101 способ сокращения расходов компании

5 способ «Оргтехника»

Сейчас сложно представить себе офис без компьютеров, принтеров, сканеров, мобильных телефонов и еще кучи всевозможных технических новшеств. Отказываться от всех этих благ не представляется возможным, да и не нужно. Но можно правильно приобретать технику, необходимую для офисной работы, экономя значительные средства.

Во-первых, запомните поговорку: «Скупой платит дважды». Поэтому, даже не думайте покупать самое дешевое в надежде, что оно долго прослужит. Но и покупая всё самое дорогое, подумайте неоднократно, а действительно ли офис-менеджеру, например, нужен IMac? Конечно, если в вашей компании имидж играет одну из главных ролей, то стоит выбор остановить на элитной технике, но исходя из практичных соображений, ставку нужно сделать на «среднечке», который уже успел завоевать доверие потребителя. И не забывайте: чем дороже приобретенные вами ноутбуки, телефоны, сканеры и прочее, тем дороже будут стоить и их комплектующие.

Во-вторых, если говорить о конкретных примерах, то отличным показательным случаем будет выбор между струйными принтерами и лазерными. Да, струйный принтер среднего звена будет стоить около 60$, но картриджи для этого принтера, в лучшем случае, в магазинах со строгой гарантией качества будут стоить около 30$. Даже печатая совсем немного, три картриджа в год обойдутся вам в 90$, что, в общем-то, приумножает стоимость самого струйного принтера. Совсем другое дело, 200$ за лазерный принтер, который не требует частой заправки и прослужит вам долгую службу.

В-третьих, покупайте ксероксы, принтеры, МФУ одной модели – всё это позволит не держать большой объем картриджей, и при выходе из строя одного из аппаратов, он может выступить донором для других.

В-четвертых, при покупке техники, не доплачивайте за дополнительную гарантию. Процесс официальной гарантии довольно затратный по времени, гораздо быстрее обратиться в сервисную службу.

Когда мы говорим про ремонт обычной, не профессиональной, дорогой оргтехники, то лучше обратиться не в компанию, а к специалисту на фрилансе, который диагностирует неисправность, подскажет, какую деталь купить, и вы ее сможете приобрести через интернет.

6 способ «Гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники»

Заключение контрактов на гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники – закономерное и логичное действие. На первый взгляд, такой трепетный и внимательный подход к имуществу компании может показаться правильным и необходимым, но так ли это на самом деле?

Давайте подумаем, из чего же складывается стоимость за гарантийное обслуживание. Во-первых, это, конечно, устранение наиболее вероятных неполадок в течение контрактного периода. Во-вторых, поставщик техники включает в стоимость гарантийного обслуживания стоимость деталей, которые понадобятся в случаях поломки техники. Грубо говоря, вы платите за страховку техники, которая возможно сломается, и если случай будет гарантийным, то её, конечно, починят.

А как вы думаете, например, стоимость деталей, которую поставщик закладывает в страховку, самая низкая по рынку? Очевидно, что нет. Получается, вы платите за гарантийное обслуживание, которое может вам и не понадобиться, а также платите за детали, которые, возможно, вам никогда не понадобятся. То есть, вы платите за то, что в принципе вам может никогда не понадобиться. Средняя цена на офисную технику – это не та сумма, которой вы не можете рискнуть. К тому же, и ремонт стоит разумных денег.

И знаете, гарантийное обслуживание не включает ремонт техники, который обойдется дороже самой техники. Так что, в случае действительно серьезной поломки принтера или сканера, вам, скорее всего, придётся просто купить новое оборудование.

Исходя из всего выше сказанного, можно сделать только один вывод: каждый день вы рискуете большими финансовыми, временными и человеческими ресурсами, так что страхование, обусловленное минимальным риском, вам просто не нужно.

7 способ «Коммунальные платежи»

Основными расходами по коммунальным платежам являются электроэнергия, водоснабжение и отопление.

Экономия электричества достигается за счет эффективного оборудования, энергосберегающих ламп, регламентов по экономии электричества (уходя, гасите свет).

Кстати говоря, об искусственном освещении. Очень часто в офисах используют яркое освещение по всему периметру помещения, что не совсем логично, когда яркое освещение требуется именно в радиусе рабочего столе. Поэтому необходимо оснащать каждое рабочее место различными небольшими осветительными приборами, например, настольными лампами, бра, торшерами.

