Александр Костин
Регулярный менеджмент для руководителя: пошаговое руководство

1. Как перестать тушить пожары и войти в ритм

В российском менеджменте начала 2020-х годов привычка жить в режиме бесконечных авралов стала почти нормой. Руководители, словно опытные пожарные, ежедневно бросаются на ликвидацию новых очагов проблем, забывая о главной задаче управленца – строить систему, а не затыкать дыры. Эффективный регулярный менеджмент начинается с признания: «пожарный» стиль убивает бизнес, демотивирует команду и обесценивает стратегические задачи. Только осознав это, можно сделать первый шаг к переменам.

Почему «пожарный» стиль управления убивает бизнес

Постоянные авралы создают иллюзию высокой занятости и вовлеченности, но на деле разрушают компанию изнутри. Проблемы накапливаются лавинообразно: ключевые сотрудники выгорают, процессы становятся непрозрачными, решения принимаются хаотично. В такой атмосфере невозможно планировать рост и внедрять новые идеи – всё время и энергия уходят на тушение очередной «пожарной» задачи.

Самое опасное – «пожарная» модель воспринимается как неизбежность. Руководители начинают гордиться своей «стойкостью», а не системностью, считая, что успешный бизнес – это всегда борьба. Но статистика говорит об обратном: исследования Deloitte показывают, что компании с регулярными процессами в 3–5 раз чаще растут стабильнее, чем те, где культура авралов и хаоса.

Частые ошибки

Руководитель считает аврал нормой и не видит смысла менять подход.

Вся энергия уходит на решение срочных задач, стратегические задачи не реализуются месяцами.

Сотрудники теряют мотивацию, потому что не понимают правил игры – успех зависит от «звонка сверху».

Уходит контроль над процессами: всё держится на личном героизме отдельных людей.

Первый шаг к регулярности: карта ваших хаосных точек

Чтобы перейти от хаоса к системности, начните с диагностики. Составьте честную карту всех «точек хаоса» в бизнесе: где у вас постоянно возникают авралы, какие задачи срываются, какие процессы не описаны и зависят только от одного человека. Запишите, кто чаще всех втянут в эти пожары – зачастую это не только руководитель, но и ключевые исполнители, которые тоже «горит» на работе.

Пример простой карты:

Постоянные задержки по проектам из-за смены приоритетов.

Зависимость ключевых задач от одного сотрудника.

Нет четких стандартов по коммуникации с клиентами.

Внезапные запросы руководителя, не фиксируемые в системе задач.

Такой аудит открывает глаза на реальные причины регулярного хаоса и показывает, где можно (и нужно) начать выстраивать рутину.

Диагностика: где вы теряете управление

Проведите экспресс-диагностику. Зафиксируйте, на что реально уходит рабочее время руководителя и ключевых сотрудников.

Обычно «пожарники» тратят:

До 60% времени на экстренные задачи и внезапные совещания;

10–20% – на исправление ошибок прошлых периодов;

Лишь 20% – на планирование и развитие.

Честно ответьте себе: что будет, если вы уйдете в отпуск на две недели? Система рухнет или продолжит работать? Если второй вариант невозможен – значит, вы работаете не на систему, а на поддержание ручного управления.

Быстрый аудит дня руководителя (чек-лист)

Простая практика: в течение одной недели ведите дневник руководителя, отмечая каждый эпизод «пожара». В конце недели:

Сколько времени ушло на срочные задачи?

Сколько задач возникло из-за отсутствия стандартов?

Какие задачи повторяются из недели в неделю без улучшения?

Сформируйте свой личный чек-лист для отслеживания. Пример:

Планёрка началась вовремя?

Все задачи зафиксированы в системе?

Были ли неучтённые экстренные звонки/запросы?

Такой аудит помогает отделить системные сбои от случайных сбоев и понять, где нужен первый шаг к регулярности.

Личный режим – как вписать регулярность в график

Ритм начинается с руководителя. Привычка работать по расписанию – первый фундамент для регулярного менеджмента. Если вы начинаете день с «разгребания» почты или мессенджеров, это автоматически возвращает в режим тушения пожаров.

