Считай и богатей: финансовые аксиомы предпринимателя

Но оказалось, что изменились условия работы: материалы для ремонта теперь надо было заказывать заранее, а сами выполненные работы оплачивались спустя 3 месяца.

Поскольку учета не было, считать потребность в оборотном капитале никто не привык. Фирма выиграла тендеры на хорошую сумму и «ввязалась в бой». Купив на часть выручки материалы авансом, компания на следующий месяц впервые столкнулась с дефицитом средств.

Собственник привлек один займ, а через месяц – второй. А так как все прикидывали не точно, а на глаз, то возник кассовый разрыв. Ведь и покупка материалов, и проведение работ требовали финансирования. Только вот понимания, что именно будет источником финансирования, не было.

В итоге у компании начались проблемы, стало не хватать денег на выплату зарплаты раз в неделю, как это делалось обычно. Сотрудники начали бурчать, возникло недовольство, люди стали подумывать о смене работы. Все едва не развалилось.

К счастью, компания не обанкротилась. Собственник, понимая, что надо что-то менять, уволил главного бухгалтера и передал компанию нам на аутсорсинг. Мы настроили отчетность, разобрались, где деньги, привлекли банковские средства и стали жестко нормировать заключение тендеров.

Если существовать без управленческого учета, то качество управления будет низким. Но, по статистике, только 30% российских руководителей малого и среднего бизнеса используют в управлении данные учета. Как уже говорилось выше, это довольно сложная работа. Плюс иногда случаются «бонусы»: в отчете – куча ошибок, много непонятных цифр, да и вообще его принесли на месяц позже.

Налоговую службу вполне устраивает, что расчет налоговой базы и сдача налоговой декларации производится раз в квартал. Но менеджер не сможет принимать эффективные решения, если будет получать цифры только через месяц.

Это похоже на управление марсоходом. Оператор на Земле получает сигнал с камер и видит: впереди – пропасть. Он посылает команду немедленно остановиться. Но поскольку с Марса до Земли сигнал может идти 20 минут, на самом деле марсоход в эту пропасть уже упал. Качественное управление на основании запоздавшей или неверной информации невозможно.

Самое худшее в этом то, что в итоге руководитель теряет веру в учет, в то, что эта система может быть его главным инструментом в системе управления.

При этом учет это не магия.

Прежде всего, это бизнес-процесс, такой же как производство, продажи, логистика и сервис.

Руководитель должен понимать, что у этого процесса есть ответственный. Прежде всего, это он сам.

Ему нужно организовать контроль и анализ ситуации, ведь это одна из функций управления. Потом руководитель как функцию производства может это делегировать финансово-экономической службе. Но просто делегировать – мало, нужно проверять, как она выполняется.

Золотое правило гласит: «Во всем виноват руководитель». На нем лежит обязанность подобрать команду, распределить функционал и правильно поставить задачи. Но здесь есть нюанс. В отношении продаж с задачами вроде бы все ясно: «Нужно больше золота». От снабжения нужна своевременная поставка материалов по оптимальной цене.

Но когда дело доходит до постановки задач блоку «Финансы и бухгалтерия», тут многие руководители теряют ясность. Поэтому и важно, чтобы руководитель понимал функцию учета, понимал, почему важны контроль и анализ. И мог бы эту функцию делегировать, да не абы как, а осмысленно. Делегировать главному бухгалтеру или финансовому директору в зависимости от структуры компании.

Финдиректор есть не везде, часто эту роль выполняет главбух. И это нормально, если у бухгалтера есть понимание основной цели и предназначения учета.

Понимание, что нужно не только считать налоги, но, прежде всего, формировать полную информацию о том, что происходит в компании, и передавать собственнику. Передавать не как бухгалтерские регистры или выписки со счета, а в нормальном виде, так, чтобы собственнику было понятно, что происходит.

Это приводит нас к результату, по которому можно измерить качество этого процесса. Результатом хорошего процесса учета является качественная информация.

У нее следующие критерии:

1. Достоверность.

Это значит, что в отчете нет ошибок или их сумма незначительна. А, значит, пользователь отчета доверяет полученной информации. Это основополагающий критерий.

Как узнать, что информация точна?

Во-первых, есть контрольные процедуры: мы можем проверять предоставленную информацию. Так, тот же аудит проверяет предоставленную отчетность. Во-вторых, обычно финансисты сами уточняют информацию. Приходят и говорят: «Ой, я забыл учесть расходы!». Или, например, в этом месяце мы начинаем собирать отчетность, а в прошлом месяце произошли какие-то изменения. И это будет видно, потому что баланс накопительный не пойдет, то есть мы уже не сможем его свести.

Ошибки так или иначе дают о себе знать. Если их сумма становится значительной, это приводит к тому, что возникает несколько вариантов отчета: «Отчет за март. Вариант 1», «Отчет за март. Вариант 3», «Отчет за март Настоящий», «Отчет итоговый Наверняка».

Пользоваться таким отчетом уже сложно. Когда перед глазами руководителя проплывает караван отчетов, то он теряет доверие и интерес к цифрам.

2. Своевременность.

«Хороша ложка к обеду». Так и информация нужна сейчас, а не через месяц, когда тендер уже закончен и поздно принимать какие-либо решения.

В управленческом учете важно зафиксировать сроки: когда именно каждая информация должна быть предоставлена; в какой день точно мы должны получить каждый отчет, который используем в корпоративном управлении.