Setze deinen Fokus!

In den Fokus gerückt

Was wird Ihr Leben am Ende anderes gewesen sein als die Summe all dessen, worauf Sie sich fokussiert haben?

OLIVER BURKEMAN

„Ich glaube, ich habe einen Herzinfarkt!“ Von allen Sätzen, die man sagen kann, um ein entspanntes Abendessen zu beenden, ist dieser sicher einer der unangenehmsten.

Ich arbeitete damals als Verlagsleiter und war gerade geschäftlich in Manhattan. Ein Kollege und ich beendeten gerade nach einem anstrengenden Tag ein köstliches Essen, als die Brustschmerzen begannen. Ich wollte meinen Freund nicht beunruhigen oder mich selbst in Verlegenheit bringen, also ignorierte ich sie eine Zeit lang, in der Hoffnung, sie würden vorübergehen. Das taten sie aber nicht. Ich lächelte und lachte, bekam aber immer weniger von dem mit, was mein Freund sagte. Ich geriet in Panik, versuchte aber weiterhin, den Schein zu wahren. Der Schmerz wurde stärker. Der Raum verengte sich. Schließlich brach dieser Satz einfach aus mir heraus.

Mein Freund reagierte sofort. Er bezahlte unsere Rechnung, rief ein Taxi und verfrachtete mich umgehend ins nächste Krankenhaus. Nach einigen Voruntersuchungen berichtete der Arzt, dass meine Vitalwerte in Ordnung seien. Es war also doch kein Herzinfarkt. Nach einer gründlicheren Untersuchung stellte auch mein Hausarzt nichts fest. Ich war völlig gesund! Außer, dass ich es eben nicht war. Im Laufe des nächsten Jahres fand ich mich noch zwei weitere Male im Krankenhaus wieder. Jedes dieser Ereignisse verlief genau wie das erste. Die Ärzte versicherten mir immer wieder, dass mein Herz gesund sei, aber ich wusste, dass etwas nicht stimmte.

In meiner Verzweiflung machte ich einen Termin bei einem der Top-Kardiologen in meiner Heimatstadt Nashville. Er unterzog mich einer Reihe von Tests und rief mich, sobald die Ergebnisse vorlagen, in sein Büro. „Michael, Ihr Herz ist in Ordnung“, sagte er. „Tatsächlich sind Sie in bester Verfassung. Ihr Problem besteht in zwei Dingen: Sodbrennen … und Stress.“ Er sagte, dass ein Drittel der Menschen, die mit Brustschmerzen zu ihm kamen, unter Sodbrennen litten, und den meisten davon stand der Stress bis zum Hals. „Um den Stress sollten Sie sich kümmern“, warnte er mich. „Wenn Sie ihm nicht Priorität einräumen, werden Sie bald wieder hier auftauchen– dann mit einem echten Herzproblem.“

Ich war genau wie die überarbeiteten, überlasteten Menschen, von denen er mir erzählte. Solange ich mich zurückerinnern konnte, hatte ich ein verrücktes Pensum. Und die Arbeit schien nie weniger zu werden. Damals leitete ich in meiner Firma eine Abteilung und versuchte, eine fast unmögliche Wende herbeizuführen (mehr dazu später). Ich hatte mehr Prioritäten, als ich zählen konnte, und wurde in hundert verschiedene Richtungen gezogen. Ich stand im Zentrum eines jeden Prozesses. Ich erhielt jeden Telefonanruf, jede E-Mail, jede Textnachricht. Ich war rund um die Uhr im Dienst, in einem unaufhörlichen Wirbel von Projekten, Besprechungen und Aufgaben– ganz zu schweigen von Notfällen, Unterbrechungen und Ablenkungen. Meine Familie war überstrapaziert, meine Energie und mein Enthusiasmus ließen nach und jetzt litt auch noch meine Gesundheit. Irgendetwas musste geschehen.

