Практическое пособие руководителю как избежать штрафов из-за ошибок кассиров (продавцов)

1. Что нужно обязательно знать руководителю

Вы должны запомнить на всю свою сознательную жизнь, что все вопросы регулирования – приобретения и применения кассовых аппаратов рассмотрены в законе № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Необходимо также знать все дополнения и изменения, связанные с этим законом и, конечно, его четкое исполнение позволит вам исключить огромное количество проблем и ненужных волнений

Также вы должны понимать, что это – не техническая проблема: чек пробил – не пробил. Это за собой влечет комплекс сложных взаимоотношений: ККТ – кассир-операционист (продавец); кассир-операционист (продавец – покупатель; кассир-операционист – менеджер (администратор); кассир-операционист (продавец) – налоговая инспекция и т. д. А в каждом таком тандеме в жизни возникает свой сценарий, свои проблемы, свои решения. И они не всегда позитивные или правильные, как с точки зрения бизнеса, так и с точки зрения взаимоотношений. В итоге это влияет на продажи, прибыль и соответственно, успеху или неуспеху вашего бизнеса. Какие же проблемы существуют дальше?

Прежде всего нужно знать, что входит в определение «контрольно-кассовая техника». В законе 54-ФЗ указано, что ККТ – это:

√ Контрольно-кассовые машины, оснащённые фискальной памятью.

√ Электронно-вычислительные машины, в т. ч. персональные.

√ Программно-технические комплексы.

√ быть зарегистрирована в налоговом органе;

√ быть исправна, обеспечивать печать кассовых чеков, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные законом;

√ эксплуатироваться в фискальном режиме;

√ иметь эксплуатационную документацию

Представители налоговых органов, Роспотребнадзора и другие должностные лица многих государственных учреждений, увидев у Вас кассовый аппарат, с большим желанием придут к Вам с требованием на проверку. У них «слюнки бегут», понимая, что они могут неплохо поживиться на Ваших проблемах при применении ККТ. Ведь сладко и безопасно пнуть тех, кто не может дать сдачи.

Кто имеет право Вас контролировать?

Контроль за соблюдением организациями и ИП требований Федерального закона по применению ККТ осуществляют налоговики и органы полиции в пределах их компетенции.

В первую очередь, они будут трясти Вас как грушу, обнаружив малейшие факты неисправности или неприменения ККТ.

√ фактическое неиспользование ККТ;

√ использование ККТ, незарегистрированной в налоговых органах или не включённой в Государственный реестр;

√ использование неисправной ККТ;

√ использование ККТ, не находящейся на технической поддержке;

√ использование ККТ при отсутствии или повреждении марок-пломб, средств визуального контроля;

√ использование ККТ, по которой отсутствует учет по установленным формам первичной учетной документации либо в указанные формы внесены искажённые данные;

√ пробитие чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем.

Зависит ли от Вас как руководителя возможность предотвратить неприменение ККТ Вашими сотрудниками? Внимательно посмотрите еще раз на верхний абзац. Что мы видим? Действительно, возможное нарушение каждого пункта данного перечня – это человеческий фактор.

В соответствии со ст.14.5 КоАП РФ на Вас будут наложены административные штрафы в следующих размерах:

√ на граждан – в размере от 1 500 до 2 000 рублей;

√ на должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

√ на юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Но самое интересное, что Вы попадаете на замечательный крючок налоговой инспекции и в базу данных как недобросовестный руководитель-бизнесмен. Будьте уверены, что выездная налоговая проверка в самое минимальное время Вам будет обеспечена.

Поэтому нужно не просто знать все возможные случаи неприменения ККТ, но и понимать, что Ваши сотрудники в любой момент могут совершить ошибку, и данная ошибка, как Вы уже поняли, может оказаться непоправимой. Что же зависит от Вас? Прежде всего, научить своих продавцов всем правилам применения ККТ и, самое главное, контролировать самому или с помощью своих заместителей или начальников отделов. Причем контролировать постоянно все вопросы подготовки кассиров-операционистов и, естественно, применения ККТ. Самое интересное, что поскольку проверять ККТ представители государственных органов могут практически каждый день, то поверьте нам, «веселая жизнь» Вам гарантирована.

Как мы уже отмечали ранее, взяв на заметку Вашу ККТ и, соответственно, Вашу фирму, проверяющие будут делать к Вам рейды неоднократно. Поэтому итоговая сумма различных штрафов будет колебаться от 60 000 до 200 000 рублей, ну а минимальные штрафы при выездных проверках Вам известны. В каждом регионе они разные, но к миллиону рублей Вас «подвинут» всегда. Это уже проверено временем.

2. Все основные проблемы рождаются сотрудниками

Невыдача чека – одно из самых массовых нарушений торговли. Причина, чаще всего, – это ошибка кассира.

Из опыта работы известно, что в возникновении ошибок и нарушений в 80 % это человеческий фактор. Действительно, возможна такая ситуация. Механик отремонтировал ККТ, а марку-пломбу забыл поставить. Или необходимые документы на кассовый аппарат вместе с карточкой регистрации ККТ на рабочем месте не оказалось. Что же Вам нужно делать? Ответ прост: консультируйте, учите, воспитывайте, наказывайте, увольняйте, но любой ценой добейтесь беспрекословного соблюдения законов при применении ККТ. Чтобы кассовый аппарат считал только прибыль, и Ваш бизнес успешно развивался.

Если у Вас все эти позиции четко отработаны, то у Вас может возникнуть шальная мысль, что Вы теперь «со щитом». Как бы не так! Следует задать себе целый ряд следующих вопросов:

√ Произошло отключение электроэнергии, люди идут, покупают товар. Как пробить чек?

√ Отклеилась голограмма. Что делать?

√ Кассир получил утром разменную монету и купюры и не знает, куда что записывать.

√ В начале смены не сняли X-отчет. Страшно?

√ В конце смены не сняли Z-отчет. Можно или нет?

√ Расхождение реального времени и времени на кассе составляет: 3, 6, 8 минут. Что делать?

√ Плохо пропечатался ИНН. От руки можно подписать?

√ Пробили чек на большую сумму. Что делать? А если на меньшую сумму? Как быть?

√ Покупатель якобы торопится, просит дать скорее сигареты, типа, чек не нужен. Сигареты получил и сразу показывает удостоверение налогового инспектора. Что делать?

√ Вы уже за товар чек пробили, дали сдачу, а клиент говорит: «Возьмите эту пачку печенья обратно и верните мне деньги за нее». Что делать кассиру?

√ Покупатель явно не прав, но шумит: «Дайте жалобную книгу!»;

√ Клиент показывает чек и возвращает купленную вчера чашку обратно. Шумит на кассира: «Деньги верните!», а в магазине, кроме кассира, никого нет. Что делать?

Поверьте, подобного рода ситуаций и вопросов может быть больше сотни. Таким образом, Вы прекрасно видите, как много проблем и противоречий возникает в вопросах применения контрольно-кассовой техники и если Вы в вопросе применения ККТ не наведете железобетонный «пиночетовский» порядок, то у Вас, вполне вероятно, возникнет «клубок» проблем и потерь, которые в итоге могут привести к такой ситуации что, может быть, Вам вообще придется распрощаться со своим бизнесом.

Рассматривая вопросы человеческого фактора, не думайте, что с наймом первого человека в свою компанию проблемы решаются и не удваиваются. Имейте ввиду, что они удесятеряются! Почему? Потому что получается своеобразная «вилка»: клиент хочет, чтобы все было сделано быстро, качественно и дешево, а работник – чтобы меньше напрягаться, но при этом больше получать. Соответственно, получается медленнее и дороже.