Анализ и совершенствование системы управления организации

1.1 Сущность, принципы и методы анализа системы управления организации

Развитие общества, объективные изменения производственных сил в эпоху

формирования новой экономики, требуют от экономической науки оптимально использовать ресурсы в компании, уметь исследовать рыночную ситуацию, своевременно учитывать тенденции и оценивать уровень риска при принятии решений, и услуг, активизации инициативы и предприимчивости.

Таким образом, для сохранения, развития и четкого функционирования необходимо постоянно производить анализ системы управления.

Анализ системы управления – процесс научного исследования составных частей и управленческих связей, в результате которого прогнозируются перспективы и развитие организации, путем комплексной оценки финансовых, хозяйственных и трудовых ресурсов предприятия.

Роль анализа системы управления деятельностью организации с каждым годом возрастает. Это обусловлено разными обстоятельствами. Прежде всего, необходимостью неуклонного повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений научно–технических процессов, а также обеспечение организации высококвалифицированными и заинтересованными сотрудниками.

В процессе исследования системы управления учитывается концепция работы предприятия, его стратегия и миссия, изучаются особенности и тенденции изменения объектов управления и самого процесса управления, который зависит от целей организации.

Основная цель анализа системы управления изучение прошлых, и текущих показателей деятельности системы управления для выявления положительных и отрицательных факторов состояния организации. На основании этих данных прогнозируются перспективы предприятия в будущем.

Обеспечить высокую эффективность, стабильный уровень доходности и конкурентоспособность предприятия помогают основные принципы системы управления, рассмотрим подробнее эти принципы:

1. Адекватность целевых установок.

Формирование и дальнейшее существование организации невозможно, если не будет определена ее основная цель – то, ради чего данная организация существует.

Цели системы управления напрямую зависят от специфики деятельности компании и объемов ресурсов деятельности в организации. Руководитель предприятия должен адекватно оценить достижимость поставленной цели и количество времени необходимого для ее реализации. Изначально все цели управления организации можно разделить на четыре группы (таблица 1.1).

Таблица 1.1 – Цели системы управления в организации

2. Качественная обработка информации.

Обработка информации данных предприятия включает в себя три этапа, необходимые для анализа системы управления (рисунок 1.1)

Рисунок 1.1 – Этапы обработки информации

Анализ системы управления начинают с обзора всех основных внешних и внутренних элементов и показателей, которые необходимы для эффективной деятельности предприятия.

К элементам внешней среды относится политическое, правовое, экономическое воздействие, а также социальные и технологические процессы.

Внутри организации рассматривают имущественные положения на начало и конец отчетного периода, анализируют условия работы в данном отчетном периоде и результаты, которые предприятие достигло в рассматриваемые сроки. Основными составляющими внутренней среды предприятия являются финансы, персонал, технологии, организационная и производственная структура в организации.

В заключительном этапе обработки информации оценивается действующее состояние предприятия с целью выявить положительные и отрицательные факторы управления в организации.

Очень важным в управлении системой является степень объективности и правильность расчетов ключевых показателей данной информации, ведь на основании проведенной обработки информации прогнозируются перспективы финансово–хозяйственной деятельности предприятия и разрабатываются мероприятия для организации в будущем.

3. Выявление причинно–следственных связей.

Чтобы успешно управлять, необходимо установить и понять причинно– следственные связи функционирования системы, а также весь комплекс обусловливающих отношений и процессов организации.

Всякое изменение, а тем более развитие в организации имеет свою причину и следствие.

Под причиной понимается явление, действие которого вызывает, определяет, изменяет, производит или влечет за собой другое явление – следствие.

Во избежание неблагоприятных явлений важно контролировать использование управленческих связей внутри организации, чтобы обозначить определенные правила, зафиксировать количество материальных и нематериальных ресурсов.

Проанализировать систему управления организации помогают основные методы исследования. Говоря о методах анализа системы, подразумевают некую совокупность взаимосвязанных экономических, организационных, социальных и психологических методов, которые бы обеспечили эффективность функционирования предприятия и его конкурентоспособность. Рассмотрим основные методы анализа системы управления:

Системный метод – исследуются на изучение системы управления в целом и ее составляющих: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления, управленческих решений.

Метод сравнения – позволяет сравнить существующую систему управления с подобной системой передовой организации, с нормативным состоянием или с состоянием в прошлом периоде.

Структуризация целей – предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления с точки зрения их соответствия целям организации. Важной предпосылкой построения рациональной системы управления являются анализ целей, развертывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе.

Параметрический метод – устанавливает функциональную зависимость между параметрами элементов производственной системы и системы управления персоналом для выявления степени их соответствия.

Функциональный метод – изучает функции системы управления, и контролирует качество их выполнения. Блочный метод – ускоряет процесс формирования новой системы управления и повышает эффективность функционирования системы при наименьших затратах.

Метод экспертной оценки – получение оценки на основании мнения экспертов, с целью предыдущего принятия решения или выбора.

Метод аналогий – основан на применении организационных форм, которые оправдали себя в функционирующей системе управления персоналом со сходными экономико–организационными характеристиками, к рассматриваемой системе управления персоналом. Сущность метода заключается в разработке типовых решений и определении границ и условий их применения.

Метод творческих совещаний – предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления персоналом группой специалистов. Целью совещания является выявление наибольших вариантов путей совершенствования системы управления персоналом.

Балансовый метод – с помощью данного метода можно оценить общее финансовое состояние всей организации и в частности показатели, которые непосредственно взаимосвязаны со всеми показатели эффективности организации.

