Осознанный менеджмент: секретные ингредиенты успеха

Кто просит робко, напросится на отказ.

За восемь лет работы менеджером у меня были разные дни – как лёгкие, так и не очень. Моим первым испытанием была организация региональной встречи координаторов и участников проекта в Алма-Ате. Надо отметить, преподавательская деятельность совсем не готовит к управлению бюджетами, организации логистики для международного мероприятия и разработки проектов. Тем не менее, я была готова учиться и занялась планированием и организацией первой региональной встречи, находясь в Ташкенте. На тот момент у меня не было помощника, которому можно было поручить вопросы, связанные с визами, билетами, отелем и всеми остальными важными организационными вопросами, поэтому всем занималась я сама. Добавьте к этому разработку программы мероприятий, контракты для консультантов, подбор проектной команды, переписку с местными министерствами и ведомствами, многочисленные внутренние согласования проекта и самого мероприятия. Пикантная особенность всего этого ещё и в том, что многое нужно было организовать не в Ташкенте, а в Алма-Ате – городе, в котором я ни разу до этого не была, и где у меня не было ни одной знакомой души на тот момент. На мероприятие пригласили около сорока человек из шести стран, что требовало организации соответствующей логистики. Несмотря на то что у нас имелся офис и в Казахстане, я была новым человеком в организации, которого пока никто не знал, и поэтому любые просьбы помочь не вызывали большого энтузиазма. Позже я поближе познакомлюсь с коллегой из алма-атинского офиса, которая будет для меня настоящим благословением в организационных моментах мероприятия. Она помогла выбрать для встречи отель, ресторан для приветственного ужина и организовать встречу и проводы гостей, что мне реально помогло. Сейчас я смогла бы организовать встречу в любом городе, где есть для этого условия, даже в абсолютно незнакомом. Тогда у меня не было такого опыта.

Моей ошибкой было то, что я не настояла на том, чтобы мне выделили ассистента. Для должности регионального менеджера это не прихоть, а необходимость. Тогда я даже предположить не могла, что такое вообще возможно – иметь помощника для работы. Я работала на износ и хорошо помню, что после того как мероприятие закончилось, я зашла в номер, села на кровать и не могла удержать слёз, которые текли сами по себе, и я не могла это контролировать. Я просидела так довольно долго, не в силах встать. Так из меня выходили стресс и колоссальная усталость. Я разрывалась между планом проекта, программой мероприятия, встречами с консультантами, знакомством с командой и организацией логистики, отнимавшей много времени. Теперь я понимаю, что мудрым решением было бы поднять с начальником вопрос о помощнике. Но тогда, работая в организации без году неделю, я не смела об этом просить. Однажды я обмолвилась об этом, но мне дали понять, что все и так слишком заняты своими обязанностями, и возможности выделить для меня человека не было.

Часто мы стесняемся просить о помощи, так как считаем подобное проявлением слабости. Мы боимся показаться некомпетентными. По мнению Ольги Сопот, психолога и ведущего специалиста в области разрешения конфликтов, многие думают, что если они не справляются с обязанностями самостоятельно, то они – плохие сотрудники. Но гораздо чаще бывает совсем наоборот. Именно хорошие работники стараются сделать больше, тем самым выходя за собственные рамки. Страхи присущи всем. Страх потерять лицо перед начальством или коллегами блокирует естественную реакцию тела и мозга на перегруз – попросить о помощи. Тогда я работала шесть дней в неделю по десять часов, несмотря на то, что мой трудовой контракт подразумевал пять рабочих дней и 8-часовой рабочий день. Передо мной стояла задача управлять большим региональным проектом, я старалась изо всех сил выполнять работу на уровне, но не хватало рук и храбрости признаться в том, что мне тяжело.

Мы не умеем говорить «нет», когда нас просят сделать то, это и ещё вот это. У нас не хватает смелости отказать начальству, даже если мы зашиваемся по самые уши. А всего-то требуется сделать шаг в сторону, оценить объём работы, который у нас есть, и честно признаться себе же самому, сможете ли вы справиться с этим объёмом самостоятельно или нет. Если вы оказались в подобной ситуации – требуйте, настаивайте и, ради бога, обсудите объём работы с руководителем, аргументировав требования. Иначе может пострадать качество работы, а этого не хотите ни вы, ни ваше руководство.

