Профессия – коммуникатор. Как выстраивать коммуникации в компании

Любая организация представляет собой систему, сравнимую с организмом, внутри которого есть свои подсистемы (отделы, департаменты и т. д.).

Корпоративные коммуникации поддерживают внутреннюю и внешнюю инфраструктуры компании и выполняют функцию инфоснабжения. Корпоративные коммуникации можно сравнить с соединительной тканью человеческого организма, основная функция которой состоит в соединении подсистем компании.

Как известно, соединительная ткань – самая распространенная в организме, на нее приходится больше половины массы человека. Сама по себе она не отвечает за работу организма, но оказывает вспомогательное действие во всех органах.

То же самое и с корпоративными коммуникациями: сами по себе они не могут отвечать за работу подразделений (подсистем) компании, но оказывают непосредственное влияние на работу компании в целом.

Функции корпоративных коммуникаций для организаций

1. Опорная – формирует корпоративную культуру, убеждения, ценности.

2. Питательная – снабжает информацией о проводимых в компании мероприятиях, внедрениях, изменениях, процессах и т. п.

3. Защитная – формирует позитивные реакции, устраняет негатив, подготавливает к различным изменениям, сглаживает сопротивление.

4. Восстановительная – в случаях необходимости поднимает, формирует или меняет нужный образ и имидж подразделений или компании в целом.

Система коммуникаций

Давайте для начала разберемся, что это такое. Начнем с системы.

Понятие «коммуникации», на мой взгляд, как и вся наша жизнь – вещь непростая. И нужно четко понимать, что человеческая коммуникация – это многогранный процесс, в основе которого находится сообщение, оно же послание, в которое вложили определенное содержание.

В процессе коммуникации возникает множество нюансов и коллизий в достижении между источником сообщения и его адресатом. Здесь все дело в возникающих шумах, помехах и влияния воздействующих факторов, а именно в отношении людей друг с другом. А это означает, что коммуникационные процессы управляемы, так как в основе и содержании находится человек. Отсюда вывод: без человека коммуникации нет!

Но есть важный момент. Есть коммуникации, за которые платят, а есть те, которые даром никому не нужны. В любой области, включая коммуникации, есть общие понятия (универсалии). Мне больше нравится термин «универсалии». Так вот, любые универсалии – это весьма энергоэффективная вещь, особенно когда один раз узнал – и много раз полезно.

Но проблема в том, что не все могут одни и те же универсалии применять одинаково эффективно. Одни могут получать прибыль и результаты по этим универсалиям, другие – нет. Вернее, одни получают, а другие – нет. Если рассматривать данную позицию более детально, то можно сказать, что одна и та же программа может вывести на совершенно разные результаты в двух разных компаниях или даже отделах.

Почему так происходит? Все просто и сложно одновременно. Дело не в том, что люди занимаются разной работой или бизнесом, а в том, что целевая аудитория может быть разной в контексте устоявшейся корпоративной культуры. То же самое происходит и с мотивацией: к каждой системе нужен свой подход. Нужно учитывать, что есть разные коммуникации, и работать нужно исходя из понимания данного факта.

Есть принципиальные, даже экзистенциальные вещи, которые вы не можете делать в одиночку. Коммуникации – это то, что невозможно делать в одиночку. Коммуникация – это целенаправленное общение, когда у вас есть что-то общее. Если общего нет, то это что угодно, но не коммуникация, даже при условии, что там была информация, передача данных и т. д. Поэтому, на мой взгляд, сама по себе презентация, письмо, объявление на инфодоске и т. п. – сами по себе они не являются коммуникацией, это всего лишь инструменты. Поэтому прежде нужно определиться, какие коммуникации вас интересуют внутри одной системы или между системами.

Если взять систему здравоохранения и систему образования, то выясняется, что коммуникацию между ними нужно организовывать или выстраивать. В нашем менталитете заложено, что важно идти вместе (и даже неважно куда) – результат будет гораздо лучше, чем нежели каждый будет идти в своем отдельном, пусть даже гениальном направлении. Поэтому надо четко понимать, какие коммуникации вам нужны в тот или иной момент.

Еще раз подчеркиваю: коммуникация – это что-то общее, что поодиночке мы бы никогда не создали.

Коммуникации – это пути сообщения от одной точки в другую, они являются частью и формируют целое, то есть общую систему. Система без механизмов связи не является системой. В системе есть целостность, единство. Система – это не просто набор частей, это нечто целое, и именно эти части создают общее.

Как и в любой организации, если у частей есть общее, то это система, а если нет, то это просто набор частей. Однако понятие системы предполагает наличие границ. Поэтому у коммуникаций, как у любой системы, существуют границы. И это хорошо видно на примере корпораций.