Таким образом, вы сможете сократить до 50% объёмов электричества, снизив общий уровень освещения, который затрачивался раньше.

Еще один верный способ сократить расходы на электроэнергию – это разделение помещения на несколько световых зон. В большинстве современных компаний нет единого рабочего графика, сотрудники самостоятельно выбирают и затем согласовывают часы работы с руководством. Кроме того, что работа по удобному графику повышает работоспособность исполнителей, так еще и появляется возможность произвести зонирование освещения, а также приспособить сотрудников включать свет только в «рабочей зоне».

После того, как вы оборудуете правильно ваш офис и сделаете максимально естественное освещение, нужно будет установить энергосберегающие приборы. Это касается использования осветительных ламп с повышенным коэффициентом полезного действия (светодиодные, КЛЛ, дуговые, металлогалогенные, натриевые, трубчатые в цилиндрической колбе). Таким образом, вы сможете сократить расходы на электроэнергию до 80%.

В итоге, можно получить увеличение эффективности расхода электроэнергии от 20 до 80% в организациях производственного и офисного типа.

Также, нужно понимать, что эффективное использование электроэнергии невозможного без строгого контроля, который осуществляется с помощью счётчиков электроэнергии. Вам просто необходимо установить приборы учета и регистрации расхода электроэнергии.

Обеспечение эффективного использования электроэнергии, подразумевает более четкий контроль над ее использованием, при помощи современных механизмов учета (счетчиков электроэнергии). Например, вы можете установить АСКУЭ – это автоматизированная система коммерческого учета электроэнергии.

Кроме того, экономия энергии может быть обеспечена благодаря установке одной из систем автоматического контроля освещения (датчики движения, фотореле и подобные), которая будет освещать помещение, реагируя на движения. Благодаря такой технологии вам не придется напоминать вашим сотрудникам о необходимости экономии энергии, а ваши затраты на электроэнергию сократятся на 25%.

Еще один действенный способ, который поможет вам значительно экономить на электроэнергии – это установка многотарифных счетчиков. После установки, вам нужно будет подстроить работу офисной техники под определенный тариф каждого счётчика. Таким образом, оплачивая счета на электроэнергию в разное время суток, вы сможете существенно сократить расходы.

Еще одна статья расходов, которая часто тревожит владельцев и руководителей компаний – это бесконечные счета на кубометры воды.

На самом деле, нужно перестать тревожиться и начать действовать. Ниже мы приведем несколько способов, которые помогут вам сократить потребление воды, а значит, и уменьшить данную статью расходов.

Во-первых, установите краны с водосберегающим аэратором, которые помогут вам сэкономить до 40% воды и даже энергии, необходимой для нагревания. Кроме того, срок эксплуатации подобных аэраторов составляет примерно 20 лет, в отличие от обычных аэраторов, срок эксплуатации которых варьируется в пределах пяти лет. Кстати, проток воды не сберегающего аэратора равен 17л./мин., а водосберегающего – 4л./мин.

Во-вторых, купите в офис посудомоечную машину. Да, это требует значительных вложений, но результат вас удивит. Посудомоечная машина позволит значительно снизить количество потребления воды (7500—8500 л/год для агрегатов среднего класса эффективности).

В-третьих, если вы затеваете капитальный ремонт в офисе, обязательно позаботьтесь о том, чтобы новые унитазы были снабжены двумя режимами смыва, а также установите сенсорные смесители. Однокнопочные унитазы смывают в день, вместе с десятью литрами воды, деньги компании. С двухкнопочным режимом – три литра воды в день.

Сэкономить на оплате за отопление помещения можно с помощью установки индивидуального счетчика тепловой энергии. Расценки на отопление коммерческих помещений в разы отличается от отопления квартир.

Монтаж программируемых термоголовок или программаторов температур. Приборы сами контролируют и устанавливают комфортную температуру.

Можно самостоятельно отключать или уменьшать температуру в вечерние время, когда все уходят с работы и в выходные дни.

Обязательно замените старые радиаторы, ведь они со временем забиваются, и вода в них хуже циркулирует, отсюда и хуже теплоотдача.

Установка конструкций воздушного отопления. Воздух быстро нагревается и для каждой комнаты можно задать свою температуру.

Утеплите дополнительно стены, потолок, пол, ока и двери. Вы сэкономите траты на отопление до 30%.

Для отопления загородного дома, можно установить тепловой насос, который использует подземное тепло почвы и вод.

