Массовый подбор. Телемаркетинг

Введение

Любите ли вы массовый подбор, так как люблю его я? Возможно, вы ответите, что нет. А может да? Я его люблю за то, что это – постоянное движение, решение интересных кейсов, он всегда разный и не существует одинаковых технологий и методов решения задач в массовом подборе.

Массовый подбор – это не стандартный рекрутинг, это один из видов подбора, который делится на множество видов и подвидов в зависимости от деятельности и того, на каком этапе своего развития, находится компания.

В этой книге мы рассмотрим массовый подбор в подразделение «продающего» телемаркетинга, а именно менеджеров по продажам по телефону. Конечно, если ваши операторы call-центра совершают холодные звонки и работаю не только на входящей линии, то эта книга тоже может быть вам полезна.

Не все соискатели, находящиеся на рынке труда хотят стать менеджерами по продажам, а уж тем более продавать какой-либо продукт по телефону, когда ты на вербальном уровне должен понять и услышать потребности на другом конце. Вспомните ситуации, когда вам звонят такие менеджеры и предлагают различные услуги. Вспомнили? Мы, кидаем трубки, повышаем на них голос, задаем «издевательские» глупые вопросы и т.д. Не все готовы работать в должности, требующей большой стрессоустойчивости.

В этой книге я совместно с Оксаной Бендюковой и Антониной Камардиной разберу не только сам процесс массового подбора, но и методы оптимальной адаптации сотрудников на данной должности, их развития: какие мероприятия необходимо проводить, чтобы ваши менеджеры по продажам стали успешными.

Определение

Разберем определение массового подбора специалистов телемаркетинга.

В своей книге «Массовый подбор персонала» я дала следующее определение массового подбора персонала – это разновидность рекрутинга, которая применяется при большом количестве (100 и более) открытых типовых линейных позиций в компании, отличительной характеристикой которой является «холодные продажи» по телефону, совершаемые специалистом по подбору персонала.

Как я уже писала выше массовый подбор персонала специалистов телемаркетинга – это один из видов массового подбора. В связи с этим данный вид массового подбора, имеет свои отличительные особенности. Разберем основные отличия:

1. Моновакансия. Мы подбираем сотрудников на одну вакансию, при этом количественный показатель не равен единице, он чаще всего бесконечный;

2. География подбора узка. Редко компании, которые занимаются продажами своего продукта по телефону, имеют в одном городе больше одного офиса. Чаще всего они открывают офисы в других городах-миллионниках, чем несколько офисов в одном городе;

3. Отбор кандидатов строится по многоуровневому принципу. Он никогда не ограничивается только одним этапом (личное собеседование с руководителем). Чаще всего – это психологические тесты, оценка результатов после первичного обучения и другие методы;

4. Первоначальные этапы воронки имеют низкую конверсию по сравнению с другими видами массового подбора;

5. Высокая текучесть персонала в первые две недели в процессе изучения методов работы;

6. Поиск кандидатов в 90% случаев – холодный. На данные вакансии редко откликаются большое количество соискателей;

7. Сезонности нет.

Это основные отличия данного вида от других видов массового подбора персонала. Я конечно же перечислила не все, а только основные.

Таким образом, массовый подбор персонала специалистов телемаркетинга – это один из видов массового подбора персонала, отличительной особенностью которого является работа с моновакансией, при этом количество сотрудников необходимых на данную позицию неограниченно, в связи с большой текучестью персонала в первые две недели работы. Основной поиск сотрудников осуществляется по холодной базе, обусловленный географическим расположением офиса, при этом поиск сотрудников ограничен по времени (имеет свойство окончания подбора).

А какое определение можете предложить вы? Наверняка в специфике деятельности вашей компании есть свои особенности. Проанализировать все нюансы поможет список потребностей в сотрудниках и возможностей отдела подбора персонала.

Профиль должности

Как и в других видах массового подбора персонала, приступая к подбору специалистов телемаркетинга, мы начинаем знакомиться с профилем должности. Если же его нет, то мы обязательно должно его составить.

Профиль должности должен включать в себя:

1. профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения данной работы;

2. личные и профессиональные компетенции, особенно если у сотрудника не было ранее опыта работы;

3. ценности, соотносящиеся с корпоративной культурой и внутренними, порой неформальными правилами компании;

4. формальные требования/анкетные данные.

Профиль должности – это обязательный и необходимый рабочий инструмент. Профиль должен быть разработан в любой компании!