Как только вы пересекли границы, начинается процесс вашей идентификации по принципу «свой – чужой». У каждой группы свои особенности: языковые, знаковые. Любой социум пытается создать определенные связки, свойственные только их группе, и «чужой» не понимает, о чем они говорят.

Так появляются языки даже внутри одной организации: айтишники говорят на своем, эйчары на своем, департамент продаж на своем.

Почему так происходит? Потому что созданы границы, свои коды, определяющие особую принадлежность к определенной группе. И каждая группа защищает свои границы, порой на бессознательном уровне. И они особо не хотят общаться с другими.

Как тогда выстраивать коммуникацию, придерживаться одной стратегии, выходить на внешние рынки одной командой? Что же тогда получается? У них, что, нет коммуникации? Вовсе нет, она у них есть, просто она такая.

Здесь ответ предполагает найти общие точки взаимодействия. Система не может существовать, чтобы вокруг нее не было какого-то окружения. Но опять же, стоит только выйти за рамки системы, перейти границу и все правила, которые в ней действовали, перестают работать.

Вот вам конкретный пример, когда человек теряется, выйдя за рамки системы: попробуйте администратора мебельного магазина или продавца-консультанта из отдела сантехники, или стоматолога, пригласить на банкет в честь презентации нового подвижного состава для грузовых перевозок для горючих материалов.

Как минимум им будет неуютно, потому как они находятся за пределами своей границы системы. И все те правила, которые прекрасно работают в их системе, здесь ничего не значат, нет общего взаимодействия.

Такое поведение заложено в людях с начала времен. Люди общаются между собой в основном не потому, что им это нравится (хотя и такое возможно), а в большинстве случаев, исходя из потребностей. Так как есть общие дела, которые можно сделать только вместе, сообща. Например, построить дом. Пойди в наш век начни с нуля в одну персону это делать. Сколько времени это займет? А насколько качественно получится?

И здесь выясняется то, что чем сложнее проект или бизнес вы хотите сделать, тем сложнее должна быть ваша организация коммуникаций, причем разноплановая и рассчитанная на разные целевые аудитории, с одним, но очень важным условием: нужна одна общая на всех цель.

Но, прежде чем перейти к целям, давайте разберемся с таким понятием, как системное мышление.

Системное мышление

Системное мышление предполагает системный подход. Да, капитан Очевидность, это так. Невозможно строить дом, не имея плана территории, самого дома, внутренних коммуникаций и прочего. Вернее, строить можно, но что в результате получится, если получится – сами понимаете.

Системное мышление – это целостное восприятие предметов и явлений с учетом их связей между собой. Поэтому в коммуникациях это очень важно. Без такого подхода можно такие коммуникации «наворотить», что порой думаешь: лучше бы их вообще не было.

Однако в любой системе для полноценной работы самой системы коммуникация необходима как воздух. Потому и надо с ней разбираться, уделять время, выделять ресурсы, регулировать, брать под контроль.

Я, конечно, Америку не открою, сказав, что коммуникатору развивать системное мышление не то, что рекомендуется – это необходимость. Поскольку для выстраивания коммуникаций нужен системный подход и фрагментарностью здесь не обойтись.

Любой пазл/фрагмент в действиях должен быть частью целого и целенаправленным. А если этого нет, то и картинка общая не сложится. Я к тому, что в корпоративных коммуникациях всегда должна быть цель, и лучше, когда к цели есть план-схема.

Согласитесь, сложить картинку из пазлов гораздо легче, если знаешь, что в итоге должно получиться, чем пытаться угадать, что из этого может получиться? Отсюда следует, что бесцельные коммуникации – это просто неэффективная трата времени, ресурсов и, по своей сути, коммуникациями их назвать нельзя. Далее мы более подробно разберем это.

Как часто мы слушаем и не слышим своего собеседника? Вы, наверное, не раз замечали, как вас слышат, но не слушают? Человеческий слух так устроен, что одновременно может слышать огромное количество звуков, информации, не выключая собственный поток мыслей.

Так вот, разница между слышать и слушать существенная. Слышать можно не вникая, не понимая, не участвуя. Слушать – означает проявлять внимание, иметь определенную цель.

Целенаправленное слушание требует определенных усилий и навыков, чтобы эффективно воспринимать поступающую информацию. В процессе целенаправленного слушания, человек концентрируется на обработке входных данных от полученной коммуникации. Умение слушать позволяет не просто выслушать и понять собеседника, а воспринять полученную информацию. Однако такое слушание проявляют далеко не все, за исключением специалистов, которые делают это целенаправленно и за вознаграждение. Но есть хорошая новость! Целенаправленному слушанию может научиться абсолютно каждый человек при желании.

Дело в том, что существует два основных вида слушания: активное и пассивное. Если говорить метафорически, то в пассивном случае – вы «молчаливое ведро», в активном – вы четко работающий «насос», качающий информацию с помощью вопросов, замечаний и т. д.