Совет: начните день с проверки приоритетных задач на день и фиксации хотя бы одного небольшого улучшения процесса. Внедрите персональные ритуалы – например, 10-минутный разбор итогов дня и выявление одной системной причины аврала.

Лайфхаки: борьба с авралами

Планируйте буферное время – закладывайте 20–30% времени на «неожиданности», чтобы срочное не уничтожало важное.

Устанавливайте жёсткие дедлайны на задачи, склонные к авралам.

Выделяйте время на рефлексию – хотя бы раз в неделю разбирайте причины повторяющихся сбоев и обсуждайте их с командой.

Делегируйте – не пытайтесь делать всё сами, особенно рутину и задачи, в которых вы не уникальны.

Что делать, если сотрудники саботируют рутину

Любое внедрение регулярности встречает сопротивление. Сотрудники привыкли к свободному стилю и считают стандарты «душными». Чаще всего саботаж проявляется как:

Несвоевременное выполнение рутинных задач;

Игра в «героев», которые спасают компанию в последнюю минуту;

Прямая критика новых процедур: «у нас так не получится», «это не работает».

Задача руководителя – объяснить выгоды регулярности для каждого: снижение стресса, понятные ожидания, возможность расти внутри компании.

Практический шаг: сделайте пилотный участок регулярности – выделите один процесс (например, фиксацию задач в трекере) и внедрите жёстко, показывая личный пример.

Критические ошибки: почему «переход на регулярность» часто не работает

Руководитель меняет процессы, но сам продолжает работать в «пожарном» стиле.

Ожидание мгновенного эффекта – регулярность требует хотя бы 2–3 месяцев на закрепление.

Внедрение «ради галочки» – если команда не понимает, зачем новая рутина, сопротивление только усилится.

Отсутствие прозрачных метрик – не видно, как регулярность влияет на эффективность, и всё возвращается к прежнему хаосу.

Переход к регулярности – это не пункт разового плана, а постоянное движение к системности, которое требует честности, терпения и последовательности. Только изменив привычки самого руководителя и закрепив первые успехи, можно перевести команду в другой ритм работы и выйти из порочного круга авралов.

2. Персональная система целей для руководителя и команды

В современной российской компании 2025 года умение правильно ставить и достигать цели – это не формальность и не модный атрибут, а ключевой навык для выживания и роста. Большинство управленческих неудач происходит не из-за нехватки денег или идей, а из-за неумения превращать абстрактные намерения в реальные задачи, которые приводят к ощутимым результатам. Персональная система целей – это основа регулярного менеджмента, фундамент, без которого остальные управленческие инструменты превращаются в бессмысленную суету.

Стратегические и тактические цели: живой баланс

Первое, с чего начинается система целей – разделение их на стратегические (долгосрочные, «куда идём») и тактические (что конкретно нужно сделать прямо сейчас или в ближайшие недели).

Типичная ошибка – попытка формализовать только стратегию или только операционные задачи. Стратегия без тактики превращается в красивые лозунги, а тактика без стратегии – в бесконечный бег по кругу.

Оптимально: 2–3 стратегические цели на год, которые декомпозируются на 5–7 тактических направлений с конкретными измеримыми результатами.

Практический совет

Всегда проверяйте: если ваша задача не укладывается в стратегическую рамку – зачем она вообще нужна?

Методология быстрого внедрения OKR и KPI

Сегодня большинству компаний подходят упрощённые модели OKR (Objectives & Key Results) и KPI (Key Performance Indicators), адаптированные под российскую действительность. Не усложняйте:

OKR – это 1 цель + 3–5 ключевых результата на квартал.

KPI – это 3–7 метрик, по которым реально измерять прогресс.

Ошибка многих руководителей – внедрять сложные системы с десятками KPI, теряя фокус. Избыточная детализация убивает гибкость, а жёсткие KPI демотивируют, если не подкреплены реальными возможностями достижения.

Практический совет

Используйте гибридную модель: пусть часть целей будет жёстко измеримой (KPI), а часть – более гибкой (OKR), чтобы стимулировать инициативу.

Как адаптировать цели под российские реалии

В 2025 году бизнес живёт в условиях высокой турбулентности – санкции, скачки курса, смена законодательства. Это требует частой переоценки целей. Важно уметь «перепрошивать» цели под новые реалии:

Минимизируйте зависимость от внешних факторов при постановке ключевых целей.