В составлении профиля должности нет ничего сложного, это не занимает так много времени. Трудности могут возникнуть при сборе необходимой информации – кто же действительно нужен нашей компании.

Для того чтобы не тратить много времени на сбор информации, я предпринимаю следующие шаги для составления актуальных профилей должности:

1. Прошу предоставить отдел кадров выгрузку сотрудников, которые работают в компании, выглядит это примерно так:

Также я прошу отдел кадров отдельно составить такую же таблицу, где основой является не возраст, как в вышеуказанном примере, а продолжительность работы в компании. Эта информация необходима, чтобы понимать какого профиля сотрудники дольше всего работают. Конечно, у руководителя компании в голове есть свой идеальный профиль, но лучше основываться на фактах, чтобы не увеличивать итак слишком большую текучесть персонала на данной должности.

Проанализировав данную выгрузку, я беру данные для составления профиля по формальным признакам, таким как возраст, пол и образование.

2. Прихожу в несколько отделов продаж, стараюсь не на несколько минут, а как минимум на целый день. В отделах я выступаю как сторонний наблюдатель, смотрю какой функционал выполняют сотрудники, какие ценности они транслируют, обращаю внимание на деловые качества и темперамент.

3. Общаюсь с лучшими менеджерами по продажам и сотрудниками, которые работают более одного года. Во время данных бесед выясняю, почему они работают (их материальную и нематериальную мотивацию), что именно им нравится в трудовых обязанностях.

4. Общаюсь с руководителями отделов продаж, выясняю их видение профиля идеального сотрудника, какие обязанности он выполняет, как происходит наставничество и адаптация новых сотрудников.

5. Изучаю профессиональные стандарты, принятые в РФ (к этому обращаюсь только в случае, если я ранее не работала в данной сфере, либо не имею возможности пообщаться с руководителями отделов продаж).

Собрав всю необходимую информацию, мы составляем профиль должности и в начале направляем его руководителям отделов продаж на рассмотрение, если корректировки с их стороны есть, то обсуждаем их, и в случае необходимости вносим их. Если их нет, утверждаем данный профиль у генерального директора компании.

Я не советую вносить в профиль должности стандартные графы, такие как: цель должности, задачи должности и другие. В массовом подборе я считаю, в данных графах нет необходимости, это все-таки ежедневный рабочий инструмент, и он должен содержать только необходимую для нас информацию, должен быть кратким и понятным, чтобы в люой момент мы могли быстро сориентироваться.

Профили должности лучше составлять красочными, и легкими для визуального восприятия.

ИДЕАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ:

В выше приведенном примере я показала вариант результатов мозгового штурма среди руководителей отделов продаж. Цель данного штурма была в том, чтобы выяснить какими качествами должен обладать идеальный менеджер по продажам.

Для этого я собрала группу руководителей, каждый на своих листочках написал от трех до семи качеств, которые должны присутствовать у менеджера по продажам. После того как они выполнили данное задание, я написала на доске качества, которые он указали, если оно повторилось у другого, то ставлю возле него пометку. Как только я перенесла всю информацию на доску и выделила те качества, которые набрали большее число голосов. Обсуждаем данные результаты, и эти качества вносятся в наш идеальный профиль кандидата.

ПРИМЕР ПРОФИЛЯ ДОЛЖНОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ

Это пример того, как должен выглядеть стандартный профиль должности. Ниже приведен пример того, как может нестандартно выглядеть профиль должности.

Некоторые компании прописывают в профилях должности менеджеров по продажам такие блоки:

1. Ожидания клиентов от сотрудника компании:

– внимательность и корректность;

– профессионализм;

– качественное обслуживание;

– честность;

– понимание;

– удовлетворение желаний и решение проблем;

– получение удовольствия от приобретаемого продукта.

2. Ожидания компании, руководства:

– увеличение прибыли;

– преданность и лояльность к компании;

– передача имиджа компании;

– саморазвитие;

– адекватная оценка оплаты труда.

3. Ожидание коллег:

– работа в команде;

– взаимовыручка;

– поддержка;

– четкость работы;

– ответственность;

– доверие;

– обмен опытом;

– приятное общение.

Оценивая кандидата, мы конечно должны знать эти моменты, но вносить их в описание профиля должности я вам не рекомендую, т.к. они являются отражением внутренней корпоративной культуры – в профиле же мы отражаем ключевые моменты предстаящей деятельности.

