Aprender Office 365/2019 con 100 ejercicios prácticos

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Modificar documentos desde cualquier dispositivo con OneDrive

YA HEMOS PODIDO COMPROBAR QUE trabajar en la nube con OneDrive y Office mejora, y mucho, la productividad. Si en el ejercicio anterior hemos tenido la oportunidad de ver cómo trabajar conjuntamente en un documento gracias al uso de OneDrive, en esta ocasión iremos un poco más allá y veremos cómo podemos seguir trabajando en nuestros archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y todo ello, gracias a la instalación de OneDrive en nuestros smartphones o tabletas y el uso tanto de las aplicaciones web de Office como de las móviles (si lo necesita, recupere el ejercicio Instalar y utilizar Office 365 en otros dispositivos). Si se trata de sacar el máximo rendimiento a nuestro tiempo, no lo perdamos más y ¡empecemos!

1. En esta ocasión, le pediremos que descargue OneDrive desde la aplicación de compras (Apple Store o Google Play) de su dispositivo móvil. OneDrive es totalmente gratuito. [1] Una vez disponga de él, pulse sobre su icono para entrar.

2. Si es la primera vez que accede a OneDrive, deberá iniciar sesión en la aplicación con los datos de su cuenta de Office. [2] Si, por alguna razón, cosa poco probable, no dispone todavía de una cuenta de Office, no se preocupe puesto que puede suscribirse de forma independiente a OneDrive siguiendo el vínculo oportuno de esta primera pantalla. [3] Proceda introduciendo esta información en los campos disponibles y pulse en el icono de flecha para entrar en su espacio de almacenamiento.

3. Efectivamente, se carga el escritorio con todos sus archivos, entre los cuales, aquel con el que hemos estado trabajando en los ejercicios anteriores. [4] Veamos cómo podemos editar el documento desde su dispositivo móvil. Pulse sobre él.

4. Si usted dispone de las aplicaciones de Office instaladas en este dispositivo, el archivo se abrirá con la que le corresponda. Pero si no dispone de ellas, no se preocupe: OneDrive las abrirá con la correspondiente aplicación online gratuita. En cualquier caso, y solo por el momento, el documento se abre en modo de lectura. Pruebe a realizar así algún cambio y verá que no es posible. Para poder trabajar sobre el documento, pulse sobre el icono del programa correspondiente, situado en la parte superior de la pantalla. [5]

5. Ahora sí, puede hacer todo cuanto necesite en este documento. Toque el icono que muestra una letra A y un lápiz [6] para mostrar los comandos y las funciones principales de la aplicación abierta. [7] Le instamos a que realice algún cambio.

6. Resulta muy interesante saber que sea cual sea el lugar desde el cual modifique un documento almacenado en la nube, dicha modificación siempre será la versión más reciente. De este modo es totalmente seguro que todos los usuarios que colaboran con usted trabajan con la última y misma versión del archivo. Otra característica interesante de trabajar con OneDrive en su dispositivo móvil es que estos dispositivos siempre recuerdan el último punto editado. Esto significa que, cuando abra el documento, este se dirigirá automáticamente a la última modificación. Puede realizar esta comprobación accediendo ahora desde su ordenador al documento modificado.

7. Una función muy interesante de la app OneDrive es la posibilidad de digitalizar documentos y guardarlos directamente en la nube de forma totalmente segura. Para hacerlo, simplemente utilice el botón del escritorio de su aplicación, situado en la parte inferior central de esta pantalla. [8]

IMPORTANTE

No nos cansaremos de recordarle que, gracias a su suscripción a Office 365, dispone de 1 Tb de espacio de almacenamiento en la nube. Quizás no sepa calcular a cuánto equivale esta gran cantidad de espacio. Pues ni más ni menos que a unas 300.000 fotos o a un millón de documentos aproximadamente. ¿Qué le parece? Ya puede empezar a trabajar, pues el espacio disponible en la nube no será en ningún caso una excusa para no hacerlo.

IMPORTANTE

Si de algo puede presumir OneDrive es de ser la ubicación más segura para sus archivos. Con toda tranquilidad, usted puede elegir su espacio personal de almacenamiento en la nube para guardar todo aquello que necesite, puesto que OneDrive está cifrado con SSL. No se preocupe si pierde o se daña alguno de sus dispositivos, puesto que sus archivos, fotos y vídeos seguirán estando seguros en OneDrive.

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Dictar en Office

SI ES USTED SUSCRIPTOR DE OFFICE 365 o usuario de Office online, debe saber que dispone de una de las funciones que se presentan como novedad en esta versión de la suite de Microsoft: el dictado. Ahora puede dejar de escribir y pasar a dictar todo cuanto necesite insertar en un documento. Así de sencillo. Sin embargo, previamente, deberá comprobar que disponga de un micrófono que funcione correctamente y que este se encuentre bien configurado.

