Проектная кухня: только проверенные рецепты

Проект – брошенное вперед. Мысль, улетевшая в будущее и формирующая новую реальность. Мечта, ставшая целью!

Существует несколько определений понятию «проект»:

1. Это системный комплекс плановых (финансовых, технологических и прочих) документов, содержащих модель действий, направленных на достижение оригинальной цели [1, С 8]

2. Это целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание и модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению [3].

Первое определение дает характеристику проекту как явлению, второе – как процессу. Проектирование также можно рассматривать как процесс разработки, планирования и осуществления изменений в окружающей среде (средствах, технологиях, группах).

Проектом может быть все, что угодно: от проекта загородного дома (или запуска космического корабля) до похода в супермаркет за продуктовым набором.

Проектирование как технология состоит из нескольких компонентов:

– формирование идеального образа – постановка цели, планирование действий, необходимых для достижения цели (задачи проекта),

– расчет необходимых ресурсов – их оценка, учет или планирование рисков. Конечно, можно выделить еще несколько важных в проектирование процессов, но названные выше – основные.

Таким образом, получается, что если ты осуществляешь некоторую деятельность, используя данные операции, ты – проектировщик.

Конечно, проект имеет свои отличительные признаки:

– направленность на достижение цели (целей). Предпочтительнее, чтобы в проекте цель была одна. Помнишь поговорку про двух зайцев? Так и в проекте.

– определенность и ограниченность во времени. Не бывает бесконечных проектов! Любой проект имеет начало (д.м.г.) и конец (д.м.г.);

– выполнение взаимосвязанных действий;

– наличие ограничений по целям, задачам, ресурсам, времени, результатам;

– неповторимость и уникальность. На этом пункте мне так и хочется привести пример беспрецедентного проекта – проект сотворения мира. «В начале было слово». Я всегда вспоминаю эту фразу в фазе проектирования. Последовательно, шаг за шагом творил Бог наш мир, пока не создал нас «по образу и подобию своему». И тут звенят трубы! Мы повторяем путь Творца!

Помни: проект это не хаотичное метание от одного к другому, а целенаправленная деятельность по достижению заявленной цели (прости за тавтологию).

Проекты могут различаться по продолжительности:

– долгосрочные – срок их жизни свыше 5 лет (но это не значит бесконечные!);

– среднесрочные (от года до нескольких лет);

– краткосрочные – цикл их жизни измеряется днями и месяцами.

Проект всегда подразумевает, что НЕЧТО необходимо сделать качественно при условии недостатка времени и ресурсов. Умеешь так?

Мой опыт говорит, что наиболее эффективные проекты укладываются в 6-10 месяцев. Более краткие имеют менее выраженное влияние на окружающую среду, т.е. трудно отследить изменения.

Исключение составляют индивидуальные проекты. В личной жизни, если следовать намеченным мероприятиям, выполняя поставленные задачи, результат проявляется достаточно быстро, при условии, что ты реалист и не задумал занять пост президента страны к исходу месяца!

Проектирование привлекает меня в немалой степени еще и тем, что дает возможность заглянуть в будущее, вперед: на день, год, пять лет. Нарисованный воображением образ становится якорем, путеводной звездой, ведущей в этот день.

И это ощущение Творца, Демиурга, Создателя нового мира не заменит ничто.

По направлению деятельности проекты могут быть:

– социальные;

– экономические;

– организационные;

– технические;

– природоохранные;

– смешанные.

В зависимости от сферы деятельности проект приобретает ее характеристики.

Будучи по убеждению гуманистом, я работаю с проектами социально-культурными, образовательными, связанными с людьми и социальными группами. Именно поэтому в моей практике есть разные проекты, реализованные с дошкольниками – воспитанниками детского сада и их родителями, пожилыми людьми, молодыми семьями и т.д.

Эти группы в проекте определяются как «целевая группа» (т.е. люди, в интересах которых организован проект, именно они получают пользу).

По масштабности проекты бывают крупные, средние и малые.

По целям проекты могут быть коммерческими и некоммерческими.

Я затеяла эту историю ради проектов некоммерческих.

Когда б вы знали, из какого сора

Растут стихи, не ведая стыда.

Как желтый одуванчик у забора,

Как лопухи и лебеда.

Сердитый окрик, дегтя запах свежий,

Таинственная плесень на стене…

И стих уже звучит, задорен, нежен.

На радость всем и мне.

А. Ахматова

Неспроста именно с этого стихотворения Анны Ахматовой мне хотелось начать эту главу. Идеи проектов рождаются по-разному. Все зависит от направления мыслей, реальной проблемной ситуации, эмоциональных привязок и т.д.

Идея для одного из моих успешных проектов родилась из словосочетания. Именно так. Однажды я сказала подруге, что хочу написать проект, который будет называться «Цветок папоротника». Кроме этих двух слов у меня не было ничего! Но они стали источником вдохновения. В другом случае мы с коллегой делали проектную заявку на грант по работе со старшим поколением. Честно говоря, нам было просто весело: мы вспоминали и придумывали новейшие формы работы и фантазировали, как они могут быть связаны с пожилыми людьми. Так родился проект «Волонтерский отряд бабушек».

Еще одна история связана с проектом патриотической направленности. Я писала грантовую заявку и в голове у меня крутилась фраза о тех, кто «наследует землю». Полностью этот текст библейской заповеди звучит так: «Блаженны кроткие, ибо они наследуют землю». Так рождался проект «Наследники».

Каждая территория, каждая локальная группа сталкиваются в своей жизни с разными проблемными ситуациями. Какие-то легко решаемые, какие-то находятся в состоянии запущенности, и разрешить их с наскока не получается. И это еще один подход к проектной идеи – от проблемы. Этот способ мы рассмотрим подробнее ниже. По моему мнению, это самый правильный и точный подход к проектированию.

Конечно, общественные некоммерческие организации (СО НКО), бюджетные учреждения, ассоциации, физические лица и т.д. обращаются к проектной деятельности, побуждаемые разными причинами. Мотивация играет не последнюю роль в инициировании проекта.

Первая причина – необходимость в улучшении материально-технической базы организации и, конечно, связанного с этим повышения качества оказываемых услуг. И тогда, как ушки зайца из капусты, в проектной заявке «светится» материальная заинтересованность. Большое количество технического оборудования, компьютерных технологий, программного обеспечения и т.д. запрашивается для проведения нескольких проектных мероприятий. Это не значит, что причина не достойна существования. Всего лишь проектная команда не достаточно хорошо видит всю ситуацию.

Вторая причина связана с возможностью самопрезентации, роста статуса организации. И в проекте главным становится возможность показать себя с лучшей стороны. Все много и интересно, привлекательные условия и «скромные» требования. Очень достойная причина. Главное не забыть о благополучателях проекта. Третья причина вызвана высокой степенью ответственности и пониманием ситуации целевой группы, необходимостью срочного решения определенного ряда проблем. В таком проекте главным становится эффективность – возможность за короткое время и ограниченными ресурсами разрешить проблемную ситуацию.

Есть еще одна, четвертая причина, которая связана с оценкой эффективности организации в целом. Среди прочих критериев оценки нередко фигурирует и такой как «проектная деятельность» и «получение грантов». В этих условиях руководство организации заинтересовано в стимулирование сотрудников на инициирование идей.

Конечно, названы не все причины, побуждающие людей заниматься проектированием – мир человеческих устремлений сложен и многогранен, и каждый сам определяет, что для него важнее, какие причины мотивируют его к активной деятельности.

Меня мотивирует потребность в активности. Грант – это признание, что моя идея интересна не только мне, что другие тоже понимают ее ценность.       Проектирование для меня все начинается с мысли, с ощущения замысла. Я не тороплюсь. Я знаю, что пока я занимаюсь привычными, текущими делами, мой мозг анализирует, синтезирует и готовит заключение. И однажды я понимаю, что вот оно, свершилось! Я знаю, что делать, с кем, когда и как. Для меня начинается процесс работы с текстом. Эту работу нельзя оставить на потом. Она требует многократных подходов. Необходимо быть не только точным в словах, последовательным в заполнении заявки, но и аккуратным в ее оформлении. Нет ничего неприятнее (говорю как эксперт), чем читать заявку с «пляшущими» строчками, заполненными разными шрифтами. Ни в коем случае не думай, что это не самое главное! Некомфортность изучения заявки может помещать оценить ее достоинства. Помни об этом!

Как и обещала ранее, я с удовольствием делюсь опытом правильного (с моей точки зрения) подхода к разработке проектной идеи.

В основу проектной идеи берется существующая на данной территории, в данном сообществе проблема, требующая немедленного решения. Проблема определяется для того, чтобы разработать и реализовать программу её решения – проект.

Под проблемой следует понимать разрыв между желаемым и реальным состоянием некой системы, который целесообразно устранить, тем самым решив проблему.

Проработка проблемы выполняется письменно. Бумаги понадобится много. Хорошо данную работу проводить группой (теория и практика говорят о группе в 5± 2 человека), фиксировать каждое предложение, каждую идею. Данный способ называется «дерево проблем».

Такое название связано со схожестью схематического изображения явления с реальными деревьями: есть корни, ствол, ветки и, возможно, листочки. Данную технологию можно изучить самостоятельно, а я обозначу лишь направления.

В центре листа фиксируется сформулированная проблема (что мешает, не позволяет развиваться, служит сдерживающим фактором развития и роста). У каждой проблемы есть причины, ее порождающие. Они выписываются ниже. Участники многократно задаются вопросом «Что стало причиной этой проблемы?» и фиксируют все ответы. Нередко, причина тоже имеет свою «причину», так формируются уровни проблемы – ее корневая система.

После небольшого перерыва с новыми силами стоит приступить к работе с «деревом решений».

Дерево решений (целей) – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева») [4].

Первым делом перефразируем проблему так, чтобы она стала ориентиром – желаемым (идеальным) положением вещей. Это будет цель проекта.

Например: проблема звучала как «Недостаток возможностей самостоятельного изучения русского языка для мигрантов», цель проекта: «Создание условий для внедрение новых культурно-образовательных услуг для детей и взрослых в сфере изучения русского языка как не родного».

Помни, что цель должна быть «умной», с учетом SMART-критериев. А это значит, что при правильной постановке цель является конкретной, измеримой, достижимой, значимой и соотносится с конкретным сроком.

Каждую причину проблемы перефразируем так, чтобы она превратилась в действие – это будут задачи проекта. Следствие нерешенной проблемы легким движением мысли превращаем в результаты проекта, фиксируем предполагаемые количественные и качественные изменения.

Несколько подсказок:

Цель – это предмет, явление, сущность, поэтому цель формулируется от существительного.

Задача – всегда действие, а значит, главную роль будет играть глагол. Например: «Организовать площадку для образовательной деятельности по направлению «дизайн интерьера».

Не жалей времени, сил, бумаги! Чем более подробно будет прописано все на бумаге, тем более логичным получится твой проект.

Что в итоге? Каждый новый шаг в проекте вытекает из предыдущего:

Проблема – цель проекта.

Причина возникновения проблемы – задачи проекта.

Следствие нерешенной проблемы – результаты проекта.

Задачи проекта – мероприятия

Мероприятия – перечень необходимых ресурсов на каждое мероприятие.

Ресурсы – то, что имеется и то, что необходимо приобрести в рамках проекта – смета.

Ну, вот и всё, твой проект почти готов! Осталось взять форму грантовой заявки и внести в нее все свои наработки. Формы заявок разных грантовых конкурсов незначительно различаются, но, если ты проделал всю выше обозначенную работу, заполнить ее для тебя будет легче легкого.

Обязательно любая грантовая заявка включает разделы «описание проблемы», «описание проекта», оргплан, планируемые результаты, характеристика проектной команды.

Продолжим?

Оргплан или календарный план позволяет распланировать деятельность по проекту, определить ключевые даты, места проведения мероприятий и закрепить ответственных и обозначить планируемые результаты Хорошо прописанный план – ваш надежный помощник.

Мероприятия в календарном плане формулируются от задач. Например, задача сформулирована следующим образом: «Организовать процесс изучения разговорного русского языка, правописания и культуры речи». Перечень мероприятий для решения этой задачи может быть любой. Главное, чтобы был достигнут результат, решение. На данную задачу одним из мероприятий является «Курс русского языка для мигрантов (детей и родителей)». Удобнее всего работать в таблице.

Задача: Организовать процесс изучения разговорного русского языка, правописания и культуры речи

Мероприятие: Курс русского языка для мигрантов (детей и родителей)

Срок проведения: 20.09.17-30.04.18

Ответственный: Иванова М.И.

Ожидаемый результат: Будет заключен договор с образовательной организацией. Проведено 100 часов занятий. Курсы пройдут 50 мигрантов

Еще проще: задай себе вопрос: «Что сделать, чтобы решить задачу?» Придумай массу интересных форм, фантазируй и опирайся на чужой опыт. Следующим вопросом будет “когда можно это сделать?». Так «рождается» дата или срок. «Кто это сделает? Кому я могу это доверить?» » И ты поймешь, своими силами создается мероприятие или нужны помощники.

Обязательно продумывай, какие результаты вы с командой хотите получить. Количественно (и это самое простое): сколько информационных поводов создать, сколько человек привлечь. Качественно: какие изменения произойдут с людьми, обществом, организацией. Например: будет получен опыт оказания новых услуг, определены потенциальные потребители этих услуг.

На каждое мероприятие необходимо составить максимально полный перечень необходимых ресурсов. В этот список входит оборудование, без которого мероприятие осуществить невозможно (мебель, техническое оборудование, расходные материалы (бумага, краски, карандаши, др), человеческие ресурсы (специалисты, волонтеры), площадка (офис, зрительный зал, городская открытая площадка).

Смета – расчёт (план) предстоящих расходов на осуществление какой-либо деятельности.  Смета затрат рассчитывается путём прямого суммирования отдельных экономических элементов и смет комплексных расходов или смет отдельных подразделений предприятий.

Когда составлен полный список его необходимо рассортировать на две «кучки»: ресурсы имеющиеся и те, которые нужно приобрести на средства гранта. Из второго списка формируется бюджет. Оценивать суммы расхода по каждому виду ресурсов нужно реалистично, опираясь на стоимость предметов и услуг в предоставляющих организаций. Я часто беру цены интернет-магазинов. Однако, следует учитывать уровень инфляции. Ваш проект будет реализован через некоторое время, например, полгода. А цены имеют склонность расти. Итак, смета нового проекта готова.

  Я буквально «проживаю» каждый проект на этапе описания. В моем воображении протекает ряд событий с лицами и эмоциями. Я все могу «посчитать»: и людей, и оборудование. Иногда мне кажется, что некоторые проекты не получают поддержки потом что они уже случились в том момент, когда я их придумывала. Так что отсутствие гранта не становиться проблемой, а является стартом нового проекта.

Каждый проект имеет свой жизненный цикл – срок существования. Этот цикл можно разделить на фазы, которые отличаются содержанием, продолжительностью и действиями:

Фаза инициализации. На данной фазе происходит рождение проектной идеи, ее концептуализация.

Фаза разработки включает конкретные действия, направленные на уточнение и разработку всей проектной деятельности, включает формирование проектной заявки.

Фаза осуществления (реализации). Деятельность по реализации проектных мероприятий, изменению среды, взаимодействие с партнерами и благополучателями проекта. Коррекция возникающих проблем. Преодоление рисков. Достижение результатов.

Фаза завершения. Подведение итогов, формирование отчетных материалов.

Успешность проекта в большой степени зависит от наличия и активности проектной команды. Наличие команды – от лидера и доверия в отношениях между участниками процесса.       Несколько прекрасных специалистов – не команда. Только объединение на общую цель делает людей командой. Отсюда вытекает главное условие: в команду привлекаются те, кому интересна проблема, кто готов вкладывать свою энергию и эмоции в достижение цели. Поэтому, проектная команда – это команда энтузиастов.

Команда – совокупность участников проекта, осуществляющих не только управленческую, но и исполнительную, предметную деятельность по проекту, т.е. команда, объединяет как управленцев, так и исполнителей, осуществляющих проект [1, С 57]

По численности в команде может быть 5 +– 2 человека. Это не требует доказательств. Особенности психики человека таковы, что он способен выстраивать групповые отношения именно с таким количеством лиц, удерживать в памяти их имена, особенности, работу и т.д. Большее количество участников становится трудно управляемым и требует специальной управленческой структуры. В рамках  проектной деятельности этот подход будет неэффективным.

Кто же входит в проектную группу?

Назову основные групповые роли.

Автор идеи, проекта – главное действующее лицо. Тот, кто увидел проблему и смог предложить уникальный способ ее решения. Лидер, инициатор, генератор идей. Конечно, может быть ситуация, когда идея проекта исходит от одного человека, а автором проекта становится другой.