Искусство управления IT-проектами

Даже тем из нас, кто обладает способностью неплохо излагать свои мысли, концептуальные и руководящие документы предоставляют потенциальное средство выделиться. Совершенно неожиданно появляется возможность продемонстрировать всей организации полет своей мысли – слишком трудно подавить в себе эгоистические искушения. Но претенциозность сама себя и губит, поскольку вместо передачи идей она их просто затмевает.

Простота дается не легко

Наиболее распространенной ошибкой при изложении концепции является приравнивание сложности мысли к сложности ее представления. Вопреки расхожим мнениям, изложение сложных идей простым и доступным языком требует значительно большего времени, чем наоборот (подобная взаимосвязь распространяется и на написание программного кода, и на сочинение статей). Основные идеи концепции могут запросто потеряться в десяти страницах выводов, пояснений, графиков и диаграмм. Включение большого количества вспомогательного материала может свидетельствовать лишь о ненадежности авторских выкладок и неумении кратко излагать свои мысли (почитайте любой академический или философский журнал, и вы найдете массу подобных примеров). К сожалению, эту манеру легко перенять. Ей свойственно зарождаться в верхушке организации и, просачиваясь вниз, становиться причиной трудно искоренимых уровней скверного стиля общения. В некоторых компаниях иногда сразу и не поймешь, что документ написан на родном языке.

Поэтому концептуальный документ определяет не только направление проекта. Он задает тон и устанавливает качественный уровень общения, который людям следует ожидать друг от друга в процессе работы над проектом. Благодаря концептуальному документу у руководителей команд появляется шанс показать всем остальным, как можно перенять этот стиль и организовать качественный обмен информацией. И наоборот, если концептуальный документ раздут, перегружен непонятными словами, высокопарно изложен, изобилует теорией, непоследователен или содержит бредовые идеи, не стоит удивляться тому, что и проект в результате будет страдать теми же недостатками.

Хорошие концептуальные документы никогда не отходят от основных идей. Они обходятся без предисловий, оговорок и введений, в них не делается попыток скрыть ключевые (и, возможно, спорные) решения, определяющие суть проекта. Поэтому они зачастую невелики по объему и легко читаются. Мне приходилось просматривать множество скверно составленных и раздутых концептуальных документов, которые пугали отнюдь не чрезмерной оригинальностью мысли, а своими физическими размерами. Эффект был неизменным – их просто никто не читал.

У хорошей разработки только один главный автор

Многие из виденных мною крайне неудачно разработанных концептуальных документов были созданы комиссиями. Порой немногочисленные комиссии могут действовать в качестве хорошего резонатора, но им никогда не удастся сыграть роль ведущего автора или человека, облеченного правами принимать решения. Если нет исключительного взаимопонимания и общего видения (которые, принимая во внимание политику работы комиссий, обычно легко предаются анафеме), перспективы выработки комиссией ясного, краткого и емкого документа весьма сомнительны. Поэтому руководитель проекта или лидер нуждается в полномочиях, позволяющих ему стать автором концепции и выработать ее единолично с полным осознанием того, что суть его работы состоит не в письменном выражении собственной индивидуальности, а в кратком изложении лучших идей и замыслов, выработанных в его организации. Этот главный автор должен стремиться к сотрудничеству, позволяющему свести лучшие идеи и мнения других специалистов в единый документ.

Каноническим примером единоличного авторства служит Декларация независимости США. В 1776 году Континентальный конгресс сформировал комиссию для выработки этого документа. Комиссия собиралась несколько раз, однако осознав особую важность такой характеристики документа, как доходчивость, поручила разработать проект Томасу Джефферсону. Джефферсон поступил так же, как я рекомендую поступать и команде проектировщиков, – он разработал множество проектов и принял участие в их обсуждении в Конгрессе, по нескольку раз пересматривая некоторые из них. Несколько недель спустя, группа представила Конгрессу окончательный вариант документа. Автор не должен быть постоянно на виду, Джефферсон в процессе работы над Декларацией не занимался сбором подписей и согласованиями. Он просто получил полномочия и использовал свой талант во благо всей группы разработчиков.

