Мышиная возня. Книга конторских чиновников

Обычный день

Самолёт летит, колёса стёрлися…

/ частушка/

Рабочий день служащего состоит из пустых ненужных дел на 99,9%. Многие из нас заполняют безмерные таблицы пять на шесть метров и сопоставляют циферки; некоторым выпадает честь иметь дело с «творческой работой»: они готовят срочные письма и справки по какой-то теме, неизвестно зачем. Понять, кто чем занимается конкретно, и насколько каждая из задач объёмна, – сложно. Бюрократия есть вязкая материя без краёв, углов и размеров.

Чтобы структурировать нашу работу и хоть как-то отслеживать происходящее, был придуман электронный документооборот. Это прекрасный инструмент, являющий своей целью хоть как-то навести порядок в рутине. По задумке умных людей, каждая задача органу власти должна поступать через первое лицо и дальше расписываться по исполнителям, проходя через промежуточных начальников. Каждое действие пошагово фиксируется, а любое хождение документов можно при желании отследить и найти тóрмоза. В идеале, в низ по иерархии спускается письмо, жалоба или запрос с прикрепленной записочкой: «подготовить», «организовать», «решить» или «рассмотреть», а обратно возвращается отработанный ответ заявителю (инициатору) с одобрительными визами «согласовано». От руководителя к подчиненному – указания, обратно – готовый проект ответа в адрес обратившегося. Система предусматривает работу по принципу вопрос – ответ, фактически всё обстоит чуть-чуть иначе.

Начальники обычно заняты совещанием, а бестолковая, и именно от того срочная работа, начинает лезть в обход них, «на опережение». Если запускать вопрос по маршруту шеф → меньше шеф → еще меньше шеф →…→ исполнитель, он будет идти как минимум один день вниз, и не известно сколько дней обратно – наверх.

Чтобы обойти систему и не убиваться, был найден выход – решать вопросы в рабочем порядке (по телефону, по почте и как угодно). Это стало чуть ли не панацеей для бестолкового руководства.

Методика «порешаем» выработалась для упрощения механизма, являющегося самим по себе «упрощением». Сначала, для эффективного управления, был внедрён электронный документооборот, предполагающий чёткую структуру, а потом основную работу пустили мимо него. Боязливому и несамостоятельному руководству сложно осуществлять последовательное управление в официальном пространстве, гораздо удобнее поручить кому-то что-то, и пусть этот «кто-то» сам штурмует систему.

Такая организация труда напоминает завод, на котором токари, сборщики, электрики и сварщики договариваются между собой без участия мастера или начальника цеха, а руководитель или даже заказчик, не вникая в суть процесса, хватает за рукав любого, кто поближе и даёт персональное задание по изготовлению какого-то крупного узла. Для исполнения поручения работник сам бегает и договаривается со всеми остальными как хочет, отложив свою основную системную работу на конвейере.

Кроме прямых поручений от начальников родного учреждения первому попавшему под руку, задания или настоятельные просьбы могут приходить сбоку (от министерств, Полиции, Аппарата президента, губернатора, Думы и т.д.). Упрощённая схема выглядит так:

Когда поручение дано по почте (сбоку) – исполнение его осуществляется по более вычурным схемам. Откуда б задача не прилетела и какой бы она срочной не была, обратный ход возможен только через всю официальную цепочку согласующих, а иногда еще через юридическую службу и канцелярию. Ответ идёт от имени органа власти, а не доброго человека, поэтому все режимы подстраховки – «вкл.».

Задача (пусть это будет «просьбой» подготовить справку о сельском хозяйстве по случаю визита министра) направляется для отработки по кротчайшему пути: исполнителю и в копии кому-либо из промежуточных начальников. Обратный ход уже подготовленной информации выглядит так: исполнитель → начальник «a» (stop machine); исполнитель → начальник «2» (stop machine); исполнитель → «II зам» (stop machine); исполнитель → руководитель.

