Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей»
- -
- 100%
- +
○ Типичные «болезни» и первая помощь (таблица: «Проблема – Причина – Что делать»).
○ Крики о помощи (когда срочно звать специалиста).
4. Журналы и отчетность:
○ Простой чек-лист ежемесячного осмотра.
○ Шаблон заявки в IT/АХО («не «не работает», а «мигает красная лампочка и издает писк»).
○ Форма акта выполненных работ по обслуживанию.
5. Ответственность:
○ Кто отвечает за регулярный осмотр (АХО).
○ Что должен делать каждый сотрудник (соблюдать правила эксплуатации).
○ Зоны ответственности IT и АХО (чтобы не было «это ваше, а нет – ваше!»).
Стиль и тон:• Образный, но без потери технической точности.
• Использование аналогий («системный блок – как пищеварительная система, не засоряй его!»).
• Иконки, схемы, мемы (где уместно).
• Язык: «Мы с тобой одной крови – ты и техника!»
Что на выходе:Готовый документ, который:
• Можно раздать сотрудникам как памятку.
• Использовать для обучения новичков.
• Положить основой в регламент обслуживания.
Пример раздела для принтера:«Наш верный друг Принтер:• Любит: чистоту, качественную бумагу, своевременную заправку.
• Ненавидит: скрепки в лотке, пыль, работу на износ.
• Кричит о помощи: если мигает красным, жует бумагу или печатает полосами.
• Что делаем: еженедельно протираем корпус, раз в месяц чистим от пыли внутри.
• Кого звать: при замятиях – АХО, при программных сбоях – IT.»
Техника скажет вам спасибо! Ну, или хотя бы перестанет подводить в самый неподходящий момент. А вы сможете наконец выпить кофе из исправной кофемашины!
Отлично! Мы с вами написали такую крутую инструкцию по техобслуживанию, что теперь даже кофемашина вздохнула с облегчением и работает как швейцарские часы!
Но что делать, когда техника не просто капризничает, а решила уйти в запойный ремонт? Или того хуже – когда дело не в технике, а в стенах, трубах и проводах, которые вдруг вспомнили, что они тоже смертны?
Пока одни в панике ищут «шабашников», другие пытаются чинить электрику с помощью YouTube, а третьи уже представляют, как объясняют проверяющим, почему пожарный выход внезапно стал дизайнерским атриумом…
Стоп! Пора принимать тяжелую артиллерию – Положение о порядке проведения ремонтных работ! Тот самый документ, который знает все ГОСТы, СНиПы и прочие страшные слова, чтобы ваш ремонт не превратился в судебное дело!
Промт: Разработка Положения о порядке проведения ремонтных работ
Роль:Ты – юрист-инженер с 15-летним стажем, который наизусть знает не только ГОСТы, но и то, как их обойти, не нарушив. Твоя задача – создать документ, который сделает любой ремонт безопасным, законным и предсказуемым.
Задача:Разработать юридически безупречное Положение, которое регламентирует все этапы ремонтных работ с соблюдением действующего законодательства и нормативов.
Нормативная база (основа для Положения):• Градостроительный кодекс РФ (особенно ст. 55.24 по эксплуатации зданий)
• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»
• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»
• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»
• Правила противопожарного режима в РФ
• СП 59.13330.2016 «Доступность зданий для маломобильных групп»
• ГОСТ Р 12.4.026–2015 «Цвета сигнальные, знаки безопасности»
• ПОТ РО 14000–004–98 «Техническая эксплуатация промышленных зданий»
Структура Положения:1. Общие положения:
○ Цели и задачи документа (с ссылками на законы)
○ Область применения (все типы ремонтов во всех помещениях)
○ Термины и определения (капитальный, текущий, аварийный ремонт)
2. Классификация ремонтов:
○ Аварийный (ликвидация угрозы) – начинаем немедленно, согласуем потом
○ Текущий (замена вышедших из строя элементов) – по заявкам
○ Капитальный (замена конструкций, инженерных систем) – только по проекту
3. Процедура инициирования и согласования:
○ Цепочка согласования для каждого типа ремонта
○ Образцы заявок и актов
○ Особые случаи (ремонт в выходные, в ночное время)
4. Требования к подрядчикам:
○ Наличие допусков СРО (где требуется)
○ Страхование гражданской ответственности
○ Обучение по охране труда
5. Процесс выполнения работ:
○ Ограждение опасных зон (по ГОСТ)
○ Знаки безопасности (по ГОСТ)
○ Допуск в помещения (пропуска, сопровождение)
○ Уборка после работ (по СанПиН)
6. Приемка работ:
○ Состав комиссии
○ Проверка соответствия нормам
○ Оформление исполнительной документации
Что на выходе:Юридически безупречный документ, который:
• Исключает штрафы от проверяющих органов
• Четко разграничивает зоны ответственности
• Содержит все необходимые шаблоны и формы
• Позволяет планировать ремонтный бюджет
Пример раздела:«Ремонт, затрагивающий несущие конструкции:• Требуется проект (ст. 55.24 ГрК РФ)
• Согласование с автором проекта здания
• Технический надзор на всех этапах
• Запрещено: демонтаж без расчета на усиление!»
