ISO 45001:2018 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

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Título:

ISO 45001:2018 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Una guía práctica para pequeñas organizaciones

ISBN: 978-958-8585-87-1

© 2020: ICONTEC

Octubre de 2020

Diseño epub: Hipertexto – Netizen Digital Solutions

Contenido

1 Prólogo

2 Acerca de este manual

3 Términos y definiciones

4 Contexto de la organización

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

4.2 Comprensión de las necesidades y las expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST

4.4 Sistema de gestión de la SST

5 Liderazgo y participación de los trabajadores

5.1 Liderazgo y compromiso

5.2 Política de la SST

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

5.4 Consulta y participación de los trabajadores

6 Planificación

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

6.1.1 General

6.1.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y las oportunidades

6.1.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos

6.1.4 Planificación de acciónes

6.2 Objetivos de la SST y planificación para lograrlos

6.2.1 Objetivos de la SST

6.2.2 Planificación para lograr los objetivos de la SST

7 Apoyo

7.1 Recursos

7.2 Competencia

7.3 Toma de conciencia

7.4 Comunicación

7.5 Información documentada

8 Operación

8.1 Planificación y control operacional

8.1.1 Generalidades

8.1.2 Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST

8.1.3 Gestión del cambio

8.1.4 Compras

8.2 Preparación y respuesta ante emergencias

9 Evaluación del desempeño

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño

9.1.1 Generalidades

9.1.2 Evaluación del cumplimiento

9.2 Auditoría interna

9.3 Revisión por la dirección

10 Mejora

10.1 Generalidades

10.2 Incidentes, conformidades y acciones correctivas

10.3 Mejora continua

1.Prólogo

No se puede subestimar el poder de las pequeñas empresas. En aproximadamente 100 países de todo el mundo, más de dos tercios del empleo total proviene de pequeñas unidades económicas. Esas empresas desempeñan un papel fundamental en la economía mundial y en el sustento de un número incontable de personas. Los efectos negativos de las lesiones, las enfermedades o las muertes en el lugar de trabajo constituyen un reto para todo tipo de empresas, pero pueden resultar abrumadores para las organizaciones más pequeñas. Hoy más que nunca, garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable es un elemento importante para hacer negocios en todo el mundo.

La norma ISO 45001:2018 es la primera norma internacional del mundo sobre la gestión de la salud y la seguridad en el trabajo, que contiene buenas prácticas acordadas en todo el mundo. El objetivo principal de la implementación de un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo (SST) es prevenir cualquier tipo de lesiones, enfermedades o pérdida de vidas relacionadas con el trabajo. Más allá de la protección de los trabajadores, esto puede conducir a una mejora de la moral de la fuerza laboral, a mejores productos o servicios y a un flujo de ingresos estable. Los requisitos de la norma ayudan a las pequeñas organizaciones tanto como a los conglomerados mundiales, los gobiernos y la sociedad en su conjunto.

Para apoyar a las entidades más pequeñas, tanto públicas como privadas, la Organización Internacional para la Normalización (ISO) y la Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI) han unido sus fuerzas para publicar este manual sobre la norma ISO 45001.

En el manual, redactado por expertos de un grupo de trabajo del comité técnico ISO/TC 283 “Gestión de la salud y la seguridad en el trabajo”, se presta especial atención a las necesidades de las pequeñas empresas y se explican, además de ejemplos prácticos, las principales secciones de la norma.

Esperamos que este manual apoye el esfuerzo de su organización en la creación de un espacio de trabajo seguro y le ayude a cosechar los beneficios que ofrece la ISO 45001.

2.Acerca de este manual

El presente manual está dirigido a las organizaciones pequeñas. Ofrece una visión general de los requisitos de la norma ISO 45001:2018 y establece enfoques para que las pequeñas organizaciones los apliquen, con el fin de ayudarles a establecer un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo (SST).

Aunque el propósito principal de implementar un sistema de gestión de seguridad y seguridad en el trabajo (SST) como ISO 45001 es prevenir fatalidades, lesiones y deterioro de la salud, existen muchos otros beneficios.

