Как отвечать на требования инспекции: советы налогового консультанта

1.5. Что делать, если запросили очень много документов?

Не уверены, что успеете? Просите отсрочку!

Сделать это нужно на следующий рабочий день после получения требования. Для этого оформите специальное уведомление, утвержденное по форме налоговой службой. Погуглите актуальную форму, она имеет свойство меняться. Нормы законодательства, посвященные вопросу продления срока представления документов, являются достаточно неопределенными, так как не содержат перечня оснований для продления срока. Поэтому решение, продлить вам срок или нет, остается на усмотрение налогового органа.

В уведомлении обязательно укажите причины, по которым не успеваете передать документы, а также срок, в который обещаете исполнить требование. В качестве причины могут быть: отпуск сотрудника бухгалтерии, малое количество копировальной техники, ремонт техники, ну и далее включайте фантазию. Желательно к указанному уведомлению приложить соответствующие доказательства описанных причин, например приказ об отпуске бухгалтера. При наличии доказательств шансы на продление срока для предоставления документов увеличиваются.

Как правило, инспекция идет навстречу налогоплательщику, хотя и отказы тоже бывают. Свое решение инспекция должна оформить отдельным документом. Проблема на практике обычно состоит в том, что, подав уведомление об отсрочке и понадеявшись на отсрочку, вы можете получить решение об отказе, но дадут вам его, в силу технических сроков подписания документов, не завтра, а как раз к сроку окончания предоставления документов по требованию. Народная мудрость говорит: «На Бога надейся, а сам не плошай». Поэтому подайте уведомление и, не сбавляя темпа, готовьте документы. И только когда вам продлят срок, можно будет несколько расслабиться и не торопиться.

Если же вам отказали, а объем документов непомерно большой, то вам может пригодиться способ защиты, построенный на математических расчетах, использованный в своей защите одним из налогоплательщиков (им был банк с хорошей юридической службой).

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 2 июня 2015 г. по делу № А13—5629/2014

«При рассмотрении дела Банк указал, что истребованные в пункте 3 Требования копии документов представляют собой более 6 260 000 листов (4890 кредитных договоров с юридическими лицами с документами на 250 листах каждый, 2405 кредитных договоров с индивидуальными предпринимателями с документами на 200 листах каждый, 91234 кредитных договора с физическими лицами с документами на 50 листах каждый). Такое количество копий может быть изготовлено на 100 печатающих устройствах в течение более двух месяцев (максимальная загрузка одного печатающего устройства 30 000 страниц в месяц); затраты на изготовление такого количества копий составят 1 800 000 руб. на покупку 12 520 пачек бумаги (из расчета по 145 рублей за пачку), 1 400 000 руб. на приобретение расходных материалов (картриджей, роликов, фотобарабанов). Кроме того, к этим суммам добавятся соответствующие затраты, связанные с полной или частичной заменой копирующих устройств в связи с их ускоренным износом, оплатой расходов на доставку копий документов из обособленных подразделений банка и с двойной оплатой труда сотрудников, привлекаемых к работе сверхурочно и в выходные дни; вес истребованных копий составит около 30 тонн, для их перевозки потребуется 20 автомобилей марки „Газель“. У лиц, проводящих налоговую проверку (4 человека), отсутствует физическая возможность изучить такой объем документов в сроки, установленные для проведения проверки: четырем сотрудникам налоговой инспекции потребуется около 90 месяцев для изучения истребованного объема документов – при чтении одним сотрудником 100 страниц в час документы могут быть прочитаны в течение 15 650 часов (6260000/4/100), что соответствует более чем 1950 дням (по 8 часов)».

И надо отметить, что эти цифры впечатлили судейский корпус. Вот уж точно царица всех наук – математика.

Суд признал такое требование незаконным, сославшись на Постановление Конституционного Суда РФ от 16.07.2004 №14-П, в котором сказано, что действия налогового органа должны соответствовать требованиям справедливости, адекватности, пропорциональности и соразмерности.

В ходе проведения выездной налоговой проверки другого налогоплательщика налоговая инспекция за три дня до завершения проверки направила Обществу требование, по которому хотела получить более 1 млн документов. Так и хочется спросить: «Вы в своем уме?»