Unser Leben in der Ablenkungsökonomie

Mein Problem bestand damals darin, dass ich zu viel tat– und das meiste davon im Alleingang. Später erkannte ich, dass sich auf alles zu fokussieren in Wirklichkeit bedeutet, dass man gar keinen Fokus hat. Es ist fast unmöglich, irgendetwas von Bedeutung zu erreichen, wenn man durch eine endlose Litanei von Aufgaben und Notfällen rennt. Und doch verbringen viele von uns genauso ihre Tage, Wochen, Monate und Jahre– manchmal sogar ihr ganzes Leben.

Eigentlich sollten wir es inzwischen besser wissen. Seit Jahrzehnten leben und handeln wir in einer sogenannten Informationsökonomie. In den Jahren 1969 und 1970 sponserten die Johns Hopkins University und die Brookings Institution eine Reihe von Konferenzen über die Auswirkungen der Informationstechnologie. Einer der Redner, Herbert Simon, war ein Professor für Informatik und Psychologie an der Carnegie Mellon University. Später erhielt er für seine wirtschaftswissenschaftliche Arbeit den Nobelpreis. In seinem Vortrag warnte er davor, dass das Wachstum der Informationen zu einer Belastung werden könnte. Warum? „Informationen verbrauchen die Aufmerksamkeit ihrer Empfänger“, erklärte er, und „eine Fülle von Informationen schafft ein Aufmerksamkeitsdefizit.“1

Informationen sind nicht länger ein knappes Gut. Nun ist es Aufmerksamkeit. Tatsächlich wird in einer Welt, in der Informationen frei verfügbar sind, Aufmerksamkeit zu einer der wertvollsten Ressourcen der Arbeitswelt. Doch für die meisten von uns ist die Arbeit gerade der Ort, an dem sie am wenigsten zu finden ist. In Wahrheit leben und arbeiten wir in einer Ablenkungsökonomie. Wie der Journalist Oliver Burkeman sagt: „Ihre Aufmerksamkeit wird den ganzen Tag über von Spam-Mails überschwemmt.“2 Den ständigen Fluss von Inputs und Unterbrechungen einzudämmen, kann uns tatsächlich wie ein Ding der Unmöglichkeit erscheinen.

Denken Sie zum Beispiel an E-Mails. Insgesamt werden pro Minute über 200 Millionen E-Mails verschickt.3 Einige von uns beginnen ihren Arbeitstag mit einigen hundert ungelesenen Mails, während gerade hunderte weitere auf dem Weg sind.4 Doch damit nicht genug. Nehmen Sie dazu all die Daten-Feeds, Telefonanrufe, Texte, Drop-in-Besuche, Sofortnachrichten, pausenlose Meetings und unvorhergesehene Probleme, von denen unsere Telefone, Computer, Tablets und unsere Arbeitsplätze überschwemmt werden. Untersuchungen zeigen, dass wir im Durchschnitt alle drei Minuten unterbrochen oder abgelenkt werden.5 „Obwohl die digitale Technologie zu erheblichen Produktivitätssteigerungen geführt hat“, meint Rachel Emma Silverman vom Wall Street Journal, „scheint der moderne Arbeitsalltag wie geschaffen dafür, den individuellen Fokus zu zerstören.“6

Wir alle haben das schon erlebt. Unsere Geräte, Apps und Tools lassen uns glauben, dass wir Zeit sparen und hyperproduktiv sind. In Wirklichkeit vertrödeln die meisten von uns den Tag damit, Aktivitäten mit wenig Wert nachzugehen. Wir investieren unsere Zeit nicht in große und wichtige Projekte. Stattdessen werden wir von winzigen Aufgaben tyrannisiert. Zwei Arbeitsprozess-Berater stellten fest, dass „etwa die Hälfte der Arbeit, die Menschen leisten, nicht dazu beiträgt, dass die Organisationen, für die sie arbeiten, ihre Ziele erreichen.“ Mit anderen Worten: Die Hälfte allen Aufwands und aller investierten Stunden bringen dem Unternehmen gar nichts im Gegenzug für all die Hektik. Sie nennen das „Scheinarbeit“7. Wir tun mehr und gewinnen weniger, was eine große Lücke zwischen dem entstehen lässt, was wir erreichen wollen, und dem, was wir tatsächlich erreichen.