На каждом этапе прохождения документа по цепочке его поджидает остановка, даже если замечания к нему отсутствуют. Ни один из промежуточных «согласующих» не перешлёт сообщение об исполнении дальше наверх, чтобы не войти в роль соавтора и не разделить с ним ответственность. Исполнитель (мелкий конторщик) бегает со своим «творением» сам.

Дойдя с горем пополам до главного начальника, отшлифованная многими версия бумаженции под его рукой обычно претерпевает последнюю поправку – без этого не бывает – и весь маршрут от конца до начала инициируется заново, с разъяснениями каждому из согласующих причин повторной работы (возврата).

Если среднее руководство «толковое», а работа поставлена «правильно», то каждая задача лежит на совести только специалиста и выполняется под его юридическую ответственность. Серединка – это цензура, которая всячески ни при чём.

В известных мне органах власти работа поставлена именно так.

Прилетающая сбоку работа заполняет основную часть дня! Специалист, получивший такую задачу, редко может справиться с порученным делом в одиночку, потому что тема не ограничивается его познаниями и полномочиями. Каждый вопрос состоит из множества нюансов, которые требуют участия многих коллег бог весть откуда. Чтобы не расписываться в бессилии и не ночевать на работе, приходится каждый раз «вылезать из-под коряги» – как это принято сейчас называть – и дружить как можно шире. Если неофициально чем-то озадачили, нужно продолжать затеянное дальше: по знакомству, по дружбе, без бумажки – порешаем, поговорим, разузнаем…

Может показаться, что это хорошо: сотрудничество, созидание и командный дух, но на самом деле это вовсе не так. Работа, которая выполняется «сбоку», она невидима для руководства, деятельность остаётся скрытой и на добровольных началах. Если тебе помогают, то и ты будь добр выручай в случае надобности. Сегодня Я срочно выполнил задачу шефа подключив «чужие руки» и без дополнительной бюрократии, а завтра меня также напрямую попросит мой сегодняшний добродетель. Партнерские отношения, печки-лавочки и всё такое…

Начальник не знает всего процесса, не видит реальную загруженность коллектива и всех обязательств своих подчиненных; он открывает программу электронного документооборота, автоматически вычисляет: у кого меньше всех официальных задач на ближайшее время, откидывает в уме льготников и со спокойной совестью поручает-поручает-поручает. Интересоваться по-человечески о занятости у самих работников – бессмысленно: каждый из нас расскажет такое, что душа заболит. Поэтому – только в приказном порядке, без церемоний.

В действительности, выбранный «незагруженный» работник, может оказаться фактически перегруженным на 3 дня вперед. Вероятно, он уже обслуживает прихоти других начальников и ещё помогает тушить пожары коллегам из смежного управления. Там, где нет учёта, начинается хаос. Взаимовыручка и простой подход только звучат красиво, а на деле они перетекают в мороку морочную с постоянными нежданчиками.

Кроме исполнительской сложности – на которую всем прицельно плюнуть – методика управления, основанная на индивидуальных поручениях, не вписывается в систему обязательного официального учёта деловых процессов. «Неучтёнка» хоть и разрастается как сорняки в огороде, но фиксируется только то, что было официально. Когда дело доходит до обоснования занятости сотрудника или распределения премий, учитывается только та часть работы, которая прошла через программу. Всё что выполнено в рабочем порядке остаётся за кадром и никому не интересно. Не зачтётся в отчёте лирика о том, что специалист ¾ времени бестолково плясал под дудку своего шефа и помогал товарищам разобраться с непролазной дремучестью. Дай показатели своей выработки, и не волнует.

