Цифровая трансформация для директоров и собственников. Часть 1. Погружение

Эта книга – моё видение цифровой трансформации. А наше видение и мнение формируются на основе нашего опыта и того, как мы его переживали, о чём думали, что из него извлекли.

До 2015 года я и не предполагал, что настолько погружусь в сферу IT и менеджмент.

Я часто занимал организаторские позиции: был старостой в школе и спортивном училище, заместителем командира взвода в учебном военном центре моего университета, командиром корпуса в студенческом оперативном отряде, реализовывал различные проекты (проектное управление – тоже разновидность менеджмента) и разрабатывал продуктовые стратегии. Но вот с управлением IT-команд и внедрением цифровых решений мне прежде сталкиваться не доводилось.

В школе я тоже не сильно горел компьютерами, а любил литературу, географию, историю, алгебру, геометрию, биологию и химию. В университете получил химико-технологическое образование. Более того, первый личный ПК у меня появился в 17 лет на 1-м курсе университета. Это было древнее чудо за 6000 рублей, которое работало через раз.

Но я всегда был любопытным, искал возможности работать эффективнее и с меньшими затратами, структурировать работу и использовать данные для принятия качественных решений.

Постепенно я всё глубже погружался в эту стезю. Сначала занимался автоматизацией еженедельных и ежемесячных отчётов, затем участвовал во внедрении системы управления активами, внедрял программный комплекс для обходчиков, проводил анализ цифровых проектов в Минэнерго, а в последствии уже управлял портфелем проектов (до 35 проектов одновременно).

На данный момент у меня более сотни различных проектов, только за период 2023—2024 г. их было более 50. Среди них и внедрение цифровых продуктов на производствах, и поиск новых управленческих решений. Над одним из них я работаю прямо сейчас.

Что же такое цифровизация, цифровая трансформация?

Абсолютное большинство людей, как представители производства и бизнеса, так и сотрудники IT на производствах, не различают два этих понятия. Поэтому один из самых часто задаваемых вопросов: чем отличается автоматизация от цифровизации, а цифровизация – от цифровой трансформации?

Многие опытные автоматизаторы и ребята из ИТ говорят, что цифровизация – это всего лишь перевод данных в формат единиц и нулей, то есть та же автоматизация, известная уже лет 50, но продаваемая сейчас в новой упаковке.

Вообще в сфере внедрения цифры крайне важно запомнить одну вещь: это не про технологии, а про людей и процессы, про умение сесть и договориться. Вот и здесь академичного объяснения нет, нужно договориться. Все это про перевод информации из аналогового формата в цифровой. Но есть разница в целях.

Поэтому я предлагаю подойти к формулированию определений с позиции целей и задач, решаемых технологиями.

«Классическое» определение автоматизации говорит, что это деятельность, направленная на уменьшение количества и трудоёмкости ручного труда человека в повседневной деятельности.

То есть сама по себе автоматизация далеко не всегда связана с IT.

А в контексте нашей темы автоматизация – это перевод в цифру и встраивание IT-технологий в процессы для минимизации ручного труда. Ключевой эффект здесь – ускорение процессов, порой их выстраивание в целом, снижение риска ошибок из-за человеческого фактора, снижение трудозатрат людей (их разгрузка для других задач). В итоге мы получаем не просто повышение надежности и скорости процессов, но и возможность масштабирования бизнеса без радикального роста команды.

Давайте приведу примеры:

– внедрение «классической» ERP (в главе 3 подробнее разберем этот класс систем) для управления ресурсами или системы электронного документооборота, которые копируют существующие практики «работы с бумагой» и зачастую усложняют процесс;

– создание шаблонов автоматической подготовки отчетов, например, по аварийности, на основе исходных данных о простое оборудования;

– внедрение RPA (также разберем позже, что это) для распознавания PDF-документов и переноса данных в учетные системы

– автоматизация расчетов, например, с помощью 1С.

Автоматизация критически чувствительна к наличию описанных бизнес-процессов. Поэтому в автоматизации именно наличие описанных процессов и их актуальность – один из ключевых факторов, влияющих на сроки и стоимость реализации проектов. Опытные автоматизаторы избегают гиперавтоматизации, так как в бизнесе всегда остается место неопределенности, что требует гибкости.

Цифровизация же – это внедрение цифровых технологий и систем, позволяющее перестроить бизнес-процессы, сделать их эффективнее (менее ресурсоемкими), прозрачнее, гибче, начать работу с данными и принимать решения на их основе. Этот направление снижает внутренние издержки и повышает эффективность бизнеса, позволяя получить конкурентные преимущества в рамках существующей бизнес-модели.

Примеры:

– нормализация нормативно-справочной информации и внедрение управленческих дашбордов для принятия решений;

– переход на облачную ИТ-инфраструктуру и веб-сервисы; Например, перевод на ЭДО с облачной подписью во взаимоотношениях с партнерами;

– использование контрактов на основе блокчейна для исключения юридических споров между контрагентами на сложных проектах;

– внедрение инструментов для удаленной работы (Kanban-доски, сервисы для видеосвязи, общие пространства для обмена идеями и работы над ними);

– запуск аналитических дашбордов.