Die Kosten der Verschwendung

Die Kosten all dieser vergeudeten Zeit und falsch eingesetzten Talente sind schwindelerregend. Je nach Studie beträgt der Zeitverlust pro Tag für Büroangestellte drei Stunden oder mehr – bis zu sechs Stunden.8 Nehmen wir an, Sie arbeiten 250 Tage im Jahr (365 Tage abzüglich Wochenenden und zwei Wochen Urlaub). Das wären dann 750 bis 1.500 Stunden Ausfallzeit pro Jahr. Der Schaden für die US-Wirtschaft beläuft sich damit auf bis zu eine Billion US-Dollar.9 Aber das ist zu abstrakt.

Denken Sie stattdessen an all die ins Stocken geratenen Initiativen, die verschobenen Projekte und das nicht realisierte Potenzial – insbesondere an Ihre eigenen ins Stocken geratenen Initiativen, verschobenen Projekte und Ihr eigenes nicht realisiertes Potenzial. Ich habe im Laufe der Jahre Tausende von vielbeschäftigten Führungskräften und Unternehmern beraten. Und das bekomme ich von meinen Klienten am häufigsten zu hören: Der Geldwert der Produktivitätsverluste ist zwar bedeutsam, aber er ist nicht das, was wirklich wehtut. Es sind all die Träume, die ungelebt bleiben, die Talente, die vertrocknen, und die Ziele, die nicht verfolgt werden.

Zwischen den Projekten, die wir verwirklichen wollen, und der Flut anderer Aktivitäten – einigen, die tatsächlich wichtig sind, und anderen, die es nur zu sein scheinen – fühlen wir uns erschöpft, desorientiert und überfordert. Laut Gallup beklagt sich etwa die Hälfte von uns darüber, dass wir nicht genug Zeit haben, um das zu tun, was wir tun wollen. Bei den 35- bis 54-Jährigen oder bei Menschen mit Kindern unter 18 Jahren liegt die Zahl höher – bei mehr als 60 Prozent.10 In ähnlicher Weise gaben sechs von zehn von der American Psychological Association befragten Personen im Jahr 2017 an, dass sie bei der Arbeit gestresst seien, und fast vier von zehn sagten, dies sei nicht das Ergebnis eines einmaligen Projekts, sondern eine Konstante in ihrem Arbeitsleben.11 Stress hat auch positive Aspekte. Dass wir unter permanenter Anspannung stehen und das, was uns wichtig ist, nicht mehr umsetzen können, gehört sicher nicht dazu.

Die einzige Möglichkeit, diese Kosten aufzufangen, scheint darin zu bestehen, dass wir zulassen, dass die Arbeit Besitz von unseren Nächten ergreift und in unsere Wochenenden vordringt. So ergab eine Studie des Center for Creative Leadership, dass sich Berufstätige mit Smartphones – und das sind inzwischen so gut wie alle von uns – mehr als 70 Stunden mit ihrer Arbeit beschäftigen.12 Laut einer vom Softwareunternehmen Adobe in Auftrag gegebenen Studie verbringen US-Arbeitnehmer jeden Tag mehr als sechs Stunden damit, E-Mails abzurufen. Um Zeit für den Rest des Arbeitstages zu gewinnen, checken 80 Prozent ihre E-Mails, bevor sie ins Büro gehen, und 30 Prozent, bevor sie morgens aufstehen.13 Laut einer anderen Studie von GFI Software checken fast 40 Prozent von uns nachts nach 23 Uhr noch ihre Mails und drei Viertel von uns tun das auch am Wochenende.14 Berichten zufolge scheint es bei Team-Chat-Apps genauso zu sein, möglicherweise noch schlimmer.