Чтобы выжить в такой обстановке и не зашиться, люди хитрят кто как горазд. Речь идёт не об оптимизации своей работы, а об уклонении от неё. Хитрость здесь развита до неприличия. Изобретатель Джобс говорил, что работать нужно не 12 часов, а ГОЛОВОЙ. К сожаленью для госслужбы это не верно. У нас, мандаринов, отсутствуют реальные показатели производительности труда, а те, которые есть, не отражают реальности, поэтому работать эффективно здесь крайне невыгодно. Задачи поступают по мере их выполнения, и вáлятся они тому, кто их выполняет. Принцип: «сделай дело – гуляй смело» заменяется на: «сделал дело – не спеши отчитываться, иначе дадут другое дело». Отработал сегодня хорошо – завтра накидают поболее, а у нас оклад и почасовая! Даже если возник соблазн выслужится (бывает!) из-за возникшего честолюбия, лучше пересилить себя и уклонится – только так будет легче. Голова должна работать все 12 часов, но думать она должна никак не о повышении производительности труда. Как-то так получается.

Помню, однажды, меня родная мать спросила: «В чем заключается ваша работа?». Это оказался нелёгкий вопрос. Сложен он тем, что спрашивающий далёк от любой бюрократии и офисных баталий. Мы не выпускаем подшипники, не защищаем родину, не ловим преступников и не лечим людей; даже управлением или командованием это назвать нельзя. Как объяснить простым языком свой род занятий? Плоды труда большинства госслужащих не пощупать, не увидеть и не всегда запросто осмыслить, да и есть ли они вообще… Тогда Я, помню, с заминкой ответил, что являюсь администратором процесса (!) и расшифровал: пишу различные письма, готовлю справки, отчёты, заполняю таблицы и отвечаю на звонки. Её этот ответ устроил. Если бы она спросила меня, в статусе повыше, то ответить было б куда сложнее.

По мнению моего отца, мы тут все усиленно «ничево не делаем». Вот он-то знает, ага.

Пишу письмо

Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо сделать ещё раньше.

/Закон Мерфи/

Есть такая штука, как фотография рабочего дня. Это способ фиксации трудового процесса – если кто не знает – он используется для нормирования работы тех, чью бурную деятельность трудно измерить линейкой или посчитать. Наша бестолковщина иногда требует такого исследования: надо ж её хоть как-то фиксировать, хотя бы для себя, хотя б для соответствующих выводов.

Хочу описать, как происходит написание чего-либо в нашем ведомстве. Переписка есть важная составляющая работы административного персонала – пишет он много, по всякому поводу и без повода.

Подготовка официальных текстов, интервью и всяких там докладов, требует определённого вдохновения, сосредоточенности и некой концентрации сознания. Чтобы ничего не упустить и не нарушить стиль, «писатель» должен уметь входить в чуждый ему образ. С достижением этого самого транса всегда проблема: водовороты событий и сумбурность не позволяют залипать в одном месте на долго. Приходится переключать своё мышление по щелчку. Свободная минута – ты в роли директора, свободные 10 минут – целый губернатор. Главное не забывать щёлкать тумблер, не сбивать настройки образов, и не забыть про себя.

Итак, 9:00 – начало дня. Предстоит срочная подготовка письма, с которым тянуть уже нéкуда: если ещё чуть-чуть – постигнет беда. Открываю чистую заготовку (бланк), настраиваюсь как актёр на психологию того, от чьего имени печатаю – рождается первая фраза: «Во исполнение Вашего поручения, данного…». У нас любят, чтобы в начале была ссылка на указания руководства в качестве движущей силы. Такое вступление не для канцелярского удобства, как можно предположить, оно льстит и подчёркивает готовность подчиниться.

Не успеваю допечатать до первого знака препинания, как в помещение забегает какой-то гражданин в клетчатой рубашке и начинает сходу задавать свои вопросы «по существу»:

– А вот кто из вас (окидывает заваленный бумагой кабинет взглядом) писал когда-то о таком-то (подбирает слова)? Не подскажете, куда мы запрашивались и что нам ответили… И чем закончилась эпопея? Скиньте мне всё, что есть, а я сам посмотрю (и замучаю вопросами, хочется добавить).

Сеанс прерван.

Глаза вопрошающе приклеиваются ко мне и делать отречённый вид уже бессмысленно.

