Организационно-методические вопросы управления закупками на предприятиях промышленности. Монография

1.1. Роль и место закупок в производственно-хозяйственной деятельности промышленных предприятий

Закупки (или снабжение) – один из важнейших бизнес-процессов, обеспечивающий функционирование промышленных предприятий, и оказывающий значительное влияние на их эффективность и конкурентоспособность1. Это объясняется следующими причинами.

Во-первых, издержки производства и обращения, величина технологических отходов и брака на промышленном предприятии напрямую зависят от применяемых в производственном процессе сырья и материалов, качества обработки комплектующих субпоставщиками, квалифицированности персонала контрагентов, оказывающего различные услуги.

Во-вторых, предприятия промышленности отличает особая сложность организации производственного цикла (который зачастую должен быть непрерывным), наличие специальных требований к используемым ресурсам и эксплуатируемому оборудованию, широта и видовое разнообразие возникающих потребностей (и наличие обширного массива поставщиков).

Отметим, что промышленность – это важнейшая отрасль материального производства, включающая предприятия, занятые добычей сырья, производством и переработкой материалов и энергии, изготовлением машин и агрегатов. Значимость промышленности подчеркивается тем влиянием, которое она оказывает на экономику, политику, экологию, образование и социальную сферу страны. Промышленное производство является основным источником создания ВВП государства (доля промышленности в ВВП страны при стабильно развивающейся экономике обычно составляет 30—40%, в СССР она составляла около 60% от ВВП за счет недостаточного развития сферы обслуживания), а также товарной массы для внутреннего потребления и экспорта [11, c. 156]. Можно уверенно сказать, что предприятия промышленности – основа экономики большинства государств, в том числе и Российской Федерации. Более того, уникальное географическое положение, наличие большого числа полезных ископаемых, особая история развития страны предопределили наличие в экономике нашего государства практически всех отраслей современной промышленности из числа возможных.

Распределение промышленных предприятий по определенным отраслям осуществляется в соответствии с существующим разделением труда, назначением производимой продукции, а также особенностями техники и технологии производства [38, c. 78—79]. Промышленность делится на две основные части: добывающую и обрабатывающую (ранее между ними было существенное различие, которое по мере развития науки и техники, а также истощения природных ресурсов постепенно снижается).

Известно, что добывающая промышленность посредством технических средств осуществляет извлечение ресурсов из природы с некоторой степенью их механической или физической обработки, например, производя измельчение, первичную сортировку и очистку сырья. В прошлом качественное изменение полезного продукта, содержащегося в добываемом сырьевом ресурсе, было довольно незначительным. Однако в современных условиях добыча полезных ископаемых, как правило, сопряжена со сложными физико-химическими процессами переработки. В частности, в металлургической отрасли такую функцию выполняют горно-обогатительные комбинаты, преобразующие руду в агломерат или окатыши.

В свою очередь, в обрабатывающей промышленности всегда происходило кардинальное преобразование материальных ресурсов. Оно выражается в том, что посредством технологического процесса (в частности, разложение целого на составляющие либо интеграция нескольких материальных ресурсов в один продукт) возникает принципиально новый продукт (с приданием ему добавленной стоимости и новых потребительских свойств). Причем сказанное, на взгляд автора, будет справедливо и для так называемых сборочных производств2.

Таким образом, в современной промышленности (обрабатывающей и добывающей) одновременно происходит и количественное, и качественное изменение свойств материи. К сказанному добавим, что законы сохранения массы и энергии – это основные законы природы, используемые при разработке и эксплуатации промышленных предприятий, технологических процессов и производственного оборудования, а также при управлении предприятием [53]. Важнейшим условием преобразований материи, осуществляемых в промышленности, является обладание произведенным продуктом свойством полезности для следующего потребителя. Более того, получаемый продукт, как правило, видим и осязаем. Отметим в этой связи, что другие сферы деятельности в экономике имеют более или менее существенные отличия от промышленности.

В качестве первого примера возьмем энергетику, на предприятиях которой материальные потоки ресурсов преобразуются в электрическую и тепловую энергию. Готовый продукт – энергия, хоть и является формой существования и движения материи (поток заряженных частиц), для потребителя не виден и не осязаем (если, конечно, не считать чрезвычайных и аварийных ситуаций). Да и материальные потоки в привычном понимании есть только в атомной и тепловой энергетике, в которых происходит сжигание (окисление) или распад топлива. Если же рассматривать гидроэнергетику, а также ветровую или солнечную энергетику, то произведенный продукт возникает вследствие действия естественных природных сил.