Анкета кандидата

В книге мы говорим о массовом подборе менеджеров по продажам, а не о подборе в небольшом количестве (до 10 сотрудников в месяц).

Если вы работаете в массовом подборе, то наверняка знаете, что соискатели неохотно заполняют анкету кандидата и часто, увидев анкету на 2-3 листа, разворачиваются и уходят.

При массовом подборе на собеседование записывается много соискателей и распечатывать на каждого приглашенного резюме – это трата времени, да и, честно говоря, бумаги. А если кандидат записался на интервью по входящему звонку, рекрутер мог неправильно услышать ФИО и все – «убил» время на поиск его резюме.

Анкета должна быть обязательно! Но она должна быть:

1. Не более 1-ого листа А4 (одна сторона);

2. Минимальной по количеству заполняемой соискателем информации;

3. Понятной;

4. Визуально не отталкивающей – структурной;

5. Быстро читаемой, чтобы взглянув на анкету, мы могли сразу по формальным признакам и графологии оценить соискателя.

Это очень важно, так как это психологический фактор, и для соискателей он играет большую роль. Если от вас требуют, чтобы в анкете была информация для проверки СБ, то сделайте анкету так, чтобы на первой стороне была та минимальная информация, которая вам необходима для проведения собеседования, а на второй стороне – все, что необходимо для прохождения следующих этапов отбора.

Когда соискатель пришел на собеседование, просим его заполнить первую сторону анкеты. А вот если после собеседования вы поняли, что человек вам подходит, то просим заполнить вторую сторону анкеты.

Такой подход работает даже при групповом собеседовании – проверено неоднократно. И поверьте, вы не только увидите благодарный блеск в глазах ваших соискателей, но и сразу почувствуете уважение в их словах и поведении – любому приятно видеть уважение к своему времени и затраченным усилиям.

Анкета должна быть проста и понятна, а не ребусом для соискателей!

Анкета для проверки личных данных соискателей во всех компаниях обычно разрабатываются самой службой безопасности, и в каждой компании она своя. Поэтому пример данной анкеты я вам не буду показывать, а вот вариант анкеты, которую я внедряю, приведу ниже. Это стандартная анкета соискателя, и в каждой компании я ее дорабатываю именно под требования данной компании. Ведь в каждой компании имеются свои маркеры оценки кандидатов, которые исторически сложились.

Для массового подбора менеджеров по продажам, я вставляю графу – «Факторы при выборе работы». Чаще всего соискатели ставят везде одинаковые цифры. Соискатели, которые правильно делают это задание единицы. Как правильно оценивать эту графу я расскажу вам в главе «Психологические тесты при отборе».

На заполнение анкеты я выделяю время пять минут, и этого времени вполне достаточно, чтобы соискатель успел ее заполнить. Конечно в каждой компании свои анкеты, которые сделаны в своей стилистике, но не надо перегружать анкету лишними данными. Ведь при проведении собеседования все-таки важен диалог, а не просто прочтение и уточнение данных, которые указал соискатель.

Мониторинг рынка труда

Работая в любой компании, мы постоянно проводим мониторинг рынка труда. Конечно же есть свои минимальные отличия при самой технологии проведения мониторинга, но они не настолько существенны.

Работая в массовом подборе, мы проводим мониторинг рынка труда каждые три месяца. Если вы подбираете менеджеров по продажам, то так часто проводить мониторинг нет необходимости. Достаточно это делать раз-два в год.

Мониторинг рынка труда позволяет нам:

1. Понимать, что происходит у наших конкурентов с точки зрения заработных плат, социальных выплат и различных бонусных программ для сотрудников.

2. Быстро реагировать на изменения на рынке труда.

Мы должны точно и верно определить круг аналогичных компаний.

Чем еще помогает нам мониторинг рынка труда:

1. Есть понимание, как происходит отбор кандидатов в других компаниях;

2. Каких кандидатов, принимают на работу наши конкуренты;

3. Какой уровень заработной платы у сотрудников в других компаниях и насколько мы конкуренты, а также находимся ли мы ниже рынка, либо выше рынка заработных плат, а может мы как раз вписываемся в рынок.

Существует четыре способа проведения мониторинга рынка труда:

1. изучение объявлений на работных сайтах;

2. обзвон компаний и выяснение необходимой информации;

3. участие в собеседованиях и в обучении;

4. через сторонние организации.

