или регуляторного контекста и не подразумевает политической, экономической или правовой оценки.

Компании, организации и учреждения, упомянутые в книге

Ниже приведён перечень компаний, организаций и учреждений, упоминаемых в информационном и аналитическом контексте:

Технологические компании, платформы, исследовательские, консалтинговые организации, медиа, аналитические издания, государственные, общественные структуры:

Microsoft, Microsoft Corporation, Microsoft 365, Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio, Microsoft Graph, Microsoft Entra ID, Azure Active Directory, OneDrive for Business, SharePoint Online, Loop, Viva Insights, Viva, Bing Chat Enterprise, Power Virtual Agents, Power Automate, DALL-E, OpenAI, ChatGPT, Google Drive, Dropbox, McKinsey & Company, Accenture, Deloitte, General Electric (GE), State University, Правительство Великобритании (в контексте публичных исследований и пилотных программ), Государственные органы США (косвенно, в рамках исследовательских источников)

Все упоминания приведены исключительно в образовательных и аналитических целях и не означают одобрения, сотрудничества или аффилированности.

Примечание о санкциях, доступности и правовом режиме (для РФ)

На момент написания книги:

отдельные зарубежные программные продукты и облачные сервисы могут быть ограничены, недоступны или подлежать специальному регулированию на территории Российской Федерации;

доступ к таким продуктам может зависеть от корпоративной политики правообладателей, международных санкций, экспортного контроля или иных правовых факторов;

правовой статус и доступность сервисов могут изменяться со временем.

Читателям, находящимся на территории Российской Федерации, рекомендуется:

проверять актуальную информацию у официальных правообладателей,

учитывать требования действующего законодательства РФ,

при необходимости обращаться за профессиональной юридической консультацией.

Уведомление об интеллектуальной собственности

Все наименования продуктов, товарные знаки, логотипы и бренды, упомянутые в книге, являются собственностью соответствующих правообладателей. Их использование осуществляется исключительно для идентификации и разъяснения и не подразумевает спонсорства, одобрения или партнёрства.

Введение

Эта книга является логическим продолжением моей предыдущей работы – «Microsoft Copilot для офисных специалистов: Ваше практическое руководство по повседневному использованию Copilot в Word, Excel, Outlook, Edge и Teams». Если первая книга была сосредоточена на базовых принципах, понимании Copilot, изучении фундаментальных команд и формировании правильных Prompts (запросов), то эта книга находится на совершенно другом уровне.

Здесь начинается "исполнительская версия" использования Copilot – не теоретическая, а практическая, рабочая, прикладная. Это руководство не о том, что такое Copilot, а о том, как превратить Copilot в реальный инструмент, который делает за вас работу, ускоряет вас и делает ваш труд более осмысленным и легким.

Для кого эта книга?

Эта книга написана для тех сотрудников, которым выдали Copilot и сказали: "Начни использовать его в своей ежедневной работе", но при этом:

вы не понимаете, как Copilot может реально помочь вам;

вы не видите ощутимой пользы;

вам кажется, что работа с Copilot занимает больше времени, чем без него;

вы пробовали, но не почувствовали эффекта;

вы хотите работать быстрее, но не знаете, где скрыта реальная эффективность.

Если это про вас, значит, вы держите в руках нужную книгу.

Эта книга не для программистов, не для IT-специалистов, не для гиков. Она написана для обычных офисных работников: аналитиков, менеджеров, координаторов, администраторов, руководителей команд, сотрудников бэк-офиса – всех тех, кто ежедневно работает с Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive и календарем.

Здесь нет сложных терминов. Никаких технических объяснений. Только реальная практика.

Что конкретно дает эта книга?

Цель книги – научить вас исполнительскому, а не "ознакомительному" использованию Copilot.

Это значит:

Не просто знать, где кнопка Copilot;

Не просто уметь что-то спросить;

Не просто получать от Copilot "длинные, красивые тексты".

