Не нанимайте ассистента, пока не прочитаете эту книгу

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© Батырев М. В., 2023

© Шевченко А. В., 2023

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2024

* * *

Вступление от Максима Батырева

С автором этой книги мы познакомились в одной из наших экспедиций по России. Случайная, казалось бы, встреча переросла в крепкую дружбу на долгие годы. Мы вместе покоряли не один регион нашей необъятной страны, жили в одной тесной каюте на яхте во время нашего обучения на шкиперов, создавали совместные проекты, ездили друг к другу в гости, сдружились семьями и, конечно же, непрерывно вели разговоры о нашем бизнесе, наших подходах к жизни, к близким людям, о своих командах и о тех ценностях, которые должны нести в мир предприниматели.

Знаете, бывает так, что люди «совпадают»? Совершенно, казалось бы, незнакомые взрослые люди совпали по своим взглядам на этот мир (хотя, безусловно, Александр учился многому у меня, а я – у него).

А вот два самых главных наших с Александром совпадения. Тут наши мнения совершенно одинаковы.

1. Предприниматель должен не только грести деньги лопатой, обогащаться, думать о собственной выгоде, но и многое отдавать. Иначе говоря, не только работать «в себя», покупая себе роскошные виллы, автомобили и ананасы с рябчиками, но и думать о том, как можно улучшить жизнь в своем городе, отдавать деньги на благотворительность, заниматься социальными проектами, щедро делиться своими смыслами и экспертизой.

2. Предпринимателю, как, впрочем, и наемному управленцу, жизненно необходим ассистент. В том числе и для того, чтобы легче было выполнять обязательства по первому пункту. Очень многие люди в нашей стране сильно недооценивают роль такого сотрудника в своем бизнесе и жизни. Ну а те, кто все-таки понял это и отдельно вкладывался в развитие своего ассистента, в конце концов начинают творить и жить на совершенно другом уровне.

Именно из правильных ассистентов вырастают самые надежные члены команды, которые могут впоследствии стать твоими надежными партнерами или топ-менеджерами. Это происходило и в моем, и в его случаях.

Я не могу представить себе жизнь без ассистента, человека, который будет помогать тебе долгие годы, чуть ли не больше всех остальных, создавать себя – счастливого и эффективного.

За годы нашей дружбы Александр сильно преобразовывался и, без преувеличения, даже молодел. И, как это ни странно, немалая заслуга в его преобразовании – те ассистенты, которых он подготавливал для себя. Об этом вы сможете прочитать чуть позже.

Во время нашей очередной беседы он мне рассказывал про свою системную подготовку ассистентов, свои лайфхаки и выводы. Я положил ему руку на плечо и сказал: «Ну все, мой друг, тебе пора писать книгу. Лучше тебя никто не напишет про то, как готовить себе надежных и верных помощников». Конечно же, у него проявился синдром самозванца, он начал отнекиваться и говорить, что пока не готов, но мой следующий аргумент сработал железобетонно.

«Мы же постоянно говорим с тобой о том, что нужно делать мир лучше. Тот мир, до которого мы с тобой можем дотянуться. Нет ни одной книги об ассистентах НЕ ОТ ассистентов, а от предпринимателей. Представь, скольких людей ты сможешь преобразовать, вывести на новый качественный уровень, сделать счастливыми, если поделишься своим опытом. Ты умеешь делать это лучше всех. Решайся!»

И он решился.

В ваших руках сейчас его история.

История об очень крутом человеке, моем партнере и друге, рассказанная им самим. На мой взгляд, лучше него никто об этом написать не сможет.

И я очень хочу, чтобы эту историю узнали как можно больше предпринимателей и менеджеров, потому что ваша жизнь может измениться без посещения кабинета психолога, а при правильной системной подготовке своего единомышленника, имя которому – Ассистент.

Введение

В современном мире очень остро стоит вопрос нехватки времени. Все чаще можно услышать фразу «нет времени». Обусловлен такой дефицит, конечно же, активным ростом объема информации: он не просто постепенно увеличивается, а буквально ежегодно удваивается. Появляются новые технологии, новые бизнес-модели, меняется подход, создаются новые социальные сети. Объемы контента растут со скоростью звука.