Экономию газового отопления можно получить, правильно выбрав газовый котел. Самыми экономичными считаются котлы с моделируемой и многопозиционной газовой горелкой. Они помогут сэкономить расходы на газ до 25%.

Вместо стандартного электронагревателя можно поставить инфракрасный, тогда в помещении будет нагреваться воздух, а не предметы.

Кейс.

На большом предприятии была своя котельная. Построена она была еще в 60х годах, топилось газом, КПД было низким, в цехах и помещениях было холодно, включались дополнительные электрические обогреватели, на ее обслуживание требовалось по два оператора, которые должны были обслуживать ее круглосуточно. Еще система безопасности от утечки газа была примитивной и не надежной. Котельная часто выходила из строя, и зимой это приводило к промерзанию труб со всеми печальными последствиями.

Проблема была решена следующим образом. Заменить котельную отечественную на импортную. Все оборудование взяли в долгосрочный лизинг, получили вычет по НДС и уменьшили налог на прибыль. Увеличили КПД, как результат в цехах стало тепло, убрали электрические радиаторы, провели тепло к дальним ангарам, сдали в аренду по ставкам теплых складов. Сократили сотрудников котельной, возложили обслуживание на инженеров, ведь современная котельная сама подстраивалась под погодные условия и управлялась с помощью мобильного приложения.

8 способ «Канцтовары»

Канцтовары – статья расходов, которой обычно не уделяют должного внимания, ввиду рутинной необходимости и, в то же время, некоторой незначительности, по сравнению с другими расходами.

Тем не менее, вы должны понимать, что каждая лишняя ручка и скрепка – это деньги Вашей компании, которые выкидываются на ветер. Таким образом, одна ручка превращается в тысячи ручек, а значит в тысячи рублей, долларов, евро и других валютных единиц, которые можно было бы использовать гораздо разумнее.

Поэтому вопрос обеспечения офиса канцтоварами и возможностью сокращения этой статьи расходов без ущерба для производственного процесса должен волновать каждого руководителя совершенно любой компании, который стремиться, как можно грамотнее, сократить те или иные издержки предприятия.

Итак, с чего же стоит начать для того, чтобы расход средств по статье «Канцтовары» осуществлялся экономично?

Для начала, вы должны понять, какие именно факторы влияют на данную расходную статью:

• объем закупки канцтоваров. То есть, перечень канцелярских принадлежностей и их количество;

• стоимость закупаемых канцтоваров;

• выбор поставщика;

• налаживание систематичности в закупках.

Теперь рассмотрим каждый фактор по отдельности.

Объем закупки канцтоваров.

Естественно, что в зависимости от специфики той или иной компании набор канцтоваров может варьироваться: от минимального (ручки, бумага, папки) до совершенно ненужных принадлежностей, включающих в себя всевозможные канцелярские изощрения. Но запомните, в любом случае, вы должны вести строгий перечь необходимых позиций для закупки, конечно, же, посоветовавшись с подчиненными.

Стоимость закупаемых канцтоваров.

Тут важно ответить на вопрос: пытаетесь ли вы сформировать определенный имидж компании за счет закупки презентабельно дорогих канцтоваров? Если да, то пропускайте этот пункт, если нет, то не позволяйте вашим сотрудникам выбирать самые дорогие канцелярские принадлежности без острой необходимости, отдавайте предпочтение «средним» аналогам.

Выбор поставщика.

Конечно, у вас есть поставщик, проверенный временем, вы ему доверяете. А знаете, что еще? Вы к нему привыкли. Вы привыкли, и вам лень искать других. Поймите, канцтовары – это всё-таки не та сфера расходов, в которой легко натолкнуться на недобросовестного поставщика некачественных товаров. Поэтому, перестаньте действовать по накатанной. Перешерстите рынок поставщиков канцелярских принадлежностей и остановитесь на наиболее подходящем для вас варианте. И еще кое-что, кроме вас, никто этого не сделает, просто потому, что ваши подчиненные, в том числе и бухгалтера, не тратят собственные деньги на эту, казалось бы, мелочь, им всегда будет казаться, что это незначительная статья расходов, которая по плечу компании.

Покупайте все у одного поставщика.