Включайте в систему целей регулярные проверки актуальности (раз в месяц или квартал).

Держите запасной вариант плана на случай изменений (plan B).

Шаблоны постановки задач

Без шаблонов не бывает регулярности. Чёткая формулировка задачи – половина её выполнения. Современный шаблон включает:

Что нужно сделать?

Кто ответственный?

Когда результат должен быть получен?

Какой критерий успешности?

Большинство недопониманий между руководителем и сотрудником связано с тем, что хотя бы один из этих пунктов не был явно проговорён.

Советы

Используйте электронные трекеры с шаблонами задач, чтобы не терять детали.

Проводите мини-обсуждения задач – «перепроверь меня»: пусть исполнитель повторит задание своими словами.

Ежедневные мини-цели как катализатор роста

Главная проблема стратегических целей – они теряются в рутине. Решение: разбивайте большие задачи на мини-цели дня и недели. Это:

Даёт чувство прогресса;

Позволяет видеть реальную загрузку;

Помогает вовремя корректировать фокус.

Практика показывает: если каждый сотрудник фиксирует хотя бы 1–2 мини-цели на день, общая производительность команды вырастает на 15–20% за месяц.

Ошибки при работе с целями и способы быстро их исправить

Частые ошибки:

Формулировка задач в духе «повысить продажи» или «улучшить сервис», без конкретики и сроков.

Отсутствие единой системы учёта – кто-то ведёт задачи в блокноте, кто-то в Excel, кто-то в мессенджере.

Слишком много целей одновременно – теряется приоритет.

Руководитель забывает регулярно сверять цели с сотрудниками.

Как исправить:

Используйте правило: цель должна быть понятна даже человеку вне вашей отрасли.

Раз в неделю проверяйте актуальность целей на мини-встрече.

Фиксируйте приоритеты и корректируйте их по ситуации.

Автоматизация контроля целей (лучшие сервисы 2025)

Сегодня нет смысла вести цели и задачи вручную. Используйте цифровые платформы – современные трекеры (Bitrix24, Мегаплан, Notion, Trello, корпоративные порталы) позволяют отслеживать цели в реальном времени, видеть прогресс, не терять задачи при смене приоритетов.

Сервисы интегрируются между собой и с почтой, календарём, CRM. Настраивайте автоматические напоминания, еженедельные отчёты, визуализацию целей.

«Цель недели» – инструмент быстрых изменений

Чтобы не «тонуть» в рутине, введите практику цели недели: каждую пятницу формулируйте одну главную задачу, которую хотите решить за 5 рабочих дней. Эта мини-рутина дисциплинирует и помогает всей команде не терять фокус.

В конце недели обязательно оценивайте, насколько цель была достигнута, что помогло, а что помешало. Такая простая практика постепенно формирует командную привычку к результату.

Система целей – это не очередной модный инструмент, а базовая настройка мышления руководителя и команды. Только регулярная, честная и простая работа с целями создаёт устойчивую траекторию для развития компании, не позволяя утонуть в бесконечной смене задач и турбулентности рынка.

3. Регулярные совещания и быстрые планёрки: всё по делу

В любой российской компании 2025 года совещания и планёрки – неотъемлемая часть жизни команды. Но слишком часто они превращаются в пустую трату времени: обсуждения затягиваются, решения не фиксируются, а большинство участников выходит с чувством, что ничего важного не произошло. Регулярный менеджмент требует пересмотра подхода: совещания должны стать короткими, точными и результативными, а их структура – максимально прозрачной.

Как выбрать формат и частоту

Первое правило эффективного совещания – оно должно быть только тогда, когда без него невозможно. Не бойтесь отменять лишние встречи: если за прошедшую неделю ничего не изменилось, совещание не нужно.

Форматы встреч могут быть разными:

Дейли (ежедневные): 10–15 минут, только обмен статусом по задачам.

Еженедельные планёрки: обсуждение приоритетов на неделю, выявление блокеров.

Стратегические: раз в месяц для выработки новых направлений.

Главное – адаптировать частоту под реальный темп бизнеса и не устраивать встречи «для галочки».

