Создание отдела продаж с Битрикс24.CRM

1. Терминология

Адаптация – процесс вводного обучения нового сотрудника. Адаптация обязательно должна сопровождаться аттестацией – экзаменом по итогам обучения.

Аттестация – процесс проверки знаний и навыков нового сотрудника по итогам Адаптации.

Стажер – это новый сотрудник, принятый на испытательный срок по итогам собеседований.

Наставник – опытный сотрудник, передающий стажеру свои знания, и являющийся его куратором на протяжении периода адаптации.

2. Общее описание процесса адаптации

Данная методология описывает порядок теоретического и практического обучения стажеров. Адаптация новых сотрудников состоит из двух этапов: теоретическая адаптация и практическая адаптация.

Теоретическая адаптация – это обучение сотрудника всем необходимым теоретически аспектам, требующимся для его должности.

Практическая адаптация – это обучение сотрудника необходимым практическим навыкам (продаж и общения с клиентами партнера), которые ему потребуются в процессе работы.

Для повышения эффективности вводного обучения сотрудника рекомендуется по итогам обоих этапов адаптации проводить аттестацию, по которой будет понятно, годится ли сотрудник для того, чтобы остаться в компании.

3. Период стажировки

Рекомендуется на этапе договоренности с новым сотрудником о работе на финальном собеседовании сразу договориться о том, что у него будет вводное обучение (адаптация), после чего будет экзамен (аттестация). И если он не сдает данный экзамен, то компания оставляет за собой право «попрощаться» с ним, не оплачивая ему период обучения. Важно именно согласовать это на этапе финального собеседования, получив согласие сотрудника на такой подход. В этом случае у кандидата будет максимальная мотивация качественно выучить весь материал и продемонстрировать свои лучшие профессиональные качества.

Для новых сотрудников отдела продаж рекомендуется период адаптации в 5 (пять) рабочих дней (полная рабочая неделя).

4. Администрирование процесса адаптации

Для того чтобы процесс адаптации был структурированным, крайне важно назначить наставника из сотрудников компании, ответственного за проведение стажера через процесс обучения. Задача данного сотрудника – знать структуру и график программы обучения, в какой день и в какое время кто и что должен рассказывать или показывать стажеру и организовывать данные учебные мероприятия. Также данный сотрудник является ключевым контактным лицом, к которому может обращаться стажер в случае возникновения каких-либо вопросов в процессе обучения. Таким сотрудником может быть даже менеджер отдела продаж или HR-менеджер. В идеале – чтобы наставником новых сотрудников (стажеров) отдела продаж был руководитель отдела продаж.

В этой главе мы поговорим о том:

1. Что из себя представляет клиентская база современной компании.

2. Какими бывают источники формирования и увеличения клиентской базы.

3. Какие каналы коммуникации с клиентами могут использовать менеджеры отдела продаж.

Возможно, вы еще помните те времена, когда в каждом втором объявлении о вакансии менеджера по продажам указывалось требование «необходим продавец со своей клиентской базой»? А может быть, вы встречаете такие вакансии и сегодня? Это наглядный пример того, как тесно работа менеджера по продажам связана с клиентской базой компании.

Понять, почему так, очень легко – представьте себе работу в магазине, который не знает ничего о своих клиентах. Продавцу приходится надеяться только на то, что потенциальные покупатели не пройдут мимо места его работы, а заинтересуются красивой вывеской или симпатичными манекенами, и заглянут к нему. Если же этого не произойдет само собой – то единственная надежда продавца будет на то, что чудеса рекламы или активность уличных промоутеров, раздающих листовки с названием и адресом магазины (или волшебное слово – РАСПРОДАЖА со скидкой 70 процентов), все-таки приведут посетителей к нему в магазин. Ну, а если и этой надежде не суждено будет сбыться? Продажи не состоятся, так как продавать будет просто некому.

А теперь представьте себе другую ситуацию, в которой продавец или владелец магазина знают имена, телефоны, адреса электронной почты тех клиентов, которые хотя бы раз совершали у них покупку. А что, если они обладают информацией и не только о таких лояльных покупателях, но и о тех возможных клиентах, которые теоретически заинтересованы в товарах, продающихся в этом магазине? Перед владельцем такого бизнеса открывается куда больше возможностей для привлечения клиентов, правда.