Постарайтесь остановить свой выбор на одном поставщике. Ведь, чем больше вы у него закупаете, тем на большую скидку и отсрочку (грубо говоря, бесплатное кредитование) вы можете рассчитывать. Однако не забывайте о том, что у одного поставщика канцелярской продукции есть в наличии – не всегда будет у другого. У ваших поставщиков есть товар «крючок», который стоит значительно меньше, чем у конкурентов, и тем самым создает видимость, что ваш поставщик дорогой. Сравните все основные позиции и, вполне может возникнуть ситуация, когда вы лишь один товар вы берёте у одного поставщика, а всё остальное у другого.

Доставка.

Никогда не платите за доставку, набирайте товара как минимум столько, чтобы вам его привезли бесплатно.

Налаживание системности в закупках.

Пожалуй, это самый интересный шаг к сокращению издержек по статье «Канцтовары», потому что тут вы можете серьезно сэкономить. После того, как вы определились с перечнем необходимых канцтоваров, вам необходимо опередить периодичность закупок. Для чего это нужно? Во-первых, вы сможете договориться с поставщиком о регулярном пополнении офиса канцелярскими принадлежностями, а значит, сможете договориться и о наиболее выгодных условиях сотрудничества. Во-вторых, вы сможете выдвинуть своим сотрудникам, очень простой и непоколебимый ультиматум: «Офис будет пополняться офисными принадлежностями в порядке строгой периодичности. Перечень необходимых вам принадлежностей можно будет дополнять минимально. Если у вас закончились ручки, значит, вы либо неправильно рассчитали нужное вам количество, либо нерационально использовали. В любом случае, это ваша проблема».

Ведите отчет о том, какой отдел и сколько тратит, приведите траты всего отдела к количеству сотрудников, работающих в этом отделе. Проанализируйте несколько месяцев, полученную статистику переведите в норматив по расходам и издайте положение по закупкам.

Не забывайте использовать то, что кажется уже не нужным.

Например, прошлогодние документы хранились у вас в папках. В них вы залезаете крайне редко. И вот вам понадобились новые папки – вытащите документы из прошлогодних папок, переложите их в коробки, подпишите их и сдайте в архив. В высвободившиеся папки теперь складывайте документы.

Кейс.

Когда я сокращал расходы на одном предприятии, то увидел очень большие расходы на бумажные полотенца. Оказывается, в каждом туалете стояли такие бумажные полотенца, и некоторые сотрудники, сполоснув руки, наматывали по пару метров таких полотенец. В итоге, они постоянно заканчивались, а мусорные баки были переполнены бумагой и, соответственно, это отражалось на счетах за мусор.

Решение. Заменить бумажные полотенца электрическими сушилками для рук. Покупка такой техники окупилась за год.

Кейс.

Все канцтовары покупали у одного из наикрупнейших поставщиков России. Однако выяснилось, что, например, бумагу для ксероксов гораздо дешевле брать совсем у другого поставщика, а так как расходы на бумагу составляли примерно треть от общих расходов, то только за счет этого смогли сэкономить больше 5%.

9 способ «Расходы на стационарный телефон, мобильную связь»

Сегодня ни одно предприятие (будь оно мелкое или крупное) не может существовать без телефонии и Интернета. По результатам опросов исследовательской компании Gartner Group, российские предприятия тратят на телекоммуникационные услуги от 0,64 до 3,87% от оборота. Наибольшие затраты отмечаются у организаций, работающих в области финансов и страхования, ТЭК, телекоммуникаций и металлургии, транспорта и связи, государственного управления и военной безопасности. При этом расходы предприятий на телекоммуникации имеют тенденцию к увеличению – об этом заявили 63% респондентов.

Телефонная связь составляет значительную часть бюджета. В основном это касается компаний с call-центрами и с разветвленной сетью офисов. Небольшие фирмы тратят на телефонную связь в среднем от 15-ти тысяч рублей в месяц (абонентская плата и звонки). Затраты компании средней величины достигают 50—100 тысяч рублей, а крупных предприятий – нескольких сотен тысяч рублей. В связи с этим многие организации задумываются о переходе на виртуальную телефонию.

Откажитесь от аналоговой связи в пользу IP-телефонии

Если верить статистике российских провайдеров, предоставляющих услуги IP-телефонии, уменьшить расходы на связь с их помощью удается большинству клиентов. В процентном соотношении это выглядит примерно так:

21,4% компаний отметили сокращение расходов более, чем на 50%;

17,9% организаций смогли уменьшить траты на 30—50%;

32,1% – снизили затраты на связь на 20—30%;

14,1% – сократили расходы на 10—15%.

