- -
- 100%
- +
Расточитель времени – Отсутствие планирования и управления временем.
Неконтролируемое распределение рабочего времени может привести к беспорядку и неэффективности.
Пример:
Apple придерживается метода "Единственной важной задачи" (Single Most Important Thing, S.M.A.R.T.). Каждый день сотрудники выбирают одну задачу, которую они считают наиболее важной, и концентрируются на ее выполнении. Этот подход помогает им эффективно управлять временем и достигать результатов.
Расточитель времени – Сложные рабочие процессы.
Ненадежные системы и процессы могут замедлить выполнение задач и увеличить затраты времени.
Не секрет, что многие руководители делают так, чтобы было удобно прежде всего одному типу пользователей – финансовым. Экономистам, бухгалтерам, контролерам. Но тогда, когда это из-за отчетов, процедур у Вас страдает тот, кто за это платит – это неправильно. Если страдает тот, кто должен купить, доставить, сделать сервис или продать – вы никогда не получите по-настоящему лояльного покупателя, ни внутри компании, ни вне ее.
Например:
Потребуйте, чтобы вместо обычных 45 минут, выполнили настройку станка за 5 минут. Вам скажут, что нет ни одного шанса, перенастроить станок за 5 минут”. На самом деле это не так. И компания Toyota это успешно реализует. Toyota применяет методологию Lean, которая направлена на устранение избыточных и неэффективных шагов в рабочих процессах. Компания активно применяет инструменты, такие как Kaizen (постоянное улучшение), чтобы упростить и оптимизировать процессы производства. Результатом стала высокая эффективность и качество продукции.
Попробуйте, по примеру Г. Форда, платить наладчикам зарплату только за часы, когда они отдыхают во время работы. Уверяю- скорость переналадки и устранения поломок оборудования вырастет в разы.
Анекдот:
Встречаются два директора, один с российского, другой с японского предприятий. Предприятия изготавливают совершенно одинаковую продукцию и в одинаковых количествах. Директор российского завода спрашивает:
– Сколько людей у тебя работает?
– Девять. А у тебя?
– У нашего вообще-то двести, но он говорит японцу гордо: – У нас десять!
На следующий день они встречаются, японец выглядит уставшим и не выспавшимся, и говорит:
– Слушай, я всю ночь думал и никак не могу понять: что у тебя этот десятый работник в полную смену делает?
Расточитель времени – Неэффективные коммуникации.
Подумайте о том, как сделать так, чтобы коммуникации в компании были тем, которые помогут сократит время, ведь не стоит тратить время на сочинение письма или распоряжения, если достаточно просто позвонить.
Пример:
Procter & Gamble специально создали внутренний портал для сотрудников, где они могут легко найти необходимую информацию, общаться и делиться знаниями. Этот портал способствует более эффективной коммуникации и совместной работе.
Расточитель времени – Нерешительность.
Часто руководитель боится поступить неправильно. Как быть тогда, когда решение необходимо принять? Есть такой метод – «Посоветуйся с часами». Этот метод изобрел венчурный инвестор Патрик МакГиннис.
“Для выбора между всякими повседневными мелочами я использую метод «Посоветуйся с часами». Я сокращаю список вариантов до двух. Затем назначаю каждому варианту по одной стороне моих часов – правую или левую. Смотрю, на какой половине циферблата находится секундная стрелка в этот момент.
Решение принято. Это звучит глупо, но, если попробуете этот метод, ты мне ещё спасибо скажешь. Очень сильно экономит время”.
Есть другой вариант, не откладывая в долгий ящик, подойти к вышестоящему руководителю, обрисовать ситуацию, предложить 2-3 решения и попросить помочь принять правильное решение.
Пример:
Amazon известен своим принципом "двухпроцентного решения". В соответствии с этим принципом, если руководитель не может принять решение в течение небольшого времени (например, 10-15 минут), то он/она обязан передать его для принятие решения выше по иерархии. Это помогает избежать долгих затянутых обсуждений и способствует более быстрому движению проектов.
Расточитель времени – социальные сети и сайты.
Очень много работников вместо того, чтобы работать занимаются только тем, что просматривают всевозможные сайты и публикации. Как это ограничивать – есть 2 пути: сделать блокировки группы сайтов, для того чтобы работники не могли туда заходить. Второй путь – отслеживать на сервере активность работника на сайтах, затем удерживать стоимость впустую потраченного времени работника с его бонусов, или доплат.
Пример:
В Daimler AG была внедрена система мониторинга активности сотрудников. Она отслеживала время, проведенное на определенных сайтах, и предостерегала сотрудников о превышении лимитов. Это стимулировало более ответственное использование интернета на рабочем месте.