Компания частично исполнила требование и в сопроводительном письме указала на неадекватный объем документов. Инспекция формально подошла к данному вопросу и в итоге оштрафовала компанию на сумму 56 101 800 руб. по п. 1 ст. 126 НК РФ за плохое поведение. Компания предсказуемо обратилась в суд, который в итоге встал на сторону налогоплательщика и признал незаконным привлечение к ответственности.

РЕШЕНИЕ АС г. Москвы

от 30.12.2019 по делу № А40—225122/19-107-3924

«Суд, принимая во внимание объем представленных обществом документов, фактические сроки их представления, считает, что в действительности нарушение сроков представления документов было вызвано не неправомерным бездействием заявителя, а объективной невозможностью выполнения требования налогового органа в установленный срок, в связи с чем у Инспекции отсутствовали основания для привлечения Общества к налоговой ответственности в части нарушения срока представления документов».

По мнению суда, обстоятельства проведения выездной проверки и значительный объем документов были намеренно использованы проверяющими с целью увеличения суммы налагаемых на общество налоговых санкций, в отсутствие каких-либо правовых и фактических оснований для этого.

Профессиональная деформация сотрудников налогового органа носит повсеместный характер. Не забывайте об этом.

По требованиям, полученным в рамках камеральных проверок, тоже можно просить отсрочку, если запрашиваемый объем документов слишком велик.

1.6. Нужно ли подавать документы, если вы их уже предоставляли ранее?

Классический способ предоставления документов – заверенные налогоплательщиком копии по описи. Нотариально ничего заверять не надо. Но налоговый орган в рамках выездной налоговой проверки может знакомиться и с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ). И вы должны ему такую возможность предоставить.

Копии документов можно представить лично, через представителя или отправить заказным письмом. Учитывая обычный объем истребуемых документов, последний способ представляется малореалистичным. Если вы всё-таки направляете документы по почте, то делайте это почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись и уведомление будут потом доказательством того, что инспекция получила затребованные документы.

Современный способ предоставления документов – через интернет с ЭЦП. Это могут быть документы, изначально составленные в электронной форме, либо скан-образы документов. То есть в электронном виде можно подать документ, который составлен на бумаге. Для этого нужно создать электронный образ документа в форматах tif, jpg, pdf, png.

Для любопытных:

Приказ ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ «Об утверждении Порядка направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи».

А если документы представляли ранее, например, инспектор их уже запрашивал в рамках камеральных проверок или вообще вне рамок проверок, то можно ли попросить инспекцию умерить свой пыл и сэкономить на копировании?

Ответ однозначный – да, он закреплен в п. 5 ст. 93 НК РФ.

Ранее представленные в налоговые органы документы (информация) независимо от оснований для их представления могут не представляться в налоговый орган. Обязательное условие – уведомление налогового органа о том, что истребуемые документы (информация) были представлены ранее, с указанием реквизитов документа, которым они были представлены, и наименования налогового органа, в который были представлены документы (информация). Чувствуете, как возросла ценность описи документов? Не забываем ее оформлять, чтобы иметь возможность не тратить по нескольку раз свои материальные и временные ресурсы. В практике автора неоднократно были ситуации, когда только наличие описи спасало от повторного представления документов, а также от штрафа по обвинению в полном невыполнении требования инспекции.

Есть два исключения, когда повторно документы придется представить:

– вы давали ознакомиться с подлинниками, и вам их вернули;

– в инспекции случился пожар, наводнение, цунами, и ваши документы утеряны навсегда.

В этих случаях закон предлагает пожалеть инспекцию и документы предоставить.

Данные правила распространяются и на требования документов из инспекции, полученные в рамках камеральных проверок, а также на требования, полученные в рамках «встречных проверок» или «вне рамок проверок».

1.7. А что будет, если документы не дать?

Самые запоминающиеся ошибки – это свои ошибки, они и к телу ближе, и учат лучше. Но ошибки в налогах обычно дорого стоят, поэтому имеет смысл как минимум посматривать вокруг, замечать чужие ошибки и по возможности их не повторять.

Компании «ДемонтажСтройИнжиниринг» (постановление АС СЗО от 29.10.2020 № А56—116156/2019) в рамках выездной налоговой проверки доначислили более 139 млн руб. в том числе потому, что налогоплательщик не представил первичные документы по 17 контрагентам. Контрагенты не несли характерные для их деятельности расходы, платили мало налогов, не имели в собственности оборудования, необходимого для выполнения заявленных работ. В общем, классика жанра.