Качество не определяется объемом

Следует понимать, что ясная мысль не требует многостраничного изложения. Самые действенные руководящие документы в мире не отличались большим объемом. Конституция США, включая Билль о правах, содержит всего лишь 7000 слов (около 6 страниц). Десять заповедей состоят из 300 слов. Великая хартия вольностей – из 5000. Светлые головы способны извлечь из идей самую суть и выразить их намного доходчивее любых описаний, занимающих вдвое больше места. Не следует путать понятия объема и качества. К сожалению, из-за того, что объем дается легче, чем качества, мы иногда поддаемся следующему искушению: «Если ничего хорошего не выходит, то можно выиграть хотя бы за счет объема, а вдруг никто не заметит разницы» (еще одна привычка в работе авторитетных комиссий). Итак, с учетом всего вышеизложенного, вполне уместно спросить меня о том, почему же я не сократил объем этой книги. Виноват, не смог.

Все эти рассуждения предполагают, что к назначению человека, который будет заниматься созданием предварительных версий концептуальных документов и их пересмотром, нужно подходить со всей ответственностью. Вполне возможно, что наилучшим проводником идей в организации окажется человек, не имеющий высоких титулов. Скорее всего, выработка хорошей концепции потребует авторства одного из руководителей проекта, способного трезво оценить наряду со своими собственными сильные и слабые стороны людей, работающим под его началом.

В данном разделе я приведу несколько примеров удачных концептуальных положений и целей проекта, исходя из собственного опыта. Кое-что в деталях я изменил, но это не помешает составить представление о том, на что направлен проект и какие цели могут преследоваться на основе предложенной концепции.

Вот примеры вполне удачных концептуальных положений:

• SuperEdit 3.0 – это инструмент редактирования, предназначенный для опытных литературных редакторов, позволяющий облегчить их работу, ведущуюся по пяти самым распространенным сценариям, более надежный и быстродействующий по сравнению с SuperEdit 2.0.

• Superwidgets.com станет ведущим веб-сайтом Интернета, предназначенным для приобретения разного рода небольших приспособлений и устройств снабженцами средних по величине компаний. Он сделает весь процесс приобретения простым, легким и надежным.

• В версии 5.5 Helpdesk Automated Services Site (HASS) будут учтены десять самых распространенных претензий, предъявленных пользователями из числа преподавателей и студентов университета, при этом исключаются любые негативные влияния на среднюю производительность, надежность или на время отклика системы.

В качестве примера удачных целей проекта приводится перечень, использовавшийся разработчиками наладонного органайзера Palm Pilot:[25]

1. Габариты. Устройство должно помещаться в карман рубашки, быть достаточно легким, чтобы не выглядеть громоздким.

2. Стоимость. Устройство должно стоить меньше, чем органайзер элитного класса (около 300 долларов США).

3. Простота. Устройство должно быть в обращении не сложнее бумажного листка, готово к работе сразу после включения и иметь простые элементы управления.

4. Синхронизация с персональным компьютером. Компьютер должен стать основным средством взаимодействия с пользователем.

Удачно сформулированные цели проекта, подобные перечисленным, отличаются простотой и ясностью и описывают порядок вещей, который должен сложиться по завершении работы. Следует помнить, что простота является обратной стороной сложности. Было весьма не просто конструктивно и технологически создать устройство, удовлетворяющее всем обозначенным целям. Представленные ранее примеры удачных концептуальных положений могут оказаться трудновыполнимыми для подобных проектов. В зависимости от того, что именно означают понятия «ведущий», «более простой в использовании» и «самые важные претензии», они могут обернуться немалыми трудностями в реализации проекта.

Обоснование концептуальных положений и целей

Требования, изложенные в концептуальных положениях или в целях проекта, должны быть раскрыты или объяснены в других разделах документа. Значение этих положений для пользовательских нужд, облегчения работы, надежности или учета наиболее распространенных претензий должно быть в достаточной степени разъяснено, чтобы можно было принять вполне обоснованные решения. Если важность данных положений позволяет им стать частью концепции, стало быть, их целесообразно сопроводить конкретными разъяснениями специалистов с такой же степенью детализации и определенности, с которой формулируются технологические цели. Если поставлена цель добиться «простоты использования», но по этому поводу никем не предоставлено никаких разъяснений, команда не будет настроена на достижение этой цели. При выработке концепции руководство должно оценивать потребности в ресурсах для успешной реализации проекта и определять способы заполнения пробелов, имеющихся в ресурсах и мастерстве разработчиков (можно выбрать обучение персонала, поднаем специалистов, корректировку самой концепции или скрещивание пальцев на удачу).