В этих условиях каждому предпринимателю приходится постоянно повышать эффективность бизнеса и, конечно, свою собственную, делать больше, чем другие, чем привык, а иногда – больше, чем можешь.

А время не меняет свой ход, и у каждого его запас ограничен – 24 часа в сутки. И только его мы можем использовать для всего – важного и неважного. Мы увеличиваем свою эффективность, концентрируемся на срочном, но не всегда на главном, пробуем делегировать в бизнесе, в семье. Многое начинаем откладывать на потом. Мол, потом посмотрю это видео, попозже прочту эту книгу, когда-нибудь займусь спортом, здоровьем. А время идет… летит, я бы сказал.

Мы хотим растянуть его, замедлить. Очень хочется выделить ресурсы для важных и неотложных дел, себя любимого, бизнеса, близких людей. Хочется успевать больше, двигаться быстрее. Но как это сделать?

Когда за плечами 20-летний опыт формирования себя и как предпринимателя, и как личности, есть над чем порефлексировать. Делаю это с удовольствием, осознанно. А главное – у меня есть на это время: не в хаосе метаться от одного к другому, а спокойно и планомерно сгружать все свои мысли.

Каждый предприниматель должен эволюционировать. Мой сегодняшний предпринимательский опыт можно условно разделить на два отрезка: первые 10 лет – интуитивно, далее – системно. Эти временные отрезки качественно и количественно различаются по выполненным делам, задачам, проектам, по эффективности, свободному времени, краскам жизни, состоянию здоровья, энергии и доходам.

Достичь этого можно, только осознав, выделив личность предпринимателя в отдельный проект и внедрив ассистента в свою жизнь. Стадия принятия такого решения сопровождалась многими страхами, а скорее даже паттернами поведения.

Ассистент? Для меня? Погружать кого-то в личное? Доверять важное, а часто и сокровенное постороннему человеку? Да и вообще… какие задачи ему передавать? Очень много вопросов и внутренних сопротивлений.

Сегодня в России зарегистрировано около 10 млн предпринимателей и самозанятых. Поверьте: каждому из них необходим ассистент, чтобы реализоваться, быть эффективнее и масштабироваться. Сейчас, оглянувшись назад, я не просто понимаю, а могу с уверенностью сказать, что первым нанятым сотрудником в компании должен быть ассистент предпринимателя. Это ваше конкурентное преимущество.

Эта книга – личная история, которая заставит вас задуматься о насущной необходимости внедрения ассистента в вашу жизнь и бизнес. Совсем не важно, богат ваш предпринимательский опыт или вы только встали на этот путь, – срочно берите ассистента! Это один из вариантов раскрытия реального потенциала – и вашего, и бизнеса.

Для себя я смог сформулировать миссию, с которой теперь иду по жизни: помогать предпринимателям высвобождать время и смещать фокус внимания на важное путем внедрения ассистента в их жизнь. Обещаю вам: если воспользуетесь этой книгой как инструкцией, вы мгновенно раскроете свой предпринимательский потенциал, возможности бизнеса, команды и окружения. Кстати, даже эту книгу я пишу с ассистентом. Но обо всем по порядку.

1. Предыстория

Мой бизнес – розничная торговая сеть. Десять лет назад компании исполнялось десять лет. К тому моменту она уже переросла из семейной во что-то большее – неуправляемую бессистемную стихию.

Попробую описать, как была устроена моя жизнь предпринимателя. Я, полный энтузиазма, тянул все на себе. Выполняя функции отдела закупок, самостоятельно работал с заказами. Правда, это было уже в нерабочее время или вовсе в выходные – брал работу на дом. В офисе на это времени не хватало, там царил хаос. Каждый стук в мою дверь начинался с фразы «я на минуточку». На такую «минуточку» уходило, как правило, очень много времени, а вопросы, с которыми приходили люди, не были решены или решались интуитивно.