Эти Кишащие Сущности не дадут собраться с мыслями. Так и знал, что напрыгнут. Мироздание сопротивляется плавности хода, ему больше нравится моя нервозность и дрожащий глаз. Хотя положение не очень-то располагает к ведению отвлеченных бесед и к оказанию «первой помощи», но приходится пререключиться.

Параллельно в заведении начинается обряд рукопожатий и взаимных приветствий, без которого у нас никуда. Лоботрясы, которым нéчем заняться, с 9:00 до 11:00 задёргают своими «здрасьте», рукопожатиями и «какделами». Традиция обязывает их ходить по кабинетам, фальшиво улыбаться и задавать дежурные вопросы. Давно уже понял, что если хочешь написать нечто по-настоящему осмысленное, приходи к 7:00 или на выходном. Это аксиома для заведений нашего типа. Качественно поработать можно только во внеурочные часы. От коротенького периода «до начала дня» больше пользы, чем от всего будня.

По моим наблюдениям для дел годится лишь сильно раннее утро: «вечеровки» не так эффективны, и это не только от усталости. После работы из-за неуспеваемости остаются многие, и эти «многие», зная о твоём присутствии, будут отвлекать. Те же, кто уходит вовремя, из собственной радости окончания трудового дня, обязательно заходят на прощальную церемонию по обмену парой слов, – не роботы же, чай, а люди. Обязательно заглянут в монитор и чё-нибудь спросят. Действительно, и чем же Я таким увлекательным занят?

Если решил посидеть с продлёнкой, надо быть готовым к многократным объяснениям перед дружелюбными коллегам о причине своей задержки, и переключаться на режим «до свидания». Вечером начинает тупить компьютер т.к. автоматически включаются установки-обновления программ; приходит уборщица и просит поднять ноги. Даже дорога домой, если чутка задержаться, будет томительнее из-за накопившейся к этому времени пробки.

В общем, чтобы, закончить пятиминутное дельце в конце дня, потребуется не меньше часа жизни.

Моя рассудительность в этом вопросе не спасла меня: письмо важное, а печатаю Я его в самую неудобную пору. Тот самый случай, когда мысли разошлись с делом.

Прерываюсь на нашего незваного гостя: напрягаю память, ищу, выясняю. Сосед по столу изображает то же самое. Вопросом занималось несколько человек и давно: требуется целый консилиум, чтобы восстановить ход событий. Напрягаем напряжение, коллективно собираем по крупицам то, что небрежно отложилось на бумаге, компьютерах и в наших дырявых головах.

Разобрались. Даже самому не верится.

Печатаю второе слово своего письма – звонит телефон:

– Юрий Васильевич?

– Нет. Он вышел – наберите позже, или оставьте свой номер телефона.

– Ой, я по такому вопросу: может Вы подскажете…

Неприятный момент; нутро подсказывает, что лучше соскочить и не вникать.

– Попробую, – отвечаю Я опрометчиво.

Дальше эпопея на 15 минут с выяснением чего же хочет человек. Уже Юрий Васильевич пришёл и по-новому ушёл, а Я всё путаюсь в постромках. Обожаю людей, не умеющих сформулировать вопрос.

Вопрос действительно не мой и не Юрия Васильевича. Нужно его переадресовать компетентному сотруднику и, желательно, сделать так, чтобы он не затерялся.

Что Я хотел-то до этого? Чем занимался? А, да, писáл!

Кому? Их вон тут три письма открыто. А зачем столько? Тааак. А, вон что. По первому Я жду уточнения цифр, чтобы вставить в документ и отправить, второе Я открыл, чтобы написать, а третье – для какой-то информации. Зачем эта информация? Кому? А, вчера же звонила тётя, просила посмотреть. Надо срочно ей скинуть данные. Ээ-хехе, она же не поймёт там в них ничего; пояснять надо будет что к чему и почему.

Скидываю, пытаюсь сконцентрироваться над своей задачей. Удаётся целый абзац, – опять звонок (противный такой, надоел).

На проводе ещё одна коллега, которая всегда всех просит о помощи.

– Что это ты прислал, Иван? – начинает она. – Поясни, пожалуйста. Тут ничего не понятно.

