Азбука умственного труда. Как организовать свой труд и отдых, как пользоваться своею памятью, как читать, как слушать, как готовиться и выступать с докладом

I. План работы

Правильная организация индивидуального и коллективного умственного труда не создается, как полагают некоторые товарищи, одними строгими приказами и распоряжениями: «К концу дня выполнить то-то», «к 15-му числу покончить с тем-то». Такие приказы «издаются» часто «рьяными нотовцами» для того, чтобы обмануть кого-нибудь, а иногда даже, чтобы обмануть самого себя, и, конечно, никакой пользы не приносят.

Мы знаем, что организация предполагает существование какого-то общего плана, значит, и правильная организация умственного труда прежде всего требует наличия плана работы.

А что такое план работы?

План – это точное, обоснованное расписание работ, которые ты предполагаешь выполнить в известный, заранее установленный срок. Чтобы составить такое расписание работ, требуется, во-первых, установить конечную цель предпринятых работ, во-вторых, определить точный размер этих работ, в-третьих, точно учесть условия и возможности работы, и, наконец, установить, если можно так выразиться, «меру» работы, которую ты можешь выполнить за час, за день, за неделю и т. д.

Из нашей предварительной беседы выяснилось, что большинство из вас много раз пыталось составить план своей работы и строго его выполнять; но его начинание каждый раз кончалось неудачей, и многие из вас даже отчаялись когда-нибудь жить и работать по определенному плану.

Отчего это могло случиться? Где причина ваших неудач?

Нам кажется, что причина ваших неудач заключается главным образом в неправильном подходе к составлению плана работы.

Когда вы составляли план своей работы, вы, вероятно, просто обозначали, что вам необходимо сделать в течение дня, недели, месяца, но не рассчитывали своей работы во времени, не справлялись, соответствует ли задание количеству часов, которое вы можете выделить для его выполнения, состоянию здоровья, жилищным условиям и главным образом тому количеству работы, которое вы в состоянии проделать за определенный промежуток времени, – той «мере» работы, о которой мы говорили выше.

II. Норма выработки

А как установить эту «меру»?

Тут надо воспользоваться основным методом Научной Организации Труда – «наблюдением в натуре».

Наблюдения в натуре дают опытные данные, а по этим опытным данным составляются нормы работы.

Поясним сказанное простым примером из нашей повседневной жизни.

Предположим, что мы приступили к проработке курса политэкономии и нам необходимо установить, сколько часов мы должны будем израсходовать на прохождение этого курса, и в связи с этим составить соответствующий план работы.

Для этого мы, не меняя обычных условий, в которых мы работаем сейчас и предполагаем работать в будущем, пробуем с часами в руках проработать несколько часов подряд над данным предметом (политэкономией) и устанавливаем, что в час мы успели проработать, положим, 5 страниц. Принять, однако, эти 5 страниц за «норму выработки», как выражаются на языке НОТ’а, мы еще не имеем права – мы должны считаться с тем, что мы только приступили к изучению данного предмета, мы еще не знакомы с методом его построения, с особенностями его изложения, и это, конечно, затрудняло нашу работу и, соответственно, уменьшило количество страниц, которые мы могли бы проработать за час, если бы не было указанных специфических обстоятельств.

С другой стороны, предмет, несомненно, увлекал нас своей новизной, он еще не успел нам приесться, а это, в известной мере, увеличило количество страниц, которые мы успели проработать за час при нормальных условиях.

Поэтому, чтобы установить более или менее точную «норму выработки» в работе по политэкономии, мы должны попробовать поработать по данному предмету несколько дней подряд по нескольку часов, затем разделить общее количество проработанных за это время страниц на общее количество израсходованных часов и полученное частное даст нам «норму выработки» по данному предмету при данных условиях.

Конечно, эта норма с течением времени возрастет: чем больше вы занимаетесь по политэкономии, тем легче она вам дается, тем больше страниц в час вы прорабатываете, но это не противоречит самой необходимости устанавливать норму выработки.

Приблизительно таким же образом вы установите норму выработки и по другим предметам и в других видах нашего умственного труда.

III. Учет времени

Когда вы это сделаете, переходите к мерам рационального использования своего времени вообще. Рациональное использование времени занимает весьма важное место в деле правильной организации умственного труда вообще и в составлении плана своей повседневной работы в частности.