Чек-листы: идеальное 15-минутное совещание

Эффективное совещание длится не больше 15 минут. Краткий чек-лист:

У всех открыт план задач (трекер, доска).

Все вопросы выносятся заранее.

Каждый участник коротко отчитывается по ключевым задачам (до 2 минут).

Проблемы фиксируются, а не решаются на месте (выносится в отдельную сессию).

По итогам фиксируются решения и ответственные.

Важный совет: следите за таймингом. Один из лучших способов – использовать таймер, чтобы не выходить за лимит.

Что делать с «болтунами» и молчунами

В любой команде есть те, кто любит говорить долго и отвлекаться от темы, а есть те, кто предпочитает молчать и не участвовать.

Рекомендации:

Для болтунов – чётко ограничьте время и прерывайте деликатно, напоминая о целях встречи.

Для молчунов – заранее просите подготовить статус по задачам письменно, чтобы все были вовлечены.

Техника «передай слово»: каждый кратко рассказывает, что сделал и с какими сложностями столкнулся. Это дисциплинирует и вовлекает всех.

Техники «резки» ненужных обсуждений

Совещания часто уходят в сторону из-за обсуждения нерелевантных вопросов. Для этого используйте:

Паркинг-лист – отдельная доска/список для вопросов, которые требуют отдельного обсуждения.

Модератор – назначайте на каждую встречу человека, который следит за повесткой.

Формулировка темы – заранее четко определяйте, что обсуждается и с какой целью.

Если вопрос не касается всей команды, он выносится в отдельное обсуждение после планёрки.

Асинхронные форматы и мини-митапы

В 2025 году не обязательно собирать всех лично или по видеосвязи. Асинхронные форматы становятся нормой:

Обсуждение статусов в корпоративном чате с обязательной фиксацией результата.

Голосовые или видеоотчёты, которые можно прослушать в удобное время.

Короткие опросы для сбора позиций по спорным вопросам.

Преимущество – экономия времени, минимум стресса, быстрый сбор мнений.

Совещание без потери времени: цифровые инструменты

Современные сервисы делают совещания удобнее:

Трекеры задач (Trello, Bitrix24, Notion, Мегаплан);

Корпоративные чаты (Slack, Telegram, MS Teams);

Автоматические протоколы (запись встреч, выгрузка решений);

Тайм-трекеры.

Настройте интеграцию: задачи, решения и комментарии должны попадать в общую систему без ручного копирования.

Автоматизация фиксации решений и задач

Чтобы после встречи не было недосказанности, сразу фиксируйте:

Принятые решения (коротко и по делу);

Ответственных и сроки;

Следующие шаги (кто, что, до какого числа).

Используйте шаблоны протоколов или автоматические боты для рассылки итогов встречи.

Ошибка многих компаний – обсуждать, но не фиксировать. В итоге ничего не выполняется, а через неделю никто не помнит, что и когда решили.

Сценарии: разные типы совещаний для разных целей

Статус-встречи: максимально короткие, до 10 минут. Задача – выявить отклонения.

Планёрки: обсуждение ключевых приоритетов недели, составление плана, выявление точек риска.

Проблемные сессии: фокус на одной проблеме, разбирается подробно, но только с вовлечёнными сотрудниками.

Обратная связь: отдельные короткие встречи для обсуждения успехов и неудач.

Чёткая типология встреч экономит время и снимает стресс: люди понимают, чего ждать и как подготовиться.

Современная культура совещаний – это, прежде всего, уважение к времени людей и умение быстро договариваться. Структурированные короткие встречи, умелое модераторство, автоматизация протоколов и разумное использование цифровых инструментов помогают сделать совещания мощным драйвером регулярности, а не проклятием компании. Внедряя такие практики, вы высвобождаете часы времени каждую неделю и позволяете сотрудникам фокусироваться на результате, а не на бесконечных «разговорах ни о чём».