Между этими хаотичными беседами приходилось выполнять еще и функции кассира, поскольку вся финансовая отчетность, распределение финансовых потоков, оплата аренды, выдача заработной платы, оплата поставщикам, подрядчикам тоже входили в мои обязанности. А вдобавок к этому переговоры, договоры, определение цен на товар, обеспечение его движения на складе, логистика, развитие сети, учет и ревизия товарных остатков, продажи и безопасность – сплошная оперативная работа. К ней добавлялись командировки – приходилось ездить к поставщикам и по всей розничной сети. На стратегию всегда не хватало времени.

Я вообще очень много ролей совмещал: предприниматель, руководитель, муж, сын, отец, водитель, ученик, наставник, партнер, арендатор, друг.

Меня несло по бешеному течению. Слишком много шума вокруг. Влетающие звонки, сообщения, рабочие, личные и семейные дела, идеи о развитии себя лично и компании – всё в один миг. Как следствие – затягивающиеся, а иногда и полностью слетающие сроки по многим задачам. Я утопал в оперативной работе. Из-за этого приходилось откладывать дела, вопросы, интересы – я ничего не успевал, мне просто не хватало времени. К тому же у меня не было единой системы хранения информации, ее сбора и распределения. Планирование ограничивалось ежедневником, листиками и заметками в разных местах. А управление выстраивалось интуитивно, через призму моего опыта и окружения. Можете представить себе, что творилось в моей голове? Она просто шла кругом. К тому же я совершенно не занимался спортом, мой вес был больше, чем сегодня, на 20 кг, я беспорядочно питался, практически не отдыхал. Времени на семью и детей почти не оставалось. Спасибо моей супруге, которая в этот период занималась семьей, детьми, всеми домашними делами сама. При этом поддерживала и меня.

Ох, а сколько же было мечт в моем рюкзаке. Еще немного – и он просто перевесил бы меня. А на другой стороне – ежедневная рутина, которая вынуждала меня работать по выходным, и постоянные мысли о том, что пора что-то менять…

Тот год и стал переломным для компании. У нас не было должностей, прописанных регламентов, обязанностей, практически отсутствовали внутренние документы, вся информация передавалась на словах. Не было конкретики, поэтому все функции оказались «размазаны», многие задачи забывались, откладывались, не делались. Нельзя было оставлять все так, как выглядело для нас привычным. В моей голове появлялось все больше мыслей о реорганизации компании.

Мое личное кредо – быть сегодня лучше, чем вчера. И нам необходимо было превратиться из универсалов в специалистов. Было очевидно, что нужно оптимизироваться, создавать отделы и передавать функции, которыми я занимался с начала деятельности. Требовалось автоматизировать всю сеть, потому что на тот момент мы работали просто в Excel. Пора было систематизировать бизнес-процессы, налаживать поставки напрямую из Китая. Кроме основного направления, в моей голове были проекты-стартапы – анализ и запуск вендингового бизнеса и анализ для собственной розничной франшизы. Для всего этого требовалось обустраивать офисы, внедрять бюджетирование и управленческий учет, нанимать людей, а вместе с тем учиться доверять и отпускать.

Так… люди… ими тоже нужно как-то управлять. Кого-то переучивать, с кем-то прощаться. Передо мной встал важный выбор: чем я должен перестать заниматься, для того чтобы стать эффективнее. Определенно мне нужно было делегировать оперативку, а самому заниматься личной эффективностью, пополнять свою энергию и поддерживать здоровье, развиваться во многих дисциплинах, особенно в менеджменте и управлении как компанией, так и своим временем. Только так я смог бы качественно думать о стратегии и целях компании, формулировать нашу миссию, ценности и строить корпоративную культуру, основанную на них.

Нужно было определять должности, прописывать регламенты и создавать единое видение, внедрять расписание и задачник – потому что ежедневник, с которым я работал, ситуацию не спасал.

Важно было развиваться не только мне, но и команде. Пришло время все изменить. Но как?