Как снять усталость на работе: выжить и преуспеть

Пришло письмо, требующее ответа «да» или «нет» – отвечаете сразу. Надо позвонить и уточнить одну деталь – звоните. Нужно переложить бумагу из одной папки в другую – делаете.

Это освобождает голову от мелочей. Они не накапливаются, не забиваются в ваш мысленный «список дел». Просто исчезают.

Важное уточнение – только если действительно две минуты или меньше. Если задача выглядит мелкой, но потянет на десять минут – записывайте на потом. Иначе весь день уйдет на «мелочи».

И особенно хорошо это правило работает утром. Первый час после прихода на работу многие тратят на раскачку. Проверяют почту, читают новости, пьют кофе.

Вместо этого – пройдитесь по накопившимся мелочам. Быстро, одну за другой. За двадцать минут можно закрыть десять-пятнадцать мелких дел. И войти в рабочий ритм с чувством, что уже много успели.

Почему списки дел не работают (и что работает вместо них)

Честно говоря, классические списки дел – это ловушка. Сам годами вел такие списки. И годами чувствовал себя неудачником, глядя на незачеркнутые пункты.

Проблема списков – они не учитывают время. Вы записываете пятнадцать задач на день. Каждая кажется важной. В итоге успеваете три, а двенадцать переносятся на завтра.

И так каждый день. Список растет, мотивация падает, чувство вины нарастает.

Что работает лучше? Привязка задач к конкретному времени. Не просто «сделать отчет», а «с 10 до 12 – отчет». Не просто «позвонить клиенту», а «15:00 – звонок клиенту».

Это называется блокирование времени. Вы берете календарь и расставляете задачи как встречи. С конкретным началом и концом.

И сразу видите правду. Что в сутках ограниченное количество часов. Что физически невозможно сделать все. И приходится выбирать.

Это больно, но полезно. Лучше осознанно отложить пять задач, чем весь день дергаться и ни одну не довести до конца.

Плюс такой системы – легче начать. Когда в календаре написано «10:00 – отчет», вы просто открываете документ и работаете. Не тратите время на решение «а что бы сейчас поделать».

Попробуйте на этой неделе. Каждый вечер на пять минут – расставьте завтрашние задачи по времени. Увидите разницу уже через пару дней.

Матрица приоритетов: 4 квадрата, которые спасут ваш день

Но как выбрать, что делать первым? Тут поможет простая схема из четырех квадратов.

Рисуете крест, получается четыре области. По горизонтали – срочность: срочно или не срочно. По вертикали – важность: важно или не важно.

Первый квадрат: срочно и важно. Горящие дедлайны, кризисы, неотложные проблемы. Это делаем в первую очередь, тут вопросов нет.

Второй квадрат: важно, но не срочно. Стратегические задачи, развитие, профилактика проблем. Это самое ценное! Но именно это обычно откладываем, потому что не горит.

Третий квадрат: срочно, но не важно. Чужие запросы, многие письма и звонки, прерывания. Создает ощущение занятости, но не двигает вас вперед. Надо минимизировать или делегировать.

Четвертый квадрат: не срочно и не важно. Бессмысленное листание ленты, сплетни, ненужные совещания. Надо исключать безжалостно.

Вот тут многие ошибаются. Весь день тратят на третий квадрат – срочное, но не важное. Отвечают на все запросы, тушат мелкие пожары. А до второго квадрата руки не доходят никогда.

Результат – вы постоянно заняты, но ничего важного не успеваете. И удивляетесь, почему жизнь не меняется.

Рецепт простой. Каждый день – хотя бы час на второй квадрат. Важное, но не горящее. Защитите это время от всего остального. Именно здесь происходит реальный прогресс.

Техника «закрытого часа»: как внедрить без конфликта с боссом

Легко сказать – работайте без отвлечений. А как это сделать, если коллеги постоянно дергают? Если руководитель ждет немедленных ответов? Если в компании принято быть на связи всегда?

Вот практичный подход. Называется «закрытый час» или «золотой час».