Расточитель времени – использование и писание бумаг в офисе.
Живя в 21 веке глупо писать на бумаге, передавать ее на согласование, исправление. Не тратьте впустую время, есть куча бесплатных программ, которые в автоматическом виде будут отражать всю динамику, анализы, прогнозы. Там, где есть возможность- переводите все в цифру. Это обойдется намного дешевле. Подумайте, если ваш сотрудник тратит на составление бумажных отчетов хотя бы 2 часа в неделю, умножьте цифру на общее число работников, приплюсуйте время ознакомления с бумагами всех руководителей, затем исправления и корректировки, затем умножьте эти потери на год – и вы самим увидите экономию, то любая платная программа будет просто эффективнее и будет меньше стоить.
"Работа растягивается до той степени, насколько она доступна." Закон Паркинсона
Это означает, что время, выделенное на выполнение задачи, часто заполняется чем-то еще, не зависимо от сложности самой задачи. В результате, если у вас нет четкого плана и контроля над временем, задачи могут занимать у сотрудников гораздо больше времени, чем это действительно им необходимо.
Проведите у себя мозговой штурм по теме – что сотрудники считают главными источниками потери своего времени. Подумайте над инструментами его сокращения. Вы один никогда не сможете оценить основные источники потерь, не зная о том, что на самом деле ими является. У вас есть только представление о факте, но поверьте, что мнение одного или двух человек – это только предположение. Правду знают те, кто работает в компании.
Рекомендации Томаша Навратила, эксперта по управлению:
" Топ-5 главных причин неоправданной потери рабочего времени это:
– поздний приход на работу и ранний уход.
– перекуры. Я бы вообще не разрешал курить на предприятии. Запрещено же государством! Зачем оставили курилки? Перекур вас расслабляет, а вы должны работать…
– слабая внутренняя логистика. Когда вы идете за инструментом, что-то ищете – теряете время и расслабляетесь.
– ожидание принятия решений: это огромная потеря времени.
– крайне тяжелые бюрократические процессы согласования чего-либо. Уверяю вас, что все согласовать можно не за 6, а за два часа".
Нет ничего сложного в том, чтобы начать заниматься этим у себя. Сразу вы можете отключать доступ на все не нужные сайты, с компьютеров, поработать над неэффективными коммуникациями.
ИДЕЯ № 11. ДУМАЙТЕ И ПЛАНИРУЙТЕ НА БУМАГЕ.
Слово – "бумага" тут используется иносказательно, вы можете это делать в календарях, программах, везде, с чем вы работаете.
Почему необходимо планировать?
Если у вас стоит точка Х для того, чтобы отдых был полноценным, и Вы хотите поехать отдыхать, или посетить парк – ставьте шкалу обратного отсчета. Что ВЫ должны успеть “ДО”, а что “После”. Мероприятия, которые будут мешать, просто уберите или перенесите. Это Ваша жизнь.
Анекдот:
В футбольной команде сменился капитан и команда стала подряд все матчи выигрывать. Бывший капитан думает, в чем же дело? Игроки ведь те же самые. Позвонил новому капитану и попросит объяснить, в чём успех.
Новый объясняет:
– Да, это очень просто. У тебя раньше перед матчем судья просил монетку, чтобы жребий бросать?
– Просил.
– Ты, что ему давал?
– Ну, не знаю, гривенник.
– А я сто баксов.
Но поверьте, вначале это будет казаться будет не удобным, не нужным. Вы будете считать, что сами успешно справляетесь, не включая ни точки начала, ни точки конца. Не льстите, вы опять вернетесь с точки, которой начинали…
На самом деле всегда и везде успевает человек, который не спешит! Он просто планирует сам и имеет или в голове (что редкость), или на бумаге план, что и когда надо сделать.
Все что не в плане должно быть оценено с точки зрения -а насколько это мероприятие для меня важно именно сейчас. Если не важно – перенести.
Например:
Ничего страшного, если к Вам обратился руководитель со срочной работой. Вы спокойно, уверенно, поставьте своего руководителя в известность, что у вас уже на сегодня есть срочные и первоочередные работы. Вы его предупреждаете, что вы сейчас занимаетесь этой работой, которую должны окончить к … Если Вы вдруг должны срочно заняться другим, то работа не будет окончена в срок и далее будет перенесена.
Руководитель пусть сам примем решение, будет ли он делать сам, перепоручит ее другому, или избавит Вас от другой срочной работы.
Не стоит убиваться или убивать работников работой по 14 часов. Это ваша жизнь и она у вас одна.
