Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения

1. Персональные данные работников

Генеральный директор, секретарь-референт, уборщица – это не только штатные единицы компании, но и люди со своими особенностями, своей судьбой и биографией.

Сведения о сотруднике, позволяющие определить его как личность, необходимы каждому работодателю для построения трудовых отношений с подчиненным. Однако к порядку сбора такой информации законодательство предъявляет довольно жесткие требования.

Понятие «персональные данные» в главе 14 ТК РФ определяется как «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Здесь же сформулированы и основные требования, предъявляемые законодателем к обработке персональных данных, т. е. к процессу их сбора, хранения, передачи или любого другого использования. Остановимся подробнее на самых первых этапах работы с персональными данными – на их получении и проверке. Ведь именно с этими процедурами работодателю в первую очередь приходится иметь дело при приеме нового сотрудника, и с ними же связано большинство нарушений в сфере использования личной информации.

Оговоримся сразу: вся информация, которую работодатель вправе потребовать от сотрудника либо соискателя, должна иметь непосредственное отношение к самому процессу труда. Собирать данные о личной, частной жизни гражданина (такие как наличие в прошлом судимостей, жилищные условия, вероисповедание, подробные сведения о родственниках и т. п.) работодатели просто не вправе.

Что может заинтересовать руководство при решении вопроса о том, соответствует ли определенный кандидат требованиям, предъявляемым к должности, на которую он претендует? Прежде всего наличие у него необходимых документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ. Это:

1) паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки).

Этот перечень является закрытым, но в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, при поступлении на работу необходимо представление дополнительных документов. Так, работодатель вправе потребовать у подростка, не достигшего возраста 18 лет, информацию о состоянии его здоровья. Это объясняется тем, что в данном случае закон допускает существование трудовых отношений только при соответствующем состоянии здоровья, подтвержденном в установленном порядке медицинским заключением (ст. 213 ТК РФ).

Отдельным работодателям может понадобиться не совсем обычная информация, например документ о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации для поступающих на службу в органы внутренних дел, федеральной службы безопасности, государственной налоговой службы, по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и др. (ст. 9 Федерального закона от 25 июля 1998 г. № 128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации»[4].

Но повторим, что документы, не оговоренные в ст. 65 ТК РФ, работодатель вправе требовать, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Примеров, когда персональные данные играют существенную роль при заключении трудового договора и в процессе труда, можно привести великое множество. Процесс их получения должен быть предельно корректным и осуществляться в строгих правовых рамках. Информация о личности содержится не только в документах, перечисленных в ст. 65 ТК РФ. Будущий работник может сообщить сведения о себе в устной форме, через анкеты, резюме, другие недокументальные источники. Поговорим об их особенностях.

Надо сказать, что ни резюме, ни анкеты не имеют установленной формы (не являются документом в строгом смысле этого слова). Здесь представляют определенный интерес лишь изложенные в них сведения. О чем нужно помнить, добывая информацию с помощью анкетирования? О том, что п. 4 ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни. Информацию о частной жизни работника можно получать, только если она непосредственно связана с вопросами трудовых отношений. Кроме того, необходимо наличие письменного согласия сотрудника на сбор таких сведений. Поэтому, если соискатель не желает отвечать на вопрос вашей анкеты, к примеру, о том, страдают ли его родственники алкоголизмом или наркоманией, заставить его сообщить такую информацию вы не можете[5].

Если для работодателя это крайне важно, он должен получить от сотрудника согласие в письменной форме и приготовиться доказать в случае судебного разбирательства, что, во-первых, согласие было добровольным, а во-вторых, данные сведения непосредственно связаны с работой. Как правило, работодатель при первом знакомстве с кандидатом на вакантную должность просит его показать резюме. Чаще всего резюме содержит биографические данные человека, сведения об образовании и опыте работы, иными словами, профессиональный портрет соискателя. Как мы уже заметили, резюме не является документом и его предъявление не обязательно при приеме на работу. А значит, отсутствие резюме не может повлечь за собой никаких правовых последствий для соискателя, тем более что практически вся информация, обычно включаемая в резюме, доступна через другие источники – предыдущие места работы отражены в трудовой книжке, а о карьерных достижениях соискатель может сообщить устно или через анкету.

Общий принцип получения персональных данных, закрепленный в п. 3 ст. 86 ТК РФ, звучит так: «Все персональные данные работника следует получать у него самого». Однако тут же приводится оговорка: если такую информацию можно получить только у третьей стороны, то работник уведомляется об этом заранее и от него непременно должно быть получено письменное согласие.

