МелочиНеМелочи. 200 идей, как усилить ваше событие и победить конкурентов

НеМелочь 1. Ударение и буквы в имени и фамилии спикера

Есть имена и фамилии, с которыми все понятно. Сергей Попов, например, или Мария Петрова.

Но есть более сложные кейсы – например, когда в ивенте участвуют спикеры-иностранцы (в таких случаях не всегда понятно, что имя спикера, а что – фамилия). Но даже если вы не работаете с китайскими или корейскими спикерами или вип-персонами со сложными именами, трудности и подвохи подстерегают вас на каждом шагу. Много проблем возникает и с простыми, казалось бы, именами (см. ниже мой личный кейс).

Простой пример – на наших конференциях выступает эксперт и наш друг Сергей Сабитов. Можете с ходу твердо ответить, куда ставить ударение в его фамилии: на а или на и?

Спрашивать спикера о том, как правильно, непосредственно перед выступлением неверно: поздно, спикеру может быть не до этого, модератор может не обратить внимания на правильный вариант, да и ощущение сложится, что вы не очень подготовились.

К тому же вы наверняка готовили заранее этому спикеру благодарность или диплом? Правильно ли имя/фамилия написаны там? Этот вопрос становится особенно важным, когда благодарность, например, выгравирована, а не просто отпечатана на картонном фирменном бланке.

Решение: в анкету спикера, которую он заполняет перед выступлением, добавляем пункт: «Если ваши имя/фамилия произносятся определенным образом, то просим дать верные ударение и написание» (подробнее об анкете поговорим в НеМелочи 19).

А то, знаете ли, в Питере есть музыкант Макс Ива́нов – и никак иначе. А мы бы его, конечно, Ивано́вым объявили.

Это все я вам как Наталия Франкель говорю – которую регулярно и объявляют, и пишут как Наталью Френкель (и ни разу никто не спросил, как правильно).

Почувствуйте мою организаторскую и спикерскую боль, как говорится.

НеМелочь 2. Договор со спикером

Чьи права на контент? Эксклюзивные или нет? В каком шаблоне делается презентация? В каком виде спикер отдаст презентацию? А если он выступает за деньги – каков порядок выплаты гонорара? Кто оплачивает билеты на поезд/самолет? И т. д. Грамотный юрист поможет вам раз и навсегда убрать головную боль по поводу того, что ваши ожидания от выступления серьезно разошлись с реальностью. А у спикеров сложится (совершенно верное) впечатление о вас как о профессионале, который четко и ответственно подходит к взаимодействию.

НеМелочь 3. Согласие спикера на использование фотографий в рекламной кампании

В анкете, которую заполняет спикер, уточняем, можно ли использовать в рекламной кампании его/ее фото (пусть спикер выберет один из вариантов ответа: «да/нет»).

У нас была пара неприятных историй, когда мы еще не оговаривали такое согласие и в процессе выяснялось, что спикер против. Конечно, мы моментально останавливали рекламную кампанию, но это: а) потраченное впустую время таргетолога и других специалистов; и б) обидно, если креативы[1] показывали хорошие результаты.

Часто об использовании фото в рекламе спикер узнает от своих друзей, по аудитории которых вы запускаете рекламу с ним.

Чем более известен человек, тем сложнее будет получить его согласие (но не спросить вы не можете).

НеМелочь 4. Методист и тренер по речи для спикеров

На определенном этапе мы начали приглашать этих двух специалистов. Полный доступ к их услугам и помощи имеют все спикеры, утвержденные на событие. Методист помогает спикерам усилить доклад, «докрутить» идеи, формулировки, переходы внутри темы, расставить смысловые акценты, сделать выступление более цельным и привлекательным с точки зрения контента.