Estos incluyen el potencial de:

•mejor desempeño de la SST en su organización, protegiendo a quienes trabajan para usted y otros que podrían resultar perjudicados por sus actividades;

•mejor gestión de los riesgos de la SST;

•mejor identificación de las oportunidades de mejorar de la gestión de la SST;

•un enfoque mejor para la investigación de incidentes;

•una cultura de mayor cooperación para mayor compromiso y empoderamiento del trabajador;

•seguimiento de iniciativas de SST positivas que son compatibles con las prioridades de su negocio;

•mejoras en la calidad de productos, procesos y servicios;

•mejor ánimo en el lugar de trabajo;

•mejora en el reclutamiento y la retención de trabajadores; e

•imagen y reputación más favorables (entre clientes, proveedores y la comunidad).

El impacto de las fatalidades, lesiones o deterioro de la salud relacionados con el trabajo en una organización pequeña puede ser abrumador. Los efectos pueden incluir reducción en los ingresos, costos por horas extras, aumento en los costos de lesiones y deterioro de la salud, y pueden incluso resultar en el cierre de una organización pequeña. Incluso las organizaciones más grandes pueden experimentar efectos negativos significativos. Tales sucesos son aún más devastadores si una organización tiene operación con base familiar y el trabajador lesionado o muerto es un miembro de la familia.

Cada sección explica de qué tratan los requisitos, por qué son importantes y da pistas sobre cómo abordar su cumplimiento. También hay ejemplos para que usted los adapte a sus propias necesidades.

Este manual no agrega ni cambia los requisitos de ISO 45001:2018, y el consejo que se brinda es justo eso: consejo. Existen muchas maneras de cumplir los requisitos; sin embargo, lo importante es que cada organización desarrolle un sistema que funcione para ella.

La norma ISO 45001:2018 está en línea con otras normas ISO de sistemas de gestión como ISO 9001:2015 (calidad) e ISO 14001:2015 (ambiente). Las estructuras de alto nivel son idénticas y muchos requisitos son los mismos y se pueden integrar fácilmente en los procesos de negocio de la organización. Sin embargo, también existen diferencias técnicas significativas, con requisitos adicionales que son específicos para la SST. Si una organización ha implementado cualquiera de las normas ISO de sistemas de gestión, como ISO 9001, tendrá muchos de los componentes comunes para la mayoría de sistemas de gestión establecidos, por ejemplo, la comprensión del contexto de la organización, la competencia, la información documentada, la auditoría interna, la no conformidad y la acción correctiva. La labor de las organizaciones es incluir los requisitos restantes del sistema de gestión de la SST en sus sistemas de gestión existentes y abordar los requisitos restantes específicos para la SST.

Todas las normas ISO de sistemas de gestión usan el mismo y sencillo concepto: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar. Esto se conoce a menudo como el “ciclo PHVA”. La manera en que el ciclo PHVA se relaciona con ISO 45001 se explica e ilustra a continuación.

Cuando usted implementa un sistema de gestión de la SST, debe comprender su contexto - quién es usted, qué hace, dónde lo hace y quién podría resultar enfermo o herido. Usted también debe liderar para hacer que su lugar de trabajo sea saludable y seguro, y hacer que los trabajadores se involucren.

Planificar

Planifique lo que usted necesita hacer para prevenir deterioro de la salud y lesiones en el lugar de trabajo y cómo lo va a hacer.

Hacer

Haga lo que dice que va a hacer.

Verificar

Verifique qué tan bien está funcionando.

Actuar

Solucione los problemas y busque maneras para hacer aún más eficaz lo que usted hace.

Figura 1: El ciclo PHVA en ISO 45001

Dado que este manual no incluye el texto de ISO 45001:2018, se le recomienda obtener una copia en su organismo nacional de normas (encuentre su país y los detalles de contacto en la lista que se proporciona en www.iso.org/members.html) o de ISO (www.iso.org/store.html). La norma ISO 45001:2018 tiene un cuerpo principal con los requisitos, pero usted también puede encontrar muy útil la información explicativa que proporciona en el Anexo A.

Las secciones que siguen se relacionan directamente con la estructura de sección numerada de ISO 45001:2018.

3.Términos y definiciones

¿Qué es y por qué es importante?