Пассивное слушание эффективно, когда есть необходимость просто молча выслушать, без каких-либо вопросов или замечаний, когда нужно просто поддержать человека.

Активное слушание настраивает собеседников на доверительные отношения и позволяет установить хорошую коммуникацию, в результате которой вы сможете узнать для себя интересующую вас информацию без особых усилий. Безусловно, попадаются «экземпляры», готовые выливать свой поток словесного мусора на любые «свободные уши», но мы сейчас говорим не об этом. Речь именно о целенаправленной коммуникации.

Правила умения слушать

Для коммуникатора соблюдение правил целенаправленного слушания имеет основополагающее значение в работе. К примеру, активное слушание просто незаменимо в деловом общении и переговорах. Так же очень эффективно в конфликтных ситуациях. Благодаря активному слушанию можно успокоить собеседника, себя и настроиться на конструктивную беседу. Универсальных приемов активного слушания не существует. В каждом отдельном случае необходимо учитывать статус собеседников, их эмоциональный настрой и темперамент.

Основные установки:

· позитив и доброжелательность

· внимание к собеседнику

· Фокус на том, что и как вам говорят

· Проясняйте неясности

· Не давайте оценок, а тем более поспешных выводов

Частые ошибки:

· перебивать собеседника

· пытаться перекричать собеседника

· выказывать поспешное возражение

· поспешные выводы

· давать советы, когда не просят

Умение слушать можно тренировать!

На просторах интернета много разных тестов на умение слушать. При желании вы можете выбрать любой по вкусу. Мне понравился следующий тест, который представляю вашему вниманию. К сожалению, автора-разработчика не знаю.

Тест на умение слушать

1. Ваш друг выговаривает вам, что вы редко общаетесь; вы:

a) обсудите этот вопрос;

b) скажете, что это взаимно;

c) обидитесь на беспочвенные претензии.

2. Если у вашего коллеги, с которым вы ведете негласное соперничество, случился прокол, какое чувство вы испытываете:

а) тревогу, ведь у меня может тоже такое случиться;

b) безразличие;

с) торжество.

3. Ваш шеф указал вам на недостатки работы; вы:

а) скажете: «Виноват, исправлюсь»;

b) пожмете плечами или разведете руки в стороны;

с) обидитесь.

4. Вы спорите с человеком, а он упорно не слышит ваши аргументы; вы:

а) предложите перекурить и продолжите, пытаясь подыскать другие аргументы;

b) закончите спор, поскольку до собеседника не достучаться;

с) сорветесь на повышенный тон и даже крик.

5. В каком случае вы не примите извинения другого человека:

а) если обида очень глубока;

b) если он извинился не сразу, а спустя какое-то время;

с) не приму, потому что обидчик не может извиняться искренне.

6. Вы стоите в очереди. Только что подошедший гражданин интересуется: «Вы последний?» Что вы ответите:

а) да, я;

b) не знаю;

с) я не последний, я крайний.

7. Ваши гости засиделись допоздна, а вам пора спать; вы:

а) деликатно объясняете, что завтра у вас тяжелый день и вам нужно выспаться;

b) демонстративно зеваете;

с) говорите: «Мне кажется, вам пора».

8. Знакомый дизайнер заметил вам, что вы неправильно сочетаете элементы своей одежды, вы:

а) прислушаетесь, ведь он профессионал;

b) скептически улыбнетесь;

с) скажете, что не нуждаетесь в глупых советах.

9. У вас личные проблемы, ваш друг советует обратиться к психотерапевту; вы:

а) узнаете, есть ли у кого-нибудь знакомый специалист;

b) подумаете, что, может быть, друг и прав;

с) подумаете, что вас тут «за сумасшедшего держат».

10. В вашем присутствии кто-нибудь плачет, ваши действия:

а) попытаетесь утешить;

b) попытаетесь выяснить причину;

с) уйдете туда, где никто не плачет.

Если в ваших ответах преобладают варианты «А»

Вы прекрасно умеете слушать окружающих, а значит, понимать, сострадать. Люди к вам тянутся, поскольку с вами приятно и легко иметь дело. Только не позволяйте своим сотрудникам в рабочее время засорять вам мозги личными проблемами.

Если в ваших ответах преобладают варианты «В»

Вы пытаетесь услышать чужие аргументы, принять чужую правоту. Но если вслух вы и согласились, про себя вы боретесь с несогласием. Попробуйте расслабиться и признать право людей на особое мнение. Ведь мы такие разные!

Если в ваших ответах преобладают варианты «С»

Пора серьезно работать над собой. Такие ответы – показатель того, что в любой ситуации вы либо слушаете самого себя, либо абстрагируетесь от внешней информации. Споры заставляют вас нервничать. При таком неумении услышать окружающих успеха никогда не добиться.