Работодатель в этом случае сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способе получения персональных данных, а также о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Данные о работнике, предоставляемые третьей стороной, также могут выражаться в различных формах, но, как правило, это официальный документ, выданный правомочным органом. В этом случае важна не только информация, содержащаяся в документе, но и сам документ должен отвечать определенным требованиям (иметь печать организации, подпись надлежащего должностного лица и т. п.). Примером получения персональных данных от третьих лиц может служить справка из органов загса об изменении фамилии в том случае, если работник не может подтвердить этот факт каким-либо другим документом.

Как можно проверить информацию о работнике, которая поступила в распоряжение работодателя? Если подходить к решению данной задачи только с точки зрения законности, то вариантов здесь не так уж и много. Первый – детально изучив записи в трудовой книжке, сопоставить их с другими имеющимися данными о работнике. Практика работы кадровиков свидетельствует о том, что большинство нестыковок в информации можно обнаружить уже при анализе записей в трудовой книжке (насколько правильно эти записи сделаны, какие стоят печати, является ли сам бланк представленной трудовой книжки подлинным и пр.).

В случае каких-либо сомнений можно обратиться за разъяснением непосредственно к самому работнику. Второй – направление официального запроса от имени организации-работодателя в соответствующие органы и организации (например, паспортный стол милиции по месту регистрации или жительства, военкомат, архив вуза и т. д.) с целью подтверждения сведений, указанных в личной карточке формы № Т-2.

Если информация, представленная работником при заключении трудового договора, основана на заведомо ложных сведениях или содержится в подложных документах, работодатель имеет полное право расторгнуть трудовой договор с ним именно с учетом этих обстоятельств (п. 11 ст. 81 ТК РФ). Действующее законодательство РФ предусматривает достаточно суровую ответственность для работодателя за нарушение норм о работе с персональными данными.

Статья 90 ТК РФ звучит так: «Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в порядке, установленными федеральными законами». А в Кодексе об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (КоАП РФ) этой теме посвящена ст. 13.11. В ней говорится, что нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб.; не должностных лиц – от 500 до 1 тыс. руб.; на юридических лиц – от 5 тыс. до 10 тыс. руб. Не обойден вопрос защиты персональных данных и в уголовном законодательстве. В Уголовном кодексе РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) предусмотрено две статьи – ст. 137 УК РФ «Нарушение неприкосновенности частной жизни» и ст. 138 УК РФ «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений».

Кстати, максимальная санкция по этим нормам предусматривает арест на срок до 6 месяцев. Отсюда следует вывод – в законодательном порядке персональные данные ваших сотрудников защищены от посягательств довольно надежно и серьезно. Напоследок коснемся вопроса, который не напрямую, но очень тесно связан с получением и проверкой персональных данных.

Речь идет об отказе в приеме на работу, решение о котором работодатель часто принимает под влиянием информации, полученной из представленных соискателем документов или других источников.

Статья 3 ТК РФ говорит о том, что никто не может быть ограничен в трудовых правах в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного положения и т. п. А в ст. 64 ТК РФ содержится запрет на отказ в заключении трудового договора по тем же основаниям. Поэтому, какими бы ни были истинные причины вашего негативного отношения к соискателю, нельзя класть их в основу отказа (тем более письменного) в приеме на работу. Поэтому необходимо указать законную и приемлемую причину, такую как нехватка опыта, недостаточная квалификация, неподходящее образование и т. п.

Таблица № 1

Традиционно условия реализации гражданином своих способностей к труду при поступлении его на работу в качестве рабочего или служащего, т. е. наемного работника, определялись посредством заключения трудового договора.

Трудовое законодательство определяет трудовой договор как соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более 5 лет;

3) на время выполнения определенной работы.

При заключении трудового договора сохраняется традиционная схема трудового договора: две стороны – наниматель (или работодатель) и нанимающийся (или работник).

В то же время трудовой договор, как правило, выходит за пределы собственно трудовых отношений и включает в себя большой блок норм, регулирующих отношения, тесно связанные с трудом, но не составляющие предмет трудового права (в т. ч., например, по широкому кругу социально-бытовых вопросов).

Работник как сторона трудового договора – это всегда конкретное физическое лицо, т. к. в трудовых отношениях гражданин может реализовать свою способность к труду только лично. Он должен обладать деловыми качествами, необходимыми для занятия конкретной должности. Определенные требования предъявляются и к возрасту работника.

