Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

– обеспечение социальных гарантий в сфере занятости;

– обеспечение повышения кадрового потенциала организации;

– участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

И так далее и тому подобное. Писать в этот раздел можно по принципу «много – не мало», учитывая при этом реальные возможности отдела.

В разделе «Функции» следует прописывать перечень выполняемых отделом кадров работ, разбив их по категориям. Тут тоже особой фантазии не требуется, просто перечислить всё, чем занимается персонал отдела, например:

– составление годовых, квартальных планов по труду и кадрам;

– формирование (наполнение) и ведение базы данных о персонале (количественном и качественном составе);

– подбор кандидатов и ведение кадрового резерва (внешних и внутренних соискателей), отбор на вакантные должности;

– организация и проведение аттестации работников;

– подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала;

– осуществление и документационное обеспечение оформления приёма на работу, переводов, увольнений и других кадровых процедур;

– подготовка документов по личному составу для представления к награждениям и поощрениям;

– подготовка соответствующих документов для пенсионного страхования;

– составление и ведение графика отпусков, оформление отпусков;

– обеспечение движения, оформления и учёта трудовых книжек;

– формирование и ведение личных дел;

– мероприятия, связанные с текучестью кадров;

– ведение учёта личного состава;

– ведение табельного учёта;

– контроль за состоянием трудовой дисциплины;

– оформление пропусков.

Сюда тоже можно писать вообще все виды работ, к которым привлекает руководство отдел кадров. Это будет нелишнем в процессе определения размера справедливого вознаграждения за труд кадровиков. Если отдел строится с нуля и неопытными работниками, назначенными ответственными за работу с персоналом, то изобретать велосипед не требуется, просто берутся нормативно-методические документы, такие как:

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»;

Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом;

«Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этих документах есть перечень типовых видов деятельности, которые совершенно спокойно переписываются в положение об отделе кадров без изменений. По мере формирования положения в него дописываются функции, специфические для данной компании.

Заполнив радел с функциями, можно перейти к заполнению раздела «Права и ответственность». Это раздел важен тем, что в него вносятся все возможные права кадровиков, чтобы не получилось так, что генеральному директору работники начнут жаловаться, что к ним пристают инспекторы по кадрам со своими анкетами и мешают работать. Вот именно для случаев. Когда с работника необходимо получить некие сведения, этим не занимался глава компании, а имелось задокументированное право у ответственного лица этим заниматься в рамках должностных полномочий. Поэтому в раздел о правах отдела кадров можно смело писать что-то, наподобие:

– осуществлять все виды работ с персональными данными работников, необходимые для реализации трудовых отношений с ними;

– запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые сведения о работниках;

– требовать в установленных случаях предоставления соответствующих документов (объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т. п.);

– вносить на рассмотрение предложения по кадровым вопросам;

– рассматривать в рамках должностных полномочий вопрос о пригодности соискателя для занятия конкретной вакансии;

– выдавать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности отдела кадров.

И многое прочее, что может делать работодатель в рамках трудового законодательства.

Вопросы же ответственности сотрудников кадровой службы, необходимо прорабатывать наиболее тщательно. И это в интересах самих сотрудников, во избежание наказания невиновных или непричастных. Каждый пункт должен быть описан развёрнуто, с чётким указанием должностей, рабочих функций, иметь ссылки на юридическое обоснование.

Раздел «Руководство» важен сам по себе. В нем требуется чётко указать наименование должности, права, обязанности, личную ответственность того, кто будет выполнять управление отделом кадров. Так как руководитель отдела кадров является должностным лицом, то стоит подробно прописать разграничение его ответственности и ответственности юридического лица. Без этого очень велика вероятность, что в любой невыгодной ситуации, владелец бизнеса виновным будет выставлять именно руководителя. Как должностного лица, всё ради снижения размеров штрафных санкций. Собственно говоря, в этом разделе должна содержаться подробная должностная инструкция начальника отдела. По сути, и должностные инструкции, и положение о структурном подразделении – это необязательные нормативные акты, которые могут быть утверждены по желанию работодателя, поэтому, если есть утверждённые должностные инструкции, то в положение дублировать их не обязательно, и наоборот. Но, если должностные обязанности начальника отдела прописать и там, и там, хуже не будет.