Суть такая. Вы выбираете один час в день, когда недоступны для всех. Не отвечаете на сообщения, не берете трубку, не реагируете на запросы. Этот час – для глубокой работы над важной задачей.

Но делаете это официально и предсказуемо. Говорите коллегам: с девяти до десяти у меня час концентрации. После десяти – полностью ваш. Это не саботаж и не высокомерие. Это инвестиция в качество работы.

Большинство руководителей это понимают. Особенно если объяснить конкретно – какую задачу делаете в этот час, какой результат получите.

Если в вашей компании такое невозможно в явном виде – используйте скрытые приемы. Приходите на час раньше, пока офис пустой. Или бронируйте переговорку «для звонка» и работайте там в тишине.

Суть не в том, чтобы получить официальное разрешение. Суть в том, чтобы выкроить хотя бы один защищенный час. Результаты этого часа покажут вашу ценность лучше любых слов.

И еще один момент. Закрытый час требует подготовки. Заранее решите – какую именно задачу будете делать. Иначе потратите час на выбор и раскачку.

Эксперимент на неделю: план перехода к монозадачности

Все это звучит разумно, но как начать? Вот конкретный план на семь дней. Каждый день – одно небольшое изменение.

День первый. Посчитайте отвлечения. Поставьте на стол лист бумаги и черточку каждый раз, когда отвлеклись – сами или вас дернули. В конце дня посмотрите на число. Это ваша точка отсчета.

День второй. Закройте лишние вкладки. Оставьте только те, что нужны для текущей работы. Закладки – пожалуйста, но вкладки – не больше семи.

День третий. Введите три окна для почты. Утро, обед, вечер. Между ними – почтовый клиент закрыт, уведомления выключены. Первые часы будет некомфортно, потом привыкнете.

День четвертый. Попробуйте метод одной задачи. Выберите одну важную задачу и работайте над ней двадцать пять минут без перерыва. Таймер обязателен. Телефон – в ящик стола.

День пятый. Вечером распланируйте завтра. Каждую задачу – в конкретный временной слот. Посмотрите на картину дня целиком.

День шестой. Объявите один закрытый час. Предупредите коллег, выключите все, поработайте на сложной задачей. Оцените результат.

День седьмой. Подведите итоги. Снова посчитайте отвлечения. Сравните с первым днем. Спросите себя – как изменилось самочувствие к вечеру?

Если честно выполните этот план – увидите разницу. И захотите продолжать.

Не надо менять все сразу. Достаточно одной новой привычки в неделю. Через месяц ваш рабочий день будет выглядеть совсем иначе.

Меньше суеты. Больше результата. И – приятный бонус – вечером останутся силы на жизнь.

Потому что энергия, которую вы раньше сливали в бесконечные переключения, теперь будет работать на вас.

Часть II. Инструменты: тактическое оружие

Глава 4. Перерывы по науке: отдыхать каждые 52 минуты – не лень, а необходимость

Теория позади – теперь переходим к конкретным инструментам.

Знаете, что отличает людей, которые работают с удовольствием, от тех, кто еле доползает до пятницы? Не талант. Не везение. Не кофе литрами.

Секрет – в паузах. В том, как и когда они отдыхают.

Сам раньше так думал: чем меньше перерывов, тем больше успею. Сидел по четыре часа без продыху, гордился собой. А к вечеру голова как чугунная, ошибки в каждом втором документе, и сил хватает только на диван.

Оказалось – все наоборот. Правильные перерывы не крадут время. Они его создают. И сейчас расскажу, как это работает.

Формула 52/17 – расписание самых продуктивных людей планеты

Одна компания, разрабатывающая софт для учета рабочего времени, проанализировала данные тысяч пользователей. Искали закономерность – что объединяет самых эффективных работников.

Результат удивил всех. Топовые сотрудники не работали больше остальных. Они работали иначе.

Их секрет – ритм 52/17. Пятьдесят две минуты концентрированной работы, затем семнадцать минут полноценного отдыха. И снова по кругу.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.