Когда мы говорим о работодателе как стороне трудового договора, то речь идет, как правило, о некотором юридическом лице (гораздо реже в этом качестве выступает физическое лицо). Руководитель (администрация) – всего лишь представитель работодателя в трудовых отношениях. По роду деятельности ему предоставлено (делегировано) право приема и увольнения работников от имени этого юридического лица. Смена руководителя не влияет на течение договора, что является серьезной гарантией для работника, положение которого не должно зависеть от настроения очередного начальника. Согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ определено, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается его сторонами: работником и работодателем – физическим лицом или представителем работодателя – юридическим лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Норма, обязывающая стороны заключать трудовой договор в письменной форме, была впервые внесена в ст. 18 КЗоТ РФ в 1992 г. До внесения ее в КЗоТ РФ стороны трудового договора сами, как правило, решали, в какой форме его заключать – в письменной или устной. К письменной форме прибегали крайне редко, обычно в случаях, предусмотренных законодательством. Дело в том, что содержание трудового договора сводилось лишь к закреплению трудовой функции работника. Все же другие условия труда определялись централизованно.

Ситуация коренным образом изменилась с переходом к рыночным отношениям, когда государство практически устранилось от регламентации условий труда. Ему на смену пришли соглашения различных уровней, коллективный договор, локальные нормативные акты организации, трудовой договор. Преимущество заключения именно письменного трудового договора заключается в том, что все условия договора фиксируются документально, в едином акте, что повышает для сторон договора гарантии в соблюдении достигнутых соглашений[6].

Однако некоторым предпринимателям возложенные на них ТК РФ обязательства по отношению к трудящемуся представляются слишком обременительными. Они обязаны ежегодно предоставлять трудящемуся оплачиваемый отпуск, делать отчисления в Фонд социального страхования, т. е. нести значительные расходы. К тому же ТК РФ строго регламентирует порядок увольнения работников по инициативе администрации, сильно ограничивая ее возможности увольнять трудящихся. В силу этого получила широкое распространение практика заключения не трудовых договоров в соответствии с ТК РФ, а т. н. гражданско-правовых договоров (например, подряда, поручения, авторских, лицензионных), с помощью которых предприниматель удовлетворяет потребности своего предприятия в рабочей силе.

Для предпринимателя это очень выгодно, поскольку заключение таких договоров регламентируется не трудовым, а гражданским законодательством, которым принцип диспозитивности, т. е. свободы сторон в гражданском обороте, проводится наиболее последовательно. В такой договор администрация может внести практически любые условия найма работника, естественно, не в его пользу. Поэтому при поступлении на работу следует внимательно отнестись к виду договора, который подготовила администрация предприятия, учреждения, организации и предлагает подписать своему будущему работнику.

Именно сформулированное в ст. 56 ТК РФ понятие «трудовой договор» позволяет отграничить его от гражданско-правовых договоров, реализация которых также связана с трудовой деятельностью. Подписание лицом, поступающим на работу, именно трудового договора имеет для него первостепенное практическое значение, поскольку лишь на лиц, заключивших трудовые договоры, распространяется законодательство о труде.

Именно выполнение работником конкретной трудовой функции, неразрывно связанное с подчинением внутреннему трудовому распорядку, и позволяет прежде всего отграничить трудовой договор от гражданско-правовых договоров, предметом которых являются лишь определенный результат труда, выполнение индивидуального конкретного трудового задания (заказа, поручения), осуществляемого без подчинения исполнителя работы внутреннему трудовому распорядку предприятия.

Согласно ст. 68 ТК РФ прием работника на работу оформляется в виде приказа (распоряжения) работодателя – физического лица или уполномоченного в установленном порядке представителя работодателя – юридического лица, изданного на основании и в соответствии с условиями заключенного ими трудового договора. Иного основания издания приказа (распоряжения) о приеме работника на работу согласно ТК РФ быть не может.

Указанный приказ должен быть доведен до сведения работника под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель (или его представитель) обязан выдать ему надлежаще заверенную копию этого документа. Статья 68 ТК РФ также предусматривает, что при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. В этой связи целесообразно заметить, что ознакомление будущего работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами целесообразно начать еще на стадии обсуждения сторонами условий трудового договора, – до его заключения. Это позволит будущему работнику получить представление об условиях труда на новом месте работы, принять на основе этого обоснованное решение о поступлении или об отказе от поступления на работу.

2. Документы, необходимые при приеме на работу

ТК РФ законодательно определен перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю.

Согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;