Как и предполагал, голову включать никто не любит, проще позвонить. А если я не возьму трубку, прибегут прямо сюда, и будут стоять над душой. Эти ребятки своё дело знают…

– Конечно… Сейчас, – отвечаю с неохотой.

Пару-тройку минут въезжаем в курс дела. Ощущение, что она там вообще забыла, зачем Я вчера (именно вчера!) ей скидывал эти таблицы, и для чего она у меня ИХ просила…

Любим мы языками почесать.

Фуххх. Что там у нас дальше? Второй абзац! Будь внимательнее! Тааак. А здесь надо уточнять цифры. Вот это у меня есть где-то, надо будет поискать. Говорят, технология изготовления смартфона базируется на более, чем 250 тыс. индивидуальных патентов и изобретений. Я вот тут тоже пытаюсь сделать что-то «под ключ» из чужих циферок, слов и мыслей. Моё письмо основывается как минимум на 7 источниках. Неплохо бы проверить на свежесть и качество тот материал, что «дали списать». Коллектив у нас специфический, использовать у себя инородное – это как лезть в яму по чужой верёвке. Доверие не безопасно тут.

Вот здесь, чтобы написать качественный абзац, нужна информация, которая есть только у Андрея финансиста. О, помню, он готовил последний отчёт в министерство и героически собирал данные…

Настал мой черёд отвлекать коллег. Значит не всё можно писать в утреннем одиночестве, – мелькает в голове.

Набираю. Не отвечает, Андрей. Так и быть, подожду, займусь пока другими делами.

Собираюсь с мыслями, звонок из приёмной:

– Ты вчера отправлял документ по маршруту согласования; мы его в программе не видим, а на бумаге он подписан, да…

Она обаятельно вздыхает с каким-то удалением от трубки телефона (подозреваю, что их этому специально обучают)

– Стартуй заново, – говорит, – или разбирайся, ищи там у своих…

После слова «своих» она обрывается, не найдя подходящего слова.

Что сказать, минувший день всегда норовит влезть и заполнить настоящее. Эта бюрократическая вязкость… долгих четыре минуты уходит на рестарт. Опять сначала, опять «через Цицикар». А что поделать, искать потерянное «у своих» нет смысла – уже не раз проверено, проще сделать заново.

Звонок. Опять приёмная:

– Тебе письмо по министерству вернули на доработку (вздыхает). Забери, исправляй. (Тоже через Цицикар)

Бегу на трёх ногах.

При таком ускорении главное не столкнуться с внезапно распахнутой дверью или какой-нибудь утончённой особой при кружке на блюдце, – такое здесь не редкость.

Наверняка документ належался в лотках высокомерных распорядителей и теперь грозится стать «просрочкой». На каждой ступеньке ведь возвращали не по разу, дьяволы.

По подсчётам советских архитекторов, чтобы приготовить борщ на просторной кухне, надо пройти около 500 шагов. Скажу, что для написания простейшего письма «в нашей кухне» требуется не менее пары километров. И обычно нужно не ходить, а бегать.

Опппа! Отправлял на подпись вчера, а подписант-то уже не тот. Директор уехал, оставив за себя заместителя. Странная ситуация получается: исправил «на своё усмотрение» и отбыл восвояси. Подписывать должен тот, кто вчера мне его уже одобрил. Интересно, изменит ли этот товарищ своё мнение, оказавшись в новом амплуа? Особенно после того, как текст почеркал директор? Не понятно, чего ожидать от него. На эксперименты уже нет времени. Переделывать или нет?

Решаю выдать две редакции, и пусть выбирает. Кстати, руководитель новый, а, посему, и виртуальный маршрут надо менять: старый прекращать и запускать по иной схеме. Время тикает, день уходит, а Я всё со вчерашними документами разобраться не в силах.

В этом хитром программном обеспечении, чтобы зафиксировать выполнение задачи, надо её отправить обратно своему создателю. Инициатор должен увидеть результаты труда, ознакомиться, высказаться и может даже утвердить… Абсурд, но таков алгоритм фиксации отчёта о проделанной работе.