Далее, рассматривая такие сферы экономической деятельности как транспорт или связь, можем констатировать, что входящий поток в виде топлива или электроэнергии, обеспечивающий процесс, фактически дематериализуется, уходя на преодоление естественных сил (трение, сила тяжести, сопротивление среды и т.д.). В то же время, осуществляя указанную деятельность, мы обеспечиваем передачу чего-либо (топливо, грузы, информация) на определенные расстояния, причем то, что передается, не претерпевает существенных изменений.

Затем обратим взгляд на сельское хозяйство. Основой экономического эффекта для сельскохозяйственных предприятий являются опять же естественные силы природы, обеспечивающие деление клеток в процессе развития живых и неживых организмов. Материальные потоки в виде кормов, удобрений, воды способствуют протеканию естественного процесса, давая энергию и материал для строительства и деления клеток.

Если остановиться на такой сфере как торговля, то необходимо отметить, что входящий материальный поток готовых товаров проходит через торговые предприятия практически без изменений (возможны лишь малозначительные дополнения в виде наклеек, дополнительной упаковки).

Еще одной сферой хозяйственной деятельности, где промышленные товары напрямую взаимодействуют с конечным потребителем, является сфера услуг (бытовые услуги и социально-досуговое обслуживание населения). Здесь происходит непосредственное использование товара (конечное потребление), включаемое в цену оказываемых услуг.

Особый случай – строительная отрасль, в которой предприятия постоянно перемещаются с одного места на другое по мере возведения и сдачи новых объектов. Однако при этом предприятия строительной отрасли обеспечивают преобразование и интеграцию материальных потоков, а также обретение ими новых качеств и потребительских свойств. Для примера: сравните между собой горы арматуры, песка, цемента (или других стройматериалов) и готовый объект – жилой дом, железнодорожный мост или футбольный стадион. В то же время нельзя в полной мере говорить о выходящих материальных потоках применительно к построенным зданиям и сооружениям.

В результате выделим следующие отличительные особенности промышленных предприятий:

– постоянное нахождение производственных объектов в определенном месте в течение длительного периода;

– кардинальное преобразование материальных ресурсов посредством технологических процессов (с использованием специализированного оборудования) с целью обретения новых качественных характеристик и полезности для потребителя;

– наличие особого периода времени – производственного цикла, в рамках которого проходят упомянутые выше преобразования;

– входящие и исходящие потоки являются материальными;

– исходящие материальные потоки предназначены для других промышленных потребителей, либо предприятий торговли.

Понятно, что для эффективного и бесперебойного функционирования промышленной системы необходимо, чтобы на всем протяжении производственного цикла предприятие было обеспечено входящими материальными потоками необходимого качества. В силу действия объективных законов разделения и специализации труда данная функция возлагается на специальную службу предприятия, которая может иметь различные названия (отдел закупок, отдел снабжения и т.д.). При этом спектр стоящих перед ней задач, как правило, универсальный.

К теме основных задач службы закупок мы вернемся ниже, а сейчас обратим внимание на предмет процесса закупок. Основа потребности промышленных предприятий (вносящая основной вклад в размер производственных затрат) – это непосредственно используемые в технологическом процессе компоненты: сырье, материалы, комплектующие. Кроме того, для осуществления производственной деятельности необходимы и другие вещественные элементы, которые содействуют переработке: энергоносители, различные смазки, охлаждающие жидкости, газы для создания защитной атмосферы. Понятно, что также требуются оборудование, узлы и агрегаты, осуществляющие переработку и перемещение сырья, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства. Помимо указанных материальных ресурсов предприятию требуются материалы и запасные части для поддержания в работоспособном состоянии технологического оборудования, производственных зданий и сооружений, а также товары, используемые для обеспечения административно-управленческого процесса.

Еще в недалеком прошлом предприятия промышленности стремились удовлетворять многие возникающие потребности своими силами. Это касалось как некоторых товаров, так и работ и услуг, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности (ремонт, строительство, транспорт, уборка и т.п.). Сейчас предприятия во всем мире уходят от этой практики, однако для многих объектов российской промышленности традиционным являлось состояние «натурального хозяйства», связанное с наличием у предприятий избыточных вспомогательных производств. Вполне естественно, что в настоящее время отечественные предприятия, движимые глобальной конкуренцией, начинают делать выбор при решении известной дилеммы «произвести или купить» в пользу покупки необходимого ресурса или услуги3. Эти обстоятельства также повышают роль службы закупок в иерархической структуре предприятия.