El numeral 3 de ISO 45001:2018 lista los términos que se usan en la norma con una definición técnica. Estas definiciones no son exactamente las mismas definiciones usuales del diccionario, de modo que es importante que usted como usuario de ISO 45001:2018 se tome el tiempo para entenderlas, de modo que usted sepa lo que quieren decir los requisitos y cómo se aplican a su sistema de gestión.

Todos los términos y las definiciones se pueden encontrar en https://www.iso.org/obp/ui, así como en ISO 45001:2018.

4. Contexto de la organización

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

¿Qué es y por qué es importante?

Comprender todos los diferentes factores que pueden afectar las actividades de su negocio es esencial para una gestión de la SST eficaz y prevenir que las personas se enfermen o se lesionen debido al trabajo. Es importante considerar cuestiones tanto internas como externas a su organización que pueden impactar en el desempeño de su SST. Esto incluye, por ejemplo, los peligros asociados con las actividades de su trabajo, así como las leyes o regulaciones.

Enfoques para la implementación

Para establecer un sistema de gestión que funcione para usted, es necesario que usted entienda completamente su organización. Por ejemplo, ¿qué hace su organización? ¿Dónde lo hace? ¿Quién podría resultar herido? ¿Cómo? También es necesario que considere lo que puede mejorar - o disminuir el desempeño de su SST. Estos pueden ser factores dentro de su propio negocio, o cambios en cómo hace negocios, así como factores externos tales como leyes nuevas o presión de los proveedores o clientes. Utilice sus cuestiones de salud y seguridad pasadas y actuales como punto de partida para analizar su contexto. Tenga como objetivo mantener su sistema de la SST sencillo y proporcional a los riesgos y las oportunidades de su organización (véase 6.1).

Usted puede preferir un método más estructurado, tal como considerar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) de su organización para identificar rápidamente cualquier cuestión relacionada con la SST. Estas se pueden revisar después para ver cuáles son los más importantes. Al empezar, enfóquese en áreas en donde habrá el mayor beneficio y trabaje para eliminar o reducir los riesgos que tienen mayor impacto en el desempeño de su SST.

Con frecuencia, una pequeña organización es menos compleja que una grande, entonces si esto es válido para usted, su contexto es más sencillo y también lo será la evaluación. Sin embargo, pequeño no siempre significa sencillo y grande no siempre significa complejo. Por ende, las pequeñas organizaciones que son más complejas deberían hacer una evaluación más detallada de su contexto para garantizar que no se omita nada.

4.2 Comprensión de las necesidades y las expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas

¿Qué es y por qué es importante?

Sus trabajadores, obviamente, tienen un interés personal en cómo gestiona usted la SST: Ellos son las personas con mayor posibilidad de enfermarse o resultar heridas, si usted no gestiona eficazmente los riesgos. Por tanto, es necesario que usted aborde sus necesidades y comprenda sus expectativas. Obtener continuamente aportes o sugerencias de sus trabajadores mediante el involucramiento de todos los trabajadores, y a través de sus representantes (si los tienen), le proporcionará a usted información valiosa. Usted puede hacerlo de muchas formas, tanto informales (por ejemplo, durante reuniones en el lugar de trabajo u usando esquemas de sugerencias), como formales (por ejemplo, comités de seguridad y salud, u otras reuniones con sindicatos y representantes de los trabajadores). Haga lo que mejor se adapte a su organización y no se limite a un método, si usar varios hace que más personas se involucren y contribuyan activamente. Otras partes interesadas tales como visitantes, vecinos, clientes, entes reguladores y proveedores de servicios (por ejemplo, clínicas, departamentos locales de bomberos), etc., también pueden tener impacto en el desempeño de la SST de su sistema de gestión y es necesario considerarlas.

Enfoques para la implementación

Como se mencionó arriba, sus trabajadores son la parte interesada más importante cuando se considera la SST. Escúchelos (y a sus representantes), hable con ellos y consulte con ellos las decisiones con respecto a la gestión de la SST. Usualmente, ellos entienden bien la mayoría de los riesgos que enfrentan día a día, y también saben lo que realmente sucede en el lugar de trabajo. Es más probable que usted logre que ellos se comprometan y que su sistema tenga éxito, si usted los involucra.