Основной лозунг Лиги Времени гласит: «Сначала вскрой механизм времени, потом реформируй». Попробуем расшифровать этот лозунг, и перед нами предстанет весьма важный совет: «Не начинай коренной ломки своего нынешнего “времяпрепровождения”, не создавай “блестящих” планов рационального использования своего времени в будущем, не издавай наказов и приказов самому себе о том, когда вставать, когда отдыхать, когда ложиться, “сколько времени тратить на еду, на туалет”, пока ты с карандашом и бумагой в руках не учел, как же ты сейчас расходуешь свое время».

Учет расходования времени производится при помощи специальных суточных карточек. Такие карточки составлены тт. Стрельбицким, Гастевым, Керженцевым, Шпильрейном, Лигой НОТ и т. д.

Карточки, составленные Лигой НОТ, продаются в виде книжек под общим названием «Хроноблокнот».

К каждому хроноблокноту приложена краткая объяснительная записка о методах заполнения суточных карточек.

Со своей стороны мы считаем необходимым вам посоветовать следующее. В первые недели, пока вы не привыкли регистрировать свое время, заполняйте карточки только по основным разделам расхода времени и только спустя несколько недель переходите к детальному заполнению карточек.

Заполнение суточной карточки даст вам более или менее детальную регистрацию фактически расходуемого вами времени, но отсюда еще далеко до рационализации расходования времени, которая вас в конечном счете интересует.

Первым шагом к рационализации расходования времени следует считать составление предварительного плана расхода времени.

Этот план (технически) наносится на приведенную выше регистрационную карточку в виде линий, а затем по нему (чернилами или карандашом другого цвета) проводится регистрация фактически израсходованного времени. Когда перед вами предстанут провалы в выполнении плана, перерасход времени, нецелесообразная трата времени – словом, все пункты расхождения между планом и его выполнением, – ставьте раньше всего вопрос «Почему» и, только ответив на него, приступайте к устранению допущенных ошибок.

Это, однако, делается не так легко, и вам, товарищи, нечего отчаиваться, если это вам не так быстро удастся, и главное, не жалейте, что даром израсходовали время на регистрацию расхода времени, составление плана и т. д. Все эти труды в будущем, несомненно, оправдаются: регистрация – первый шаг, составление плана – второй шаг, а борьба за полное и точное выполнение этого плана – третий и последний шаг на пути действительной рационализации расходования своего и чужого времени.

IV. Записи заданий

Для правильной организации умственного труда большое значение имеет также своевременная запись всего того, что тебе надо сделать за сегодняшний день, за текущую неделю, за наступающий месяц, за предстоящий год, и последующий контроль за тем, сделано ли предначертанное, а если не сделано, то почему.

В литературе по научной организации труда существует целый ряд специально отпечатанных тетрадей и карточек для ведения указанных записей; но, во-первых, все эти пособия рассчитаны на определенный тип работников умственного труда – на крупных администраторов, ответственных организаторов – а во‐вторых, они и по существу слишком громоздки.

Для нас, учащихся, пропагандистов и т. д., нужны, особенно для начала работы, более примитивные пособия. На первое время можно все виды записей вести в одной общей тетради. Для этого общая тетрадь в 1–2 писчих листа подразделяется на 4 части: «Постоянное расписание занятий», «Недельное расписание занятий», «Что мне надо сделать сегодня», «Что я предполагаю сделать в ближайшее время».

Следует только помнить, что расписание – это не план, это только практическая запись текущих работ.

I. Постоянное расписание в первую очередь нужно учащимся, а затем ответственным работникам, у которых в течение, положим, целого полугодия в одни и те же дни и часы бывают определенные заседания. Составить «постоянное расписание» очень нетрудно: учащиеся, например, просто списывают его с расписания учебной части.

II. «Постоянное расписание» – это своего рода карта местности, план города, которые дают общее представление, общую ориентировку. Деталей тут нет.

III. «Постоянное расписание занятий» – это первичный справочник по распределению часов рабочего дня, основной «напоминатель».

IV. Из «Постоянного расписания» мы черпаем основные материалы для составления «Недельного расписания».

V. В «Постоянном расписании» отмечаются только занятые часы; здесь не видно, чем заполнены промежутки между занятыми часами.

VI. «Постоянное расписание» составляется вперед на полгода или даже сразу на целый год. Лучше всего составлять это расписание не в самом начале учебного или «рабочего» года, а спустя 2–3 недели, когда чувствуется более устойчивый распорядок работ.

