Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова

Выражаю благодарность команде и экспертам, которые сделали возможным выпуск первого издания «Тайм менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова», чья энергия и опыт были использованы при подготовке данных материалов.

Я благодарю за поддержку этого издания инвестиционно-технологический холдинг Original Group, который неизменно следует своей просветительской миссии. Эта социальная инициатива внесет вклад в повышение эффективности и благосостояния многих талантливых людей.

Это издание не увидело бы свет без вдохновляющей поддержки моих близких, добрых друзей и товарищей, бизнесменов, предпринимателей, благотворителей, меценатов, соратников и путешественников – Ильдуса Янышева и Рустема Хасанова.

Руководство, которое вы держите в руках, подойдет для любого человека с любым уровнем личной организованности. Спасибо каждому, кто возьмет в руки эту брошюру!

Желаю вам удачи и процветания!

Эта брошюра поможет вам найти ответ на главный вопрос современного человека: как все успеть? Человек, который умеет управлять своим временем, значительно чаще и быстрее достигает своих целей, может избавиться от эффекта постоянной усталости, позитивно воспринимает окружающий мир, обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Предлагаю вам целый комплекс по управлению своим временем и повышению своей эффективности:

• Целеполагание

• Планирование

• Внедрение планов

• Мотивация

• Организация информации

• Устранение поглотителей времени

• Эффективный отдых в течение рабочего дня

Ставьте цели

Отсутствие цели – это все равно, что идти в поход без карты или строить дом без плана. Постановка цели гарантирует, что вы не только знаете, что собираетесь делать, но и как вы будете это делать.

Представьте себя не как часть отдела или фирмы, забудьте на время о том, что вы – часть системы. Посмотрите на себя как на отдельную Организацию. У этой организации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например: личное стратегическое планирование (постановка долгосрочных целей); маркетинг (изучение рынка труда); личная бухгалтерия (учет и планирование финансов) и т. д.

Мы стараемся планировать будущее нашей личной Организации, наши мечты – это наши долгосрочные цели. Всегда нужно четко понимать, чего же мы хотим от жизни. Это далеко не так просто сделать, как кажется.

Попробуйте представить себе вашу жизнь через несколько лет. Описывая, вы должны быть уверены в реалистичности того, что пишете, то есть уверены в себе. Попробуйте это описать на нескольких страницах в форме эссе, результат может вас удивить или изменить порядок вашей ежедневной жизни.

Важно отличать собственные цели (например, вы описываете как развиваете личный бизнес, либо описываете работу мечты, то, что всегда хотели делать) от глянцевой картинки или образа из инстаграм ─ навязанной цели («На своём мерседесе еду в офис в Сити, а после – на Бали»)…

Далее определите ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели. У каждого человека могут быть разные базовые ценности, но можно выделить наиболее общие:

• Духовное развитие. Это ваше моральное состояние и поступки, понимание жизненных ценностей.

• Семья, близкие. Ваши отношения в семье, с родственниками и друзьями.

• Здоровье, спорт. Ваше самочувствие. Регулярные и общие медицинские обследования.

• Финансовое положение. Удовлетворенность благосостоянием. Карьера.

• Отдых, эмоции.

• Саморазвитие. Новые знания и навыки.

Когда вы уже выбрали долгосрочное направление по жизни, определились со своими базовыми ценностями, можно приступать к среднесрочному и краткосрочному планированию. Тут может помочь техника целеполагания SMART. Но следует помнить, что это просто форма записи ваших целей, а не методика их реализации (реализация зависит от вас).

Аббревиатура SMART расшифровывается как:

Specific. Цель – Конкретна.

Мы конкретизируем желаемый эффект в нашей личной жизни, делая его понятным и достижимым. Вместо мечтательных, общих формулировок нужно записывать конкретные результаты, которые хотим получить в итоге.

Measurable. Цель – Измерима.

Технология целеполагания по правилу SMART предполагает контроль человеком своего продвижения к цели. Для этого цел

должна быть измерима. Цифры стоит правильно подобрать, чтобы в них был заложен смысл (единица измерения) как в примере.

Achievable. Цель – Достижима.

Критерий достижимости означает, что цель вам сейчас по силам или находится в зоне роста. У вас достаточно знаний и навыков, чтобы её достичь. Либо потребуется немного поработать над собой, чтобы с ней справиться. Вы можете пошагово представить, что нужно сделать, и каждый шаг вам по силам. Возможно, вам будет трудно её достичь, но она не пугает вас. Цель может вызывать сомнения, но не парализует волю.

Relevant. Цель – Актуальна.

Этот критерий метода SMART цели требует анализа вопроса – «Почему я этого хочу?» К вашему исходному желанию ведут многие цели, и, возможно, они более интересны. Вести здоровый образ жизни можно по-разному: бегать, правильно питаться, плавать, играть в волейбол. Нужно проверить, что больше вам подходит. Исследовать себя: что вы чувствуете, идя разными путями здоровой жизни. Если цель сложная, и вы не уверены, что хотите её преследовать, рекомендую поставить промежуточную цель для эксперимента. Пройти часть пути и осознать, есть ли желание продолжать этот путь?