Es ist, als ob wir auf der falschen Seite des Spiegels arbeiten, wie es bei Alice hinter den Spiegeln geschildert wird, der Fortsetzung von Alice im Wunderland. „Sehen Sie, hier muss man so schnell rennen, wie man nur kann, um an der gleichen Stelle zu bleiben“, sagt die Rote Königin zu Alice. „Wenn man irgendwo anders hin will, muss man mindestens doppelt so schnell rennen!“15 Um das Tempo zu halten, greifen manche Menschen zu Amphetaminen und Psychedelika, um sich einen Vorsprung zu verschaffen.16 Selbst wenn wir die angeblichen Vorteile kognitiv fördernder Drogen zugeben und gesundheitliche und soziale Belange herunterspielen wollen: Was für eine Welt erschaffen wir da für uns, in der wir unsere Neurochemie frisieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben?

Dieses Gerenne bringt seine ganz eigenen Kosten mit sich. Es trägt nicht nur unmittelbar dazu bei, dass wir uns ständig gestresst fühlen. Lange Arbeitszeiten schädigen unsere Gesundheit und unsere Beziehungen und rauben unseren persönlichen Interessen die Zeit, die sie eigentlich verdienen. Wenn Sie am Abend noch gehetzt sind, leidet Ihr Schlaf darunter. Wenn Sie früh ins Büro aufbrechen, lassen Sie den morgendlichen Lauf ausfallen. Wenn Sie beim Fußballspiel Ihrer Kinder E-Mails checken, verpassen Sie dabei den entscheidenden Moment, der der Mannschaft zum Sieg verhilft. Wenn Sie sich spät noch einmal an Ihre Präsentation setzen, müssen Sie das Date mit Ihrem Partner verschieben – schon wieder.

Die Kosten bestehen in dem, was wir dafür aufgeben müssen. Jeden Tag fällen wir ständig Urteile, anhand derer wir uns entscheiden, was unseren Fokus wirklich verdient. Leider muss ich sagen, dass ich mich zu Beginn meiner Karriere viel zu oft für geschäftiges Arbeiten entschieden habe. Mittlerweile weiß ich, dass solche Zugeständnisse es mir unmöglich machen, meinen wirklich wichtigen Aufgaben, meiner Gesundheit, meinen Beziehungen und meinen persönlichen Interessen die Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen, die sie verdienen. Und wie Oliver Burkeman sagt: „Was wird Ihr Leben am Ende anderes gewesen sein als die Summe all dessen, worauf Sie sich konzentriert haben?“17

Das Tempo in der Ablenkungsökonomie kann unerbittlich sein. Wie oft fühlen Sie sich wie Alice: Sie müssen so schnell rennen, wie Sie können, nur um zu bleiben, wo Sie gerade sind – und doppelt so schnell, um voranzukommen?

Kontraproduktive Produktivität

Um diese Kosten auszugleichen, greifen viele von uns auf Produktivitätssysteme zurück. Wenn wir wie Alice ins Hintertreffen geraten, denken wir, sollten wir vielleicht einfach schneller rennen! Also suchen wir nach Ratschlägen und Tipps im Internet. Wir durchforsten Onlineshops und App Stores nach Ideen und Tools, um unsere Zeit besser zu verwalten und unsere Effizienz zu steigern.

Genau das habe ich auch getan. Nach dem Schrecken, den mir mein Herz eingejagt hat, wusste ich, dass mein Tempo so nicht mehr durchzuhalten war. Es musste einen besseren Weg geben. Ich beschäftigte mich mit jedem Produktivitätssystem, das ich finden konnte. Ich habe sie alle ausprobiert, mit ihnen experimentiert und sie optimiert. Nach und nach begann es sich auszuzahlen und ich fing an, meine Entdeckungen und Erfahrungen mit anderen auszutauschen. Aus diesem Grund habe ich vor 15 Jahren meinen Blog gestartet. Er diente als Produktivitätslabor für mich und meine Leser. Obwohl ich damals CEO eines großen Verlagshauses war, wurde ich als Produktivitätsexperte anerkannt. Später gründete ich dann ein Unternehmen für die Weiterbildung von Führungskräften und heute betreue ich Hunderte von Kunden und bringe jedes Jahr Tausenden bei, was ich über Produktivität weiß.