Мы пойдем намного глубже:

Как внедрить Copilot в свои рабочие процессы так, чтобы:

вы начали экономить часы каждую неделю,

рутинные задачи выполнялись в несколько раз быстрее,

качество ваших писем и документов выросло,

стресс от сроков уменьшился,

сложные задачи превращались в простые шаги,

ваша личная эффективность и заметность внутри компании повысилась.

Почему эта книга уникальна?

Большая часть контента о Copilot – это рекламные питчи, технические инструкции или поверхностные презентации. Они объясняют, что делает Copilot, но не объясняют:

как интегрировать Copilot в вашу ежедневную работу,

как думать "как Copilot",

как давать такие команды, чтобы экономить 30–60 минут в день,

как увеличить скорость работы в Outlook, Teams, Word и Excel,

как превратить Copilot в практичного помощника, а не в "игрушку для экспериментов".

Эта книга решает именно эти проблемы.

Главный фокус книги: максимальная эффективность

Эта книга сосредоточена на трех ключевых темах:

· Максимизация экономии времени

· Как сократить рутинные операции и высвободить время для настоящей работы.

· Ускорение ежедневных офисных задач

Как перестать "печатать километровые письма" и переключиться на умный режим взаимодействия с Copilot.

Использование Copilot как усилителя ценности

Как благодаря правильным запросам можно стать сотрудником, который:

· работает быстрее,

· совершает меньше ошибок,

· генерирует лучший контент,

· принимает более взвешенные решения,

· становится незаменимым.

Какого результата ожидать

Эта книга научит вас:

писать письма в Outlook за 10 секунд вместо 3-5 минут;

отвечать на сложные цепочки писем одним словом, а Copilot доделает остальное;

создавать структурированные документы в Word без рутинной работы;

анализировать файлы Excel, даже если вы не эксперт;

генерировать резюме совещаний, отчеты и рекомендации в Teams;

использовать голосовой ввод, автоматический перевод и сокращенные запросы;

избегать ошибок, проблем с данными, галлюцинаций и неверных выводов Copilot;

выстроить культуру работы, где Copilot помогает вам каждый день.

О чем эта книга на самом деле?

Это книга о том, как обычный сотрудник может работать как топ-исполнитель, если у него есть доступ к Copilot и правильные запросы.

Это книга о том, как перестать "работать на износ" и переключиться в режим "работать умнее".

И это книга о том, как использовать Copilot так, как большинство сотрудников еще не умеют.

Если вы хотите научиться работать быстрее, легче и эффективнее, эта книга станет вашим практическим инструментом.

И последнее:

Особая заметка от автора: Наша философия эффективности

Прежде чем мы углубимся в детали, я хочу четко обозначить философию, лежащую в основе этой книги. Она отличается от подхода, который вы можете видеть в других руководствах, и вот почему.

Традиционный vs Наш подход к Copilot

Традиционный подход:

"Пишите длинные, идеально сформулированные запросы"

"Обучайте ИИ, давая ему обратную связь и уточнения".

Фокус на "качестве диалога с ИИ"

Наш подход:

"Используйте короткие, интуитивные команды"

"Добивайтесь результатов максимально быстро, экономя ваше время"

Фокус на "конечном результате и скорости его достижения"

Почему мы выбираем этот путь?

Приоритет – эффективность компании. Ваша организация инвестировала в лицензии Copilot, чтобы сделать вас более продуктивным, а не чтобы вы стали экспертом по "обучению" искусственного интеллекта. Каждая секунда, которую вы сэкономили благодаря короткой команде, – это реальная финансовая выгода для вашего бизнеса.

Copilot уже "умный". Нет необходимости "учить его" сложными запросами. Он создан для понимания контекста и построения смысла. Ваша задача – дать ему импульс, а не писать подробное техническое задание.

Короткое – не значит плохое. Как мы увидим в этой книге, команды вроде "Спасибо", "Сократи" или "Следующий шаг?" часто работают точнее и быстрее, чем пространные запросы. Это естественный язык делового общения.

Что это значит для вас на практике?

Вы не найдете здесь сложных схем или заумных формул составления запросов. Вместо этого вы получите готовые рецепты и шаблоны действий, которые дают результат за минимальное количество кликов и слов.

Да, мы помогаем Microsoft улучшать Copilot. Каждое ваше действие вносит вклад в развитие системы. Но это побочный эффект, а не наша цель. Наша главная цель – сделать ваш рабочий день короче, а результаты – больше.

Эта книга написана с верой в то, что технология должна служить людям, а не наоборот. Давайте использовать Copilot как мощный инструмент для достижения ваших целей, а не как самоцель.

Реальный кейс эффективности в Teams:

Открываем чат Teams, коллега прислал вам сообщение:

Быстро набираем максимально короткий набор букв – "сп спро завтр" и генерируем ответ Copilot:

Или в выпадающем меню Adjust выбираем longer и нажимаем generate:

Готово!

Приступим.

Часть I: Введение в экосистему Copilot

Глава 1. Что такое Microsoft Copilot и почему он стал корпоративным стандартом?

Microsoft Copilot – это интеллектуальный помощник, встроенный в приложения Microsoft 365, который использует большие языковые модели (LLM), чтобы помогать вам решать рабочие задачи. Проще говоря, это ИИ-ассистент, работающий в рамках вашей корпоративной экосистемы. Чтобы объяснить максимально просто, Copilot – это как новое поколение умной "проверки орфографии" в Outlook, Word, Excel, но вместо исправления ошибок он может:

писать тексты,

сокращать письма,

объяснять сложные вещи,

анализировать данные,

делать резюме,

предлагать решения,

отвечать на сообщения,

и превращать короткие фразы в полноценные рабочие документы.

Это не новая программа. Это дополнение к инструментам, которые вы уже используете каждый день. Именно поэтому Copilot стал так популярен: он встроен туда, где вы уже работаете – в Outlook, Teams, Word, Excel и другие.

Никаких новых приложений, обучения или сложной установки не требуется. Он просто появляется там, где вы его используете.

Два типа Copilot: встроенный и чат

Встроенный Copilot в приложениях

Это тот, что открывается прямо внутри Outlook, Teams, Word или Excel.

Например:

в Outlook встроенный Copilot вызывается комбинацией Alt + I – и появляется специальная панель, которая сразу же подхватывает текст письма;

в Teams он встроен прямо в поле ответа – через маленькую иконку "звездочка" или вызывается комбинацией Alt + A;

в Word он запускается кнопкой на верхней панели или вызывается комбинацией Alt + I;

в Excel – через отдельную панель "Copilot" слева или справа.

Этот Copilot работает над конкретной задачей внутри приложения.

Он видит то, что видите вы. Он помогает прямо "здесь и сейчас".

Это самый полезный Copilot для обычной ежедневной работы, потому что он встроен в процесс: письма, документы, таблицы, совещания, заметки, отчеты.

Copilot Chat (отдельный чат сбоку)

Это окно, которое открывается справа, когда вы нажимаете кнопку "Copilot" в Outlook или Teams.

По сути, это как ChatGPT, но встроенный в корпоративную среду:

он безопасен,

он видит ваши рабочие файлы, письма, календари,

он работает в рамках вашей организации.

Но важно понимать: Copilot Chat – это не весь Copilot.

Это всего лишь один из способов общения с ним.

Многие сотрудники думают, что Copilot – это именно этот "чат справа". Это ошибка.

Наибольшая эффективность начинается, когда вы используете встроенный Copilot внутри писем, документов и таблиц.

Почему Copilot стал стандартом в компаниях

Ответ очень прост: потому что он встроен в привычные инструменты, и людям не нужно заново учиться работать.

