Agente Técnico Dos Estaleiros

1.03: ORGANIZAR A SI PRÓPRIO PARA ORGANIZAR OS OUTROS

Bem venham criatividade e soluções alternativas e geniais, na condição que tragam resultados concretos, utilizáveis de imediato.

Não podem “atirar-se na confusão” sem um plano, é um erro grave. Um resultado é preparado com cuidado, lógica, intenção e tenacidade.

A maior ajuda vem de nós mesmos, de nenhum outro: fazer próprio o melhor, dedicar-se de alma e corpo a uma certa tarefa, tudo isto parece não ter fim e representa um processo em continua evolução.

Devem dar-se disciplina e pôr em foco o resultado final do vosso trabalho: quando o notarem, real nos vossos pensamentos, então saberão tomar as decisões certas para obter resultados concretos, que merecem existir.

O plano para a organização de um estaleiro prevê estas perguntas:

1 Como poderia ser optimizado o tempo de cada um?

2 Tenho as pessoas certas no lugar certo?

Os segredos para alcançar os resultados pré-fixados

SEGREDO 1: o máximo proveito, sobretudo hoje, alcança-se acrescentando valor àquilo que se tem.

Poderão ter muito entre as mãos e ainda o estão a utilizar.

O segredo não é quanto, mas como.

Somos muitas vezes levados para o resultado final mas a subestimar a evolução que existe dentro, a partir da concepção da ideia até aquilo que vemos. Pensem por exemplo em Martin Cooper, o inventor do telefone sem fio; na vossa óptica aquele primeiro celular, do qual veio efectuada a primeira chamada, correspondia na verdade à ideia da liberdade sem fios e de comunicação que tinha na cabeça?

SEGREDO 2: melhor meio projecto acabado totalmente que um projecto todo acabado a metade.

MOTIVO 1: os projectos completos são frequentemente desenhados para longo prazo e ninguém tem tanta perseverança para esperar um resultado que chega assim longe no tempo. Melhor proceder por níveis.

MOTIVO 2: os grandes projectos, realizados no médio longo prazo são muitas vezes mal realizados ou deixados no meio para depois ser redimensionados.

Apostando à perfeição de um grande projecto incorre-se inevitavelmente no erro de subestimar alguns pontos e de não conseguir fazer outros.

Resultará um projecto inteiro realizado a metade, para nós e para quem está ao nosso lado: pena que não seja deste mundo e que persegui-la com orgulho seja apenas um modo para alimentar desilusões e desgostos.

SEGREDO 3: ao invés da perfeição procurem o melhoramento contínuo.

Apostem na perfeição, mas do mínimo indispensável.

Em que área podem substituir a procura da perfeição com a procura do melhoramento?

Dividem o estaleiro em varias fases executivas para torná-lo operativo o quanto possível.

Isto vai vos ajudar também para baixar o nível do stress, porque não vão sentir a pressão das coisas por fazer e vão se encontrar atarefados somente entre os trabalhos importantes, mas não ainda urgentes.

Dosem as vossas energias e usem-nas para subir, progressivamente e constantemente, ao longo de uma escada ideal que vos leva à meta.

SEGREDO 4: fechar os parênteses abertos.

Ainda que o cérebro seja um instrumento poderosíssimo, tem a capacidade de concentrar-se apenas nas poucas coisas de cada vez.

Pensando de fazer mais tarefas na verdade estão a fazer menos. Os parênteses são todas aquelas ideias, situações, projectos e mudanças que iniciaram mas não concluídas ainda e que estão ali, na cabeça, e de vez em quando dão-se conta e dizem: “devo fazer isto… porquê não o faço?”

Saibam que naquele momento estão a perder energia, foco, capacidade e produtividade e é exactamente por isso que vos parece de ir mais lentamente.

Quais são os parênteses que poderiam iniciar a fechar primeiro?

Façam uma lista e sigam-na, fechem primeiro os parênteses, todos possivelmente, depois se abrem novos.

De todas as vezes que alcançarem uma meta intermédia tiram-na das coisas por fazer e substituam-na com aquela sucessiva, só assim manterão o ritmo das vossas acções e permanecerão prementes e motivados.