1. En este ejercicio le mostraremos lo fácil que resulta introducir texto en un programa de Office sin necesidad de escribirlo desde el teclado, simplemente hablando. Para empezar, recupere el documento con el que hemos estado trabajando en los últimos ejercicios [1] (si no dispone de él, no se preocupe, puesto que puede crear un documento en blanco y realizar la práctica sobre él).

2. La función Dictar funciona con tecnología Microsoft Speech services. Encontrará este comando en el extremo derecho de la Cinta de opciones, en la pestaña Inicio. Si no la ve, podría ser que la versión de Office con la que está trabajando no cuente con esta funcionalidad (recuerde que solo Office 365 por suscripción y Office online disponen de ella). Ahora es el momento de comprobar que el micrófono de su equipo o dispositivo funciona correctamente, elemento este imprescindible para realizar un buen dictado por voz. Para ello, acceda a la configuración de los elementos de sonido y siga los pasos correspondientes para el ajuste de su micrófono. [2]

3. Una vez realizada esta comprobación, existe otro paso previo al uso de la función del dictado: la selección del idioma de reconocimiento. En el momento de la redacción de este libro, el dictado solo funciona por completo y correctamente en chino, inglés (de Estados Unidos y Canadá) y español (de España y México). Los responsables de la compañía aseguran que están trabajando para proporcionar otros idiomas de trabajo, como el alemán, el portugués, el francés o el italiano. Para seleccionar su idioma, despliegue el comando Dictar de la Cinta de opciones y pulse sobre la opción que necesite. [3]

4. Ahora sí, ya está todo preparado para empezar el dictado. Despliegue el comando Dictar en la Cinta de opciones y haga clic sobre la opción del mismo nombre; verá que el icono que representa este comando muestra ahora un punto de color rojo, que indica que el dictado ha empezado. [4]

5. Hable, pronuncie con un ritmo pausado la frase que desea insertar en su documento, y verá como esta se escribe al mismo tiempo a partir del punto en que se encontraba el cursor de edición. [5]

6. Cuando necesite insertar un signo de puntuación, sencillamente diga el nombre de dicho signo: punto, coma, signo de interrogación, signo de exclamación, comillas de apertura... Incluso si desea agregar un nuevo párrafo al texto dictado puede hacerlo diciendo simplemente Nueva línea. [6]

7. Cuando termine el dictado, pulse de nuevo sobre el comando Dictar para desactivarlo. Si durante unos segundos usted no dice nada, la función de dictado se desactiva automáticamente.

IMPORTANTE

El dictado es uno de los servicios inteligentes de Office. ¿En qué consisten estos servicios inteligentes? Ofrecen funciones avanzadas de la nube en las aplicaciones de Office para ayudar al usuario a ahorrar tiempo y producir mejores resultados.

Por esta razón, y solamente con el afán de mejorar este servicio, debe saber que los archivos de dictado se envían automáticamente a Microsoft. De esta forma, la compañía puede mejorar también los servicios de reconocimiento de voz.

IMPORTANTE

En Windows 10, pulse son el botón derecho del ratón sobre el icono de sonido en la Barra de tareas para acceder al cuadro de configuración. En él, entre en Grabación, seleccione el micrófono o dispositivo de grabación que desee utilizar y pulse en Configurar. Si ya dispone de un micrófono instalado, desde esta misma sección puede realizar las pruebas.

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Word: Funciones básicas

MICROSOFT WORD ES, SIN DUDA ALGUNA, el procesador de textos por excelencia, el más utilizado y reconocido entre los usuarios. Si usted dispone de una suscripción a Office 365, cuenta también con esta excelente aplicación. ¿Para qué puede utilizar Word? Para crear documentos de texto con todo tipo de elementos, desde imágenes hasta vídeos, sonidos e iconos, tablas, vínculos e hipervínculos, tanto con fines personales como profesionales. Podría incluso crear un libro o un documento de un número de páginas considerable con una tabla de contenidos, cabeceras y pies de página, bibliografía... En su versión más reciente, Word presenta una serie de interesantes novedades, que iremos viendo poco a poco en los ejercicios dedicados a este gran procesador de textos.

1. En este bloque dedicado a Word 365 empezaremos mostrándole algunas de las funciones más básicas del programa. Sin embargo, nuestro objetivo es que conozca también algunas de las funcionalidades del programa que van un poco más allá de este uso más básico y, sobre todo, dar a conocer las novedades presentadas en esta versión. Aun así tenga en cuenta que, por una cuestión de espacio, no nos ha sido posible tratar todas y cada una de las opciones disponibles. Si necesita más, encontrará obras completas dedicadas a Microsoft Word en esta misma colección. Para llevar a cabo este ejercicio práctico, le recomendamos que abra el archivo titulado documento1.docx, incluido en la carpeta de material complementario, que puede descargar de forma gratuita con el código que encontrará en las primeras páginas de este libro. Cuando disponga de él, ábralo en Word 365.

