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De este modo, los protocolos empresariales son muy útiles y necesarios en las empresas porque ayudan a planificar, desarrollar y controlar todas las acciones que se llevan a cabo, las cuales irán siempre enmarcadas en unos rasgos comunes.
4.1. ¿Para qué sirve el protocolo empresarial?
El protocolo empresarial presenta una serie de utilidades para la empresa, que le ayudarán a alcanzar los siguientes objetivos:
De manera resumida, estas son las utilidades que presenta hoy en día el protocolo empresarial:
Organización
El protocolo hoy en día supone un componente de organización imprescindible para la empresa, ya que se convierte en la herramienta que permite ordenar todas las relaciones sociales de la empresa, de los empleados y de los directivos.
Adaptación
El protocolo sirve para ayudar a quien llega nuevo a una empresa, ya que le da las pautas a seguir para que pueda adaptarse e integrarse en la organización. Además, le ayuda a saber tratar a los superiores y al resto de compañeros.
Normas
En las normas del protocolo empresarial también se hace referencia a las normas de etiqueta o vestimenta. Entre otras, también recoge las normas y pautas que deben seguirse en otros actos o eventos, como las visitas de autoridades o los almuerzos de empresa.
Anfitrión
Este protocolo tiene como objetivo convertir en un correcto anfitrión a los responsables o asistentes de cualquier evento, siguiendo unas reglas mínimas de cortesía.
Calidad
El protocolo empresarial sirve para generar imagen de marca y también ayuda a ofrecer, tanto a trabajadores como a consumidores, un plus de calidad que se ve reflejado en los detalles del protocolo.
En definitiva, el protocolo es muy importante en una empresa porque aporta una serie de valores que son esenciales, como son:
Imagen
Sirve para que, a través de los distintos actos protocolarios, se difunda una buena imagen de la empresa.
Proyección
Ayuda a que la empresa consiga una mayor proyección social.
Comunicación
Ayuda a comunicar de manera eficaz los mensajes de la empresa.
Procedimiento
Instaura todas las normas y técnicas relacionadas con la organización de la compañía, en todos sus aspectos y niveles.
Rentabilidad
Al haber unas pautas de organización seguidas por todos los componentes de la empresa, se consigue optimizar cada tarea y, por tanto, se incrementan los beneficios.
Prestigio
Favorece la proyección de una imagen de la empresa favorable, otorgándole, por tanto, un mayor prestigio a la misma.
Has de tener en cuenta también que el protocolo empresarial se encuentra en todas las empresas y organizaciones. ¿A quién y cuándo se aplica?
4.2. El protocolo empresarial en el medio online
Hoy en día es difícil encontrar una empresa que no esté en internet; sobre todo es difícil encontrar una empresa que trabaje su marketing y que no esté en internet. Esto ha provocado, irrevocablemente, que sea necesario también contar con un protocolo empresarial dedicado, especialmente, al mundo online.
Este protocolo empresarial que rige las normas de la web 2.0 ya está instaurado como tal, y se conoce como Netiqueta.
En el mundo online también es necesario seguir unas determinadas reglas de comportamiento.
Netiqueta es el término acuñado en español. En realidad, el término original es Netiquette y proviene de unir las palabras “network” y “etiquette”.
La Netiqueta es un decálogo en el que se recogen las 10 normas básicas que controlan el comportamiento en internet. Estas normas de comportamiento son las siguientes:
Si los encargados de comunicación en las redes sociales de las empresas no son capaces de cumplir estas normas o entran en el juego de quienes las incumplen, pueden llegar a una crisis de reputación, lo cual puede perjudicar muy negativamente a esa compañía en cuestión.
Accede al siguiente enlace en el que se describen más detalladamente las reglas de la Netiqueta y en qué otros ámbitos se aplican:
https://redirectoronline.com/comm092po0101
3. Reflexiona sobre los actos protocolarios que has realizado en tu vida online, quizá sin ser consciente de haberlo hecho. Describe alguno de ellos e indica cómo has aplicado el protocolo.
Laura es la directora de comunicación de la empresa Jairut y la que se ha estado encargando de los aspectos relacionados con el protocolo en la misma. Hoy ha tenido una reunión con el departamento de comunicación online y ha compartido con ellos las normas que deben seguir para comportarse adecuadamente en internet.
¿Qué aporta el protocolo a la empresa? ¿Por qué es tan importante? ¿Cuáles son estas normas que Laura trata y de dónde surgen?
Determina la utilidad y la importancia del protocolo empresarial en la organización, así como las normas que determinan el protocolo en el mundo online.