As coisas começarão a acontecer com muita mais frequência, com muita mais profundidade, com muito mais resultados tangíveis, velozes e duradoiros.

Não podes esperar de ter sucesso se procuras mudar vinte coisas de cada vez!

Mimi Silbert

§ Como tornar melhor o teu local de trabalho

O local de trabalho não é algo que encontram, é algo que criam.

Vocês criam a realidade onde vivem.

Pensam bem, ainda que trabalhem para quem for são vocês que criam o vosso ambiente de trabalho, sorriem, estejam disponíveis, colaborem, ou então não participem, não colaborem, queixam-se com o focinho duro.

Em todos os casos são vocês os artífices das condições em que trabalham. Ainda que o vosso local de trabalho acorram decisões que não são autorizados a tomar, vocês podem fazer perceber o que serve para tornar mais eficiente e visível o mundo em que trabalham.

Tornem estável e confortável o espaço que administram: resolvam, nele, uma coisa de cada vez, permaneçam activos, porque, se cessam e escutam o caos de hoje, assustam-se e vocês não merecem perder.

Tirar proveito destes quatro conceitos:

1 Trabalhem fazendo aquilo que amam: a satisfação é o primeiro salário, talvez o único. Se não estão satisfeitos se ficarem stressados, embora levam para casa dinheiro. Escolham exprimir mesmo no trabalho aquilo que vocês amam, deixam a vossa marca! Em todas as coisas, é importante esquecer a própria “mente” e tornar-se obra de tudo com o trabalho que está a desenvolver.

2 Ponham paixão naquilo que fazem: não a nada de descontado na terra e nada é devido. Temos recursos, somos engenhosos e vocês podem transformar o local em que trabalham um paraíso ou um inferno, conforme se escolhem de ser serenos, construtivos e éticos ou então de fazer má polémica e obstrucionistas.

3 Fortalecer os vossos pontos fortes: façam melhor aquilo que sabem fazer bem: vos serve uma formação contínua, porque o ambiente envolve e vocês devem estar a passo com as novidades, para poder continuar a incutir no vosso local de trabalho competência e paixão. Tornam-se excelentes na vossa profissão: mesmo se vier a fechar a empresa pela qual trabalham, mesmo se desaparecer o nosso sector, vocês saberão, sempre e de todas as formas, que têm óptimas bases, têm carácter, estão instruídos, sabem primar e com estas certezas poderão iniciar uma nova actividade, mesmo num outro sector, com óptimas perspectivas de sucesso.

O essencial é fazer as coisas, não os resultados delas. Não existem actores, apenas a acção, como não existe um sujeito que experimenta, mas apenas a experiencia.

Bruce Lee

1 Façam pausas: deixem o vosso lugar pelo menos cada 50 minutos para uma breve pausa em que vos movimentam, respirem, façam stretching e relaxem à vossa maneira; o cérebro é um músculo e funde-se de vez em quando!

§ Como desenvolver a própria memoria

O que sucederia se tivessem a capacidade de memorizar mesmo a longo prazo as informações vitais (do vosso trabalho ou do vosso estudo) e portanto se encontrariam a aumentar também a capacidade de ligação?

Vos digo eu: teriam as soluções mais rapidamente, acesso imediato uma base de dados de informações muito ampla (tentem pensar em todas as coisas que aprenderam no tempo), possibilidade de escolha, a capacidade de gerir melhor o vosso tempo e aumentariam, daí a vossa produtividade; a vossa hora de estudo ou de trabalho produziria muito mais como produz agora.

Como se pode fazer portanto para melhorar a memoria?

Façamos de seguida uma experiencia pratica.

Leiam esta palavra:

나는 당신을 사랑합니다

O que significa?

Não sabem pois não? É normal, não está na nossa linguagem. Está escrita em coreano (e significa te amo).

Se alguém não fala a nossa língua difícil será para compreendê-lo não é?

Então porque para memorizar nos obstinamos a usar uma língua que não é aquela do cérebro?

Mas que língua fala o cérebro?

Para o nosso cérebro as palavras são algumas coisas de completamente abstracta.

O cérebro fala a língua das imagens e das emoções.