Если вы хотите получить достоверную и полную информацию, то я советую делать мониторинг третьего вида. Все мы великолепно знаем, что в объявлениях указывается общий совокупный доход (оклад, % от продаж и премии по результатам работы). Не все компании указывают и расписывают из чего складывается уровень дохода. Это трудозатратное занятие, но провести его раз в год реально.

ПРИМЕР АНАЛИЗА РЫНКА ТРУДА ПО КОНКУРЕНТАМ.

Допустим у нас в компании совокупный доход менеджера по продажам 65 000 рублей. Из них фиксированная часть составляет 30 000 рублей. % от продаж менеджер получает от 3 до 5 в зависимости от количества продаж. Оформление у нас с первого дня обучения. Я делаю вывод согласно этому мониторингу, что мы находимся в рынке, и наши условия конкурентны.

Воронка подбора персонала

Для того, чтобы начать подбор персонала необходимо заранее рассчитать воронку рекрутинга (или воронку подбора персонала). Это аналог воронки по продажам. А ведь именно менеджеров по продажам мы подбираем. Поэтому, если вы с этим не сталкивались, вам в ее расчете и составлении поможет любой руководитель отдела продаж, ведь они ей пользуются на ежедневной основе (ставив планы менеджерам и контролируя ее выполнение).

Приходя в компанию, вы берете для анализа и просчета воронки имеющиеся данные. Конечно, можете взять идеальную воронку подбора: 100-50-50-50-50… Где первый показатель – отработанные кандидаты, последний показатель – трудоустроенные.

В некоторых компаниях статистика подбора персонала не ведется, а без сбора данных воронку просчитать просто невозможно. Поэтому данную воронку мы можем просто предположить и в дальнейшем, спустя как минимум три месяца, сможем просчитать примерную воронку. Почему я говорю «примерную» – это связано с тем, что также необходимо учитывать сезонность активности поиска работы, ситуацию на рынке труда и занятости, а также какую позицию в подборе персонала занимают главные конкуренты, если такие имеются. То есть мы можем на основании всех этих данных примерно предположить числовые показатели воронки.

В своей практике я столкнулась с расчетом самой сложной воронки, когда начала работать в компании, особенностью которой было то, что во главе ее стояли иностранные специалисты, которые не могли понять специфику «русской души».

С какими сложностями я столкнулась:

1. Конкурентов нет, следовательно, на их практике расчетов сделать просто невозможно. Брать воронку из европейского опыта было нецелесообразно, так как русский менталитет очень сильно отличается от европейского;

2. Люди принимались на работу не по ТК, а по ГПД на частичную занятость с полным отчислением налогов, как положено в нашем государстве.

3. Работники занимались не только продажей кредитных продуктов, но и сбором денежных средств в счет погашения выдаваемых кредитов.

4. Не было ограничения по возрасту, но было ограничения по месту жительству будущего сотрудника. Сотрудник должен был проживать именно в том районе, куда требовался человек.

5. Отказы СБ за административно-правовые нарушения.

Прежде чем приступать к работе по массовому подбору, вы должны собрать основную информацию по тому, какие именно люди необходимы для выполнения данной работы (об этом я уже говорила выше). Проанализировав информацию, которую я получила при входе в данную компанию, я стала понимать, что идеальная воронка подбора здесь точно не сработает. Поэтому под данную компанию я разрабатывала примерную воронку, которую в дальнейшем корректировала в течение года работы на этом проекте.

В любом случае, когда вы начинаете работать с массовым подбором, необходимо учитывать основные критерии:

1. образование, навыки;

2. регион, куда требуются сотрудники;

3. возраст и пол требуемых сотрудников;

4. внешний вид сотрудников;

5. процедура отбора до оформления сотрудника (обучение, проверка СБ и т.п.).

После сбора всей необходимой информации мы начинаем анализировать рынок труда, интернет-ресурсы, ВУЗы и другие учебные заведения, которые выпускают требуемых специалистов, ситуацию с безработицей в том или ином регионе. Исходя из этих данных мы предполагаем воронку подбору персонала. Если в компании имеется автоматизированная система подбора, то составить воронку не представится сложным.

Приведу пример из практики. Предварительный расчет воронки рекрутинга:

Из данной воронки хорошо видно, что я сделала большой упор на то, чтобы как можно больше отработать имеющихся на рынке кандидатов. В своей первоначальной воронке я, честно говоря, немного перестраховывалась, так как входных данных не имела. В связи с этим у меня начало воронки было очень большим. В дальнейшем при работе в компании воронка изменилась.