2. Como puede ver, se trata de un sencillo texto de una sola página formado por diferentes párrafos (puede identificarlos porque entre ellos se aprecia una distancia mayor a la del interlineado, es decir, a la del espacio entre líneas). [1] Empezaremos insertando un título en el documento. Para ello, necesitamos crear una nueva línea. Haga clic al inicio de la primera línea del documento y pulse la tecla Retorno de su teclado.

3. Compruebe que el cursor de edición continúa al inicio de la misma línea; para situarla en la línea en blanco que acaba de crear, pulse la tecla de dirección hacia arriba de su teclado o bien haga clic al inicio de dicha línea.

4. Ahora sí, el cursor de edición está en el punto que nos interesa. Ya puede empezar a escribir. Inserte el término Upcycling. [2]

5. ¿Cómo destacamos este nuevo texto como título? Podemos aumentar su tamaño, aplicarle negritas e, incluso, modificar su color. Para realizar cualquiera de estas acciones, es preciso seleccionar el texto previamente. Para ello, haga doble clic sobre la palabra que acaba de insertar.

6. Todos los cambios relacionados con el formato se llevan a cabo desde la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, o bien desde la Barra de herramientas mini que aparece al seleccionar un elemento de texto. Para aumentar su tamaño, despliegue el comando Tamaño de fuente situado junto al que muestra el tipo de letra actual y elija un valor mayor [3]; pulse sobre el comando Negrita, que muestra una letra N, para aplicar este estilo al texto y asígnele también un nuevo color desde la paleta de colores del comando Color de fuente, que muestra una letra A subrayada. [4]

7. También podríamos cambiar la alineación del texto, que puede ser a la izquierda, derecha, centrada o justificada. En este caso, pulse sobre el comando Centrar, situado en segundo lugar en la segunda fila de comandos del grupo de herramientas Párrafo, en la misma pestaña Inicio. [5]

8. Vayamos ahora a realizar algún cambio sobre el resto del texto. Por ejemplo, podemos aplicarle una alineación justificada y aumentar ligeramente el interlineado. Para ello, si deseamos seleccionar todo el texto para poder aplicar el mismo formato de una sola vez, haga clic al inicio de la primera línea y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia abajo, hasta situarse al final de la última frase. A continuación, pulse sobre el comando Justificar, el cuarto del grupo de elementos para la alineación.

9. El comando que permite aplicar o modificar un interlineado el texto es el que se encuentra justo a la derecha del que acaba de utilizar. Si pulsa la punta de flecha situada en dicho comando podrá ver las distintas posibilidades de interlineado predefinidas. [6]

10. Si ahora se desplaza al final del documento con la tecla AvPág del teclado, por ejemplo, verá que se ha creado automáticamente una nueva página. Podríamos seguir modificando el formato de este sencillo texto pero, por razones obvias de espacio, dejaremos aquí este ejercicio. Le instamos a que continúe practicando y probando por su cuenta hasta que el texto tenga el aspecto que más le guste.

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Aplicar estilos

LOS ESTILOS EN WORD SON CONJUNTOS de atributos de formato como, por ejemplo, fuente, tamaño de letra, sangría, etc., que reciben un nombre y se almacenan como un único elemento. Al asignar un estilo a un texto, todo este conjunto de atributos que lo conforman se aplica de forma automática.

1. En este ejercicio seguimos trabajando con el documento1.docx utilizado en el ejercicio anterior. Sin entonces aplicamos diferentes características de formato al texto, en esta ocasión aplicaremos a un párrafo un estilo. Para empezar, haga clic dos veces a la izquierda del primer párrafo del documento para seleccionarlo.

2. Ya sabe que un clic delante de una línea selecciona dicha línea completa, dos clics seleccionan todo el párrafo y tres clics, todo el texto. El grupo de herramientas Estilos de la Cinta de opciones muestra el estilo aplicado al fragmento seleccionado, que, como puede ver, se trata del predeterminado en Word denominado Normal. Pulse sobre el iniciador de panel de este grupo de herramientas. [1]

3. Se abre de este modo el panel Estilos, que contiene todos los estilos predeterminados del programa. Efectivamente, el texto seleccionado cuenta con el estilo Normal aplicado. Sitúe el puntero del ratón sobre dicho estilo y compruebe las características de formato que lo forman. [2]

4. A continuación, vamos a aplicar otro de los estilos predeterminados para, después, modificar algunas de sus características y personalizarlo. Sitúe el puntero sobre el estilo denominado Referencia intensa y, tras consultar las características de formato que contiene, haga clic sobre él para aplicarlo al texto seleccionado.