Experimentam pensar: seriam capazes de recordar um acontecimento importante que vos aconteceu quando crianças (reportando à mente imagens e sensações) mas talvez não se lembram do que vos disse o vosso parceiro ontem de manhã, não é?

Eis uma forma para melhorar a memória (falando a língua do cérebro):

● Escolham uma pessoa da qual queiram recordar o número de telefone;

● Imaginem mentalmente o seu rosto (ou uma sua imagem que resulta mais familiar);

● Na mesma imagem sobreponham visualmente o seu número de telefone.

Poucos segundos de foco e sabem o que acontece? Que a próxima vez do número não deverão recordá-lo, bastará lê-lo na imagem que apenas criaram.

Sim ok, hoje para os números de telefone existe rubricas, celulares etc. e serve pouco para a memoria. Mas quantas outras coisas podem fazer e recordar com esta simples técnica?

§ Conselhos para maximizar os resultados

Existe pessoas que com as mesmas 24 horas, as mesmas potenciais oportunidades, conseguem obter melhores resultados que outros.

Eis alguns conselhos que vos ajudarão a maximizarem os vossos.

CONSELHO 1: 15 minutos.

Na nossa profissão são muitas as actividades que se podem fazer em 15 minutos mas, visto que se adiam, continuam a girar na nossa cabeça (como dos parênteses abertos). Criam de seguida uma lista com todas as coisas que podem tratar em 15 minutos. Colocá-las por inscrito vai libertar a vossa cabeça e quando terão os famosos “15 minutos” saberão desde já o que fazer, porque, lembrem-se que deixar parênteses abertos na cabeça vos roubará, mesmo inconscientemente, muitas energias.

CONSELHO 2: ou fazer ou não fazer.

Isolar-se, nada de telefone, não e-mail, não distracções. Se começam uma coisa vão até ao fim. Os meios-termos não funcionam.

CONSELHO 3: procedam organizados.

Para ter o impulso precisa saber o que terá acontecido, o que nos espera, caso contrário arrisca-se de ficar bloqueados, portanto usem um plano escrito, assim se faz quando se projecta uma grande obra: é bom programar os trabalhos do estaleiro mesmo anualmente mas dedicam acima de tudo aqueles mais iminentes.

Façam planos de três meses no máximo e procurem fazê-lo o mais detalhadamente possível. Quem é eficiente usa este método: à noite programa o dia seguinte, na base do plano geral que tenha predisposto.

CONSELHO 4: façam as coisas sem demora!

Uma boa forma para ter mais tempo, é fazer mais coisas… sim parece uma contradição, porem, se tem de fazer três incumbências marquem quatro, com um aumento de 25% da vossa entrega, dêem um passo, organizem-se melhor e rendam mais.

CONSELHO 5: parem de sentir-se sob pressão!

O stress indica pelo menos duas coisas:

1 Não são ainda suficientemente perfeitos, devem continuar a aprender, pois, devem optimizar a vossa maneira de agir: trata-se de tomar confidencia e controle com as vossas tarefas, de forma que não sejam um peso;

2 Estão a fazer algo que não corresponde a vossa autêntica vocação.

Em ambos os casos o acto de sentir-se sob pressão depende só e exclusivamente de vocês: não é uma questão de falta de tempo mas de como investir o tempo que têm!

CONSELHO 6: estabeleçam os tempos para a execução.

Como é importante estabelecer o que fazem, por meio de objectivos e sob objectivos da mesma forma é importante estabelecer quando o farão, caso não adiarão a execução a tempo indeterminado e se encontrarão bloqueados no caos.

Tenham em consideração o tempo que ocorre para realizar o vosso objectivo, não façam garantia só e exclusivamente sobre o impulso inicial.

Mantenham a palavra dada, isto é importantíssimo, não tomam uma tarefa se não estão seguros de poder levá-lo a cabo e façam de tudo para terminar como prometeram-se.

CONSELHO 7: procurem permanecer o mais possível no quadrante Q1.

O Q1, como se deduz a partir do esquema subjacente, é onde passam um tempo de qualidade. Antecipem pois os empenhos importantes antes que tornem-se urgentes; é inútil que vos diga que as coisas não importantes tenham pouco espaço no vosso dia… não tem tempo!