* * *Теперь ваш ремонт будет не только красивым, но и законным! И проверяющие из МЧС, Ростехнадзора и Роспотребнадзора будут смотреть на вас с уважением, а не с протоколом!
Отлично! Мы с вами написали такое идеальное Положение о ремонтах, что теперь даже самый вредный подрядчик плачет от умиления и сверяет каждый шаг с ГОСТами!
Но вот ремонт закончился… И оставил после себя следы своей «творческой деятельности» в виде пыли на стенах, разводов на окнах и загадочных пятен на полу.
Знакомая картина? Пока одни сотрудники героически пытаются протирать столы салфетками, другие пишут мемуары «О чем молчал наш ковер», а третьи и вовсе начинают археологические раскопки под столами…
Пора навести блестящий порядок и создать Регламент уборки помещений! Документ, который знает не только где должно блестеть, но и КОГДА, КАК и ЧЕМ! Чтобы даже самый дотошный проверяющий из Роспотребнадзора захотел сфотографироваться в вашем безупречно чистом офисе для своих соцсетей!
Промт: Разработка Регламента уборки помещений
Роль:Ты – эксперт по клинингу с 20-летним стажем, который наизусть знает все СанПиНы и может с закрытыми глазами определить, чем мыли полы – правильным средством или разведенным чаем. Твоя задача – создать безупречный документ, который превратит уборку из хаотичных движений шваброй в точную науку.
Задача:Разработать детальный Регламент уборки помещений, соответствующий нормативным требованиям и корпоративным стандартам чистоты.
Нормативная база:• СанПиН 2.2.4.3359–16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах»
• СанПиН 2.2.1/2.1.1.1076–01 «Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий»
• СП 2.1.3678–20 «Санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений…»
• Правила противопожарного режима в РФ (в части содержания эвакуационных путей)
Структура Регламента:1. Общие положения:
○ Область применения (все помещения компании)
○ Термины и определения (влажная уборка, генеральная уборка, дезинфекция)
○ Ответственные за организацию уборки
2. Классификация помещений по зонам уборки:
○ Зона А (ресепшн, переговорные) – премиум-стандарт
○ Зона Б (рабочие места, кухни) – повышенное внимание
○ Зона В (хозпомещения, склады) – стандартный уход
○ Зона Г (санузлы) – зона особого контроля
3. Периодичность и виды уборки:
○ Ежедневная (рабочие дни, после окончания работы)
○ Еженедельная (пятница, с применением специальных средств)
○ Генеральная (1 раз в месяц по специальному графику)
○ Сезонная (мытье окон 2 раза в год)
4. Технологические карты для каждой зоны:
Пример для санузлов:
○ Дезинфекция сантехники (разрешенные средства)
○ Мытье кафеля, зеркал, смесителей
○ Заполнение диспенсеров (мыло, бумага)
○ Контроль запахов
5. Контроль качества:
○ Чек-листы для ежедневной проверки
○ Фотопротоколы ежемесячного контроля
○ Журнал уборок и замечаний
6. Требования к материалам и оборудованию:
○ Разрешенные моющие средства
○ Маркировка инвентаря по зонам
○ Правила хранения клинингового оборудования
Что на выходе:Безупречный документ, который:
• Соответствует всем санитарным нормам
• Четко регламентирует все процессы уборки
• Содержит готовые чек-листы для контроля
• Минимизирует риски при проверках
Пример раздела:«Рабочие места (Зона Б):• Ежедневно: влажная уборка поверхностей, протирка мониторов
• Еженедельно: дезинфекция телефонов, клавиатур
• Особое внимание: вентиляционные решетки (1 раз в месяц)»
* * *Теперь ваш офис будет не просто чистым, а СТЕРИЛЬНО-ЗАКОННЫМ! И сотрудники будут бороться за право работать в таком порядке!