Тренер по голосу и речи проводит вебинары для всех желающих (мы не заставляем никого приходить на них, но настоятельно рекомендуем – особенно тем, у кого недостаточный опыт выступлений, кто не великий оратор и у кого есть желание поработать над выступлением не только с точки зрения контента). На этих вебинарах тренер дает упражнения для голоса (чтобы он был более звучным, низким, красивым) и речи (чтобы говорить четче, яснее и красивее). Кроме того, тренер рассказывает, как работать с дыханием, как не говорить на связках, как готовиться перед выступлением, как бороться с волнением и побеждать его.

Эти специалисты не будут стоить вам дорого (а с некоторыми можно договориться по бартеру), зато речь ваших спикеров гарантированно произведет вау-эффект.

Обратите внимание на важные нюансы.

• Спикерам нужно подробно объяснить, в чем их профит от этой работы (кто-то думает, что он и так великий, и тратить время на всякое необязательное не будет). Качественный с точки зрения контента и речи спикера (и его манеры держаться) доклад будут слушать с бо́льшим вниманием, этот человек оставит о себе приятное впечатление как об уверенном профессионале, его охотнее будут цитировать, приглашать выступить на других ивентах или поработать в проекте.

• Запись на проработку презентации к методисту нужно делать жестко в календаре и не давать всем возможность навалиться дружно накануне ивента. Вам методист еще пригодится, берегите его и предлагайте записаться на слоты за 2–4 недели до даты выступлений.

• Рекомендуйте спикерам регулярно делать упражнения, которые дает специалист по голосу и речи. За один раз стать гениальным оратором еще ни у кого не получилось.

НеМелочь 5. Отдавать фотографии спикерам сразу после выступления

Одно время мы делали так: у нас был выделен фотограф на каждые три-четыре зала, который имел четкое ТЗ – снимать каждого спикера в первой половине выступления, моментально отправлять фото в штаб на обработку тому, кто ждет исходники, и рассылать руками выделенного для этих задач волонтера два-три фото «в моменте» спикерам в мессенджер. Представьте вау-эффект: ты только что сошел со сцены, а тебе уже прислали красивые фото, которые можно сразу, на эмоциях, выложить в соцсети, упомянув событие в обращении к своей аудитории.

Мелочь? Да. Но работает!

НеМелочь 6. Цветы для спикера

Прекрасная и недорогая возможность для вау-эффекта – подарить девушке-спикеру после выступления букет цветов (можно и мужчинам, безусловно, но это менее привычный шаг для большинства, давайте это учитывать). А еще можно дарить съедобные букеты. Мы так еще не делали, но идея, безусловно, хороша.

Можно запартнериться с цветочным проектом или просто купить букеты. Еще можно подумать на шаг вперед и задаться вопросом: где спикер будет хранить этот букет, не дарите ли вы человеку немного хлопот, вместо того чтобы позаботиться?

Поэтому заранее узнайте, едет ли спикер с конференции сразу на вокзал или в аэропорт, и если да, то замените букет чем-то более адекватным.

Если же цветы уместны, то дарите их с радостью.

А чтобы ни вам, ни спикеру не думать, в какую вазу их поставить, можно дарить в брендированной емкости со специальной флористической губкой.

НеМелочь 7. Предлагать спикеру микрофон на выбор

В анкете, которую заполняет спикер после утверждения на эту роль, должен быть пункт о выборе микрофона.

Кому-то удобно использовать головной/петличку, чтобы руки были свободны, кому-то – наоборот, стандартный микрофон. Возможность выбрать приятна спикеру, а вам позволяет подготовить оборудование заранее и сделать соответствующую пометку в сценарии (который должен быть в каждом зале).

Если в зале одновременно выступают несколько спикеров (круглый стол, общее выступление, дискуссия, интервью), то нужно заранее узнать предпочтения каждого из них и обеспечить зал нужным количеством требуемых микрофонов (или, если нет такой возможности, дать два-три стандартных микрофона, которые спикеры будут передавать друг другу).