Saber não basta: devemos aplicar aquilo que sabemos.

Querer não basta: devemos agir!

Bruce Lee

§ “Não tenho tempo” é apenas uma desculpa.

Vocês são também aqueles que pensam muitas vezes de não ter tempo suficiente, penso eu também, não se preocupem, todavia percebi isto: procurem pelo menos de usar aquele pouco tempo a disposição de forma apropriada, porque se o usa completamente mal eis pois a origem dos insucessos.

Primeiramente devem começar a pensar que aquilo que fazem o fazem para vocês, para o vosso crescimento profissional e não para um salário no fim do mês ou para ter a aprovação da parte de alguém.

Temos a stressante sensação que o tempo não nos basta por acaso porque enquanto fazemos uma coisa pensamos noutra, e não se contam o contrário!

Por isso digo, comecem a pensar que o fazem para vocês mesmos, desta forma também as coisas mais nojentas entrarão de novo na realização global do vosso projecto. Permaneçam concentrados naquilo que fazem, reconheçam o sentido das vossas acções, descubram que é útil e já assim viverão melhor o dia.

Cheguem com antecedência no trabalho: convém fazê-lo (mesmo se roubam tempo ao sono), porque quando chegam cedo começam o dia com calma, evitando correr atrás das tarefas que vos esperam. Ganhem vantagem que relaxa e tem mais valor a calma que meia hora de sono.

Permaneçam no presente!

A diferença entre sucesso e insucesso é frequentemente dada por pequenos detalhes.

Eis três passos que terão como resultado a realização de ais tempo e sobretudo o tornarão mais produtivo.

(Por enquanto façam-no assim como o descrevi para vocês, pois vão ver que depois de um bocado de tempo vai parecer tudo mais natural).

1º PASSO: PLANO (5 minutos)

Antes de começar o vosso dia, sentam-se com um pedaço de papel e escrevam as actividades que tornarão o vosso dia produtivo, (podem iniciar a imaginá-lo logo que acordarem), identifiquem e escrevam as prioridades, pensam no vosso melhor dia e lembrem-se de pôr o aspecto emotivo para comunicar com o cérebro!

2º PASSO: REFOCUS (5 minutos)

Coloquem um alarme no vosso relógio, quando toca, questionem-se: na última hora gastei os meus minutos de forma produtiva?

3º PASSO: RECENSAO (5 minutos)

No fim do dia, revejam aquilo que funcionou, onde tiveram mais atenção e onde ficaram distraídos. “Realizaram aquilo que queriam obter?”, “se não, o que podem fazer melhor amanhã?”.

Prestar atenção no tempo… reconheças a utilidade dos teus pensamentos e das tuas acções e ajas por conseguinte.

§ A capacidade de resolver pequenos e grandes problemas

Deixem fluir uma boa ideia!

Muitas vezes acontece de encontrar-se diante dum problema por resolver, mas não sabemos mesmo o que fazer.

Talvez devemos apenas fazer algo novo, mudar a maneira de agir. O problema de facto é que continuamos a +pensar com a cabeça. Não é que pensar com a nossa cabeça não seja justo, o problema é que as ideias, aquelas verdadeiras, saem do normal circuito da racionalidade. Pode-se ter ideias mesmo só com a racionalidade, contudo, muitas vezes, isto requer tempo, esforço e, acima de tudo, emergem ideias confinadas à nossa maneira de pensar (não algo totalmente novo).

Loucura é fazer sempre a mesma coisa esperando-se resultados diferentes.

Albert Einster

Eis um jogo de três pontos para deixar fluir uma boa ideia (daquelas verdadeiras) se tiver que sair do circuito da racionalidade para idealizar algo totalmente novo devem estar preparados para jogar, concordam?

1º PONTO: escrevam um problema por resolver.

Por exemplo: encarar uma reunião, encontrar uma solução para uma falha no trabalho, resolver um problema na empresa, criar um novo método para optimizar os tempos etc.

2º PONTO: analisar o contacto e as estratégias até agora usadas.

