Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей»
- -
- 100%
- +
Слово автора
Дорогие коллеги!
Перед вами – не просто книга. Это мой личный «чемоданчик первой помощи» для каждого, кто связал свою судьбу с самой невероятной, многогранной и, без преувеличения, жизненно важной профессией в любой компании – административно-хозяйственной деятельностью.
Меня зовут Алёна Кулаченкова. Я не понаслышке знаю, каково это – быть «главной по всему»: от сломанного принтера и внезапной проверки Роспотребнадзора до сложных переговоров с арендодателем и формирования многомиллионного бюджета. Я прошла путь от помощника директора до административного директора и знаю эту работу изнутри, со всеми ее радостями и ежедневными вызовами.
Мой большой профессиональный вклад – участие в разработке Профстандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности». Эта работа позволила мне систематизировать и официально закрепить тот огромный пласт знаний и компетенций, которые требуются от нас с вами. А благодаря преподавательской деятельности (разработала и веду более 60 курсов для наших с вами коллег) я постоянно вижу ваши главные боли, вопросы и потребности.
Но теория мертва без живой практики. Поэтому я горжусь быть соучредителем проекта «Workshop Academia» (https://w-academia.ru) – платформы, где рождаются и воплощаются лучшие идеи для нашей профессии. А еще ежедневно, вот уже много лет, модерирую большое профессиональное чат-сообщество управленцев и специалистов АХО «Workshop Academia». Этот чат – уникальная концентрация реального опыта, «скорая помощь» в сложных ситуациях и источник вдохновения. Каждый день в чате проводится большое количество микро-консультаций, и именно этот бесценный опыт живого общения с вами, коллеги, помог собрать в этот сборник самое актуальное, нужное и практичное.
Сборник родился из желания помочь. Помочь сэкономить самый ценный ресурс – время. Помочь перестать «изобретать велосипед» и начать использовать готовые, проверенные решения. Помочь говорить с IT, финансистами и руководством на одном языке, аргументированно и уверенно.
Здесь вы найдете не абстрактные теории, а конкретные инструменты на каждый день:
• Промты для быстрого и качественного создания документов, писем и отчетов с помощью AI.
• Чек-листы для идеальной организации процессов, чтобы ничего не упустить.
• Практические рекомендации, выстраданные и проверенные в реальной работе.
Я влюблена в нашу профессию, потому что именно мы создаем среду, в которой рождаются великие идеи и бизнесы. Мы – не «обслуживающий персонал». Мы – создатели комфорта и гаранты эффективности, стратегические партнеры бизнеса.
Этот сборник – инструмент, способный сделать вашу повседневную жизнь немного проще, а работу – еще более блестящей. Пусть он станет вашим надежным помощником и советчиком.
С верой в вас и в наш общий успех,
Алёна КулаченковаС особой благодарностьюЕкатерине Корсунской, верному товарищу и партнёру,
Константину Кулаченкову, любимому мужу и единомышленнику,
Вячеславу Орлову, брату и надёжной опоре в моих начинаниях,
членам Экспертного совета «Workshop Academia»:
Альбине Щербеневой,
Екатерине Беловой,
Маргарите Быковой,
Елене Фадеевой,
Гузеле Фейзрахмановой,
Екатерине Фунтовой,
Татевик Оганнисян,
Марии Полторацкой,
Екатерине Помогаевой,
Ольге Тимофеевой,
Олесе Усачевой,
Ольге Шестаковой,
Светлане Шульман;
И каждому участнику чата «Workshop Academia»!
Введение
От хаоса к системе – путь современного административного лидера**
Уважаемый коллега,
Если эта книга оказалась в ваших руках – вы не случайный человек. Вы принадлежите к особой касте профессионалов, которые изо дня в день делают невозможное возможным. Вы – административный директор, руководитель АХО, офис-менеджер. Вы тот, кто превращает хаос в порядок, а проблемы – в решения.
Знакомо ли вам это чувство?
• Вы постоянно «тушите пожары», но редко занимаетесь развитием?
• Вашу работу замечают только тогда, когда что-то идет не так?
• У вас есть власть принимать решения, но нет системной поддержки?
• Вы чувствуете, что ваш потенциал гораздо выше рутинных задач?
Если да – эта книга станет вашим личным трансформатором.