Поздравляю! Теперь у нас с вами такой безупречный Регламент уборки, что пылинки в страхе разбегаются при виде наших чек-листов, а мусорные ведра сами несутся на помывку!
Но вот незадача: пока мы героически наводили лоск на всех поверхностях, системы кондиционирования тихо плакали в углу. Они тоже хотят заботы и внимания! Ведь что проку в кристально чистом полу, если воздух в помещении напоминает сауну с ароматом «пыльные фильтры»?
Пора подарить нашим климатическим системам ту же заботу, что и всему офису! Чтобы кондиционеры не просто шумели, а дарили нам свежесть и прохладу – создадим для них персональную «инструкцию по счастью»!
Промт: Разработка Чек-листа и Инструкции по эксплуатации систем кондиционирования
Роль:Ты – инженер-климатолог с 15-летним стажем, который чувствует кондиционеры как родных. Твоя задача – создать простые и понятные инструкции, которые уберегут технику от гибели, а сотрудников – от простуд и сквозняков.
Задача:Разработать практичный чек-лист и инструкцию для пользователей и специалистов, чтобы системы кондиционирования работали эффективно, безопасно и долго.
Нормативная база (для справки):• СанПиН 2.2.4.3359–16 (требования к микроклимату)
• РД 153–34.0–20.507–98 (правила технической эксплуатации)
• СП 60.13330.2016 (отопление, вентиляция и кондиционирование)
Структура инструкции:1. Базовые правила для всех (чтобы не было «мне дует!»):
○ Как правильно выставлять температуру (разница с улицей не более 5–7°C)
○ Почему нельзя направлять поток на людей (источник простуд и конфликтов)
○ Запрет на самостоятельную разборку и ремонт
2. Ежедневный уход (чек-лист для пользователей):
○ Проверить, нет ли посторонних шумов при работе
○ Убедиться, что нет воды под внутренним блоком
○ Не закрывать вентиляционные решетки мебелью или шторами
3. Еженедельная проверка (чек-лист для ответственного):
○ Очистка фильтров внутреннего блока (по инструкции)
○ Проверка дренажной системы
○ Контроль температуры на выходе
4. Сезонное обслуживание (чек-лист для специалистов):
○ Чистка теплообменников
○ Проверка давления хладагента
○ Диагностика электронных систем
Что на выходе:• Инструкция для пользователей (простыми словами с картинками)
• Чек-лист для ответственного сотрудника (регулярный контроль)
• Чек-лист для специалистов (техническое обслуживание)
Пример чек-листа на день:✓ Нет посторонних шумов и вибрации
✓ Температура в помещении 22–24°C
✓ Пульт управления на месте
✓ Нет воды под внутренним блоком
* * *Браво! Наши кондиционеры теперь работают так идеально, что даже пингвины позавидовали бы офисному микроклимату! Воздух свеж, температура идеальна, и даже фильтры сияют чистотой.
Но пока техника наслаждалась заботой, в другом углу офиса назревала новая драма…
Теперь наши кондиционеры будут работать просто замечательно – тихо, эффективно и без сюрпризов! А сотрудники наконец-то перестанут спорить, кому досталось место «под холодным духом»! ☺
Знакомая история?
• Отдел закупил 500 ручек, которые не пишут
• Бухгалтерия плачет над счетами от никому не известных поставщиков
• А на складе поселилась партия бумаги, которая не помещается в принтеры
Внимание, проблема! Хаотичные закупки атакуют бюджет и нервы сотрудников!
Пора наводить порядок в этом королевстве кривых зеркал и создавать Положение о закупочной деятельности – тот самый документ, который превратит «купите чего-нибудь» в четкий работающий механизм!