Предприятия промышленности предназначены для производства определенного товара (или группы товаров), востребованного следующими по цепи создания стоимости потребителями (в стране-изготовителе или за рубежом) и, в конечном счете, идущего на удовлетворение личного или общественного спроса. При этом абсолютное большинство таких предприятий не взаимодействует напрямую со своими конечными потребителями, а получает рыночные сигналы опосредованно, то есть от торговых фирм, либо от других промышленных потребителей, являющихся вышестоящими (восходящими) звеньями существующей цепи поставок4.

Поскольку промышленное предприятие строит свою деятельность на основе стратегического планирования и длительных производственных циклов, то основные бизнес-процессы определяются его маркетинговой, логистической и производственной стратегиями и политиками, которые должны формироваться и актуализироваться совместно.

В связи с этим кратко остановимся на вопросах маркетинговой деятельности, рассмотрев их в привязке к процессу закупок. Известно, что маркетинг – это осуществление предпринимательской рыночной деятельности, связанной с торговлей и обменом, направленной на продвижение товаров и услуг от производителей к потребителям в целях удовлетворения их потребности и получения выгоды [73, c. 367]. Отметим, что нас интересует промышленный маркетинг, особенно в части рыночного взаимодействия поставщиков и потребителей, использующих закупаемые компоненты, работы и услуги для производства своих собственных товаров.

Понятно, что маркетинговая деятельность достаточно широка и помимо внутрифирменного планирования и координации предусматривает постоянный поиск новых клиентов, выявление новых потребностей, соответствующие разработки или обновления продуктов, оценку положения на рынке, комплексный учет, как благоприятных для деятельности факторов, так и сопутствующих рисков и угроз, возможных в настоящем и будущем. В итоге маркетинг охватывает практически все сферы работы предприятия (в той мере, в какой они влияют на реализуемость товаров): от исследований и разработок до закупки сырья, производства, упаковки, транспортировки, продажи, обслуживания и поставок запасных частей [92, c. 209].

Маркетинговая стратегия призвана обеспечить долгосрочное устойчивое развитие предприятия, предусмотреть загрузку производства заказами, повысить рентабельность продаж, спланировать продуктовый портфель с учетом жизненного цикла производимых товаров. Маркетинговая стратегия предприятия определяет долгосрочную политику функционирования и развития. Это может быть удержание существующего рынка, либо захват и последующее доминирование на новом рынке, расширение или сужение спектра активности, как в части номенклатуры производимой продукции, так и в части территории сбыта. Особую важность имеет степень диверсифицированности продуктовой линейки. Когда предприятие имеет несбалансированный и слабо диверсифицированный продуктовый портфель, ориентировано на малое число потребителей, то его бизнес становится весьма рискованным, а именно: предприятие перестает быть гибким, теряет такие механизмы управления как ценообразование и управление дебиторской задолженностью, поскольку вынуждено в целях удержания потребителя подстраиваться под его требования [21]. В то же время сильно диверсифицированная продуктовая линейка вызывает увеличение числа поставщиков и подрядчиков компании и соответствующий рост трансакционных издержек и рисков.

В свою очередь, логистика – это современная и активно развивающаяся наука о движении материальных и информационных потоков и их взаимосвязях. Процесс закупок – составная часть системы логистики промышленного предприятия. Логистическая стратегия предприятия предусматривает достижение максимальной эффективности обмена материальными и информационными ресурсами в процессе производства и товародвижения при минимизации вытекающих из этого затрат.

Производственная стратегия предприятия определяет конкретные направления деятельности для достижения ряда целей, основными среди которых являются [50]:

– оптимальная загрузка мощностей;

– снижение затрат на производство;

– качество производства;

– качество производственных поставок;

– соответствие производства спросу.

Далее обозначим роль и место бизнес-процесса закупок в реализации упомянутых стратегий. С одной стороны, закупочная деятельность может рассматриваться как часть маркетинговой политики предприятия, поскольку известно, что при планировании перспективного развития маркетологи должны уделять особое внимание вопросам ресурсного обеспечения производственного процесса. К примеру, необходимо оценить, насколько стратегия развития производства будет обеспечена доступными и качественными производственными ресурсами. Кроме того, следует понимать механизм ценообразования, характер рынка требуемого ресурса и возможные сценарии развития событий на нем, сроки и ритмичность поставок, страновые и политические риски и т. д. Для оценки данных обстоятельств на практике широко используются методы научного прогнозирования, сравнительного анализа, стратегического анализа (SWOT-анализ), риск-менеджмента, бенчмаркинга и конкурентной разведки. Таким образом, маркетинг нужен не только как средство активизации продаж предприятия, но и незаменим при закупках товаров и услуг, которые неизбежно сопровождают современное производство.