Что перед вами – и почему это работает
Это не сборник сухих инструкций. Это – живая система управления, выстроенная в диалоге с практиком для практиков. Каждая глава рождалась из реальных проблем, с которыми сталкиваются административные руководители ежедневно.
Мы начали с простых чек-листов и дошли до нейробиологии принятия решений – потому что именно так и должен развиваться современный руководитель: от операционки к стратегии, от контроля к развитию, от процессов к психологии.
Что изменится после прочтения
• Вы систематизируете свою работу – от учета ключей до управления бюджетом
• Вы защитите репутацию через прозрачность и документирование
• Вы научитесь измерять ценность вашего подразделения для бизнеса
• Вы поймете механизмы принятия решений – и своих, и коллег
• Вы превратитесь из «решателя проблем» в «создателя сред»
Как устроена эта книга-конструктор
Мы сознательно отказались от классического формата «глава за главой». Вместо этого мы создали модульную систему, где вы можете:
• Начинать с любого раздела, который актуален именно сейчас
• Комбинировать инструменты под свои задачи
• Возвращаться к материалам на разных этапах карьеры
• Развивать систему вместе с ростом своей организации
Каждый промт, каждый чек-лист, каждый регламент – это не догма, а конструктор для сборки вашей идеальной системы управления.
Самое главное
Административный директор сегодня – это не «начальник хозяйственного отдела». Это архитектор рабочей среды, стратег операционной эффективности и хранитель корпоративной культуры.
Эта книга – ваш пропуск в лигу профессионалов, которые не просто реагируют на проблемы, а создают системы, где проблемы не возникают.
Ваше время наступило. Переверните страницу – и начните свое превращение из пожарного в архитектора.
С глубоким уважением к вашему нелегкому труду,Ваш проводник в мире АХОБлок 1. Старт работы
Дорогие коллеги! Мы с вами часто делимся историями, вдохновлением и говорим о том, как важно быть стратегами комфорта. Но что делать, если вы пришли в новую компанию, а там…
вместо регламентов – легенды,
вместо учета – народное творчество,
а принтер печатает только заклинаниями?
Не волнуйтесь! Не стоит ни медитировать на офисном столе, ни пытаться уговорить кофемашину выдать план аудита вместе с капучино.
Вместо этого – просто используйте этот промт (промт – это инструкция для искусственного интеллекта). Он как ваш личный детектив для расследования процессов АХО. Надевайте шляпу Шерлока, вооружайтесь лупой – и вперёд! Ваша миссия начинается прямо сейчас.
Промт для проведения аудита в новой компании
Роль и задача:Ты – опытный консультант по оптимизации административно-хозяйственной деятельности. Твоя задача – провести комплексный аудит процессов АХО в новой компании, выявить слабые места, риски и возможности для улучшения. Аудит должен охватывать все ключевые направления работы отдела.
Структура аудита:1. Подготовительный этап:
○ Запрос и анализ организационной структуры компании.
○ Изучение существующих регламентов, положений и инструкций АХО (при их наличии).
○ Формирование перечня процессов для аудита.
2. Сбор информации:
○ Проведение интервью с руководителем АХО, сотрудниками отдела и ключевыми внутренними клиентами (руководители отделов, сотрудники).
○ Анализ данных по затратам за последние 6–12 месяцев.
○ Изучение договоров с поставщиками (клининг, охрана, аренда, обслуживание техники).
○ Проверка системы документооборота и учета (заявки, отчетность, инвентаризация).
3. Анализ процессов:
○ Оценка эффективности основных процессов:
• Управление закупками (канцелярия, хозтовары).
• Обслуживание офиса (уборка, ремонт, эксплуатация помещений).
• Управление активами (оргтехника, мебель, оборудование).
• Транспорт и логистика (служебные машины, курьеры).
• Обработка заявок от сотрудников (сроки, качество, удовлетворенность).
○ Выявление узких мест, дублирования функций и неоптимальных решений.
○ Оценка соответствия процессов требованиям Профстандарта.
4. Оценка рисков:
○ Финансовые риски (перерасход средств, неэффективные закупки).
○ Операционные риски (простои, срывы сроков, недовольство сотрудников).
○ Юридические риски (нарушение договоров, несоблюдение нормативов).
5. Формирование отчета:
○ Резюме по выявленным проблемам и возможностям для оптимизации.
○ Рекомендации по улучшению процессов, сокращению затрат и повышению эффективности.