Time-bound. Цель – Ограничена сроком.

В менеджменте это важный критерий для каждой цели. В коллективе нужно ориентироваться на успехи коллег, на цели

компании и строить свои планы, исходя из действий членов организации.

В личной жизни удобнее ставить не одиночные цели с заданным сроком, а составлять годовой/месячный/недельный план.

Планируйте

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Для того, чтобы держать все свои задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.

1. День: задачи на сегодня – план дня в ежедневнике.

2. Неделя: среднесрочные задачи – выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи – все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День». Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя». Такая система позволяет не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально. Кроме того, вы не пускаете все на самотек, гарантируете себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год». Планируя неделю, нужно помнить, что:

• Понедельник – это трамплин недели, разминочный день. Поставьте на него несложные, но важные задачи с минимальным уровнем творчества. Можете делать все, что связано с редактированием, завершением крупных задач. Сделайте подготовительные работы, которые потребуются вам для более серьезных дел на протяжении недели. Проведите несложные встречи или совещания. А еще этот день хорошо подходит для планирования вашей недели. Это не требует слишком больших энергетических и творческих задач, однако, сразу настраивает вас на успех, что и нужно в самом начале недели.

• Вторник и среда – пик продуктивности и вы должны использовать его по максимуму. Запланируйте на эти дни самые высокозатратные дела, которые требуют максимальной концентрации внимания: мозговые штурмы, тяжелая рутина, написание отчетов, сложные переговоры, публичные выступления. Такие дела еще называют «слонами». Расправьтесь с этими «слонами» за два дня.

• Четверг – плато продуктивности. 2-дневный марш-бросок наверняка подточил ваши силы. А потому в четверг можно несколько сбавить обороты. Но останавливаться пока рано. Это идеальный день для проведения разного рода встреч. Они не так истощают ваше внимание, как «слоны», но все же требуют определенных усилий – если вы, конечно, хотите сделать их продуктивными.

• Пятница – подводим итоги. Вам остаются всего какие-то часы до завершения рабочей недели. Убедитесь, что они будут действительно качественным ее окончанием. Занимайтесь поиском информации, исследованиями, долгосрочным планированием. Подведите итоги, красиво оформите завершенные проекты. Пятница чем-то напоминает понедельник, но предрасполагает к большему творчеству. Вы хорошо потрудились, а значит есть повод наградить себя так, как вы того пожелаете.

Конечно, подобное расписание недели не единственно верное, и вам часто придется его нарушать. Иногда целые недели проходят как вторник и среда – в полном напряжении сил. Но такая система поможет вам разумно распределять свои силы и добиваться максимальной продуктивности, не жертвуя своим самочувствием.

Теперь нам нужно распланировать каждый конкретный день. Существует множество подходов. Я приведу несколько примеров. Выбрать можно один из них, либо скомбинировать и создать свой, который будет подходить именно вам. Главное – не превратить планирование в тяжелую, невыполнимую задачу, которая будет занимать больше времени, чем сами цели.

1) Ежедневник. При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«жесткие» – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);

«гибкие» – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);

«бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Чтобы ваш день проходил эффективно, рекомендую рассчитывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько на то, что все может измениться и придется эти планы менять.

2) Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто – смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса: Это важно? Это срочно?

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Квадрат A: важные и срочные дела

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни. Вопросы здоровья. Если вы очень эффективный человек, то этот квадрат будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но таких людей очень мало. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач – беда. Но паниковать не стоит. Чтобы этот квадрат пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрат B: важные, но не срочные дела

Основная деятельность. Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадратом – того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте – задачи из этого квадрата могут перейти в сектор А.

Квадрат C: срочные, но не важные дела

Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. Есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадрата А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрат D: не срочные и не важные дела

Удивительный квадрат, потому что тут находятся дела: не несущие никакой пользы, но они наши любимые. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т. к. именно они являются «пожирателями времени».

3) Метод Альпы (ALPEN). Альпен является аббревиатурой с немецкого языка и расшифровывается как:

A – задачи (все встречи и дела). Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать за день. Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.

L – продолжительность. Рядом с каждой задачей отметьте время, которое, потребуется для её выполнения. Не бойтесь неточных оценок! Всего через несколько дней вы будете точно знать, сколько времени вам нужно для определенных действий. Если вы укажете отрезок времени, то заставите себя придерживаться его последовательно и работать более эффективно, меньше отвлекаться.

Р – буфер времени. Резервируйте по крайней мере 40 % буферного времени! У вас будет доступно время для неожиданных и внезапных событий, которые вы просто не можете предвидеть.

Это означает, что вы должны запланировать только 6 часов из 10 рабочих часов или только 5 часов из 8 рабочих часов. Это требует строгого сокращения других видов деятельности.

Е – решения. Установите приоритеты. Принимайте решения о приоритете своей деятельности. Что для вас самое важное, что самое срочное? Где вы можете что-то сократить или делегировать другим?