4. Цифровой менеджмент: автоматизация рутины

В 2025 году эффективность бизнеса напрямую связана с тем, насколько автоматизированы его рутинные процессы. Руководитель, который продолжает вести задачи в блокноте или раздаёт поручения устно, проигрывает даже небольшим, но технологичным командам. Современный цифровой менеджмент строится на выборе и грамотном внедрении инструментов, которые позволяют тратить время не на контроль и перепроверку, а на развитие бизнеса. Эта глава – о том, как быстро перевести рутину «на цифру», минимизировать ручные действия, выбрать подходящие сервисы и не утонуть в хаосе из сотен приложений.

Автоматизация управления задачами: топ-5 сервисов

Первый шаг – выбрать сервис для постановки, контроля и анализа задач. Сегодня на рынке есть несколько решений, подходящих по соотношению «функционал/стоимость/простота»:

Bitrix24 – универсальный комбайн для бизнеса: задачи, CRM, автоматизация процессов, контроль сроков, интеграция с 1С.

Trello – визуальные доски Kanban для небольших команд и быстрых проектов. Простота настройки, гибкая кастомизация.

Мегаплан – популярное решение для российских компаний, удобен для работы с проектами и поручениями.

Notion – гибкий инструмент, позволяет строить базы знаний, планы, трекеры и интегрировать их между собой.

Asana – для распределённых команд с развитой системой уведомлений, отчётов, интеграций.

Главное – не количество функций, а внедрение единого стандарта: вся команда работает в одном сервисе.

Управление поручениями: как не потерять ни одну задачу

Поручения, данные в переписке, на совещаниях или в устной форме, теряются или забываются – это главная причина сбоев. В 2025 году стандарт прост: каждое поручение фиксируется в цифровом трекере. Используйте мобильные приложения, чтобы создавать задачи на ходу, интегрируйте напоминания и автоматические проверки дедлайнов.

Внедрите правило: если задача не зафиксирована в системе – её не существует.

Системы напоминаний и контроль дедлайнов

Для регулярности критически важны напоминания: менеджер не должен держать в голове 100 задач. Современные системы предлагают:

push-уведомления на смартфон;

напоминания по почте и в мессенджерах;

автоматические пересылки просроченных задач в отчёт руководителю.

Совет: настраивайте напоминания так, чтобы они появлялись не в момент дедлайна, а за 1–2 дня до него – это позволит снизить число авралов.

Настройка чат-ботов и ассистентов

Чат-боты уже не экзотика, а инструмент для повышения регулярности. С помощью ботов можно:

Автоматически напоминать о рутинных задачах;

Фиксировать выполнение (бот спрашивает утром: «Что в планах?» и вечером: «Что сделано?»);

Собирать мини-отчёты по команде;

Передавать поручения между отделами без потерь информации.

Популярные решения: собственные боты на базе Telegram, интеграция с Bitrix24, Slack, MS Teams.

Как интегрировать сервисы между собой

Частая ошибка – использовать десятки разрозненных сервисов. В 2025 году большинство инструментов легко интегрируются между собой через открытые API, коннекторы (Zapier, Make), встроенные интеграции. Это позволяет:

Автоматически создавать задачи по письмам;

Синхронизировать календари;

Передавать статусы между CRM и системой задач.

Совет: начните с аудита существующих сервисов – откажитесь от всего, что дублирует друг друга.

Мини-скрипты для автоматизации

Простые сценарии автоматизации (скрипты) позволяют решать задачи без привлечения программиста.

Примеры:

Автоматическая рассылка отчётов по статусу задач;

Заполнение шаблонов документов по заданному триггеру;

Ведение учёта рабочего времени и контроль активности.

Используйте no-code платформы (Zapier, Make, IFTTT) – они позволяют строить автоматизацию без программирования.

Критические ошибки в автоматизации

Внедрение сложных решений «ради моды», которые не нужны команде.

Игнорирование этапа обучения – сотрудники не понимают, как пользоваться новыми инструментами.

Хаотичный выбор сервисов без единого стандарта.

Ожидание мгновенного эффекта: автоматизация требует 2–4 недель для адаптации.

Регулярный менеджмент требует постоянного пересмотра: раз в квартал пересматривайте инструментарий, оставляйте только то, что реально экономит время.

Чек-лист: аудит цифрового инструментария

В конце каждой недели/месяца проведите короткий аудит:

Все ли задачи фиксируются и контролируются в одной системе?