При каждом методе исследования руководитель должен определить насколько результаты соответствует его ожиданиям и насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На основании проведенного анализа разрабатываются мероприятия для производственных и трудовых ресурсов организации в будущем.

1.2 Функции и методы управления в организации

Во всем мире за последние несколько лет проблемы управления в организации получили приоритетное значение. Организация не может существовать без управления, так как без этого процесса невозможно организовать эффективное функционирование, развитие и сохранение предприятия.

Управление организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

Управление осуществляется только в том случае, если существует реально действующая система, которая является ограниченной частью любой организацией.

Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются социально-техническими системами, так как люди как социальные компоненты и техника вместе используются для выполнения работы.

В организациях выделяются пять основных частей:

миссии;

задачи;

технологии;

персонал;

структура.

Руководителю необходимо информация обо всех элементах организации для выявления проблем и корректирующих действий.

Миссия является смыслом существования организации, то ради чего данное предприятие существует.

На основании миссий организации сформировываются задачи для решения стратегических проблем или улучшения эффективности производства предприятия.

Технология представляет собой конкретный способ или метод преобразования сырья в желаемые продукты или услуги, а также механизм работы организации по трансформации исходных элементов труда в ожидаемые результаты.

Персонал – это совокупность всех человеческих ресурсов, которыми обладает организация. К персоналу относятся не только сотрудники предприятия, но и партнеры и эксперты, привлекаемые к реализации проектов организации. Персонал представляет собой стратегический фактор, который определяет будущее организации, ведь именно люди подают идеи, выполняют работу и реализуют жизнь организации.

Под структурой организации подразумевается наличие отдельных элементов и существующие между ними соотношения, тип взаимодействия между внутренними элементами.

В процессе управления организацией следует учитывать, что любое предприятие имеет управляемую и управляющую подсистемы или иначе их называют объектом и субъектом управления.

Единство двух подсистем образуют систему управления в организации (рисунок 1.2)

Рисунок 1.2 – Система управления в организации

Субъектами управления являются руководство в масштабах всей организации, а также отделы подразделений организации осуществляющее управленческое воздействие.

Объект управления представляет собой множество исполнителей аппарата управления, обеспечивающих достижение цели организации.

Подсистемы управления обязательно должны находиться в коммуникационных связях, взаимодействие в системе приводит к образованию единства, целостности системы, а также помогает обеспечить функционирование и развитие предприятия.

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других это непрерывные взаимодействие управленческих функций.

Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, направленных на удовлетворение определенных потребностей организации. Функции управления взаимодействуют между собой, формируя единый непрерывный процесс взаимосвязанных действий.

В механизме системы управления выделяют четыре основные функции управления – это планирование, организация, мотивация и контроль. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения (рисунок 1.3)

Рисунок 1.3 – Функции управления организации

Планирование является основной функцией системы управления в организации, так как именно она определяет миссии, задачи, структуру программы концепции управления. Планирование это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов предприятия к достижению ее общих целей.

Руководители при планировании будущего организации, должны оценивать сильные и слабые стороны предприятия в таких важных областях как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определить, чего может реально добиться организация.

Организация в классификации функций управления является правильным распределением между исполнителями задач, полномочий, ответственности и ресурсов при обеспечении совместной работы. При правильном формировании структуры деятельности организации предприятие будет работать эффективно.

Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей.

Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Посредством мотивации организации создают условия работы, которые способствуют удобной и выгодной деятельности всего коллектива.

Руководитель должен установить каковы потребности его работников. Степень удовлетворения, полученная при достижении поставленной цели, влияет на поведение человека в сходных обстоятельствах в будущем. В общем случае люди стремятся повторить то поведение, которое ассоциируется у них с удовлетворением потребности. Поскольку потребности вызывают у человека стремление к их удовлетворению, то менеджеры должны создать такие ситуации, которые позволяли бы людям чувствовать, что они могут удовлетворить свои потребности в организации.

Функция контроль представляет собой процесс, характеризующийся определением степени достижения определенных целей предприятия, включая верность принимаемых решений и потребность в их корректировке. При осуществлении контроля оценивается результат труда на предприятии, на основе чего специалисты формируют последующие решения и выводы. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Одной из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основным средством его осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он базируется на изменении фактических результатов, полученных при проведении работы.

Заключительный контроль дает руководителю организации информацию, необходимую для планирования работ в будущем.

Четыре функции управления требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информации для принятия правильного выбора управления из нескольких альтернативных возможностей.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящим коммуникациям, организация нуждается в восходящем обмене информации. Коммуникации по восходящей, т.е снизу-вверх, также выполняют функцию оповещения верхних уровней управления, о том, что делается на нижних уровнях управления. Так руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

В дополнение к обмену информации по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информации между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

С помощью коммуникаций руководитель принимает организационные решения. Цель организационного решения – обеспечение движения к поставленным перед организацией задачам. Поэтому наиболее эффективным организационным решением явится выбор, который будет на самом деле реализован и внесет наибольший вклад в достижении конечной цели.

Организационные решения можно классифицировать как запрограммированные и незапрограммированные.

Запрограммированное решение есть результат реализацией определенной последовательности шагов и действий, подобных тем, что предпринимаются при решении математического уровня. Определив, какое должно быть решение, руководство снижает вероятность ошибки. Этим так же экономит время, поскольку подчиненным не приходится разрабатывать новую правильную процедуру всякий раз, когда возникает соответствующая ситуация. Руководители часто программируют решения под ситуации, повторяющихся с определенной регулярностью.