○ План внедрения изменений с приоритизацией и оценкой ресурсов.
Требования к результату:• Отчет должен быть структурированным, понятным и содержать конкретные данные.
• Предложите решения, ориентированные на быстрый результат и стратегические улучшения.
• Укажите возможные KPI для оценки эффективности после внедрения изменений.
Пример использования промта:
«Проведи аудит процессов АХО для компании “Новые Технологии”. Фокус на анализ закупок и управление обслуживанием офиса. Интервью с руководителем АХО и 5 сотрудниками. Проанализируй договоры с поставщиками за последний год. Предложи меры по сокращению затрат на 15 % и улучшению скорости обработки заявок.»
От процессов – к документам: время включить детективный режим!Отлично! Мы только что провели аудит процессов АХО и нашли все «узкие места». Но что, если я скажу вам, что самое интересное только начинается?
Пока процессы живут в головах сотрудников – это одно. Но когда они попадают на бумагу (вернее, в документы) – начинается настоящая магия! Или… настоящий детектив.
Внимание, вопрос: что общего у договора с поставщиком кофе и контракта на клининг? Правильно: оба могут таить в себе сюрпризы!
Готовы пройтись по договорам с лупой и найти:• тех, кто обещал золотые горы, а принес «почти как золото»?
• условия, которые писались при свечах в XIX веке?
• цены, которые растут быстрее, чем ваша карьера?
Тогда вам точно пригодится этот чек-лист. Включайте исследователя внутри себя – и вперёд, на аудит договоров!
Чек-лист по аудиту договоров АХО
1. Проверять соответствие договоров внутренним регламентам компании
2. Анализировать условия расторжения и пролонгации
3. Сверять спецификации с фактическими поставками
4. Проверять наличие актов сверок по расчетам
5. Оценивать экономическую эффективность условий
6. Анализировать риски по каждому договору
7. Проверять историю исполнения обязательств
Частые проблемы:• Отсутствие подписанных актов выполненных работ
• Несоответствие спецификаций фактическим поставкам
• Просроченные договоры без пролонгации
• Нарушение сроков оплаты поставщикам
• Отсутствие документов по расторжению договоров
От чек-листа – к магии регламентов: включаем режим «Юрист-Супергерой»!Отлично! Вы только что прошлись по договорам с микроскопом и нашли всё, что скрывалось за многоточиями и звёздочками. Но что, если я скажу вам, что это был только разминка?
Теперь настало время включить режим «Стража регламентов»! Потому что даже самый идеальный договор может оказаться… вне закона компании.
Представьте: поставщик обещает золотые горы, условия выгодные, печати яркие… Но вот беда – ваш финансовый директор смотрит на договор как на инопланетянина и спрашивает: «А где тут волшебное слово „Согласовано“?»
Не беда! Включайте этот промт – и ваш ИИ-помощник превратится в юриста, бухгалтера и compliance-офицера в одном флаконе. Он проверит каждый пункт, каждую запятую и даже спрятанные в приложениях сюрпризы.
Готовы? Тогда вперёд – к идеальным договорам, которые не заставят вас краснеть на совещаниях!
И да начнётся битва за идеальные документы!
P. S. Если найдёте договор, который прошел эту проверку без единой правки – смело требуйте у генерального премию. Или хотя бы сходите на кухню за кофе с печенькой. Вы это заслужили!
Промт для проверки договора АХО на соответствие регламентам компании
Роль и задача:
Ты – юрист-эксперт по договорной работе и внутренним регламентам компании. Твоя задача – проверить предоставленный договор АХО на полное соответствие внутренним регламентам и политикам компании. Выяви все отклонения и дай конкретные рекомендации по их устранению.