Чтобы получить положительный ответ от начальника, не стоит приходить к нему с проблемой, иначе он не будет вас слушать. У него и так много проблем без вас. Это только вызовет раздражение. Вместо этого лучше описать ситуацию и предложить решение проблемы, а также выгоды идеи для компании и непосредственно для начальника. Тогда вы привлечёте внимание, и он будет вас слушать. Будьте кратки и помните, что начальник оценивает информацию с точки зрения того, что ему это даст и в чём суть вашей просьбы. Пожалуйста, подготовьтесь. Все профессиональные переговорщики и специалисты, которые профессионально занимаются продажами, что включает ежедневные разговоры с клиентами и потенциальными покупателями, имеют заготовленный текст и перечень возможных вопросов и возражений. Поэтому, прежде чем идти с предложением к начальству, стоит подготовить текст речи, аргументы, продумать возможные возражения. Так шансов получить положительный ответ будет больше.

Однако умение убеждать и вести переговоры – необходимый навык при общении не только с начальством. Он пригодится в любой ситуации. Так как я управляла региональным проектом, в мои обязанности входила координация данного проекта в различных странах. Одной из таких стран был Непал. Координатором в этой стране был Рикардо, седовласый человек, имевший сильную позицию по многим вопросам, страстно болевший за работу и за молодых людей, проживающих в Непале. Несмотря на то, что судьба молодёжи была мне тоже небезразлична, я делала ставку на более опытных преподавателей в проекте, своим опытом внушавших доверие коллегам. В любой сфере мы склонны скептически относиться к молодым специалистам, которые в профессии без году неделю, и уже пытаются нас чему-то научить. Даже если они и правы, профессиональное и человеческое эго учителя с двадцатилетним стажем, как правило, протестует и отказывается воспринимать любую информацию, какой бы ценной она ни была, будь это Непал, Караганда, Ташкент или Бишкек. Мой коллега в Непале имел свою точку зрения и не хотел соглашаться с принятой стратегией проекта – набирать в команду преподавателей с опытом, чтобы потом они могли стать наставниками и тренерами для коллег. Я никак не ожидала такого противостояния. Мне казалось очевидным, что в команду тренеров и наставников лучше брать преподавателей с опытом. Рикардо остался при своём мнении и слушать ничего не хотел, какие бы доводы ни приводили я или консультанты проекта. Это были неожиданные переговоры, потому что ни я, ни консультанты не ожидали такого сопротивления. Если бы я подготовилась тщательно к нашему разговору, имела в кармане ряд сильных аргументов, думаю, я смогла бы его переубедить. А тогда Непал был единственной страной, которая набрала в команду вчерашних выпускников. Но они были полны энтузиазма и с готовностью пересекали гималайские окрестности, добираясь до отдалённых сельских школ, чтобы провести там семинар для учителей. Понятное дело, что сельский учитель, которому пешком добираться до ближайшего города по тропам, пересекая горные речки, преодолевая то спуски, то подъёмы, не часто тратит два-три дня, чтобы прийти на тренинг в ближайший город. Некоторые учителя вообще ни разу не были на семинарах повышения квалификации много лет, именно потому, что жили и работали в отдалённых районах. А ребятам было интересно, и они ходили, пересекали вброд босиком горные речки, добирались до отдалённых селений и несли в массы инновационные методы обучения. Само осознание того, что где-то в далёких Гималаях мы помогаем учителям стать сильнее и увереннее, вдохновляло! Впрочем, как только финансирование проекта закончилось, большинство молодых людей ушли из проекта. Я была права насчёт молодых преподавателей, но не смогла тогда убедить Рикардо в том, что могла предвидеть. Тогда я выучила очередной урок: для того чтобы чувствовать себя уверенно на переговорах и значительно увеличить шансы на успешный исход, необходимо сделать домашнее задание – подготовить свои аргументы и ответы на любые возражения.

Моя первая региональная встреча по проекту прошла хорошо, несмотря на то, что у меня совсем не было опыта в проведении таких мероприятий. Моя команда, консультанты, участники встречи и начальник выразили мне признательность. Моё стремление к перфекционизму, настойчивость и трудолюбие помогли. Находясь в стрессе и будучи чрезвычайно уставшей, я не смогла насладиться тем опытом и взять от встречи по максимуму, а при правильном распределении нагрузки это было вполне возможно.