То есть ключевой эффект здесь – более гибкое, эффективное и качественное управление.

Цифровизация не всегда сопровождается автоматизацией. Например, внедрение облачных инструментов для работы с документами не избавляет от ручного труда, не автоматизирует процессы. Однако, теперь вы можете работать где угодно, вам не нужно наращивать свои серверные мощности, что снижает издержки и снимает ограничения. Вам больше не надо находиться в офисе за рабочим компьютером и вкладываться в новое оборудование.

Другой пример – использование канбан-доски, которая тоже ничего не автоматизирует по умолчанию, но отлично визуализирует загрузку людей и позволяет перестроить рабочий процесс, выявлять узкие места и проблемные задачи, эффективнее работать с информацией и быть свободнее – работать за любым устройством с выходом в Интернет. При этом производительность команды порой вырастает на 40—50%.

Пример канбан-доски

Чтобы не быть голословным, приведу практический пример. Один из моих партнеров начал внедрение Битрикса и интеграцией в него телефонии. По сути, это базовое решение, с CRM, отслеживанием задач и записью звонков, без какой-либо серьезной автоматизации. Но уже этого оказалось достаточно. К ним пришел новый сотрудник, и во время испытательного срока он отслеживал внимательно исполнение задач сотрудником, прослушивал записи звонков, давал обратную связь. Спустя 2 месяца было принято решение расстаться с этим человеком, так как фактических изменений в работе не происходило.

Наконец, хочу поделиться мнением Питера Друкера, который в своей книге «Вызовы XXI века» привёл очень хорошее определение эволюции термина IT (информационные технологии): раньше был упор на Т – технологии, поскольку они были нашим сдерживающим фактором, и вся суть сводилась к их развитию и внедрению, так как это давало преимущества; сейчас же акцент смещается в сторону I – информации, поскольку надо учиться её обрабатывать с меньшими затратами, систематизировать, анализировать и принимать на её основе решения.

В итоге, автоматизация зачастую заключается именно во внедрении технологий и работе с процессами, а цифровизация – в работе с информацией. Они могут идти вместе даже в рамках одного проекта. Например:

– при запуске внедрении аналитических дашбордов, где надо будет описать процессы, модернизировать инфраструктуру, автоматизировать обмен данными между системами, спроектировать дашборды исходя из того, какие решения должны приниматься;

– при внедрении предиктивной аналитики, где будет и автоматизация расчетов, и подготовка рекомендаций, и принятие решений на основе данных человеком, и все это может быть в облаке и доступно с любого устройства.

А могут они и не пересекаться совсем. Также приведу сравнительную таблицу с разницей между автоматизацией и цифровизацией.

*как правило, без выстраивания процессов невозможно обеспечить качество данных, а значит, и принятие решений на основе данных невозможно. А выстраивание качества данных идет параллельно с работой над бизнес-процессами.

И именно зависимость от стабильности процессов делает автоматизацию ограниченным инструментом. Невозможно автоматизировать все и вся, особенно в малом или растущем бизнесе.

Пожалуй, теперь разница между автоматизацией и цифровизацией должна быть нагляднее. Но как быть с термином «цифровая трансформация»?

Здесь всё несколько сложнее, а споров, ссор и сломанных копий ещё больше.

Различные источники по-разному трактуют этот термин. Например: достижение операционной эффективности и гибкости с использованием цифровых технологий (Forrester Research); бизнес-модель, которая позволяет создавать ценности и получать доход (Gartner); привлечение клиентов в любой точке соприкосновения (Altimeter Group).

Как видите, единого мнения нет и в ближайшее время оно вряд ли появится.

При этом термин «цифровая трансформация» применим в разрезе одной компании или отрасли, но каждая из них в свою очередь является составной частью цифровой экономики.

Что это за зверь?

Грубо говоря, цифровая экономика – та, где все основные операции совершаются в пространстве цифровых платформ, в которых обрабатываются данные клиентов и принимаются алгоритмические решения, в результате чего сокращается время совершения транзакций и количество посредников.

Если ты, дорогой мой читатель, хочешь почитать все возможные определения, то воспользуйся QR-кодом или активной ссылкой ниже.

Цифровая трансформация

Из определений выше можно заключить, что цифровая трансформация – это финал изменений и глобальная перестройка бизнеса с использованием результатов цифровизации и автоматизации для увеличения коммерческого потенциала и роста прибыли. Основные «эффекты» цифровой трансформации:

– кратное снижение издержек на обработку информации (получение, передача, обработка, аналитика);

– изменение организационной структуры, функций, культуры;

– создание новых продуктов и бизнес-моделей;

– активное использование сквозной кросс-аналитики для принятия решений;

– «прямые» цифровые каналы связи с клиентами;

– разработка и тестирование новых продуктов на основе данных по итогам исследований гипотез.

Таким образом, цифровая трансформация – создание новых бизнес-моделей и персонализированных продуктов для «целевой аудитории» в сочетании c кратным снижением внутренних издержек.