N – последующая регистрация, обозначение. Запишите все вышесказанное в подробный график и обратите внимание на результаты. Насколько точным был план вашего дня?

Действуйте так, чтобы выполнить наиболее важные задачи в начале дня, менее важные суммируются в виде блоков задач или, при необходимости, в виде небольших перерывов.

Также обратите внимание, что бывают моменты в течение дня (или недели), когда вас беспокоят очень мало, и моменты, когда телефон постоянно звонит, или приходят посетители. При использовании метода Альпы важно также обращать внимание на самочувствие и свой биоритм.

Эти пять шагов определяют метод Альпы и должны выполняться каждое утро (вечер).

Действуйте

Теперь у вас определены долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели; вы выбрали удобный для себя метод планирования дня и нужно начать действовать. Важным аспектом на этом этапе будет правильная расстановка приоритетов. Тратьте ваше невосполнимое время на главное. Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» – не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Можно и нужно оказывать посильную помощь. Но если вы понимаете, что то, что у вас просят серьезно отвлечет вас от вашего плана, и, при этом, это не что-то жизненно необходимое – не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Но можно выделить такие критерии приоритетности:

1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интерес к задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи – в первую очередь).

7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность дел, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени вы выделяете на каждое из этих дел. Часто оказывается, что расходы времени на разные дела совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Мотивируйте и поощряйте себя

Как включаться в работу, не тратя время на раскачку, не разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «состояние потока». Предлагаю вам вспомнить ситуацию, когда вы были полностью погружены в какое-либо занятие, не важно, по работе, учебе или чему-либо еще. Речь идет о тех моментах, когда вы глубоко уходили в задачу, ваша работа шла более чем успешно. Наверняка вы когда-либо испытывали подобное состояние и впоследствии радовались полученным результатам – тому, что смогли столько сделать, да еще и за такой короткий промежуток времени. Именно это в психологии и называется состоянием потока. Его главные характеристики – высокая работоспособность, полная сосредоточенность на своей деятельности, высокая активность в рамках текущего занятия. Кроме того, человек в потоке демонстрирует позитивный настой, уверенность в себе и в своих силах. Все это приводит к тому, что мы справляемся даже со сложными задачами, находим необычные способы их решения и в целом демонстрируем необычную эффективность. К сожалению, данное волшебное состояние не всегда приходит тогда, когда мы в нем нуждаемся. Однако можно научиться входить в это состояние и удерживать его.

Я приведу несколько советов, как войти в потоковое состояние и удерживать его. Как и все универсальные советы, они нуждаются в модификации под ваш характер, под условия конкретной задачи и в целом под вашу ситуацию. Попрактиковавшись, вы поймете, что лучше всего работает для вас в том или ином случае. Следование этим советам в целом поднимет вашу продуктивность. Иными словами, даже если у вас не получится (или не сразу получится) достичь желаемого состояния потока, то ваши старания точно не пропадут зря.

Само по себе состояние потока чаще всего приходит тогда, когда вы заняты любимым и интересным делом, приносящим положительные эмоции. Соответственно, если сейчас вы делаете что-то не самое любимое и не самое интересное, постарайтесь найти положительные черты и в этой работе, замотивируйте себя на ее выполнение. Например, если вы выполняете очень скучную задачу, попробуйте повысить свою мотивацию тем, что скоро вы завершите это дело и оно больше не будет висеть над вами. Пообещайте себе что-то после выполнения задачи – вкусный кофе, перерыв на гимнастику и т. д. Поставьте параллельную цель, которая сделает весь процесс для вас более интересным. Например, если вам надо отсканировать кипу документов, поиграйте сами с собой на скорость (при условии, что дадите самому себе обещание не жульничать и не халтурить).

Чтобы погрузиться в работу, а затем войти в состояние потока, можно использовать какой-либо ритуал, который настроит вас на нужный лад и послужит своеобразным переходом от праздного ничегонеделания (или от каких-либо личных дел) к выполнению необходимых задач. Такой ритуал позволит вам сказать самому себе, что работа началась, даст время вспомнить, на чем вы закончили вчера, что хотели сделать и т. д. Это может быть работа со списком дел, полив цветов, музыка для работы и т. д.

Состояние потока легче всего достичь, когда задача оптимально соответствует вам по соотношению сложности и простоты. Слишком простая задачка будет скучной, за слишком сложную не захочется браться. Если вам предстоит выполнить простое, но большое и занудное дело, усложните его – например, как я говорил выше, привнесите в нее элемент игры, устройте соревнование с самим собой или с коллегой. Что касается слишком сложных задач, то их можно упрощать так: разбейте большое дело на несколько дел поменьше. Поставьте ряд промежуточных целей и двигайтесь от одной к другой. Это сделает задачу в целом более понятной и восприниматься она будет как более легкая.

Есть еще один метод – «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Если вы ежедневно выполняете одинаковые или похожие задачи, то завести таблицу регулярных дел. Слева выписаны все ваши ежедневные рутинные дела. Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе – покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Организуйте информацию

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы организации информации. Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.