Вам в помощь "МАТРИЦА Эйзенхауэра". Решения, которые мы хотим принять, необходимо разложить на 4 папки –
А) Срочные и Важные (делаю сам);
В) Важные, но не срочные (делаю при первой возможности);
С) Срочные и не важные (делегирую);
D) Не срочные и не важные (перепоручаю или откладываю).
На листе сделайте матрицу и распишите свои дела
Важные и срочные на неделю/ месяц/квартал/год
______________________________________________________
______________________________________________________
Важные и не срочные
______________________________________________________
______________________________________________________
Срочные и не важные
______________________________________________________
______________________________________________________
Не важные и не срочные
______________________________________________________
______________________________________________________
Сделай список постоянным на каждую неделю.
Установите срок принятия решения, поиск альтернатив – вечен. Сделайте разбивку по основном следствиям данного решения
_____________________________________________________
– какие создаст неудобства
_____________________________________________________
– что это решение изменит в худшую сторону
_____________________________________________________
– на какие затраты они повлияет
_____________________________________________________
– почему именно сейчас
_____________________________________________________
– как они приблизит меня к моему результату
______________________________________________________
ПРИНЯВ РЕШЕНИЕ – ПЕРЕСПИТЕ С НИМ. УТРОМ -ДАДИТЕ СЕБЕ ОТВЕТ. Очевидный ответ – не всегда правильный.
Исследование:
В исследовании, проведенном в 2007 году, исследователи разделили студентов Гарварда на две группы. Одна группа студентов была попросила написать подробный план достижения своих целей, а другая группа студентов не была дана никаких конкретных инструкций.
Через шесть месяцев исследователи обнаружили, что студенты, которые написали план достижения своих целей, были более успешными в достижении своих целей, чем студенты, которые не написали плана. Студенты, которые написали план, были более склонны достигать своих целей, чем студенты, которые не написали план, на 78%.
Исследователи предположили, что есть несколько причин, по которым планирование достижения целей на бумаге может быть полезным. Во-первых, планирование требует от людей четко сформулировать свои цели и задачи. Это может помочь людям сосредоточиться на своих целях и быть более мотивированными для их достижения.
Во-вторых, планирование требует от людей определить шаги, необходимые для достижения их целей. Это может помочь людям избежать ошибок и упущений, и повысить вероятность успеха.
В-третьих, планирование может помочь людям отслеживать свой прогресс и вносить необходимые коррективы по мере необходимости. Это может помочь людям оставаться на пути к достижению своих целей
Итак, эти исследования показывают, что мышление и планирование на бумаге имеют ряд преимуществ перед мышлением и планированием в уме.
1. Улучшенная концентрация и внимание.
Когда мы пишем что-то на бумаге, это требует от нас большей концентрации и внимания, чем просто обдумывание этого в уме. Это связано с тем, что нам нужно синхронизировать свои мысли и движения, чтобы записать их. Это может помочь нам лучше сосредоточиться на наших задачах и избежать отвлекающих факторов.
2.Более глубокое понимание и осмысление.
Когда мы пишем что-то на бумаге, это заставляет нас более глубоко думать о том, что мы пишем. Это связано с тем, что нам нужно структурировать наши мысли и идеи в логичный порядок. Это может помочь нам лучше понять сложные концепции и принимать более обоснованные решения.
3.Более эффективное планирование задач.
Когда мы пишем план действий на бумаге, это помогает нам более эффективно достигать наших целей. Это связано с тем, что нам нужно четко сформулировать свои цели и задачи, а также определить шаги, необходимые для их достижения. Это может помочь нам избежать ошибок и упущений, а также повысить вероятность успеха.
4.Эффективное отслеживание выполнения задач.
На бумаге, пока вы пишете, выстраиваются логика и последовательность шагов, вы можете поставить строки и продумать каждый шаг, оценивая его со всех сторон.
5.Уменьшение стресса и беспокойства.
Когда мы пишем о своих мыслях и чувствах, это может помочь нам уменьшить стресс и беспокойство. Это связано с тем, что процесс письма может помочь нам выразить себя и разобраться в своих эмоциях. Это может привести к более здоровому и продуктивному мышлению.
Конечно, не все люди одинаково хорошо думают и планируют на бумаге. Некоторые люди предпочитают мыслить и планировать в уме, и это может быть также эффективно. Однако исследования показывают, что мышление и планирование на бумаге имеют ряд преимуществ, которые могут быть полезны для многих людей.
Поэтому заставляйте сотрудников планировать все только на “бумаге”! Вы можете использовать доступные программы календарей, планировщиков, CRM, и прочие. Хотя большинство руководителей использует это не для того, чтобы делать покупателей лояльными и счастливыми от сотрудничества с вашей компаний, а для контроля работы менеджеров. А этот подход сразу вызывает саботирование менеджеров и желания делиться с вами своими планами на бумаге.