С другой стороны, и в логистической политике предприятия процесс закупок также играет очень важную роль, ведь приобретение материальных ресурсов для обеспечения производства является одной из ключевых логистических функций [44, c. 20]. Кроме того закупки считаются одной из трех функциональных областей логистики, наряду с логистикой производства и логистикой распределения. Основными задачами логистики снабжения являются обеспечение надежности поставок и гибкости закупок, оптимизация уровня производственных запасов и обеспечение высокого качества обслуживания внутрифирменных потребителей.

Современное понимание логистической политики предприятия подразумевает достижение партнерства с поставщиками, формирование долгосрочных хозяйственных связей, логистических альянсов в рамках существующих цепей поставок (данная концепция также получила название «интеллигентного управления материалами») [35, c. 80].

Отметим, что до недавнего времени логистическая деятельность, включая процесс закупок, находилась в подчиненном положении по отношению к маркетинговой (а также к производственной) стратегии предприятия. Так, в популярной работе «Корпоративная логистика: 300 ответов на вопросы профессионалов» говорится, что основной целью логистического менеджмента закупок промышленного предприятия является обеспечение потребностей технологического процесса ресурсами, требующимися для выполнения производственного графика, формируемого в соответствии с маркетинговой стратегией фирмы на рынке продаж готовой продукции [44, c. 164].

Однако сегодня сфера производства, ранее главенствовавшая в деятельности предприятия, уступила приоритет сфере обращения (включает в себя процессы материально-технического снабжения и реализацию продукции). Более того, академик РАН Н. Я. Петраков констатировал, что из технологического процесса производства любого продукта не вытекает прибыли, поскольку она возникает из взаимодействия с внешней средой, а именно из разницы между ценой, которую согласен заплатить потенциальный потребитель, и затратами на ресурсы, приобретаемыми компанией [63, c. 15].

Развитие такой научной дисциплины как логистика, которая не разделяет сферы производства и обращения (рассматривая их исходя из временного фактора и роли в хозяйственной деятельности), позволяет рассматривать материально-техническое снабжение и сбыт не как сопутствующие производству, а как равные ему стратегические факторы эффективного функционирования предприятия [76, c. 122]. Как следствие, повышается значимость межфункционального взаимодействия в рамках текущей хозяйственной деятельности.

Однако, несмотря на свою заметно возросшую роль, процесс закупок все еще сильно зависит от порядка взаимодействия и механизма координации интересов различных служб. Последнее, в свою очередь, во многом определяется организационной и производственной структурами предприятия, действующими внутренними нормативными документами (также велико влияние неформальных связей).

Механизм разделения выполняемых работ по функциям таков, что принятие управленческих решений на каждом этапе процесса или уровне иерархии системы должно осуществляться на основании информации, полученной от других (смежных) процессов. При этом на объем, качество и сроки получения данных влияет внутренняя среда предприятия. Во-первых, каждое звено в цепи обладает определенной степенью инерции, т.е. задерживает прохождение информации. Во-вторых, при прохождении через структурные подразделения неминуемо происходит искажение исходных сведений, осуществляемое зачастую в субъективных интересах. Кроме того, необходимо учитывать, что закупки, как процесс, активно взаимодействующий с внешней средой предприятия, характеризуется неопределенностью и многофакторностью, которые также могут по-разному восприниматься лицами, принимающими решения.

Помимо этого, существенное влияние на характер взаимодействия оказывает портфель заказов предприятия. В частности, важно знать, работает ли оно по крупным долгосрочным контрактам или выполняет индивидуальные разовые заказы, максимально подстраиваясь под клиента в части сроков и вариантов исполнения. Также необходим ответ на вопросы: на каком именно рынке предприятие работает как продавец, какова его рыночная ниша и конкурентный потенциал, насколько оно способно противостоять действующим на рынке конкурентным силам.

Таким образом, задачи, поставленные перед службой закупок, формы и методы взаимодействия с поставщиками зависят не только от особенностей производственной структуры и технологического цикла предприятия, но и от развитости межфункционального взаимодействия между различными службами (закупки, производство, маркетинг и сбыт) и того, каким образом построены взаимоотношения с заказчиками готовой продукции.

1.2. Типология закупок и эволюция взаимодействия промышленных покупателей и поставщиков