VII. Если в «Постоянное расписание» вносится ряд изменений – переставляются часы, меняются предметы занятий, – лучше всего все расписание переписать на следующую по порядку чистую страницу; для этого в указанной выше общей тетради и отводится 10–15 страниц под «Постоянное расписание занятий».

VIII. Рядом с указанием часов и названием занятий рекомендуется кратко пометить № аудитории, где будут происходить занятия, и фамилию лектора или адрес учреждения или организации, и фамилию постоянного председателя данного заседания и т. д.

I. Составление «Недельного расписания» имеет своей целью дать точное представление о сумме работ, которые предстоит проделать за 6 дней, и своевременно напоминать, какой вид работы, в какой день и час предстоит выполнить.

II. «Недельное расписание» составляется накануне каждой недели, но место для «Недельного расписания» разграфляется вперед на несколько недель, так как часто получаешь задания задолго до момента их выполнения.

III. В «Недельное расписание» вносятся работы более или менее длительного характера – работа в кружке, личные доклады, присутствие на заседаниях, часы консультантской работы, время на подбор материалов или на подготовку к докладу и т. д., очередные же задания, как – приобрести такую-то книгу, прочесть такую-то статью в газете, посетить такого-то работника, навести справку о такой-то работе, проверить правильность такого-то факта и т. д., – вносятся в листок под общим названием – «Что мне надо сделать сегодня».

IV. В «Недельное расписание» раньше всего вносятся выборки из «Постоянного расписания», затем работы, почему-либо не выполненные в прошлую неделю, но подлежащие непременному выполнению, наконец, очередные задания на неделю.

Запись под общим названием «Что мне надо сделать сегодня» составляется очень просто. Страницы записной тетради подразделяются на 2 части – одну большую, на которой мы помещаем краткое содержание задания, и другую – меньшую, на которой мы отмечаем, выполнено ли задание, а если нет, то почему.

В эту запись вносятся, как мы уже указали выше, небольшие разрозненные задания, которые не подходят для расписания недельных заданий.

Запись «Что мне надо сделать сегодня» составляется накануне рабочего дня, но место для этой записи подготовляется за несколько дней вперед, так как часто приходится в понедельник записать то, что надо сделать в пятницу.

Очень часто приходится пополнять эту запись в течение того рабочего дня, на который она составлена, так как в процессе работы может появиться целый ряд новых заданий на сегодняшний день.

Запись «Что мне надо сделать сегодня» следует просматривать возможно чаще и у себя за рабочим столом, и приходя в то или иное учреждение, а иногда даже в вагоне трамвая и на улице – это спасает нас от «лишних кругов» и дает возможность, будучи в одном месте, выполнить все задания, связанные с этим местом.

Невыполненные задания следует переносить изо дня в день, пока они не будут выполнены.

Отметки о невыполнении того или иного задания также очень просты: плюс обозначает, что задание выполнено, минус – что задание не выполнено. Иногда рядом с минусом приходится отмечать причину невыполнения задания, а для устранения этой причины занести в запись одно или несколько новых заданий.

Запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» имеет громадное значение. Мы знаем, что «своевременно не записанная мысль – потерянный клад», а последняя запись значительно уменьшает количество своевременно незаписанных мыслей.

Эта запись составляется так же, как запись «Что мне надо сделать сегодня», с прибавлением только одной графы: «Какую работу надо предварительно выполнить для проведения в жизнь основного задания».

Запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» заполняется обыкновенно не в определенные дни и часы, а в процессе работы. Слушаешь, например, доклад, и у тебя возникает мысль о необходимости познакомиться с таким-то вопросом, и ты эту мысль тут же записываешь; или работаешь над статьей, и тебе приходит мысль написать какую-то другую статью, ты и это помечаешь и т. д.

В запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» надо также почаще заглядывать, чтобы своевременно перенести то или иное задание в «Недельное расписание». Конечно, ни о каком обязательстве пользоваться всеми этими записями не может быть и речи. Каждый из нас пользуется теми видами наших записей заданий, которые его больше всего устраивают.

V. Организация рабочего места

Теперь остановимся вкратце на вопросе о правильной организации рабочего места. Рабочим местом для занимающегося умственным трудом чаще всего служат стол и стул.

Начнем со стола и его поверхности.

Поверхность стола должна быть так организована, чтобы не рассеивать, не утомлять, а главное – не отнимать ни одной лишней минуты.