Полезно знать

Настойчивость – важная составляющая успеха, благодаря которой вы не отступаете от своей цели из-за возникающих препятствий в виде разногласий с партнёрами или начальством, отказа выполнять обещанное поставщиками, да мало ли чего ещё. Путь к цели не бывает идеально гладким, и иногда он тренирует наше умение отстаивать свой путь и настаивать на своём. Однако и настаивать надо уметь. Недостаточно просто занять непоколебимую позицию, что бы ни происходило. Такое поведение, наоборот, может вызвать противоположную реакцию, потому что давление обычно вызывает сопротивление. Если вам необходимо донести до другого человека свою просьбу или убедить его в чём-то, стоит продумать, как это преподнести правильно.

Следующие несколько советов я уяснила для себя из курсов для менеджеров и статьи Сопот О. П. о том, как просить начальника:

• Будьте спокойны и уверенны. Проблемы бывают абсолютно у всех людей, и в вашей просьбе нет ничего необычного.

• Выберите подходящее время. Не следует заводить разговор в начале рабочего дня или за несколько минут до его окончания.

• У вашего собеседника тоже бывает хорошее и плохое настроение, поэтому постарайтесь уловить его настрой.

• Перед тем как начинать, решите, чего вы хотите. Продумайте слова и фразы, которые вам понадобятся. Подготовьтесь.

• Говорите чётко и ясно, спокойно. Аргументируйте идею/просьбу.

• Не позволяйте увести себя в сторону от главной темы разговора. Если ваш начальник переводит тему, вежливо верните его к теме встречи.

• Слушайте.

• Если ваша просьба касается работы, то перед тем как подойти к начальнику, дайте себе четкую установку, что вы просите не для себя, а во благо компании. Тогда будет проще просить начальника о помощи.

• Стремитесь к обоюдно выигрышному результату.

***

Перед Натальей стояла задача подготовить текст меморандума для подписания, который служил общей договорённостью о сотрудничестве между национальной радиокомпанией и организацией, в которой Наталья работала менеджером. Документ предусматривал возможность создания совместных теле- и радиопроектов, а также ряд других интересных перспектив. Над текстом меморандума трудились юристы с обеих сторон, и документ эволюционировал пропорционально затраченному на него времени. Нетерпение нарастало и через месяц достигло своего апогея, когда коллега с телерадиокомпании на вопрос Натальи о том, как продвигается работа над документом, в очередной раз ответил: «Работаем, Наталья, юристы смотрят». Наталья настаивала, но через неделю ответ был тот же, и через две недели, пока она не потребовала объяснений. Наконец её коллега сдался и уступил. Он рассказал, что камнем преткновения стал один пункт в контракте, который юристы никак не соглашались включать в текст, а коллега в силу своей чрезмерной дипломатичности не хотел в этом признаваться, чтобы не расстраивать своих партнёров и договаривался со своими юристами, как мог. Ситуация могла тянуться ещё очень долго, если бы Наталья не настояла на открытом разговоре. И, как оказалось, дело не стоило и выеденного яйца, потому что юристы со стороны организации Натальи на этом пункте не настаивали. Вскоре благодаря настойчивости менеджера меморандум был подписан.

Выводы

• Настаивайте на помощи, если она вам нужна. Выиграв эту маленькую победу, вы сможете победить в финальной игре.

• Готовьтесь к любому важному разговору.

• Соблюдайте свои границы – научитесь говорить «нет».

Секретные ингредиенты: настойчивость, подготовка.

Практическое задание

В зависимости от того, над чем вы работаете, выберите упражнение А или Б.

А. Попробуйте пять раз сказать «нет» на просьбы от ваших коллег на этой неделе. Будьте вежливы, но непреклонны. Предложите альтернативное решение, если можете. Замечайте, как отказывают другие коллеги. Запишите, как у вас получилось отказывать на этой неделе и что вы при этом чувствовали. Осознание своих чувств поможет вам оценить, насколько легко или трудно вам было отказывать. Если трудно, то, возможно, вы захотите повторить упражнение снова и снова, пока для вас не станет естественным в первую очередь заботиться о своих интересах и говорить «нет», когда дополнительные задания отрицательно сказываются на вашей собственной работе.