Что касается раздела «служебных связей» или «Взаимоотношений», то здесь прописывается «логистика» – кто с кем и как взаимодействует, откуда что приходит, и что куда уходит в организационном документообороте. Чем подробнее расписаны все связи, тем организованнее работа. Отдел кадров может обращаться в бухгалтерию, в юридический отдел, отдел по охране труда и так далее. А эти отделы так же обращаются в отдел кадров.

Отдел кадров, формируя базу данных по личному составу, ведёт справочники по персоналу, следовательно, осуществляет электронный документооборот. Чем крупнее компания, тем её корпоративная информационная система сложнее и насыщеннее. Соответственно, эту систему необходимо обслуживать, на что выделяется, как отдельный работник, так и целый отдел. И вот через корпоративную информационную сеть кадровая служба и взаимодействует со всеми другими подразделениями в рамках установленной системы полномочий и прав пользователей системой. Это, всё, конечно же относится к очень крупным компаниям. В ситуации с мелкими фирмами, все взаимодействия менее формализованы и описаны, что вносит больший процент неразберихи. Таким образом, проработка раздела о взаимосвязях в малой компании не менее важен, чем в большой.

Но кроме внутренних связей, у компании существует и немалый набор внешних связей кадрового толка. Это непрерывная связь с различными фондами, службами и военкоматами. Вот здесь-то вообще никаких ошибок быть не должно, все транзакции должны быть расписаны не хуже, чем в инструкции по технике безопасности: ошибки могут стоить для компании очень дорого, как и для должностного лица.

В конце положения об отделе кадров не лишним будет раздел посвящённый «организационной работе». В самом простейшем виде – это, обычно, строчка содержащая утверждение, что отдел кадров осуществляет свою деятельность строго в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации. Но, лучше все же чуть расширить и углубить раздел, указав специфичные для организации в вопросах кадровой работы, моменты, например, про ненормированный рабочий день, командировки и так далее. Ведь при недостаточно чёткой организации труда в компании, возможны авралы. Когда необходимо подготовить огромный пакет документов по персоналу уже «вчера», или для систематической периодической аттестации работников, кадровикам необходимо убывать в служебные командировки в другой город.

В финале расписывается процедура реорганизационных мероприятий по отделу. Ведь отдел может быть, как упразднён, так и расширен, или переподчинён, или внутренне перестроен.

Положение об отделе кадров – документ не лишний, сложный, многопрофильный. Составляется как минимум на основе правовых актов более высокого порядка. Чем он продуманнее, структурирование, тем лучше для бизнеса. Усиленная детализация этого документа нужна, как руководитель компании, так и руководителю отдела. Разрабатывать и совершенствовать положение можно постоянно, замена устаревшего производится путём введения нового. Положение, оформленное на общем бланке, подписывает руководитель и передаёт на утверждение генеральному директору (руководителю организации).

Работа кадровика, как самостоятельная, так и в составе отдела кадров, определяется границами правового поля в области трудовых отношений. Трудовой кодекс – это настольная книга специалиста по персоналу, даже если должностными обязанностями у него является только обеспечение кадрового делопроизводства. В любой рабочей ситуации руководствоваться необходимо именно статьями кодекса, а в случае их относительно малой конкретики – законами и постановлениями. В самом сложном случае – судебной практикой.

Составляя правила внутреннего трудового распорядка можно использовать, как базу государственные нормативные акты из области трудового права. Но в таком случае уровень конкретики создаваемого документа будет недостаточен. В работе с персоналом существует огромное количество ситуаций, когда к работнику предъявляются некие требования. Э то может быть требование предоставить некий документ или какие-то сведения. Не обладая специфическими знаниями по теме кадровой работы, работник может отнестись негативно к такому требованию, что породит конфликтную ситуацию. Очень часто в ответ на просьбу принести какую-то справку или заполнить какую-то анкету, кадровик слышит в ответ: «А я не обязан». Вот именно для таких случаев необходимо разработать и утвердить в компании внутренний локальный акт, в котором будет подробно расписана вся иерархия документов, легитимирующая действия кадровой службы компании.

В трудовом кодексе в одних статьях чётко прописаны требования наличия определённых документов, в других какие-то документы и их наличие в документообороте организации упоминаются несколько расплывчато. Для повышения организованности и чёткости действий всех структурных единиц организации в целом, и отдела кадров в частности, следует определить их функции, затем проводится стандартизованная формализация бизнес-процессов. Вот почему, хоть должностные инструкции необязательны, а всё можно вписать в правила внутреннего трудового распорядка, разработка положения о должностных инструкциях важный момент в кадровой работе.

Вообще, самыми важными внутренними нормативными актами для кадровой службы можно считать положение о работе отдела кадров, должностные инструкции для работников отдела кадров и инструкции по кадровому делопроизводству в компании. Проработав и утвердив положение об отделе кадров, следующим шагом следует считать процесс разработки должностных инструкций.

Важно понимать, что в бизнесе, как и в юриспруденции существует правило: чего нет на бумаге, того нет и в природе. И, когда секретарь-делопроизводитель отказывается выполнить распоряжение начальника отдела кадров, мотивируя свой отказ тем, что он не обязан это делать, то это – конфликтная ситуация. Заставить начальник не может, а на просьбу как-то повлиять на работника, генеральный директор предлагает решать проблему самостоятельно, ведь для того и назначали главным по кадрам. Конечно, какое-то решение ситуации будет найдено, но сколько на это уйдёт времени, которое по факту – убытки для компании, так как непродуктивное. Так что должностные инструкции – это очень важно.

Должностная инструкция более конкретизированный регламент, чем просто ссылка на трудовой кодекс и классификационный справочник. Это основной организационный нормативный акт, описывающий модель поведения работника в рамках конкретных трудовых отношений. В инструкции описывается не только набор рабочих функций, но и требования к выполнению таковых, критерии оценки соответствия этим требованиям, логика и механика разрешения трудовых споров, система поощрения и вознаграждения за работу, условия наложения взысканий и прекращения трудовых отношений.

На возникновение вопросов относительно трудовых отношений, у работника всегда будет под рукой источник информации, и только в особо сложных случаях ему потребуется непосредственное обращение к начальству. То есть. Чем конкретнее должностная инструкция, тем меньше времени кадровик тратит время на разъяснительную работу по типовым ситуациям.

Качественно составленная должностная инструкция хорошее подспорье для разработки программы рекрутмента. Поиск и подбор работников на вакансии строятся на основе именно должностной инструкции, профессиограммы и экспертных заключений. В самых простейших случаях рекрутер для составления объявления о работе берёт соответствующую информацию из инструкции к определённой должности.

Составление должностной инструкции, даже самой простой, подразумевает наличие типовых показателей – должностных обязанностей и требований к квалификации – которые можно взять из соответствующих справочников или стандартов, а также специфичными для данной компании индивидуальных должностных обязанностей прочих правомочных требований к работнику.

Любая должность в компании может быть подразделена на три раздела: должностные обязанности, необходимые знания, требования к квалификации. В первый раздел вносят перечень основных функций, поручаемых работнику назначаемого на данную должность. При этом необходимо учитывать техничность и взаимозаменяемость выполняемых работ. Поэтому в разделе должны присутствовать конкретные обязанности, права и ответственность работника.

Раздел необходимых знаний должен содержать основные требования к работнику назначаемого на данную должность относительно специальных знаний, соответствующих знаний из области законодательства, правовых регламентов, положений, инструкций, директив, методов, средств, и прочих сведений необходимых для выполнения должностных обязанностей.