Мобильные телефоны должны быть выделены только для тех сотрудников, которые постоянно в разъездах и должны находиться на связи, для всех остальных – стационарные телефоны, IP телефония.

10 способ «Интернет»

Пожалуй, любой собственник бизнеса сталкивался с дороговизной интернет услуг. Почему вообще принято считать, что тариф интернета для юридических лиц стоит в разы дороже физических?

Дело в том, что мегабит трафика для юридических и физических лиц разный. «Абсурд», – скажите вы, но это факт. Один мегабит настоящий, а другой, мягко говоря, нет. Так у кого же настоящий мегабит трафика?

Итак, давайте, разбираться. Простой пример. Почему цена, скажем, на миксер варьируется от пары тысяч рублей до сотен тысяч, хотя оснащены все примерно одинаковым функционалом? Потому что миксеры, как и любая бытовая техника, предназначены для упрощенной готовки в течение пары часов в день, другие же – для ежедневного многочасового использования.

Вы не поверите, но с интернетом то же самое. Хитрые городские провайдеры покупают у магистрального провайдера порт в 100 мегабит – семь тысяч рублей за мегабит. Далее, городской провайдер делит этот «пирог» на части и продаёт физическим лицам, например, по 700 рублей за мегабит. Скольким людям продают этот «домашний интернет» – неизвестно, скажем так, это число точно с тремя нулями. Провайдер, конечно, обещает, что клиент получит полный мегабит, но на самом деле это не так. И делают провайдер это, потому что знает, обычно (за редким исключением) домашний интернет используется всего пару часов в день со стандартным набором: просмотр социальных сетей, новостной ленты, фильмов – ничего сверхъестественного. Но даже, если кто-то из пользователей решит начать качать одновременного несколько тяжелых файлов с торрента, в любом случае, вероятность того, что еще пару тысяч других пользователей тоже решат этим заняться одновременно, сводится к нулю.

Что же с юридическими лицами? Юридические лица платят просто полную стоимость за мегабайт и получают его. Вот и всё. Поэтому для компании интернет стоит в разы дороже.

Как же уменьшить графу расходов «Плата за тариф интернета?».

Тут один способ есть, но, к сожалению, довольно дорогостоящий. Это собственно выделенная линия интернета.

Но тут важно отметить, что это будет стоить дорого, а уж ежемесячная плата будет совсем не большой.

11 способ «Междугородняя связь»

Немалой статьей расходов являются расходы на междугороднюю связь. В первую очередь, вы можете сами провоцировать на неправомерные траты, если вы не контролируете данные расходы и позвонить по межгороду можно с любого телефона.

Ограничиваем количество номеров, с которых можно выходить в межгород. Нормируем и контролируем, с какого телефона, куда идут звонки, целесообразность данных разговоров.

Кейс.

Был у меня один такой случай на авторемонтном заводе. Я собирал статистику по всем административно-хозяйственным расходам и в процессе обнаружил значительные суммы за междугороднюю связь. Мы разделили эту статью на городские номера, с которых звонили по межгороду и выяснили, в каких цехах установлены данные телефоны. В этих цехах было много работников из стран ближней Азии. Пришлось с ними провести разъяснительную работу и отключить у телефонов выход в межгород.

12 способ «Питьевая вода»

Расходы на воду не ограниваются коммунальными платежами. Самое время поговорить о питьевой воде. Нет, я не призываю отказаться от питьевой воды, всё-таки условия в офисе вы должны создать для своих сотрудников хотя бы минимально комфортные. Но вот от бутилированных кулеров, пожалуй, всё-таки придётся избавиться.

Я предлагаю альтернативу – пурифайеры. Пурифайер – это кулер со встроенной системой фильтрации, предназначенной для подключения к магистрали холодной воды. Пурифайер выглядит значительно симпатичнее стандартных кулеров, но если отложить эстетику, то давайте посчитаем, насколько кулер, подключенный к водопроводу, выгоднее бутилированного.

Допустим, что в день человек выпивает около 1,5 литра воды. В небольшом офисе с количеством 12 человек ежедневно будет расходоваться один стандартный бутыль в 19 литров. Средняя стоимость подобной бутыли в Москве (в ценах 2020 года) равна 250 рублям. Теперь, давайте, умножим 250 на количество рабочий дней в месяц, а затем на 12 месяцев, таким образом, мы узнаем, сколько же денег уходит на питьевую воду в год, при использовании бутилированного кулера: