Безопасность бизнеса: регламенты

Вступление

Комплексный подход к созданию системы противодействия угрозам и рискам – это большой и многогранный процесс. Да, можно идти по упрощенному пути, но и результат мы получим тогда «упрощенный». В первую очередь мы не узнаем никогда об упущенных возможностях в развитии и совершенствовании своего бизнеса. Просто не узнаем и будем считать, что мы сделали достаточно для его сохранности. Во-вторых, мы сами, собственными руками, будем тормозить развитие своего бизнеса, позволяя внутренним и внешним ворам похищать нашу операционную прибыль. Я думаю на этом можно остановиться в перечислении причин, почему «упрощенный» вариант работы по противодействию рискам и угрозам менее привлекателен, чем достаточно планомерная и выверенная работа по обеспечению безопасности своего бизнеса.

Даже в маленьких Компаниях, где не целесообразно содержать аппарат безопасников, собственник-руководитель может без дополнительных затрат построить систему безопасности основываясь не на мифических установках: друзья и родственники не воруют, у меня маленькие обороты, поэтому все лежит на поверхности и т. п., а на реальных законах бизнеса, которые включают в себя требования по регламентации текущей деятельности, прозрачности и проверяемости отчетов подчиненных, наличии контрольных (реперных) точек в повседневной деятельности Компании, причем взаимоувязанных между собою и перекрывающих, как рыболовная сеть, все бизнес-процессы моей Компании.

Может сложится мнение, что в маленькой Компании меньше угроз и рисков для бизнеса. Это ошибочное мнение. Перечень угроз и рисков для Компании остается практически таким же большим, как и для более крупных Компаний. Вот только уменьшается количество реперных точек для их контроля и предотвращения. Это и упрощает, и усложняет задачу организации безопасности своего бизнеса. В маленькой Компании практически все или значительную часть контрольных функций должен взять на себя собственник-руководитель этой Компании или сотрудник, которому он, в дополнение к его функциям, делегирует эти полномочия. В крупной компании этим должен заниматься руководитель безопасности этой Компании. Но в любом из этих вариантов нам не обойтись без регламентирования своей деятельности.

Положения, Регламенты или Алгоритмы нужны не как самоцель, а как инструмент плановой работы. В котором, в том числе, закладываются реперные точки данного конкретного бизнес процесса. Мне приходилось неоднократно сталкиваться с ситуацией, когда руководитель какого-то бизнес-направления описывал его в регламенте, но при этом или вообще не касался путей контроля выполнения тех или иных бизнес-процессов или касался их только косвенно. Получался красивый документ как выполнять тот или иной бизнес-процесс, но при этом не было заложено как его контролировать. Как будто это совершенно несовместимы вещи! В этом Главная ошибка подавляющего большинства бизнес-проектов. Почему так происходит, я постарался объяснить в книге «Безопасность бизнеса: угрозы и риски», поэтому останавливаться сейчас я на этом не буду.

Безопасность вашего бизнеса – в ваших руках. Это не какое-то мифическое направление деятельности, которое придумали бывшие правоохранители, чтобы обеспечить себя работой на пенсии – это часть вашего бизнеса, и от того, как вы будете этим заниматься, вникать в него, совершенствовать его, во многом будет зависеть его развитие, стабильность, ну и ваше благополучие.

Далее в материалах книги я привожу несколько примеров документов, регламентирующих тот или иной бизнес-процесс. Так сложилось, что мне пришлось и удалось ознакомится и изучить множество внутренних документов различных компаний, которые я получал от направления бизнес-разведки. И главный вывод который мне пришлось сделать – я ими был не удовлетворен. Я не видел в них системы по созданию «сетки» реперных точек для контроля и предупреждения рисков. Создавая свои регламенты, я и мои сотрудники постарались учесть эти недоработки. И уже основываясь на созданной нами системе учета и контроля угроз и рисков, о которой я рассказывал в предыдущей книге, мы вкрапляли во все создаваемые регламенты системный подход по контролю угроз, при этом делая их неотъемлемой частью описываемых бизнес-проектов.

Открою «маленький» секрет. Очень важно, чтобы мероприятия, даже самые простые, по сохранности активов компании, были заложены в описание любого бизнес-процесса. Так как, дополнительно ко всем задачам, которые они решают, они несут две важные функции. Первая, это если сотрудники, работающие по этому регламенту, выполняющие этот бизнес-процесс, не осмысливают и недопонимают, как работает тот или иной пункт по контролю, вживленный в этот регламент, вы сможете достаточно легко и главное своевременно выявлять злоупотребления и хищения. Вторая, это те сотрудники, которые, при изучении регламента, смогли осмыслить точность и полноту действий, которую предусматривает заложенная реперная точка по выявлению и предупреждению хищений – эти сотрудники будут опасаться совершить противоправное действие. И в том и другом случае вы уже частично обезопасили свой бизнес.

Все, что вкратце было выше изложено, проверено на практике. Это несколько примеров из системы которая работала и работает сейчас. Причем это имеет финансовое выражение в десятках и сотнях миллионов рублей, подтвержденных соответствующими документами. Да, это не легко, а кто говорил, что, создавая свой бизнес будто легко и вся дорога будет усеяна только лепестками роз? Есть негативные стороны, но надо стараться превращать негативные устремления части своих сотрудников в положительные эмоции, ставить их в такие рамки, что им будет невыгодно злоупотреблять или воровать у вас или ваших клиентов.

Регламент по сохранности ТМЦ и денежных средств в магазинах

Цель: Обеспечение сохранности активов Компании.

ТЗ – торговый зал

ГК – главная касса

СПП – Служба предотвращения потерь

НСПП – начальник Службы предотвращения потерь

СКСПП – старший контролер Службы предотвращения потерь

КСПП – контролер Службы предотвращения потерь

РД – Региональный директор

РНТ – Руководитель направления технологии

ДМ – Директор магазина

ЗДТЗ – заместитель директора по торговому залу

АКЗ – администратор кассовой зоны

АТЗ – администратор торгового зала

СК – старший кассир

СБМ – старший бухгалтер магазина

БМ – бухгалтер магазина

СТП – старший товаровед-приемщик

ТП – товаровед-приемщик

ЖУРВ – журнал учета рабочего времени

СЗ – служебная записка

ЗРС – законченная работа сотрудника

Штрих-этикетка – последовательность чёрных и белых полос, представляющая некоторую информацию в удобном для считывания техническими средствами виде

Термоэтикетка – это штрих-код, предназначенный для наклеивания на товар, перемещаемый с производства в ТЗ

РКУ – расчетно-кассовый узел

Стикер – наклейка с какой-либо информацией

1.1. Открытие магазина производится через служебный вход с 05:30 час, до 06:00 час. Открывает служебный вход ЗДТЗ (собственное производство), где его встречает КСПП поста № 2 (7), работавший в ночную смену и старший бригадир ночной смены («Добрянка-1»). КСПП прибывают на работу с 6–30 час, согласно утвержденному месячному графику работы, постовой ведомости. Зона приемки открывается с 6–00 до 07–00 час, по прибытию СТП (ТП) и СКСПП (КСПП) приемки.

1.2. Прибытие сотрудников на работу осуществляется с 05:30 до 8:00–11:00, согласно графику выхода сотрудников через служебный вход. Вход-выход сотрудников в магазин и из магазина производится по биометрической системе (отпечаток пальца). Сотрудники, у которых отпечатки пальцев не идентифицируются, проходят, используя карточку (в случае отсутствия карточки входящий регистрируется в Журнале учета рабочего времени). Сотрудники, прибывшие на работу, предъявляют вносимый товар КСПП поста № 2 (7) (вносить в магазин сотрудники имеют право только предметы личной гигиены, сигареты, зажигалки). Продукты питания персоналу магазина разрешается приносить только в исключительных случаях, с разрешения администрации магазина (согласно утвержденному списку). КСПП поста № 2 (7) обклеивает вносимый товар стикером с указанием даты, количества в упаковке и подтверждает подписью. Срок действия стикера с датой один рабочий день; срок действия стикера на чай, кофе, сахар – 5 календарных дней.

1.3. На посту № 7 (2) находятся следующие журналы: Журнал учета рабочего времени персонала магазина, Журнал учета рабочего времени Службы предотвращения потерь, Журнал посетителей. В ЖУРВ персонала магазина записываются сотрудники, у которых не идентифицируются отпечатки пальцев и нет карточки; в ЖУРВ Службы предотвращения потерь записываются все контролеры СПП; в ЖУРВ посетителей записываются все лица, прибывающие на объект (мерчендайзеры, Торговые представители, специалисты офиса, специалисты контролирующих и проверяющих органов и т. д.). Листы прибытия во всех журналах, за каждый день, подписываются КСПП поста № 7 (2) с указанием количества прибывших сотрудников.

1.4. До начала рабочего дня комиссионно принимается ГК магазина. В комиссию входят: СК (ЗДТЗ, АКЗ, АТЗ), СКСПП(КСПП). Перед открытием ГК комиссия должна удостовериться:

• Что дверь ГК без повреждений, замки исправны, в рабочем состоянии;

• Печать на двери соответствует оттиску АКЗ;

• Сейфы для хранения денежных средств без повреждений, печати на сейфах соответствуют оттискам СК и АКЗ (у каждого свой сейф).

После осмотра вскрывается сейф АКЗ и пересчитывается наличность. Данные пересчета заносятся в Журнал передачи ГК и визируются подписями СК и СКСПП (КСПП). Эта процедура повторяется с понедельника по пятницу. В субботу в конце смены СК передает сейф в присутствии СКСПП, АКЗ; результат пересчета фиксируется в журнале передачи ГК.

1.5. В воскресенье и понедельник ГК ведет АКЗ. Размен кассирам выдает СК (АКЗ, АТЗ) из ячейки сейфа, произведя приемку данной ячейки в присутствии СКСПП (КСПП), опечатывает ячейку своим оттиском. Данные о выдаче размена заносятся в Журнал ведения ГК, подпись кассира обязательна. ГК пломбируется оттиском СК (АКЗ, АТЗ). В понедельник в конце смены АКЗ пересчитывает оба сейфа, фиксирует в Журнале передачи ГК. Во вторник СК в присутствии СКСПП (КСПП) принимает верхний и нижний сейф, результат фиксируется в Журнале передачи ГК.

1.6. Проверка ГК НСПП, РД, ДМ проводится не менее 1 раза в месяц.

1.7. При любых работах в ГК (пересчет наличности, выдача размена, инкассация, контрольное снятие кассира), дверь всегда должна быть закрыта, а перед выходом из ГК СК (АКЗ, АТЗ) обязан осмотреть пространство перед ГК в глазок (окошко).

1.8. Дверь в помещение ГК в течение дня должна быть закрыта и опечатана оттиском СК (АКЗ) (если в ГК не производится работа). Сейф в ГК должен быть в течение дня опечатан оттиском СК (АКЗ). В вечернее время и в выходные дни СК, ГК пломбируется оттиском АКЗ.

1.9. Каждое утро, с 07–00 час, до 07–30 час. КСПП совместно с ЗДТЗ, АТЗ осуществляет обход ТЗ, помещений производства с целью проверки:

• Целостности дверей, окон, наличия и соответствие пломб на дверях;

• На предмет наличия товара с нарушенной упаковкой, без подписей и чеков, причем к такому товару приравниваются пустые упаковки без подписей, и пустые бутылки ПЭТ, без прикрепленных к ним чеков.

При обнаружении подобного товара КСПП, осуществляющий обход, составляет Акт с подписями членов комиссии. С данным Актом и результатом проведенного расследования НСПП знакомит ДМ для предъявления на оплату сотрудникам смены, работавшим в предыдущий день. Весь товар, отраженный в Акте должен быть оплачен сотрудниками в течение 10-ти календарных дней (ДМ передает чек НСПП), либо ДМ составляет ЗРС на удержание из заработной платы сотрудников, прикладывая необходимые документы. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО – РНТ. Копия ЗРС с подписью ДМ передается НСПП. При подведении итогов полной инвентаризации, фактически удержанные суммы из заработной платы сотрудников, включаются в апелляцию магазина на уменьшение потерь. При не предоставлении ЗРС, НСПП пишет ЗРС об удержании с сотрудников, в том числе с руководителей, включая ДМ, не предоставивших своевременно ЗРС, прикладывает необходимые документы и подписывает ЗРС у НДПП. Данная ЗРС является безапелляционной. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО в отдел анализа и планирования ДРиБ. Если вышеуказанный товар будет найден сотрудниками контролирующих дирекций или администрацией магазина, во время работы смены (даже если имела место не качественная работа комиссии по приемке магазина), такой товар будет предъявлен для оплаты работающей смене.

1.1. Сотрудник магазина, заступая на смену должен осмотреть кабинку, в которую он будет складывать свои вещи, на предмет наличия не оформленного (съеденного, выпитого) товара. Если в кабинке остался товар от предыдущей смены, приобретенный в магазине, то на каждом чеке должна быть ФАМИЛИЯ хозяина товара, дата и подпись КСПП постов № 1, 2. Если товар принесен из дома, то по окончанию рабочего дня он должен быть унесен домой; если такой товар будет обнаружен, то на нем должен быть стикер с датой (предыдущего дня) и подпись КСПП. Если что-либо из вышеуказанного отсутствует, то такой товар необходимо отдать КСПП, который будет выяснять его принадлежность у сотрудников, закрепленных за данной кабинкой (по результатам проведенного КСПП расследования, если чек и подпись не будут предъявлены, выявленный хозяин товара обязан его оплатить). Срок расследования 10 календарных дней. Если не будет установлен хозяин товара, то выявленный неоформленный товар оплачивают все сотрудники, закрепленные за данной кабинкой. В случае, если товар с истекшим сроком стикера будет найден на рабочем месте сотрудника, то сотрудник обязан его оплатить. Не реже 2-х раз в неделю производится комиссионный осмотр кабинок. Состав комиссии: СКСПП (КСПП, НСПП), ЗДТЗ, АТЗ, АХЧ, работающий сотрудник. Если будет найден не оформленный товар, то составляется Акт с подписями всех членов комиссии. Акт передается на рассмотрение и принятие мер ДМ.

2.1. Все сотрудники магазина закрепляются по зонам ответственности. Зоны ответственности среди персонала устанавливаются ДМ. В меж инвентаризационный период ДМ организует проведение локальных инвентаризаций, совместно со службой предотвращения потерь. После проведения локальной инвентаризации ДМ анализирует потери совместно с НСПП, СКСПП. Определяют виновное лицо для взыскания недостачи с ответственного за зону. ДМ составляет ЗРС с полным обоснованием удерживаемых сумм в ФД с персонала магазина, НСПП составляет служебные записки с полным обоснованием удерживаемых сумм в ФД с КСПП. ЗРС подаются в бухгалтерию на взыскание, и её копия прикладывается к апелляции на уменьшение недостачи. Если недостача выявлена по результатам проведения полной инвентаризации, то ответственность за погашение недостачи несут сотрудники магазина.

2.2. Ключи от всех помещений магазина, включая кабинеты ДМ и Директора производства должны находиться на постах № 2, 7, кроме ГК, ключи от которой должны всегда быть у СК (АКЗ, АТЗ) при себе. КСПП, по мере надобности, выдает ключи ответственным сотрудникам за зонами, и регистрирует выдачу ключа в Журнале выдачи ключей.

2.3. Старший продавец (продавец) выставляет в торговом зале элитный алкоголь, кофе. При покупке данной продукции КСПП обязан передать КСПП поста № 1 (кассовая зона), № 3 (видеонаблюдение) по рации информацию о продаже товара (кто, что приобрел). КСПП на кассовой зоне обязаны проконтролировать оплату на кассе данного товара.

2.4. Кассиры магазина материально ответственны за потери по сигаретам, пакетам, пакетированному кофе и иную продукцию, располагающуюся в прикассовой зоне.

2.5. В магазине есть зоны, требующие постоянного внимания, так как товар, расположенный на них, часто воруется; есть зоны, где требуется присутствие сотрудников только во время выкладки. ЗДТЗ, Старшие продавцы в течение дня постоянно должны находиться в торговом зале и контролировать персонал, выполнив работу формированию заявок. Проверяющие обязаны фиксировать присутствие администрации в торговом зале, наличие КСПП и сотрудников на рабочих местах.

2.6. В часы наибольшего потока покупателей (час-пик), весь свободный персонал (кроме сотрудников производства), включая администрацию, контролёров находится в торговом зале.