Раньше любая новая корпоративная программа требовала:

длительного внедрения,

тренингов,

адаптации,

сопротивления сотрудников ("еще одна система").

Copilot другой.

Он как бы "подсаживается" на то, что вы уже знаете:

Outlook остается Outlook,

Teams остается Teams,

Word остается Word.

Просто появляется небольшая дополнительная кнопка или комбинация клавиш, которая делает вашу работу быстрее.

Вот почему внедрение Copilot так легко:

IT ничего принципиально не меняет,

сотрудникам не нужно осваивать новые инструменты,

привычный интерфейс,

рабочие процессы остаются прежними.

Безопасность. В отличие от публичных чат-ботов, Copilot работает в рамках вашей корпоративной подписки Microsoft 365. Он следует предустановленным политикам безопасности и конфиденциальности и не использует ваши данные для обучения публичных моделей.

Фокус на эффективности. Исследования ведущих компаний, таких как McKinsey, Accenture и Deloitte, показывают, что внедрение подобных инструментов ИИ позволяет сотрудникам тратить на 20-30% меньше времени на рутинные операции: поиск информации, написание ответов, анализ данных и создание документов.

Copilot – это не революция в интерфейсах, а эволюция в вашей скорости и удобстве.

Резюме простыми словами

Copilot – это:

НЕ новая программа,

НЕ сложный робот,

НЕ система, которой нужно бояться.

Copilot – это одновременно "умный собеседник" и "умный коллега", который работает внутри вашей почты, документов, таблиц и переписки и делает вашу работу быстрее, легче и точнее.

Разница между Copilot и Copilot Chat

Встроенный Copilot (запускается с помощью Alt + I в Outlook или Word) или прямо над листом в Word работает в контексте конкретного элемента: письма, над которым вы работаете, или открытого документа. Его сила – в быстром действии на месте.

Copilot Chat (открывается кнопкой "Copilot" на верхней панели приложения) – это инструмент более широкого анализа и поиска. Он может искать информацию по всей вашей почте, календарю и файлам, чтобы ответить на сложные вопросы.

Цель этой книги и для кого она написана

Эта книга написана для:

Сотрудников, которые хотят делать больше за меньшее время и перестать тонуть в рутине.

Руководителей, желающих повысить производительность своих команд.

Топ-менеджеров, оценивающих внедрение ИИ в компании.

Любого человека, который использует Microsoft 365 на работе и хочет раскрыть 100% потенциал Copilot.

Наша цель – не просто рассказать о возможностях, а научить вас новому способу мышления и работы, где Copilot становится вашим стратегическим партнером.

Глава 2. Как думает Copilot и почему он не "угадывает"

Чтобы эффективно работать с Copilot, важно понимать, как он "думает". Это не всезнающий искусственный интеллект из фильмов, а сложный статистический инструмент.

2.1. Как работает LLM

Copilot основан на Большой языковой модели (Large Language Model, LLM). Упрощенно, это гигантская нейронная сеть, обученная на огромных массивах текста. Она не "понимает" смысл в человеческом понимании, а скорее предсказывает наиболее вероятную последовательность слов, которая должна последовать за вашим запросом, на основе шаблонов, выученных во время обучения.

Представьте себе мощную систему автодополнения. Вы начинаете фразу, а она предлагает окончания, основанные на миллиардах фраз, которые она видела ранее.

2.2. Почему Copilot не может читать мысли

У Copilot нет доступа к вашим мыслям, скрытым намерениям или информации, которой нет в предоставленном вами запросе или в контексте открытого документа/письма. Он обрабатывает только тот текст, который вы ему даете. Чем точнее и полнее ваш запрос, тем точнее будет ответ.

2.3. Что такое "галлюцинации" и почему это не выдумка?

"Галлюцинации" – это термин, используемый для описания случаев, когда ИИ генерирует информацию, которая выглядит правдоподобно, но является неверной или несуществующей.