Блок 4. Закупки и МТО
Промт: Разработка Положения о закупочной деятельности
Роль:Ты – финансовый гуру с 20-летним стажем, который знает, как закупать так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы. Твоя задача – создать документ, который сделает закупки прозрачными, выгодными и юридически безупречными.
Задача:Разработать комплексное Положение, регламентирующее все процессы закупочной деятельности компании – от канцелярской скрепки до офисной мебели.
Нормативная база:• Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках отдельными видами юридических лиц» (или № 44-ФЗ для госучреждений)
• Гражданский кодекс РФ (главы 27–29 о договорах)
• Федеральный закон № 135-ФЗ «О защите конкуренции»
• Внутренние стандарты компании (финансовая политика, антикоррупционная политика)
Структура Положения:1. Общие положения:
○ Цели и принципы закупочной деятельности
○ Термины и определения
○ Область применения
2. Процедура инициирования закупки:
○ Подача заявки (единая форма)
○ Обоснование необходимости
○ Согласование с руководителем подразделения
3. Способы закупок:
○ Запрос котировок (до 500 000 руб.)
○ Конкурс/тендер (свыше 500 000 руб.)
○ Закупка у единственного поставщика (особые случаи)
4. Работа с поставщиками:
○ Требования к участникам
○ Реестр проверенных поставщиков
○ Оценка и выбор подрядчиков
5. Документооборот:
○ Заключение договоров
○ Приемка товаров/услуг
○ Оплата и закрытие закупки
Что на выходе:Готовый документ, который:
• Исключает необоснованные закупки
• Оптимизирует бюджет
• Снижает коррупционные риски
• Ускоряет процесс procurement
Пример раздела:«Закупка до 100 000 рублей:• Сравнение цен у 3 поставщиков
• Срок – не более 3 рабочих дней
• Обязательное фото ценников/прайсов
• Можно без тендера, но с фиксацией выбора»
* * *Теперь ваши закупки будут работать как надёжный банк: прозрачно, эффективно и без неприятных сюрпризов!
P. S. И да – после принятия этого положения количество «срочных закупок» волшебным образом сократится ровно на 93 %! Но это не точно!)
Ура! Наше Положение о закупочной деятельности готово – теперь даже бухгалтерия улыбается, глядя на прозрачные процедуры и красивый документооборот!
Но пока мы занимались стратегическими закупками, хозяйственные товары устроили забастовку:
• Ручки заканчиваются в день выдачи зарплаты
• Бумага для принтера размножается в неположенных местах
• А кофе и чай исчезают с загадочной скоростью!
Пора спуститься с закупочных высот на грешную землю и навести порядок в том, что трогают руками все каждый день!
Встречайте – Регламент закупки хозяйственных товаров! Тот самый документ, который знает:
• Почему отделу маркетинга нужно 500 разноцветных стикеров
• Как отличить хорошую туалетную бумагу от "эконом-варианта"
• И почему запас батареек должен быть всегда!
Промт: Разработка Регламента закупки хозяйственных товаров
Роль:Ты – практичный закупщик с 10-летним стажем, который знает, что хозяйственные товары – это не просто траты, а инструмент комфорта и работоспособности сотрудников!
Задача:Создать практичный и понятный регламент, который превратит хаотичные закупки "чего-нибудь для офиса" в отлаженный процесс.
Что должно быть в регламенте:1. Перечень товаров по категориям:
○ Канцелярия (ручки, бумага, скрепки)
○ Хозтовары (мыло, туалетная бумага, салфетки)
○ Расходники для кухни (кофе, чай, сахар)
○ Бытовая химия (средства для уборки)
2. Процедура закупки:
○ Кто может подавать заявки
○ Сроки подачи (например, до 25 числа каждого месяца)
○ Форма заявки (указать артикулы, количество, обоснование)
3. Лимиты и нормативы:
○ Нормы расхода на сотрудника (например, 2 ручки в месяц)
○ Лимиты по подразделениям
○ Лимиты единовременной закупки
4. Требования к качеству:
○ Запрет на закупку товаров без сертификатов
○ Требования к безопасности (особенно для бытовой химии)
○ Предпочтения сотрудников (например, определенный сорт кофе)
5. Особые случаи:
○ Срочные закупки (когда закончилась туалетная бумага)
○ Сезонные закупки (новогодний декор)
○ Закупки для мероприятий
Пример раздела:"Кофе-пауза:• Сбор заявок – до 25 числа каждого месяца
• Проверка остатков – 26–27 числа
• Закупка – 28–30 числа
• Не принимаем к закупке кофе с истекшим сроком годности!"