Мы знаем, что рассеянность чаще всего вызывается беспорядком, а беспорядок на письменном столе рождается раньше всего от обилия находящихся на нем предметов. Отсюда мы делаем следующий вывод: на вашем столе не должно лежать ни одного лишнего ненужного для работы в данный момент предмета, а общее число предметов, находящихся на столе, должно быть доведено до минимума.

Лучше, чтобы словарь, к которому ты часто обращаешься, лежал на этажерке справа, а чистая бумага в ящике стола слева, но сам стол был бы освобожден от того и другого. Это создает известный простор, а мы знаем, чем просторнее на столе, тем лучше работается, чем теснее, тем скорее утомляешься и, следовательно, тем хуже работаешь.

Но часто случается, что на столе уже не так много предметов, и все-таки для того, чтобы достать тот или другой предмет, приходится затратить несколько лишних минут времени.

Это происходит оттого, что у нас нет строго выработанного плана расположения предметов на столе и не учтено то количество лишних движений, которые мы тратим при неправильном расположении предметов. Каждый предмет должен занимать на столе раз навсегда предназначенное ему место. Это достигается тем, что работающий за столом распределяет его на части и в первое время заставляет себя класть определенный предмет на определенную часть стола. Спустя несколько дней у работающего за столом вырабатывается известный автоматизм, и он уже, не задумываясь и не глядя на стол, достает предмет с определенного места и так же безошибочно возвращает его туда.

Длительные наблюдения и специально поставленные опыты показали, что внимание работающего за столом больше всего направлено на левую часть стола, поэтому полезно на левую половину стола класть все те материалы, которые подлежат использованию, а правую часть стола оставить для размещения уже использованных материалов, уже выполненных заданий.

Таким образом, предметы, находящиеся на письменном столе, будут расположены примерно следующим образом: посредине стола помещается чернильный прибор, на самом приборе помещаются карманные часы, а по бокам – календарь и небольшие счеты. Счеты нужны не только бухгалтерам и конторщикам, но каждому, занимающемуся умственным трудом, ибо в природе почти нет такого вида умственного труда, где не требовалось бы производить те или иные вычисления. Повторяем, это только примерно, у большинства наших студентов нет, например, письменного стола.

На левой половине стола помещается ящик с конвертами, в которых хранятся карточки с выписками, папка с материалами, подлежащими проработке в ближайшее время, и отрывной блокнот или, что еще лучше, стопка бумажек одинакового формата, необходимых для заметок. С левой же стороны помещается лампа (для глаз полезно, чтобы свет падал слева).

На правой стороне стола помещается папка для выполненных работ, тетрадь для записей, о которых мы говорили выше, большой конверт для карточек, на которых вы излагаете интересные мысли, пришедшие вам в голову во время работы, но не могущие пока быть использованными.

Покончив с поверхностью письменного стола, перейдем к указаниям о том, каким должен быть стол (по высоте, по соотношению частей), чтобы облегчать, а не затруднять ваше занятие умственным трудом.

Из личного опыта вы, вероятно, знаете, что, когда вы работаете за низким столом, вам приходится наклоняться корпусом вперед, опираться на локти и, в общем, все время занимать согнутое положение, а такое положение тела, как известно, ведет к сдавливанию грудной клетки и к легочным заболеваниям, а часто и к искривлению позвоночника.

Поэтому, выбирая стол для работы, надо обратить серьезное внимание на его высоту, помня, что высота вашего письменного стола должна соответствовать высоте ваших локтей, а высота стула у письменного стола должна соответствовать высоте коленного сустава над полом.

Если высота стула не соответствует высоте вашего коленного сустава, если стул низок, вам приходится поджимать ноги под себя, а это затрудняет правильную циркуляцию крови в ногах, если же стул слишком высок, ваши ноги висят в воздухе, тщетно ищут точку опоры, и мускулатура спины сильно напрягается, чтобы поддержать тело в вертикальном положении.

Слишком высокий стул не дает также возможности просунуть ноги под стол (иногда это зависит не от высоты стула, а от высоты стола) и заставляет сидеть за столом боком, а это сильно утомляет и противоречит основному правилу: «За столом сиди прямо, а когда пишешь, держи обе руки на столе», не пошатывайся, не ерзай на стуле – это лишние движения, которые утомляют и рассеивают внимание.

Для того чтобы сидение на стуле излишне не утомляло, необходимо также обратить внимание на правильное построение его спинки. Стулья, табуретки, у которых вовсе нет спинки, не годятся для человека, которому приходится ежедневно по нескольку часов заниматься умственным трудом.