Но нам с вами и не нужно особенно напрягаться, чтобы представить вторую ситуацию – именно так и работает современный бизнес. Если это розничная торговля, то покупателям (и даже просто гостям торговой точки) сплошь и рядом выдают карточки программ лояльности, для получения которой достаточно заполнить анкету с контактными данными, если это оптовый бизнес – то в нем скрупулезно записывают данные как действующих, так и потенциальных заказчиков. Если это сфера услуг, тут ценность номера мобильного телефона, на который можно отправить смс или перезвонить, будущего или реального клиента с каждым годом становится все больше и больше. И многие компании (далеко за примерами ходить не нужно – службы такси и фитнесс-центры делают это регулярно) пытаются привлечь себе клиентов, совершая массовые рассылки смс на номера всех мобильных телефонов, которые им удалось добыть. Что уж говорить об адресах электронной почты….

Итак, давайте определимся с понятием – что же такое клиентская база

Это массив данных о потребителях продукции или услуг, который может включать в себя контактную информацию, а также информацию об истории взаимоотношений (переговоров, покупок, платежей) между такими покупателями и владельцем базы. Давайте исследуем возможные форматы клиентской базы:

1. В зависимости от носителя информации клиентская база может быть в цифровом (электронном) или печатном виде. Второе – в наше время уже настоящий раритет, однако и сегодня часто встречаются компании, информация о клиентах которых никак не оцифрована, и хранится исключительно в бумажном виде. Надеемся, что у вас не так? Если по каким-то причинам ваша компания также оказалась в этом числе, настоятельно рекомендуем как можно быстрее перенести вашу клиентскую базу данных в электронный вид. Если вас беспокоит безопасность хранения данных, и вы больше доверяете бумажным архивам – то вспомните о том, что украсть или поджечь печатные материалы очень легко, а обеспечить надежное хранение цифровых данных в наше время достаточно легко.

2. Клиентская база может включать в себя исключительно данные о существующих клиентах компании (это будет скорее база контрагентов) – либо же представлять из себя более широкий массив информации, в котором также можно найти потенциальных покупателей (каким-либо образом обозначивших свои интересы или потребности в товарах/услугах, которые продает владелец базы). Если ваша база клиентов состоит только из числа тех, кто ранее совершал у вас покупки – то и коммуницировать и взаимодействовать вы сможете только с существующими клиентами, и минусы такой ситуации налицо. Если же ваша база дает вам возможность проводить активную работу и с теми потенциальными заказчиками, которые еще не являются вашими клиентами – вы в гораздо более выгодной ситуации.

3. Вы можете быть владельцем базы физических или юридических лиц. Этот фактор важен тогда, когда вы работаете на рынке b2b (в том случае база частных потребителей для вас будет практически бесполезной). Отметим, что база юридических лиц будет неполной, если в ней есть только информация о предприятиях, но нет детальных контактных данных – фамилий и имен лиц, принимающих решения (ЛПР), названия их должностей, персональных контактных данных (номеров рабочих телефонов и адресов корпоративной электронной почты). Такая база будет скорее справочником, для проработки которого продавцу придется очень сильно потрудиться.

4. Полнота клиентской базы зависит от наличия в ней подробных контактов ваших клиентов (повторимся, речь может идти как существующих покупателях, так и будущих заказчиках). Наиболее полная клиентская база содержит в себе:

• фамилии и имена (при необходимости – и отчества).

• различные номера телефонов (мобильного, рабочего) и электронной почты (личной и корпоративной).

• данные о профилях в социальных сетях и используемых цифровых мессенджерах (Skype, Viber, WhatsApp, Telegram и даже icq, которой до сих пор пользуются).

• адресные данные.

• источники и каналы попадания контактных данных в базу.

• и даже финансовая информация (платежные реквизиты юридических лиц, данные о выставленных/оплаченных счетах и договорах, детали биллинга) по действующим клиентам..

5. Актуальной или неактуальной. Все указанные выше параметры могут меняться – частные потребители переезжают, меняют номера телефонов, сотрудники компаний меняют работу, а сами компании – изменяют названия, сферы деятельности, а порой и закрываются. В среднем, актуальным считается контакт, который был подтвержден (по интересующим владельца базы параметрам) не более шести месяцев назад, но бывают и такие типы бизнесов, в котором актуальность контактов измеряется неделями или днями.

Думаю, наши читатели согласятся, что наиболее эффективная в использовании клиентская база будет:

1. Существовать в цифровом виде.

2. Включать в себя не только действующих, но и потенциальных клиентов компании.

3. Полной – содержать в себе максимум контактной информации, по возможности – включать маркетинговые и финансовые подробности.

4. Актуальной.

5. Регулярно пополняемой и увеличивающейся. Мы специально добавили этот важный пункт, так как бизнес не может быть статичным – на рынке всегда появляются новые игроки и новые перспективные клиенты. И для владельца базы нужно иметь возможность достучаться до таких будущих заказчиков – а, значит, они должны попасть в его клиентскую базу.

Источники формирования клиентской базы

Определившись с критериями качественной клиентской базы, давайте обсудим, каким образом можно пополнять её, и делать это не в ущерб качеству.

