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Y otra ventaja de las consultas es que, establecido el nexo, se pueden seleccionar todos los campos de ambas tablas o los campos de una u otra que se necesiten. Y, además, se pueden crear nuevos campos que provengan de los existentes: podría ser el caso de un nuevo campo que podría llamarse AÑO, obtenido por la aplicación de la función YEAR sobre el campo FECHA.
El tratamiento de la consulta obtenida sería parecido al que se realiza en una tabla existente. Y la consulta, que tal y como se ha explicado se ha realizado vinculando dos tablas, se podría hacer con más tablas.
Y, en lugar de un solo nexo, puede haber varios:
En este caso, se relacionan dos tablas: CoDia y CoPla. Una es un diario contable que tiene el código de cuenta en DIACTA, al que le falta la descripción, que está en CoPla, para evitar redundancias. Si se modifica esta descripción en CoPla, quedará modificada en todas las consultas que se hagan porque en estas se relaciona la empresa con el código de cuenta.
La flecha indica que en el caso de que no se encuentre la correspondiente cuenta de CoDia en CoPla, se muestre la cuenta de CoDia sin descripción. Si no hubiese ninguna flecha, solo se mostrarían los campos coincidentes. Más adelante, en el capítulo dedicado a las consultas de Access o del Query de Excel, ya se verá cómo se indica esta condición.
La selección de los campos que aparecen en la consulta puede ser selectiva o hacer que aparezcan todos. Esto último suele ser pesado, a no ser que haya pocos campos en las tablas constitutivas de las consultas.
En este ejemplo, se han seleccionado diversos campos de la tabla CoDia; un campo, PLADES, de la tabla CoPla, y el campo DEBE, resultante de aplicar una función a un campo de CoDia.
Esta consulta se ha realizado con el programa Microsoft Access, que permite crearlas en un entorno gráfico en casi su totalidad. Y también permite obtener la sentencia SQL que la conforma. En este caso esta sentencia sería:
En el capítulo dedicado al lenguaje SQL se analizará cómo se elaboran estas instrucciones.
1.4 MICROSOFT EXCEL COMO BASE DE DATOS
Una vez vistas las características principales de las bases de datos, ¿se puede decir que Microsoft Excel es un SGBD?
No, Microsoft Excel no es un sistema de gestión de bases de datos. Aunque hay muchas personas que utilizan Excel para almacenar información, no lo convierte en un SGBD, o sistema de gestión de bases de datos.
Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos, sino que es el mismo usuario quien puede o debe hacerlo directamente en la aplicación.
Otras desventajas de utilizar Excel para almacenar nuestros datos son:
• Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
• Excel irá más lento a medida que la base de datos crezca.
• No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos de determinados usuarios.
Pero a pesar de ello, si se diseña y organiza adecuadamente la información dentro de un libro de Excel, se podrán tratar los datos de una manera fácil y eficiente.
A partir de aquí veremos las mejores técnicas para crear y trabajar con bases de datos en Excel que permitan organizar y estructurar adecuadamente la información, dentro de las técnicas del Self Service Business Intelligence.
1.4.1 Requisitos importantes que tener en cuenta
En el momento en el que se quiera construir una base de datos en Excel, habrá que tener en cuenta una serie de puntos para que dicha base de datos funcione:
• No puede haber columnas vacías entre un campo y otro.
• Todas las columnas deben tener un nombre, que será el que se asignará como nombre de campo. Este nombre estará en la primera fila de la base de datos.
• Si no se asignase nombre, habrá que decírselo a Excel ya que, de lo contrario, tomaría como nombre la primera fila de datos o lo asignaría por defecto.
• Tampoco puede haber filas vacías entre un registro y el siguiente, ya que Excel puede tomar la fila vacía como un registro vacío o finalizar la base de datos en el registro anterior a la fila vacía.
Todos estos puntos hay que tenerlos muy en cuenta tanto si se trabaja con las instrucciones propias de bases de datos como cuando se trabaje con SQL.
1.4.2 Las funciones de Excel para bases de datos
Las funciones que se pueden utilizar en Excel para la manipulación de bases de datos son básicamente las siguientes:
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datosIndependientemente de estas funciones propias del tratamiento de bases de datos, se podrán utilizar también las funciones de la hoja como:
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia FILA Devuelve el número de fila de una referencia COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia FILAS Devuelve el número de filas de una referencia DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo ELEGIR Elige un valor de una lista de valores INDICE Utiliza un índice para elegir un valor de una referencia o matriz INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto TRANSPONER Devuelve la trasposición de una matriz1.4.3 Ejemplos de las funciones de Excel para bases de datos
La mejor manera de entender el funcionamiento de las funciones de bases de datos vistas en el punto anterior es con ejemplos. A continuación, partiendo de una tabla de Excel se va a ver la construcción y funcionamiento de estas funciones sobre una hoja.
La tabla con la que se va a trabajar es la siguiente, situada en las celdas A1 a D7, que consta de cuatro campos y seis filas, más la que sirve de cabecera.
Las condiciones se pueden ver en la columna F y la utilización de las distintas funciones en la columna G. Las fórmulas que están en la columna H son solo la transcripción de las fórmulas de la columna G.
Las funciones indicadas en las celdas G2, G3 y G4 son equivalentes, para poder demostrar las maneras que se pueden implementar. Así, si BDCONTAR tiene tres argumentos, siendo el primero el correspondiente a la constitución de la base de datos, el segundo al nombre del campo y el tercero a la condición, la forma de indicar la base de datos es válida de estas dos maneras:
funciones!$A$1:$D$7 A1:D7
Incluso con un nombre de la tabla, de tenerlo como, por ejemplo, Tabla4[#Todo]
El propio Excel, al realizar la selección de una base de datos en forma de tabla, señala que se ha seleccionado toda con la indicación entre corchetes de [#Todo] después del nombre de la misma.
Se indica así, sin necesidad de ninguna otra intervención del usuario, al señalar la tabla entera.
Todas las otras funciones de base de datos que comienzan con BD se pueden ver en el siguiente gráfico:
Todas estas funciones se han mostrado con una condición única. Pero pueden construirse también con varias condiciones.
Y estas condiciones tanto pueden ser con la condición Y como con la condición O. Bastará con colocarlas en la misma fila o en filas distintas.
Gráficamente sería:
Las condiciones son las que utiliza normalmente Excel:
Todas las funciones de bases de datos tienen la misma estructura en cuanto a los argumentos:
- Dirección de la base de datos: mediante rango directo o mediante nombre de rango o tabla.
- Nombre del campo sobre el que se va a hacer la consulta, filtro, etc. Si hay varios, habrá que indicar solamente el primero. Se puede tomar de donde se quiera o indicarlo directamente.
- Dirección de la condición.
Las condiciones pueden estar establecidas de varias maneras siendo todas ellas válidas, tal como puede verse en el gráfico anterior. No hace falta que en las condiciones estén todos los campos, sino solamente los estrictamente necesarios.
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