Damals suchte ich nach einer Möglichkeit, mehr Arbeit – oder zumindest die gleiche Menge ein wenig schneller – zu erledigen, ohne mich dabei umzubringen. Aber ich fand schnell heraus, dass die Lösung nicht darin bestehen konnte, mit der Roten Königin Schritt zu halten. Der Durchbruch kam, als mir klar wurde, dass die meisten „Lösungen“ für Produktivität die Dinge sogar noch schlimmer machen. Wenn ich mit Unternehmern, Managern und anderen Führungskräften arbeite, sagen diese mir am Anfang für gewöhnlich, dass sie unter Produktivität verstünden, schneller mehr zu tun. Das liegt daran, dass unsere Vorstellungen von Produktivität aus dem Industriezeitalter stammen. Damals führten die Menschen eine klar definierte Reihe von repetitiven Aufgaben aus und der Gewinn wurde durch marginale Anpassungen in der Ausführung verbessert. Aber das ist eigentlich nicht meine Aufgabe. Es ist auch nicht die der Menschen, die ich betreue. Und ich wette, es ist auch nicht Ihre Aufgabe. Heute üben wir erstaunlich viele unterschiedliche Tätigkeiten aus. Und zum Endergebnis tragen wir hauptsächlich durch neue Projekte bei, nicht durch kleine Verbesserungen bestehender Prozesse.

Und das ist die Wurzel des Übels: Indem wir mit einer veralteten Denkweise an Produktivität herangehen, fordern wir einen Burn-out heraus, was wir ja gerade vermeiden wollen, und erreichen nie unser wahres Potenzial. Niemand kann mit der Roten Königin mithalten. Und wenn man in die falsche Richtung unterwegs ist, bringt es sowieso nichts, schneller zu rennen. Es ist an der Zeit, das ganze Modell zu überdenken.

Ein neuer Ansatz

Die produktivsten unter den Führungskräften, die ich coache, wissen, dass es bei Produktivität nicht darum geht, mehr Dinge zu erledigen, sondern darum, die richtigen Dinge zu tun. Es geht darum, jeden Tag in Klarheit zu beginnen und zufrieden zu beenden – mit dem Gefühl, etwas geschafft zu haben und noch verbleibender Energie. Es geht darum, mehr zu erreichen, indem man weniger tut, und in diesem Buch zeige ich Ihnen, wie das geht.

Setze deinen Fokus ist ein umfassendes Produktivitätssystem, das drei einfachen Schritten folgt, die jeweils aus drei Aktionen bestehen. Ich habe die Schritte so angeordnet, dass Sie optimal in Fahrt kommen, also widerstehen Sie bitte der Versuchung, etwas zu überspringen.

Schritt 1: Stopp. Ich weiß, was Sie jetzt denken: „Stopp? Das kann nicht das richtige Wort sein. Sollte der erste Schritt in einem Produktivitätssystem nicht ‚Los geht’s!‘ lauten?“ Nein. In der Tat ist das der Punkt, bei dem die meisten üblichen Produktivitätssysteme falsch liegen: Sie zeigen Ihnen sofort, wie Sie besser oder schneller arbeiten können, halten aber nie inne, um zu fragen: Wofür eigentlich? Worin liegt der Zweck der Produktivität? Bei der Antwort darauf geht es ums Ganze. Wenn man nicht zuallererst weiß, wofür man arbeitet, kann man auch nicht richtig einschätzen, wie man arbeiten sollte. Aus diesem Grund schlägt Setze deinen Fokus vor, dass man zunächst aufhören muss, um wirklich beginnen zu können.