Есть несколько стандартных способов увеличения базы потенциальных клиентов:

1. Использование всех возможных рекламных каналов для лидогенерации.

2. Покупка сформированных (под ваши требования и нужды) клиентских баз, либо же «парсинг» существующих баз из Интернет.

3. «Холодные звонки» по контактам, доступным в открытых источниках (справочникам, телефонным базам данных) с целью уточнения контактов и выявления потенциального интереса.

Первый из них, безусловно. относится в большей степени к ответственности отдела маркетинга, чем отдела продаж – и все же мы уделим внимание маркетинговой активности, насчитанной на увеличение клиентской базы, в этой главе. Когда мы говорим об эффективном отделе продаж, то обязаны оценивать те каналы привлечения клиентов, которые дают максимальный результат – и активный маркетинг в этом смысле является самым надежным помощником продавца.

К примеру, ваш отдел продаж может существенно увеличить свою клиентскую базу благодаря:

1. Электронным заявкам (лидам) и звонкам с вашего сайта.

2. Всевозможным способам интернет-маркетинга, расчитанным не только на увеличение трафика (количества посетителей), но и на лидогенерацию (процесс получения контактных данных лиц или предприятий, заинтересованных в каких-то ваших предложениях, идеях, материалах или конкретных товарах/услугах).

Сюда можно отнести:

– контекстную рекламу (в поисковых системах и в крупных рекламных сетях),

– таргетированную рекламу (в социальных сетях, рекламных сетях и на целевых сайтах), email-маркетинг (рассылки по электронной почте),

– проведение вебинаров (конференций и семинаров непосредственно в Интернет),

– контент-маркетинг (публикацию в Интернет различных интересных и полезных материалов для чтения, для доступа к которым, как правило, требуется оставить контактные данные).

– SMM (маркетинговая активность в социальных сетях – ведение групп, бизнес-страниц, сообществ и пабликов).

– регистрация на различных онлайн-маркетплейсах, досках объявлений и прайс-агрегаторах.

Конечно же, мы перечислили далеко не все возможности – однако вы можете сравнить их с теми каналами рекламы и активности в Интернет, которые в данный момент применяются в вашей компании, и сделать выводы.

3. Участию в различных мероприятиях (выставки, конференции, семинары, ярмарки, дни открытых дверей, и т. д.) – причем вы можете как быть частью проводимых кем-либо событий, так и организовывать свои собственные.

4. Проведению бесплатных (или условно-бесплатных) демонстраций возможностей вашего товара в различных шоу-румах и местах продаж, раздачи промо-материалов и образцов товаров или предоставления услуг, возможности заказать бесплатные образцы. Это достаточно дорогой способ продвижения, однако в случаях с многими физическими потребительскими товарами (к примеру – пищевыми продуктами. которые предлагают бесплатно попробовать в торговых центрах или ресторанах), а также различными услугами (например – услугами спортивных центров, где желающим предлагается бесплатная тренировка) он работает очень хорошо.

5. Приглашении потенциальных клиентов к участию в программе лояльности (оформление карточек такой программы). Даже если потенциальный клиент, оформив карточку, еще ничего не купит, у вас уже будут его контактные данные.

6. Реклама в традиционных СМИ – ТВ-реклама, радио, пресса и наружная реклама. Такое продвижение в большей степени приводит к росту узнаваемости вашего бренда, и расчитывать на активное увеличение количества лидов (звонков, запросов) при её применении далеко не всегда реально.

7. Рекомендательные сервисы и «сарафанное радио». Если вы найдете возможность использовать ваших существующих клиентов для привлечения их друзей и знакомых – то окажетесь в выигрыше. Многие компании предоставляют бесплатные периоды времени или даже реальные товары тем своим клиентам, которые порекомендовали эту фирму другим людям, и те совершили покупки. Часто бесплатная первая покупка (как правило, это относится к сфере услуг) относится и к новому клиенту, пришедшему по рекомендации друга, уже являющегося клиентом.

На самом деле, мы конечно же перечислили далеко не все инструменты маркетинга, которые применяются для лидогенерации и роста клиентских баз. В списке выше наиболее популярные методы, и их активное использование поможет вашему бизнесу расти, а вашим продавцам – получить больше потенциальных клиентов, с которыми они смогут проводить работу.

