ИИ для руководителя: совещания, задачи, аналитика и контроль

Введение

У руководителя часто есть все необходимые сведения, но они разбросаны по письмам, таблицам, сообщениям и отчётам. Один сотрудник сообщает о выполнении задачи, другой просит решение, третий присылает документ без пояснений. Чтобы разобраться в ситуации, приходится заново собирать факты и уточнять детали.

Эта книга показывает, как поручить искусственному интеллекту подготовительную работу: разобрать материалы, составить повестку, выделить поручения, сравнить отчёты и предложить вопросы. Читателю не нужны навыки программирования. Достаточно уметь открыть доступный и разрешённый в организации ИИ-сервис, ввести запрос и проверить ответ.

В каждой главе есть конкретная управленческая задача, порядок действий и готовый запрос. Примеры вымышлены. Их можно повторить на учебных данных, а затем подставить свои материалы с учётом правил организации. Названия кнопок в разных сервисах меняются, поэтому книга объясняет сам способ работы. Если сервис позволяет прикрепить файл, используйте эту возможность; если нет, вставьте в запрос нужный фрагмент текста.

Начните с одной задачи, которую легко проверить, например с подготовки повестки по уже известным вопросам. Сохраните удачный запрос и поправьте его под свой стиль. Так постепенно появится небольшой набор рабочих шаблонов. Их не требуется применять механически: цель, исходные данные и нужный результат каждый раз важнее готовой формулировки.

У этой работы есть граница. ИИ может пропустить строку, неверно посчитать сумму или уверенно дописать то, чего не было в источнике. Он не знает внутренних обстоятельств, если вы их не сообщили. Решение, подпись, оценка сотрудника и ответственность остаются у руководителя. Там, где речь идёт о персональных данных, коммерческой тайне или иных ограниченных сведениях, сначала проверьте, разрешена ли передача материалов выбранному сервису.

Как пользоваться книгой

Главы расположены в обычном порядке управленческой работы: получить сведения, подготовить обсуждение, зафиксировать решение и проверить исполнение. Можно читать их подряд или открыть нужную задачу. В приложении собраны 50 запросов. Заменяйте текст в квадратных скобках своими данными и удаляйте неподходящие условия. Если данных для ответа нет, просите ИИ назвать пробел, а не угадывать.

Первое упражнение за пятнадцать минут

Возьмите вымышленную ситуацию: «Встреча назначена на четверг. Отдел А прислал данные. Отдел Б обещал прислать их в среду, но срок не подтвердил. Нужно решить, проводить ли встречу». Откройте разрешённый вам ИИ-сервис и вставьте этот текст вместе с запросом: «Составь два списка: что уже известно и что нужно уточнить до решения о встрече. Не придумывай ответа отдела Б». Прочитайте ответ и найдите каждое утверждение в исходных трёх предложениях.

Теперь измените условие: добавьте, что отдел Б подтвердил отправку данных в среду до 12:00. Повторите запрос и сравните ответы. Если ИИ всё ещё пишет, что срок неизвестен, укажите ему на новое предложение и попросите исправить сводку. Так вы сразу увидите, что ИИ работает с переданным текстом и уточнениями, а качество результата можно проверить без специальных знаний.

Пять сообщений и одно решение

Представьте обычное утро руководителя. В 09:10 организатор пишет: «Мероприятие в пятницу, приглашения отправлены». В 09:25 технический специалист сообщает: «Звук проверен, но проектор привезут в четверг». В 10:00 сотрудник, отвечающий за договор, пишет: «Документ у второй стороны, даты подписания нет». В 10:30 организатор уточняет: «Можно ли уже подтвердить площадку партнёру?». В 11:00 приходит сообщение: «Резерв площадки действует до среды».

Вопрос не в том, как красиво пересказать пять сообщений. Нужно решить, подтверждать ли площадку и что спросить до среды. Если отправить ИИ одно слово «проанализируй», он может составить общее резюме подготовки. Полезнее дать ему материалы с номерами и конкретную задачу.

Запрос. «Мне нужно решить, подтверждать ли площадку партнёру до среды. Ниже пять сообщений с временем. Составь краткую сводку: что уже подтверждено, что ещё зависит от других действий, какого ответа не хватает для решения. Укажи номер сообщения для каждого факта. Не считай отправленные приглашения доказательством готовности площадки и не придумывай дату подписания договора. [Вставьте сообщения]».

Ожидаемый черновик может быть таким: «Приглашения отправлены (сообщение 1). Звук проверен, проектор ожидается в четверг (сообщение 2). Договор ещё у второй стороны, дата подписания не указана (сообщение 3). Резерв площадки действует до среды (сообщение 5). До подтверждения нужно выяснить, зависит ли использование площадки от подписания договора и кто может сообщить срок». Последний вопрос нельзя приписать сообщениям как факт: это управленческое уточнение.

Проверьте черновик. В первом сообщении сказано только об отправке приглашений, поэтому нельзя написать «все гости подтвердили участие». Во втором сказано, что проектор привезут в четверг, но нельзя объявлять его уже установленным. В пятом говорится о сроке резерва, но нет условий его продления. Каждая такая подмена кажется мелкой, пока на ней не основано письмо партнёру.

Руководитель после проверки может запросить у ответственного за договор предполагаемый срок и условия использования площадки. Он может также попросить сотрудника узнать, продлят ли резерв. ИИ подготовил картину и вопросы; само решение будет принято после ответов. Именно такой порядок — цель книги.

Глава 1. Как разобраться в потоке информации

В понедельник утром руководитель получает три письма о переносе сроков, две таблицы с разными итогами и сообщение «всё под контролем». Последняя фраза почти ничего не объясняет. Нужно понять, что произошло, кто отвечает за следующий шаг и какое решение требуется сегодня. На чтение всех материалов уходит время, но пропустить важное нельзя.