Roberto es el trabajador de una empresa de informática y tiene reuniones todos los días con diferentes clientes.
Indica cuándo ha de aplicar el protocolo empresarial.
Solución
El protocolo empresarial se debe aplicar siempre, independientemente de las veces que se haya tratado con un cliente, ya que este protocolo responde a las relaciones que haya tanto internamente como hacia el exterior y, por tanto, siempre ha de mantenerse.
5. Resumen
El protocolo es un concepto que, casi sin ser conscientes de ello, guía el comportamiento y actitudes en cualquier situación. De manera casi inconsciente, se actúa, se viste o se habla de una manera u otra, en función de con quién o dónde se esté.
Esto hace necesario distinguir y comprender los diferentes tipos de protocolo que existen, que son los siguientes:
Protocolo empresarial
Protocolo diplomático e internacional
Protocolo social
Protocolo deportivo
Protocolo universitario
Protocolo eclesiástico
Entre ellos, destaca el protocolo empresarial, el cual está presente en todas las organizaciones y empresas, teniendo rasgos y pautas comunes, y otras impuestas por la propia empresa.
Este protocolo, además de servir como punto de partida y de organización para los trabajadores, también aporta a la empresa unas utilidades y valores muy importantes, que tienen que ver con la imagen de marca, con la calidad o con el rendimiento.
Los aspectos que rige el protocolo en la empresa son:
Estilo de comunicación
Imagen y presentación personal
Respeto a la jerarquía
Cortesía telefónica
Manejo de la red y de las herramientas de trabajo
Asimismo, hoy en día las empresas realizan cada vez más su actividad en entornos online, por lo que dentro de su protocolo han de tener en cuenta también el protocolo en el mundo online. Este protocolo es muy similar al protocolo social, y ya está establecido, pues sus normas se recogen en la denominada Netiqueta.
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 1
1. ¿Qué tipos de protocolo hay?
a. Empresarial y diplomático.
b. Social y deportivo.
c. Universitario y eclesiástico.
d. Formal e informal.
2. El protocolo que responde al comportamiento que se desarrolla en una esfera de la sociedad más elevada es…
a. … el protocolo social.
b. … el protocolo empresarial.
c. … el protocolo eclesiástico.
d. … el protocolo diplomático.
3. La Netiqueta surge de las palabras:
a. Etiquette y New.
b. Navegar y etiquette.
c. Network y etiquette.
d. No proviene de más palabras.
4. El protocolo social, ¿se aplica siempre conscientemente?
a. Sí, hay que conocer las normas que lo rigen.
b. Sí, siendo de obligado cumplimiento en cualquier evento.
c. No, está interiorizado y se sigue muchas veces sin haber reparado en él.
d. No, las autoridades, que son quienes lo aplican exclusivamente en eventos de estado lo siguen por costumbre, aun de forma inconsciente.
5. El protocolo es…
a. … un conjunto de normas dispuestas aleatoriamente.
b. … un conjunto de actuaciones personales. Cada uno elige el que quiera seguir.
c. … un conjunto de pautas básicas que se aconseja seguir para una correcta organización y desarrollo de un acto.
d. … algo obsoleto. En la actualidad ya no hay protocolo.
6. ¿Cuáles son las partes esenciales del protocolo?
a. Orden y lugar.
b. Orden, alfabeto y lugar.
c. Tratamiento, normas y administración.
d. Tratamiento, orden y lugar.
7. El protocolo empresarial, ¿solo hace referencia a la jerarquía?
a. Sí, establece la forma de interactuar en función de la jerarquía de la empresa.
b. No, también hace referencia al estilo de comunicación.
c. No, también hace referencia a la imagen y presentación personal.
d. Sí, establece cómo debe tratarse a los altos mandos de la compañía.
8. ¿Cuándo se aplica el protocolo deportivo?
a. Nunca, porque no existe ese protocolo.
b. Solo en el fútbol.
c. Solo cuando se está desarrollando el partido o juego como tal.
d. En cualquier deporte, durante el acto deportivo y todos los actos que se celebran alrededor de mismo.
9. ¿Quién o quiénes han de aplicar el protocolo universitario?
a. Nadie.
b. Solo el alumnado.
c. Solo el profesorado.
d. Todo aquel que forme parte de una institución universitaria (profesores, alumnos, catedráticos…).
10. Una de las normas de la Netiqueta es:
a. Cuidar tu forma de escribir en internet.
b. Respetar la privacidad de los demás.
c. Perdonar los errores de otros.
d. Todas las opciones son correctas.
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