Это не выдумка в смысле фантазии. Copilot не сочиняет сознательно. Он допускает ошибку предсказания, неудачно комбинируя паттерны из своего обучающего набора, или делает логические выводы на основе недостаточных или неверно интерпретированных данных.

Пример: Если вы попросите Copilot в Excel "рассчитать выручку", но в вашей таблице нет столбца с таким названием, он может предположить, что столбец "Revenue" – это прибыль, и дать неверный ответ.

2.4. Как формировать эффективный запрос

Когда речь заходит о Copilot, большинство людей думает, что существует какой-то "правильный" или "идеальный" запрос, который всегда работает. На самом деле это не так. В реальной ежедневной работе есть два подхода к запросам, и оба правильны, просто для разных ситуаций.

Подход №1. Эффективный (точный) запрос

Когда вам нужен самый правильный, качественный, тщательно сформированный ответ.

Это тот случай, когда:

вы готовите важное письмо,

создаете документ, который пойдет руководству,

работаете с аналитикой,

хотите избежать ошибок,

нужна конкретика и структура.

Для таких задач запрос должен быть:

чуть длиннее,

чуть конкретнее,

с уточнениями,

с примерами,

с требованиями к тону, стилю и формату.

Это "инвестиция времени", но она оправдана качеством результата. Такие запросы помогают Copilot максимально точно понять задачу и выдать наилучший результат.

Подход №2. Быстрый (минимальный) запрос

Когда цель – сэкономить время и получить ответ "достаточно хороший", чтобы отправить его сразу.

Этот подход идеален, когда:

нужно быстро ответить на письмо,

вы торопитесь,

задача простая,

нет нужды в идеальной формулировке,

результат будет отредактирован или сокращен вами.

В таких ситуациях достаточно:

одного слова ("Спасибо", "Понял", "Уточни", "Проверь", "Да", "Нет"),

короткой фразы ("Напиши быстрый ответ", "Сделай краткое резюме этого"),

или простого указания на действие ("Ответь вежливо", "Попроси следующий шаг").

Copilot сгенерирует полный, вежливый, логичный ответ.

Главная мысль: всегда есть баланс

Нет "правильного" или "неправильного" запроса.

Есть баланс, который каждый сотрудник выбирает под ситуацию:

Самый точный запрос → самый точный ответ, но занимает чуть больше времени на формулировку.

Максимально быстрый запрос → максимально быстрый результат, но ответ может быть более общим и потребовать небольших правок.

Каждый человек в итоге находит свой идеальный баланс.

В реальной работе эти два метода используются вместе:

для важных писем → точные запросы,

для ежедневных ответов → короткие запросы,

в сложных документах → продвинутые,

в быстрых задачах → односложные.

Как понять, какой подход выбрать?

Задайте себе один вопрос:

Сейчас для меня важнее идеальность или скорость?

Если идеальность → сделайте запрос чуть длиннее.

Если скорость → напишите одно-два слова.

Copilot прекрасно адаптируется под оба подхода.

Итог для пользователя

Не нужно стремиться к "идеальному" запросу.

Не нужно каждый раз писать длинные инструкции.

Самое эффективное использование Copilot – это умение выбирать подход под ситуацию.

Хороший запрос – это тот, который помогает вам быстрее выполнить задачу.

Глава 3. Ограничения и принципы обработки данных

Copilot – мощный инструмент, но у него есть технические и архитектурные ограничения, о которых вы должны знать, чтобы работать безопасно.

3.1. Ограничения модели

Объем контекста: Модель может "помнить" и анализировать ограниченный объем текста за раз (несколько десятков тысяч слов). Очень длинные документы могут быть обработаны не полностью.

Тематическая предвзятость: Ответы могут быть смещены в сторону тем и стилей, которые преобладали в обучающих данных.