Это как беготня экспедитора за кладовщиком, чтобы тот подписал накладные. Вроде всю свою работу выполнил, а для получения отметки надо ещё похлопотать.

Ладно, чего-то Я отвлёкся.

Что там наш Андрей с цифрами? Не появился ли, случаем?

Звоню-алё. – Владимирыч, выручай…

Тормозим пару-тройку минут, шевелим рогами. Ему, как любому смертному, для начала бы сориентироваться, сообразить о чём идёт речь. Неизвестно, чем он занимался до моего обращения, может деньги считал, или в глаза себе чего бодрящего капал. Да и вообще, при таком ритме не сразу и себя вспомнишь. Понимаю…

Договорились на своём тарабарском языке, и заветная таблица наконец-то прибыла в мой почтовый ящик. Никогда не думал, что буду радоваться таким файлам.

«Вот так головоломка, – посещает мысль. – Ещё разобраться бы в этом… Как человечество вообще могло придумать что-то подобное??? Боже!

Нет, информация не применима, – это не то. Андрюшка меня неправильно понял, либо умышленно отмахнулся. Кто его знает?

Придётся быть назойливым.

Перезваниваю 3 раза по 8 гудков – опять тупик. Ушёл курить, предполагаю… Андрюха тоже человек, он слаб.

– Да Татьяна Васильевна, хорошо Татьяна Васильевна, конеч…, уточню Татьяна Васильевна, хии-хи-хи Татьяна Васильевна… – разносится из кабинета напротив.

Классическая подхалимская трель для этих мест. И ничего этой Татьяне Васильевне… нос не шибает.

Так и быть отступлюсь от намеченного курса, почитаю пока почту: чего там навалилось за последние сутки? Больше всего не люблю это занятие. Когда работаешь с информацией, и в обязанности входит отвечать на всякие вопросы, шлют ВСЁ, что не лень может пригодиться в практике. Главное «ознакомить», – дальше трава не расти. Делается такая рассылка без наводящих примечаний и подсказок. В среднем приходит по 10 уведомлению каждый час. Читать это муторно, не интересно и больно для мозга. К чему это? А вот это? – пойди догадайся… К тому же каждое сообщение хранит в себе какую-то скрытую подзадачу. Что-то нужно проверить, что-то увязать, где-то заменить один файл на другой (и не забыть при этом).

Раскидал, структурировал, сохранил в подобающих папках…

Вот нашлось ещё несколько безотложных ребусов. Надо переслать их своим подведомственным учреждениям, чтобы приступали по ним заранее шевелиться, а вот на это надо готовить справочку, и лучше заняться ею как можно скорее.

Закончить бы как-то эпопею… – сидит занозой в уме. Звоню наудачу ещё разок коллеге. В пустоту… Нет смысла его терзать сегодня: ему не до меня. В служебном чате даже не откликается вон, значит есть дела куда поважнее. Есть резон подумать, как уйти в тексте от этих навязчивых показателей. Попробуем написать в другом ключе. Это как собрать какое-то изделие без ключевой детальки – обойтись можно, но предстоит извратиться. Думай! Дууумай, работничек!

Голос с соседнего стола:

– Отсканируй листочек, пожалуйста?

Радушная улыбка. Таким не откажешь, да и сканер по иронии судьбы подключен только к моему устройству. Нет, не откажешь.

Всё б оно ничего, если бы ещё сканировать на нашем оборудовании было просто. Сейчас, теряя драгоценные минуты, надо будет переключиться на эту никчёмную ерунду…

Процесс усложняется подвисанием систем компьютера. Классика! Подозреваю, что сисадмины «майнят криптовалюту»: не может быть, чтобы всё было так ужасно с нашим оборудованием, без чьей-либо на то выгоды.

Компьютеры здесь словно такие же конторщики, которые только и думают, как увильнуть от работы. Стоит только начаться всеобщей безумице и спешке, они тут как тут вне игры.