Questionem-se sobre o que podem fazer de diferente? Começam a personificar novas personagens (os primeiros que saltam em mente) e interrogam-se: como resolveria XXX este problema? Que ideia teria XXX?

(escrevam mais personagens possíveis: por exemplo colegas mais experimentados, talvez também muito diferentes entre eles, ou seja, se são muito diferentes é melhor).

3º PONTO: escrevam tudo aquilo que vos salta em mente.

Deixem escorrer a caneta na folha e escrevam tudo aquilo que vos salta em mente.

Escrevam sem juízo (mesmo as coisas que vos parecem mais estranhas).

Ponham de imediato em prática as novas ideias acima de tudo… divirtam-se!

Só quem faz aprende, a experiência é a mestra mais má: primeiro te dá a lição e depois ta explica.

Óscar Wilde

Este jogo serve para estimular a fantasia. É um dos métodos mais rápidos para mudar pontos de vista e achar logo novas ideias.

Tomam como exemplo a imagem utilizada na psicologia da percepção que, da maneira que a observam, pode parecer uma mulher ou um tocador de saxofone.

Se continuarem a observar com a vossa cabeça continuarão a ver sempre ou um ou outro.

Usem o jogo (e a cabeça dos outros) para criar novas ideias, isto significa assumir novos pontos de vista.

Sejam ágeis ao criar soluções que vos servem!

Publio Scipione tinha um grande problema por resolver.

Terá acontecido também a vocês de ter que resolver um problema, não é?

Pois então, sigam-me, tentem concentrar-se durante um minuto em Publio Scipione porque esta história pode dar umas informações reservadas fundamentais para resolver os vossos problemas.

Estamos por volta de 200 a.C. e Scipione devia fazer parar Annibale que, marchando pela Espanha através dos Pirenéus tinha depois descido para Itália superando os Alpes e, uma vez chegado, tinha já combatido as legiões romanas em quatro batalhas principais.

A sua arma secreta? Além da perspicácia militar trazia consigo uns elefantes que, como podem imaginar, representavam um grande problema, muito grande. Ninguém e com nenhum meio tinha por acaso conseguido resistir à força deles.

Diante de um exercito tão forte e faminto, diante de uma manada de elefantes, vocês o que teriam feito?

Scipione podia continuar a procurar novas armas para combater Annibale e os seus elefantes (como já tinham feito os outros, inclusive o seu pai, perdendo) ou então procurar imaginar novas soluções.

Eis, portanto, que teve duas intuições.

Ao invés de defender-se decidiu atacar Cartagena: conquistou desta forma a primeira vantagem competitiva. Annibale foi forçado apressadamente e fúria a recuar para defender a sua cidade.

E em relação aos elefantes? Nenhuma arma. Scipione notou que os elefantes vinham instigados contra as tropas e eclodiam batalhas ferozes.

Sabem o que fez? Instruiu as suas tropas para abrir passagens. Assim, quando os elefantes dirigiam-se, as tropas abriram-se, os elefantes continuaram a correr no vazio e, simplesmente, dispersaram-se.

Digamos, os problemas não agradam a ninguém e ninguém tem a varinha mágica para os resolver num instante. Pode-se porém fazer duas coisas para achar uma solução:

1 Trabalhar até que apareçam o menos possível;

2 Adoptar novas estratégias para encontrar novas soluções (como Scipione exactamente).

De que intuição, capaz de desbloquear uma situação e abrir novos caminhos, teriam necessidade hoje? É isto, o que deviam questionar-se.

Um conceito fundamental: quais são as decisões mais importantes?

São as pequenas decisões, aquelas que tomamos todos os dias, as mais importantes. É o não tomar pequenas decisões que as faz acumular e tornar-se grandes (pois sim, difíceis por tomar).

Tomar e levar a cabo cada pequena decisão, activa uma serie de dinâmicas que empurram para o sucesso.

Exercício: de que forma podem aproximar-se ao vosso objectivo?

1 Pensem no vosso objectivo;

2 Que pequena decisão podem tomar hoje?

Poderia ser fazendo um telefonema, uma pesquisa na internet. Qualquer “pequena” coisa.

Exercita-te tomando pequenas decisões. São elas que plasmam o nosso destino.

Anthony Robbins