Als erstes werden Sie Visionieren. Das wird Ihnen helfen zu klären, was Sie von Ihrer Produktivität erwarten. Wir werden Produktivität einen neuen Rahmen geben, sodass sie zur Realität passt statt zu der Welt auf der falschen Seite des Spiegels. Zweitens: Evaluieren. Schauen Sie sich Ihre Aktivitäten an und unterscheiden Sie diejenigen mit echter Wirkung, also einem tatsächlichen Impact, von Kleinkram mit geringer Hebelwirkung. Sie werden hier auch ein Werkzeug entdecken, das die Art und Weise, wie, wann und wofür Sie den Großteil Ihrer Energie aufwenden, völlig revolutionieren wird, wenn Sie es richtig einsetzen. Schließlich werden Sie sich Regenerieren, indem Sie herausfinden, wie Sie Ruhephasen aktiv zur Verbesserung Ihrer Leistung nutzen können.

Schritt 2: Schnitt. Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, wo Sie stehen und was Sie wollen, ist es Zeit für Schritt 2: Machen Sie einen Schnitt! Sie werden feststellen, dass das, was Sie nicht tun, für Ihre Produktivität genauso wichtig ist wie das, was Sie tun. Michelangelo hat David nicht durch das Hinzufügen von Marmor geschaffen. Sind Sie bereit, Ihren Meißel herauszuholen?

Zuerst werden Sie Eliminieren. Sie werden die beiden mächtigsten Worte in Sachen Produktivität entdecken und erfahren, wie Sie sie verwenden können, um die Zeiträuber in die Flucht zu schlagen, die Ihnen Ihre Stunden stehlen. Zweitens werden Sie Automatisieren. Hier werden Sie Zeit und Aufmerksamkeit zurückgewinnen, indem Sie Aufgaben mit geringem Impact ohne großen Aufwand nebenbei erledigen. Schließlich werden Sie Delegieren. Viele schrecken vor diesem Wort zurück, aber machen Sie sich keine Sorgen: Ich zeige Ihnen eine effektive Methode, mit der Sie sich Arbeit vom Hals schaffen und dennoch sicherstellen können, dass sie nach Ihren Standards erledigt wird.

Schritt 3: Handeln. Nachdem alles Unwesentliche weggelassen wurde, ist es nun Zeit zum Handeln. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Aufgaben mit hohem Impact in kürzerer Zeit und, was noch wichtiger ist, mit weniger Stress erledigen können.

Ihre erste Aufgabe hier besteht im Konzentrieren. Nutzen Sie drei verschiedene Aktivitätskategorien für sich und maximieren Sie so Ihren Fokus. Als nächstes werden Sie Organisieren. Damit meine ich, dass Sie lernen, Aufgaben so zu strukturieren, dass sie in Ihren Zeitplan passen. So halten Sie die Tyrannei der Dringlichkeiten in Schach. Zuletzt werden Sie Aktivieren, indem Sie Unterbrechungen und Ablenkungen beseitigen und Ihre einzigartigen Fähigkeiten und Fertigkeiten optimal zum Einsatz bringen.

Auf dem Weg werden Sie einige der Klienten kennenlernen, die ich gecoacht habe und die diese Lektionen in ihrem Leben umgesetzt haben. Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie das ebenfalls erreichen können. Jede der neun Aktionen endet mit Übungen, die Ihnen helfen, diese Schritte sofort in die Praxis umzusetzen. Lassen Sie diese Übungen nicht aus. Sie sind maßgeschneidert, um Ihnen zum Erfolg zu verhelfen. Die Tage, an denen Sie durch pausenlose Unterbrechungen und eine außer Kontrolle geratene To-do-Liste aus der Bahn geworfen wurden, sind gezählt. Die Nächte, in denen Sie nach einem anstrengenden Tag erschöpft im Bett lagen, ohne sich sicher sein zu können, tatsächlich etwas erreicht zu haben, sind vorbei.

Es ist an der Zeit, in Ihrem Leben den Reset-Knopf zu drücken und endlich ein System einzurichten, das es Ihnen ermöglicht, die Zeit und Energie zur Verwirklichung Ihrer wichtigsten Ziele zu finden – sowohl im Büro als auch in Ihrem Privatleben.