3.2. Ограничения интерфейса (обрезание ответа)

Иногда Copilot дает неполный ответ, обрывая его на полуслове. Это одна из самых опасных ловушек.

Почему это происходит? Ответ, сгенерированный моделью, может быть слишком длинным для интерфейса конкретного приложения (например, Outlook или Teams). Интерфейс просто обрезает его, не предупреждая вас или самого Copilot.

Самое важное правило: Copilot не знает, что его ответ был обрезан. Он сгенерировал полный текст, но приложение обрезало его. Поэтому он не может вам сказать: "Эй, я тут написал не всё!"

3.3. Откуда берутся ошибки в длинных данных?

При анализе больших таблиц в Excel или длинных документов в Word Copilot может:

Пропускать некоторые данные, особенно если они не помещаются в его контекстное "окно".

Делать неверное обобщение, основываясь на первых кусках данных, не дочитав до конца.

Неправильно агрегировать цифры.

3.4. Валидация ответов Copilot

Вы всегда должны проверять результаты, особенно когда речь идет о цифрах, фактах, юридических и финансовых данных.

Всегда проверяйте ключевые цифры и выводы.

Для больших таблиц в Excel не просите "показать все строки". Вместо этого попросите "посчитать количество", "найти среднее", "построить сводную таблицу" или "написать скрипт на Python для обработки данных".

Используйте Copilot для анализа и идей, но не для окончательного, непроверенного результата.

3.5. Как Copilot "помнит" файл, даже если доступ запрещен

Это деликатный момент, связанный с безопасностью.

Вы даете Copilot доступ к файлу.

Он анализирует его и создает некий "отпечаток" – вычисленные признаки и ключевые фразы (так называемая "остаточная память" или residual memory).

Владелец файла блокирует доступ к нему или помечает его меткой "Совершенно секретно".

Теперь Copilot не может прочитать файл снова. Но если вы спросите "О чем был тот файл?", он может ответить, основываясь на "отпечатке", который успел сделать.

Эти остаточные данные контролируются корпоративными политиками безопасности и в строгих средах могут быть принудительно очищены.

3.6. Технические подводные камни: почему Copilot не анализирует вложения в письмах

Одна из самых частых и неприметных проблем, с которой сталкиваются пользователи, – невозможность заставить Copilot проанализировать содержимое вложений в письмах, даже если они открыты и явно видны пользователю.

Почему это происходит:

Формат вложения. Copilot наиболее эффективно работает с современными форматами Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx). Если вы получаете письмо с вложением в старом формате (.doc, .xls) или нестандартном формате (.csv, .txt, .pdf со сканированным текстом), Copilot часто не может "заглянуть" внутрь файла и проанализировать его структуру и данные. Он видит, что вложение есть, но не может интерпретировать его содержимое.

Тип письма. Письма, приходящие от автоматизированных систем (ERP, CRM, бизнес-рассылки), часто отправляются в формате Plain Text, а не HTML. Copilot лучше всего работает с HTML-письмами, имеющими четкую структуру, заголовки и абзацы. Plain Text для него – это сплошной поток символов без логических блоков, что мешает корректному анализу и часто приводит к тому, что кнопки "Сделать резюме" или "Проанализировать вложение" просто не появляются.

Типичный сценарий и неприметное поведение:

Вы получаете еженедельный отчет в формате .csv, прикрепленный к письму в формате Plain Text.

Вы пытаетесь спросить Copilot: "Проанализируй вложение и сделай выводы".

Copilot отвечает: "Не удалось распарсить содержимое вложения" или "Недостаточно данных для обработки".

Что это значит для пользователя:

Copilot технически не имеет доступа к бинарному содержимому устаревших или нестандартных форматов файлов через интерфейс Outlook. Это ограничение безопасности и архитектуры, а не баг.

Решение:

Сохранить и конвертировать. Откройте вложение и сохраните его в современном формате .xlsx в вашем OneDrive.