Концепции, или по-иному, системы взглядов, названы именно так потому, что они предполагают обращение к нашей способности сформировать визуальное представление какого-то конечного результата. Разглядывая какую-нибудь картину, мы одновременно воспринимаем несколько уровней заложенной в ней информации. Многим самым сложным концептуальным положениям и идеям изображения придают наглядность – изображения воспринимаются намного быстрее и понятнее, чем словесные описания. Я десятки раз в своем офисе вел переговоры с программистами или с разработчиками архитектуры компьютерных систем, которые настойчиво пытались докопаться до сути приводимых аргументов, и все заканчивалось лишь тогда, когда кто-нибудь из нас, в конце концов, подходил к доске, воплощал идею в эскизе и спрашивал: «Вы именно это имели в виду?» После чего обычно раздавался взрыв хохота, вызванный осознанием того факта, что мы затратили впустую уйму времени, пытаясь объяснить суть объектной модели или конструктивных особенностей на словах или на пальцах, в то время как сделать это с помощью доски и фломастера было намного проще и быстрее. Думаю, что в американской культуре основной упор делается на развитие навыков устной речи и умение производить математические выкладки, а не на развитие артистических и изобразительных способностей, поэтому многим профессионалам для приобретения соответствующих навыков требуется некоторая практика. Я убежден, что мы многое теряем, забывая об эффективности выражения идей изобразительными средствами.

Все лучшие образцы концептуальных документов включали элементы визуализации в виде набросков, макетов или прототипов конечного вида продукта, получаемого при условии следования предложенной концепции. Все они сопровождались пояснительными материалами и предварительными прикидками, которые позволяли получить достаточное представление о сути идеи и помогали целям, изложенным в концепции, укрепиться в сознании изучающих ее людей. Благодаря этому становилось понятным, что макеты далеки от конечной версии создаваемого продукта. Слишком далеки. Зато они являются ранней попыткой наполнить содержанием идеи, заложенные в концепцию, и являются своеобразным предположением, позволяющим обсуждать саму работу, а не только представление о ней, предложенное концепцией.

Макеты и прототипы зачастую воспринимаются консервативно настроенными инженерами и программистами намного лучше, чем любые диаграммы объектных моделей или примеры кода. В отличие от этих привычных форм абстрактного отображения информации визуальные прототипы показывают нечто пока не существующее, но вполне осуществимое в будущем. Архитекторы небоскребов и конструкторы автомобилей создают множество физических макетов и прототипов, помогающих им осмыслить идеи, над которыми они работают, и получить на них отзывы со стороны. Создатели кинофильмов для тех же целей используют доску с эскизами, изображающими сцены из фильма. В концептуальных документах, претендующих на качественное исполнение, не следует избегать подобных технологий. Демонстрация эскиза конечного вида продукта позволяет каждому осмыслить его вклад в общее дело. После этого входящие в команду разработчики нацеливаются не просто на создание того или иного компонента, у них возникает представление о том, где и в чем этот компонент найдет применение, когда разработка программного продукта будет завершена.

Наглядное представление неочевидных вещей

Если проект не имеет никакого отношения к пользовательскому интерфейсу или к интерактивному общению с пользователями, это еще не означает, что он не может быть наглядно представлен. Следует задаться вопросом, какие изменения произойдут в случае реализации проекта? Возможно, концепция касается устранения некоторых чисто человеческих проблем или неудовлетворенностей (медлительность серверов, склонность баз данных к частым сбоям и т. д.). Все это может быть наглядно показано путем демонстрации (или симуляции) одного и того же веб-сайта до начала и после окончания работ, или прототипа, позволяющего сравнивать последовательность необходимых действий пользователя до и после, выражая тем самым, насколько все может упроститься с применением новой архитектуры или новой структуры базы данных.

Существует множество способов визуализации идей, сколь бы абстрактными или технократическими они ни казались. Если проект позволит пользователям проводить меньше времени за рабочим столом, нарисуйте рядом с этим столом пустой стул. Если проект ускорит работу базы данных, покажите два демонстрационных ролика, отражающих ее работу до и после. Если отказоустойчивость встроенной системной API-функции повысится на 10 %, предоставьте показания тестовой программы, используемой для измерения данного параметра до и после реализации проекта. Как бы это ни было скучно для команды, но ей нужно дать наглядное представление о границах индивидуальной работы.

Если конечный результат работы не может быть наглядно представлен даже в виде эскиза, макета или схемы, я готов утверждать, что концепция вряд ли будет правильно истолкована. Если вы не в состоянии найти какое-нибудь визуальное представление того, что изменится в этом мире под влиянием проекта, стоит призадуматься, не направлен ли этот проект на создание совершенно бесполезных вещей или достаточно ли он понятен, чтобы быть успешно претворенным в жизнь.