Если мероприятие протокольное, например, и предусмотрены микрофоны на стойках или стационарные, то этот пункт в анкете, как вы понимаете, не нужен.

НеМелочь 8. Визажисты для спикеров/модераторов

Как и цветы, необязательная и недорогая возможность, но создающая вау-эффект и генерящая благодарность.

В анкете, которую спикер заполняет после того, как будет утвержден на эту почетную роль, мы предлагаем девушкам услуги мастера по волосам. Раньше предлагали полный набор – укладку и макияж, но столкнулись с тем, что визаж менее востребован: многие красятся сами так, как им привычнее и «точно знаю, что хорошо получусь на фото, если накрашусь сама». Поэтому мы стали предлагать только легкие дневные укладки.

Можно партнериться со студиями красоты или приглашать мастеров на коммерческой основе – тут как договоритесь. Результат – довольные девушки с красивыми укладками, с радостью выкладывающие фото в соцсетях. А иногда благодарность спустя годы за эту возможность.

НеМелочь 9. Куда спикеру направлять кликер

Сколько раз видела такую картину: спикер направляет кликер на экран, а слайд не переключается. А все почему? А все потому, что точка контакта кликера расположена совсем не на экране. Безусловно, есть кликеры, сто́ящие многие десятки (и сотни) тысяч рублей, которые можно вообще никуда не направлять, – они сработают. Но в 95 % случаев используются стандартные простые кликеры за несколько тысяч рублей, и нужно знать, как они работают.

Поэтому во избежание переживаний спикера (а я видела, как девушка на выступлении начала злиться и ругать организаторов, которые «даже батарейки нормальные вставить в кликер не могут») во время его подготовки к выступлению сразу покажите, куда нужно направлять кликер, чтобы он срабатывал (стол модератора, пультовая, зона работы технической группы). Приемопередатчик стандартного кликера, как правило, включается в компьютер, с которого запускается презентация.

Дел на 10 секунд, нервы спикера (и ваши) – бесценны!

НеМелочь 10. Экран-суфлер

Экран-суфлер – штука необязательная, дополнительная статья расходов… и забота о спикере, конечно.

Во-первых, ему не придется постоянно поворачиваться назад, чтобы посмотреть, переключился ли слайд или какой следующий тезис нужно раскрывать.

Во-вторых, на экран выводится оставшееся до конца выступления время – это важно для тех, кто не репетировал / плохо чувствует тайминг / просто хочет быть в курсе, сколько времени осталось до конца доклада. Подробнее обсудим эту тему в НеМелочи 12.

Заботьтесь о спикерах, коллеги. Это не мелочь.

НеМелочь 11. Стакан для спикера

Лично мое спикерское эго порадовали, когда на одном из форумов к бутылке с водой для меня поставили не обычный стеклянный стакан (и тем более не пластиковый), а хрустальный, красивый и тяжелый.

Для меня это как раз пример мелочи, которая вообще ни на что не влияет, но создает грань настроения и увеличивает удовольствие и вау-эффект от события.

Заботьтесь о спикерах (и обо всех других людях на вашем событии) – они потом это ого-го как помнят!

НеМелочь 12. Таймер обратного отсчета

Как я уже писала раньше в одной из НеМелочей, на экране-суфлере, который позволяет спикеру не вертеться, чтобы посмотреть на экран с презентацией, можно поместить таймер обратного отсчета.

Он нужен для того, чтобы спикер соразмерял время своего выступления с фактическим таймингом, не заговорился, не растекся мыслию по древу и помнил, что у него осталось фиксированное время, в которое он должен уложиться.

Святость тайминга проговаривается несколько раз: в предварительной коммуникации координатора спикеров, в памятке спикера, в ТЗ к презентации, при прогоне выступления (если вы их делаете) и непосредственно модератором зала перед выступлением. Это нужно для того, чтобы все спикеры были в равных условиях вне зависимости от регалий, не забирали чужое время и уважали слушателей, которые планируют день на конференции, отталкиваясь от расписания мероприятия.