Запустить Copilot в Excel. Теперь откройте этот файл в Excel и используйте Copilot там: "Проанализируй этот отчет и выдели ключевые тренды".

Понимание этой "ловушки" сэкономит вам время впустую и даст четкий алгоритм действий: перенести задачу в то приложение, которое лучше всего подходит для анализа данного типа файла.

Глава 4. Форматы файлов и доступы: что Copilot может "видеть"

Copilot не всесилен, когда речь идет о работе с файлами. Его возможности зависят от формата и места хранения документа.

4.1. Почему Copilot не видит некоторые файлы?

Устаревшие форматы: Copilot лучше всего работает с современными форматами Microsoft Office: .docx, .xlsx, .pptx. Он может не распознавать файлы старых форматов (.doc, .xls, .ppt) или анализировать их с ошибками.

Нестандартные форматы: Файлы .csv, .txt, .pdf (особенно сканированные) Copilot обрабатывает с ограничениями. Он может не "видеть" таблицы внутри PDF или структуру внутри простого текста.

4.2. Поддерживаемые форматы Microsoft

Copilot наиболее эффективен с:

Документы: .docx

Таблицы: .xlsx

Презентации: .pptx

Электронная почта: Письма в Outlook (особенно в формате HTML, а не Plain Text).

4.3. Роль меток конфиденциальности (Sensitivity Labels)

Метки конфиденциальности (Sensitivity Labels) – это маркеры безопасности (например, Публичный, Внутренний, Конфиденциальный, Строго конфиденциальный), которые компания присваивает файлам и письмам.

Microsoft защищает данные через систему маркировки:

Публичный

Внутренний – только для сотрудников

Конфиденциальный – ограниченный доступ

Строго конфиденциальный – строгий контроль

Критически важно: Если файл помечен меткой высокого уровня безопасности, Copilot может отказаться его анализировать или показывать только часть информации. Это не баг, а функция безопасности.

Перед работой всегда проверяйте, нет ли на документе ограничивающей метки.

4.4. OneDrive vs локальные папки: как Copilot работает с файлами

Одно из самых распространенных заблуждений пользователей – предположение, что Copilot может видеть любые файлы, которые есть на вашем компьютере. На самом деле это не так. Copilot не имеет доступа к тому, что находится в ваших локальных папках, если эти файлы:

не загружены в OneDrive,

не хранятся в SharePoint,

не отправлены в чат как вложение,

или не были открыты вами из облака.

Чтобы Copilot мог проанализировать документ, таблицу или презентацию, файл должен быть доступен ему через корпоративное облако Microsoft – OneDrive или SharePoint.

Это ключевой момент, влияющий на точность ответов.

Почему OneDrive предпочтительнее локальных файлов

Когда файл хранится в OneDrive:

Copilot может его прочитать,

он может проанализировать содержание,

может создавать текст, таблицы или отчеты на его основе,

может использовать его в других запросах (если активен чат),

может обновлять структурированную информацию.

Когда файл хранится локально на вашем компьютере, Copilot:

не видит его,

не может извлечь из него данные,

не может открыть его структуру.

Это касается как встроенного Copilot в Word/Excel/PowerPoint, так и Copilot Chat.

Важно: Copilot Chat может работать с файлами, которые вы загружаете вручную

Да, есть еще один способ "дать" Copilot доступ к файлу, даже если он не в OneDrive.

Вы можете:

открыть новый Copilot Chat,

нажать кнопку "скрепка",

загрузить любой файл – откуда угодно:

с рабочего стола,

из локальной папки,

с USB-носителя,

из сетевой папки,

даже из другого облака (Dropbox, Google Drive).

После загрузки Copilot сможет:

прочитать файл,

проанализировать содержимое,

отвечать на вопросы о нем,

дать резюме, план, сравнение, рекомендации.

Однако есть важное ограничение, о котором почти никто не знает:

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.