А налогоплательщик решил, что, представив только счета-фактуры, он подтвердит свое право на вычеты и даже на расходы. Инспекция неоднократно запрашивала документы (акты выполненных работ, ТТН, путевые листы, заявки), но ничего из перечисленного не получила. Налогоплательщик, правда, потом, то ли испугавшись, то ли, наоборот, придя в себя, представил спорные документы в суд первой инспекции, но суд закономерно указал, что бремя риска возникновения негативных последствий в случае непредставления им документов в рамках проверки ложится на налогоплательщика как получателя налоговой выгоды. Другими словами, суд культурно сказал: «Сами виноваты, идите отсюда, копаться в ваших документах вместо налоговой я не буду».

Игнорирование требований налогового органа в любом случае плохой тон. Если не согласны с требованием, то лучше пишите об этом прямо и недвусмысленно.

Принимая решения о том, что даем, что не даем по требованию, надо помнить о штрафных санкциях за непредоставление документов согласно ст. 126 НК РФ.

В рамках выездной налоговой проверки особо не разгуляться.

Основной принцип такой. Они имеют право требовать почти всё. Мы осознанно даем. Думаем, проверяем документы и даем.

В противном случае велика вероятность штрафных санкций – 200 руб. за 1 непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Учитывая количество запрашиваемых документов, сумма штрафа может оказаться внушительной.

На практике возникает вопрос: если документы поштучно не указаны, то как рассчитывается сумма штрафа? Например, в требовании указано «товарные накладные с контрагентом таким-то за период 2018—2019 годы», налогоплательщик их не представил, как его оштрафовать? На этот вопрос нет однозначного ответа ни в кодексе, ни в судебной практике. Это значит, что риски носят сложно прогнозируемый характер. Рассмотрим имеющиеся подходы.

Выгодный налогоплательщику подход, состоящий в том, что установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных документов (по каждому виду) недопустимо, содержится в Постановлении Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 №15333/07 по делу № А65—1455/2007-СА2—34 и некоторых других судебных актах, например постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 25.07.2016 № Ф06—10616/2016 по делу № А55—24924/2015.

Другой компромиссный подход состоит в том, что если между налогоплательщиком и инспекцией нет разногласий о количестве непредставленных документов, то взыскание штрафа правомерно. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 07.07.2009 по делу № А52—4907/2008 суд отметил, что в требовании не могли быть указаны конкретные наименования документов, их реквизиты и количество, но налогоплательщик не оспаривал количество несвоевременно представленных документов. Другой похожий вывод сделан в постановлении ФАС Московского округа от 03.04.2012 по делу № А40—77797/11-75-325. Налогоплательщик представил документы с опозданием по сроку, значит, он понимал, какие именно документы необходимо подготовить для налогового органа, следовательно, привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 правомерно.

Ну и третья позиция, опасная для налогоплательщика, заключается в том, что отсутствие указания на конкретное количество и конкретные реквизиты документов не может в принципе служить основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности, поскольку указанными сведениями обладает сам налогоплательщик, а не налоговый орган (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 26.11.2018 № Ф06—39461/2018 по делу № А12—48841/2017). Поэтому инспекция штраф начислит, а вы уж там спорьте в суде, если не согласны.

Важно знать, что ответственность за непредоставление документов может быть применена только в случае, если запрашиваемые документы имелись у налогоплательщика в наличии, а у него была реальная возможность представить их в указанный срок, но он этого по непонятным причинам не сделал.

Так, одна компания утратила документы в результате пожара и не смогла их предоставить инспекции, потому что предоставлять нечего. Инспекция, недолго думая, оштрафовала компанию на 57000 рублей. Но компания обратилась в суд.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 07 февраля 2020 г. по делу № А40—134929/19