НеМелочь 13. Контакты спикера в удобном формате

Часто у организаторов просят контакты спикера (если он молодец, конечно).

Нередко в конце презентации спикер дает ссылки на свои соцсети, сайт, телефоны и имейлы. Это большой объем текста, который неудобно записывать/копировать/вбивать в поле поиска.

В памятке спикера посоветуйте ему на финальный слайд презентации поставить не список ссылок и номеров, а QR-код, в котором он сможет поместить ссылку на свой сайт-визитку со всеми контактами, основную соцсеть или переход в мессенджер. QR-кодов может быть несколько. А еще эти QR-коды вы можете поместить на распечатанной программе ивента (и на сайте), расположив возле информации о докладах и каждом спикере.

Чтобы спикеру было совсем приятно, дайте в памятке ссылку на мануал о том, как создать QR-код и как и что в него можно поместить (да, это не все умеют, и это нормально). Объясните в двух словах, почему участникам так проще и удобнее.

Всем будет приятно. А не этого ли мы все и добиваемся в своих проектах?

НеМелочь 14. Чат спикеров

«Еще один чат?» – можете спросить вы. Да, и это очень важный для организатора чат, которому обязательно нужно уделить внимание. Создавая его, вы начинаете формировать сильное сообщество (при условии, что событие проводите не разово). Вы становитесь его лидером, человеком-хабом, который знает всех топ-участников (при условии, что у вас выступают именно сильные эксперты). В этом чате спикеры решают свои вопросы, находят в нише тех, кого не знали раньше, обсуждают проблемы индустрии, в которой они все находятся. То есть решают огромной важности задачу «найти своих». Быть в этом чате со временем (туда добавляются спикеры ваших новых событий) становится престижно, почетно и статусно. А дали им эту возможность вы – тем самым еще сильнее войдя в роль лидера этого сообщества.

Главное – не приглашать в чат спикеров из разных ниш (если вы делаете события в разных сферах).

НеМелочь 15. Анкета для покупки спикеру билетов

Мой частый ночной кошмар тех лет, когда я сама покупала спикерам билеты, – что билет куплен не тот / не туда / не на ту дату / не оттуда / не тому. И так по кругу. У нас тоже бывали ситуации, когда спикеру покупали билет не на ту дату; когда спикер опаздывал на рейс туда – и ему аннулировали рейс обратно; когда спикер принципиально хотел билет на несуществующий рейс; когда ошибка в написании фамилии привела к появлению «многоседыхволос» у менеджера… и так далее. Что надо спросить у спикера в одной анкете, чтобы снизить вероятность головной боли, забот и потери денег?

Фото страниц паспорта (заграничного, обычного – зависит от того, куда спикер летит или едет с вашей помощью). Спикер может не захотеть прислать вам эти фото – имеет право. Тогда важно попросить предоставить следующую информацию:

• латинская транскрипция имени и фамилии (для авиабилетов);

• написание Ф.И. О. как в паспорте (а не творческий псевдоним из соцсетей), дата рождения (для ж/д билетов);

• город отправления/прибытия, дата и предпочитаемое время отправления/прибытия – вам это пригодится для подбора билетов;

• наличие багажа/ручной клади; желаемое место: у окна/прохода/Extra Space (для авиабилетов, если вы оплачиваете билеты с багажом или дополнительным местом перед креслом);

• предпочитаемые авиакомпании (необязательно);

• принципиально ли отсутствие пересадок и готов ли спикер оплачивать часть стоимости билета, если его полная стоимость вкупе с выполнением пожеланий спикера выходит за рамки вашего бюджета.

Согласовываете рейс так: отправляете спикеру скрин с данными рейса и получаете письменное подтверждение, что спикер прочитал скрин, осознал информацию, сверил со своим планировщиком – и все сошлось.