Конечно же, продавцы могут заниматься продажами и без маркетинга, как такового. Компания может купить готовые клиентские базы (которые ранее были созданы кем-то другим), может использовать технологию «парсинга» (с помощью специальных программных продуктов скачать контакты с различных сайтов – например, досок объявлений, маркетплейсов, и т. д.), а также может посадить продавцов или операторов call-центра на телефонный обзвон по контактам, которые можно открыто найти в различных источниках (как в Интернете, так и в печатных справочниках). Однако итогом такого общения практически всегда будет первый контакт с человеком, который ранее мог ничего не слышать о вашей фирме, вашей продукции, и никак не проявлял интерес к ней. С учетом того, что подобными прозвонами по телефону занимаются очень многие, реакция вашего абонента прогнозируемо будет как минимум прохладной, а скорее всего – негативной. Ваши продавцы потратят множество времени, однако результат продаж по такой базе может оказаться весьма низким.

Другое дело, когда потенциальный заказчик уже знает о вас, и проявлял маломальский интерес к вашему бизнесу, ваших сервисах или продуктах. Построить диалог с таким собеседником продавцу гораздо проще, и вероятность сделки существенно возрастет. Поэтому мы рекомендуем увеличивать вашу клиентскую базу в первую очередь за счет тех инструментов, которые обеспечат вам активную и стабильную лидогенерацию – иными словами, процесс получения новых контактных данных физических или юридических лиц, выразивших какой-либо интерес к вашим маркетинговым сообщениям.

Каналы коммуникации с клиентами

Самое сложное в работе современного отдела продаж заключается не в том, чтобы сформировать клиентскую базу. Как мы уже сказали, сегодня огромную работу в этом направлении делает отдел маркетинга, предоставляя продавцам готовые базы потенциальных и перспективных заказчиков. А вот в процессе продаж неизбежно возникает упущенная выгода – вроде бы и есть кому продавать, но результата нет. Возможно, такое бывало и в вашей компании – за продавцом закреплено несколько сотен возможных клиентов, а реальных сделок заключается две-три, а то и вовсе ни одной. Конечно же, менеджеры по продажам всегда смогут найти объяснение низким результатам – высокие цены (а у конкурентов ниже!), низкие скидки (а клиенты требуют больше), сложная ситуация на рынке (словно все перестали покупать), и много много другого. Однако на поверку истина оказывается следующей – сотрудники отдела продаж упускают огромное количество возможностей, которые открываются перед ними в процессе работы с клиентской базой. Одним потенциальным покупателям они не отвечают вовремя на запросы, другим – звонят с несвоевременными или недостаточно проработанными предложениями, а про третьих и вовсе забывают.

Если вы, как владелец бизнеса, управляющий компанией или руководитель отдела продаж, хотите эффективно управлять работой вашего отдела продаж – вам неизбежно придется взять под контроль каналы коммуникаций ваших менеджеров со всеми возможными клиентами – как существующими, так и потенциальными. Нет, это вовсе не означает, что вам придется создавать второй отдел продаж, задача которого будет заключаться в проверке каждого действия (или бездействия) «первого» отдела. Садить за спиной продавцов надсмотрщиков – затея бесперспективная. Все, что вам нужно, это создать для продавцов единую рабочую среду (или, как принято говорить – Workflow) для работы с клиентами.

Давайте посмотрим, каким образом ваши менеджеры по продажам могут общаться, знакомиться, проводить переговоры с клиентами:

1. По телефону. Это могут быть рабочие (корпоративные) номера телефонов, либо же личные (мобильные) номера самих менеджеров по продажам.

2. По электронной почте – опять же, как корпоративной, так и личной.

3. При личных встречах – у вас в офисе, в офисе клиента, на различных деловых мероприятиях.

4. В мессенджерах или социальных сетях. Надеюсь, вас не шокировал этот пункт? В действительности очень многие менеджеры по продажам предпочитают Skype общению с клиентами по телефону (и клиенты их в этом часто поддерживают), причем могут общаться как в режиме чата, так и голосовой связи.

5. Посредством телепатической связи – обменом мыслями. Признаемся – здесь мы, конечно же, пошутили, однако в каждой шутке есть и доля правды. Очень часто менеджеры по продажам убеждают своих руководителей в том, что точно знают, о чем думает их клиент, какие выводы сделал и какие решения собирается принять. Правда, последующие события очень часто опровергают предположения менеджера, и заставляют нас сделать вывод, что на самом деле телепатическая связь в продажах пока никем не доказана.

И как же контролировать, все ли правильно или вовремя сделал менеджер по продажам, если он может и отправить своему заказчику письмо по электронной почте, и перезвонить с мобильного, и договориться об условиях сделки на встрече, в которой более никто не принимал участие… Кто же в силах отследить все эти многочисленные контакты с покупателями, и сделать вывод о том, какие действия продавца оказались результативными, а какие – нет.

Однозначный ответ – и руководителям отделов продаж, и самим менеджерам по продажам, и собственникам компаний в этом помогает система CRM. Как и каким образом – вы прочитаете уже в следующей главе!