Есть ли дублирующие инструменты, которые можно убрать?

Получают ли сотрудники все нужные напоминания и уведомления?

Автоматизирован ли хотя бы один рутинный процесс за последний месяц?

Переход на цифровой менеджмент – это не разовое действие, а постоянное улучшение. Автоматизируя рутину, вы высвобождаете время для главного: развития бизнеса, поиска новых возможностей, стратегических решений. Главное правило: технология должна работать на вас, а не создавать дополнительную головную боль. Только так регулярный менеджмент станет реальным конкурентным преимуществом вашей компании.

5. Делегирование: не делай всё сам

Для современного руководителя в 2025 году делегирование – не просто управленческий приём, а критически важный навык выживания. В условиях ускорения бизнес-процессов, роста задач и ограниченного времени руководителя, именно грамотное делегирование отличает сильную команду от коллектива, где всё держится на одном человеке. И всё же подавляющее большинство российских менеджеров продолжают делать всё сами, считая, что доверить задачу другому – это риск, или что «быстрее самому». Настоящий регулярный менеджмент невозможен без чётко выстроенной системы делегирования.

Как понять, что делегировать (и что никогда не делегировать)

Первый шаг – честно проанализировать свои задачи. Проведите недельный аудит всего, чем занимаетесь. Разделите задачи на:

Стратегические (требуют лично вашего участия, нельзя делегировать: принятие ключевых решений, найм топ-менеджеров, кризисные переговоры).

Рутинные (регулярные, повторяющиеся, не требуют вашей экспертизы: отчёты, организация встреч, сбор данных).

Развивающие (задачи, которые помогут сотрудникам вырасти: ведение проектов, самостоятельные решения, взаимодействие с клиентами).

Всё, что попадает во вторую и третью категорию – обязательно делегируйте. Ошибка многих руководителей – пытаться «держать всё под контролем» и становиться узким горлышком для бизнеса.

Сценарии делегирования: от простого к сложному

Начинайте с простых поручений, где риск минимален. По мере роста доверия и компетентности сотрудников переходите к более сложным задачам.

Примеры сценариев:

Рутинные задачи (подготовка документов, рассылки) – делегируйте сразу.

Разовые мелкие поручения – используйте для тренировки сотрудников.

Ведение небольшого проекта – дайте возможность проявить инициативу.

Представление компании на встрече – этап развития самостоятельности.

Постепенное расширение полномочий снижает стресс для обеих сторон и позволяет выстроить доверие.

Механика передачи задачи: инструкция

Успех делегирования – в деталях. Не бросайте задачи фразой «Сделай это». Правильная передача задачи включает:

Чёткую формулировку (что нужно сделать, цель).

Критерии результата (как понять, что задача выполнена).

Сроки (когда результат нужен).

Доступ к ресурсам (где взять данные, с кем согласовать).

Ответственность (кто принимает результат).

Желательно проговорить задачу и убедиться, что сотрудник понял её так же, как и вы. Используйте правило «повторения»: пусть сотрудник сформулирует задачу своими словами.

Как проверить исполнение без микроменеджмента

Контроль не должен превращаться в тотальный надзор. Используйте регулярные короткие чек-ин встречи (5 минут), автоматические напоминания, дашборды с прогрессом. Главное – смотреть на результат, а не на процесс.

Если задача выполнена – хвалите. Если есть задержка – разбирайтесь в причинах, не обвиняя, а помогая устранить барьеры. Регулярность контроля, но без давления – ключ к самостоятельности команды.

Типичные ошибки в делегировании

Передача задачи без конкретики: непонятно, что делать и к какому сроку.

Отсутствие контроля: задача забывается.

Забирание задачи обратно при первых трудностях.

Страх делиться властью: «все хотят только спихнуть работу».

Отсутствие поддержки – сотрудник брошен с задачей наедине.

Помните: делегирование – не способ избавиться от задачи, а инструмент развития команды.

Настройка «обратной связи» по делегированным задачам

Регулярная обратная связь обязательна. Обсуждайте не только результат, но и процесс: что получилось, что вызвало сложности, чему научились.

Используйте цифровые решения: отметки о завершении, мини-отчёты, обсуждения в чате задач.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.