К воронке подбора персонала необходимо относится с осторожностью и без пренебрежения, так как если вы в своей работе не будете использовать воронку подбора, то никогда не сможете точно рассчитать какое количество сотрудников отдела подбора персонала вам необходимо иметь, чтобы закрывать потребность компании в персонале. А неправильно рассчитанная воронка, наоборот, может сказать на том, что вам не будет хватать в нужном количестве специалистов отдела персонала.

Давайте рассмотрим для чего необходима воронка подбора персонала, какие данные необходимо отслеживать и как эффективно анализировать данную информацию, чтобы добиваться нужного для компании результата.

Итак, почему важна для нас воронка подбора персонала:

1. Время: скорость принятия решений – скорость сбора и отработки информации – скорость уведомлений и получения обратной связи;

2. Деньги: выявление и сокращение затрат и потерь – отказ от нерентабельных ресурсов – повышение прибыли;

3. Качество: конкуренция в отрасли – бренд, узнаваемость, лояльность.

Как к воронке подбора относится рекрутер? Примерно так:

Как к воронке подбора относится руководитель отдела продаж? Примерно так:

Слышали эти слова, когда начинали разговор о воронке? Я очень часто их слышу! Даже иногда это слышу от директоров по персоналу. А для меня это отличный рабочий инструмент, благодаря которому я могу за короткий срок добиваться необходимого для компании результата. Если мои руководители не хотят отслеживать воронку подбора персонала, я все равно ее отслеживаю и анализирую и постепенно (на конкретных примерах) приучаю и показываю, почему данный инструмент в массовом подборе очень важен.

Почему важно рекрутеру соблюдать воронку подбора персонала – важен правильно простроенный процесс и соблюдение сроков подбора персонала, а это наше Время.

Почему важна руководителю отдела продаж воронка подбора персонала – важно качество и отсутствие текучести персонала (качество) и сокращение затрат (деньги).

Давайте рассмотрим какие же есть важные этапы в воронке рекрутинга, и какую информацию дополнительно они показывают:

1. Среднее эфирное время рекрутера – правильность работы менеджера по подбору по телефону;

2. Количество отработанных резюме – емкость рынка труда;

3. Количество звонков (исходящие и входящие) – покрытие рынка;

4. Количество приглашенных соискателей на собеседование – условия труда;

5. Количество дошедших на собеседование – скрипты телефонных собеседований;

6. Количество отобранных соискателей на собеседование – ошибки предыдущих этапов;

7. Количество соискателей, прошедших стажировку – правильность составления профиля должности;

8. Количество соискателей вышедших на обучение – ошибки проведения собеседования;

9. Количество соискателей успешно сдавших аттестацию после обучения – качество проведения обучения;

10. Количество оформленных сотрудников – правильность проведения первоначальной адаптации;

11. Количество сотрудников прошедших испытательный срок – текучесть персонала, стоимость привлечения одного сотрудника.

Зачем нам эти этапы? Это важный инструмент в процессе массового подбора менеджеров по продажам:

1. Это анализ источников подбора персонала;

2. Это анализ работы рекрутера;

3. Это анализ работы руководителя отдела продаж;

4. Это анализ текучести персонала.

Воронка подбора персонала будет включать одиннадцать основных показателей, но обращать в первую очередь я как руководитель буду на следующие показатели:

1. Среднее эфирное время;

2. Количество звонков;

3. Количество приглашенных соискателей на собеседование;

4. Количество дошедших на собеседование соискателей;

5. Количество оформленных сотрудников.

На что обращаю внимание в последнюю очередь – это количество просмотренных резюме.

Где берем и где ведем данные для воронки подбора персонала:

1. Автоматизированная программа по подбору персонала;

2. MS Excel;

3. Анкеты;

4. Через обратную связь на каждом этапе.

Воронку подбору персонала можно анализировать тремя способами:

1. Количественный анализ.

Рисунок №1

Рисунок 2

Как пример показана воронка 1 дня. Каждый специалист по подбору персонала в конце рабочего дня заполняет результаты своей работы в таблицу MS Excel (см. 1 рисунок). Либо вы выгружаете эти данные из автоматизированной системы (см. рисунок 2). Минус данного анализа, то, что он трудно анализируемый.

2. Конверсионный анализ.