Инструкция по проверке:1. Проверка обязательных реквизитов:
○ Соответствие шаблону договора компании
○ Наличие всех необходимых подписей и печатей
○ Полнота реквизитов сторон
○ Соответствие наименований юридических лиц
2. Соответствие финансовым регламентам:
○ Проверка лимитов стоимости согласно бюджету АХО
○ Соответствие процедуры закупки (тендер, запрос котировок)
○ Наличие необходимых согласований финансовой службы
○ Соответствие условиям оплаты (аванс, отсрочка)
3. Проверка на соответствие политикам:
○ Соответствие политике закупок компании
○ Соблюдение антикоррупционной политики
○ Соответствие регламенту работы с поставщиками
○ Соблюдение требований по страхованию рисков
4. Анализ юридических аспектов:
○ Соответствие типовым условиям компании
○ Проверка на наличие рисковых формулировок
○ Соответствие законодательству РФ
○ Анализ условий ответственности сторон
5. Проверка технических спецификаций:
○ Соответствие технических характеристик
○ Полнота описания товаров/услуг
○ Соответствие стандартам качества компании
○ Наличие гарантийных обязательств
Формат вывода результатов:Представь результат в виде таблицы с колонками:
• Найденное несоответствие
• Норма регламента
• Рекомендация по исправлению
• Критичность (высокая/средняя/низкая)
Пример заполнения:
• Укажи конкретные пункты регламентов
• Предложи альтернативные формулировки
• Отметь обязательные к исправлению позиции
• Выдели рекомендации по оптимизации условий
Источники для проверки:• Положение о договорной работе
• Регламент закупочной деятельности
• Политика по работе с поставщиками
• Финансовый регламент компании
• Антикоррупционная политика
Пример использования промта:"Проверь договор на клининговые услуги от 15.05.2025 с ООО 'Чистый офис' на соответствие нашим регламентам. Особое внимание удели соответствию регламенту закупок и финансовому лимиту в 500 000 рублей. Предоставь развернутый отчет с рекомендациями."
От юридических битв – к философским вопросам документации!
Отлично! Вы только что прошли квест по проверке договоров и победили всех «регламентных» монстров. Но теперь настало время для нового вызова:
«Что создать: Регламент или Положение?»
Представьте, что вы шеф-повар документации. Вам нужно понять: когда готовить точный рецепт с граммами и секундами (это регламент!), а когда – описать философию кухни и общие принциты (это положение!).
Не волнуйтесь, если сейчас это звучит как спор о том, что было раньше: яйцо или курица. Специально для таких моментов мы приготовили простой чек-лист. Он поможет вам выбирать нужный формат документа быстрее, чем вы успеете сказать «Протокол собрания акционеров!»
Включайте режим Бабы-Яги (или Кощея Бессметрного) – пусть ваша документационная избушка поворачивается к порядку самой правильной стороной! А этот чек-лист станет вашим клубочком, который приведёт к идеальному решению.
Простой чек-лист для выбора: регламент или положение?Вам нужен РЕГЛАМЕНТ, если:
• Вы хотите стандартизировать порядок действий для повторяющейся операции.
• Необходимо исключить разночтения и человеческий фактор в процессе.
• Нужно четко прописать кто, что, в какой срок и как именно делает.
• Пример: Как сотрудник подает заявку на канцелярию? Как ее согласует руководитель? Как АХО ее обрабатывает, закупает и выдает? Это всё – регламент.
Вам нужно ПОЛОЖЕНИЕ, если:
• Вы определяете место, роль и цели всего отдела или направления в компании.
• Вам нужно описать зоны ответственности и права целого структурного подразделения (например, всего АХО).
• Вы устанавливаете общие правила игры для какой-либо сферы деятельности.
• Пример: Что такое АХО? Каковы его основные цели и функции? Как он взаимодействует с другими отделами? Какие у него права? Это – положение об АХО.
Как они связаны?
Часто эти документы работают в связке. Положение создает общий правовой и организационный «фундамент», а регламенты – это "инструкции по эксплуатации" для конкретных процессов в рамках этого фундамента.
1. «Положение об АХО» определяет, что одной из функций отдела является «материально-техническое обеспечение компании».
2. «Регламент закупки хозяйственных товаров» детально описывает, как именно эта функция выполняется.
Вывод:если кратко – Положение описывает систему (что и зачем), а Регламент описывает процесс (как и кем).
От волшебного клубочка – к строительству избушки на курьих ножках (только прочной и по ГОСТу!)
Ваш чек-лист помог выбрать путь? Отлично! Если вы остановились на Положении – значит, вы готовы строить не просто документ, а крепкий дом для всех процессов АХО. Но как превратить эту избушку из сказки в современный офис с Wi-Fi и кофемашиной?
Не нужно махать волшебной палочкой или искать говорящего кота. Вместо этого – просто запустите этот промт! Он станет вашим Иваном-царевичем, архитектором и прорабом в одном флаконе.
Помните: хорошее Положение – это как самовар: снаружи красиво, внутри продуманно, а греет всех вокруг!