«Обществом в налоговый орган представлены приказ о создании комиссии для выяснения причин утраты документов и их перечня от 06.06.2017 №3, акт об утрате и порче документов от 16.06.2017 №1, опись первичных документов, являющаяся приложением к Акту (л.д.42—44), постановление об отказе в возбуждении уголовного дела от 15.06.2017, уведомление МЧС от 15.06.2017 (л.д.46—49). Налоговым органом предприняты меры по проверке представленной налогоплательщиком информации, в частности, истребованы сведения о пожаре в ГУ 4 А40—134929/19 МЧС Тверской области. Представленные налогоплательщиком сведения подтвердились, что подтверждается письмом ГУ МЧС Тверской обл. от 13.12.2018 №525-2-3-1 (л.д.60 об.). Указанные доказательства являются достаточным подтверждением факта утраты документов и невозможности их представления по требованию налогового органа. Таким образом, истребуемые документы не представлены Обществом ввиду их отсутствия на момент проверки, при этом из представленных доказательств следует, что документация утрачена вследствие пожара. В то же время ответственность, предусмотренная п.1 ст.126 НК РФ, применяется в связи с непредставлением имеющихся в наличии у налогоплательщика истребованных документов, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах. Согласно ст.106 НК РФ налоговым правонарушением признается виновно совершенное противоправное деяние налогоплательщика, налогового агента и иных лиц, за которое Кодексом установлена ответственность. В случае отсутствия истребуемых документов у налогоплательщика, последний не может быть привлечен к ответственности на основании п.1 ст.126 НК РФ, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения как вина…»

Суд признал отсутствие вины компании в произошедшем и штраф отменил.

Только поймите правильно, если у вас документов нет, вы должны доказать объективную причину их отсутствия. Самим жечь документы не стоит.

1.8. Требования пояснений

Про пояснения в рамках выездной налоговой проверки в Налоговом кодексе ничего не сказано.

Но ФНС в своем письме № ЕД-4-2/16015 от 13.08.2014 рекомендует своим инспекциям пользоваться общим правом на истребование пояснений, закрепленным в пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ. Инспекторы в рамках своих должностных обязанностей должны запрашивать пояснения по каждому факту, который предполагает налоговое правонарушение. Получение пояснений в ходе выездной налоговой проверки способствует выявлению позиции налогоплательщика до составления акта налоговой проверки и в отдельных случаях позволяет избежать предъявления недостаточно обоснованных претензий.

Успеть с такими требованиями инспектору надо в течение двух месяцев со дня составления справки о проведенной выездной налоговой проверке, потому что именно столько времени предусмотрено на составление акта выездной проверки.

Считаю, что в данном случае дать пояснения – в интересах самого налогоплательщика, и стоит этой возможностью пользоваться.

Нужно отличать истребование пояснений и вызов в инспекцию для дачи пояснений. В первом случае от вас ждут письменные пояснения, во втором случае вас ждут в гости лично.

На практике обычно инспекция как раз не пользуется своим правом истребовать пояснения. Рекомендую занять активную позицию и указать письменно инспекции на письмо налоговой службы № ЕД-4-2/16015 от 13.08.2014 и ваше желание пояснить спорные моменты, если, конечно, есть что пояснить.

Открытые позиции обеих сторон способны минимизировать количество спорных ситуаций и судебных разбирательств. А лучший суд – это тот, которого не было. Суд – это медленно, дорого и без ясности в исходе дела.

1.9. Это важно знать – шпаргалка!

✓В рамках выездной налоговой проверки налоговый инспектор может требовать фактически любые документы, которые сочтет нужными, – судебная практика на его стороне.

✓ Срок предоставления документов – 10 рабочих дней с даты получения требования.

✓ Десятидневный срок можно продлить, но могут и отказать (правило работает и для выездных, и для камеральных проверок).

✓ Если требование получено по почте, то датой получения требования считается шестой день со дня отправки письма, так что письма надо получать.

✓ Если требование получено электронно, то необходимо отправить не позже шестого рабочего дня с момента получения квитанцию о приеме.

✓ Требование должно содержать все необходимые реквизиты и основания по установленной форме.

✓ Истребование документов с формулировкой «все документы за период» недопустимо.

✓ Документы могут быть не детализированы до последней буквы и цифры, но из их описания должно быть точно понятно, что предоставлять.

✓ Документы можно представить на бумаге и/или электронно.

✓ Предоставляйте ровно то, что требуют.

✓ Требований может быть очень много, имеют полное право.

✓ Требование, полученное в последний день выездной налоговой проверки, законно, его следует исполнить.

✓ За непредоставление документов вообще или за опоздание с предоставлением документов предусмотрен штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ, ст. 126 НК РФ.

✓ Штрафовать могут, если у вас документы были в наличии, но вы их не дали из вредности или лени, если документов нет в принципе – штраф неправомерен.

✓ Если просят пояснения в рамках выездной проверки, то имеет смысл пояснить, это в ваших интересах.

✓ Штрафовать за отказ дать пояснения в рамках выездной налоговой проверки не могут.

2. Требования налогового органа во время камеральной налоговой проверки