Как это вам поможет в увеличении продаж?
“Студенты, которые написали план, были более склонны достигать своих целей, чем студенты, которые не написали план, на 78%”.
Пусть Ваши сотрудники напишут свои цели и рядом ожидаемый результат от увеличения личных продаж в 3 раза. Срок поставьте вместе с работником и станьте для него гарантом того, что в результате достижения плана работник получит все, о чем вы сегодня договоритесь.
ИДЕЯ № 12. ПОВЫШАЙ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ.
Метод помидора – простая техника тайм-менеджмента, которая помогает работать эффективнее и быстрее приступать к выполнению задач. Некоторые называют ее методом помодоро, так как придумал технику итальянец Франческо Чирилло, а по-итальянски этот красный круглый овощ называется pomodoro.
Главная цель метода “помодоро” – помочь сконцентрироваться на наиболее приоритетном в данный момент деле.
Метод помогает меньше тратить время и быстрее выполнять поставленные задачи.
Исследования:
Факты о мозге, которые подтверждают эффективность метода:
– Ритуалы помогают выработать условные рефлексы. Когда вы готовы работать, то заводите таймер. И так изо дня в день. Мозг привыкает, и теперь, когда вы заводите таймер, вы автоматом готовы работать, а значит, быстро входите в продуктивное состояние. Кроме того, понятные ритуалы помогают мозгу адаптироваться к контексту и чувствовать себя в своей тарелке, даже когда все идет кувырком и случается нечто непредвиденное.
– Организм привыкает к определенным ритмам. А значит, быстрее включается в работу после очередного перерыва.
– Мозг может работать в полную силу определенное время, потом эффективность резко снижается. Метод помогает не забывать про отдых и регулярно отключаться от работы.
– Объем рабочей памяти ограничен, поэтому мозг не может решать две задачи параллельно, ему приходится переключаться. И чем чаще он это делает, тем быстрее устает. Метод помогает сконцентрироваться на одной задаче в течение определенного промежутка времени.
– Во время перерыва мозг продолжает работать над задачей, обнаруживает новые связи в фоновом режиме. Именно поэтому вдохновение часто посещает нас в душе или на прогулке. Метод обеспечивает мозг такими регулярными перерывами, что помогает лучше справляться с работой.
Как внедрить метод:
Перед тем как приступить к практике, подготовьте три вещи:
–список задач на 1-2 недели, рядом указываете оценку в количестве помидоров);
–список дел на день;
–лист результатов, в него записываются метрики, которые вы решили измерять
Когда все готово, запускаем таймер на телефоне, часах, календаре, и начинаем применять метод “pomodoro”.
Выберите наиболее приоритетное дело из списка дел на сегодня.
Заведите таймер на 25 минут.
Полностью сосредоточьтесь на выбранной задаче.
После того, как прозвенит таймер, поставьте крестик в списке дел напротив нужной строки (если дело завершено, вычеркните его).
Идите отдыхать примерно на 5 минут (отдыхать лучше без таймера).
Повторите шаги с 1 по 5 еще 4 раза, потом устройте перерыв на 20-30 минут.
В конце дня заполните лист результатов (посчитайте количество съеденных помидоров, количество помех или другие метрики), а также составьте новый список дел на сегодня.
Важное замечание по поводу перерывов. Во время отдыха лучше как можно меньше нагружать мозг новой информацией. Не рекомендуется читать новости или отвечать в мессенджерах. Лучше всего полежать с закрытыми глазами или, как минимум, встать из-за стола и пройтись.
Анекдот:
Директор большого завода говорит своему заместителю:
– Поздравляю, вы делаете невероятные успехи в производительности. Всего какой-то год назад вы поступили к нам простым разнорабочим, через 2 месяца вы стали бригадиром, через месяц табельщиком, через 3 месяца сменным мастером, затем инженером, через месяц уже были заместителем начальника цеха, а еще через 2 месяца добрались и до начальника цеха, а теперь вы мой первый заместитель.– Что вы на это скажете?
– Спасибо, папа!
Внедряйте этот метод сами, добивайтесь, чтобы сотрудники также придерживались этого метода!
Исследование:
Исследование 2011 года, проведенное в Университете Болоньи, Италия, и опубликованное в журнале «Applied Psychology: An International Review», показало, что:
– Студенты, которые использовали метод Помидора, были более продуктивны на 30%, чем студенты, которые не использовали.