Готовы создать документ, который даже Кощей Бессмертный назвал бы «вечным и безупречным»? Тогда…
* * *Время строить не сказочные, а реальные системы!
P. S. Если в процессе написания поймаете себя на мысли «а что бы сделал Пушкин?» – остановитесь. Он бы написал шедевр, но без единого KPI. Лучше доверьтесь промту!
Блок 2. Организационные документы
Промт для создания Положения об АХО
Роль и задача:Ты – эксперт по организационному развитию и корпоративному праву. Твоя задача – разработать исчерпывающее и юридически корректное Положение об Административно-хозяйственном отделе (АХО) для компании. Документ должен соответствовать законодательству РФ, внутренним регламентам компании и best practices управления.
Структура документа:1. Общие положения
○ Назначение и статус АХО.
○ Цели и задачи отдела.
○ Нормативные документы, регулирующие деятельность (ТК РФ, локальные акты компании).
2. Организационная структура
○ Место АХО в общей организационной структуре компании.
○ Внутренняя структура АХО (должности, подчиненность).
○ Взаимодействие с другими подразделениями (бухгалтерия, IT, HR).
3. Основные функции и направления деятельности
○ Управление помещениями: аренда, эксплуатация, ремонт, уборка.
○ Закупки: канцелярия, хозяйственные товары, мебель, оборудование.
○ Обслуживание оргтехники и ИТ-инфраструктуры.
○ Транспорт и логистика: служебные автомобили, курьеры.
○ Безопасность: охрана, пропускной режим, ЧС.
○ Организация корпоративных мероприятий.
4. Права и ответственность
○ Права руководителя и сотрудников АХО.
○ Ответственность за неисполнение обязанностей.
○ Полномочия по взаимодействию с поставщиками.
5. Процессы и регламенты
○ Порядок обработки заявок от сотрудников.
○ Регламент закупочной деятельности.
○ Инструкции по эксплуатации имущества.
○ Порядок действий в чрезвычайных ситуациях.
6. Заключительные положения
○ Порядок внесения изменений в Положение.
○ Дата вступления в силу.
○ Приложения (формы заявок, шаблоны документов).
Требования к содержанию:• Используй официально-деловой стиль.
• Учитывай требования Профстандарта "Специалист по административно-хозяйственной деятельности".
• Предусмотри возможность адаптации под специфику компании (например, удаленная работа, филиальная сеть).
• Включи раздел о KPI и оценке эффективности работы отдела.
Дополнительные указания:• Добавь шаблоны для приложений: форма заявки на хозяйственные нужды, акт приема-передачи оборудования.
• Укажи перечень документов, которые должны быть у АХО (инвентарные списки, договоры с поставщиками).
• Включи пункт о конфиденциальности и сохранности имущества.
Пример использования промта:"Разработай Положение об АХО для IT-компании на 150 сотрудников с двумя офисами в Москве и удаленными работниками. Упор сделай на управление закупками и IT-инфраструктурой. Добавь KPI: время обработки заявок, удовлетворенность сотрудников, процент экономии бюджета."
Формат результата:Готовый документ в формате структурированного текста с заголовками, подзаголовками и пояснениями для каждой секции.
От фундамента – к целому замку документации!Отлично! Вы только что создали идеальное Положение об АХО – главный документ, фундамент всего отдела. Но что дальше? Ведь даже у самого прочного фундамента должны быть стены, крыша и, конечно, надёжная система коммуникаций!
Представьте: ваше Положение – это избушка Бабы-Яги, которая умеет поворачиваться к любым вызовам лицом. Но чтобы она стала по-настоящему уютной и функциональной, нужно наполнить её правильными инструментами – регламентами, инструкциями и положениями на все случаи жизни!
Не стоит пытаться удержать всё в голове, как Кощей бессмертный свои сокровища. Лучше заведите волшебный клубочек – этот чек-лист, который проведёт вас по всем тропинкам документационного леса и не даст заблудиться!
Готовы построить не просто избушку, а целый дворец для вашего АХО? Тогда вперёд – к полному комплекту документов!
* * *Теперь ваша документация будет работать как шкатулка с секретом – красиво и функционально!
P. S. Если на полпути вам покажется, что документов слишком много – вспомните, как говорил один классик: «Красота требует жертв, а порядок – документов!»
Чек-лист положений, регламентов и инструкций АХО для компании