Otros grupos importantes pueden incluir:

•su cadena de suministro: en ocasiones los contratos exigen evidencia de que usted esté gestionando su SST, puede ser a través de una norma tal como ISO 45001:2018 o de otra evidencia (por ejemplo, políticas, procesos o esquemas de evaluación de asociaciones comerciales);

•contratistas: es necesario que usted gestione los riesgos cuando los contratistas estén realizando el trabajo, así que es necesario que usted sepa lo que ellos planean hacer y cómo hacerlo;

•clientes, visitantes, miembros del público y comunidades locales: ellos pueden verse afectados por las actividades de su trabajo o tener impacto en lo que usted hace;

•servicios de emergencia: algunas veces es necesario que usted les informe sobre los peligros específicos, de modo que estén preparados si se les llama en caso de un incidente;

•aseguradores: algunas veces ellos tienen requisitos específicos sobre cómo gestiona usted la SST y pueden solicitar evidencia de cómo cumple usted tales requisitos; y

•entes reguladores: ellos pueden optar por ver qué tan bueno es su sistema de gestión cuando evalúan si usted cumple o no las leyes sobre la SST.

A medida que considera las cuestiones que afectan a diferentes partes interesadas y los posibles requisitos para su sistema de gestión de la SST, usted puede usar un enfoque simple, como plantear preguntas de tipo “¿qué sucedería si?”. Por ejemplo, ¿qué sucedería si se presentara este escenario? ¿Quién podría resultar perjudicado y cómo? También se puede bajar a un nivel de actividades y tareas, permitiendo un análisis completo de la situación que incluya la total participación del trabajador.

No solo obtenga aportes o sugerencias de sus trabajadores, aunque esto es importante: piense en cómo involucrar a otras partes interesadas para que también comprenda sus necesidades y expectativas.

Una vez que usted decida qué necesidades y expectativas (diferentes de los requisitos legales) va a cumplir, estas se convierten en requisitos que la organización debe cumplir, en el mismo nivel que los requisitos legales.

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST

¿Qué es y por qué es importante?

Determinar el alcance del sistema es importante porque es cuando usted decide lo que incluye el sistema y lo que no incluye. El alcance solo se debería determinar después de que usted haya identificado sus cuestiones internas y externas y comprenda las necesidades y las expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas pertinentes. Es necesario que documente el alcance en cualquier medio que le convenga, por ejemplo, un documento electrónico o en papel, o un registro de audio o de video, o inclusive una presentación visual.

Enfoques para la implementación

Cuando usted decide el alcance para el sistema de gestión de la SST, es necesario que considere todas sus actividades relacionadas con el trabajo, incluyendo aquellas que no son diarias, como el mantenimiento y las emergencias previsibles. Esto debería incluir todas las actividades que usted controla, así como aquellas que no controla del todo, pero que pueden influir, tales como las actividades contratadas externamente: De hecho, cualquier cosa que pueda impactar en el desempeño de su SST.

4.4 Sistema de gestión de la SST

¿Qué es y por qué es importante?

Un sistema de gestión de la SST es una manera sistemática de identificar los peligros en el lugar de trabajo y evaluar los riesgos y las oportunidades para lograr sus resultados previstos, los cuales son:

•prevenir el deterioro de la salud y las lesiones, y

•hacer lugares de trabajo saludables y seguros.

Para asegurarse de que este funciona según lo previsto, es necesario que su sistema de gestión de la SST tenga el apoyo de los líderes, así como de otros trabajadores, y que se revise y mejore con regularidad.

Enfoques para la implementación

Cada organización puede elegir la manera de cumplir los requisitos de ISO 45001 que se adapte a su propio negocio. Usted decide hasta donde puede su organización integrar los procesos de la SST en los procesos generales del negocio, de manera que prevenga el deterioro de la salud y las lesiones relacionadas con el trabajo, y aún cumpla los objetivos del negocio. Por ejemplo, los objetivos del negocio no deberían implicar que las personas trabajen tan rápido que lleve a atajos de seguridad o que queden extenuados.