– Студенты, которые использовали метод Помидора, были более склонны выполнять свои задачи в срок на 25%, чем студенты, которые не использовали.
– Студенты, которые использовали метод Помидора, были более склонны выполнять свои задачи с высоким качеством на 20%, чем студенты, которые не использовали.
В 2013 года группа исследователей из Университета Западной Онтарио в Канаде опубликовали в журнале «Computers in Human Behavior» свои наблюдения:
– Сотрудники, которые использовали метод Помидора, были более продуктивны на 25%, чем сотрудники, которые не использовали.
– Сотрудники, которые использовали метод Помидора, были более склонны выполнять свои задачи в срок на 20%, чем сотрудники, которые не использовали.
– Сотрудники, которые использовали метод Помидора, были более склонны выполнять свои задачи с высоким качеством на 15%, чем сотрудники, которые не использовали.
Этот метод очень успешно использует компания Microsoft. В том числе благодаря и этому, она добилась таких успехов. Что проще того, как сделать это культурой работы в Вашей компании? Как это повлияет на результат продаж? Просто – вы тем же количеством сотрудников, за тоже самое время обслужите большее количество покупателей!
ИДЕЯ № 13. ВЫБИРАЙТЕ ПРАВИЛЬНЫХ СОТРУДНИКОВ.
DISC называют номером один среди инструментов оценки персонала, ее используют более ведущих 80% компаний из списка Fortune Global.
Эту модель создал Уильям Моултон Марстон в 1928году.
В IBM и DaimlerChrysler модель применяют при подборе сотрудников и формировании команд. Психоаналитики исходят из того, что существует два типа людей: экстраверты, которым важно находиться в центре внимания, и интроверты, для которых важна рефлексия.
Кроме того, людей можно разделить по приоритетам.
Четыре комбинации, описывающие типы личности по DISC:
Dominance (D), в переводе с английского – Господствующий.
Это экстраверты, прирожденные лидеры, они прямолинейные и инициативные. Быстро принимают решения, нацелены на результат и прогресс. Это "моторы" компании, стирающиеся всех вести за собой.
Этот тип личности сконцентрирован полностью на достижении результата. Цена достижения для него не имеет значения. Для подходит работа в продажах, где необходим прорыв, а также как руководителя компании или звена в том случае, когда необходим прорыв. Его, как спортсмена, нужно использовать там, где нужен результат. Но они готовы работать только при достаточном вознаграждении. Для него главное осознание того, что он круче, чем остальные.
Достоинства типа: высокий уровень внутренней мотивации, они энергичны и ориентируются на результат.
Недостатки типа: люди вокруг него могут быстро перегорать, они часто и легко создают конфликты, нетерпеливы в достижении свой цели к другим сотрудникам. Они к людям относятся как к ресурсу, которые можно легко поменять.
Говорят четко, уверенно, часто используют слова – давай, не теряем время, делаем, результат, победа, самый лучший, самый новый и т.п. Любят говорить с малой дистанции прямо глада в глаза, резкие, короткие жесты, любят эффекты. Очень любят говорить о своих достижениях и победах.
Уильям Моултон Марстон характеризовал поведение таких людей, как активность во враждебной окружающей среде.
Inducement (I), в переводе с английского – Побуждающий.
Это также экстраверты, это лидер в коммуникациях, правильнее определить их тип личности можно как Коммуникатор, т.е. личность, ориентированная на коммуникации и генерирование новых идей.
Этот тип личности концентрируется на создании новых решений, новых продуктов, новых подходов во взаимоотношении с покупателями. Это очень оптимистичные, талантливые и жизнерадостные люди, которые легко завоевывают расположение окружающих. У них очень сильно развито воображение и креативные подходы для даже обыденных вещей. Для них подходит место в продажах, сложных стратегических закупках, маркетинге, т.е. в тех местах, где есть возможность творить и создавать.
Достоинства типа: способность создавать позитивную атмосферу вокруг себя, находить новые контакты, генерировать новые креативные решения и подходы к обслуживанию, терпимы, толерантны к окружающим, активны. Это больше гуманитарии, чем странники физики, математики, логики.
Недостаток типа: не склонен к длительному обдумыванию, некоторые не доводят до конца свои проекты, т.к. часто организация не успевает за ними, а делать все в одиночку приводит к эмоциональному выгоранию. Это бегуны на короткие дистанции, как быстро загораются идеями, так и в последствии быстро к ним теряют интерес.
Говорит спокойно, дружелюбно, без напора свойственного детонаторам. Часто использует слова – я чувствую, превосходно, убедительно, признателен и т.п. в разговоре много улыбаются и свободно жестикулируют. В разговорах больше любит рассуждать о людях и о себе.