2.7. Особое внимание следует уделять работе с субарендаторами. Всё передвижение арендаторов должны контролироваться КСПП и администрацией. Все арендаторы должны подписать инструкцию по сохранности ТМЦ при организации работы субарендаторов. Один экземпляр подписанной инструкции передается НСПП. Ответственный – ДМ. Дубликаты ключей от всех помещений арендаторов должны находиться на посту № 7(3) в тубусе, опломбированном НСПП.

2.8. Запрещается допускать в подсобные и складские помещения магазина Торговых представителей, мерчендайзеров, других представителей Компаний поставщиков без предварительной проверки КСПП удостоверений личности и разрешительных документов на проведение определенных видов работ в магазине и регистрации в Журнале посетителей. При проведении разрешенных работ в торговом зале представители Компаний поставщиков должны иметь: опрятный внешний вид (запрещено работать в верхней одежде), бейдж с указанием ФИО представителя и наименования Компании поставщика. По окончанию работы ЗДТЗ, ЗО обязаны проверить качество выполненных ими работ; при выходе из магазина, через служебный выход, все представители обязаны пройти досмотр КСПП.

2.9. Складские помещения, холодильные камеры для хранения товаров торгового зала в течение рабочего дня должны быть закрыты (если складские помещения закрываются), если в них не находятся сотрудники. Если фасовки используются как дополнительное место для хранения товара, то они должны рассматриваться как склады и во время отсутствия в них фасовщицы должны также закрываться.

2.1. Контрольные снятия кассиров должны производиться СК (АКЗ) не менее 5-и раз в день, а также по требованию КСПП (количество контрольных снятий кассиров, инициируемых контролерами, не ограничено). Контрольные снятия кассиров проводятся также по претензии покупателя, в присутствии покупателя, на рабочем месте кассира; досмотр кассира проводится в служебном помещении без участия покупателя. Данные о снятии регистрируются в Журнале контрольных проверок кассиров. По результатам контрольных снятий кассиров КСПП составляется Акт контрольного снятия установленной формы (Акт составляется в каждом случае проведения контрольного снятия, в т. ч. без превышения допустимых расхождений (допустимое расхождение – менее 50 руб.).

2.1. Во время проведения контрольного снятия кассира, инкассации необходимо для сопровождения кассира использовать КСПП поста № 1, 5. КТС должна постоянно находиться у КСПП поста № 1. Отсутствие КСПП на кассовой зоне запрещено.

2.1. КСПП в течение дня контролирует работу кассиров с монитором (продажа товаров через РКУ осуществляется только по штрих-коду; исключение составляют товары, на которых отсутствует штрих-код либо штрих-код не «читается» либо пересекается, а также весовой товар расфасованный производителем), проверяет пробитые чеки покупателей (проверки должны совершаться в течение всего дня выборочно при контроле конкретного кассира или по указанию НСПП), проверяет рабочие места кассиров на наличие посторонних предметов. Запасная дисконтная карта находится у КСПП поста № 1. Коррекции проводит только КСПП поста № 1. При проведении операции «коррекция» вместо КСПП, должностное лицо совершившее данное нарушение оплачивает сумму проведенной коррекции в полном объеме. В конце рабочей смены, отчеты по коррекциям передаются СКСПП, который осуществляет сверку фактически проведенных коррекций с отчетом по коррекциям, проведенных в программе. На отчете по коррекции должна быть фамилия, подпись КСПП поста № 1, указана причина коррекции.

2.1. СК (АКЗ) координирует, направляет работу кассиров, дает им задания, распределяет обеденные перерывы. Размен денег между кассами осуществляет СК (АКЗ, КСПП) по информации КСПП, посредством рации. В исключительных случаях, когда СК (АКЗ) не может произвести размен, КСПП осуществляет размен денег между кассирами самостоятельно. Аннуляцию производит СК (АКЗ) в присутствии КСПП, чек аннуляции СК (АКЗ), забирает с собой в ГК, далее регистрируют аннуляции в Журнале установленной формы. На аннулированном чеке должна быть фамилия, подпись КСПП поста № 1, указана причина аннуляции. При проведении операции «аннуляции» без участия КСПП, должностное лицо, совершившее данное нарушение оплачивает сумму проведенной аннуляции в полном объеме. Размен кассирам из ГК выдаётся только СК (АКЗ).