Примеры:

– исключение из цепочки «изготовитель – потребитель» промежуточных этапов; прямая коммуникация и доставка непосредственно покупателю (например, через использование платформ Яндекс-такси, Вайлдберриз и т. п.);

– вывод на рынок нового продукта или услуги (например, изготовление деталей в размер по индивидуальному заказу) без необходимости сложных согласований;

– переход на новую бизнес-модель (например, вместо продажи химических удобрений переход на оплату обрабатываемой площади и достигнутых результатов или подписочную модель).

То есть суть трансформации состоит не в том, чтобы внедрить какие-то IT-системы или отказаться от бумаги, а в том, чтобы полностью перестроить бизнес-модель. Часть подразделений при этом вообще перестанет существовать, поэтому цифровой и классический бизнес всегда априори будут стоять в жёсткой конкуренции за будущее.

Этапы на пути трансформации

Мы определились с понятиями и целями проведения трансформационных изменений, а теперь необходимо понять, какой путь предстоит пройти, каковы его основные этапы?

Для начала давайте оглянемся назад и вспомним, что цифровая трансформация – это финальный шаг в комплексной трансформации организации. Таким образом, основными этапами комплексной трансформации являются: автоматизация, цифровизация и реинжиниринг бизнес-процессов, цифровая трансформация.

При этом первый и второй этапы могут поменяться местами (лично я считаю такую замену лучшим вариантом развития событий).

Рассмотрим эти этапы подробнее.

– Автоматизация, перевод процессов в IT

Например, электронный документооборот нередко копирует существующие практики бумажного и только усложняет работу. Без оптимизации он только усложняет процесс, становится хуже (кто работал в крупных корпорациях, наверняка сталкивался с системами SAP или 1С).

Плюсы:

– ускорение текущих процессов;

– новые способы выполнения операций;

– может появиться процессное управление;

– интегрируется работа слабосвязанных отделов и департаментов.

– Цифровизация

Пересборка, в том числе с помощью IT, активное использование технологий оптимизации процессов. Сначала применяются методики реинжиниринга для выстраивания оптимальных процессов, а уже затем их переводят в «цифру».

Плюсы:

– оптимизируется орг. структура и должностные обязанности;

– упрощаются процессы и появляется гибкость, снижаются издержки.

Кроме того, если изначально вы займетесь именно цифровизацией, и лишь после этого автоматизацией, то неплохо сэкономите, ведь когда вы проведёте пересборку процессов, устраните потери и внедрите первые цифровые инструменты, автоматизация будет проще и дешевле, а эффект выше.

Простой пример. Сейчас у вас есть процесс со множеством согласований, который вы решили автоматизировать. Провели большую работу, потратили деньги, всё работает в IT-системе, но процесс всё равно остался таким, каким и был. Вам всё так же необходимо ждать, пока ключевой человек поставит свою визу или делегирует задачу.

В принципах бережливого производства всё это считается потерями – действиями, которые не создают ценность для конечного потребителя, но увеличивают внутренние издержки.

И таких процессов будет много.

А если вы изначально продумаете, как упростить такой процесс, проведёте моделирование и отбор необходимых сценариев для автоматизации, то и автоматизировать придётся меньше, что дешевле. Да и заново автоматизировать после оптимизации не придется. То есть вы не будете дважды платить за решение одной и той же задачи.

– Цифровая трансформация

Повторю ключевой момент: в отличие от автоматизации, ЦТ не зацикливается на внутренних процессах, а позволяет использовать новые технологии для бизнеса и роста.

Но лично я при работе с малым и средним бизнесом начинаю с анализа орг. структуры. Зачастую выясняется, что нет чёткого и единого понимания, кто и что делает, за что отвечает, какие имеет полномочия, ответственность, ресурсы. И как тут работать над бизнес-процессами, если всё меняется еженедельно? Какой смысл что-то внедрять и автоматизировать?

Ниже, в главе 4, вы ознакомитесь с одним кейсом с реструктуризацией и без проведения настройки системы. В результате произошёл паралич производства и хаос. А теперь представьте, что такие изменения постоянны. Тут больше вреда, чем пользы.

Кроме того, некоторым бизнесам достаточно автоматизации и цифровизации, цифровая трансформация там не приносит результата.

Выгода для бизнеса

Что ж, мы обсудили некоторые детали, но, полагаю, у многих всё ещё остаются вопросы из разряда «А на кой чёрт это мне? Какую выгоду я получу? Объясни на пальцах!»

Давайте попробую.

– Повышение эффективности и производительности

Снижение операционных потерь за счёт упрощения и оптимизации операционных задач и процессов, повышение производительности труда (в том числе исключение дублирования функций), исключение посредников (эффективное формирование добавленной стоимости), снижение транзакционных издержек на получение информации и услуг, упрощение организационной структуры.

Пример: по приблизительным оценкам, каждый год компании со штатом около 1000 человек теряют в среднем 1 млн долларов только из-за дублирования ранее проделанной работы.

– Повышение скорости оборачиваемости средств

Снижение сроков на исполнение контрактов (ускорение процесса покупки собственных товаров, ускорение и упрощение документооборота, процессов закупок, поставок), вывод новых продуктов и услуг на рынок, внедрение прямой связи и сокращение сроков на общение с заказчиками и клиентами.