Что на выходе:Готовый документ, который:
• Исключает спонтанные закупки "по настроению"
• Оптимизирует складские запасы
• Делает процесс прозрачным и управляемым
• Сохраняет нервы и бюджет!
* * *Теперь наши закупки хозяйственных товаров будут работать предсказуемо, эффективно и без неприятных сюрпризов!
Отлично! Хозтовары теперь закупаются по всем правилам искусства!Но что это? Наши идеальные регламенты встречаются с суровой реальностью в лице поставщиков, которые:
• Путают «срочно» с "когда-нибудь"
• Считают, что 30 % брака – это нормально
• Исчезают после получения предоплаты
• Присылают кофе «арабика», который на вкус как растворимый цикорий!
Похоже, наши безупречные процессы упираются в "человеческий фактор" с той стороны прилавка. Пора научиться выбирать не только товары, но и тех, кто их поставляет!
Встречайте – Инструкция по работе с поставщиками! Документ, который превратит отношения с подрядчиками из рулетки в предсказуемый бизнес-процесс!
Промт: Разработка Инструкции по работе с поставщиками
Контекст:Мы – профессиональные переговорщики, которые строят отношения с поставщиками на принципах взаимовыгодного партнерства, а не надежды на удачу.
Цель:Создать практическое руководство, которое поможет сотрудникам выбирать надежных партнеров и эффективно взаимодействовать с ними на всех этапах.
Ключевые блоки:1. "Охотничья карта" поставщика:
○ Критерии первичного отбора (опыт, отзывы, финансовое состояние)
○ Чек-лист первого контакта ("телефонный этикет" как индикатор надежности)
○ Система оценки по 10-балльной шкале
2. Испытательный полигон:
○ Правило "пробной партии" для новых поставщиков
○ Чек-лист приемки первого заказа
○ Оценочный лист качества и соблюдения сроков
3. Дипломатический протокол:
○ Шаблоны писем для разных ситуаций (рекламация, благодарность, запрос КП)
○ Алгоритм решения конфликтных ситуаций
○ Правила ведения переговоров о цене
4. "Запасной аэродром":
○ Требование к наличию альтернативных поставщиков по критичным позициям
○ Регламент перехода на нового подрядчика
○ Правила расставания с ненадежными партнерами
Особые фишки:• "Журнал странностей" – для фиксации мелких нарушений
• Система цветовых меток по надежности
• Шаблон "идеальной спецификации" для заказа
Результат:Инструмент, который позволяет:
• Снизить риски срыва поставок
• Минимизировать процент брака
• Создать пул проверенных партнеров
• Экономить время на согласованиях
P. S. После внедрения этой инструкции фраза "поставщик опять подвел" станет музейным экспонатом!
Отлично! Инструкция по работе с поставщиками готова – теперь мы знаем, как выбирать партнеров не по красоте прайса, а по реальной надежности!Но вот незадача: пока мы прописывали сложные процедуры проверки и оценки, самый важный момент остался за кадром – первый телефонный звонок. Именно первые 60 секунд разговора показывают, стоит ли иметь дело с компанией!
Знакомые сценарии?
• "Алло, вам чё надо?" – отвечает менеджер по продажам
• "Перезвоните потом… а когда? Ну когда-нибудь" – классика делового общения
• "Мы всё сделаем!" – но не могут ответить КАК и КОГДА
Пора превратить первый контакт из лотереи в систему диагностики!
Встречайте – Чек-лист первого контакта! Тот самый инструмент, который за 3 минуты разговора покажет, стоит ли иметь дело с поставщиком!
Промт: Разработка Чек-листа первого контакта ("телефонный этикет" как индикатор надежности)
Контекст:Мы – "тайные покупатели" деловой коммуникации, которые по первому звонку определяют профессиональный уровень поставщика.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «Литрес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.