2.1. Выход персонала через главный вход магазина в течение рабочего дня запрещен. Если сотрудник отпросился и хочет покинуть магазин, то он обязан обратиться к ДМ, ЗДТЗ, АТЗ, Зав. производством за разрешением (бланк-разрешение на выход из магазина в течение рабочего дня сдается КСПП поста № 2 при выходе из магазина). Сотрудник с бланком-разрешением выходит через пост № 2 со 100-процентным досмотром, и только после этого КСПП поста № 2 выпускает сотрудника. Это требование обязательно для всех сотрудников, в том числе администрации магазина, субарендаторов, которые находятся на территории торгового зала и т. д. Если отпросился кассир на любой промежуток времени (например, на 5 минут, чтобы купить лекарство в соседней аптеке), кассира можно отпустить только после проведения контрольного снятия кассы, на которой работал кассир с полным его досмотром.

2.1. Сотрудникам магазина и контролерам СПП разрешено курение в отведенных для этого специальных местах.

2.1. В течение рабочего дня комиссия в составе: ЗДТЗ, АТЗ, НСПП, СКСПП (КСПП) осуществляет обход подсобных помещений, производства, складов.

2.1. Запрещается допуск домашних животных (собак, кошек) в помещения магазина, включая торговый зал (кроме служебных собак и собак-поводырей), согласно Решению № 303 от 30.06.2006 г. Совета депутатов г. Новосибирск.

3.1. Приемка товара производится в пределах видимости камер видеонаблюдения.

3.2. ПРИЕМКА товара на МАГАЗИН:

3.2.1. Приемку товара от поставщиков производят ТП (Товаровед приемщик). Одновременно каждый из них не имеет права принимать более 1-го поставщика (т. е. если в очереди на приемку несколько поставщиков, принимать 2-х – 3-х одновременно, с целью ускорения приемки запрещено).

3.2.2. КСПП поста № 4 (зона приемки) совместно с ТП открывают и закрывают вход в зону приема товара (ворота и двери закрываются на замки, ключи находятся в течение дня у КСПП, по окончанию приемки товара двери опечатываются пластиковыми пломбами, ключи сдаются на пост № 3, 5 с регистрацией в Журнале). Не допускается бесконтрольный вход-выход персонала через зону приемки.

3.2.3. КСПП осуществляет контроль приемки ТП поступившего товара для торгового зала в следующем порядке:

3.2.3.1. Убедиться, что прибыл поставщик, проверить сопроводительные документы (действительно ли товар предназначен на этот магазин);

Товар поставщика заносится через дверь (ворота) приемного помещения (за пределами магазина товар принимать категорически запрещается);

3.2.3.2. Берет фактуру и контролирует прием товара: по наименованию, количеству, качеству, следит за тем, чтобы ТП вскрывал коробки и пересчитывал товар поштучно, весовой перевешивал и отмечал в фактуре «галкой», производил приемку товара по качеству и срокам годности;

3.2.3.3. Следит за отбором образцов для БМ;

3.2.3.4. По окончанию приемки КСПП делает отметку о приеме товара по установленной форме в Журнале учёта ТТН (торговый зал) (Журнал должен быть пронумерован, прошнурован), в накладной магазин ставит дату, фамилию, подпись;

3.2.3.5. Обо всех недостатках и замечаниях при приемке товара (нарушение ТП установленных правил приемки) КСПП делает запись в Журнале информации (видео) и немедленно докладывает СКСПП;

3.2.3.6. Товар, приобретенный у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на рынках РФ, либо на неорганизованных рынках у физических лиц принимается на основании закупочных актов. Порядок оформления закупочного акта и перечень товаров, разрешенных к закупу у физических лиц, содержится в инструкции «Закуп у физических лиц за наличный расчет»; товар необходимо принять путем взвешивания. КСПП обязаны вести журнал «Учет товаров, поступивших от физических лиц», в котором фиксируют принятый товар. Подотчетное лицо формирует «мягкую» накладную согласно номенклатуры, кол-ва и цены, указанных в закупочном акте и отдает ее КСПП. КСПП делает сверку соответствия записей в «мягкой» накладной и в журнале учета товаров, поступивших от физических лиц. Соответствие записей КСПП подтверждает, поставив подпись на документе.